TERMOS DE REFERÊNCIA (TdR):

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1 1 TERMOS DE REFERÊNCIA (TdR): MANIFESTAÇÃO DE INTERESSE: AGÊNCIA DE COMUNICAÇÃO E PUBLICIDADE 1. INTRODUÇÃO A Comissão Permanente das Águas da Bacia Hidrográfica do Rio Okavango (OKACOM) é uma organização de bacia hidrográfica estabelecida através do Acordo da OKACOM de 1994 por três estados ribeirinhos de Angola, Namíbia e Botsuana para gerir conjuntamente os recursos hídricos no rio Cubango-Okavango, uma bacia que os países partilham em conjunto. As actividades da OKACOM na bacia apoiam as melhorias dos meios de subsistência das pessoas e a conservação dos recursos naturais da bacia. Seu trabalho oferece igualmente o potencial para contribuir para o desenvolvimento económico dos três estados ribeirinhos. Através do seu Secretariado, a OKACOM promove a gestão integrada transfronteiriça da Bacia Hidrográfica do Rio Cubango-Okavango (BHRCO). A OKACOM presta assessoria técnica aos Estados-Membros e às partes interessadas da bacia, para que possam proporcionar desenvolvimento e crescimento equitativos e sustentáveis quanto a questões relacionadas com a conservação, desenvolvimento e utilização de recursos hídricos na BHRCO. O secretariado também fornece um fórum para os Estados Membros discutirem questões de interesse mútuo, comunicar, preparar conselhos e recomendações para abordar as questões transfronteiriças abrangentes da BHRCO. A OKACOM também criou centros educacionais (biblioteca-centro de educação da OKACOM) em todos os três estados ribeirinhos, ou seja, em Angola na Biblioteca da Universidade Cuito Cuanavale, na Namíbia - no Ministério da Agricultura, Água e Florestas no Rundu e Botsuana- Biblioteca Nacional em Maun. Estes centros estão arquivados com materiais educacionais e produtos de pesquisa da OKACOM desenvolvidos na bacia. Seu objectivo é educar as partes interessadas sobre os desafios e actividades na bacia, bem como promover futuros interesses de pesquisa. A OKACOM visa educar e sensibilizar sobre estes centros a fim de criar valor para o trabalho.

2 2 2. OBJECTIVO Este documento estabelece os termos de referência para a nomeação de uma Agência de Comunicação e Publicidade para ajudar a OKACOM com os serviços de Relações Públicas (RP) e Comercialização, conforme e quando exigido pela OKACOM. Para este propósito, a agência irá: Sensibilização sobre a OKACOM e o seu mandato; Divulgar e promover os programas existentes da OKACOM Ajudar a construir relações e presença dos meios de comunicação social; Executar e rever as informações existentes da OKACOM, das partes interessadas e a estratégia de comunicação. 3. ÂMBITO DE TRABALHO Os seguintes serviços serão necessários para apoiar a implementação de RP, e os programas de comercialização e de envolvimento das partes interessadas da OKACOM. Isto incluirá (mas não se limita) aos seguintes serviços: Planeamento e Compra de meios de comunicação (Impresso, Electrónico e Meios de Comunicação online) Produção de todos os anúncios. Revisão do Manual de Identidade Corporativa e de Marca da OKACOM Revisão da Comunicação da OKACOM, envolvimento das partes interessadas e estratégias de informação Desenvolvimento de um Plano de Acção de Comunicação e Envolvimento de Partes Interessadas Desenvolvimento de uma estratégia de meios de comunicação on-line / social e plano de acção de implementação Ajudar com outras actividades de imagem de marca e RP quando necessário Produção do Relatório Anual da OKACOM e do boletim informativo trimestral

3 3 Concepção e impressão de materiais promocionais e educativos Concepção e divulgação de anúncios em meios de comunicação impressa, electrónica e on-line Organizar as funções da OKACOM de alto perfil (quando necessário) Organizar eventos promocionais, tais como feiras, exposições de carreira, etc. Prestação de serviços de monitorização de meios de comunicação e serviços de avaliação Auxiliar nas plataformas de gestão de meios de comunicação social 4. CONTEÚDO DA PROPOSTA A proposta deverá incluir o seguinte: Introdução e antecedentes em relação à prestação de serviços de relações públicas e comercialização da Agência de Publicidade. Interpretação do âmbito do trabalho. Metodologia para produzir o Relatório Anual da OKACOM e outros materiais educativos. O conteúdo deve incluir planeamento e coordenação. Metodologia para produzir o boletim da OKACOM. O conteúdo deve incluir planeamento e coordenação. Metodologia para produção de materiais de exposição. O conteúdo deve incluir amostras de concepção de stands de exposição. Metodologia para produção de vídeos para uso eletrónico em diversas plataformas de meios de comunicação. 4.1 A MDI deverá ser apoiada pelos seguintes documentos: Um perfil da empresa que indica áreas de operações e experiências relevantes. CV detalhados de cada pessoal proposto a ser atribuído ao projecto. (o CV deve ser limitado a qualificações relevantes e experiência de Comercialização e RP)

4 4 Fornecer uma lista de três (3) clientes, descrição dos serviços oferecidos relevantes para o âmbito do trabalho, durante a vigência do projecto e carta de referência para cada cliente. 5. DISCRIMINAÇÃO DOS CUSTOS E PROJECÇÕES Os proponentes devem fornecer uma análise de custos e projectar o seguinte: OKACOM Classificação de Serviços Planeamento e Compra dos meios de comunicação Descrição do Serviço Preço Tempo necessário para o serviço Produção de um anúncio de 30 secundos de Rádio, TV e Meios de Comunicação Social Produção de um anúncio impresso corporativo A4 Produção de um anúncio de publicidade de cartaz nos meios de comunicação social Redacção e cópia escrita Produção Relatório anual (concepção, configuração, edição) 80 páginas, lista todos os custos envolvidos Boletim informativo (impresso e E-) configuração, concepção e edição Outros Gestão de contas e taxas de atendimento ao cliente DTP, preparação e material de estúdio 6. REQUISITOS OBRIGATÓRIOS Além disso, as propostas devem incluir a seguinte documentação de apoio:

5 5 1. Perfil da Empresa 2. Certidões fiscais originais 3. Equidade no emprego / cumprimento da acção de afirmação 4. Documentos de registo da empresa 5. Perfil da empresa - experiência demonstrativa no âmbito do trabalho descrito no ponto (3) 6. Perfil de especialista e credenciais (A inscrição com um órgão profissional será uma vantagem). 7. Lista detalhada de serviços e taxas aplicáveis. 8. Declaração de compromissos / disponibilidade actual. 9 Capacidade para entregar os serviços solicitados em Inglês e Português simultaneamente. É de salientar que: O acordo de nível de serviço será celebrado antes do início do trabalho, não obstante o custo total do exercício, e afim de garantir um desempenho de qualidade e resultados claros esperados pela OKACOM. A OKACOM reserva-se o direito de nomear o prestador de serviços da sua escolha de acordo com as suas políticas internas. A comunicação só será considerada com prestadores de serviços pré-seleccionados. Todas as propostas recebidas pela OKACOM tornar-se-ão propriedade da OKACOM e não serão devolvidas ao proponente. Os proponentes são, portanto, fortemente aconselhados a garantir que se preparem a tempo, dando tempo suficiente para despachar documentos, para evitar imprevistos que atrasem a entrega de propostas. Os proponentes mal sucedidos serão informados por escrito assim que o processo estiver concluído. O contrato é de dois anos renováveis e as despesas só serão incorridas conforme a entrega do projecto. Nenhumas taxas de retenção serão pagas à agência.

6 6 7. ESTABELECIMENTO DA LISTA RESTRITA Será estabelecida uma lista restrita de três a seis agências profissionais no final da solicitação de manifestações de interesse. A agência na lista de finalistas será convidada a participar (numa data, horário e local específicos em Gaborone) e apresentar o trabalho solicitado no ponto (5- Discriminação dos Custos e Projecções), e ser julgado nos seguintes critérios com base nos seus critérios. credenciais e experiência criativa. Qualificações do pessoal relevante para o trabalho 30% Experiência da Agência e individual na área da tarefa, conforme mostrado nas amostras de trabalho e compreensão dos TdR 50% Experiência com empresas globais de comunicação e comercialização 10% Conhecimento da região da SADC 5% Conhecimento das novas tendências 5% 8. APRESENTAÇÃO DE PROPOSTAS A apresentação de propostas deverá ser submetida e claramente maracada: Manifestação de Interesse: Agência de Comunicação e Publicidade Atenção: Ms N. Nakwafila, CPRP Gestora de Comunicação e Divulgação Secretariado da OKACOM, Po Box 25741, Plot 25019, Old Lobatse Road, Gaborone- Botswana ndahafa@okacom.org Móvel: / Tel: , Fax: DATA E HORA DE ENCERRAMENTO PARA ENVIAR PROPOSTAS: Terça, 25 DE SETEMBRO DE 2018 ÀS 23H59 (HORA LOCAL DO BOTSUANA)