ABRANGÊNCIA / NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO...

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1 Suprimentos e Pág. 1 de 13 SUMÁRIO 1 OBJETIVO ABRANGÊNCIA / NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO SIGLAS UTILIZADAS GLOSSÁRIO / CONCEITOS DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA CONTEÚDO ANEXOS HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DO DOCUMENTO... 13

2 Suprimentos e Pág. 2 de 13 1 OBJETIVO Definir o processo de contratação de serviços, projetos e materiais para obras demandados pela Diretoria de Serviços Compartilhados e Diretoria de Infraestrutura e móveis demandados pela instituição. 2 ABRANGÊNCIA / NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO Este procedimento é aplicável ao, Diretoria de Serviços Compartilhados e Diretoria de Infraestrutura, Manutenção e solicitantes de mobiliários. Ficará disponível fisicamente conforme Lista Mestra de Documentos do setor e eletronicamente via Sistema ISOSYSTEM. 3 SIGLAS UTILIZADAS APC DSC DIE NC NF SSL NRF OC CR SLA AG AI Associação Paranaense de Cultura Diretoria de Serviços Compartilhados Diretoria de Infra Estrutura Nota Fiscal Setor de Suprimentos e Núcleo de Relacionamento com Ordem de Compra Centro de Resultado Um Acordo de Nível de Serviço (Service Level Agreement SLA) Autorização de Gastos Autorização de Investimento 4 GLOSSÁRIO / CONCEITOS Papirus Sistema Benner Contrato Ferramenta do sistema interno IGER utilizado para gerenciamento e troca de informações. Instrumento onde são geradas as solicitações de compra e estoque. Sistema Corporativo de gestão de Suprimentos (Núcleo de Compras), Materiais (Estoque), Contabilidade e Financeiro, onde gerencia os dados internos do Planejamento e Compras. Documento que estabelece os direitos e obrigações da instituição e do fornecedor contratado.

3 5 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5.1 Referências Externas aplicável a este documento. 5.2 Referências Internas Suprimentos e Pág. 3 de 13 SSL.SUP.NPI.027 Manual do Processo de Compras SSL.SUP.POP.007 Tabela Controle de Registro. 5.3 Documentos Complementares aplicável a este documento.

4 Suprimentos e Pág. 4 de 13 6 CONTEÚDO 6.1 Fluxograma de Obras Entrada Encaminha a demanda ao com o Papirus aprovado pela 1º alçada. 1 Recebe a demanda, analisa e elabora a Carta Convite. Envia a Carta Convite aos. Agenda a Visita Técnica com os e a. 2 Realizam a Visita Técnica. Física Recebe as respostas, analisa e envia os retornos ao Núcleo de Compras. Encaminha os questionamentos para Realizam questionamentos referentes aos projetos e Visita Técnica. aceitam participação na concorrência? Área Técnica Informa os participantes ao, via . Encaminha as respostas aos. Define o fornecedor e monta o processo. Via eletrônico Elaboram as propostas e encaminham ao Anexa no sistema Benner todos os documentos tratados no processo no modulo de contratos. 3 e 3.1 Recebem as propostas técnicas e encaminham para a. Equalizam as propostas, e negociam junto aos. Analisa as propostas técnicas paralelamente com as negociações do. As propostas técnicas estão corretas? A Declinam da participação. Saída Acima de R$ ,00? Encaminha o processo para setor de contratos da. Via eletrônico 4 Encaminha a OC ao fornecedor. Via eletrônico Encaminha e retorna ao. Encaminha o retorno para os e solicita os ajustes necessários. Saída Realiza os ajustes e devolve ao Núcleo de Compras. A 1. Deve ser encaminhado: Papirus/ Planilha Estimativa/ Planilha Quantitativa/ Projetos/ Memoria Descritivo, documento da Segurança do Trabalho (quando houver). 2. Carta Convite para processos acima de R$ , Documentos tratados: Proposta Técnico Comercial/ Histograma/ Organograma/ Check-list/ Ata de negociação do Comitê (para processos acima de R$ ,00). Processos com valor abaixo de R$ ,00 será dispensado o Check-list e a documentação necessária será alinhada com a Segurança do Trabalho Se as propostas apresentam valores superiores a R$ ,00 deve-se ser agendada negociação em Comitê de Obras. 4. Processos de R$ ,00 a R$ ,00 serão registrados no Módulo de Suprimentos, através da Ordem de Compra Obras e Reformas. Processos acima de R$ ,00 serão registrados no Módulo de Contratos e seguirão as aprovações das devidas alçadas.

5 Suprimentos e Pág. 5 de Fluxograma Para Aditivos de Obras Início Solicitante/Área Técnica/Fornecedor Identificam a necessidade de incluir no contrato/oc de materiais/serviços que não tinham sido acordados inicialmente ou que aumentaram a quantidade. Área Técnica/Diretoria Solicitante Avaliam e validam a necessidade do aditivo na Obra e especificam o escopo do mesmo. A necessidade foi aprovada pelas partes? Área Técnica/Diretoria Solicitante Ambas as partas cancelam no aditivo para Obra. Área Técnica/Diretoria Solicitante Após os acordos estabelecidos entre a Diretoria Solicitante e a Área Técnica, é repassado para o Compras as decisões e o escopo a ser contratado, para que o Compras possa iniciar o processo de negociação e aditivo no contrato. Realiza a negociação com o Fornecedor; fecha e conclui o aditivo no contrato de Obras. Conforme processo apresentado no fluxo anterior. Fim

6 6.3 Premissas do Processo PROCESSO FATURAMENTO DIRETO APONTAMENTO/ CONTRATO Suprimentos e Pág. 6 de 13 PREMISSAS Nas obras acima de R$ ,00, que ocorra faturamento direto, os valores deverão ser definidos na contratação, a fim de que sejam gerados Apontamentos no Módulo de Contratos no Benner correspondentes aos materiais e serviços contratados. Caso a Nota Fiscal não apresente Número de Apontamento, a Área Técnica deverá devolver ao Fornecedor para correção. Valores apresentados, que ultrapassem o total definidos no contrato serão tratados como aditivos. Nas obras entre R$ ,00 e R$ ,00 onde ocorra faturamento direto os valores deverão ser definidos na contratação, neste caso gerará OC. O controle de agendamento das visitas técnicas fica a cargo do, de acordo com disponibilidade da Área Técnica. VISITAS TÉCNICAS ENTREGAS DAS OBRAS SLA'S A não participação na Visita Técnica gerará desclassificação caso apontada necessidade de realização da mesma com caráter desclassificatório. À Área Técnica, cabe garantir condições para que os fornecedores convidados possam realizar as visitas. As Visitas Técnicas das unidades externas ficará a cargo da área técnica o alinhamento de data e repasse desta ao Núcleo de Compras. A responsabilidade pela vistoria prévia e fiscalização de obras é exclusivamente da Área Técnica, que deverá responder e resolver os problemas de divergências e incoerências diretamente junto aos fornecedores. O(s) fiscal (is) de obras não deverão receber as NF's se as entregas não estiverem de acordo com o projeto e escopo contratado; As vistorias deverão ocorrer pontualmente em todas as medições e ao final da execução da obra, sendo considerada finalizada após o Aceite do Cliente final, coletado pela Área Técnica; Será instituído um SLA padrão para os processos aquisitivos de obra. Este será estimado em 21 (vinte e um) dias úteis desde o envio da demanda ao através de papirus aprovado. Obs.: Se acordado com a Área Técnica os processos poderão iniciar as tratativas antes da aprovação do papirus. Em casos de alteração do escopo, objeto da contratação, nos casos em que são exigidos novas propostas de fornecimento aos fornecedores, a contagem do SLA se reiniciará do zero. Quando ocorrer alterações menos significativas, o SLA poderá ser rediscutido entre o e a Área Técnica.

7 6.4 Deliberações Gerais Suprimentos e Pág. 7 de 13 A. Alterações de escopo, mudanças de projeto ou adequações em virtude de divergências entre valores estimados e propostas apresentadas incorrerão obrigatoriamente na revisão de prazos (SLA'S) do ; B. Todos os processos de contratação de fornecedores para prestação de serviços e/ou fornecimento de materiais, deverão obrigatoriamente passar pelo Núcleo de Compras. B.¹. Casos que se excetuem a esta regra, ou seja, autorizações emitidas pela Área Técnica diretamente aos fornecedores para execução de serviços e/ou fornecimento de materiais sem terem tramitado previamente e regularmente através do Núcleo de Compras, deverão ser ajustados diretamente pela Área Técnica, sendo esta a responsável por gerar, justificar e encaminhar à DPCF (Diretoria de Planejamento, Controladoria e Finanças), as respectivas Solicitações de Pagamento; C. O deverá finalizar o processo com fornecedores homologados para valores acima de R$ ,00. C.¹. A decisão sobre as contratações realizadas será de responsabilidade da Área Técnica, a qual deverá avaliar os critérios técnicos necessários que devem ser atendidos. Caberá ao executar seus processos de acordo com a Política de Compras, respeitando procedimentos e normas vigentes, sendo esta responsável pela emissão de parecer comercial ao final de cada processo realizado. Este parecer contemplará todos os documentos que atestem a legitimidade do processo, bem como planilhas comparativas e justificativas apresentadas durante o processo comercial; C.². Caberá à Área Técnica avaliar e validar tecnicamente itens omissos apresentados nos orçamentos dos fornecedores; C.³. Para os casos em que a solução a ser contratada seja a sugerida pelo fornecedor, cabe a área técnica realizar a validação. C. 4. Para situações em que a Área Técnica solicita a contratação com determinado fornecedor a mesma encaminhará um parecer, (preenchendo adequadamente o formulário Parecer Técnico para Determinação de, disponível em SSL.SUP.FOR.040) assinado pelo gerente ou diretor da área, não necessitando o orçar com outros fornecedores. D. Os processos comerciais somente iniciarão após alinhamento técnico prévio realizado entre o e Área Técnica. Neste deverá ser apresentado o escopo do projeto, bem como todos os requisitos necessários como: Projetos, Memoriais Técnicos, Planilhas Estimativas e Quantitativa; E. O não tratará processos que não sigam as premissas acima definidas. F. Padronizar o parecer comercial, que deverá conter: planilha comparativa com valores quantitativos e financeiros estimados, quando houver, propostos e mínimos (equalização), propostas negociadas / propostas técnicas / histogramas (quando possível) / cronogramas (quando possível) / check-list de fornecedores homologados emitido pelo NRF.

8 Suprimentos e Pág. 8 de 13 G. Para processos acima de R$ ,00, em negociações de grandes obras ou pacotes de serviços poderá ocorrer a solicitação de execução de pequenas intervenções caracterizadas como bônus sem custo para a Instituição. G.¹. Nestes casos, a bonificação deverá ser detalhada no Contrato firmado com o Fornecedor, ou Ordem de Compra. H. será permitido o desmembramento de Notas Fiscais e Ordens de Compra para evitar a obrigatoriedade de confecção de contrato, conforme previsto no SSL.SUP.NPI.027 Manual do Processo de Compras. I. Na identificação da necessidade de se utilizar materiais / serviços que não foram acordados, ou seja, que não foram orçados e identificados no contrato inicial (como necessidade) devem ser avaliados e informados como aditivo de contrato / OC. I¹. Nenhuma obra extra: (aumento de materiais / serviço / etc.) pode ser iniciada antes da avaliação, Negociação, validação pelas partes e autorização formal do Setor de Suprimentos. I.². Todo aditivo de Obra deve ser tecnicamente avaliado e aprovado formalmente pela Área Técnica e pela Diretoria Solicitante, assim como toda especificação necessária para o aditivo. I.³. Apenas após os acordos estabelecidos entre a Diretoria Solicitante e Área Técnica, é que devem ser repassados para o as decisões e o escopo a ser contratado para que o mesmo possa realizar o processo de Negociação e contratação com o(s) Fornecedor (es), bem como liberar a realização das obras extras, serviços ou inclusão de mais materiais; I. 4. O, a partir desse momento, iniciará todo o processo de negociação do aditivo. J. Ao final do processo de cotação, deve ser enviado aos fornecedores que participaram do processo, porém, não ganharam a concorrência a Carta de Agradecimento, conforme Item 7.1 deste documento Anexo Obras com valor estimado de até R$ 9.999,99 (nove mil e novecentos e noventa e nove reais): Serão conduzidas pelo, utilizando fornecedores cujo obtenha documentos de segurança do trabalho (não necessitando de homologação). O Setor de Compras gerará OC de Obras e Reformas, não sendo necessário gerar contrato. A prestação de serviços de compras envolverá todas as etapas do processo de aquisição conforme SSL.SUP.NPI.027 Manual do Processo de Compras Obras com valor estimado entre R$ ,00 a R$ ,00 (dez mil reais a sessenta mil reais): Será conduzido pelo e não será necessário realizar formatação de contrato, mas o fornecedor deve ser homologado.

9 Suprimentos e Pág. 9 de 13 O Comprador gerará Ordem de Compra, relatório especifico, Suprimentos Ordem de Compra Obras e Reformas e encaminhará à Controladoria da Área Técnica. O fornecedor deverá assinar e entregar uma via ao engenheiro responsável Obras com valor estimado entre R$ ,01 a R$ ,99 (sessenta mil reais a quatrocentos e noventa e nove mil e novecentos e noventa e nove reais): Obras que estejam nesta faixa, terão a negociação conduzida pelo Núcleo de Compras, seguindo o fluxo de contratação via Módulo de Contrato, a empresa deve ser homologada Obras com Valor Estimado Igual ou Superior a R$ ,00 (quinhentos mil reais): Obras que enquadrem nesta faixa serão analisadas por um Comitê de Negociação de Obras composto pelos membros ocupantes dos seguintes cargos: Superintendente Executivo da APC; Diretor da Diretoria de Infra Estrutura; Diretor de Planejamento, Controladoria e Finanças; Gerente de Suprimentos e ; Diretor Responsável pela área solicitante da Obra; Comprador Responsável pela condução do Processo. Observação¹: Caso os mesmos ocupantes dos cargos acima não comparecerem deverão encaminhar um representante. Observação²: Quando o valor estimado da obra for igual ou superior a R$ 2 milhões, deverá também participar do comitê um Irmão (membro do conselho de administração). Observação³: Nas situações em que o valor estimado do papirus for menor do que a melhor proposta comercial o comprador efetuará a devolução ao solicitante para correção. A fase preliminar de negociação (seleção de fornecedores, contatos, envio de documentação técnica e captação de propostas), será realizada pelo Núcleo de Compras. As empresas convidadas a participar dos certames (disputa) de negociação, deverão apresentar suas propostas técnicas e comerciais finais (na última rodada), que serão remetidos pelo ao Comitê, e caso solicitado o envio de envelope lacrado. A Reunião do comitê será convocada pelo. Caberá a este Comitê, avaliar as propostas recebidas deliberando sobre as ações subsequentes a este processo, a ata desta reunião será elaborada pelo gerente da área.

10 Início Suprimentos e Pág. 10 de Solicitações de Compras de Obras e Reformas São Materiais e/ou Serviços que devem ser solicitados via papirus como Solicitação de Materiais e Mão de Obra para Contratação de Compra, Estes itens no sistema iniciam-se com os códigos 2 (Ex: ) > custeio, 5 (Ex: ) > serviço e 7 (Ex: ) > investimento para empresa APC; 5.02 (Ex: ) > custeio, 5.05 (Ex: ) > serviço e 5.07 (Ex: ) >investimento para empresa ISCMC; 2.8 (Ex: ) > custeio, 5.8 (Ex: ) > serviço e 7.8 (Ex: ) > investimento para as empresas Fundações. 6.7 Fluxo Para Solicitação De Mobiliários 1 1 Encaminha a demanda ao com o papirus aprovado pela alçada. Receba a demanda analisa, elabora convite. Envia o convite aos fornecedores. Recebem a solicitação e respondem o aceite. Recebe os questionamentos, analisa e envia os retornos ao Núcleo de Compras. Encaminha os questionamentos para área solicitante. Realizam questionamentos referentes aos projetos. aceitam a participação na concorrência? Encaminha as respostas aos fornecedores. Elaboram as propostas e encaminham para o Núcleo de Compras. Equaliza e analisa as propostas. Declinam do participação através de . Fim Define o fornecedor, monta o processo e emite a OC. Anexa no sistema Benner a proposta técnica comercial (módulo de Suprimentos). Fim 2 2 Equaliza e analisa novamente e negocia junto aos fornecedores. As propostas estão corretas? A Encaminha o retorno para os fornecedores e solicita os ajustes. Realiza os ajustes e devolve ao A 1. Deve ser encaminhado: Papirus/Planilha Quantitativa/Projetos. 2. Se as propostas apresentam valores superiores a R$ ,00 deve-se ser agendada negociação em Comitê de Obras.

11 Suprimentos e Pág. 11 de Prazos de Aquisição SLA s Os SLA S específicos para a prestação de serviços de compras à Área Técnica estão estimados em: SOLICITAÇÕES NORMAIS OBRAS E REFORMAS MÓVEIS SOLICITAÇÕES DE MANUTENÇÃO 21 DIAS ÚTEIS 14 DIAS ÚTEIS 7 DIAS ÚTEIS 7 ANEXOS Para os prazos de atendimento de solicitação, não estão contemplados os prazos da aprovação do pedido nem os prazos para entrega/execução pelo fornecedor. Outras particularidades sobre os SLA, verificar no Item 6.3 Premissas do Processo deste mesmo procedimento. 7.1 Anexo 01 Carta de Agradecimento do Fornecedor

12 Suprimentos e Pág. 12 de Anexo 01 Carta de Agradecimento do Fornecedor Suprimentos e CARTA DE AGRADECIMENTO AO FORNECEDOR Curitiba, XX de XX de 20XX À XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Viemos por meio desta, agradecer a sua participação em no processo de cotação para (fornecimento/serviço/manutenção/obra): XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX local: XXXXXXXXXXXXXXX. Devida as condições comerciais apresentadas, não foi possível fecharmos negócio. solicitações. Agradecemos a atenção e contamos com a sua parceria nas próximas Atenciosamente,

13 Suprimentos e Pág. 13 de 13 8 HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DO DOCUMENTO HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DESCRIÇÃO (item alterado) - Modificação de todas as Siglas DIE para DSC (todo o procedimento). - Inclusão no Item 4 - Siglas Utilizadas AI Autorização de Investimento. - Alteração no Fluxo - Item 6.1 Fluxo de Obras (foi modificado inteiro). No Fluxo 6.2 Fluxo para Aditivos de obras - foram modificadas apenas as siglas: de DIE para DSC. - Alteração Item 6.3 Premissas do processo exclusão das linhas: Controle de saldo de AG S ou AI S. / Planejamento de aquisição de obras / Compra de Móveis e utensílios. - Alteração Item 6.3 Premissas do processo linha Visitas Técnicas (mudanças de prazos, e outras colocações) / Linha: Entregas das Obras (retirado a linha que falava da vistoria) / Linha: SLA S (modificação do SLA para 21 dias úteis). - Exclusão Item 6.4 Deliberações Gerais: Ietra C2. - Modificações em algumas nomenclaturas, correção de palavras e acentos. - Modificação no Item 6.5 (foi retirado a descrição que fala sobre as atividades do Núcleo de compras, foi excluído a letra C / na Letra E) foi modificado a planilha onde comentava sobre os SLA S... foi retirado processos acelerados e observações. - Inclusão no Item 3 Documentos Complementares: SUP.PRO.007 Tabela Controle de Registro. - Alteração no Fluxo 6.1 Fluxo para Obras ( foi incluído a Tabela controle de Registro SUP.PRO.007 meio de arquivamento) Adaptação de conteúdo. - Incluído novos valores no item Alterado o fluxo do item Alterado os exemplos do item Incluído sigla EPPI no item 4. - Alterado o fluxo do item Alterado os valores no item 6.5, e incluído novos valores Foram alterados os fluxos 6.1 e Foi adaptado o item 6.3 em Faturamento Direto - Apontamento/Contrato, Visitas Técnicas e SLA S. - Adaptação de conteúdo no item Incluído o item 6.7 Fluxo para solicitação de mobiliário. - Adequada estrutura e nomenclatura do procedimento para o novo layout institucional.