PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO SECRETARIA FEDERAL DE CONTROLE INTERNO

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1 PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO SECRETARIA FEDERAL DE CONTROLE INTERNO Unidade Auditada: UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DE PERNAMBUCO Município - UF: Recife - PE Relatório nº: UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DE PERNAMBUCO Senhor Chefe da CGU-Regional/PE, RELATÓRIO DE AUDITORIA Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº , apresentamos os resultados da análise prévia procedida no Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAINT, referente ao exercício de 2014, encaminhado pela Universidade Federal Rural de Pernambuco - UFRPE, por meio do Ofício 468/2013- GR, de 14/10/2013. I ESCOPO DO TRABALHO Os trabalhos foram realizados na Sede da CGU CGU-Regional/PE, no período de 21/10 a 04/11/2013, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal e às normas de elaboração e acompanhamento do PAINT das entidades da Administração Indireta do Poder Executivo Federal, cujos parâmetros estão estabelecidos na Instrução Normativa CGU nº 07, de 29 de dezembro de 2006, alterada em seu art. 4º pela Instrução Normativa nº 09, de 14 de novembro de 2007, além da Instrução Normativa SFC nº 01, de 03 de janeiro de 2007, que estabelece o conteúdo a ser contemplado no referido Plano de Auditoria. II RESULTADO DOS EXAMES 1 CONTROLES DA GESTÃO 1.1 CONTROLES INTERNOS ATUAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA 1

2 #/Fato# INFORMAÇÃO A Auditoria Interna está estruturada adequadamente conforme Regimento Interno da Auditoria da UJ, existindo independência à consecução de suas atividades. Fato Durante os trabalhos de auditoria, verificou-se que a posição que ocupa a Auditoria Interna conforme seu Regimento Interno aprovado pela Resolução do Conselho Universitário n.º 167/2013, está coerente com as diretrizes estabelecidas na legislação aplicável e as orientações dos órgãos de controle. Analisou-se, ainda, que a posição ocupada proporciona a independência necessária à consecução de suas atividades INFORMAÇÃO Análise do Plano Anual de Auditoria Interna - PAINT/2014 da UFRPE. Fato Foi encaminhado por meio do Ofício n.º 468/2013-GR, recebido em 16/10/2013, o Plano Anual de Atividades da Auditoria Interna PAINT/2014, da Universidade Federal Rural de Pernambuco UFRPE, ou seja, dentro do prazo previsto no art.4º da IN CGU n.º 7, de 29/12/2006. O Plano apresentado contempla ações de auditoria, desenvolvimento institucional e capacitação, totalizando 7908 horas de programação para o exercício de 2014, distribuídas nas seguintes áreas: ÁREA HORAS % Controles da Gestão % Gestão de Recursos Humanos 538 7% Gestão de Suprimento de Bens e Serviços % Gestão Orçamentária 250 3% Capacitação % Apoio Técnico 750 9% Total % Fonte: versão preliminar do PAINT2014 A Unidade de Auditoria da UFRPE dispõe de 5 (cinco) servidores para executar o PAINT proposto, conforme segue: Quantidade de servidores Cargo 1 Administrador 3 Auditor 1 Contador Fonte: versão preliminar do PAINT2014 e Ofício 479/2013-GR Salienta-se que um dos servidores lotados na Unidade encontra-se afastado no período de 02/07/2013 a 02/07/2014 para realização de mestrado, conforme Ofício n.º 479/2013-GR, de 23/10/

3 #/Fato# O Plano apresentado contém descrição das ações de auditoria previstas com número sequencial, avaliação sumária do risco e relevância do objeto para a Entidade, origem da demanda, objetivos da auditoria, cronograma, local de realização, escopo e especificação da quantidade de homens-horas a serem alocados em cada ação. Ou seja, encontra-se formalmente adequado CONSTATAÇÃO Não inclusão de temas relevantes de auditoria nas horas planejadas no PAINT2014. Fato A Unidade de Auditoria Interna da UFRPE dispõe de 5 (cinco) servidores para executar o Plano Anual de Auditoria Interna. A disposição das atividades previstas no PAINT2014 é a seguinte: Nº PAINT 2014 Descrição da atividade Horas previstas (jan-dez/14) GRUPO A: Atividades exigidas por normativos Elaboração do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna RAINT/2013 % do total 3,4% 05 Elaboração do PAINT/ ,2% Sub-total GRUPO A 500 5,6% GRUPO B: Ações de controle (Auditorias) 04 Avaliação da regularidade dos processos licitatórios realizados pela UFRPE Auditoria em obras do REUNI, processos licitatórios correspondentes e avaliação dos critérios de sustentabilidade ambiental das obras auditadas. 792 Acompanhamento e avaliação da metodologia de planejamento, realização e execução das metas físicas e financeiras dos programas e ações da UFRPE ,7% 8,9% 2,8% Auditoria na folha de pagamento 538 6,0% Sub-total GRUPO B ,3% GRUPO C: Atividades inerentes à unidade de auditoria interna 03 Coleta de dados, monitoramento e organização de informações para compor o Relatório de Gestão do exercício de Acompanhamento de processos e acórdãos do Tribunal de Contas da União TCU; 250 Atendimento às diligências dos órgãos de controle e fiscalização (TCU, CGU ,5% 2,8% 20,0% 3

4 e MPU), apoio e acompanhamento às solicitações de auditoria nas fiscalizações in loco e cumprimento das deliberações expedidas. 08 Assessoramento à gestão da UFRPE 300 3,4% Acompanhamento das recomendações 09 expedidas pela AUDIN/UFRPE ,3% Sub-total GRUPO C % GRUPO D: Outras atividades Análise dos trabalhos realizados pela 410 equipe da Unidade de Auditoria 4,6% 02 Interna da UFRPE. Atividades administrativas de apoio 750 técnico e operacional da Unidade de 8,4% 10 Auditoria Interna da UFRPE s/nº Capacitação ,9% s/nº Férias 736 8,2% Sub-total GRUPO D ,1% TOTAL % Fonte: versão preliminar do PAINT2014 Não foi identificada na versão preliminar do PAINT2014 a inclusão dos temas a seguir relacionados, conforme proposto por meio do Ofício n.º 32595/DSEDU I/DS/SFC/CGU-PR, de 31/10/2012, os quais dizem respeito a ações de controle (auditoria): i. Avaliação da estrutura de controles internos instituída pela unidade jurisdicionada com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos para o exercício fossem atingidos. ii. Avaliação objetiva acerca da aderência da UJ aos critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de Tecnologia da Informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, bem como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados, em observância, respectivamente, à Instrução Normativa nº 1/2010 e a Portaria nº 2/2010, ambas da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e ao Decreto nº 5.940/2006. iii. Avaliação objetiva sobre a gestão de TI da UJ, destacando o planejamento existente, o perfil dos recursos humanos envolvidos, os procedimentos para salvaguarda da informação, a capacidade para o desenvolvimento e produção de sistemas e os procedimentos para a contratação e gestão de bens e serviços de TI. iv. Avaliação da gestão do uso dos cartões de pagamento do governo federal, em especial quanto seguintes aspectos: a. consistência das informações prestadas pela unidade jurisdicionada no relatório de gestão; b. conformidade da instituição e da utilização dos cartões de pagamento com as disposições dos Decretos nºs 5.355/2005 e 6.370/2008; 4

5 c. adequabilidade da estrutura de controles internos administrativos para garatir o regular uso dos cartões de pagamento. v. Avaliação objetiva sobre a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ classificado como Bens de Uso Especial de propriedade da União ou locado de terceiros. A avaliação deve contemplar, pelo menos, os seguintes aspectos da gestão dos imóveis: a. suficiência da estrutura de pessoal da UJ para bem gerir os bens imóveis sob sua responsabilidade, da União, próprios ou locado de terceiros; b. existência ou não de estrutura tecnológica para gerir os imóveis; c. correção e completude dos registros dos imóveis no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União SPIUnet, quando de uso obrigatório pela UJ; d. análise comparativa dos gastos realizados com a manutenção dos imóveis da próprios e da União e com os gastos com a manutenção de imóveis locados de terceiros; e. regularidade dos processos de locação de imóveis de terceiros, principalmente em relação à adequação dos preços contratuais dos aluguéis aos valores de mercado; f. indenização, pelos locadores, das benfeitorias úteis e necessárias realizadas no exercício pelos entes públicos locatários, nos termos do art. 35 da Lei nº 8.245/91; vi. Avaliação da situação das transferências mediante convênio, contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres, vigentes no exercício de referência, devendo abordar, pelo menos: a. a consistência das informações prestadas pela UJ no relatório de gestão sobre este tema; b. o volume de recursos transferidos pela UJ comparado à quantidade de termos vigentes no exercício de referência; c. a situação da prestação de contas pelos agentes recebedores dos recursos; d. a situação do tratamento às contas prestadas ao órgão ou unidade concedente, repassador dos recursos; e. a observância pela UJ das exigências previstas nos artigos 11 e 25 da Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000; f. a estrutura de controles da UJ concedente/contratante para: - garantir o alcance dos objetivos definidos nos respectivos instrumentos; - para analisar a prestação de contas; 5

6 - para realizar as fiscalizações da execução do objeto da avença, inclusive por intermédio de verificações físicas e presenciais; g. A conformidade do chamamento público com o disposto no parágrafo único do art. 4º e art. 5º do Decreto nº 6.170/2007, caso a unidade jurisdicionada tenha se utilizado da prerrogativa de que trata o caput do art. 4º do Decreto nº 6.170/2007; h. A qualidade e a completude das informações referentes a contratos e convênios ou outros instrumentos congêneres inseridas, respectivamente, no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais SIASG e no Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Parceria SICONV, conforme estabelece o 3º do art. 19 da Lei nº , de 9 de agosto de A realização de ações de controle nestas áreas, considerando no escopo inclusive, verificar o atendimento a recomendações constantes de relatórios de auditoria da CGU ajudariam a Entidade a avançar na implementação efetiva das recomendações, bem como na melhoria dos resultados apresentados no Relatório de Gestão, tendo em vista o caráter preventivo que as mesmas poderiam assumir. Sugere-se que para realização destas atividades sejam realocadas horas das ações 01; 03; 05; 06; 07; 09 e 10/2014, tendo em vista que: - Ação 01/ Elaboração do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna RAINT/ Para a elaboração do RAINT 2013 a unidade alocou 200 h/h e para elaboração do RAINT 2014 aumentou para 300 h/h. - Ação 05/ Elaboração do PAINT/2015 Para a elaboração do PAINT 2014 a unidade alocou 100 h/h e para elaboração do PAINT 2015 dobrou a quantidade de horas. Destaque-se que os modelos do PAINT e RAINT são padronizados e ainda, que a Equipe já vem anualmente apresentando estes documentos, logo não se apresentando grandes diferenças entre as peças apresentadas nos exercícios anteriores. - Atividade 03/ Coleta de dados, monitoramento e organização de informações para compor o Relatório de Gestão do exercício de Para a elaboração desta atividade em 2013 a unidade alocou 300 h/h e agora aumentou para 400 h/h é importante a unidade observar que a realização das atividades 06 e 09, já possibilitaria a realização desta atividade. - Atividade 06/ Acompanhamento de processos e acórdãos do Tribunal de Contas da União Para esta atividade no exercício de 2013 a unidade alocou 50 h/h e no PAINT2014 a quantidade de horas foi aumentada em 5 vezes. Destaque-se que a mesma tem por escopo acompanhar e examinar 100% dos processos e acórdãos no serviço informativo do TCU, sistema PUSH e que considerando que no exercício de 2014 a quantidade de dias úteis seria de 248 dias, a unidade destinaria mais de uma hora diária para verificar os dados encaminhados pelo sistema PUSH do TCU. É importante frisar que nem todos os dias são emitidas deliberações do TCU. - Atividade 07/ Atendimento às diligências dos órgãos de controle e fiscalização (TCU, CGU e MPU), apoio e acompanhamento às solicitações de auditoria nas fiscalizações in loco e cumprimento das deliberações expedidas Para esta atividade 6

7 a quantidade de horas alocadas corresponde a aproximadamente ter um servidor durante todo exercício de 2014 destinado a ficar aguardando as demandas dos órgãos de controle. - Atividade 10/ Atividades administrativas de apoio técnico e operacional da Unidade de Auditoria Interna da UFRPE Esta atividade tem por escopo o controle e o acompanhamento de processos no sistema o recebimento, entrega, organização e arquivamento de documentos; a elaboração de memorandos e minuta de documentos; a alimentação dos controles adotados na Auditoria Interna; o estabelecimento de contatos com os setores; reprografia de documentos; participação em reuniões, dentre outras atividades análogas. Observa-se que esta atividade já estaria abrangida pelas outras atividades constantes do PAINT, logo se sugere que os homens/horas destinados a mesma (750 h/h) sejam realocados para a realização de atividades de auditoria. #/Fato# Causa Titular da Auditoria Interna da Entidade elaborou Plano de Auditoria que deixou de contemplar algumas áreas/aspectos relevantes para gestão da Entidade. #/Causa# Manifestação da Unidade Examinada Em etapa posterior. #/ManifestacaoUnidadeExaminada# Análise do Controle Interno Não se aplica. #/AnaliseControleInterno# Recomendações: Recomendação 1: Alterar o PAINT/2014 visando incluir ações referentes a temas considerados relevantes e oportunos, de acordo com Ofício da Secretaria Federal de Controle ao Presidente do FONAI-MEC (Of /DSEDU I/DS/SFC/CGU-PR, de 31/10/2012), acrescentando no escopo a verificação da implementação de recomendações dos órgãos de controle quando da realização das auditorias. III CONCLUSÃO Em face dos exames realizados, somos de opinião que a Unidade Gestora deve adotar medidas corretivas com vistas a elidirem os pontos ressalvados no item: Equipe Técnica Nome: PATRICIA DE ABREU ALVES MOTA Cargo: ANALISTA DE FINANCAS E CONTROLE Assinatura: Recife/PE, 05 de Novembro de

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