PROCEDIMENTO INTERNO

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1 1. Objectivo Definir quais os procedimentos a adoptar nas práticas do funcionamento do Núcleo de Documentação do Centro Hospitalar Cova da Beira. 2. Aplicação Bibliotecas do Núcleo de Documentação do Centro Hospitalar Cova da Beira. 3. Definições Não aplicável. 4. Responsabilidades Não aplicável. 5. Procedimento O Núcleo de Documentação do Centro Hospitalar Cova da Beira, adiante designados por ND e CHCB, respectivamente, é composto por uma Biblioteca Geral sita no Hospital Pêro da Covilhã e várias Bibliotecas Periféricas sitas no Hospital Pêro da Covilhã, Hospital do Fundão e edifício do Departamento de Psiquiatria. O ND recebe, trata e divulga informação científica e técnica sendo o seu fundo documental constituído essencialmente por publicações periódicas e monografias que se inserem nas áreas da saúde, serviço social, organização e administração e estatística; destinam se prioritariamente a apoiar e garantir a todos os utilizadores internos do CHCB docentes e estudantes de medicina e enfermagem, o acesso à informação que suporte o seu desempenho e a sua satisfação profissional (Decreto Lei n.º 207/2003, de 12 de Setembro). Assim, as Bibliotecas deste Centro Hospitalar possibilitam a pesquisa e actualização ao longo da vida profissional, garantindo através dos seus profissionais, a proficiência técnica e a actualização permanente; disponibilizam ainda aos estudantes o acesso à informação e à documentação. Página: 1 de 9

2 Acresce ainda referir a importância da realização de estágios médicos e outros, e de actividades que postulam a existência de uma biblioteca técnica minimamente apetrechada e organizada. Tendo em vista disciplinar o funcionamento das Bibliotecas do CHCB, o Concelho de Administração aprova o seguinte: REGULAMENTO DAS BIBLIOTECAS DO CHCB, EPE SECÇÃO I (Da natureza da Biblioteca) Art.º 1º As Bibliotecas são para todos os efeitos legais, um serviço do CHCB. Art. 2º Todas as espécies bibliográficas guardadas ou arquivadas nas Bibliotecas, bem como as bases online disponibilizadas por esta, são património do CHCB. Art. 3º As Bibliotecas para além da função de disponibilizar todo o tipo de informação para a investigação e o ensino, possuem ainda programas informáticos que permitem pesquisar para além do espólio do CHCB. Art. 4º As Bibliotecas permitem ainda o fornecimento de serviços através da obtenção e cedência de livros ou artigos necessários, quer para os profissionais do CHCB, quer para estudantes de medicina e enfermagem. Página: 2 de 9

3 Art. 5º As eventuais dádivas em numerário, destinadas à aquisição de obras para as Bibliotecas, serão contabilizadas como receitas do CHCB, embora utilizadas para proveito das mesmas, por decisão do Conselho de Administração. SECÇÃO II (Da Direcção) Art.º 6º As Bibliotecas serão dirigidas por um Coordenador que deverá ser detentor de Pós Graduação em Ciências da Informação e Documentação variante biblioteca, com duração não inferior a 2 anos. Art.º 7º (Competências) Compete ao Coordenador do Núcleo de Documentação: a) Orientar e controlar o funcionamento das Bibliotecas; b) Propor medidas que visem o seu melhor funcionamento; c) Preparar o plano anual de aquisição de publicações e submetê lo a aprovação do Conselho de Administração; d) Propor ao Conselho de Administração a aquisição de obras que não foram incluídas no plano, desde que devidamente justificado; e) Elaborar a estatística mensal e anual de funcionamento do ND e remetê lo ao Conselho de Administração f) Zelar pelo acervo e equipamento do ND e sua conservação. SECÇÃO III (Do Pessoal) Art.º 8º No ND do CHCB, além do coordenador, existirá apoio administrativo com as seguintes competências: a) Inventariar todas as obras existentes e manter actualizados os respectivos ficheiros; b) Fazer a entrega e recepção das obras requisitadas; Página: 3 de 9

4 c) Controlar o cumprimento dos prazos de entrega; d) Manter todas as obras arrumadas nos respectivos lugares; e) Assegurar o expediente corrente da Biblioteca; f) Controlar a utilização do equipamento informático. SECÇÃO IV (Da aquisição de obras) Art.º 9º Assinatura de publicações periódicas: a) As propostas para aquisição de quaisquer obras deverão ser dirigidas ao Conselho de Administração pelo Coordenador, após ter sido feito o levantamento das necessidades junto dos Directores de Serviço, até 15 de Novembro, do ano anterior aquele a que digam respeito (15 de novembro será a data limite para os Directores de Serviço apresentarem propostas de aquisição; após essa data e na ausência de resposta por parte dos Serviços, o Coordenador do ND apenas procederá à renovação das assinaturas do ano anterior). b) Cada especialidade médica poderá solicitar, no máximo, 3 assinaturas, por ano. Art.º 10º 1 Com base nas propostas apresentadas pelos Directores de Serviço será elaborado o plano de aquisição que posteriormente será submetido ao Conselho de Administração do CHCB, para aprovação até 30 de Novembro; 2 Na listagem das obras a adquirir deverá constar o custo previsível. Art. 11º A aquisição das obras, após autorização do Conselho de Administração, seguirá o processo normal de compra pelo Serviço de Aprovisionamento. Página: 4 de 9

5 Art. 12º Só excepcionalmente, será considerada a aquisição de obras não incluídas no plano anual, mediante aprovação prévia e casuístico do Conselho de Administração. SECÇÃO V (Da localização e guarda das obras) Art.º 13º Todas as obras que sejam propriedade do CHCB, deverão estar inventariadas, catalogadas, indexadas e cotadas de acordo com o fundo onde se encontram armazenadas. SECÇÃO VI (Do horário de funcionamento) Art.º 14º Os horários de funcionamento das Bibliotecas são os seguintes: De 2ª a 6ª feira Hospital Pêro da Covilhã Das 08h30 às 17h30 Hospital do Fundão 11h00 12h00 e 15h00 17h00 SECÇÃO VII (Biblioteca do Utente) Art.º 15º A Biblioteca do Utente tem ao dispor várias publicações, em espaço próprio, destinadas ao doente internado; o seu tratamento documental é da responsabilidade do ND.. Página: 5 de 9

6 Art.º 16º As obras que se destinam aos doentes são requisitadas e distribuídas pelo Voluntariado através do contacto directo com o próprio doente e deverão ser devolvidas à Biblioteca num prazo máximo de cinco dias. A devolução poderá ser feita através do Voluntariado ou no balcão do secretariado de cada enfermaria, onde existem receptores para o efeito. SECÇÃO VIII (Áreas de actividade) Art.º 17º 1 Serviços que actualmente se encontram à disposição do utilizador: 1.1. Leitura de presença, em que o leitor tem acesso directo aos documentos; 1.2. Empréstimo domiciliário em que o leitor tem a possibilidade de consultar a documentação fora da biblioteca, de acordo com o Regulamento em vigor 1.3. Pesquisa Bibliográfica: Consulta directa ao fundo documental Consulta do catálogo através da aplicação disponível na Intranet do CHCB Serviço de referência e empréstimo interbibliotecário (custo suportado pelo utilizador) Fotocópias de artigos de publicações periódicas, de capítulos de monografias e de outra documentação existente nas bibliotecas. Disponibilização na Intranet dos sumários das publicações recebidas Divulgação personalizada dos sumários das publicações recepcionadas Consulta às fontes de informação disponíveis na Internet. Página: 6 de 9

7 SECÇÃO IX (Empréstimo e Consulta) Art.º 18º 3.1 Empréstimo domiciliário o regime domiciliário não deverá exceder em cinco o número de obras requisitadas, simultaneamente, por um leitor O período de leitura domiciliária é de dez dias, renovável por igual período, desde que o leitor apresente a obra e esta não se encontre em lista de espera para outro utilizador Caso a obra seja muito procurada, o ND reserva se o direito de reter a obra para leitura de presença O não cumprimento regular dos prazos de entrega, implica a negação do empréstimo de outras obras até que seja regularizada a situação Documentos interditos ao empréstimo domiciliário: Enciclopédias; Diários da república; Dicionários técnicos; Periódicos em fase de tratamento documental; Obras de elevada raridade. 3.2 Serão apenas consultadas no regime de presença, obras importantes e de raridade, que aconselham um manuseamento mais cuidado (será da responsabilidade do Coordenador do ND a determinação das obras que não poderão ser consultadas fora das instalações das Bibliotecas, pelo seu estado, raridade ou frequência de consulta). 3.3 As publicações periódicas, quando se trate do último número recebido, só poderão ser consultadas na Biblioteca. 3.4 Só poderá ser iniciada a consulta das obras depois de terminado o período destinado ao seu tratamento bibliográfico. Página: 7 de 9

8 SECÇÃO X (Responsabilidade do leitor) Art.º 19º 1 Quando o leitor pretender usufruir do serviço de empréstimo domiciliário, é indispensável e obrigatório o preenchimento da requisição, já que é o documento que representa para o ND o termo de responsabilidade do utilizador em relação à devolução da obra no prazo estabelecido A responsabilidade pela conservação das obras em consulta recai sobre o leitor, não podendo este anotá las nem de qualquer modo deteriorá las, nomeadamente: cortar, rasgar, arrancar folhas, gráficos, quadros, fotografias ou estampas, e tornar ilegíveis os caracteres por meio de agentes portadores de calor ou humidade Em caso de extravio ou deterioração irremediável, cabe ao utilizador / leitor responsável, indemnizar o ND repondo um novo exemplar e sujeitar se às sanções previstas no Estatuto Disciplinar (decreto lei n.º 24/84). 2 O leitor nas salas de leitura deve escrupulosamente: Preservar a integridade física das obras (não riscando, rasgando ou danificando de qualquer outra forma); Não fumar, comer, beber ou perturbar o funcionamento com comportamentos ruidosos; Deixar as obras consultadas em cima das mesas; a arrumação nas estantes é da responsabilidade dos funcionários das bibliotecas. 3 Aos funcionários das Bibliotecas compete manter a arrumação nas salas de leitura. Página: 8 de 9

9 SECÇÃO XI (Aquisições) Art.º 20º O ND procurará, em princípio e dentro das dotações orçamentais, satisfazer o pedido de aquisição de obras e publicações. SECÇÃO XII (Sanções) Art.º 21º 1 Para além das previstas na lei, poderá o Conselho de Administração suspender o direito de utilização das Bibliotecas pelos utentes que violem as presentes normas. SECÇÃO XIII (Dúvidas) Art.º 22º As dúvidas e omissões do presente regulamento serão resolvidas por deliberação do Conselho de Administração do Centro Hospitalar Cova da Beira. 6. Referências bibliográficas Não aplicável. 7. Anexos Não aplicável. Página: 9 de 9

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