A biblioteca universitária em tempos de mudança: melhorar a experiência do utilizador: contributos para o sucesso académico

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1 A biblioteca universitária em tempos de mudança: melhorar a experiência do utilizador: contributos para o sucesso académico Elisete Sepanas Biblioteca do IPBeja "Ler e Formar Leitores no Século XXI: Bibliotecas e Inclusão II Encontro de Bibliotecas Escolares do Alentejo. Beja. 2014

2 A biblioteca universitária em tempos de mudança: melhorar a experiência do utilizador: contributos para o sucesso académico "Ler e Formar Leitores no Século XXI: Bibliotecas e Inclusão" Premissas: As bibliotecas académicas ocuparam sempre lugar de destaque das instituições académicas. A biblioteca era O lugar onde a comunidade ia procurar informação. As bibliotecas eram O local onde a informação estava guardada / armazenada e disponível. = Apoiar os processos de aprendizagem Disponibilizar material bibliográfico

3 O propósito fundamental de acesso a informação credível mantevese mas com desafios de transformação: serviços, competências e comportamentos Redefenição da cultura organizacional 1) Biblioteca ubíqua: TIC. Internet. Digital 2) Digitalização de conteúdios 2) Ensino Superior Processo de Bolonha 3) Aprendizagem ao longo da vida 4) Comunicação académica 5) Serviços de apoio à docência/colaboração; integração curricular 6) Biblioteca/Bibliotecários como parceiros essenciais na investigação e comunicação científica (CRIS - Sistema integrado de gestão de ciência e tecnologia) 7) Reforço do papel de gestor da informação (bases de dados e plataformas de investigação e informação), 8) Formadores em determinadas áreas (pesquisa da informação - LI bibliometria, etc.

4 O propósito fundamental de acesso a informação credível mantevese mas com desafios de transformação: serviços, competências e comportamentos Redefenição da cultura organizacional 9) Constrangimentos económicos fazer o melhor que se pode com o que se tem Bibliotecários e utilizadores concordam no valor que as bibliotecas têm para o sucesso académico.

5 A coleção/ Os recursos Livros E-books Revistas em papel Revistas eletrónicas Artigos, e-prints, pré-prints Conference papers Dissertações e teses Bases de dados referencias Bases de dados texto integral Publicações oficiais Literatura cinzenta Informação académica na internet "Once, you bought a book and put it on the shelf. Now we subscribe and have to renew access. A library is a completely different organism than it was 50 years ago.

6 Recursos BIPB Livros e revistas em suporte papel E-book (acesso via b-on) Biblioteca digital de trabalhos académicos b-on: artigos de revistas internacionais e ebooks Revistas eletrónicas (assinadas indiv.) Bases de dados de texto integral Bases de dados referenciais Informação em acesso livre E-books, artigos e revistas em acesso livre RCAAP (dissertações, teses, artigos, conference papers, etc.)

7 A biblioteca universitária em tempos de mudança: melhorar a experiência do utilizador: contributos para o sucesso académico "Ler e Formar Leitores no Século XXI: Bibliotecas e Inclusão" Acesso à informação é mais do que localizar um livro nas estantes da biblioteca Aceder a recursos (e serviços) remotamente Diluiu-se um pouco a fronteira entre os serviços de biblioteca e outras fontes de informação, sobretudo a internet

8 A biblioteca universitária em tempos de mudança: melhorar a experiência do utilizador: contributos para o sucesso académico "Ler e Formar Leitores no Século XXI: Bibliotecas e Inclusão" Como afetou a competência para pesquisar informação? O utilizador / a comunidade: caracterísitcas e comportamentos Maior facilidade no acesso à informação e dispositivos tecnológicos Utilizadores que reclamam informação imediata Utilizadores que reclamam sistemas user-friendly ou de tipo google Utilizadores que reclamam acesso a conteúdos (no sentido do texto integral) na rede Criação de vínculos interativos Redes sociais A forma e os meios como os estudantes interagem com a informação mudaram.

9 Gerir atitudes para a mudança Da visão de conteúdo (livros ) para uma visão de competências (skills) Que iniciativas da biblioteca ajudam os estudantes no seu trabalho académico? 1) Preparação dos estudantes na utilização da biblioteca 2) Iniciativas de competência de pesquisa de informação 3) Criar relação com a biblioteca / coordenação com os cursos 4) Criar percepção junto dos utilizadores das potencialidades dos serviços da biblioteca

10 Zenke, Paul (2011) The emerging and future roles of academic libraries

11 O projeto intitulado Capture an Idea da equipa da Temple University Library staff para registar as suas ideias com o objetivo de melhorar a experiência do utilizador da biblioteca Fotografia: Steven J. Bell

12 Biblioteca do IPBeja Como se reinventou: just for you Como mostra o seu valor acrescentado: seleção de serviço core; instrumentos de avaliação e comunicação/marketing Como se reposicionou na Instituição: parcerias

13 Biblioteca do IPBeja Como se reinventou: just for you Objectivo geral: Criar um serviço permanente de apoio à pesquisa personalizado Objetivos específicos: Disponibilizar um serviço de orientação no processo de pesquisa e seleção de recursos de acordo com as diferentes necessidades de informação. Facilitar o reconhecimento do valor dos bibliotecarios como intermediários que asseguram que os estudantes entendem o valor e a origem da informação. Contrariar a tendência de aceder a informação [na internet] sem critérios de avaliação - Quicker than precisely

14 Biblioteca do IPBeja Como se reinventou: just for you Objetivos transversais: 1. Criar uma base de dados sobre o serviço de referência, onde são colhidos os seguintes elementos para análise posterior: Tipo de questão (atendimento, auto-atendimento, referência) Recursos (catálogo, b-on, recursos gratuitos) Pedido (presencial, , chat) Resposta (presencial, , chat) Materiais disponíveis Assunto Funcionário Disponibilidade de bibliografia (em catálogo) Recuperação de informação (dificuldade de recuperação da informação > proposta de novos descritores) Observações

15 Data Tipo de questão Recursos Pedido Resposta Materiais disponíveis Assunto Funcionario Recuperaçã Disponibilidade o da de bibliografia informação Observ. Análise de cereais; Helena Não identificámos o tema no fundo Referência Catálogo BIPB; RCAAP presencial Não Sementes (trigo e cevada) Mascarenhas docuemntal Referencia Catalogo Presencial Presencial Não Culturas tropicais Elisete Sepanas Não existe bibliografia Referência b-on Presencial Presencial Sim Cante alentejano Leonarda Valadas Objetivos transversais (cont.): 2. Reavaliar a indexação dos documentos 3. Material de apoio à decisão dos processos de aquisições 4. Colaboração/articulação docentes/biblioteca Criação de organigrama de procedimentos do serviço de referência

16 Biblioteca do IPBeja Como se reinventou: just for you Objetivos específicos: Compreender as diferentes necessidades de informação da comunidade académica heterogénea (1º e 2º ciclo, maiores de 23, CET s e exalunos). Necessidade de fomentar pensamento crítico para avaliar a maior quantidade de recursos que estão disponíveis e que podem não ser adequados à necessidade de informação ou ao nível pretendido apoio na capacidade de gestão e compreensão da lista de resultados.

17 Biblioteca do IPBeja Como se reinventou: just for you O processo: Alteração da cultura organizacional interna Aposta forte na formação contínua Reorganização da equipa Comunicação entre equipa com funções técnicas de descrição e equipa do atendimento (compreensão dos processos de recuperação de informação e resposta a necessidades manifestada pelos utilizadores) Aquisição de equipamento (auto-atendimento) Alteração do mobiliário e criação de um espaço aprazível para o atendimento e orientação personalizada do utilizador

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22 A biblioteca universitária em tempos de mudança: melhorar a experiência do utilizador: contributos para o sucesso académico "Ler e Formar Leitores no Século XXI: Bibliotecas e Inclusão" Biblioteca do IPBeja Como se reinventou: just for you Seleção e implementação de serviço de referência virtual gratuito Criação de base de dados do serviço de referência (recolha de dados estatísticos e dados qualitativos indicativos, por ex. os temas das pesquisas e se existe material em pasta partilhada para futuras pesquisas) Programa de literacia de informação (recepção aos novos alunos; formação sobre os recursos de informação da BIPB, formações sobre estratégias de pesquisa; Gestores de referências bibliográficas, formações específicas para docentes, visitas à biblioteca, etc.)

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24 Biblioteca do IPBeja Como se reinventou: just for you Projetos transversais que concorrem para o objetivo: Criar um serviço permanente de apoio à pesquisa personalizado Criação da biblioteca digital dos trabalhos académicos Criação do Repositório Institucional O porquê: O documento digital tornou-se comum e o utilizador espera que a informação esteja sempre acessivel. Alivia o trabalho (custos de tempo) de localizar, disponibilizar e arrumar a informação que antes estava em depósito (acesso reservado). Cumprimento de dispositivos legais DL 115 Preservação digital (PDF A) - ISO

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26 A biblioteca universitária em tempos de mudança: melhorar a experiência do utilizador: contributos para o sucesso académico "Ler e Formar Leitores no Século XXI: Bibliotecas e Inclusão" Endereço do catálogo dos trabalhos académicos:

27 A biblioteca universitária em tempos de mudança: melhorar a experiência do utilizador: contributos para o sucesso académico "Ler e Formar Leitores no Século XXI: Bibliotecas e Inclusão" Biblioteca do IPBeja Como se reinventou: just for you Projetos em curso: serviços de descoberta Porquê: Disponibilizar a pesquisa tipo Google = sistema simples /vs/ biblioteca= sistema complexo (interface catálogo da biblioteca) Permite pesquisar todos os conteúdos (incluindo o catálogo bibliográfico) a partir de um único ponto de pesquisa Permite pesquisar conteúdos pré-indexados e reunidos de diferentes editoras, e bases de dados Permite mostrar/evidenciar os vários recursos que a biblioteca disponibiliza Criar a Biblioteca como uma rede permeável estendida a toda a instituição

28 A biblioteca universitária em tempos de mudança: melhorar a experiência do utilizador: contributos para o sucesso académico "Ler e Formar Leitores no Século XXI: Bibliotecas e Inclusão" Biblioteca do IPBeja Como se reinventou: just for you Projetos em curso: serviços de descoberta Valor acrescentado, porquê: Disponibilização de novos serviços: a) Integrar o serviço de referência no sistema de descoberta (pesquisa) b) Criação de pacotes de informação à medida Bibliografias recomendadas

29 Biblioteca do IPBeja Como se reinventou: just for you Projetos em curso: serviço de descoberta b) Criação de pacotes de informação à medida Bibliografias recomendadas Este sub-projeto vai permitir criar outros instrumentos de apoio:.. aos processos de recuperação de informação: 1. Articulação e partilha de informação entre os docentes e a biblioteca visando a satisfação das necessidades de informação específicas do utilizador; 2. Apoio aos utilizadores disponibilidade na BIPB; no acesso rápido às bibliografias e sua 3. Disponibilização da bibliografia em formato normalizado;.. à gestão interna: 1. Avaliação da coleção (o que é considerado leitura obrigatória e opcional pelos docentes e desta bibliografia o que existe na Biblioteca). 2. Facilita o apoio à elaboração de relatórios para a A3E s sobre a bibliografia existente para cada curso

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31 A biblioteca universitária em tempos de mudança: melhorar a experiência do utilizador: contributos para o sucesso académico "Ler e Formar Leitores no Século XXI: Bibliotecas e Inclusão" Biblioteca do IPBeja Como se reinventou: just for you Projetos em curso: serviços de descoberta Valor acrescentado, porquê: Disponibilização de novos serviços: c) Criação do espaço a Tua Biblioteca, como mais uma disciplina no Moodle, onde estará disponível a caixa de pesquisa. Espaço de integração/articulação curricular com as coordenações de curso e docentes das unidades curriculares, por ex. com a criação de pacotes de informação para trabalhos específicos, que podem ser activados ou desativados.

32 A biblioteca universitária em tempos de mudança: melhorar a experiência do utilizador: contributos para o sucesso académico "Ler e Formar Leitores no Século XXI: Bibliotecas e Inclusão" Biblioteca do IPBeja Como mostra o seu valor acrescentado: Planeamento e relatório de atividades Questionário de avaliação de Competências de LI Questionário de avaliação da satisfação dos utilizadores relativamente ao novo serviço de apoio e orientação bibliográfico Elaboração de plano de comunicação/marketing para os recursos eletrónicos: campanha em projeto «Há mais livros/revistas dos que os que vês nas estantes» Difusão (seletiva) de informação (página web e via mailing) sobre recursos e o ensino superior em geral.

33 Biblioteca do IPBeja Como se reposicionou na Instituição: parcerias Porquê: Necessidade de equipas multidisciplinares Escassez de recursos humanos Visibilidade e comunicação interna dos projetos e funções da Biblioteca, enquanto unidade orgância de apoio ao ensino do IPBeja. Internas: Gabinete de Qualidade Gabinete de Comunicação e Imagem Gabinete de Relações Externas (alunos Erasmus) IPBeja EaD (produção de vídeos) Externas: Integra o Grupo de Trabalho de Divulgação do RCAAP Neste âmbito elaborou vídeo sobre o Acesso Aberto, com a Biblioteca da UÉvora.

34 Biblioteca do IPBeja A cultura organizacional de criação de serviço de qualidade e excelência para a satisfação do utilizador só é conseguida por pessoas motivadas, reconhecidas e que gostam do que fazem. Obrigada a toda a equipa Neste aspeto a relação e o vínculo com os utilizadores é essencial e insubstituivel razão pela qual a nossa decisão foi a de apostar no serviço de acolhimento e apoio ao utilizador. É nossa convição que este serviço melhorou a experiência dos utilizadores na Biblioteca do IPBeja e tem contribuido ativamente para o seu sucesso académico.

35 Para terminar: Desafio: retomando a importância das parcerias É fulcral o estabelecimento de parcerias locais e regionais, nomeadamente entre serviços de informação, para que na fase atual (fortes constrangimentos a todos os níveis), se constituam grupos de trabalho coesos entre as bibliotecas escolares nos diferentes níveis : desde 1º ciclo ao ensino superior.

36 Obrigada