Relatório Avaliação. Evento: ViniPortugal Roadshow, China, Sumário Executivo do Evento Gestão de Projecto

Transcrição

1 Relatório Avaliação Evento: ViniPortugal Roadshow, China, 2017 DATA: 16 Maio 2017 Sumário Executivo do Evento Gestão de Projecto Agência: China Association for Importers & Exporters of Wine & Spirits Gestor de Projecto (Agência): Wang Xuwei Equipa dedicada ao Evento (Agência): Song Penghui, Yuan Kaiyu Gestor de Projecto ViniPortugal: Cátia Moura Breve Descrição Breve descrição do evento e os seus objectivos: Realização de uma Grande Prova, Seminário e Reuniões 1-1 em, com o objective de promover a imagem dos vinhos portugueses bem como dos produtores presentes, junto dos profissionais locais e ainda aprofundamento das relações comerciais entre ambos os países. Localização: Local do Evento: Marriott Hotel Riverside Público-alvo: Importadores, Distribuidores, Retalhistas e Profissionais Media Estatísticas Chave: Número de produtores presentes: : 22 Número total de Visitantes: : 152(Grad Tasting) + 21(Reuniões 1-1) Número de stands/ mesas: : 22 Visão Geral: Promoção Por favor descreva todas as acções levadas a cabo com o objectivo de promover o evento, incluindo os materiais promocionais criados para o efeito, RP, Marketing,etc. Promoção Pre-Roadshow

2 1. Envio continuo de informações relativas ao evento na plataforma wechat CAWS, e simultaneamente em outros grupos wechat de profissionais do sector; 2. Promoção junto dos websites relacionados com o sector vitivinícola; 3. Promoção incorporada na CAWS News (Versão Chinesa); 4. Abertura de diversas plataformas para inscrições, como websites, wechat e via telefónica; 5. Contacto via e SMS para convidados selecionados, dando conta da agenda e respectivos horários das iniciativas; 6. Contacto via telefónica para assegurar participações no evento. Promoção durante o Roadshow: 1. Convites direcionados a jornalistas, de forma a assegurar uma melhor cobertura; 2. Reprodução de pequenos videos introdutórios sobre Portugal,a Viniportugal, os seus vinhos e regiões; 3. Recolha de informações junto dos convidados e visitantes; 4. Materiais Promocionais assinalados com o logo Viniportugal, e informação relative ao evento. Promoção Após- Roadshow: 1. Cobertura mediática junto de vários profissionais media; 2. Breve sumário sobre o efeito do evento nas plataformas wechat, websites e CAES News; 3. Tradução e Gestão de toda a informação dos convidados. Sumário Promoção: 1 Os nossos parceiros media levaram a cabo uma campanha de promoção extensa, com resultados obtidos. Chinese Name English Name News Link City 酒类进出口商分会微信公众号凤凰网酒业频道官网凤凰网酒业频道微信公众号 酒海导航微信公众号 酒海导航微信公众号 酒海导航官网 新浪网 CAWS wechat Ifeng.com Ifeng wechat Alcohol Sea Navigation wechat Alcohol Sea Navigation wechat Alcohol Sea Navigation website Sina.com ml =cmpp_ cbd biz=mjm5oda4odqxn A==&mid= &idx=1&sn=291b98ebe988d90e4b 83e50fc1f102eb&chksm=bed5536c89a2da7ac2b1df8d6 8dc227fe268ced6b1bd3b8e3857f5538f0a46bccdb0115 4a66f l Shenzhen 搜狐网 糖烟酒周刊 Sugar.Cigarette. Alcohol.Weekly Shenzhen

3 微酿 Microvin Shenzhen 2 Utilizamos wechat como principal plataforma de promoção, visto ser uma das mais populares e eficientes na China. 3 Obtivemos a informação relative a 22 produtores portugueses. Tendo promovido semanalmente 4/5 produtores diferentes. 4 Anteriormente a ambos Roadshow s, foram realizados contactos telefónicos, via sms e a todos os convidados, para assegurar a sua presença e para informar de todas as alterações que poderiam surgir. A lógica a seguir foi a seguinte: ->Tornar o Roadshow o mais atrativo possível; -> Informar o maior numero de profissionais, sobre o Roadshow; -> Tornar a inscrição o mais simples e prática possível; -> Assegurar presença de convidados já confirmados. Anexe aqui fotografias dos materiais produzidos:

4

5 SETTING UP Descreve o local do evento bem como a organização do evento: Hotel 5* Estrelas Salão II+III para Reuniões 1-1 & Grand Tasting Salão Pequeno para o Seminário Descreva todos os materiais produzidos para decoração do evento: Flores, Roll-ups, Pull-up, Carpete, Caminhos de Mesa, Projector, Equipamento Audio Descreva todos os materiais promocionais disponíveis durante o evento, incluindo catálogo e merchandising: Material Quantidade Reuniões 1-1 Catálogo_A5_mandarim 200 Pop-up (Backdrop) 1 table tent 22 Roll-up 5 GRAND TASTING Catálogo_A5_mandarim 200 Pop-up (Backdrop) 1 table tent 22 Roll-up 5 SEMINAR Table Mat 40 Descreva o programa do evento, e toda a sua dinâmica. Ex Provas, Seminários, Competições, etc. Reuniões 1-1: Durante as reuniões 1-1, cada um dos 21 importadores chineses convidados estiveram reunidos durante 15min cada, com todos os 22 produtores portugueses presentes. Realizando provas de vinhos, e trocas profundas de conhecimentos sobre a sua história, vinhos, técnicas de produção assim como contactos comerciais. Parte dos importadores envolvidos, confirmaram o seu interesse em incluir nos seus portfolios vinhos portugueses. Agenda Reuniões 1-1: Hora Procedimentos 08:45 Produtores começam a preparer as suas mesas 09:00-09:30 Importadores convidados confirmam entrada no evento 09:45-12:30 Início Reuniões 1-1 entre 20 importadores e 22 produtores 13:30-15:30 Reuniões 1-1 entre 20 importadores e 22 produtores

6 15:30 Final Reuniões 1-1 entre 20 importadores e 22 produtores. Grand Tasting: O Grand tasting teve lugar num Salão de Banquetes, onde os convidados podiam circular livremente de mesa em mesa, provando as referências expostas e trocando impressões com os produtores. Agenda Grand Tasting: Hora Procedimentos 15:00 Ultimos preparativos da parte dos produtores 15:00-15:30 Importadores convidados confirmam entrada no evento 15:30-17:30 Início Grand Tasting 17:30 Final Grand Tasting Seminário: O seminário foi dividido em duas partes. A primeira parte realizada de manhã, foi idealizada para todos os 21 importadores presentes nas reuniões 1-1. Da parte da tarde o seminário contou com a presença de cerca de 40 profissionais do sector. O Seminário tinha como objectivo aprofundar conhecimentos sobre os vinhos portugueses incluido ainda estava uma prova-guia com referências selecionadas pela delegação presente no roadshow. A oradora apresentou os vinhos de forma educada e detalhada. Tendo sido uma actividade tanto educacional, como promocional. Agenda para Seminário: Hora/1ª Parte Procedimentos 08:45-09:00 Inscrição para Convidados Breve Introdução Vinhos Portugueses 09:00-09:45 Educação, Degustação diversas amostras 09:45 Final Primeira Parte Hora/2ª Parte Procedimentos

7 14:00-14:30 Inscrição para Convidados 14:30-14:45 Breve Introdução Vinhos Portugueses 14:45-15:30 Educação, Degustação diversas amostras 15:30 Final Segunda Parte Lista Final de Vinhos e Produtores Quem frequentou o evento/ iniciativa? Importadores, Distribuidores, Retalhistas, Professionais Media e Wine Lovers Que aconteceu durante o evento/ iniciativa? Anexe aqui fotografias do evento: 1.Grand Tasting,

8 2. Reuniões 1-1, 3. Seminário,

9 Amplificação de Imagem: Descreva aqui todas as actividades levadas a cabo, com o objectivo de ampliar o evento junto da imprensa, incluindo Relações Públicas, e ainda iniciativas socio-media (redes sociais,etc). Sumário: 1. Tanto a Viniportugal como a CAWS estão confiantes no sucesso do Mercado chinês de importação de vinhos. Havendo um importante historial e estratégia no Mercado, relativamente a promoção e educação; 2. A diversidade de castas, e as técnicas utilizadas fazem dos vinhos portugueses únicos e atractivos ao consumidor chinês; 3. Cada vez mais consumidores chineses, procuram produtos especiais. Como tal, é uma janela de oportunidade para os vinhos portugueses ganharem maior reputação no Mercado chinês; 4. O Grand Tasting, as reuniões 1-1, assim como o semin á rio, desempenharam um papel bastante professional e eficiente junto dos professionais chineses que se encontravam à procura de mais informações acerca de Portugal e os seus vinhos, para desta forma promover as actividades comerciais. Links: biz=mjm5oda4odqxna==&mid= &idx=1&sn=4 23a19015dcf25e7165d1bac3b58c72f&chksm=bed a2da7368ab21c6aeec1e14ed a0e052b875089c499469e7c2a31c1dca8e#rd Exemplares de Artigos Media:

10

11

12 Avaliação do Evento Resultados Questionários No geral, a maioria dos participantes teceram elogios ao Roadshow realizado, considerando eventos do género como bastante importantes para a promoção dos vinhos portugueses, sendo além de atractivos, profissionais e eficientes. Por outro lado, foi também sugerido diminuir ligeiramente o número durante as reuniões 1-1, por exemplo, de 16 a 20, com o objetivo de gerenciar melhor a duração da reunião e garantir o efeito final da Comunicação

13 Avaliação Avalie o sucesso do evento tendo em consideração os objectivos vs resultados. Pontos Fortes: Convidados em, mais do que o objectivo estipulado (150Pax), sendo a maior parte profissionais; 2. A CAWS conseguiu ajudar a organizar o eventos relacionado de forma calma e ordeira. Especialmente no caso da ausência e da chegada tardia das amostras de vinho dos produtores portuguesas, a equipa da CAWS realizou tremendos esforços extras para ajudar a coordenar a empresa de logística e ajudar sucintamente na chegada mais rápida dos vinhos portugueses e, finalmente, garantir o funcionamento pontual do evento; 3. O roadshow atraiu muitos profissionais, que ajudaram a cultivar o interesse do mercado e promover a imagem dos vinhos portugueses na China. Além disso, chamou a atenção dos importadores, comerciantes e assim por diante, não só criando possibilidades de negócios, mas também ajudando a aumentar a confiança dos consumidores chineses nos vinhos portugueses. Mais importante ainda, durante o processo, os produtores portugueses estabeleceram com sucesso uma sólida relação comercial com importadores chineses, comerciantes, retalhistas, distribuidores e até Wine Lovers, e é provável que contribua para o futuro comércio do vinho português; 4. O roadshow soube aproveitar toda a cobertura média pública chinesa para expandir seu alcance de influência, aproveitando uma quantidade considerável de exposição de média sobre eventos relacionados em cada cidade. Pontos Fracos: Nenhum Recomendações e Aprendizagens: Outras Considerações: 1. O Seminário além de informativo, é fácil de compreender, como tal deve ser uma iniciativa a continuar; 2. As reuniões1-1 são modelos recentes para os importadores chineses, e ainda não estão muito habituados a esta forma de comunicação aprofundada. Portanto, é aconselhável modificar a forma e os procedimentos das reuniões 1-1 de acordo com a preferência dos importadores e consumidores chineses, de modo a torná-lo mais facilmente aceitável;

14 3. Com o objetivo de gerir melhor o tempo de duração e garantir o efeito final da comunicação, é aconselhável reduzir adequadamente a intensidade da reunião para cada importador. Uma opção é reduzir o número de produtores para a reunião 1-1 (provavelmente 16 a 20 são mais adequados). Alternativamente, pode-se aumentar o número de importadores e os importadores não são solicitados a atender todas as vinícolas. Resultado Quantitativo (1-5): 20% Abaixo dos objectivos 10% Abaixo dos objectivos 40% Objectivo Cumprido 10% Acima dos objectivos 20% Acima dos objectivos Resultado Qualitativo (Fraco-Bom-Excelente): -1 UNIT SCORE GOOD= +0.5 UNIT SCORE =+1 UNIT SCORE Resultado Final: Resultado Quantitativo +Resultado Qualitativo