FACULDADE DE SÃO VICENTE BACHARELADO EM ADMINISTRAÇÃO RELATÓRIO FINAL DE ESTÁGIO EMPRESA: SANTOS CONTAINER LTDA - EPP EDISANDRA ANDRADE DE OLIVEIRA

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1 FACULDADE DE SÃO VICENTE BACHARELADO EM ADMINISTRAÇÃO RELATÓRIO FINAL DE ESTÁGIO EMPRESA: SANTOS CONTAINER LTDA - EPP EDISANDRA ANDRADE DE OLIVEIRA DISCIPLINA: ESTÁGIO SUPERVISIONADO Prof.ª ORIENTADORA: ELAINE TRINDADE SÃO VICENTE 2013

2 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO APRESENTAÇÃO A EMPRESA A História Serviços Missão Visão Valores ESTRUTURA ORGANIZACIONAL O Estágio Emissão de Faturamento Cobranças de Avarias (reparos) Contas a Receber Cobranças Internas Cobranças Externas Cobranças Realizadas através de Empresas de Recuperação de Crédito ATIVIDADES DESENVOLVIDAS E RELACIONADAS COM AS DISCIPLINAS CURSADAS NO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS

3 1. INTRODUÇÃO: O presente trabalho refere-se ao período de 29 de Outubro de 2012 até 31 de Outubro de 2013, onde foi efetuado estágio no setor financeiro (contas a receber) da empresa Santos Container Ltda-EPP contrato firmado entre eu e a Faculdade de São Vicente, dando-me maior conhecimento nas atividades relacionadas a cobranças, emissão de notas fiscais, detalhamento para emissão de faturamento com o intuito de colocar em prática todo o aprendizado durante os quatro anos de curso. Através das disciplinas: Desenvolvimento Pessoal e Profissional, Administração de Comércio Exterior, Patrimônio e Logística, Teorias da Administração, Matemática Financeira, Análise Contábil e Financeira, Contabilidade Geral e Aplicada, Responsabilidade Social, Filosofia e Ética, Leitura e Produção de Texto, Técnicas de Oratória, Comunicação, Gestão de Pessoas e Gestão de Sistema de Informações, estou podendo crescer profissionalmente conquistando o meu espaço na área o qual escolhi. 3

4 2. APRESENTAÇÃO: O objetivo deste trabalho é demonstrar o conhecimento adquirido no ramo de locação e venda de containeres como também projetos especiais. Aproveito para apresentar a história da empresa Santos Container Ltda - EPP, expor a prestação de serviços bem como citar a missão, a visão e os valores da empresa. Apresentarei aqui os conhecimentos que adquiri na vaga de estágio como Assistente Financeiro, contas a receber e faturamento. 4

5 3. A EMPRESA A história: Desde 1979, a Santos Container atua no mercado com transformação e aluguel de containeres marítimos, além de logística e atendimento a vários setores da navegação, plataformas e construção civil. Procurando aprimorar nossos serviços com a qualidade que o mercado exige, buscando a satisfação dos nossos clientes e oferecendo soluções rápidas, dispomos de sistema de segurança interno através de câmeras de monitoramento, equipe de segurança e portaria especializadas em uma área de m², infra-estrutura de aproximadamente 2.100m² de oficina coberta, almoxarifado com sistema informatizado e rigoroso controle de qualidade e uma equipe de profissionais habilitados para o fornecimento de quaisquer recursos e informações que se fizerem necessárias. Estamos a uma distância de 13 km da Alemoa, 24 km do porto, 44 km da margem esquerda e 60 km da área industrial de São Paulo. Considerando que estamos somente a 200m da Rodovia dos Imigrantes, que é o principal trecho de acesso. 1 Informações obtidas no site da empresa: <acessado em , às 22:20hs> 5

6 3.1 SERVIÇOS: Recebimento e entrega de contêineres vazios; Armazenagem; Inspeção (reparos); Transformação de containeres; Projetos especiais em containeres; Venda; Locação. 3.2 MISSÃO: Projetar soluções técnicas e criativas na transformação de containeres marítimos em módulos habitáveis; Garantir qualidade e eficiência nos serviços prestados; Capacitar nossos colaboradores para novas ocupações dentro da empresa, valorizando em primeiro lugar a mão de obra interna na possibilidade de novos recrutamentos; Incentivar nossos colaboradores e suas famílias para o reaproveitamento e segregação de materiais recicláveis, contribuindo para a preservação do meio ambiente. 3.3 VISÃO: Melhorar continuamente a qualidade de nossos serviços e a capacitação de nossa mão de obra, almejando ser reconhecidos como referencia em reparos e transformação de containeres marítimos, ampliar a carteira de clientes e buscar a lucratividade reduzindo desperdícios e retrabalho. 6

7 3.4 VALORES: O Grupo Santos Container realiza suas atividades prezando pela QUALIDADE dos serviços e SEGURANÇA para os seus colaboradores sempre com ÉTICA e RESPEITO a todos que direta ou indiretamente pavimentam o nosso caminho. 4. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL: O organograma abaixo foi realizado de maneira simples para representar a hierarquia dentro da área administrativa da empresa Santos Container Ltda - EPP: Área administrativa, setores: Diretoria, Financeiro, Comercial e Departamento Pessoal. 7

8 5. O ESTÁGIO: As atividades das minhas funções: 5.1 EMISSÃO DE FATURAMENTO: Após o fechamento do negócio através do setor comercial o cliente agenda a retirada do container o qual será cobrado à locação a partir da data de retirada. A locação pode ser cobrada proporcionalmente como também o período integral dependendo da data da retirada do container. Durante todo o mês os atendentes do setor comercial vão passando informações adicionais como, por exemplo: se é para cobrar o valor do transporte, armazenagem, movimentação, data de vencimento, política de pagamento dos clientes, endereço de cobrança, do setor financeiro da empresa do cliente. Conforme vão passando as informações vou anotando para incluir na fatura no ato da emissão do faturamento. Essas informações são registradas e formalizadas através de s. A partir do dia 28 de cada mês eu começo a emitir o faturamento juntamente com todas as informações passadas pelo setor comercial. Processo de faturamento: Emissão de fatura com data de vencimento, período de locação, valor a pagar, banco e tipo de cobrança; Emissão de relatório de locação com detalhamento do container onde consta sigla e número do container com a data de retirada do container, tipo do container, e o período que está sendo cobrado; 8

9 Emissão de carta de aviso, documento onde consta o que está sendo cobrado e o que tem a pagar constando multa e juros se houver ou qualquer outra diferença a ser cobrado; Emissão de declaração; Emissão de boletos bancários realizados através de aplicativos do banco. 5.2 COBRANÇAS DE AVARIAS (REPAROS): No ato da devolução do container o setor operacional faz a vistoria no mesmo e sendo constatado que houve alguma avaria é enviado um com solicitação de autorização de reparo e fotos dos containeres com suas devidas avarias. No corpo do e- mail informa que após 72 horas a partir da data de envio do mesmo se não houver retorno por parte do cliente a cobrança será efetuada mesmo sem a devida autorização. Esse processo de devolução dos containeres é controlado através de uma planilha do Excel onde consta data de entrega do container, tipo do container, nome do cliente e data do envio do . Após as 72 horas do envio do a nota fiscal de serviço será emitida com prazo de pagamento de 10 dias a contar da data de emissão da nota. O dessa cobrança é enviado com os seguintes documentos: Nota Fiscal; Arquivo XML; Boleto. 9

10 5.3 CONTAS A RECEBER. O controle dos nossos recebimentos são feitos através de extratos bancários, onde o cliente efetua o pagamento através do boleto na data do vencimento e nós recebemos no dia seguinte, operação bancária chamada de D mais um. Os comprovantes de pagamento são impressos e anexados junto com as faturas o qual se refere os boletos pagos, em seguida é dado baixa no sistema e anotados as seguintes anotações na fatura: Banco onde foi efetuado o pagamento; Número de lançamento fornecido pelo nosso sistema chamado PÁTIO; Data de pagamento; Multa e juros se houver; Valor total constando a multa e juros. Após esse processo as faturas pagas são encaminhadas para a encarregada fazer a conciliação bancária. 5.4 COBRANÇAS INTERNAS. Após todos os processos de recebimento eu emito o relatório de inadimplentes para fazer a cobrança administrativa. Essa cobrança é realizada da seguinte maneira: Envio de para o cliente informando que o título está em aberto e que após três dias do vencimento o mesmo será protestado; No terceiro dia após o vencimento realizamos ligações para o cliente tentando uma negociação no prazo de pagamento do título em aberto; Caso não haja retorno por parte do cliente o título é protestado através do site do banco; Se houver inadimplência por mais de trinta dias nós enviamos um informando sobre a Rescisão Contratual. O controle dos inadimplentes é feito através de uma planilha do Excel sendo enviada toda segunda feira para o setor comercial, encarregados, gerência e diretoria para que todos tenham ciência. 10

11 5.5 COBRANÇAS EXTERNAS. As cobranças externas são efetuadas somente quando o cliente é inadimplente por mais de trinta dias ou quando o mesmo devolveu todos os containeres e não regularizou as devidas pendências. Essa cobrança é feita da seguinte forma: Havendo duas faturas pendentes no sistema nós enviamos um comunicando que se não liquidar o débito nós iniciaremos o processo de Rescisão contratual com as cláusulas do contrato de locação de bens; Não havendo um retorno por parte do cliente nós enviamos o comunicado de Rescisão contratual tanto por quanto pelo correio informando ao cliente que os mesmo têm trinta dias para devolução do container (caso o cliente não tenha devolvido os equipamentos); Após o envio do comunicado de Rescisão Contratual nós visitamos os clientes munidos de contrato de locação, faturas pendentes e comunicado de Rescisão contratual na tentativa de uma negociação do débito. Em casos que o cliente está devendo duas faturas por mais de trinta dias, ou que termine o prazo de Rescisão Contratual e não devolvem os equipamentos a empresa Santos Container Ltda EPP contrata a retirada dos mesmos repassando a cobrança do transporte para o cliente. 11

12 5.6 COBRANÇAS REALIZADAS ATRAVÉS DE EMPRESAS DE RECUPERAÇÃO DE CRÉDITO. Quando as cobranças já foram realizadas administrativamente tanto internas como externas e não conseguimos uma negociação positiva com o cliente nós enviamos para empresas especializadas em recuperação de crédito. Essas cobranças são enviadas quando existem três ou mais faturas pendentes e também quando o cliente é fora do estado de São Paulo e não há possibilidade de chegarmos até o cliente. As empresas de recuperação de crédito trabalham com atendentes treinados e especializados para esse tipo de cobrança. Eles têm as melhores maneiras de negociação e estratégias para recebimento dos débitos podendo parcelar em inúmeras vezes dependendo do valor devedor. Após o recebimento das parcelas o a empresa transfere o valor recebido para Santos Container Ltda EPP junto com a nota fiscal de serviço e boleto com o valor da sua comissão totalizando 10% em cima do valor recebido. Esses recebimentos são dados baixos da mesma forma que é feito as cobranças administrativas.. 12

13 6. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS E RELAÇIONADAS COM AS DISCIPLINAS CURSADAS NO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS: 1. Técnicas de Negociação: no setor de contas a receber onde exerço as funções de cobranças e controle de recebimentos é necessária muita habilidade para negociação bem como criar estratégias de cobranças tanto internas quanto externas. Para saber abordar um cliente inadimplente é preciso conhecer seu perfil para não assustá-lo e dessa forma perder a chance de negociar prazos e valores almejando a recuperação do crédito. 2. Gestão de Pessoas: Para exercer meu trabalho com qualidade preciso ter uma boa convivência com os demais colaboradores e também com os clientes, tentando manter um bom relacionamento para melhor realização das minhas atividades visando assim melhores resultados. Através das pessoas obtemos novos conhecimentos, novas amizades, informações para agilidade no trabalho, pois, sozinhos não conseguimos chegar a lugar nenhum. O trabalho em equipe consegue alcançar resultados muito mais positivos do que o trabalho individual. 3. Contabilidade Geral: Através dessa disciplina aprendi a controlar e organizar as cobranças e os inadimplentes. Os relatórios de recebimentos para análise da gerencia e diretoria é emitida através de planilhas de Excel para uma melhor visualização e controle. Podemos contabilizar nossos recebimentos através de extratos bancários podendo visualizar assim saldos positivos e negativos. 13

14 4. Matemática Financeira: Por estagiar na área financeira, essa matéria foi imprescindível para meu desempenho dentro das funções que eu exerço. Ela me ajudou, a saber, como cobrar juros e multa de atrasos de pagamentos bem como negociar parcelamento de dívidas usando juros simples e compostos. 5. Fundamentos do Marketing: Com essa matéria aprendi a reconhecer e definir problemas, desenvolver a comunicação para saber argumentar durante uma negociação, saber se posicionar e ter a iniciativa ao apresentar-se a novos clientes. Quando visitamos clientes para esclarecimentos de dúvidas ou mesmo para uma nova negociação comercial, precisamos ser claros ao apresentarmos nosso trabalho, usar toda a estrutura de marketing que temos para conquistar nossos clientes, fazendo assim terem credibilidade em nosso trabalho. 6. Estatísticas e Métodos Quantitativos: Para negociarmos valores com nossos clientes precisamos fazer uma apresentação organizada e clara dos números através de gráficos e planilhas, demonstrando assim controle e precisão durante uma negociação ou na tomada de uma decisão. É preciso haver muito controle quando trabalhamos diretamente com números, calcular minuciosamente cada valor para não deixarmos dúvidas na hora de negociarmos com o cliente, e dessa forma obtermos um resultado mais rápido e uma proposta positiva para ambas as partes. 7. Legislação Aplicada: Para efetuarmos uma cobrança ou até mesmo enviar uma carta de Rescisão Contratual quando não conseguimos receber de algum cliente, verificamos inicialmente todas as cláusulas do contrato para evitarmos maiores transtornos na tomada de uma decisão. Qualquer atitude errada pode causar grandes prejuízos para a empresa o que fará com que nossos líderes percam a confiança em nosso trabalho. 14

15 8. Gestão de informações: Na empresa, era utilizado um computador por colaborador, todos os sites, programas e s eram vigiados pelo sistema de TI da empresa. Os programas utilizados eram: Pátio (Programa utilizado por todos os colaboradores da empresa. Outlook (Enviar e receber s); Excel (Planilha para controle de cobranças, inadimplentes, fluxo financeiro de todas as contas da empresa); Aplicativos do Banco do Brasil, Bradesco, Caixa Econômica Federal e Santander (usado no setor financeiro principalmente no setor de contas a receber para emissão de boletos, controle de recebimentos, protestos, baixa de títulos liquidados e emissão de estratos bancários); Aplicativo para emissão de NFS-e (usado pelo setor de contas a receber para emissão de notas fiscais de serviço e cadastro de clientes). 9. Pesquisa Operacional: Demonstrar habilidade na resolução dos problemas e conhecimento na técnica apresentada para negociação fazemos o levantamento de débitos através de modelos matemáticos e quantitativos para melhor visualização e credibilidade do cliente. Todas as nossas negociações são feitas detalhadamente visando à confiança do cliente na prestação dos nossos serviços, buscando a satisfação dos mesmos para fidelizarmos futuras negociações e sucesso em nossos negócios. 10. Auditoria em Administração: Analisados pendências e buscamos a produtividade no setor financeiro evitando perdas e prejuízos. Controlamos minuciosamente cada caso de inadimplência e cada pagamento em atraso para não haver erros no nosso fechamento de caixa geral. No final de todos os meses revisamos todas as planilhas de controle financeiro e após confirmamos todas as informações emitimos relatórios para as assinaturas da Diretoria. 15

16 7. CONSIDERAÇÕES FINAIS: Através do estágio no setor financeiro eu pude escolher qual área seguir, pois, através da prática nesse setor eu me identifiquei com cada função que exerço e em toda minha rotina diária aprendo cada dia mais. Em cada atividade que vivencio tem um pouco de tudo que aprendi na faculdade, em todas as minhas tomadas de decisões tem um pouco de cada dica dos professores que muito nos ajudaram. O estagio é importância para o estudante independente do curso o qual esteja estudando, na verdade o estágio nos proporciona praticar tudo àquilo que aprendemos em sala de aula. Nas rotinas diárias da empresa podemos fixar com mais clareza toda a parte teórica que aprendemos com os professores, obtendo assim maior conhecimento nas funções e melhorando profissionalmente a cada dia no intuito de alcançarmos nossos objetivos. Essa experiência está sendo gratificante, gosto muito do que faço e tento inovar dentro das minhas atividades visando agilidade e praticidade no setor financeiro e principalmente no processo de cobrança. Aprendi que o trabalho em equipe só nos favorece e nos fortalece, pois, todos juntos fazemos melhor do que uma pessoa só. Na vida devemos estar abertos a aprender e a ensinar, respeitando as diferenças de todos e aprendendo a viver com igualdade com cada um. Devemos praticar a humildade e respeitar o próximo em qualquer situação. 16

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