RELATÓRIO DO II FÓRUM DOS SECRETÁRIOS

Transcrição

1 RELATÓRIO DO II FÓRUM DOS SECRETÁRIOS PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS E DO TRABALHO PROGEP Universidade Federal de Alagoas 18/08/2010

2 UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS Reitora Ana Deyse Rezende Dorea Vice-Reitor Eurico de Barros Lôbo Filho PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS E DO TRABALHO Pró-Reitora Sílvia Regina Cardeal Coordenadoria de Desenvolvimento de Recursos Humanos Coordenadora: Cleide Ferreira Pinto Setor de Capacitação Coordenadora do Programa de Capacitação: Lucenilda de Andrade Rocha Édina Ferreira de Sá Maria Anunciada Casado de Albuquerque Miguel Rodrigues dos Santos Rafaelly Francine Nascimento França Silmar Paes de Lima Thatiane Oliveira Pita dos Santos Responsável pela pesquisa e elaboração do documento: Thatiane Oliveira Pita dos Santos 2

3 SUMÁRIO 1. APRESENTAÇÃO INTRODUÇÃO METODOLOGIA AVALIAÇÃO Estrutura geral e local de realização do evento Avaliação das palestras Avaliação do evento Sugestões Resultados CONCLUSÕES CONSIDERAÇÕES FINAIS...18 ANEXOS Programação do II Fórum dos Secretários 3

4 APRESENTAÇÃO O II Fórum dos Secretários foi planejado com o intuito de proporcionar reciclagem a respeito das competências atribuídas a esse profissional e da comunicação exercida pelo secretário em suas relações de trabalho, além de proporcionar discussões e informes a respeito das rotinas administrativas com as quais os mesmos lidam diariamente. Público-alvo: Secretários Executivos e Administrativos da UFAL. Data: 15 de Julho de Horário: 08h às 12h e 14h às 18h Local: Hotel Enseada 4

5 INTRODUÇÃO O relatório em questão visa descrever o evento ocorrido e apresentar os resultados da avaliação do mesmo, evidenciando os pontos de sucesso e os de melhoria para que sirvam de base para o aperfeiçoamento de ações similares. O relatório é estruturado da seguinte forma: INTRODUÇÃO, AVALIAÇÃO, CONCLUSÕES E CONSIDERAÇÕES FINAIS. Na AVALIAÇÂO são descritos os resultados relacionados à 1) estrutura geral e local de realização do evento, onde são consideradas as condições físicas do auditório bem como a comodidade oferecida; 2) avaliação das palestras, onde há uma análise sobre a contribuição das palestras e sobre o desempenho dos palestrantes; 3) avaliação do evento, onde há uma avaliação global sobre a importância do fórum, e; 4) sugestões, onde os participantes sugerem temas a serem tratados no próximo fórum. A avaliação do fórum foi de grande importância, pois, através dela, pudemos mensurar nossas ações e adquirir embasamento suficiente para, com maior segurança, traçar ações futuras com uma maior assertividade e eficácia. 5

6 METODOLOGIA Foram realizadas duas palestras com os temas: As Novas Competências do Secretariado no Setor Público e Relações de Trabalho e Comunicação. Foi reservado um momento para os informes de rotinas administrativas com apresentações feitas pelos representantes de alguns departamentos e órgãos de interesse para o desenvolvimento das atividades de secretariado. Neste momento houve a oportunidade de realização de perguntas pelos participantes proporcionando o esclarecimento de dúvidas e demais questionamentos. Ao final do evento foi realizada uma dinâmica de grupo conduzida por psicólogos. Foi realizada a pesquisa de avaliação do evento através do encaminhamento de questionários aos participantes via . A pesquisa foi descritiva, quantitativa e qualitativa, viabilizada pela utilização do método Survey com a aplicação de questionários estruturados, tais questionários compostos de questões dicotômicas, abertas, de múltipla escolha intervalares e nominal. 6

7 AVALIAÇÃO O II Fórum dos Secretários, realizado no dia 15 de julho, contou com a presença de 60 servidores. O evento foi realizado no Hotel Enseada, onde pudemos contar com uma estrutura satisfatória, ocorrendo problema apenas com o acesso à internet. Não foi solicitado apoio ao NTI, este apoio poderia ter sido muito útil na resolução do problema acima citado. Recebemos apoio do setor de transporte que disponibilizou veículo durante todo o dia. O bolsista recém-chegado ao setor de capacitação foi um suporte essencial durante o evento. O questionário enviado por consta de 14 questões, sendo 3 abertas e 11 fechadas. Foi solicitado que o respondente pontuasse de 1 a 10 cada questionamento correspondente às questões fechadas. Assim, consideraremos as respostas: entre 1 e 2 : péssimo entre 3 e 5 : ruim entre 6 e 7 : bom entre 8 e 9 : muito bom 10 : excelente 7

8 Estrutura geral e local de realização do Evento ADEQUAÇÃO DO AUDITÓRIO AO NÚMERO DE PARTICIPANTES Bom 6% Muito Bom 17% Excelente 78% LOCALIZAÇÃO DO AUDITÓRIO Ruim 6% Bom 6% Muito Bom 22% Excelente 67% 8

9 CONDIÇÕES AMBIENTAIS DO LOCAL Bom 22% Excelente 39% Muito Bom 39% CARGA HORÁRIA DO ENCONTRO Suficiente 39% Insuficiente 61% 9

10 COORDENAÇÃO-GERAL DO EVENTO Bom 11% Excelente 44% Muito Bom 44% Avaliação das Palestras PALESTRA "AS NOVAS COMPETÊNCIAS DO SECRETARIADO NO SETOR PÚBLICO" Muito Bom 35% Excelente 65% 10

11 MOMENTO "INFORMES DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS: SINFRA, DCF, DAP, NTI, ASCOM." Péssimo 6% Ruim 12% Bom 6% Excelente 47% Muito Bom 29% PALESTRA "RELAÇÕES DE TRABALHO E COMUNICAÇÃO" Muito Bom 39% Excelente 61% 11

12 DINÂMICA "VIVÊNCIA DE DINÂMICA DE GRUPO" Péssimo 6% Ruim 6% Muito Bom 19% Excelente 69% Avaliação do Evento O FÓRUM CONTRIBUIU PARA A AQUISIÇÃO DE CONHECIMENTOS SOBRE O PAPEL DOS SECRETÁRIOS? Em Parte 22% Sim 78% 12

13 AVALIAÇÃO DO II FÓRUM DOS SECRETÁRIOS Ruim 6% Excelente 41% Muito Bom 53% O ENCONTRO ATENDEU ÀS SUAS EXPECTATIVAS? Não 25% Sim 63% Em Parte 13% Os que responderam que sim, disseram que as palestras foram bastante enriquecedoras e apresentaram as competências do secretário no serviço público trazendo novas reflexões sobre a nova interface do secretário. A exposição sobre a importância do trabalho do secretário para a Universidade e a importância de se 13

14 trabalhar em equipe, foi um diferencial. Além da troca de experiências, conhecimento de novos colegas e interação com os mesmos. Os que responderam que não, justificam sua resposta principalmente na carga horária citada como insuficiente e na pouca exploração do momento destinado aos informes de rotinas administrativas. Também foi citada a falta de objetividade e praticidade. Quem respondeu em partes se baseou na exploração inadequada do momento dos informes que soou como desabafo e não como momento de achar soluções, pouco tempo dado a ASCOM e à comunicação de forma geral. Além do tempo insuficiente. MOMENTO MAIS SIGNIFICATIVO NO FÓRUM: Palestras 22% Todo o Fórum 22% Dinâmica de Grupo 11% Rotinas Administrativas 22% Encontro e reencontro com colegas de trabalho 22% Destaque para a SINFRA nas rotinas administrativas. Foi citado que apenas o fato de ter havido o encontro faz com que os servidores sintam-se valorizados. 14

15 Sugestões Através das questões abertas obtivemos as seguintes sugestões, em ordem decrescente de indicação, de assuntos para compor a agenda de programação do próximo Fórum em 2011: Rotinas administrativas Redação oficial Postura e ética profissional Gestão de pessoas Cultura organizacional Gestão de processos Treinamento para secretários Papel e importância do servidor público O secretário e a tecnologia Padronização dos documentos da UFAL Resultados: Estas informações correspondem à opinião de uma parcela correspondente a 30% do total de participantes do evento. Podemos atribuir, em grande parte, este baixo percentual à forma de aplicação do questionário que foi via . Avaliação da estrutura geral e local do evento : O resultado da avaliação foi satisfatório, uma vez que os quesitos adequação do auditório, localização, condições ambientais e coordenação geral foram avaliados de forma muito positiva. Já a carga horária foi relatada como sendo insuficiente por 61% dos participantes. Avaliação das palestras: No geral, foram avaliadas de forma bastante positiva. Entretanto, o Momento Informes de Rotinas Administrativas deixou a desejar, não por sua relevância e utilidade para os secretários que são indiscutíveis, mas pelo 15

16 tempo que foi destinado a este momento, relatado por quase a totalidade dos respondentes como insuficiente. Já com relação à Dinâmica de Grupo, apesar de ter sido avaliada de forma muito satisfatória, não é uma atividade bem aceita por algumas pessoas. Avaliação do evento: A avaliação, no geral, foi muito satisfatória. Foi relatado que o Fórum contribuiu para a aquisição de novos conhecimentos, atendendo quase que em sua totalidade a todas as expectativas, com palestras enriquecedoras que evidenciaram a competência dos secretários no serviço público, despertando até uma conscientização sobre a importância e o papel do secretário como servidor público e como integrante da UFAL. O trabalho em equipe, a interação com os colegas e o conhecimento de outros foi muito significativo. Os pontos de melhoria apontados foram a carga horária, que deveria ser maior, e o momento de Informes de Rotinas Administrativas, que também deveria ter um tempo maior para explanações e esclarecimento de dúvidas. Neste II Fórum realizamos a arrecadação de donativos para as vítimas das enchentes em Alagoas. 16

17 CONCLUSÕES A pesquisa realizada foi de grande valia, pois ofereceu informações importantes com relação à satisfação dos servidores participantes do Fórum e forneceu o feedback do evento. Através da avaliação do fórum detectamos que conseguimos alcançar, em grande parte, os objetivos propostos com a sua realização. Detectamos também que, a avaliação do evento no geral foi bastante positiva e observamos um alto índice de satisfação por parte dos participantes. Essa pesquisa conseguiu identificar os pontos de sucesso e os pontos de melhoria a serem observados no planejamento de eventos futuros. O fator tempo foi citado como principal ponto a ser revisto. Assim, constatamos a importância e a necessidade de eventos frequentes com a estrutura e formato do Fórum dos Secretários, entretanto com uma carga horária maior. 17

18 CONSIDERAÇÕES FINAIS Neste II Fórum dos Secretários conseguimos obter êxito em proporcionar um encontro onde pudemos oferecer novos conhecimentos, reflexões, interação, troca de experiências, satisfação, de forma geral, um resultado bastante positivo. Apesar de enfrentarmos as mesmas dificuldades estruturais (com a liberação do local e outros) conseguimos contornar e fazer o evento acontecer. E é de extrema importância que momentos como este se repitam, pois como foi relatado por um dos participantes, apenas o fato de haver um evento destinado ao servidor faz com este sinta-se valorizado e isso é fator motivacional dentro da instituição. Além disso são ocasiões como esta que facilitam a obtenção de informações importantes a respeito não somente do evento ou do servidor como uma estatística, mas a respeito de seu nível de satisfação, do clima organizacional, de suas necessidades e anseios, para que tenhamos subsídios suficientes para trabalharmos possíveis deficiências e assim aumentar a qualidade de vida e produtividade do nosso servidor. 18

19 ANEXOS 19

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