Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas MANUAL DE PREENCHIMENTO CICLO 2015

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1 CICLO 2015 Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas MANUAL DE PREENCHIMENTO Serviço Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo (SESCOOP) Fundação Nacional da Qualidade (FNQ)

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3 CICLO 2015 Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas MANUAL DE PREENCHIMENTO Serviço Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo (SESCOOP) Fundação Nacional da Qualidade (FNQ)

4 FICHA TÉCNICA SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM DO COOPERATIVISMO SESCOOP CONSELHO NACIONAL Presidente Márcio Lopes de Freitas Representantes do Executivo Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento Erikson Camargo Chandoha Titular Vera Lúcia de Oliveira Suplente Ministério da Fazenda João Pinto Rabelo Junior Titular Lucas Vieira Matias Suplente Ministério da Previdência Social Dênio Aparecido Ramos Titular Alex Pereira Freitas Suplente Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão João Batista Ferri de Oliveira Titular Ministério do Trabalho e Emprego Fábio Battistello Titular Fabrício Valle Dutra Suplente Representantes da OCB Região Centro-Oeste Onofre Cezário de Souza Filho Titular Remy Gorga Neto Suplente Região Norte e Nordeste Cergio Tecchio Titular Manoel Valdemiro F. da Rocha Suplente Região Sudeste Ronaldo Ernesto Scucato Titular Marcos Diaz Suplente Região Sul Marcos Antonio Zordan Titular Representantes dos Empregados em Cooperativas Geci Pungan Titular Maria Silvana Ramos Suplente CONSELHO FISCAL Representantes do Executivo Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento Antonio Carrijo Primo Titular Helcio Campos Botelho Suplente Ministério da Fazenda André Pimentel Pontes Titular Bruna Adair Miranda Suplente Ministério da Previdência Social Fátima Aparecida Rampin Titular Maria de Fátima C. da Cruz Suplente Representantes da OCB Marcos A. Braga da Rocha Titular Gilcimar Barros Pureza Titular José Aparecido dos Santos Suplente Norberto Tomasini Suplente Representantes dos Empregados em Cooperativas Marcelino Henrique Queiroz Botelho Titular Robespierre Koury Ferreira Suplente DIRETORIA EXECUTIVA Presidente Márcio Lopes de Freitas Superintendente Renato Nobile GERÊNCIA GERAL DO SESCOOP Karla Tadeu Oliveira COMITÊ DE GESTÃO Adriano Trentin Fassini, Cláudia Chagas Moreno, Cleonice Pereira Pedrosa, Élvio Silveira, Geane Nazaré Ferreira, Georgeana Caldas Siles, Gerson José Lauermann, Giulianna Fardini, Luís Antônio Schmidt, Susan Miyashita Vilela, e Vitória Resende S. Drumond. FUNDAÇÃO NACIONAL DA QUALIDADE Jairo Martins Ana Lúcia Souza Francisco Teixeira Neto Luciana Matos Santos Lima COORDENAÇÃO DE COMUNICAÇÃO Gerência de Comunicação CRIAÇÃO E DIAGRAMAÇÃO Agência DUO Design REVISÃO Vicente dos Anjos SEDE Setor de Autarquias Sul, Quadra 04, Bloco I, Edifício Casa do Cooperativismo Brasília/DF Tel.: (61) / Fax: (61) Home Page: sescoop@sescoop.coop.br PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COO- PERATIVAS Instrumento de Avaliação. / Serviço Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo (Sescoop). / Fundação Nacional da Qualidade (FNQ). Brasília, p. Versão * O programa foi construído com base no Modelo de Excelência da Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade. Este modelo foi adaptado para as particularidades das cooperativas, por meio de amplos debates promovidos por um comitê técnico, denominado Comitê de Gestão.

5 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO... 9 O QUE É COOPERATIVISMO MANUAL DE PREENCHIMENTO... 17

6 MANUAL DE PREENCHIMENTO 6 PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS

7 PALAVRA DO PRESIDENTE POR QUE INVESTIR NA QUALIDADE DA GESTÃO? As vidas de mais de 11 milhões de brasileiros estão diretamente vinculadas ao movimento cooperativista modelo econômico que prevê a criação de sociedade de propriedade coletiva, geridas democraticamente por todos os seus associados. São pessoas de todas as classes sociais, do campo e da cidade, com os mais variados graus de instrução, que integram ou trabalham nas quase 7 mil cooperativas existentes no sistema cooperativista. E o que todas elas têm em comum? Além de valores éticos sólidos, o desejo de construir algo juntas, compartilhando decisões e dividindo os resultados financeiros alcançados de forma justa e igualitária. Estamos falando de um modelo mais humano, mais responsável e mais sustentável de gerir um negócio. Por isso, antevejo que o futuro será cooperativista. Mas para essa previsão se concretizar, precisamos qualificar ainda mais a gestão das nossas cooperativas para crescermos em tamanho e em resultados. E é justamente em busca dessa excelência de gestão que o Serviço Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo (Sescoop) dá continuidade ao Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas (PDGC). Nosso objetivo, com esse programa, é preparar as cooperativas para se firmarem ainda mais no mercado, com maior poder de competitividade. A metodologia é simples e permite à cooperativa fazer uma autoavaliação de seu modelo de gestão. Preenchendo corretamente o Instrumento de Avaliação primeira ferramenta formal do programa a organização perceberá se possui um nível básico, intermediário ou avançado de gestão. Sabendo onde se está e, principalmente, onde se quer chegar, fica mais fácil caminhar rumo à excelência dos negócios. Disposto a facilitar o trabalho das cooperativas, o Sescoop preparou um Manual de Preenchimento do programa, e o Instrumento de Avaliação. Vale destacar: a metodologia do PDGC foi construída em parceria com a Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), instituição sem fins lucrativos que há mais de 20 anos ajuda organizações de todos os setores a alcançar a excelência na gestão. Dito isso, convido todos a participar do PDGC. A aplicação do programa e a consequente melhoria da gestão resultarão em uma série de benefícios às cooperativas: redução de custos, melhoria dos produtos, aumento da produtividade e, consequentemente, da competitividade do nosso setor. Tenho certeza que a implantação de um modelo de gestão moderno e sustentável capaz de antecipar e se adaptar a mudanças nos deixará melhor preparados para enfrentar os desafios do mercado, seja ele interno ou global. Boa leitura! Márcio Lopes de Freitas Presidente do Sistema OCB PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS 7

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9 APRESENTAÇÃO O Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas (PDGC) é um programa da Diretriz Nacional de Monitoramento e tem como objetivo principal promover a adoção de boas práticas de gestão e governança pelas cooperativas. Toda a metodologia desse Programa está pautada no Modelo de Excelência da Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade, que mantém alinhamento com os mais altos padrões internacionais. O fortalecimento do cooperativismo brasileiro depende do bom desempenho das cooperativas no mercado, já que, para cumprir seu papel social, elas têm que vencer o desafio econômico. Para manter sua competitividade, é fundamental a eficiência na gestão e a coesão do quadro social das cooperativas. Assim, o Sescoop, no cumprimento de sua missão, apresenta mais esta contribuição para que as cooperativas brasileiras se desenvolvam e cumpram seu papel de promoção de uma distribuição justa do trabalho e da renda. Tal propósito está alinhado à razão de existir da Organização das Cooperativas Brasileiras, que é representar o sistema cooperativista nacional, respeitando a sua diversidade e promovendo a eficiência e a eficácia econômica e social das cooperativas. Numa visão sistêmica, todos os esforços convergem para o mesmo objetivo: o fortalecimento do movimento cooperativista. O presente caderno, denominado Manual de Preenchimento, contém instruções para o preenchimento do Instrumento de Avaliação do PDGC. Os cadernos Instrumento de Avaliação e Manual de Preenchimento estão disponíveis no hotsite do Programa na aba como participar.

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11 O QUE É COOPERATIVISMO MANUAL DE PREENCHIMENTO Serviço Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo (SESCOOP) Fundação Nacional da Qualidade (FNQ)

12 MANUAL DE PREENCHIMENTO HISTÓRICO DO COOPERATIVISMO Com a revolução industrial e a migração de trabalhadores oriundos da área rural, as fábricas registravam um excedente de mão de obra disponível e altas taxas de desemprego. Os trabalhadores viam-se obrigados a se sujeitar a salários baixíssimos, péssimas condições de trabalho e jornadas extremamente longas, pois, se não quisessem, tinha uma fila de desempregados que aceitariam substituí-los. Como eram mão de obra mais barata, mulheres e crianças eram admitidas nas fábricas em condições desumanas. A miséria imperava na sociedade, com uma legião de mendigos espalhados pelas ruas dos centros industriais. Esse cenário foi mais visível na Inglaterra, berço da revolução industrial. No final de 1843, no condado de Manchester, Inglaterra, as fábricas de flanela estavam num momento de alta prosperidade, em contraste com a miséria dos trabalhadores. Para tentar melhorar sua condição de vida, um grupo de tecelões do distrito de Rochdale se uniu num modelo de negócio para adquirir produtos de primeira necessidade, pois, comprando em grande quantidade dos atacadistas, conseguiam preços menores. Assim, em 1844 foi fundada a primeira cooperativa do mundo, a Sociedade dos Probos de Rochdale, que, em 1866, tinha cerca de associados. Depois de 70 anos, os Probos de Rochdale encerraram suas atividades, mas deixaram para sempre a prova de que o trabalho cooperativo é capaz de superar dificuldades e servem de inspiração para o movimento cooperativista em todo o mundo. DEFINIÇÃO DE COOPERATIVISMO Cooperativismo é uma forma de organização que tem como diferencial promover o desenvolvimento econômico e o bem-estar social simultaneamente. Baseado na união de pessoas, sendo este o seu maior capital, o cooperativismo é um modelo socioeconômico com referenciais de participação democrática, solidariedade, independência e autonomia. Ele visa às necessidades do grupo e não ao lucro, busca a prosperidade conjunta e não a individual. Por sua natureza e particularidades, o cooperativismo alia o economicamente viável ao ecologicamente correto e ao socialmente justo (OCB, 2011). 12 PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS

13 O COOPERATIVISMO NO BRASIL E NO MUNDO O cooperativismo no mundo está representado pela Aliança Cooperativista Internacional (ACI) e no continente americano pela Aliança Cooperativista Internacional Américas (ACI- Américas). No Brasil, o movimento está organizado no Sistema OCB, composto pela Organização das Cooperativas Brasileiras (OCB), pelo Sistema Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo (Sescoop) e pela Confederação Nacional das Cooperativas (CNCOOP), cada qual com uma função específica. A OCB tem como missão representar o sistema cooperativista nacional, respeitando a sua diversidade e promovendo a eficiência e a eficácia econômica e social das cooperativas. Desde a aprovação da Lei no ano de 1971, todas as sociedades cooperativas integram, para todos os efeitos, a Organização das Cooperativas Brasileiras e nela devem se registrar. O Sescoop foi criado para promover o desenvolvimento do cooperativismo de forma integrada e sustentável, por meio da formação profissional, da promoção social e do monitoramento das cooperativas, para melhorar a qualidade de vida dos cooperados, de seus familiares e dos empregados das cooperativas. O CNCOOP tem o papel de representar as cooperativas no sistema sindical, negociando com os sindicatos dos empregados de cooperativas os termos das convenções coletivas de trabalho. No Brasil, já se contam cerca de (onze milhões) de pessoas ligadas diretamente ao cooperativismo, organizadas em quase (sete mil) cooperativas. No mundo, o número alcança a casa dos (um bilhão) de pessoas, com tendência de crescimento. O QUE SÃO COOPERATIVAS? São organizações de pessoas que se unem em busca de melhoria de renda, baseadas em valores de ajuda mútua, responsabilidade, democracia, igualdade, equidade e solidariedade. Os objetivos econômicos e sociais nas cooperativas são comuns a todos e os aspectos legais e doutrinários são distintos de outras sociedades. O empreendimento cooperativo tem características próprias e se fundamenta nos valores humanos e na dignidade pessoal. Busca a solução de problemas que, de maneira individual, seriam mais difíceis de ser resolvidos. Tem o objetivo de viabilizar o associado economicamente, mediante a prestação de serviços, desenvolvimento cultural e profissional, e funciona como referência e centro de segurança para seus cooperados, em 13 ramos de atuação. PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS 13

14 MANUAL DE PREENCHIMENTO PRINCÍPIOS COOPERATIVISTAS O cooperativismo está fundamentado em sete princípios, a partir dos quais leva seus valores à prática. SÃO ELES: 1. Adesão voluntária e livre Cooperativas são organizações voluntárias, abertas a todas as pessoas aptas a utilizar seus serviços e dispostas a assumir as responsabilidades como membro, sem discriminação de sexo, condição social, raça, política e religião. 2. Gestão democrática As cooperativas são organizações democráticas, controladas pelos seus membros, que participam ativamente na formulação das suas políticas e na tomada de decisões. Os homens e as mulheres, eleitos como representantes dos demais membros, são responsáveis perante estes. Nas cooperativas de primeiro grau ou singulares, os membros têm igual direito de voto (um membro, um voto); as cooperativas de outros graus (Centrais, Federações e Confederações) também são organizadas de maneira democrática. 3. Participação econômica dos membros Os membros contribuem equitativamente para o capital da sua cooperativa e controlam-no democraticamente. Parte desse capital é, normalmente, propriedade comum da cooperativa. O capital recebe uma compensação limitada. As sobras (diferença entre ingressos e dispêndios) são destinadas parte para reservas, parte para devolução aos cooperados na proporção de suas transações com a cooperativa e parte para outras destinações aprovadas em Assembleia Geral. 4. Autonomia e independência As cooperativas são organizações autônomas, de ajuda mútua, controladas pelos seus membros. Se firmarem acordos com outras organizações, incluindo instituições públicas, ou recorrerem a capital externo, devem fazê-lo em condições que assegurem o controle democrático pelos seus membros e mantenham a autonomia da cooperativa. 5. Educação, formação e informação As cooperativas promovem a educação e a formação dos seus membros, dos representantes eleitos e dos trabalhadores, de forma que estes possam contribuir, eficazmente, para o desenvolvimento das suas cooperativas. Informam o público em geral, particularmente os jovens e os líderes de opinião, sobre a natureza e as vantagens da cooperação. 6. Intercooperação As cooperativas servem aos seus membros de forma mais eficaz e fortalecem o movimento cooperativo trabalhando em conjunto, através das estruturas locais, regionais, nacionais e internacionais. 7. Interesse pela comunidade As cooperativas trabalham para o desenvolvimento sustentado das suas comunidades por meio de políticas aprovadas pelos membros (ETGETO et al, 2005). 14 PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS

15 O SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM DO COOPERATIVISMO SESCOOP O Serviço Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo Sescoop é integrante do Sistema Cooperativista Nacional. Foi criado pela Medida Provisória nº 1715, de 3/9/98, e suas reedições regulamentadas pelo Decreto nº 3017 de 6/4/99. Seus objetivos são:»» Organizar, administrar e executar o ensino de formação profissional e a promoção social dos empregados de cooperativas, cooperados e de seus familiares e o monitoramento das cooperativas em todo o território nacional.»» Operacionalizar o monitoramento, a supervisão, a auditoria e o controle em cooperativas.»» Assistir as sociedades cooperativas empregadoras na elaboração e execução de programas de treinamento e na realização de aprendizagem metódica e contínua.»» Estabelecer e difundir metodologias adequadas à formação profissional e promoção social do empregado de cooperativa, do dirigente de cooperativa, do cooperado e de seus familiares.»» Exercer a coordenação, supervisão e realização de programas e de projetos de formação profissional e de gestão em cooperativas para empregados, associados e seus familiares.»» Colaborar com o poder público em assuntos relacionados à formação profissional e à gestão cooperativista e outras atividades correlatas.»» Divulgar a doutrina e a filosofia cooperativistas como forma de desenvolvimento integral das pessoas.»» Promover e realizar estudos, pesquisas e projetos relacionados ao desenvolvimento humano, ao monitoramento e à promoção social, de acordo com os interesses das sociedades cooperativas e de seus integrantes. PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS 15

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17 MANUAL DE PREENCHIMENTO Serviço Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo (SESCOOP) Fundação Nacional da Qualidade (FNQ)

18 MANUAL DE PREENCHIMENTO 1. BENEFÍCIOS COM A PARTICIPAÇÃO NO PDGC Ao participar do Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas, a cooperativa obterá os seguintes benefícios:»» Verificação da sua conformidade em relação aos principais requisitos da Lei 5.764/71.»» Conhecimento do grau de maturidade de suas práticas de governança e gestão com base em modelo referencial construído a partir das boas práticas de governança e do Modelo de Excelência da Gestão.»» Relatórios com pontos fortes e oportunidades para melhoria de sua situação legal, suas práticas de governança e gestão, possibilitando a construção de planos de melhoria para o aumento da competitividade. 2. COMO PARTICIPAR Para participar do Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas é necessário que a cooperativa esteja registrada no Sistema OCB. A inscrição pode ser realizada de duas formas: 1) Pelo portal coop.br: a cooperativa deve efetuar o seu cadastro, preenchendo todos os campos solicitados na Ficha de Inscrição e ao final enviar os dados. A cooperativa irá receber no de contato a confirmação da sua participação, bem como seu login e senha. É importante guardar estas informações em lugar seguro. 18 PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS

19 2) Pela Unidade Estadual do Sescoop: a cooperativa que optar por se inscrever por meio da Unidade Estadual, deverá entregar a Folha de Resposta, que contém a Ficha de Inscrição e o Gabarito dos questionários Diagnóstico e Autoavaliação, anexada no caderno Instrumento de Avaliação. Tanto a Ficha de Inscrição quanto o Gabarito deverão estar completos e assinados pelo Presidente da cooperativa. Posteriormente, a Unidade Estadual do Sescoop enviará o Relatório contendo pontos fortes e oportunidades de melhorias. A relação das unidades estaduais está no final deste caderno. 3. DIAGNÓSTICO Os objetivos deste Diagnóstico são: verificar a conformidade legal da cooperativa em relação aos requisitos da Lei de 16 de dezembro de 1971 e conhecer as práticas de gestão utilizadas e sua atuação na promoção do cooperativismo. São 32 questões divididas em dois blocos: Atendimento à Legislação e Boas Práticas de Gestão. Cada questão tem três alternativas de resposta: sim, não e não sabe informar. Antes de responder o Diagnóstico, é importante ler as instruções de preenchimento, que apresentam informações para auxiliar o entendimento de algumas questões. Cada questão deve ser lida com cuidado e escolhida apenas uma alternativa de resposta. A alternativa escolhida deve expressar a situação real da cooperativa, para que o relatório que será recebido possa contribuir mais efetivamente para a melhoria da cooperativa. Só deve ser marcada a alternativa sim, se todos os requisitos contidos na questão são realizados. Por exemplo: Questão 10: As discussões e deliberações das reuniões do órgão de administração (conselho de administração ou diretoria) e do conselho fiscal são registradas em atas? A resposta só deve ser sim se a cooperativa tiver todas as atas das reuniões do órgão de administração e todas as atas das reuniões do conselho fiscal. Se a cooperativa só tiver as atas das reuniões do órgão de administração, por exemplo, a resposta deve ser a alternativa não. Da mesma forma, se cooperativa tiver algumas atas do órgão de administração e algumas atas do conselho fiscal, a resposta também deve ser a alternativa não. Esta orientação é válida para todas as questões do diagnóstico. Não é necessário preencher todo o diagnóstico de uma só vez e não há um tempo definido para o seu preenchimento. É importante que a leitura das questões conduza a uma reflexão sobre a situação da cooperativa. Portanto, não é necessário ter pressa. Para a habilitação da próxima fase do Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas, todas as questões do diagnóstico devem ser respondidas. Ao concluir o preenchimento, é importante enviar os dados para a geração do relatório de pontos fortes e oportunidades de melhoria, que pode ser acessado por meio do botão Clique aqui. Este relatório poderá ser utilizado pela cooperativa para se adequar à legislação e também refletir sobre suas práticas de gestão. PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS 19

20 MANUAL DE PREENCHIMENTO 4. QUESTIONÁRIO DE AUTOAVALIAÇÃO O objetivo deste questionário é medir o grau de maturidade da governança e da gestão da cooperativa com base nas boas práticas de governança e no Modelo de Excelência da Gestão. O questionário Autoavaliação do Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas está dividido em dois blocos: BLOCO I GOVERNANÇA É composto por 11 questões com quatro opções de resposta: a, b, c e d. Para as questões 2 e 8, se a opção escolhida for c ou d, é obrigatória a apresentação de informações adicionais sobre as práticas, que deverão ser descritas na folha de respostas, se a cooperativa tiver optado por responder o questionário impresso. No caso do preenchimento no portal, ao assinalar a alternativa c ou d, o sistema automaticamente abrirá um campo para a colocação das evidências solicitadas. BLOCO II GESTÃO DA COOPERATIVA É composto por 45 questões com quatro opções de resposta: a, b, c e d. As questões estão divididas de acordo com os Critérios de Excelência do Modelo de Excelência da Gestão, conforme a tabela abaixo: CRITÉRIOS DO MEG NÚMERO DE QUESTÕES Liderança 8 Estratégias e Planos 5 Clientes 5 Sociedade 3 Informações e conhecimento 3 Pessoas 6 Processos 6 Resultados 9 Para as questões 12, 14, 19, 20, 21, 26, 31, 32, 33, 35, 39 e 42, se a opção escolhida for c ou d, é obrigatória a apresentação de informações adicionais sobre as práticas, que deverão ser descritas na folha de respostas, se a cooperativa tiver optado por responder o questionário impresso. No caso do preenchimento no portal, ao assinalar a alternativa c ou d, o sistema automaticamente abrirá um campo para a colocação das evidências solicitadas Ainda para as questões 48 a 56: se a opção de resposta for c ou d, a tabela de resultados deverá ser preenchida no questionário impresso na folha de respostas ou, no caso do preenchimento no portal, na tabela que o sistema irá habilitar quando da marcação de uma destas alternativas. É importante inserir os resultados alcançados nos últimos três períodos avaliativos. As questões e seu texto explicativo devem ser lidos atentamente e a cooperativa deve marcar a alternativa que representa mais completamente a sua situação em relação ao que é pedido na questão, para que o relatório que será recebido possa contribuir mais efetivamente para a melhoria das práticas da cooperativa. 20 PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS

21 IMPORTANTE Só deve ser marcada a alternativa d se a cooperativa atender a tudo o que está descrito no texto da opção. Por exemplo: Questão 44 - A cooperativa promove o desenvolvimento dos seus cooperados? a. A cooperativa não promove o desenvolvimento dos cooperados. b. São realizadas ações ocasionalmente para promover o desenvolvimento dos cooperados. c. São realizadas ações regularmente para promover o desenvolvimento dos cooperados. d. São realizadas ações regularmente para promover o desenvolvimento dos cooperados, de forma padronizada e, seus resultados são acompanhados para verificar sua efetividade. A resposta só deve ser a alternativa d se a cooperativa fizer ações com periodicidade definida, de acordo com um padrão e há resultados dessas ações. Se a cooperativa fizer as ações com periodicidade definida, mas não tiver o padrão ou os resultados, deve ser marcada a alternativa c. Se a cooperativa fizer as ações sem periodicidade definida, ou de vez em quando, deve ser marcada a alternativa b. PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS 21

22 MANUAL DE PREENCHIMENTO Não é necessário preencher todo o questionário de autoavaliação de uma só vez e não há um tempo definido para o seu preenchimento. Entretanto, a cada questão respondida, é importante clicar no botão Salvar. É fundamental que a leitura das questões conduza a uma reflexão sobre a situação da cooperativa. Portanto, não é necessário ter pressa. Caso haja dúvida sobre algum conceito para a cooperativa, ao passar o cursor sobre a palavra em negrito, será mostrado o seu conceito no contexto do questionário. Ao concluir o preenchimento, será gerado o relatório de pontos fortes e oportunidades de melhoria. Este relatório poderá ser utilizado pela cooperativa para melhorar suas práticas de governança e gestão. Enquanto não concluir o preenchimento e gerar o relatório de autoavaliação, o representante da cooperativa poderá entrar no sistema e modificar suas respostas sempre que necessário. A partir da conclusão do preenchimento e da geração do relatório de autoavaliação, não poderá mais modificar o seu questionário. Caso seja necessária alguma correção, ele deverá entrar em contato com o gestor estadual do PDGC e solicitar a habilitação para alteração do sistema. 5. PRÓXIMOS PASSOS Ao concluir sua participação no Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas e fazer o download dos relatórios de pontos fortes e oportunidades de melhoria, é hora de iniciar a melhoria das práticas de gestão e governança, bem como de sanar os pontos em desacordo com os requisitos da Lei 5.764/71. O representante da cooperativa deve ler atentamente todos os comentários dos relatórios e traçar planos de ação para corrigir as oportunidades de melhoria identificadas e para reforçar os pontos fortes. Caso tenha dificuldades ou dúvidas, deve procurar a Unidade Estadual do SESCOOP. IMPORTANTE Toda cooperativa registrada pode participar do Programa. Entretanto, para solicitar atendimento da Unidade Estadual do SESCOOP, além de ser registrada, a cooperativa precisa estar regularizada em relação às suas obrigações com a OCB e o SESCOOP. 22 PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS

23 6. DÚVIDAS MAIS FREQUENTES Veja aqui as dúvidas mais frequentes no preenchimento do diagnóstico e do questionário de autoavaliação do Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas. 1. Quem deve preencher o diagnóstico e o questionário de autoavaliação? O preenchimento do diagnóstico e do questionário de autoavaliação deve ser feito por profissionais da cooperativa. Preferencialmente, o preenchimento deve contar com a participação dos dirigentes, pois é preciso ter uma visão geral e sistêmica de todo o funcionamento da cooperativa. É possível também contar com a participação de outros profissionais da cooperativa ou mesmo realizar o preenchimento em conjunto por meio de reuniões. 2. Há um prazo para preencher o diagnóstico e o questionário de autoavaliação? Não há um prazo único definido para preenchimento do diagnóstico e do questionário de autoavaliação. Algumas Unidades Estaduais do SESCOOP estabelecem limites de prazo para adesão ao Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas. É importante solicitar orientações ao Gestor do PDGC em seu Estado. De maneira geral, o ciclo se inicia em abril de um ano e se encerra em março do ano seguinte. 3. A cooperativa terá acesso às respostas do diagnóstico e do questionário de autoavaliação de outras cooperativas? Não. Cada cooperativa receberá um login e uma senha e só terá acesso às suas respostas, portanto, não se terá como ver as respostas de outras cooperativas que estejam participando do Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas. 4. Em algumas questões, quando é assinalada a alternativa c ou d, o sistema abre um campo e pede informações adicionais. O preenchimento dessas informações adicionais é obrigatório? As informações adicionais solicitadas são evidências do atendimento dos requisitos descritos na PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS 23

24 MANUAL DE PREENCHIMENTO alternativa. O preenchimento completo das informações adicionais auxilia a reflexão da cooperativa sobre as suas práticas e também serve como registro das práticas e ações realizadas. Caso a cooperativa não consiga apresentar todas as informações solicitadas, é importante questionar se a alternativa marcada está realmente correta. 5. Quantos anos de existência a cooperativa precisa ter para participar do Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas? Qualquer cooperativa registrada no Sistema OCB, independentemente do seu tempo de existência, do seu ramo ou do seu número de cooperados pode participar do Programa. 6. O Programa é aplicável a cooperativas pequenas? A melhoria da gestão é fundamental para cooperativas de qualquer porte. Ao participar do Programa, a cooperativa, mesmo pequena, vai poder avaliar sua gestão e identificar oportunidades de melhoria. As oportunidades de melhoria tratadas de acordo com o porte da cooperativa contribuirão para o aumento de seu desempenho e para a melhoria das relações com os cooperados.. 7. Foi descoberto um erro no preenchimento do questionário, mas o sistema não permite mais o preenchimento. O que deve ser feito? O representante da cooperativa deve entrar em contato com o gestor do PDGC na Unidade Estadual do SESCOOP e solicitar a habilitação para mudança do questionário. 8. A cooperativa ainda não renovou os membros do órgão de administração, pois o mandato dos primeiros eleitos ainda não acabou. Como deve ser respondida a questão 7 do Diagnóstico? A cooperativa deve verificar se o estatuto estabelece o mandato do órgão de administração, o percentual de membros que pode ser renovado e se essas definições estão de acordo com a Lei 5.764/71. Se tudo estiver de acordo, a cooperativa pode marcar a alternativa sim, mesmo sem ter realizado a renovação ainda. 9. No caso de cooperativas de trabalho que já estejam adequadas à Lei de 19 de julho de 2012 e realizem a notificação dos sócios para participação nas Assembleias Gerais pessoalmente, como deve ser respondida a questão 11 do diagnóstico? Conforme previsto na Lei de 19 de julho de 2012, se as cooperativas de trabalho fizerem a notificação dos sócios pessoalmente, ou por via postal, respeitando a antecedência mínima de dez dias, pode ser marcada a alternativa sim, desde que também seja respeitado o que está previsto em estatuto. 10. O que é agrupamento de cooperados? É uma forma de dividir os cooperados em subgrupos para permitir o estabelecimento de um nível homogêneo de conhecimento das suas necessidades e expectativas e definir canais de relacionamento. Veja, na tabela a seguir, alguns exemplos de critérios que podem ser utilizados para agrupar os cooperados: 24 PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS

25 CRITÉRIOS Grau de utilização Demográfico Benefícios Forma de utilização Geográfico BASEADO EM Nível de consumo Características dos cooperados (faixa etária, gênero) Tipo de produto/serviço Tipo de pagamento realizado Área de atuação (bairro, unidade) 11. A cooperativa pode ter um único grupo de cooperados? Sim. Desde que todos os cooperados atendam ao critério utilizado e tenham as mesmas características. 12. A cooperativa registra as reclamações dos cooperados recebidas, mas não trata. Qual opção da questão 10 do Bloco Governança deve ser marcada? A opção a. Registrar as reclamações sem efetuar o seu tratamento não traz benefícios para a cooperativa, pois demonstra que ela conhece as insatisfações de seus cooperados, mas não está agindo para corrigi-las. 13. Que outros resultados podem ser utilizados na análise do desempenho, além dos resultados financeiros? A análise do desempenho da cooperativa deve ser feita pelos dirigentes e não pode ser restrita apenas ao seu desempenho econômico-financeiro. É importante também analisar os resultados dos indicadores utilizados para medir o alcance das estratégias e os resultados dos indicadores operacionais utilizados para acompanhar os demais processos gerenciais. São exemplos de indicadores: índice de satisfação dos cooperados, índice de participação no mercado, índice de desempenho dos fornecedores, porcentual do faturamento investido em capacitação dos colaboradores, índice de consumo de energia elétrica, entre outros. 14. O que são processos? Processo é o conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas). Processos gerenciais são os processos de natureza gerencial, não operacional, requeridos nas questões do Bloco Governança e nas questões dos critérios Liderança, Estratégias e Planos, Clientes, Sociedade, Informações e Conhecimento, Pessoas e Processos do Bloco Gestão do questionário de autoavaliação. 15. O que são práticas de gestão? É o processo gerencial solicitado na questão como efetivamente implementado pela cooperativa. São as atividades executadas regularmente com a finalidade de gerenciar a organização, de acordo com padrões de trabalho. São exemplos de práticas de gestão: planejamento estratégico; avaliação da satisfação dos clientes; capacitação de colaboradores; seleção de fornecedores; entre outras. 16. O que são padrões de trabalho? São regras que orientam o funcionamento das práticas de gestão e podem estar na forma de diretrizes organizacionais, procedimentos, rotinas de trabalho, normas administrativas, fluxogramas, ou qualquer meio que permita orientar a execução das práticas. PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS 25

26 MANUAL DE PREENCHIMENTO 17. O que é verificação do cumprimento dos padrões de trabalho? A verificação do cumprimento dos padrões de trabalho consiste em atividades realizadas pelos gestores para assegurar que os processos gerenciais estão sendo realizados conforme o padrão estabelecido e alcançando os objetivos desejados. Além de assegurar a uniformidade da execução dos processos gerenciais, o controle também permite a identificação de necessidades de melhoria nas práticas e nos seus padrões. Exemplos de práticas de controle são: auditorias, cronogramas, checklists, entre outros. 18. O que são estratégias? Caminhos escolhidos para concentrar esforços no sentido de alcançar os objetivos da cooperativa e realizar sua visão de futuro. 19. O que são planos de ação? Qual a diferença de ações definidas informalmente? Planos de ação representam técnicas de planejamento e acompanhamento de tudo aquilo que precisa ser feito para que as estratégias sejam bem-sucedidas. Os planos de ação são documentados formalmente e respondem as seguintes questões: O que deve ser feito? Quem é o responsável? Quando deve ser feito? Qual o custo? Como deve ser feito? Onde deve ser feito? Por que deve ser feito? 20. O que são indicadores? São informações quantitativas ou fatos relevantes que expressam o desempenho de um produto ou processo, em termos de eficiência, eficácia ou nível de satisfação, e que, em geral, permitem acompanhar sua evolução ao longo do tempo. 21. O que são metas? Representa o nível de desempenho pretendido para um determinado indicador em um determinado período de tempo. 22. Todos os clientes da cooperativa são cooperados. Qual a diferença entre o Bloco Governança e o Critério Clientes? É importante lembrar que clientes são aqueles que satisfazem suas necessidades e expectativas consumindo produtos e serviços oferecidos pela cooperativa. Os clientes podem ser cooperados ou não cooperados. Caso todos os clientes da cooperativa sejam cooperados, considere que, no Bloco Governança, as práticas se referem às relações sociais entre cooperados e cooperativa e, no critério Clientes, devem ser consideradas as práticas de relacionamento comercial com os cooperados. 23. O que é agrupamento de clientes? Similar ao agrupamento de cooperados, é uma forma de dividir o mercado em subgrupos de clientes para melhor conhecer suas necessidades e expectativas e definir canais de relacionamento para atendê-las. 24. A cooperativa pode ter um único grupo de clientes? Sim. Desde que todos os clientes atendam o critério utilizado e tenham as mesmas características. 25. O que são impactos ambientais negativos? São alterações adversas causadas no meio ambiente por determinada ação ou atividade humana. No contexto do questionário, são aqueles sobre os quais a cooperativa tenha influência e são decorrentes de seus produtos, processos e instalações. 26. O que é tratamento de impactos ambientais? São as ações planejadas e executadas para mitigar ou eliminar um impacto ambiental ou para compensar seus efeitos, quando não é possível eliminar o impacto. 26 PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS

27 27. Qual é a diferença entre ação social e projeto social? A ação social é uma atividade realizada voluntariamente para atender a comunidade. Geralmente é ocasional, sem continuidade, sem mensuração de resultados e não integrada às estratégias da organização. O projeto social é um conjunto de ações estruturadas, com início, meio e fim, realizadas voluntariamente para atender a comunidade, abrangendo processos mais elaborados, com orientação e uso planejado de recursos. 28. Quais os conhecimentos que devem ser compartilhados na cooperativa? Os conhecimentos mais importantes para realizar sua missão e implementar suas estratégias. São aqueles que geram diferencial competitivo para a cooperativa e podem abranger tecnologias, competências dos colaboradores, políticas internas, procedimentos, bases de dados, documentos e outros. 29. Se a cooperativa não tem empregados, como responder às questões do critério pessoas? Caso não tenha empregados, para responder as questões do critério pessoas, a cooperativa deve considerar como colaboradores as pessoas que trabalham sob sua coordenação direta, independentemente do vínculo. Podem ser, além de empregados, temporários, terceiros ou mesmo cooperados. É importante ressaltar que cooperados contratados pelo regime CLT perdem o direito a voto. 30. O que são processos principais? São os processos que geram os produtos e os serviços que a cooperativa disponibiliza para a satisfação das necessidades e expectativas de seus cooperados, clientes e demais partes interessadas. São denominados, também, processos de produção ou processos finalísticos. 31. O que são fornecedores externos? São os fornecedores de serviços e materiais da cooperativa que não são cooperados. 32. Qual é a diferença entre seleção e avaliação de fornecedores? A seleção de fornecedores é o processo de escolha de um fornecedor, segundo critérios definidos. Um critério de seleção determina quais os requisitos que o fornecedor deve ter ou cumprir, para ser escolhido como possível fornecedor da organização. A avaliação é o processo utilizado para assegurar o cumprimento das condições preestabelecidas, ou de outros requisitos definidos pela cooperativa para os fornecedores ao longo do contrato ou ao final do mesmo. PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS 27

28 MANUAL DE PREENCHIMENTO UNIDADES ESTADUAIS DO SESCOOP REGIÃO CENTRO-OESTE Sescoop-DF Tel.: (61) Sescoop-GO Tel.: (62) Fax: (62) Sescoop-MT Tel.: (65) Fax: (65) Sescoop-MS Tel.: (67) Fax: (67) REGIÃO NORDESTE Sescoop-AL Tel.: (82) Sescoop-BA Tel.: (71) Sescoop-CE Tel.:(85) / Fax: Sescoop-MA Tel: (98) Sescoop-PB Tel.: (83) Fax: (83) Sescoop-PE Tel.: (81) Fax: (81) Sescoop-PI Tel.: (86) / Fax: (86) sescoop@sescoop-pi.coop.br Sescoop-RN Tel.: (84) / / superintendencia@sescooprn.org.br Sescoop-SE Tel/Fax: (79) ocese@sescoopse.org.br 28 PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS

29 REGIÃO NORTE Sescoop-AC Tel.: (68) / sescoop.ac@globo.com Sescoop-AM Tel: (92) Fax: (92) secretariaam@ocbam.coop.br Sescoop-AP Tel: (96) sescoop@sescoop-ap.coop.br Sescoop - RO Tel.: (69) Fax: (69) sistemaocb@ocb-ro.org.br Sescoop-RR Tel.: (95) Fax: (95) sescooprr@yahoo.com.br Sescoop-TO Tel/Fax: (63) secretaria@ocbto.coop.br Sescoop-PA Tel.: (91) Fax: (91) sescooppa@sescooppa.coop.br REGIÃO SUDESTE Sescoop-ES Tel.: (27) Fax: (27) ocbes@ocbes.coop.br Sescoop-MG Tel: (31) Fax: (31) ocemg@minasgerais.coop.br Sescoop - RJ Tel.: (21) / Fax: (21) secretariaocbrj@ocbrj.coop.br Sescoop-SP Tel.: (11) Fax: (11) atendimento@ocesp.coop.br REGIÃO SUL Sescoop-PR Tel.: (41) / Fax: (41) ocepar@sistemaocepar.org.br Sescoop-SC Tel.: (48) Fax: (48) ocesc@ocesc.coop.br Sescoop - RS Tel.: (51) Fax.: (51) sescooprs@ocergs.coop.br ENDEREÇOS DAS UNIDADES ESTADUAIS DISPONÍVEIS NO SITE PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO DAS COOPERATIVAS 29

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