Gerência de Administração Campus São Carlos MANUAL DE COMPRAS

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1 Gerência de Administração Campus São Carlos MANUAL DE COMPRAS Março, 2013

2 ESCLARECIMENTO Este manual não tem a intenção de esgotar as dúvidas acerca dos procedimentos de compras pela Administração do Campus, mas esclarecer algumas questões relacionadas ao assunto. OBJETIVO Definir procedimentos para solicitação de compras de materiais, objetivando a transparência e a dinamização do processo, além da busca pela garantia da aquisição de materiais que realmente atendam os interesses do requisitante. TIPOS DE MATERIAL Os materiais a serem adquiridos pelo Campus podem ser classificados em dois tipos: Material de Consumo e Material Permanente. Material Permanente: materiais que possuem uma durabilidade prolongada (duração superior a 2 anos), normalmente definidos como bens duráveis. Um material permanente recebe um número de tombo e é registrado no Patrimônio da instituição, ficando sob responsabilidade do setor que o solicitou. Material de Consumo: materiais sem durabilidade prolongada. O material de consumo é recebido pelo almoxarifado, onde fica até ser requisitado. FORMAS DE AQUISIÇÃO DE MATERIAL 1) ALMOXARIFADO - Solicitação de materiais em estoque no Almoxarifado do Campus: Verificar se existe o material desejado no almoxarifado do Campus: consultar listagem do almoxarifado na pasta \dados\cad-público, arquivo Material de Consumo Disponível. Existindo o material no almoxarifado, realizar o seguinte procedimento: preencher a Requisição Interna com a descrição do material e quantidade desejada (não é necessários preencher os dados Tipo, Unidade e Preço ) ( - Menu Almoxarifado); solicitar autorização do coordenador (assinatura); apresentar a Requisição Interna assinada para o responsável pelo almoxarifado; retirar o material. 2) EMERGENCIAIS - Solicitação de compra de materiais: Não existindo o material desejado no almoxarifado do Campus, e tendo-se uma justificativa para uma aquisição imediata, é possível efetuar a compra para alguns tipos de materiais com recurso de Suprimento de Fundos, através do Cartão de Pagamentos do Governo Federal. O que são os Suprimentos de Fundos? Os Suprimentos de Fundos são recursos liberados através de Cartão de Pagamento do Governo Federal (Cartão Corporativo) em nome de servidores definidos por cada Campus, para atendimento das seguintes despesas:

3 Manual Interno de Procedimentos Cartão Corporativo IFSP Esses recursos são liberados por períodos. Em 2013 temos 4 períodos conforme tabela abaixo: Período De A 1 25/02/ /05/ /05/ /07/ /07/ /09/ /09/ /11/2013 Em cada período são contemplados recursos de 3 despesas diferentes: Material de Consumo, Passagens e Locomoção e Serviços de Terceiros PJ. Para cada tipo de despesa é feita a nomeação de um suprido (servidor responsável por receber um cartão corporativo, fazer as compras/pagamentos e prestar contas). Como solicitar a compra do material: Havendo justificativa para a compra do material, o interessado deverá entrar em contato com o servidor que possui o cartão referente ao recurso para o tipo de material de interesse. O servidor detentor do cartão avaliará a solicitação, verificando se o material pode ser adquirido com o recurso e se há recurso disponível. Se for possível a aquisição do material, o servidor interessado deverá fornecer 3 orçamentos de 3 lojas da cidade, indicar o estabelecimento onde o material está a venda pelo menor preço, a descrição completa do material e o valor. O suprido irá providenciar então a compra e a entrega do material ao servidor solicitante. 3) NÃO EMERGENCIAIS - Solicitação de compra de materiais: Materiais não emergenciais são adquiridos através do recurso do orçamento do Campus. Para aquisição dos materiais é preciso relacioná-los de forma mais detalhada possível. Por exemplo, no caso de um equipamento, precisam ser descritas todas as suas especificações (peso, tamanho, de que material é feito, qual finalidade etc). Esse detalhamento é necessário para que, quando for efetuada a compra, seja adquirido realmente o material que foi solicitado e não um material parecido mas que não atenda as necessidades do servidor. Exemplos de descrição de material: ACEITÁVEL Scanner de alta velocidade Fujitsu FI5530C2 ou equivalente, com os seguintes requisitos mínimos: 1. Tecnologia: sensor de imagem dual CCD; 2. Resolução óptica: 600 dpi; 3. Resolução de saída: dpi; 4. Escala de Cinza: 10 bits/1024 níveis (interno), 8 bits/256 níveis (saída); 5. Colorido: 24 bits em uma única passagem 6. Volume diário de processamento: 5000 folhas. 7. Velocidade do Scanner 8. Modo Retrato/ Paisagem 9. Mono 200dpi 10. Simplex 35ppm/50ppm 11. Mono 200dpi 12. Duplex 70ipm/100ipm 13. Colorido 200dpi 14. Simplex 35ppm/50ppm 15. Colorido 200dpi Duplex 70ipm/100ipm

4 16. Modo de digitalização: Simplex (frente) e Duplex (frente e verso); 17. Alimentador Automático de Documentos (ADF); 18. Capacidade do ADF: 100 folhas (letter/a4, 80 g/m2.); 19. Tamanho de documento: Mínimo no ADF (A8) (53 mm x 74 mm ); Máximo no ADF (A3) (297 mm x 420 mm); 20. Digitalização de documentos longos de até 863 mm; 21. Gramatura do papel: entre 52 a 127 g/m²; 22. Conexão: Ultra SCSI (Half-pitch 50 pinos) e USB 2.0; 23. Drivers: ISIS e TWAIN (Windows 2000/XP/Server 2003/Vista). 24. Auto Deskew (alinhamento automático da imagem), Auto Cropping (recorte do tamanho exato do documento); Hard Card Scanning Capability (digitalização de cartão duro, exemplo: Cartão do CPF); Double Feed Detection através de sensor ultra-sônico (detecção de folha dupla); Dispositivo automático de detecção de comprimento de papéis; Aceita documentos longos de até 863 mm; Fundo branco ou preto selecionável; Dropout de cores (remoção eletrônica de cores: vermelho, verde e azul); Ajuste independente de cores para RGB; Page Counter (contador de página); capacidade de aceitar papéis de tamanho e gramaturas variáveis na mesma bandeja de entrada. 25. Garantia de 1 ano INACEITÁVEL Scanner, tipo mesa, velocidade digitalização, Ate 8,5 segundos, resolução digitalização Hardware 4800 x 9600, resolução Digitalização ótica 4800, adaptadores tma, Área máxima digitalização 216 x 311{br } Quando o servidor define um material, é feita uma consulta no Sistema de Catalogação de Material do Governo Federal (CATMAT). Todo material adquirido com recursos do Governo Federal precisa estar relacionado no CATMAT. O CATMAT pode ser consultado por qualquer pessoa, basta acessar o site e dentro do Menu Acesso Livre escolher a opção Catálogo de Material. Qual o procedimento para a compra de Materiais? Quando a equipe do Campus decide e relaciona todos os materiais que vão ser adquiridos para o próximo ano, a Gerência de Administração (GAD) abre um processo que deve conter um Termo de Referência, com a descrição detalhada de cada material, um Mapa Comparativo, que é uma comparação de preços de cada material (de no mínimo 3 empresas diferentes) e pelo menos 3 orçamentos que comprovem esses valores. Através desse Mapa Comparativo é obtido um valor médio de cada material, que é utilizado como parâmetro na hora da aquisição. Essa aquisição é feita através de um pregão eletrônico, onde a empresa que der o menor lance adquire o direito de vender esses materiais para o IFSP. Orientações sobre Orçamentos Os orçamentos são de grande importância, pois servirão de base de consulta para o comprador sobre qualquer dúvida gerada durante a aquisição. Para cada material solicitado deverá haver 03 (três) orçamentos de empresas distintas, que forneçam o material ofertado, e estas cotações deverão ser realizadas através de pesquisa mercadológica idônea. Nas cotações por meio da INTERNET tomar os seguintes cuidados: o Utilizar sites diretamente de lojas e NÃO de busca de preços, como por exemplo: mercado livre, bondfaro, buscapé ;

5 o Tentar incluir o frete para compor o valor; o Imprimir orçamentos individuais por loja; o Evitar utilizar promoções ou liquidações para compor a média de preços. É preciso atenção quanto à unidade de medida descrita, pois esta deve estar coerente com os códigos CATMAT pré-estabelecidos. Exemplo: quando o servidor solicita o material ele coloca que a unidade é de 1 caixa. No entanto quando ele apresenta o orçamento a unidade é de 1 peça. A média de preços deve estar compatível. Exemplo: o orçamento de determinado material está cotado na 1ª Empresa a R$ 1,00; na 2ª Empresa a R$ 50,00 e na 3ª Empresa a R$ 500,00. Algum erro foi cometido nesses orçamentos, possivelmente as unidades de medida ou a especificação do material não são as mesmas nas 3 empresas, visto a grande diferença de valores. RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA DE MATERIAIS Quando o material adquirido através de licitação chega ao Campus, no Almoxarifado, o servidor requisitante da compra é responsável por conferir esse material e atestar que ele está de acordo com o que foi solicitado. Esse procedimento é chamado de ateste. Se o material for de consumo, ficará no almoxarifado até ser requisitado. Se o material for permanente será realizado o tombamento pelo responsável pelo patrimônio do Campus e o material ficará sob responsabilidade do requisitante. CONCLUSÃO Concluímos este manual esperando ter ajudado a esclarecer o processo de compra de materiais. Outras dúvidas que vierem a surgir podem ser esclarecidas junto à Gerência de Administração do Campus. Para auxiliar, segue a legislação sobre o tema: Lei 8.666/93 Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Lei /02 Institui modalidade de licitação denominada pregão.