Manual do Usuário. Agência Nacional de Vigilância Sanitária

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1 Agência Nacional de Vigilância Sanitária Manual do Usuário Solicitação de Pesquisas ao Banco de Dados, Visões do Banco de Dados e Relatórios permanentes Gerência de Desenvolvimento de Sistemas Gerencia-Geral de Gestão de Tecnologia da Informação Brasília, setembro de 2006.

2 Agência Nacional de Vigilância Sanitária Diretor-Presidente Dirceu Raposo de Mello Diretores Cláudio Maierovitch P. Henriques Franklin Rubinstein Maria Cecília Martins Brito Vitor Hugo Costa Travassos da Rosa Gerencia-Geral de Gestão de Tecnologia da Informação Dulcelina Mara Pereira Said (substituta) Gerência de Desenvolvimento de Sistemas GESIS Nelci dos Santos (substituto) Elaboração Nelci dos Santos Gustavo Henrique Carvalho e Silva Maria de Jesus Rezende Souza Revisão Copyright ANVISA,

3 Sumário 1. Apresentação Fluxo básico de solicitação Solicitação de Pesquisas ao Banco de Dados Solicitação de Visões do Banco de Dados (Views) Componentes do formulário de solicitação de View Solicitação de Relatórios Componentes do formulário de solicitação de Relatório

4 1. Apresentação O Manual do Usuário pretende descrever o processo de operação do Sistema de Informações de Produtos e Serviços Sob Vigilância Sanitária DATAVISA, referente aos Módulos de Protocolo e de Tramitação de Documentos, buscando fornecer informações para o correto uso do sistema. Os primeiros tópicos do manual apresentam uma visão geral do sistema e uma descrição sucinta do objetivo dos módulos de Protocolo e de Tramitação de Documentos. Em seguida são descritos passo a passo os procedimentos que devem ser observadas para a correta operação destes módulos. Para auxiliar no esclarecimento das dúvidas do usuário, são apresentados exemplos de preenchimento das telas e execuções das funções existentes, apresenta também, os botões e a descrição de suas ações. Observações importantes de preenchimento aparecem destacadas no texto, com o objetivo de chamar a atenção do usuário. Este manual está estruturado de forma a orientar o usuário sobre os principais conceitos, regras e interfaces existentes no sistema. Para um melhor entendimento dos tópicos apresentados, estes foram divididos em: 1. Conceitos: Nesta área são apresentados conceitos importantes para a operação e entendimento das funcionalidades do sistema, bem como palavras chaves que podem aparecer dentro dos textos instrucionais. 2. Notas e Regras: Na área de notas e regras, o usuário encontrará observações importantes sobre o correto uso do sistema e suas principais regras de utilização. 3. Componentes de Tela: tem como objetivos apresentar os campos, botões, gráficos e outros tipos de componentes das telas do sistema, indicando a sua correta utilização, bem como questões referentes à obrigatoriedade de preenchimento, seleção ou marcação. 4. Área Instrucional: A área instrucional destina-se a descrição das principais funcionalidades do sistema, nesta área são apresentadas e descritas as funcionalidades do sistema e telas envolvidas para a execução destas funcionalidades. Está área é organizada de forma lógica, seguindo a seqüência dos tópicos que serão apresentados aos usuários do sistema. 4

5 2. Fluxo básico de solicitação Tendo em vista a implementação de uma rotina mais eficaz ao atendimento das demandas dos usuários da Anvisa, no que compete às requisições de pesquisas ao Banco de Dados da Anvisa, às Visões do Banco de Dados e a relatórios permanentes, a equipe da GESIS/GGTIN elaborou esse manual para orientar o usuário na formatação de suas requisições. O fluxo geral de requisição (figura 1) apresenta os três formatos de pedido de consulta disponibilizados pela GESIS ao usuário dos sistemas da Anvisa. Figura 1 Fluxo geral requisição A princípio, entendam-se os conceitos: 1. Usuário Final ou Gestor DATAVISA: pessoa que requisita uma pesquisa a ser desenvolvida no banco de informações da Anvisa; 2. Demanda de Informação: pergunta que o usuário final ou o Gestor do DATAVISA formula a partir de uma necessidade de informação sobre o banco de informações da Anvisa; 3. Analista GESIS: técnico responsável em analisar a demanda e determinar se a mesma será formulada como um Pesquisa, uma View ou um Relatório; 4. Pesquisas ao Banco de Dados: compreende na requisição, pelos usuários dos sistemas desenvolvidos na Anvisa, de informações pontuais, ou seja, requerimento de relação de campos para atender a um demanda específica e que não ser repetirá constantemente. Essa pesquisa visa atender a uma simples pergunta elaborada pelo usuário para que o mesmo possa tomar uma ação. O resultado da pesquisa é enviado ao requisitante no formato de planilha Microsoft Excel para que o mesmo possa ordenar, formatar, totalizar e extrair a informação desejada. 5

6 5. Visões do Banco de Dados (Views): compreende na requisição de Visões, pelos usuários, informações de caráter complementar, ou seja, pesquisa ao banco de dados com acesso periódico que fornecerá dados complementares para o usuário elaborar estatísticas, auditorias e análises a partir do resultado. Essa pesquisa visa atender a uma pergunta complexa dos usuários que trabalhem com o gerenciamento das informações que estão na base de dados da Anvisa e a tenham que acessar periodicamente e de caráter não-permanente. O resultado é sempre fornecido em planilha Microsoft Excel para que o mesmo possa ordenar, formatar, totalizar e extrair a informação desejada. 6. Relatórios: compreende na requisição, pelos usuários dos sistemas desenvolvidos na Anvisa, de informações permanentes, ou seja, requerimento de relação de dados, a partir de uma regra definida de filtragem, apresentado em uma determinada ordem e com um layout (modelo visual) de impressão. Esse relatório visa atender a uma ou mais perguntas que o usuário deseja fazer a certo grupo de dados. O resultado do relatório é acessado pelo usuário por meio de um item de menu no seu referido sistema de informação e apresenta-se em formato de página para impressão, planilha Microsoft Excel, formato PDF ou página para impressão. 6

7 3. Solicitação de Pesquisas ao Banco de Dados Os usuários que desejem obter informações pontuais sobre um determinado grupo de dados, devem proceder à solicitação via da forma que segue: 1. Elaborar de forma clara: a. PERGUNTA a ser respondida pelo Banco de Dados; i. Exemplo: Quantidade de medicamentos registrados na Anvisa com os seus respectivos processos e/ou petição a partir de 01/01/2000. b. Quais são os GRUPOS DE INFORMAÇÃO; i. Exemplo: Medicamentos, Registro, Processo, Petição. c. Quais são DADOS DE RESPOSTA a serem repassados ao usuário: i. Exemplo: Número do Registro do Medicamento, Nome Comercial, Razão Social da Empresa detentora do registro, Número do Processo ou Petição, Data de Entrada do Processo ou Petição e Data de Publicação d. Quais VALORES DE DOMÍNIO deverão ser considerados; i. Exemplo: Para a pesquisa deve-se considerar: a. O período inicial de 01/01/2000 para a Data de Entrada do Processo/Petição b. Somente as publicações do tipo DEFERIDAS ; c. Somente os medicamentos do tipo SIMILARES. O formato do pedido da pesquisa ficará na seguinte estrutura: 1- PERGUNTA 2- GRUPOS DE INFORMAÇÃO 3- DADOS DE RESPOSTA 4- VALORES DE DOMÍNIO 2. Remeter a solicitação: a solicitação deverá ser enviada para o sob o título de REQUISIÇÃO DE PESQUISA AO BANCO DE DADOS ; 3. Sua demanda será analisada e, caso seja necessário detalhamentos, um técnico entrará em contato solicitando o seu comparecimento; 4. O desfecho da demanda se dará pela resposta da GESIS, via , do arquivo contendo a resposta aos valores especificados pelo usuário. 7

8 4. Solicitação de Visões do Banco de Dados (Views) Os usuários que desejem obter informações, de caráter periódico, do Banco de Dados para complementação de pesquisas ou compor novas pesquisas complexas, devem requerer via documento impresso denominado SOLICITAÇÃO DE VIEW da forma que segue: As Visões (Views) são grupos de pesquisas simples que são repassadas para o usuário que acessa via planilha Microsoft Excel. Tendo um conjunto de Views, este usuário compõe novas planilhas Excel a partir do cruzamento de informações. Nesse caso, os filtros e a denominação dos campos resultado são de responsabilidade do usuário, bem como os resultados obtidos. 1. Basicamente o usuário deve seguir o seguinte fluxo: a. Preencher o Formulário de Solicitação de View, disponível na Intravisa acessando: >> Nossa Agência >> Áreas Internas >> Gerência-Geral de Gestão da Tecnologia da Informação >> Solicitação de View b. Remeter a solicitação preenchida para o sob o título do assunto do como SOLICITAÇÃO DE VISÃO DO BANCO DE DADOS ; c. Caso haja necessidade, reunir-se com Analista da GESIS para detalhamentos e esclarecimentos complementares; d. Proceder com as assinaturas e entregar para o Analista que o atendeu; e. Depois de elaborada a View, caso seja aprovada na homologação, assinar no mesmo documento, a confirmação do aceite do atendimento da demanda. 8

9 4.1. Componentes do formulário de solicitação de View O formulário de Solicitação de View é formado das seguintes informações: 1- Nome do solicitante O conteúdo desse campo é o nome completo do usuário que está solicitando a Visão. Ex: João da Silva Souza 2- do solicitante O conteúdo desse campo é o endereço eletrônico corporativo de quem está solicitando o relatório. Ex: 3- Gerência-Geral e Área O conteúdo desse campo é a Sigla da Gerência-Geral e a Área onde o solicitante está alocado na ANVISA: Ex: GGMED/GEMEG 4- Título da Visão Deverá ser dado um título sucinto para identificação da View. Ex: Visão dos dados de Medicamentos 5- Objetivo da Visão O conteúdo desse campo deve ser escrito de forma a informar claramente, para qualquer usuário da ANVISA, o objetivo da Visão em questão. Esse texto será apresentado como texto de ajuda. Ex: Essa Visão pretende fornecer à GGMED um resumo dos Peticionamentos dos medicamentos genéricos dentro de um determinado período de tempo, levando-se em conta somente processos e petições cujos assuntos estão na lista a seguir: Periodicidade de acesso Nesse campo deve-se informar a periodicidade de uso da View, sendo que as opções disponíveis são: a. Uma única vez ; b. Ocasionalmente ; e c. Freqüentemente. Caso a primeira opção seja a escolhida, a visão será entendida como uma simples pesquisa. 9

10 7- Dados a serem considerados Esse campo deve descrever o domínio de dados a serem considerados na View. Falando de forma mais simples, aqui devem ser descritos os dados que podem vir a ser utilizados na geração da visão. Ex: O conjunto de assuntos que será considerado na Visão é o seguinte: Assunto Descrição Descrição do Assunto Descrição do Assunto Descrição do Assunto Portanto, no resultado da pesquisa da Visão, somente os Processos/Petições, cujos assuntos estejam relacionados na tabela acima é que virão no resultado da pesquisa da View. 8- Informações que devem ser apresentadas Nesse ponto devem ser listadas as informações que deverão ser apresentadas no na Visão, sem a preocupação de layout e ordenação dos dados. Ex: Os seguintes dados devem ser apresentados na visão:. Grupo de Assunto Assunto Total de Entradas Total de Analisados Total de Publicados Deferidos Total de Publicados Indeferidos 9- Campos a serem utilizado como filtro de usuário e suas regras: O usuário de Visões tem a possibilidade de elaborar filtros para a sua pesquisa. Esse campo descreve os filtros que devem ser disponibilizados para o usuário. O resultado da View se dará de acordo com as informações que o usuário inserir nesses filtros. Ex: Os seguintes campos de filtro deverão ser apresentados para o usuário. 1. Campo referente à Data de Entrada na UNIAP para se estabelecer um período; 2. Campo referente à Data de Publicação para se estabelecer um período; 10

11 10- Assinatura do Solicitante O solicitante deverá assinar este campo para tornar a solicitação válida. 11- Data da solicitação A data de solicitação da View deverá ser colocada nesse campo. É importante que o solicitante saiba que, após a análise do documento, a GESIS poderá solicitar mais informações para eliminar dúvidas. Se essa conversa levar à alteração do documento de solicitação, uma nova versão da solicitação será gerada, e terá uma nova data, correspondente ao dia que o solicitante assinou o documento. 12- Assinatura do Gerente/Chefe de Unidade O solicitante deverá, após entendimento com a GESIS, encaminhar este documento para a aprovação do Gerente ou Chefe da Unidade requisitante. O desenvolvimento da Visão do Banco de Dados iniciar-se-á a partir dessa data. 2. Uma versão da do atendimento da demanda será disponibilizada para homologar o atendimento. Tendo a demanda sido aprovada pelo usuário, o mesmo deverá proceder com a assinatura final do aceite. Esse aceite finda a demanda que será disponibilizada integralmente ao usuário. Caso não ocorra assinatura, tal funcionalidade terá o seu acesso bloqueado. 11

12 5. Solicitação de Relatórios Os usuários que desejem obter informações, de caráter permanente, do Banco de Dados para emissão de relatórios analíticos ou sintéticos, devem requerer via documento impresso denominado SOLICITAÇÃO DE RELATÓRIO da forma que segue: Os Relatórios são pesquisas simples ou complexas repassadas para o usuário que acessa viam item de Menu no Sistema de sua usabilidade. Tendo um conjunto de filtros, dados de saída e formatos que esses dados serão apresentados (planilha Excel, PDF, impresso). Nesse caso o relatório está sujeito aos direitos de acesso no referido sistema de informação. 1. Basicamente o usuário deve seguir o seguinte fluxo: a. Preencher o Formulário de Solicitação de Relatório, disponível na Intravisa acessando: >> Nossa Agência >> Áreas Internas >> Gerência-Geral de Gestão da Tecnologia da Informação >> Solicitação de Relatório b. Remeter a solicitação preenchida para o sob o título do assunto do como SOLICITAÇÃO DE RELATÓRIO ; c. Caso haja necessidade, reunir-se com Analista da GESIS para detalhamentos e esclarecimentos complementares; d. Proceder com as assinaturas e entregar para o Analista que o atendeu; e. Depois de elaborado o Relatório, caso seja aprovada na homologação, assinar no mesmo documento, a confirmação do aceite do atendimento da demanda. 12

13 5.1. Componentes do formulário de solicitação de Relatório O formulário de Solicitação de Relatório é formado de: 1- Nome do solicitante O conteúdo desse campo é o nome completo do usuário que está solicitando o Relatório. Ex: João da Silva Souza 2- do solicitante O conteúdo desse campo é o endereço eletrônico corporativo de quem está solicitando o relatório. Ex: 3- Gerência-Geral e Área O conteúdo desse campo é a Sigla da Gerência-Geral e a Área onde o solicitante está alocado na ANVISA: Ex: GGMED/GEMEG 4- Título do Relatório Deverá ser dado um título sucinto para identificação do Relatório. Ex: Relação de Petições de Medicamentos Genéricos e sua situação 5- Objetivo do Relatório O conteúdo desse campo deve ser escrito de forma a informar claramente, para qualquer usuário da ANVISA, o objetivo do Relatório em questão. Esse texto será apresentado como texto de ajuda. Ex: Esse relatório pretende fornecer à GGMED um resumo dos Peticionamentos dos medicamentos genéricos dentro de um determinado período de tempo, levando-se em conta somente processos e petições cujos assuntos estão na lista a seguir: Periodicidade de acesso Nesse campo deve-se informar a periodicidade de uso do Relatório, sendo que as opções disponíveis são: a. Uma única vez ; b. Ocasionalmente ; e c. Freqüentemente. Caso a primeira opção seja a escolhida, o relatório será entendido como uma simples pesquisa. 13

14 7- Dados a serem considerados Esse campo deve descrever o domínio de dados a serem considerados no Relatório. Falando de forma mais simples, aqui devem ser descritos os dados que podem vir a ser utilizados na geração do relatório. Ex: O conjunto de assuntos que será considerado na Visão é o seguinte: Assunto Descrição Descrição do Assunto Descrição do Assunto Descrição do Assunto Portanto, no resultado da pesquisa da Visão, somente os Processos/Petições, cujos assuntos estejam relacionados na tabela acima é que virão no resultado da pesquisa do relatório. 8- Informações que devem ser apresentadas Nesse ponto devem ser listadas as informações que deverão ser apresentadas no relatório, sem a preocupação de layout e ordenação dos dados. Ex: Os seguintes dados devem ser apresentados no relatório. Grupo de Assunto Assunto Total de Entradas Total de Analisados Total de Publicados Deferidos Total de Publicados Indeferidos 9- Campos a serem utilizado como filtro de usuário e suas regras: O usuário de Relatórios tem a possibilidade de elaborar filtros para a sua pesquisa. Esse campo descreve os filtros que devem ser disponibilizados para o usuário do relatório. O resultado da pesquisa se dará de acordo com as informações que o usuário inserir nesses filtros. 14

15 Ex: Os seguintes campos de filtro deverão ser apresentados para o usuário. CAMPO DESCRIÇÃO OBRIGATÓRIO Data de Entrada na UNIAP Estabelecer uma data inicial e data final SIM que a petição foi protocolada na UNIAP Data de Publicação CNPJ Detentor do Registro Grupo de Assuntos Estabelecer um período inicial e final dos processos publicados Estabelecer a filtragem por um determinado detentor de registro de medicamentos Estabelecer a filtragem por um determinado tipo de assunto: Alteração Anuência Autorização Cancelamento Certificação Desarquivamento Inclusão Isenção Registro Revalidação NÃO NÃO NÃO 10- Agrupamento dos dados (totalizadores) Esse campo descreve a forma que as informações do relatório deverão ser agrupadas. Ex: As informações devem estar agrupadas no relatório da forma apresentada a seguir: Grupo de Assuntos - Assunto Total de Entradas Total de Analisados Total de Publicados Deferidos Total de Publicados Indeferidos 15

16 11- Ordenação do detalhe O solicitante deverá informar por quais campos o resultado deverá ser ordenado. Ex: Por um campo: O relatório deverá ser ordenado pelo número de Processo/Petição Por mais de um campo: O relatório deverá ser ordenado por: i. Assunto ii. Para cada assunto a próxima ordem deverá ser por Processo/Petição 12- Regras de quais usuários terão acesso: O solicitante deve especificar nesse campo quem poderá ter acesso ao relatório. Ex: O relatório deverá ser acessível somente para as pessoas lotadas na GGMED. Os usuários específicos dentro da Gerência/Unidade deverão ser informados pelo gestor do sistema à equipe de segurança, ou seja, para acesso de um determinado usuário o gestor deve proceder com os requisitos de permissão de acesso pelo usuário junto à equipe do Sistema de Segurança. 13- Formato de geração de saída Aqui deverá estar a informação do formato em que o relatório será gerado. Ex: O relatório deverá ser disponibilizado nos formatos PDF e Excel. 14- Modelo proposto para layout de saída Nesse campo, o solicitante deve fazer um esboço do relatório. Por outro lado, o usuário poderá elaborar o esboço e colocar ANEXO ao pedido informando nesse campo que o Layout está ANEXO e enviando um para a com o modelo em arquivo do relatório. 13- Assinatura do Solicitante O solicitante deverá assinar este campo para tornar a solicitação válida. 15- Data da solicitação A data de solicitação do relatório deverá ser colocada nesse campo. É importante que o solicitante saiba que, após a análise do documento, a GESIS poderá solicitar mais informações para eliminar dúvidas. Se essa conversa levar à alteração do documento de solicitação, uma nova versão da solicitação será gerada, e terá uma nova data, correspondente ao dia que o solicitante assinou o documento. 16

17 16- Assinatura do Gerente/Chefe de Unidade O solicitante deverá, após entendimento com a GESIS, encaminhar este documento para a aprovação do Gerente ou Chefe da Unidade requisitante. O desenvolvimento da Visão do Banco de Dados iniciar-se-á a partir dessa data. Uma versão do atendimento da demanda será disponibilizada para homologar o atendimento. Tendo a demanda sido aprovada pelo usuário, o mesmo deverá proceder com a assinatura final do aceite. Esse aceite finda a demanda que será disponibilizada integralmente ao usuário. Caso não ocorra assinatura, tal funcionalidade terá o seu acesso bloqueado. Findo o aceite do relatório o usuário receberá o caminho do Menu do Sistema de Informação onde o relatório pode ser acessado Quaisquer dúvidas e/ou sugestões poderão ser encaminhas, por , para o endereço eletrônico 17

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