A verdade sobre. as equipes

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1 A verdade sobre as equipes A gestão por equipe não é um conceito universal, aplicável a todas as empresas. Os executivos devem analisar sua conveniência e compreendê-la antes de implementá-la Por Kenneth J. Mussnug e Aaron W. Hughey RECURSOS HUMANOS 140 Empresas e funcionários começam a reclamar abertamente das equipes de trabalho autodirigidas. A Florida Light and Power Company, empresa de distribuição de energia elétrica dos EUA que já ganhou o Prêmio Deming de controle de qualidade, reduziu há pouco a participação dos funcionários quando estes reclamaram que as reuniões de equipe e as tarefas de solução de problemas estavam interferindo no trabalho real pelo qual eram responsáveis. Dirigentes sindicais da fábrica da Saturn em Spring Hill, Tennessee, mostram-se cada vez mais impacientes com a rigorosa adesão da empresa ao conceito de equipes, pois a consideram prejudicial à produtividade. Como explicar esse fenômeno, uma vez que a estratégia de gestão baseada em equipes é tida, nesta década, como a melhor forma de promover o empowerment dos funcionários e a melhoria da qualidade? Parte das reclamações se deve ao fato de as empresas terem adotado o conceito pelos motivos errados para não ficar atrás da concorrente ou porque recebeu ordens da matriz ou sem uma compreensão clara do que se tratava. Este artigo tenta resolver o problema, descrevendo em detalhe quando uma empresa deve recorrer a equipes autodirigidas e as condições que as fazem ser eficazes. Kenneth J. Mussnug e Aaron W. Hughey trabalham no Departamento de Liderança Educacional da Western Kentucky University, Kentucky, EUA. Antes de tomar qualquer decisão quanto a adotar ou não a gestão por equipes, toda empresa deve fazer uma análise de suas necessidades. Somente assim será capaz de determinar a conveniência e a adequação da mudança. Tal análise deve ser relativamente objetiva e não consumir tempo demais. Em geral, é possível fazê-la em apenas algumas semanas. Ela deve definir claramente todos os problemas que a empresa está enfrentando no momento e fornecer uma justificativa sólida para que a mudança seja realizada. Tanto executivos quanto funcionários devem contribuir nesse processo. Uma análise de necessidades bem-feita permite que os funcionários exponham claramente as dificuldades que estão enfrentando no trabalho e ajuda os executivos a determinar se a mudança para o trabalho em equipe pode ajudá-los a resolver os problemas. Se a análise das necessidades

2 Image Bank/David de Lossy fornecer indicações de que a sua empresa não terá benefícios com a adoção das equipes, aceite o fato. Nada impede, entretanto, que a empresa ainda possa tirar proveito das equipes em certas áreas, como, por exemplo, segurança no trabalho. Se a análise das necessidades mostrar apenas que os funcionários teriam condições de trabalhar melhor em conjunto ou que a comunicação entre a direção da empresa e os funcionários precisaria ser melhorada, tenha em mente que sempre existem maneiras mais fáceis e eficientes de alcançar esses objetivos do que implementar um programa de equipes na empresa inteira. Os responsáveis pelo desempenho das equipes Durante muito tempo foi dito às empresas que responsabilizar alguém pela equipe era algo negativo, como se carregasse algum tipo de ameaça implícita. Mas a verdade é bem outra: eleger responsáveis mostrou ser absolutamente essencial para o sucesso desse conceito. Os integrantes precisam ter sempre alguém para quem prestar contas sobre a qualidade de seu trabalho. O processo de atribuição de responsabilidade precisa ser, no entanto, claramente definido para que possa ser compreendido por todos os integrantes da organização. A necessidade de as pessoas se responsabilizarem por seu trabalho é tão importante para as equipes autodirigidas como para as formas mais convencionais de gestão, se não mais. Os parâmetros segundo os quais a equipe funciona devem ser cuidadosamente delineados e o processo de tomada de decisão totalmente compreendido e aceito por todos os seus membros. Da mesma maneira, os líderes de equipe devem ser capazes de diferenciar seu papel daquele do restante do grupo e estar dispostos a assumir certo grau de responsabilidade pelo progresso da equipe. É absolutamente essencial, portanto, que os líderes de equipe sejam cuidadosamente escolhidos A empresa deve fazer uma análise de suas necessidades para saber se valerá a pena adotar a gestão por equipes. Se a análise indicar que as equipes não trarão benefícios, a empresa tem de aceitar o fato 141

3 142 e especificamente treinados para desempenhar suas novas tarefas. Os líderes de equipe devem possuir uma série de atributos e capacidades interpessoais altamente desenvolvidas para obter sucesso em sua função. A responsabilidade básica de um líder de equipe é coordenar as atividades diárias de todo o grupo. A palavra-chave aqui é coordenar ; as decisões são realmente tomadas em conjunto. O líder de equipe não é um gerente no sentido tradicional. Para selecionar tais líderes, os executivos devem se valer de alguns dos vários instrumentos de avaliação do potencial dos funcionários. Esses instrumentos fornecem dados quantitativos e qualitativos sobre os traços singulares da personalidade de uma pessoa, sobre suas aptidões em relações interpessoais e sua posição diante de capacidades específicas necessárias para liderar uma equipe de trabalho autodirigida. Muitas empresas erram ao selecionar os supervisores para liderar as equipes. Treinamento Quando mudam sua estrutura administrativa para o conceito de equipe, algumas empresas tendem a investir tudo no treinamento. Quer dizer, elas dependem exclusivamente do treinamento para realizar com êxito a transição. Sem dúvida, o treinamento é um componente essencial da mudança para O QUE SÃO E COMO FUNCIONAM AS EQUIPES? É essencial que os líderes de equipe sejam cuidadosamente escolhidos e treinados para desempenhar suas novas tarefas. Devem ser pessoas capazes de coordenar em vez de mandar O termo equipe vem sendo aplicado a diferentes tipos de grupos de trabalho. A definição varia muito de empresa para empresa, em relação ao que é ou faz uma equipe, como ela é estruturada, qual a diferença entre seus membros e os funcionários convencionais, quais são suas limitações. Uma boa definição de equipe é a seguinte: um grupo de funcionários que trabalha para atingir uma meta específica, interagindo para compartilhar informações sobre os melhores procedimentos ou práticas e tomando decisões que estimulem todos os seus membros a utilizar plenamente seu potencial. Em geral, uma equipe é um grupo de funcionários responsáveis pela elaboração total de um produto ou pelo fornecimento de um serviço completo. E em uma equipe se espera que todos os membros conheçam as tarefas que lhes são atribuídas. Os integrantes costumam ter autoridade para implementar, e não apenas para recomendar, iniciativas específicas relacionadas à melhoria da qualidade e da produtividade. Vantagem e desvantagem A principal vantagem da estratégia baseada em equipes é o fato de as decisões tomadas por um grupo tenderem a ser mais sólidas, em média, do que as decisões tomadas individualmente. Entre as desvantagens está a constatação de que as decisões em equipe podem tomar um tempo considerável e exigem que todos os integrantes tenham capacidades técnicas e de relações interpessoais. As equipes exigem ainda treinamento e compromisso com a estratégia adotada. Os executivos precisam estar dispostos a delegar parte de sua autoridade à equipe para que ela tenha uma chance real de sucesso. Renunciar a esse controle pode ser um desafio para alguns executivos. a equipe, mas deve-se lembrar que ele sozinho jamais converterá um grupo de funcionários em uma equipe, nem em si e por si acelerará o processo de empowerment entre o pessoal dos níveis inferiores. Os programas de treinamento dessas empresas muitas vezes se limitam a uma seleção de tópicos que aparentemente atendem às necessidades percebidas. Como as necessidades de treinamento não foram adequadamente identificadas e validadas por uma análise de necessidades apropriada, tais percepções geralmente são imprecisas, e muitas vezes o treinamento resultante torna-se irrelevante ou mesmo contraproducente. Os dirigentes poderão ficar relativamente seguros sobre a necessidade de treinamento em determinado tópico somente depois que a empresa fizer uma Equipes bem-sucedidas são o resultado de um planejamento ponderado e sério. Deve-se prestar muita atenção aos detalhes e aos resultados desejados

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5 144 Máximo Campos Leyba profunda análise de necessidades. Deve-se ressaltar que pode ser aceitável iniciar um programa de treinamento preliminar com tópicos universais, como os relativos ao modo de funcionamento geral das equipes ou à forma como as reuniões da equipe são normalmente conduzidas. Mas será somente um programa preliminar. Alguns executivos parecem achar que suas responsabilidades terminam assim que o programa de treinamento é escolhido e instituído. Em consequência, talvez eles negligenciem muito do que capacita as pessoas a atuar bem em equipe. O resultado final acaba sendo uma experiência bastante negativa para as equipes. Por fim, é obrigatório que o treinamento seja dado a todos e aos executivos antes dos demais grupos. Eles devem estudar como as equipes devem funcionar na empresa e como identificar os problemas relacionados com a nova forma de gestão. Tenha em mente que, se os executivos nunca conseguem encontrar tempo para comparecer às sessões de treinamento, o mais provável é que eles não estejam levando o conceito de equipe muito a sério. As razões do sucesso O que faz algumas empresas terem sucesso com o conceito de equipe enquanto outras fracassam? Existe alguma variável identificável, ou se trata de uma combinação de múltiplos fatores inter-relacionados? Trata-se da atitude dos executivos, da receptividade dos funcioná- rios, do programa de treinamento, ou de uma combinação entre essas e outras considerações? Um dos problemas mais perceptíveis associados ao fracasso do conceito de equipe é a falta de planejamento para sua implementação. O antigo dito popular se você não sabe para onde está indo vai acabar chegando ao lugar errado certamente se aplica à introdução do conceito de equipe. Muitas empresas montaram suas equipes antes de ter entendido claramente como elas poderiam beneficiar a organização. Em outras palavras, equipes bemsucedidas são o resultado de um planejamento ponderado e sério. Deve-se prestar muita atenção aos detalhes e aos resultados desejados. As dificuldades surgem na ausência de uma projeção coerente tanto em relação ao que se espera que as equipes realizem quanto à maneira pela qual essas realizações serão medidas e recompensadas. Se essas considerações preliminares não receberem uma atenção cuidadosa e o processo não for implementado de maneira lógica, sistemática e sensível, será muito difícil, se não impossível, ter e manter um programa de equipes bem-sucedido em sua empresa. O que você realmente precisa é de executivos que tenham bom senso no relacionamento com as pessoas e no que tange a medidas de ganho de produtividade. Infelizmente, as pressões internas e externas para colocar as equipes para trabalhar às vezes fazem com que o bom senso seja colocado de lado. Um programa de treinamento feito com base em tópicos gerais, sem que as necessidades de treinamento sejam adequadamente identificadas e validadas por uma análise de necessidades, será irrelevante ou até contraproducente

6 Existem motivos legítimos para muitos dos problemas que estão surgindo em relação às equipes. Se as equipes não estiverem correspondendo ao que se espera delas, talvez tenha chegado a hora de repensar o modo como elas foram implementadas e como estão sendo gerenciadas atualmente. Talvez seja o momento de dar uma parada, um passo trás, e se assegurar de que a justificativa da empresa para introduzir as equipes era legítima e, mais importante ainda, os parâmetros operacionais dentro dos quais as equipes estão funcionando são apropriados em vista da natureza geral do ambiente organizacional. De forma realista, a maioria das empresas enfrenta uma série de problemas iniciais quando adota o conceito de equipe. Várias perguntas precisam ser respondidas quando os problemas aparecem. Por exemplo, foi dado tempo suficiente ao processo para que ele demonstrasse seu verdadeiro potencial? Nos momentos em que algumas das experiências mais visíveis das equipes apresentam problemas, é comum muitos executivos quererem descartar todo o conceito e assumir uma postura mais tradicional, mais controladora. Com relação ao conceito de equipe, a paciência, principalmente no início, é uma virtude. Muitas equipes têm uma tendência quase inata a ser bemsucedidas, mas o sucesso em geral não é instantâneo. A flexibilidade é imperativa quando trabalhamos em uma arquitetura de equipe, e a flexibilidade implica executivos mudando mais do que seus subordinados. Em praticamente todos os casos, a evolução das equipes é bastante diferente da previsão original. Mais uma vez, é importante reiterar que nem todas as empresas alcançam um benefício substancial com a adoção do conceito de equipe. O fato de outra empresa alardear seu sucesso com as equipes não significa, necessariamente, que essa estratégia funcionará em sua organização. Por exemplo, empresas que fabricam um produto simples usando um processo estável e bem estabelecido podem achar difícil obter as vantagens tradicionalmente associadas às equipes. Ou seja, as oportunidades para uma equipe melhorar significativamente o processo de produção e, por dedução, a qualidade do produto podem ser praticamente inexistentes nesses casos. Em outras companhias, os funcionários trabalhando sozinhos podem estar mais bem equipados para atingir as metas e os objetivos estabelecidos. Como muitos executivos sabem, às vezes o melhor caminho para executar determinada tarefa ainda é deixá-la nas mãos do seu melhor funcionário, e não de uma equipe. Eficácia das equipes Tudo se resume ao fato de que, na verdade, existem quatro exigências fundamentais para uma implementação bem-sucedida do conceito de equipe. 1) Os membros da equipe precisam ter a oportunidade de realizar um trabalho verdadeiro; isto é, eles É essencial elaborar um plano de implementação de equipes realista e pragmático. O plano deve definir: as metas e os objetivos das equipes (as metas são enunciados genéricos definidos pela diretoria e os objetivos são bem mais específicos e de autoria das equipes); os vários estágios do processo de implementação; a forma de mensurar o progresso e o sucesso das equipes; quem monitorará o progresso das equipes; as responsabilidades delegadas às equipes; os recursos colocados à disposição das equipes; quais recompensas serão oferecidas às equipes. Uma característica importante COMO IMPLEMENTAR EQUIPES? da implementação do conceito de equipe está relacionada com a existência de uma estrutura apropriada para o monitoramento das mesmas. Um bom comitê diretor ou uma equipe consultiva são valiosos tanto para vender o conceito para outras áreas da empresa como para desenvolver o programa até o seu potencial máximo. A responsabilidade básica do comitê diretor é supervisionar todos os aspectos da implementação do conceito de equipe e, em geral, ele permanece ativo mesmo depois que as equipes estiverem formadas e funcionando regularmente. Nunca é demais frisar que o projeto da gestão por equipes deve ter o apoio total e incondicional da direção da empresa, para que sejam afastadas as desconfianças dos funcionários em relação às intenções existentes por trás desse conceito de equipe. Tempo Quando resolvem adotar o conceito de equipe, algumas empresas tentam implementá-lo na organização inteira em poucos meses ou mesmo em semanas. Essa estratégia geralmente leva a resultados desastrosos. A maioria das pessoas aceita a mudança somente quando ela ocorre lenta e gradualmente. As empresas devem utilizar, de início, duas ou três equipes cuidadosamente montadas, que recebam projetos realistas para trabalhar e possam obter resultados significativos e visíveis a fim de dar o bom exemplo aos outros funcionários. 145

7 146 Image Bank/James Stirling A equipe será eficaz se os funcionários puderem dar verdadeiras contribuições e resolver problemas reais, se tiverem apoio incondicional da diretoria e treinamento contínuo precisam ter a chance de contribuir significativamente usando seus pontos fortes. 2) Os membros da equipe precisam ter a oportunidade de resolver problemas reais e tomar decisões reais em um ambiente que valorize seu discernimento. Se receberem apenas problemas simbólicos para resolver, as equipes perderão rapidamente o entusiasmo pelo conceito de equipe e acabarão achando que os esforços dos executivos não eram tão sinceros quanto pareciam. 3) Os membros da equipe precisam sentir continuamente que estão sendo apoiados, sem exceções, pela diretoria. Se acharem que existe uma possibilidade, mesmo que remota, de que estejam sendo usados como bodes expiatórios, o conceito de equipe estará condenado. 4) O treinamento precisa ser fornecido continuamente para todas as pessoas ligadas ao programa de equipes. Mesmo que os líderes e os membros em geral tornem-se cada vez mais capazes de assumir desafios novos e mais complexos, a necessidade de aprender novas capacidades e competências não desaparece. O treinamento é uma tarefa sem fim. A meta de todos os programas de equipes é atingir a eficácia. Esta ocorre quando as mudanças de atitude e comportamento começam a se enraizar e a cultura organizacional passa a se transformar em um ambiente de apoio e educação em que todos sentem suas contribuições valorizadas, desejadas e absolutamente essenciais para o futuro da empresa. Mas a eficácia só será mesmo demonstrada quando os funcionários acreditarem que os executivos da empresa estão seriamente empenhados no uso e na manutenção das equipes. O conceito de equipe significa fazer as coisas de uma maneira melhor. Se a estrutura tradicional de gestão representasse de fato uma maneira melhor, é óbvio que não teria surgido nenhuma demanda de mudar as coisas. Entretanto, séculos de tentativas de administrar por controle rígido demonstraram que esse não é o melhor caminho. O conceito de equipe é superior às formas tradicionais de gestão. Mas ele exige uma grande dose de esforço inicial, apoio incondicional e ininterrupto e consome muito tempo. A energia e a convicção necessárias para implementar com sucesso a gestão por equipes são substanciais, assim como as recompensas potenciais. Training for Quality