Manual Manual do Serviço de Gestão de Doentes do Hospital do Fundão

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1 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:1 de 29 Manual constituído por: 1. OBJECTIVOS 2. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 3. ORGANOGRAMA 4. RECURSOS HUMANOS 5. CONTEUDOS FUNCIONAIS E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Este Manual aplica-se no Serviço de Gestão de Doentes do.

2 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:2 de 29 1 OBJECTIVOS DO SERVIÇO DE GESTÃO DE DOENTES - FUNDÃO Modernização e revitalização das várias áreas de intervenção do Serviço de Gestão de Doentes Fundão Melhoria dos Serviços prestados ao utente, com atendimento personalizado e eficiência profissional Implementação da qualidade para melhor identificação das necessidades dos utentes Respostas atempadas e eficientes às solicitações da área clínica e outras áreas profissionais, para a resolução dos problemas dos utentes Formação com actualização constante dos conhecimentos e saberes / Avaliação Permanente Melhoria das condições de trabalho; motivação dos recursos humanos, e respectiva requalificação, simplificação e optimização de processos e procedimentos com recursos às novas tecnologias de informação e comunicação Cumprimento na íntegra, dos regulamentos já existentes e dos que venham a ser criados, sem prejuízo do cumprimento das orientações superiores, das chefias e da legislação em vigor Redução de custos do funcionamento dos Serviços Uniformização de critérios e metodologias, sem esquecer as realidades funcionais e sociológicas dos hospitais que constituem o C.H.C.B. 2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL O SGD Fundão, alarga a sua intervenção de acção a várias áreas: - Apoio Logístico / Secretariado - Secretariado / Consultas Externas - Secretariado / Imagiologia - Secretariado / Laboratório de Análises Clínicas - Secretariados de Internamento - Secretariado / Serviço Domiciliário, Tratamentos, Hospital de Dia - Arquivo Clínico.

3 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:3 de 29 É de referir que, apesar de haver equipas constituídas, alguns funcionários do SGD Fundão, deverão estar preparados, com conhecimento dos diversos módulos do SONHO, para, em situações de ausência ou impedimentos, colmatarem as falhas surgidas. Deve tentar-se, sem retirar qualidade às diversas áreas de intervenção, criar uma equipa com tarefas polivalentes. Para além dos diversos suportes administrativos em vigor no C.H.C.B., e outros documentos criados para simplificar os serviços de apoio administrativo, o Serviço de Gestão de Doentes, em todas as áreas de intervenção trabalha no programa Sonho, com vários módulos, consoante as necessidades dos utentes, serviços e colaboradores. São também utilizados os seguintes programas de apoio: Excel, Word e PowerPoint, Modulab, Radin e Arquivo Clínico.

4 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:4 de 29 3 ORGANOGRAMA GESTÃO DE DOENTES COORDENAÇÃO SECRETARIADO APOIO LOGÍSTICO SECRETARIADO CONSULTAS EXTERNAS SECRETARIADOS INTERNAMENTO (*) MEIOS AUXILIARES DE DIAGNÓSTICO E TERAPÊUTICA ARQUIVO CLINICO GERAL ATENDIMENTO MARCAÇÃO DE CONSULTAS GESTÃO DE AGENDAS MÉDICAS CENTRAL MARCAÇÃO DE EXAMES SECRETARIADO LABORATÓRIO ANÁLISES CLÍNICAS SECRETARIADO IMAGIOLOGIA APOIO APOIO (*) Medicinas; Infecciologia; Medicina Paliativa; UTA

5 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:5 de 29 4 RECURSOS HUMANOS Mec. Nome Categoria Funções Lucrécia Maria Nunes Téc. Sup. 1ª classe Coordenação da Área Administrativa e Logística hospitalar Joaquim Nascimento Santos Assit. Administrativo Especialista Secretariado / apoio Logístico José Manuel Gravito Assit. Administrativo Especialista Central Marcação de Exames Apoio Arquivo Clínico Maria Conceição Silva Miguel Assit. Administrativo Especialista Consulta Externa Atendimento Marcação de Consultas e Gestão de Agendas Médicas José Luís Lourenço Gadanho Assit. Administrativo Especialista Consulta Externa Atendimento Maria Leonor Silva Assit. Administrativo Especialista Consulta Externa Atendimento Carlos Manuel Abrantes Assit. Administrativo Consulta Externa Atendimento Arquivo Clínico Susana Patricio Assist. Administrativo Arquivo Clínico Geral Cristina Aragonêz Assist. Administrativo Arquivo clínico Geral Apoio MCDT Irene Conceição Simões Bento Assit. Administrativo Especialista Arquivo Clínico Geral Luís Humberto Sousa Assit. Administrativo Especialista Laboratório Análises Clínicas - Atendimento Antónia Maria Boavida Assit. Administrativo Especialista Imagiologia Atendimento Isaura Maria Batista Assit. Administrativo Especialista Sec. Internamento Medicina Homens Ernestina Parente Assit. Administrativo Especialista Sec. Internamento Medicina Mulheres Ilda Figueira Assist. Administrativo Sec. Internamento Medicina Paliativa Maria Martins Fernandes Assit. Administrativo Especialista Sec. Internamento Apoio/Consulta Externa Apoio Geral-Outros Vago Vago Domiciliário Vago Vago Secretariados de Internamento

6 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:6 de 29 5 CONTEÚDOS FUNCIONAIS E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS 5.1 COORDENAÇÃO DA ÁREA ADMINISTRATIVA E LOGÍSTICA Conteúdo Funcional Compete exclusivamente à Coordenação, assegurar as tarefas desenvolvidas na unidade orgânica SERVIÇO DE GESTÃO DE DOENTES, bem como coordenar e orientar todo o pessoal afecto á área, colhendo as necessárias directrizes dos órgãos de direcção na tomada de decisão, propondo, sugerindo e implementando as medidas tendentes ao aperfeiçoamento, melhoria da eficácia e qualidade dos Serviços Procedimentos Quatro princípios activos deverão nortear os procedimentos da Coordenação: - Responsabilizar - Acompanhar - Desenvolver competências - Alinhar atitudes / promover a assertividade (defender os direitos e necessidades individuais tendo em conta os direitos e as necessidades dos outros). Os processos de responsabilização e acompanhamento deverão ser executados diariamente para situar cada colaborador face ás necessidades das diversas áreas de intervenção, tendo em conta um plano pré - definido. Diariamente, e em função das necessidades do utente, da equipa e dos colaboradores, a coordenação deverá ter em conta que pode ter que intervir de imediato na resolução de: - Problemas diversos - Análise de situações fora do comum - Gerir conflitos e a mudança.

7 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:7 de 29 A Coordenação deverá promover e identificar as necessidades com vista ao desenvolvimento profissional e procurar ministrar formação permanente. Deverá também coordenar a execução diária das tarefas. Deverão ser implementados processos e procedimentos facilitadores à laboração normal dos Serviços Administrativos do Hospital. SINTETIZANDO Avaliar o desempenho individual não esquecendo que se trabalha em equipa e em colaboração com vários grupos sócio-profissionais Planear intervenções, e estratégias e estratégias alternativas Melhorar a qualidade do desempenho e dos serviços prestados Integrar novos colaboradores Entender o porquê dos comportamentos Conhecer-se e conhecer melhor os colaboradores. 5.2 SECRETARIADO / APOIO LOGÍSTICO Conteúdo Funcional Recepção de pedidos de Consultas Externas do C.H.C.B, E.P.E.. - Hospitais do Fundão, Covilhã e Centro de Saúde e encaminhamento para as respectivas especialidades Registo e controle dos movimentos assistenciais do Ambulatório: Domiciliário, Pensos e Tratamentos Controle diário dos valores realizados nos diversos Secretariados do SGD Conferência da facturação relativa ao S.G.D. Transportes e Meios Auxiliares de Diagnóstico efectuados no exterior Serviços com quem o C.H.C.B., tem acordos ou convenções Tratamento de expediente Arquivo Geral do SGD / Secretariado Registo de marcação de visitas dos DIM, no respectivo Site na Internet

8 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:8 de 29 Apoio, sempre que necessário, nas tarefas do Arquivo Clínico Requisitar e repor o material necessário aos serviços diversos do SGD Pedidos de reparação de material informático e outras reparações aos S.I.E. Outras inerentes ao Serviço Procedimentos Consultas Externas Recepção dos pedidos de marcação de consultas externas para diversas especialidades, provenientes do Centro de Saúde do Fundão. Conferência e recepção do protocolo daquela Unidade de Saúde Fazer triagem das consultas Fundão / Covilhã consoante as especialidades existentes em cada Hospital, e elaborar os protocolos respectivos e envio posterior ás Centrais de Marcação de Consultas Externas dos dois Hospitais Registar no Sonho todas as consultas, sem agendamento, no módulo Consultas Externas Referências Elaborar mapa Tempo médio de espera por especialidade para primeiras consultas referenciadas com e sem marcação (Administração e Coordenação) Registar pedidos de marcação de consulta externa em Excel das consultas com referência médica, com data da consulta s/agenda (Administração e Coordenação) Enviar por protocolo pedidos de Cirurgias Programadas das especialidades de Cirurgia Geral / Ortopedia / Ginecologia para os Secretariados respectivos Elaborar protocolos destinados a marcação de Consultas de Anestesia com os respectivos exames de diagnóstico e terapêutica Marcar e Efectivar Visitas Domiciliarias de Enfermagem, Visitas Médicas Domiciliarias e respectivos actos de Enfermagem praticados Marcar e efectivar consultas Educação de Terapêutica do Diabético Marcar e efectivar consultas Dietética.

9 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:9 de 29 Exames Conferência semanal das credenciais mod / exames efectuados na Consulta Externa: EDA, Colonoscopia e R.X. e remeter por protocolo aos Serviços Financeiros para facturação Elaborar mapa mensal dos exames efectuados com as credenciais acima indicadas e remessa por protocolo aos Serviços Financeiros para Facturação. Taxas Moderadoras Recolha diária de valores Taxas Moderadoras e outras prestações cobrados nos diversos Secretariados. Conferir e envio diário, por protocolo, à Tesouraria do C.H.C.B. - Covilhã.. Facturação Recepção das Facturas Transportes BVF, Exames efectuados no exterior Conferência por episódios e termos de responsabilidade, protocolar e remeter aos Serviços Financeiros para liquidação. Ambulatório / Consulta Externa Elaboração de fichas mensais por utente, para registo de pensos e tratamentos efectuados pelo pessoal de enfermagem Registo informático de Actos de Enfermagem: Ambulatório / Consulta Externa. Expediente Elaboração de vários tipos de ofício: Tribunais, Gabinete Médico-Legal, Companhias de Seguros, e outros; Notas de Serviço e Mapas de Controle da Coordenação, impressos diversos para uso das diversas áreas do Serviço de Gestão de Doentes, Mapas de distribuição de Gabinetes Médicos por especialidade e outros Elaboração de Informações Clínicas, relatórios médicos para Tribunais, Gabinete Médico-Legal, Companhias de Seguros, e outros.

10 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:10 de 29 DIMS Registo de presenças dos DIM - Delegados de Informação Médica no Site Infarmed, e enviar com protocolo mapas das marcações das visitas semanais aos Médicos e Administração. Outros Requisitar à ARS: Vinhetas e vários tipos de Impressos utilizados nas prescrições de utentes da Segurança Social, nomeadamente Receituário Médico Registo na Aplicação do Receituário Médico, o destino do receituário Pesquisar na Aplicação do Serviço Nacional de Saúde, o nº. SNS, quando é necessário fazer a Identificação na Aplicação Sonho Apoio à Coordenação, sempre que necessário Substituição da Coordenação nas suas faltas e impedimentos. Scripts Informáticos / SONHO Elementos De Conferência (Procedimento importante para facturação de serviços prestados) CONSULTA EXTERNA: Consultas do dia sem registo de médico assistente, por episódio Consultas do dia com n.º da Segurança Social e sem o n.º do SNS Consultas do dia sem n.º Beneficiário Segurança Social e com o n.º do SNS Exames pedidos ao Exterior Exames pedidos pela Consulta Externa. HOSPITAL DE DIA: Verificar episódios sem n.º SNS e com n.º da Segurança Social. Nota: Todos os protocolos remetidos aos diversos serviços do ou Hospital Pêro da Covilhã, deverão ser conferidos após a sua devolução, devidamente recepcionados.

11 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:11 de CENTRAL DE MARCAÇÃO DE EXAMES Conteúdo Funcional Recepção das requisições de alguns exames MCDT, prescritos nas Consultas Externas e respectiva marcação Marcação de exames especiais, radiológicos e analíticos, internos e externos Registo e controle diário de movimento de exames a marcar e realizados Recepção de alguns exames realizados, provenientes do Serviço de Imagiologia e Laboratório - e Hospital Pêro da Covilhã, e outros serviços com quem o CHCH, tem acordos ou convenções Controle diário do encaminhamento / circuito de exames realizados Informações gerais aos utentes sobre os Meios Auxiliares de Diagnóstico e Terapêutica, efectuados e a efectuar, após a prescrição médica Encaminhamento e controle de requerimentos dos utentes sobre os Meios Auxiliares e elementos do seu Processo Clínico Recolha de elementos de identificação necessários ao preenchimento dos suportes administrativos facilitadores da acessibilidade e mobilidade do utente nos Hospitais do CHCB., e outros serviços de saúde Proceder à elaboração dos vários tipos de mapas de controle e estatísticos dos exames pedidos e realizados com os respectivos custos Proceder à marcação de transportes do Internamento para a realização de exames no exterior Outras inerentes ao Serviço.

12 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:12 de Procedimentos Marcação, Recepção e Controlo de saída de Exames Princípio: Gradualmente este serviço deverá marcar todos os exames oriundos das diversas especialidades da Consulta Externa, sua recepção e encaminhamento para os diversos serviços. Os exames poderão ser realizados: 1 No exterior (Acordos ou convencionados) 2 No C.H.C.B. Fundão ou Covilhã. a) Marcação de Exames Centralização de todas as requisições para MCDT 1- a) Os exames a realizar no exterior, são prescritos em credenciais da ARSS Castelo Branco, mod acompanhadas ou não de termo de responsabilidade, conforme a existência de convenção ou acordo com o C.H.C.B. b) Essas credenciais serão registadas em mapa com controlo informático (onde constará a data de prescrição do exame, o número de episódio da consulta, o número do termo de responsabilidade, o número do processo clínico, o nome do doente, o local onde o exame irá ser efectuado, o nome do médico prescritor, a sua especialidade, o tipo de exame a efectuar, a data da chegada do exame e a data da sua entrega e destino) e serão remetidas para a Direcção Clínica, com o respectivo termo de responsabilidade, a fim de se obter o despacho que autoriza a realização dos exames. c) Depois de obtido o despacho, é efectuada a marcação dos exames, via telefone, sendo enviada ao doente, através dos CTT, ou mão própria a credencial e termo de responsabilidade com a indicação da data, local, hora e eventual preparação para a realização do exame. d) Mensalmente será emitido um mapa de controlo de todos os exames autorizados e efectuados no exterior e respectivos custos. (Administração e Coordenação).

13 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:13 de a) Os exames a realizar no C.H.C.B. Fundão ou Covilhã, são prescritos em requisições internas, registadas no mapa informático descrito em 1 b) e enviadas: C.H.C.B. Covilhã - Através de protocolos, que circulam em envelopes de correio interno, via transporte do C.H.C.B., e entregues nos respectivos serviços a que se destinam. C.H.C.B. Fundão Através de protocolos entregues em mão e em envelope fechado nos respectivos serviços De salientar que deverá ter-se em consideração a existência de vários exames do mesmo utente, fazendo coincidir a sua marcação para a mesma data, evitando assim diversas deslocações do utente às instituições de saúde atrás indicadas. b) Esses serviços, convocam os doentes, via CTT ou via telefónica, para a realização dos respectivos exames, indicação de hora e local e eventual preparação para sua concretização. b) Recepção de todos os exames 3 -a) Todos os exames serão recebidos na Central de Marcação de Exames. A sua recepção é registada no mapa informático descrito em 1 b). b) Após o procedimento descrito em 3 a), procede-se à distribuição dos exames pelos respectivos serviços, através de protocolo. c) Controlo da saída de exames para o exterior a requerimento dos utentes 1 - Recepção dos requerimentos dos utentes, solicitando os exames ou relatórios que necessitam. 2 - Encaminhamento dos requerimentos, atrás referidos, para a Direcção do Hospital a fim de se obter o despacho que autoriza a sua cedência. 3 - Entrega dos exames ou relatórios médicos, em envelope selado, aos utentes, depois de obtido o despacho favorável da Direcção Clínica e o controlo da sua devolução, quando for caso disso. Nota: Todos os protocolos remetidos aos diversos serviços do ou Hospital Pêro da Covilhã, deverão ser conferidos após a sua devolução, devidamente recepcionados.

14 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:14 de Transportes de utentes para realização de exames ou actos médicos ao exterior VIATURA DO C.H.C.B., UTILIZADA PARA UTENTES SENTADOS E UTENTES EM CADEIRA DE RODAS 1. A viatura do C.H.C.B., composta por nove lugares, poderá ser utilizada com a seguinte distribuição de lotação: a) Motorista + Acompanhante + 7 utentes sentados b) Motorista + Acompanhante + 2 utentes em cadeira de rodas + 5 utentes sentados c) Motorista + Acompanhante + 1 utente em cadeira de rodas + 6 utentes sentados. 2. Após prescrição médica, a Secretária de Unidade do Serviço Requisitante, preencherá, de véspera, pedido de transporte em impresso próprio, devendo este ser entregue à Central de Marcação de Exames, diariamente e num só período, até às 16 horas. Depois deste horário, só serão aceites pedidos devidamente justificados. Este Serviço fará a triagem dos transportes requisitados, conforme distribuição referenciado em No impresso preenchido pelo Serviço Requisitante, devidamente assinado, deverá ser colocada etiqueta do episódio do utente, data e hora do transporte pretendido, tipo de exame ou consulta, local e as condições necessárias para o transporte do utente (sentado ou cadeira de rodas). 4. A Central de Marcações de Exames, preencherá, em duplicado, o respectivo protocolo de transportes. O original será entregue ao motorista da viatura do C.H.C.B,, que já terá comunicação de véspera, via telefone, do tipo de transporte que irá efectuar. O duplicado do protocolo ficará arquivado na Central de Marcação de Exames. Os protocolos deverão ser devidamente assinados pelos Serviços intervenientes.

15 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:15 de 29 AMBULÂNCIA DOS BOMBEIROS VOLUNTÁRIOS DO FUNDÃO 1. Na ambulância dos Bombeiros Voluntários do Fundão serão transportados somente utentes acamados ou utentes com indicação clínica específica. 2. Ao motorista escalado para o transporte requisitado será entregue o respectivo Termo de Responsabilidade. 3. As facturas dos B.V.F., relativas aos transportes efectivados serão mensalmente, conferidas e lançadas pela Central de Marcação de Exames em Termos de Responsabilidade por episódio e pelo custo individual e devolvidas, após conferência, aos Serviços Financeiros do C.H.C.B. COMUNS 1. As marcações de transportes atrás referidas serão efectuadas até às 16:30 horas da véspera do exame a realizar ou até à mesma hora nas Sextas-Feiras se o transporte for marcado para Segundas-Feiras ou véspera de feriado, conforme os casos. 2. A Central de Marcação de Exames, confirmará aos Serviços Requisitantes, até às 17 Horas, nas circunstâncias descrita em 1., os transportes solicitados e respectivos horários de saída. 3. Mensalmente ou sempre que solicitado, a Central de Marcações de Exames dará informação, em mapa próprio, de todos os transportes efectuados à Administração e Coordenação. 5.4 SECRETARIADO DE CONSULTAS EXTERNAS ATENDIMENTO Conteúdo Funcional Atendimento personalizado tendo em conta o grau de dificuldade do utente. Informações gerais sobre a oferta de cuidados disponíveis nos Hospitais do C.H.C.B., e serviços de saúde da região.

16 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:16 de 29 Recolha de elementos de identificação necessários ao preenchimento dos suportes administrativos.facilitadores da acessibilidade e mobilidade do utente nos Hospitais do C.H.C.B., e outros serviços de saúde. Marcação de consultas. Organização diária de processos clínicos para as consultas das diversas especialidades. Cobrança e emissão de recibos de taxas moderadoras e notas de débito. Outras inerentes ao Serviço Procedimentos Identificação dos utentes, mediante Bilhete de Identidade e cartão de utente e actualização permanente dos dados pessoais. Atendimento personalizado tendo em conta o grau de dificuldade do utente, sem barreiras físicas, de linguagem, culturais e outras. Informações personalizadas. Comunicação telefónica personalizada, sempre que seja necessário comunicar com os utentes. Marcação de consultas. Contactos com pessoal médico e enfermagem, sempre que necessário, para resolução de problemas relacionados com os utentes. Desmarcação e remarcação de consultas, sempre que necessário, via telefone se for urgente, via CTT, em situação normal. Efectivação de Internamentos (administrativo) para os serviços de Medicina, Infecciologia, Unidade de Alcoologia e Medicina Paliativa, quando prescritos por médicos da Consulta Externa. Realização dos procedimentos administrativos relativos ao médico internista escalado diariamente em urgência interna ou apoio à Consulta Aberta. Óbitos Levantamento de cadáver pela família; Agenciamento de agência funerária. Apoio ao grupo de Alcoologia e Centro de Apoio aos Toxicodependentes.

17 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:17 de 29 Organização e conferência de processos clínicos para as Consultas Externas diárias das diversas especialidades. Envio de pedidos de marcação de Consultas Externas hospitalares das várias especialidades para o Secretariado / Apoio Logístico a fim se ser efectivado o registo em referências médicas. Conferência e encaminhamento das requisições de MCDT, para a Central de Marcação de Exames. Os valores referentes às taxas moderadoras e outras prestações de serviço deverão, quanto possível, ser cobrados no acto da admissão. No entanto, e em situação devidamente justificada o não pagamento não será impedimento para que não sejam prestados os serviços necessários aos utentes. Caso o utente pague ser-lhe-á emitido recibo, caso contrário ser-lhe-á emitida nota de débito dos valores em dívida. Todos os valores deverão ser devidamente acautelados e em caso de falta de numerário deverá ser dado conhecimento do facto à Coordenação. Esporadicamente e quando assim for entendido pela Coordenação poderá ser feita uma conferência de caixa entre esta e funcionários à sua escolha. Nota: Todos os protocolos remetidos aos diversos serviços do ou Hospital Pêro da Covilhã, deverão ser conferidos após a sua devolução, devidamente recepcionados 5.5 SECRETARIADO DE CONSULTAS EXTERNAS MARCAÇÕES / GESTÃO DE AGENDAS MÉDICAS Conteúdo Funcional Atendimento personalizado tendo em conta o grau de dificuldade do utente.

18 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:18 de 29 Informações gerais sobre a oferta de cuidados disponíveis nos Hospitais do C.H.C.B, E.P.E., e serviços de saúde da região. Recolha de elementos de identificação necessária ao preenchimento dos suportes administrativos facilitadores da acessibilidade e mobilidade do utente nos Hospitais do C.H.C.B, E.P.E, e outros serviços de saúde. Gestão de Agendas Médicas. Marcação de Consultas das especialidades existentes no. Desmarcação e remarcação de consultas. Organização diária de processos clínicos para as consultas das diversas especialidades. Cobrança e emissão de recibos de taxas moderadoras e notas de débito. Outras inerentes ao Serviço Procedimentos Identificação dos utentes, mediante Bilhete de Identidade, cartão de utente e actualização permanente dos dados pessoais. Atendimento personalizado tendo em conta o grau de dificuldade do utente, sem barreiras físicas, de linguagem, culturais e outras. Informações personalizadas. Marcação de consultas de várias especialidades, com referência médica existentes no Hospital do Fundão, provenientes Consulta Externa, Internamentos do C.H.C.B, E.P.E, dos Hospitais do Fundão e Covilhã, bem como as provenientes do Centro de Saúde e outras do Exterior. Comunicação telefónica personalizada, sempre que seja necessário comunicar com os utentes. Efectivação de processos de Internamento para os serviços de Medicina, Unidades de Alcoologia e Infecciologia, Medicina Paliativa, quando prescritos por médicos da Consulta Externa. Apoio e registo de serviços prestados no Serviço Domiciliário, Pensos e Tratamentos da Consulta Externa.

19 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:19 de 29 Gestão e organização do Hospital de Dia: agendamento e marcações das sessões; introdução informática de tratamentos no Sonho; controle administrativo de processos para as sessões; contactos com o pessoal médico e enfermagem relacionados com este serviço. Contactos com pessoal médico e enfermagem, sempre que necessário. Apoio ao grupo de Alcoologia e Centro de Apoio a Toxicodependentes. Elaboração e controle das Agendas Médicas por especialidade e registo das mesmas no Sonho. Marcação de consultas das várias especialidades e envio de convocatórias aos utentes, via CTT ou via telefónica, quando necessário. Organização e conferência de elementos de processos clínicos para as consultas externas. Recolha, conferência e encaminhamento de requisições de exames para a Central de Marcações de MCDT. Os valores referentes às taxas moderadoras e outras prestações de serviço deverão, quanto possível, ser cobrados no acto da admissão. No entanto, e em situação devidamente justificada, o não pagamento não será impedimento para que não sejam prestados os serviços necessários aos utentes. Caso o utente pague ser-lhe-á emitido recibo, caso contrário ser-lhe-á emitido nota de débito dos valores em dívida. Todos os valores deverão ser devidamente acautelados e em caso de falta de numerário deverá ser dado conhecimento do facto à Coordenação. Realização dos procedimentos administrativos relativos ao médico internista escalado diariamente em urgência interna ou apoio à Consulta Aberta. Óbitos Levantamento de cadáver pela família: Agenciamento de agência funerária. Outros inerentes ao serviço. Nota: Todos os protocolos remetidos aos diversos serviços do ou Hospital Pêro da Covilhã, deverão ser conferidos após a sua devolução, devidamente recepcionados

20 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:20 de SECRETARIADO APOIO GERAL - CONSULTAS EXTERNAS Conteúdo Funcional Organização da Biblioteca e gestão de horários com o SEF e outros serviços. Depósito e levantamento de espólios / Controle. Realização de fotocópias. Apoio nos Gabinetes Médicos, durante os períodos das consultas. Organização e conferência de processos clínicos após realização das consultas. Outras inerentes ao Serviço Procedimentos Organização, arrumo e gestão dos horários da Biblioteca, em impresso próprio, com o SEF e outros Serviços que necessitem da utilização deste espaço Depósito e levantamento de espólios em impresso próprio e respectivo controle de devolução aos utentes e/ou familiares Realização de fotocópias quando necessário Organização dos Gabinetes Médicos a) Impressos / requisição e reposição pelos diversos Gabinetes Médicos b) Distribuição de processos clínicos pelas respectivas consultas c) Informação aos utentes sempre que necessário d) Apoio à área clínica no período das consultas e) Recolha dos processos clínicos no final de cada consulta f) Conferência do conteúdo dos processos clínicos após as consultas médicas e devolução dos mesmos ao Arquivo Clínico, para arrumo Pedidos de Processos Clínicos ao Hospital da Covilhã, através de protocolo, para consultas a realizar no Recepção e arquivo de Exames Auxiliares de Diagnóstico e sua distribuição por médico / consulta e processo clínico através de protocolo emitido pela Central de Marcação de Exames

21 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:21 de 29 Apoio ao Arquivo Clínico, sempre que necessário Apoio ao Secretariado da Consulta Externa, quando necessário Nota: Todos os protocolos remetidos aos diversos serviços do ou Hospital Pêro da Covilhã, deverão ser conferidos após a sua devolução, devidamente recepcionados 5.7 SECRETARIADO IMAGIOLOGIA / ATENDIMENTO Conteúdo funcional Atendimento personalizado tendo em conta o grau de dificuldade do utente. Informações gerais sobre a oferta de Meios Auxiliares de Diagnóstico e Terapêutica (R.X. e E.C.G.) disponíveis nos Hospitais do C.H.C.B., e serviços de saúde da região. Recolha de elementos de identificação necessários ao preenchimento dos suportes administrativos facilitadores da acessibilidade e mobilidade do utente nos Hospitais do C.H.C.B., e outros serviços de saúde. Marcação de exames radiológicos e E.C.G. Recepção das requisições da Consulta Aberta, conferência de dados e execução imediata. Cobrança e emissão de recibos de taxas moderadoras e outros valores e emissão de notas de débito. Registo e controle de movimento estatístico referentes ao R.X. e E.C.G. Envio de Exames efectuados à Central de Marcação de Exames, quando requisitados por este Serviço. Recepção de requisições de exames, mediante protocolo, solicitando marcação, proveniente da Central de Marcação de Exames e outros serviços por protocolo tendo em conta o dia de marcação de outros exames, a fim de fazer coincidir no mesmo dia a realização de todos os exames de MCDT.

22 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:22 de 29 Requisição ao Serviço de Aprovisionamento e reposição de material necessário ao Serviço Outras inerentes ao Serviço Procedimentos Internamento e Consulta Externa Recepção diária das requisições para efectivação de exames radiológicos e E.C.G. Conferir se os utentes têm exames do dia ou repetidos. Proceder ao registo no Sonho dos utentes internados, exames a efectuar, médico assistente e técnico executante do (n.º mec.). Recepção das requisições solicitando marcação de exames, tendo em conta o dia de marcação de outros, a fim de fazer coincidir no mesmo dia a realização de todos os MCDT, emissão de convocatória com instruções ao utente. No dia da realização dos exames marcados, proceder ao registo no Sonho dos utentes da Consulta Externa, exames a efectuar, médico assistente e técnico que executante do exame (n.º mec.). Os valores referentes às taxas moderadoras e outras prestações de serviço deverão, quanto possível, ser cobrados no acto da admissão. No entanto, o não pagamento não será impedimento para que não sejam prestados os serviços necessários aos utentes. Caso o utente pague ser-lhe-á emitido recibo, caso contrário ser-lhe-á emitida nota de débito dos valores em dívida. Todos os valores deverão ser devidamente acautelados e em caso de falta de numerário deverá ser dado conhecimento do facto à Coordenação. Esporadicamente e quando assim for entendido pela Coordenação poderá ser feita uma conferência de caixa entre esta e funcionários à sua escolha. Admissões de utentes do Hospital Pêro da Covilhã Recepção das requisições entregues pelos utentes ou enviadas pelos serviços do Hospital da Covilhã, referente a utentes do Concelho do Fundão.

23 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:23 de 29 Marcação dos exames a efectuar no dia coincidente com o dia da consulta marcada. Nota: Procedimentos idênticos aos utilizados na Consulta Externa Admissões Directas Atendimento de utentes, oriundos do Distrito de Castelo, munidos de credencial mod da ARSCC. As credenciais acima referidas, após a realização dos exames, são enviadas semanalmente por protocolo aos Serviços Financeiros do C.H.C.B., através do Secretariado de Apoio Logístico que as conferirá a fim de serem facturados ao SNS. Atendimento de utentes, oriundos de Entidades Privadas (Consultórios Médicos, Bombeiros, Associações Desportivas, Independentes e outros). São facturados os exames através do Sonho pelos Serviços Financeiros. Cobrança de taxas moderadoras. Nota: Procedimentos idênticos aos utilizados na Consulta Externa. Os exames são entregues directamente ao utente Outros Tratamento de expediente do Serviço, quando necessário. Arquivo diverso. Tratamento estatístico de dados. Encaminhamento de utentes. Nota: Todos os protocolos remetidos aos diversos serviços do ou Hospital Pêro da Covilhã, deverão ser conferidos após a sua devolução, devidamente recepcionados

24 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:24 de SECRETARIADO LABORATÓRIO DE ANÁLISES CLINICAS / ATENDIMENTO Conteúdo Funcional Atendimento personalizado tendo em conta o grau de dificuldade do utente. Informações gerais sobre a oferta de Meios Auxiliares de Diagnóstico e Terapêutica (LAC) disponíveis nos Hospitais do C.H.C.B., e serviços de saúde da região. Recolha de elementos de identificação necessários ao preenchimento dos suportes administrativos facilitadores da acessibilidade e mobilidade do utente nos Hospitais do C.H.C.B., e outros serviços de saúde. Marcação de exames analíticos - Consulta Externa. Marcação de exames analíticos Internamento (imediatos e rotinas). Recepção das requisições da Consulta Aberta, conferência de dados e execução imediata. Cobrança e emissão de recibos de taxas moderadoras e outros valores e emissão de notas de débito. Envio de Análises efectuadas diariamente aos Serviços de Internamento e Consulta Aberta e consultas Externas, quando for necessário (protocolo em agenda). Recepção de requisições de Análises Clínicas, solicitando a sua marcação, tendo em conta o dia de marcação de exames radiológicos e outros, de modo a que a sua execução se faça coincidir no mesmo dia. Requisição ao Serviço de Aprovisionamento e reposição de material necessário ao Serviço. Outras inerentes ao Serviço Procedimentos Registo diário no Sonho de todas as análises a efectuar a cada doente da Consulta Aberta, Internamentos e Consultas Externas (com a respectiva transferência para o Modulab.) Controle dos resultados analíticos e distribuição pelos serviços, quando for o caso.

25 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:25 de 29 Encaminhar todas as análises efectuadas no exterior, para os diversos serviços, protocoladas por agenda. Emissão de termos de responsabilidade de análises a efectuar no exterior e respectiva obtenção do despacho autorizador da Direcção do Hospital. Ligação funcional com os técnicos do LAC. Os valores referentes ás taxas moderadoras e outras prestações de serviço deverão, quanto possível, ser cobrados no acto da admissão. No entanto, devidamente justificado, o não pagamento não será impedimento para que não sejam prestados os serviços necessários aos utentes. Caso o utente pague ser-lhe-á emitido recibo, caso contrário ser-lhe-á emitido nota de débito dos valores em dívida. Todos os valores deverão ser devidamente acautelados e em caso de falta de numerário deverá ser dado conhecimento do facto à Coordenação. Esporadicamente e quando assim for entendido pela Coordenação poderá ser feita uma conferência de caixa entre esta e funcionários à sua escolha. Cópias de Segurança diária. Arquivo diverso referente ao Serviço. Requisição ao Serviço de Aprovisionamento e reposição de material necessário ao Serviço. Nota: Todos os protocolos remetidos aos diversos serviços do ou Hospital Pêro da Covilhã, deverão ser conferidos após a sua devolução, devidamente recepcionados 5.9 ARQUIVO CLÍNICO GERAL Conteúdo Funcional Arquivar toda a documentação respeitante aos utentes do Hospital. Proceder ao levantamento dos processos clínicos necessários ao funcionamento das consultas externas e controle de saída e entrada dos mesmos.

26 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:26 de 29 Proceder ao levantamento e entrega de elementos clínicos, requisitados pelos diversos serviços e controle de saída e entrada dos mesmos. Manter operacional o arquivo (activo e passivo). Levantamento das necessidades de material e respectiva informação ao Secretariado de Apoio Logístico. Recuperação informática dos processos clínicos. Expurgo de Processos não Activos. Outras inerentes ao Serviço Procedimentos Manter os processos devidamente actualizados e com todas as peças pertencentes a cada processo clínico. Satisfazer, mediante pedido dos serviços, o envio de processos ou elementos clínicos e controle dos mesmos, por registo informático e impressos próprios. Satisfazer, mediante protocolo do Hospital da Covilhã, pedidos de processos ou elementos clínicos e controle da respectiva recepção remessa, também, por protocolo e lacrados. Digitalização dos Exames Complementares de Diagnóstico e Terapêutica, efectuados no Exterior Outras inerentes ao Serviço. Nota: Todos os protocolos remetidos aos diversos serviços do ou Hospital Pêro da Covilhã, deverão ser conferidos após a sua devolução, devidamente recepcionados 5.10 SECRETARIADO DE INTERNAMENTO Conteúdo Funcional Atendimento personalizado tendo em conta o grau de dificuldade do utente.

27 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:27 de 29 Informações gerais sobre a oferta de cuidados disponíveis nos Hospitais do C.H.C.B., e serviços de saúde da região. Recolha de elementos de identificação necessários ao preenchimento dos suportes administrativos facilitadores da acessibilidade e mobilidade do utente nos Hospitais do C.H.C.B., e outros serviços de saúde. Marcação de exames internos e externos. Organização diária de processos clínicos para os internamento das diversas especialidades. Cobrança e emissão de recibos de taxas moderadoras e notas de débito. Outras inerentes ao Serviço.

28 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:28 de Procedimentos Atendimento personalizado tendo em conta o grau de dificuldade dos utentes. Recolha de elementos de identificação necessários ao procedimento dos suportes administrativos. Organização dos elementos clínicos necessários ao processo de internamento do utente. Controle das peças constituintes do processo clínico durante o internamento e pós-alta. Apoio administrativo às várias equipas profissionais, envolvidas no internamento, com orientação expressa do Director de Serviço. Marcação de exames para os serviços internos ou externos do C.H.C.B., e respectivo encaminhamento das requisições e termos de responsabilidade quando for o caso, com protocolo. Controle diário das marcações de exames a efectuar pelos utentes ao exterior e respectiva informação aos profissionais envolvidos. Prestação de informação aos familiares e acompanhantes dos utentes e encaminhamento dos mesmos consoante as suas necessidades. Articulação com o Secretariado de Apoio Logístico, para marcação de consultas médicas de follow-up ou outras, a doentes com alta de internamento. Articulação com o arquivo clínico para recolha de elementos clínicos necessários à organização de processo de internamento. Encaminhamento, após a alta, do processo de internamento para o GEPI (codificação) ou Arquivo Clínico, mediante protocolo. Cumprimentos das orientações dos Directores de Serviço. Levantamento das necessidades de material administrativo e dar disso conhecimento ao Secretariado de Apoio Logístico para requisição ao Serviço de Aprovisionamento e posterior reposição de material. Cobrança e emissão de recibos de taxas moderadoras e outros valores. Outras inerentes ao Serviço.

29 Código: CHCB.MA.FADL.01 Edição: 2 Revisão: 1 Páginas:29 de 29 Nota: Todos os protocolos remetidos aos diversos serviços do ou Hospital Pêro da Covilhã, deverão ser conferidos após a sua devolução, devidamente recepcionados