Introdução. Algumas outras definições de gestão do conhecimento encontradas na literatura são(rose, 2002):-

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1 A utilização do Escritório de Projetos como elemento integrador entre a Gestão do Conhecimento e a Gestão de Projetos nas organizações Carlos Eduardo Yamasaki Sato Introdução A mudança tornou-se a palavra de ordem das organizações modernas. As empresas que forem capazes de identificar, selecionar e executar as melhores mudanças serão as mais bem-sucedidas e as mais capazes de sobreviver no ambiente competitivo atual e futuro. "A aplicação do conhecimento é necessária para assegurar que uma organização tenha a capacidade de realizar uma mudança" (Hodgson, 1999, p.4). E "cada mudança é um projeto" (Prado, 2000, p.15). Assim, forma-se a relação entre conhecimento e projeto e, conseqüentemente, entre gestão do conhecimento e gestão de projetos. Os projetos, por serem temporários e criarem produtos ou serviços únicos, demandam grande quantidade de conhecimento para serem completados com sucesso. A gestão deste conhecimento, seja dentro de um projeto específico, de um projeto para outro e/ou dentro de um portfólio de projetos se torna fundamental para se alcançar os objetivos do projeto e da organização como um todo. Este trabalho trata da relação entre a gestão do conhecimento e a gestão de projetos e como esta pode ajudar a alavancar aquela através da implantação de um conceitoconhecido, em gestão de projetos, como Escritório de Projetos e contribuir, em conjunto, para o sucesso da organização. A Gestão do Conhecimento O conhecimento pode ser definido como a soma de tudo aquilo que todos sabem e que possibilita à empresa desenvolver uma capacidade competitiva. A gestão do conhecimento, por sua vez, pode ser definida como a habilidade de interpretar ou aplicar a informação, habilidades, conhecimento existente, conhecimento especializado, intuição einovação de uma maneira que crie valor para a empresa. A Gestão do Conhecimento implicitamente implica em que a empresa tem a habilidade de gerenciar o conhecimento damesma forma que faz o inventário de seus ativos físicos (Hodgson, 1999). Um modelo simplificado de três camadas que representa o conhecimento novo para as organizações é o seguinte (Tham, 2000): - Dados: são fatos gerais e discretos sobre eventos relacionados ao ambiente de trabalho. São quantidades enormes de dados, tais como relativos a demografia, estatística, mercado. Estes dados são analisados, sintetizados e transformados em informação e conhecimento. - Informação: também conhecido por experiências explícitas. É o resultado decapturar e fornecer o contexto às experiências e idéias. A informação é normalmente armazenada em documentos, , correio de voz e multimídia. - Conhecimento: também conhecido como experiências implícitas ou tácitas como, por exemplo, idéias, "insights", valores e julgamentos. É bastantedinâmico e pode ser acessado somente através de colaboração direta e comunicação com pessoas experientes. Fazendo alusão às experiências explícitas e tácitas acima, Nonaka e Takeuchi (1997) chegaram a definir dois tipos de conhecimento, o tácito e o explícito: - Conhecimento explícito é algo formal e sistemático. Pode ser expresso emtermos de palavras e números, e facilmente comunicado e compartilhado sob a forma de dados brutos, fórmulas científicas, procedimentos codificados ou princípios universais. - Conhecimento tácito é altamente pessoal e difícil de formalizar, o que dificultasua transmissão e compartilhamento com outros. Conclusões, "insights" epalpites subjetivos incluem-se nessa categoria de conhecimento. Além disso, está profundamente enraizado nas ações e experiências de um indivíduo, bemcomo em suas emoções, valores ou ideais. Algumas outras definições de gestão do conhecimento encontradas na literatura são(rose, 2002):-

2 Um processo empregado por uma organização para: Capturar e compartilhar a experiência; Promover a colaboração; Prover amplo acesso às informações da organização independente de sua fonte ou estrutura. - A gestão do conhecimento envolve a coleta, organização e distribuição de conhecimento que é acumulado por um período de tempo com a finalidade de melhorar e aumentar a vantagem competitiva de uma organização. Este conhecimento é mais do que simples fatos e dados. É a informação e experiência coletados e aplicados para alcançar os objetivos gerais da organização (Kliem, 1998). Como será visto adiante, as duas definições anteriores estão muito próximas do contexto da gestão de projetos, principalmente na área de gestão das comunicações de projetos. A Gestão de Projetos Projeto é "um empreendimento temporário realizado para criar um produto ouserviço único" (PMBoK, 2000). "Temporário" significa que todo projeto tem um início e um fim definidos. "Único" significa que o produto ou serviço é diferente, em alguma forma distinta, de todos os outros produtos ou serviços. A Gestão de Projetos, por sua vez, é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos requisitos do projeto (PMBoK, 2000). A gestão de projetos é descrita pelo PMBoK como constituída por nove áreas deconhecimento: integração, escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos e aquisições/contratos. Dentre elas, será dada maior atenção e ênfaseà gestão de comunicações do projeto, pois é onde se estabelece o maior grau de relação com a gestão do conhecimento. A gestão de comunicações do projeto "inclui os processos requeridos para assegurar a geração apropriada e no tempo certo, a coleta, a disseminação, o armazenamento e a disposição de informações do projeto" (PMBoK, 2000, p. 117). O conhecimento são as informações que são organizadas e analisadas, tornando-as inteligíveis e aplicáveis na solução de problemas e tomada de decisão. Para tanto, o PMBoK descreve a gestão das comunicações do projeto em quatro processos principais: - Planejamento das comunicações: determina as necessidades de comunicação e informação aos interessados no projeto: quem precisa de qual informação, quando precisa e como esta pode ser fornecida. - Distribuição das informações: disponibiliza no tempo certo as informações necessárias aos interessados no projeto. - Relatório de desempenho: coleta e dissemina informações de desempenho. Isto inclui relatórios de situação, medidas de progresso e previsões. - Encerramento administrativo: gera, reúne e dissemina informações para formalizar uma fase ou a finalização de um projeto. O encerramento administrativo, em especial, envolve o processo de documentar os resultados do projeto e formalizar o aceite do produto ou serviço do projeto por parte docliente, do patrocinador e dos envolvidos no projeto. Inclui reunir os registros e analisar o sucesso ou fracasso do projeto, sua efetividade em relação aos objetivos e escopo e, defundamental importância, documentar e armazenar as lições aprendidas no projeto. Assim, estas se tornam parte do banco de dados refletindo o histórico e o conhecimento adquiridoque pode ser utilizado em outros projetos. Este banco de dados é a base para a gestão doconhecimento (PMBoK, 2000). A Relação entre Gestão do Conhecimento e Gestão de Projetos Por criar produtos ou serviços únicos, durante um período de tempo definido, tem-se por conseqüência que a aprendizagem torna-se de fundamental importância para os projetos. E a disciplina mais associada à aprendizagem é a gestão do conhecimento. De acordo com Hodgson (1999, p.4), "a aplicação do conhecimento é necessária para assegurar que uma organização tenha a capacidade de realizar

3 uma mudança". E, de acordo com Prado (2000,p.15), "cada mudança é um projeto". Assim, pode-se dizer que conhecimento e projeto estão interrelacionados no contexto de mudança e aprendizagem. De acordo com uma pesquisa da empresa de consultoria KPMG, "Knowledge Management Research Report 2000", citada por Rose (2002), foram revelados vários problemas relacionados a conhecimento no ambiente de trabalho atual. As 413 organizações que responderam à pesquisa e que puderam classificar a sua situação emgestão do conhecimento indicaram vários problemas similares: - Falta de tempo para compartilhar o conhecimento (72%); - Sobrecarga de informação (69%); - Não utilizando a tecnologia para compartilhar efetivamente o conhecimento (65%); - Dificuldade de capturar conhecimento tácito (63%);- Reinventando a roda (63%). A mesma pesquisa revelou vários benefícios em 161 empresas que tinhamimplementado sistemas de gestão do conhecimento, incluindo: - Melhor tomada de decisão (71%); - Resposta mais rápida às questões-chave do negócio (68%); - Melhoria na habilidade do empregado ((63%); - Melhoria na produtividade (60%); - Maiores lucros (52%); Cleland e Ireland (2002) apontam os seguintes benefícios da gestão de projetos, dentre outros: - Melhora da produtividade, fornecendo o caminho mais direto para a solução de problemas; - Aumento dos lucros pela redução do desperdício de tempo e de energia emsoluções erradas; - Melhora no estado de ânimo dos funcionários mediante maior satisfação no emprego; - Melhores tomadas de decisões na continuação e no término dos esforços de trabalho; - Melhor posição de competitividade dentro da indústria com a apresentação de resultados mais rápidos para as situações; - Apresentação mais rápida de produtos que satisfaçam às exigências dos clientes; - Menor esforço (horas de trabalho) com melhores resultados; - Confiança na capacidade de completar o trabalho. Pelo que se pode depreender das informações acima, os benefícios da gestão doconhecimento são muito semelhantes aos benefícios da gestão de projetos. Por isso, propõe-se a utilização de ambas as disciplinas de forma integrada de modo a estabelecer uma sinergia que possa contribuir para atingir os objetivos estratégicos da organização. Da própria definição de gestão de projetos do PMBoK, é citada a aplicação do conhecimento às atividades do projeto. Para que este conhecimento seja adequadamente gerenciado, produzido, transferido e documentado propõe-se a utilização do Escritório de Projetos (em inglês, PO: "Project Office") como ferramenta de apoio para a implantação da gestão de conhecimento nas organizações, integrada à implantação de gestão de projetos. O Escritório de Projetos "De forma sucinta, o escritório de projetos é um pequeno grupo de pessoas que temrelacionamento direto com todos os projetos da empresa, seja prestando consultoria e treinamento, seja efetuando auditoria e acompanhamento de desempenho dos projetos" (Prado, 2000, p.89). Desta forma, um dos benefícios do escritório de projetos é a capacidade de gerenciar o conhecimento dos projetos da empresa, por meio da documentação de lições aprendidas, bem como a possibilidade de garantir a troca deconhecimento e experiência entre projetos. Cabe também ao escritório de projetos a seleção e a definição de possíveis ferramentas de

4 software que permitam a melhor gestão dos projetos e do conhecimento associado a estes projetos. O conceito do escritório de projetos já existe desde a década de sessenta e foi bastante aplicada inicialmente, nos Estados Unidos, em grandes projetos da construção civil, indústria aeroespacial e armamentos militares, focando um cliente específico. Na década de oitenta, este conceito passou a ser utilizado por organizações que gerenciamdiversos projetos simultaneamente e passou a abranger maior número de atividades e responsabilidades. Para estes casos, a posição do Escritório de Projetos na hierarquia da empresa também sofreu uma adaptação. Assim, pode-se ter (Prado, 2000): - Um Escritório de Projetos Corporativo, que está diretamente ligado à altaadministração da empresa e é responsável por um grande número de projetos para uma finalidade estratégica da alta administração; - Um Escritório de Projetos Setorial, localizado em uma diretoria ou departamento da empresa, no qual são gerenciados muitos projetos; - Um Escritório do Projeto, dedicado a um único projeto de grandes dimensões e alta complexidade. Ao entrarmos no século 21, o escritório de projetos tornou-se um lugar comum na hierarquia organizacional. Embora a maioria das atividades designadas ao escritório de projeto não tenha mudado, há agora uma nova missão para o escritório de projeto: - O escritório de projeto tem agora a responsabilidade de manter todas as propriedades intelectuais relacionadas à gestão de projetos e de ativamenteapoiar o planejamento estratégico da organização (Kerzner, no prelo). O escritório de projetos está agora servindo a corporação, especialmente as atividades de planejamento estratégico, e não apenas focando num cliente específico. O escritório de projeto se transformou num centro organizacional ou corporativo para controleda propriedade intelectual da gestão de projetos. Isto se tornou uma necessidade visto que a magnitude de informações e conhecimento sobre gestão de projetos cresceu exponencialmente por toda a organização. Durante os últimos dez anos, os benefícios de utilizar um escritório de projetostornaram-se evidentes. Eles incluem (Kerzner, no prelo): - Padronização de operações; - Processo de decisão envolvendo a organização como um todo e não apenas grupos localizados;- Melhor planejamento da capacidade (isto é, alocações de recursos); - Acesso mais rápido à informação de maior qualidade; - Eliminação de "panelas" dentro da organização;- Operações mais eficientes e eficazes; - Menor necessidade de reestruturação; - Menos reuniões que roubam tempo valioso do executivo; - Priorização mais realista do trabalho; - Desenvolvimento de futuros gerentes gerais. Assim, o escritório de projetos tem a missão de "difundir conhecimentos de gestão de projetos em toda a organização" (Prado, 2000). Além disso, é a base da gestão de conhecimento no que se refere à adequada gestão das lições aprendidas nos projetos, onde os conhecimentos e experiências podem ser transferidos de um projeto para outro ou para o programa de projetos da organização. Considerações Finais Como mostrado, a gestão do conhecimento e gestão de projetos possuem muitos pontos em comum, principalmente no que se refere aos benefícios proporcionados por ambas as disciplinas

5 para ajudar a organização a atingir os seus objetivos definidos em seu planejamento estratégico. A aplicação integrada destas disciplinas impacta positivamente na produtividade, tomada de decisões, lucratividade, motivação das pessoas e, por fim, no sucesso dos projetos e negócios. Como tema para futuras pesquisas, propõe-se a integração dos conceitos de gestão de projetos aos de gestão de conhecimento e sua aplicação em organizações brasileiras como forma de aumentar a sua probabilidade de sucesso. E, sob o ponto de vista de gestão de projetos, a utilização do escritório de projetos como ferramenta organizacional de implantação integrada constitui-se numa forma bastante plausível, conforme mostrado ao longo deste trabalho. Por fim, algumas considerações que ressaltam a correlação entre gestão de conhecimento e gestão de projetos e que puderam ser evidenciadas neste trabalho: - O real valor não está no conhecimento em si, mas sim na sua aplicação nos projetos das organizações. - Projeto é o conhecimento em movimento, produzindo resultados. - Tanto a gestão de conhecimento quanto a gestão de projetos são alavancadoras da estratégia organizacional e podem contribuir em conjunto para o sucesso daorganização. Referências Bibliográficas Cleland, David I. e Ireland, Lewis R. Gerência de Projetos, RJ: Reichmann & Affonso Editores, Hodgson, Paul. Innovavation and Technology Knowledge Management.htm, nov disquete 3,5". Internet Explorer 5. Kerzner, Harold. Strategic Planning for a Project Office. EUA, [2003?]. No prelo. Kliem, Ralph L. The Role of Project Management in Knowledge Management.doc, disquete, 3,5" Word 97 for Windows. Nonaka, Ikujiro e Takeuchi, Hirotaka. Criação de Conhecimento na Empresa: Como as Empresas Japonesas Geram a Dinâmica da Inovação, RJ: Editora Campus, Prado, Darci. Gerenciamento de Projetos nas Organizações, 1aEdição, MG: Editora dedesenvolvimento Gerencial, PMBoK. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (2000 ed.) NewtonSquare, PA: Project Management Institute, Rose, Kenneth H. Knowledge Management is Power: Managing Knowledge Allows Companies to March Successfully and Profitably into the Future. PM Network ProjectManagement, Feb. 2002, p Tham, Wing H. Wing Technology in Knowledge.doc, 27 out disquete, 3,5" Word 97 for Windows.