9 Passos Simples de Serem Implementados no dia a dia

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Edison Klettenberg da Silva
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2 Introdução Como faço para diminuir a inadimplência dos meus clientes? No caso de escritórios de contabilidade, a inadimplência consiste do não pagamento em dia ou pra sempre de um cliente para quem se prestou um serviço. Para saber como anda a inadimplência no seu escritório, vale identificar em qual faixa de inadimplência ele se encontra e, assim, será mais fácil definir como se organizar. Faixas de Inadimplência 0% a 5% 5% a 15% 15% a 25% Normal Cuidado Muito Grave Temos aqui sugestões fundamentais para que você reduza em até 70% sua taxa de inadimplência. Porém, antes de começarmos, vale a pena ter-se em mente alguns dos aspectos que mais contribuem para as altas taxas de inadimplência em escritórios de contabilidade, principalmente no Brasil. Muitos contadores ainda são percebidos como parceiros e não como prestadores de serviços profissionais; Contadores raramente tem um processo estruturado de ; Ausência de colaboradores dedicados a função e treinados; Clientes acostumados a pagar em atraso ou por último; Clientes mau pagadores não têm incentivo para acertar as contas; Ferramentas de são muito trabalhosas; O que vamos propor agora será fundamental não só para a mudança do comportamento descrito acima, como também contribuirá efetivamente para a redução da taxa de inadimplência no seu escritório. 1

3 1 Identificando o padrão de comportamento Entenda a espiral da inadimplência observando a sequência: Atraso no pagamento de algumas contas; Contas em atraso se avolumam (+30, + 60 dias); Tentativa de negociação do valor em aberto; Não cumprimento do acordo; Perda do cliente e perda do valor em aberto; 2 Não tome decisões que não estejam formalizadas Não caia na armadilha ele finge que me paga e eu finjo que trabalho. Evite os seguintes passos quando não houver cumprimento do acordo: Suspensão dos serviços sem formalização adequada; Multas, discussão e estresse; Perda do cliente e perda do valor em aberto; 3 Organizando a rotina de s do seu escritório a proposta detalhada e assine um contrato de prestação de serviços com seus clientes. É recomendado que a proposta defina o escopo, os preços e as consequências da inadimplência. Depois de aceita e assinada a proposta, o prestador de serviços envia ao cliente um contrato onde estão definidos além dos termos da proposta, as multas e juros. Defina claramente o escopo do seu serviço Importante para definir serviços incluídos no contrato; Liste os itens que serão cobrados a parte Esclarece que o contrato não inclui todos os serviços; 2

4 Defina claramente obrigações do seu cliente (envio de documentos no prazo, etc.) Alerta o cliente para suas obrigações; Defina multa e juros para pagamentos em atraso (10% + 1% am) Melhora a pontualidade dos pagamentos; Defina condições para suspender prestação de serviços por não pagamento (30 dias) Evita desentendimentos decorrentes de uma possível paralização dos serviços e coloca o contador na lista de prioridades de pagamento; 4 Você precisa estar disposto ao desconforto Se você quer mudar, você precisa estar disposto ao desconforto. Cobre multas e juros de seus clientes. A possibilidade de um pagamento de multa faz com que o cliente priorize o pagamento em dia. 5 Organize-se Crie uma régua de. Mas o que é uma régua de? Consiste em uma agenda que avisa ao departamento financeiro o que este deve fazer com o cliente inadimplente, desde o envio do primeiro boleto de até a suspensão da prestação de serviços. Exemplo de régua: Ligação de Cobrança (DP fin) Envie o Boleto de Cobrança lembrete de manhã D+5 Data de Vencimento D+3 D+10 (ou carta) comunicando a suspensão do serviço em 30 dias D+17 D+24 Ligação amigável do sócio D+30 D+37 Suspensa os Serviços e faça uma comunicação formal D+44 D+60 3

5 Ideal que a data do recebimento seja um pouco anterior a do vencimento; Recomendável que o boleto seja enviado mais ou menos 5 dias antes do seu vencimento; lembrete de na data do vencimento; Quando o titulo estiver vencido: Fazer a conciliação bancária no dia seguinte do vencimento; Identificar pagamentos não realizados e enviar perguntando sobre a não identificação de tal pagamento em até 2 ou 3 dias após o vencimento; Reenviar este , com boleto de pagamento em anexo, a cada 7 dias, até que o mesmo seja pago; Além do envio dos s, é importante que o departamento financeiro entre em contato com o cliente, em um período entre 7 e 10 dias, para que a incerteza e a impessoalidade dos s não sejam motivos para a falta de pagamento; Após 30 dias de inadimplência, é recomendável que se envie uma carta avisando sobre a suspensão dos serviços de contabilidade, dentro de 30 dias, caso o pagamento não seja regularizado. É importante que essa tenha aparência séria e profissional e, se possível, que atente o cliente quanto à existência de multas em decorrência da suspensão dos serviços e do atraso no pagamento; Contatos posteriores devem ser feitos diretamente pelo sócio, preferencialmente por meio de uma ligação amigável; Finalmente, caso o pagamento não tenha sido feito após 60 dias, é importante que se suspenda a prestação de serviços formal e legalmente, por carta ou redigido por um advogado, preferencialmente; OBS.: Crie sua própria régua de acordo com a rotina do seu escritório. É de extrema importância que sua régua seja justa e que seu cliente tenha uma percepção clara sobre a organização financeira e sobre a seriedade das s no seu escritório. 4

6 6 Organização interna Divida as funções no seu escritório. O responsável pela e não deve ser o mesmo responsável pelas funções comerciais e operacionais do seu escritório. As partes comercial e operacional devem ter como responsáveis pessoas: Carismáticas; Com boa comunicação; Com bom conhecimento da operação Já os responsáveis pelo departamento financeiro devem: Ser disciplinados; Ser detalhistas; Ser metódicos; 7 Seja sempre profissional e educado Seja sempre profissional e educado e não tenha constrangimento em cobrar. As pessoas são acostumadas a serem cobradas e isso faz parte de um negócio. Além do mais, é mais fácil fazer com que pessoas paguem profissionais sérios e educados do que grosseiros e pouco profissionais. 8 Identifique os mal pagadores Comece a depurar sua base de clientes. Identifique os mal pagadores e opte por não trabalhar mais com eles. Além disso, coloque nossas sugestões em prática e reduza consideravelmente a taxa de inadimplência do seu escritório. 5

7 9 Evite usar ferramentas complexas Evite usar ferramentas complexas e trabalhosas em seu sistema de. Isso gera: Inconstância na ; Diﬁculdade de seguir a régua; Altas taxas de inadimplência; Gostou do Conteúdo? Nos ajude compartilhando nas Redes Sociais! 6

8 Todas essas dicas poderão ser usadas de maneira muito mais fácil usando-se o Nibo. Fundado em 2012, o Nibo tem como objetivo ajudar empresas e escritórios de contabilidade a organizarem e otimizarem suas rotinas, de forma simples e intuitiva. Por meio de uma plataforma que pode ser acessada de qualquer lugar, a empresa permite que os profissionais possam gerenciar gestão financeira, integrar com a contabilidade e simplificar processos manuais. AGENDE UMA DEMONSTRAÇÃO 7

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