Apresentação do mapa... 9 Zoom e deslocamento... 9 Tipos de mapa... 9 Mapa TomTom Mapa em todo o ecrã Procurar no mapa...

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2 Acerca do WEBFLEET... 4 Componentes do WEBFLEET... 4 WEBFLEET... 4 LINK... 4 Equipamentos de navegação interligados... 4 Equipamento de navegação sem interligação... 4 Remote LINK... 5 LINK 105/ecoPLUS... 5 Objeto... 5 Seguimento e localização... 5 Equipamento incorporado... 5 Equipamento portátil... 5 Seguimento... 5 Localização... 6 Viagem... 6 Viagem com equipamento LINK... 6 Viagem apenas com equipamento de navegação... 6 Imobilização... 6 Tempo em ralenti... 6 Evento... 7 Evento de condução... 7 Tarefa... 7 Tempo de trabalho... 7 Comunicação do tempo de trabalho em veículos e equipamentos diferentes... 7 Programação de manutenção... 8 Tarefa de manutenção... 8 Relatório a pedido... 8 Relatório programado... 8 Iniciar sessão no WEBFLEET... 8 Apresentação do mapa... 9 Zoom e deslocamento... 9 Tipos de mapa... 9 Mapa TomTom Mapa em todo o ecrã Procurar no mapa Seguimento e localização Monitorizar o estado da tarefa Dados cartográficos em tempo real Caminho percorrido pelo veículo A barra de tempo de atividade na Vista do mapa Filtro de posição A barra de tempo de atividade na vista "Dados da viagem" Gestão de tarefas Enviar tarefas Iniciar o trabalho nas tarefas Enviar o estado da tarefa Opções de tarefa Vista geral de tarefas Atribuição de tarefas inteligente Moradas no mapa Estado da tarefa Informações de trânsito Atribuir rapidamente tarefas à viatura mais próxima Comunicação com os condutores Enviar uma mensagem a um condutor Enviar uma mensagem a vários condutores ou a todos Utilizar as mensagens de texto no TomTom PRO Definir mensagens de estado para os diferentes veículos Utilizar mensagens de estado Reencaminhar mensagens de estado para o seu endereço de Gestão de veículos simplificada Atribuir detalhes básicos do veículo Referência do consumo de combustível Especificar os atributos do veículo Adicionar uma nova edição Relatórios de eficiência de combustível Copiar especificações para vários veículos Configurar as definições básicas do veículo Configurar mensagens de estado e mensagens de tarefas para veículos Configurações para equipamentos e acessórios periféricos Definições para a utilização do tacógrafo digital Copiar configurações/definições do veículo para vários veículos Atribuir um veículo a um grupo Atribuir vários veículos a um grupo Cancelar a atribuição de vários veículos em massa de um grupo Utilizar grupos de veículos Manutenção de veículos Criar programações de manutenção Intervalos de manutenção Quando se deve efetuar uma tarefa de manutenção? Utilizar os lembretes Copiar uma programação de manutenção Monitorizar tarefas de manutenção Processar tarefas de manutenção Criar relatórios de manutenção Gestão de utilizadores no WEBFLEET Criar utilizadores Conceder acesso ao WEBFLEET Definições de perfil Sessões Inícios de sessão falhados Grupos de utilizadores Definições de direitos para relatórios, encargos e áreas Direitos para aceder a veículos, moradas e condutores Relatórios de gestão Acerca da vista do Dashboard Configurar quadros Obter mais detalhes nos quadros Deslocar a linha cronológica Ver os detalhes Imprimir vistas do Dashboard Comunicação das horas de trabalho Criar um condutor Definições para o TomTom PRO Transmitir para o WEBFLEET Criar um relatório do "tempo de trabalho" Registo Selecionar o modo de registo Modo privado ou modo de negócios Administrar as informações do registo Criar um relatório de registo Relatórios Compreender a estrutura dos relatórios Gráficos Resumos Tabelas Destaques condicionais A vista Relatórios Separador Gestor Relatórios a pedido Primeira utilização Definições de filtros Destaques condicionais Relatórios agendados no Arquivo Informações de configuração Retenção de relatórios agendados no Arquivo Relatórios de gestão - descrição geral Personalizar os relatórios com um logótipo individual Pré-visualizar um relatório

3 Criar e gerir relatórios Escolher o modelo certo Escolher o formato do ficheiro e o esquema Modificar o esquema dos relatórios Modificar gráficos Modificar tabelas de detalhes Colunas Agrupamentos Destaques condicionais Configurar as definições de entrega Definições de entrega para relatórios a pedido Definições de entrega para relatórios agendados Definições de filtros Finalizar um relatório Atribuir relatórios a utilizadores Segurança e eficiência do condutor Estilo de condução na lista de condutores O gráfico OptiDrive Informações detalhadas das variáveis OptiDrive Personalizar o indicador Optidrive Relatório de segurança e eficiência Configurar o Painel de instrumentos Ver informações detalhadas no Painel de instrumentos Gerir informações do tacógrafo Preparar a utilização do Tachograph Manager Adquirir a funcionalidade adicional Aceder a todos os veículos e condutores Visão geral sobre o Tachograph Manager Painéis no Tachograph Manager O painel "Gestão" O painel "Prazos" O painel "Análise" Criar condutores que utilizam tacógrafos na interface WEBFLEET normal Beneficiar da funcionalidade de relatórios Importar números de cartão de condutor para ficarem disponíveis no WEBFLEET 56 Detalhes do condutor Criar veículos Importante: tarifas mensais por veículo Detalhes do veículo Importante - desativação de veículos Prazos para descarregar Cartas de condução Notificações para descarregar do cartão de condutor ou do armazenamento de massa Carregar informações de tacógrafo manualmente Carregar ou descarregar manualmente ficheiros de tacógrafo utilizando o Tacho- Sync Descarregar ficheiros individuais Eliminar automaticamente ficheiros arquivados pela TomTom Histórico do arquivo Enviar vários ficheiros para um endereço de Relatórios de gestão de informações do tacógrafo Criação de relatórios programados de informações do tacógrafo Criar um relatório em tempo real Efetuar o download de estatísticas Visão geral de tempo de condução e de períodos de descanso Relatórios sobre infrações sociais Análise aprofundada das atividades do condutor e do veículo Certificado de atividades de condutores Compreender o indicador de classificação Tacho Indicador de infrações Isenção de responsabilidade: Gestão de moradas Criar moradas Nomes de morada em informações de posição Gerir moradas em grupos Mostrar moradas no mapa Activar a apresentação de moradas no mapa Paragens numa morada Utilizar áreas Visão geral das áreas Estado das áreas Criar áreas retangulares ou circulares Criar áreas poligonais Criar áreas sob a forma de corredores Atributos adicionais das áreas Programar notificações para áreas Atribuir veículos a áreas Definições de conta Visão geral das definições Permitir que os utilizadores administrem as definições da conta Definições de conta específicas do utilizador Definições relativas a veículos no mapa Definições de conta Definições de tarefas Informação de localização Legendar as cores das moradas Definir as mensagens de estado e de tarefas Personalizar o fluxo de trabalho das tarefas Avisos para estados de fluxo de trabalho simples Estados de tarefas Definições para relatórios Personalizar o indicador OptiDrive Condução em excesso de velocidade Relatórios de combustível Tempos de condução restantes Tempos de condução restantes diários na vista do mapa Notificações sobre infrações sociais Três tipos de infrações sociais Informações detalhadas sobre infrações sociais Tempos de condução restantes semanais na vista do condutor Compreender as informações de "Hoje" Compreender as informações de "Semana atual" Compreender as informações de "Semana seguinte" Períodos de descanso reduzidos

4 Acerca do WEBFLEET Acerca do WEBFLEET Esta secção descreve alguns termos utilizados no contexto da gestão de frotas, as soluções WEBFLEET e como iniciar sessão no WEBFLEET. Componentes do WEBFLEET Existem três variantes de solução WEBFLEET: a) WEBFLEET ligado a um equipamento LINK, b) WEBFLEET ligado a um equipamento LINK e a um equipamento de navegação TomTom, c) WEBFLEET ligado a um equipamento de navegação TomTom. Componentes das soluções WEBFLEET WEBFLEET O WEBFLEET é o componente central das soluções WEBFLEET. O WEBFLEET é uma aplicação web para gestão de veículos e tarefas e para acesso à funcionalidade de seguimento e localização da TomTom. LINK O TomTom LINK é uma caixa negra que é instalada no veículo. O LINK é ligado à fonte de alimentação do veículo e à ignição. Regista os eventos de ignição, o movimento do veículo e a informação de posição, e envia toda esta informação para o escritório. Quando ligado por rede móvel ao WEBFLEET, também permite a comunicação entre o escritório e um equipamento de navegação TomTom. Este equipamento permite efetuar seguimento e localização. O WEBFLEET suporta vários modelos LINK*: TomTom LINK 510/530, TomTom LINK 410, TomTom LINK 200, TomTom LINK 300/310, TomTom LINK (primeira geração) O TomTom LINK 200 é ligado à porta OBD-II do veículo. Fornece informação de seguimento básica e não pode ser ligado a um TomTom PRO. Equipamentos de navegação interligados O termo "interligado" refere-se a todos os equipamentos de navegação fornecidos com modem de rede móvel incorporado. Os equipamentos de navegação interligados não necessitam de fazer a ligação a um LINK, dado que se ligam diretamente ao WEBFLEET. O WEBFLEET suporta atualmente diferentes gerações de equipamentos de navegação interligados*: PRO 5250 (TRUCK), PRO 9150, PRO 9100, GO 9000, GO 715. Os equipamentos GO interligados são semelhantes entre si, mas os equipamentos PRO possuem software diferente e, consequentemente, funcionam de forma diferente. Equipamento de navegação sem interligação O termo "sem interligação" refere-se a equipamentos de navegação que necessitam de um equipamento LINK para fazer a comunicação entre o WEBFLEET e o escritório. Existem diferentes gerações de equipamentos sem interligação em uso*: PRO 7250 (TRUCK), PRO 8270 (TRUCK), PRO 8275 (TRUCK), PRO 7150 (TRUCK), PRO 7100 (TRUCK), GO 7000 (TRUCK), GO x20/x30, GO x10. Os equipamentos GO não interligados são semelhantes entre si, mas os equipamentos PRO não interligados possuem software diferente e, consequentemente, funcionam de forma diferente. * Alguns equipamentos podem não estar disponíveis na sua região. Acerca do WEBFLEET 4

5 Remote LINK O TomTom Remote LINK* é um controlo remoto. Deve ser ligado por Bluetooth a um LINK 510/530/410/ 3xx associado e instalado num veículo. Existem duas variantes: Remote LINK Working Time - O Remote LINK Working Time permite que vários funcionários registem as suas horas de trabalho através do LINK 510/530/410/3xx. Remote LINK Logbook - O Remote LINK Logbook permite que os condutores mantenham um registo através de um LINK 510/530/410/3xx. LINK 105/ecoPLUS O TomTom LINK 105/ecoPLUS* obtém informação sobre o consumo de combustível através do conector OBD-II do veículo e envia-a para o WEBFLEET em tempo real. O TomTom LINK 105/ecoPLUS funciona em conjunto com um LINK 5xx/4xx/3xx através de Bluetooth. Procure informações de compatibilidade no Guia de Instalação do TomTom LINK 105/ecoPLUS. * Alguns equipamentos podem não estar disponíveis na sua região. Objeto Um objeto é uma entidade central no WEBFLEET. Um objeto pode ser um veículo, seja automóvel, camião ou reboque. Está instalada uma unidade TomTom no veículo ou reboque. A unidade TomTom fornece toda a informação relevante do veículo/reboque ao WEBFLEET, como a posição, a hora, a velocidade, etc. O objeto é depois apresentado no mapa e nas respetivas listas do WEBFLEET. É criado na base de dados do WEBFLEET assim que for ativado após uma instalação correta. Seguimento e localização Seguimento e localização são os termos gerais utilizados para determinar a posição de um objeto, seja em tempo real ou através de dados registados anteriormente. Isto costuma incluir a funcionalidade de comunicação com os veículos e respetivos condutores. Seguimento e localização requerem hardware e software dedicados. O WEBFLEET utiliza equipamentos tanto incorporados como portáteis. Equipamento incorporado É possível efetuar a monitorização e garantir a segurança 24 horas por dia, 7 dias por semana, utilizando equipamentos LINK integrados. O equipamento LINK fornece dados sobre a posição, o movimento e a ignição do veículo, bem como eventos de entrada (como, por exemplo, "motor a trabalhar") relacionados com o veículo específico e não pode ser desligado. Normalmente, o equipamento LINK envia seis posições por minuto quando o veículo se encontra num país coberto pela subscrição do WEBFLEET. Os países e o intervalo de comunicação da posição dependem da subscrição. Para saber mais, consulte o contrato do WEBFLEET. Com a interface de programação de aplicações WEBFLEET.connect, o normal é uma posição por minuto nestes países. Pode estender o intervalo de comunicação da posição para integrações de WEBFLEET.connect para mais posições por minuto subscrevendo o Additional Service HD Tracking (serviço adicional de seguimento de alta resolução). Para obter mais informações, consulte o formulário do serviço adicional. É necessário ter um equipamento LINK instalado no veículo para utilizar equipamentos adicionais como: equipamento de navegação sem interligação, Remote LINK, LINK 105/ecoPLUS, tacógrafo digital. Para obter informação sobre compatibilidade, consulte Estes equipamentos têm funções básicas, como enviar e aceitar tarefas e mensagens, comunicar tempos de trabalho, manter livros de registo e comunicar o comportamento do condutor, o consumo de combustível e os tempos de condução do condutor principal e do auxiliar. Equipamento portátil É possível efetuar seguimento e localização em tempo parcial com equipamento de navegação interligado que comunique diretamente com o WEBFLEET. Seguimento Acerca do WEBFLEET 5

6 Seguimento significa monitorização em tempo real da posição, do movimento, da condução e de outros eventos de um veículo. O veículo comunica ao WEBFLEET a velocidade e a direção do seu movimento. Também é possível ver se um veículo está bloqueado num congestionamento de tráfego, se está estacionado e/ou se está a trabalhar ao ralenti. Este tipo de informação fica disponível no WEBFLEET, por exemplo, no mapa e no painel de detalhes do veículo. Localização Localização significa a capacidade de ver as posições, os movimentos, a condução e outros eventos numa perspetiva de histórico. A informação fica guardada no WEBFLEET durante 90 dias e pode ser analisada nesse período. Viagem Uma viagem é a deslocação de um veículo de uma posição inicial até uma posição final. Quando uma viagem termina, é enviado um relatório de viagem para o WEBFLEET com todas as informações relevantes da viagem, tais como hora de início, hora de fim, paragens, tempos ao ralenti e consumo de combustível. Viagem com equipamento LINK O início de uma viagem é comunicado quando o condutor aciona a ignição do veículo e este se move, ou a posição indicada pelo GPS muda durante um tempo mínimo configurado (normalmente cinco minutos), ficando a hora da ativação da ignição do veículo registada como hora de início da viagem. O fim de uma viagem é comunicado quando se verifica uma das seguintes condições: a) a ignição do veículo é desligada e permanece desligada durante um tempo mínimo configurado (normalmente 15 minutos) e o veículo não se move, ou a posição indicada pelo GPS não muda; b) o modo de viagem do livro de registo muda de viagem privada para viagem de negócios ou vice-versa; c) o condutor é substituído e esse facto é comunicado através do equipamento de navegação TomTom ou do tacógrafo digital. Viagem apenas com equipamento de navegação Quando é utilizado um equipamento de navegação interligado, as viagens são comunicadas nas seguintes condições: O início de uma viagem é comunicado quando se verificam todas as seguintes condições no equipamento de navegação: a) encontra-se devidamente ligado à base instalada no veículo, b) tem receção de sinal GPS, c) a posição indicada pelo GPS muda. O fim de uma viagem é comunicado quando se verifica uma das seguintes condições no equipamento de navegação: a) é removido da base, b) foi desligado, c) fica imóvel durante dez minutos ou mais, d) o modo do livro de registo muda do modo de negócios para o modo privado ou vice-versa, e) o condutor é substituído e esse facto é comunicado através do equipamento de navegação TomTom (depende do modelo e da versão do software). Imobilização Uma imobilização é comunicada quando o veículo deixa de se mover ou a posição indicada pelo GPS não muda durante um tempo mínimo configurado (normalmente cinco minutos). O fim de uma paragem é determinado quando o veículo inicia o movimento ou a posição indicada pelo GPS muda. O intervalo total da paragem é comunicado ao WEBFLEET quando a paragem termina. Tempo em ralenti O tempo em ralenti é o tempo durante o qual um veículo está parado ou se move muito lentamente e mantém o motor a trabalhar. O tempo de ralenti é reconhecido após cinco minutos. Acerca do WEBFLEET 6

7 Evento Os eventos são ocorrências que a unidade TomTom regista e comunica ao WEBFLEET sob a forma de mensagens. Estes são alguns exemplos comuns: a) mensagens de estado gerais predefinidas, b) mensagens de estado predefinidas relacionadas com as tarefas, c) presença em zonas geográficas, d) informação sobre remoção de periféricos, funções indesejáveis, eventos de entrada digitais, etc. As mensagens de estado e os eventos de zona geográfica podem ser classificados em três níveis em função da sua importância: notificações, avisos ou alarmes. Evento de condução Um evento de condução é comunicado ao WEBFLEET quando um condutor excede um determinado nível de aceleração. A aceleração é registada durante as travagens, viragens e acelerações excecionais, como acidentes. Tarefa Uma tarefa é uma mensagem que contém instruções acerca de um pedido a executar. Existem três tipos de tarefas: entrega, recolha e serviço. Uma tarefa tem um número de tarefa e uma mensagem com até 500 bytes de texto livre. Também é possível incluir numa tarefa os seguintes elementos opcionais: a) contacto, b) número de telefone do contacto, c) data de execução planeada, d) endereço do destino para apresentar ao condutor no equipamento de navegação TomTom, e) coordenadas do destino que serão utilizadas pelo equipamento de navegação TomTom para calcular o percurso até ao local da tarefa, f) hora de chegada pretendida, g) tolerância de tempo para o início da tarefa, para permitir uma mensagem de alarme se a tolerância for excedida, h) tempo de antecedência para o envio de uma mensagem de aviso de chegada. As instruções da tarefa aparecem no equipamento de navegação e podem ser aceites, rejeitadas ou simplesmente guardadas para execução posterior. O condutor ou ajudante podem aceitar ou rejeitar uma tarefa e iniciar e terminar atividades na tarefa seguindo os respetivos passos. Se o condutor rejeitar ou cancelar uma tarefa, o sistema pede-lhe que indique um motivo. Todas as ações que compõem a tarefa assumida pelo condutor geram mensagens que são enviadas para o WEBFLEET. Tempo de trabalho O tempo de trabalho pode ser comunicado ao WEBFLEET através de: a) um equipamento de navegação interligado - o condutor pode comunicar o tempo de trabalho identificando-se no equipamento de navegação interligado, b) um equipamento de navegação combinado com um equipamento LINK - o condutor pode comunicar o tempo de trabalho identificando-se no equipamento de navegação, c) um Remote LINK Working Time em conjunto com um equipamento LINK - vários funcionários podem comunicar o seu tempo de trabalho através de uma só instalação, identificando-se com a sua chave de ID personalizada, d) um tacógrafo digital. É possível comunicar os seguintes estados de horas de trabalho ao WEBFLEET: a) Deslocação para o emprego. b) Início de pausa. c) Início de trabalho, que também indica o fim de uma pausa se o último estado comunicado tiver sido um início de pausa. d) Fim de trabalho, que também indica o fim de uma pausa se o último estado comunicado tiver sido um início de pausa. Comunicação do tempo de trabalho em veículos e equipamentos diferentes Nas comunicações de tempo de trabalho, é normal utilizar-se o mesmo equipamento para comunicar o início e o fim do trabalho, mas se os condutores e os outros funcionários utilizarem vários veículos e, consequentemente, equipamentos, devem ser respeitadas as seguintes regras: a) se um condutor mudar entre equipamento de navegação PRO ou equipamento Remote LINK, os tempos de trabalho são associados ao condutor, b) se um condutor mudar entre equipamentos de navegação GO, os tempos de trabalho são associados ao veículo, c) é necessário fechar as sessões de trabalho, com comunicação de fim de trabalho, antes de emparelhar qualquer equipamento com um equipamento diferente, d) fechar as sessões de trabalho num equipamento diferente daquele em que se iniciou a sessão de trabalho apenas é possível se for utilizado um Remote LINK com uma chave de ID ou equipamentos de navegação PRO. Acerca do WEBFLEET 7

8 Programação de manutenção Uma programação de manutenção descreve uma tarefa de manutenção que precisa de ser efetuada num veículo. Define o agendamento da intervenção e especifica se esta deve ser efetuada uma única vez numa dada data ou quilometragem do veículo, ou se deve começar numa determinada data ou quilometragem e repetir-se em intervalos regulares. De acordo com a programação de manutenção, o WEBFLEET cria uma tarefa de manutenção assim que a tarefa for concluída. Pode também ser enviado um aviso prévio, em determinado tempo ou distância antes do prazo agendado para a intervenção. Tarefa de manutenção Uma tarefa de manutenção para um veículo é criada a partir do respetivo programa de manutenção. A tarefa aparece no WEBFLEET assim que chega o momento da intervenção ou quando é emitido um lembrete. Relatório a pedido Os relatórios a pedido são relatórios atribuídos a utilizadores para descarregamento sempre que pretenderem. Antes de descarregar o relatório, o utilizador pode definir filtros e destaques condicionais. Os dados incluídos no relatório são compilados no momento em que o utilizador descarregar o relatório do WEBFLEET. Relatório programado Os relatórios programados são relatórios criados periodicamente de forma automática e podem ser criados diariamente, semanalmente, mensalmente ou trimestralmente. Existem duas variantes de relatórios programados: (1) Relatórios programados enviados automaticamente para um endereço de - Os relatórios programados enviados para um endereço de não são armazenados no "Arquivo" do WEBFLEET. (2) Relatórios programados armazenados no Arquivo - Os relatórios programados armazenados no "Arquivo" podem ser descarregados em qualquer altura durante o período de retenção, que pode ser definido aquando da criação do relatório. O período de retenção pode ser definido para três anos no máximo, consoante o período de entrega escolhido, que pode ser diariamente, semanalmente, mensalmente ou trimestralmente. Os relatórios serão eliminados automaticamente no final do período de retenção definido. Além disso, os administradores de conta podem eliminar relatórios manualmente a partir do "Arquivo". Iniciar sessão no WEBFLEET Vá a para iniciar sessão no WEBFLEET. Introduza o nome da conta, o seu nome de utilizador e a sua palavra-passe. Selecione o idioma que pretende utilizar no WEBFLEET e clique em Login. Inicie sessão no WEBFLEET com os seus dados Acerca do WEBFLEET 8

9 Apresentação do mapa Apresentação do mapa O WEBFLEET oferece vários tipos de mapas. Este capítulo mostra-lhe as funcionalidades do mapa, os tipos de mapa disponíveis no WEBFLEET e qual é a informação que cada tipo de mapa fornece. Zoom e deslocamento Quando entrar no WEBFLEET, verá um mapa que apresenta todos os veículos do grupo de veículos que estiver seleccionado. Ampliar e reduzir o mapa é fácil. Basta utilizar a roda do rato ou o selector de nível de zoom no canto superior direito do mapa. Se premir o botão esquerdo do rato, pode deslocar o mapa em qualquer direcção e focar veículos específicos. Prima o botão esquerdo do rato e desloque o mapa para a melhor posição. Para ampliar o mapa, utilize a roda do rato ou ajuste o nível de zoom para o valor que desejar. Tipos de mapa O WEBFLEET oferece os seguintes tipos de mapa para apresentação da sua frota de veículos e dos dados das tarefas: mapa TomTom com informação de tráfego actualizada, mapa do Google e mapa de satélite. Para ter a visão geral mais realista dos seus veículos, clique no botão "Satélite", no canto superior esquerdo do mapa. Clique no botão "Satélite" para ter a visão geral mais realista das localizações dos seus veículos. Apresentação do mapa 9

10 Mapa TomTom O mapa TomTom apresenta informação de tráfego actualizada, incluindo congestionamentos, obras nas vias e possíveis tempos de atraso. Para evitar atrasos no seu serviço, atribua cada tarefa ao motorista que estiver na melhor posição para a executar. Veja informação de tráfego actualizada no mapa TomTom. Mapa em todo o ecrã Uma funcionalidade suportada por todos os mapas é a possibilidade de aumentar o mapa de forma a ocupar todo o ecrã. Isto proporciona a melhor panorâmica da sua frota de veículos e dos respectivos movimentos. Clique no ícone do navegador, abaixo do indicador do nível de zoom, para ver o mapa em todo o ecrã. Clique nele outra vez para voltar à vista do mapa com a lista de veículos ao lado. Aumente o mapa para todo o ecrã para ver mais veículos. Procurar no mapa O mapa do WEBFLEET oferece uma função de pesquisa muito poderosa e completa para encontrar veículos, endereços, locais e áreas, bem como todos os veículos que estejam num endereço ou local e satisfaçam o termo de pesquisa introduzido. Clique no botão "Pesquisar", que tem o ícone de lupa, no canto superior direito do ecrã, introduza o termo que pretende procurar e prima "Enter" no teclado. A lista resultante mostra tudo o que foi encontrado, ordenado por categoria. Também pode procurar um endereço específico. Clique no botão "Encontrar cidade", que tem o ícone de uma casa, no canto superior Apresentação do mapa 10

11 direito do mapa. Introduza os dados do endereço, seleccione o país e clique em "Encontrar". Os resultados são apresentados numa lista ou directamente no mapa. Procure veículos, endereços e locais no mapa. Encontre um endereço no mapa com "Encontrar cidade". Em "Definições do mapa", no canto superior direito do mapa, pode seleccionar os itens que são apresentados no mapa. Também pode criar filtros de itens para que, por exemplo, apenas os endereços e os veículos de um determinado grupo ou cor apareçam no mapa. O botão "Imprimir mapa" no lado direito do mapa, abaixo do selector do nível de zoom, permite-lhe imprimir facilmente a vista actual do mapa. Isto é útil para, por exemplo, obter um comprovativo do percurso que determinado veículo seguiu. Apresentação do mapa 11

12 Seguimento e localização Seguimento e localização Neste capítulo, vai aprender como obter uma visão geral de todas as tarefas para todos os veículos, bem como saber onde se encontram os seus veículos neste momento ou a outra hora qualquer. Monitorizar o estado da tarefa O WEBFLEET permite-lhe obter facilmente uma visão geral atualizada do estado de todas as tarefas atribuídas a todos os seus veículos. Pode configurar um filtro para definir uma seleção mais precisa. É possível filtrar as tarefas a nível individual ou coletivo por grupos de veículos, veículos individuais, estado ou períodos de tempo. Além disso, é possível expandir estes filtros utilizando um filtro de texto livre. Para ver a lista de tarefas, clique em "Tarefas" no menu superior. Para aplicar diferentes filtros, selecione a informação relevante a partir das caixas de diálogo do menu pendente e introduza o seu texto na respetiva caixa. A lista será ajustada automaticamente à medida que seleciona e introduz filtros. Monitorize o estado de todas as tarefas atribuídas aos seus veículos com a ajuda de vários filtros. Dados cartográficos em tempo real As posições dos veículos equipados com WEBFLEET são registadas a cada dez segundos. Estas posições são transmitidas para o WEBFLEET a cada minuto. Isto significa que pode acompanhar a sua frota e monitorizar os movimentos dos veículos no mapa em tempo real. Veja as posições mais recentes de todos os seus veículos apresentadas automaticamente no mapa. Caminho percorrido pelo veículo O registo das localizações de todos os seus veículos, gravado pelo WEBFLEET, é armazenado por um período de 90 dias. Deste modo, pode verificar facilmente onde estiveram os seus veículos durante os últimos 90 dias. O WEBFLEET permite-lhe ver o caminho percorrido pelo veículo para um dia ou para períodos desde até sete dias a algumas horas atrás. Para ver o caminho percorrido pelo veículo, abra a caixa de informações do veículo no mapa e clique em "Percurso". Selecione um dia ou uma data de início e uma data de fim. A rota apresentada no mapa indica informações como eventos de condução, imobilizações com informações correspondentes, tais como a posição, o início e o fim, bem como a duração geral da imobilização. Coloque o cursor do rato sobre o caminho para ver uma etiqueta de velocidade, a qual lhe indica a hora e a velocidade atuais na respetiva posição do veículo. A caixa de informações do veículo apresenta dados sobre o estado atual da tarefa, o destino, a hora de chegada Seguimento e localização 12

13 prevista e a hora da última atualização de posição. Também pode ver a direção em que o veículo viaja e a sua última posição. Veja o caminho percorrido pelo veículo para um único dia ou para períodos desde até sete dias a algumas horas atrás. Obtenha informações mais detalhadas acerca de velocidade, de imobilizações e outras a partir da rota. A caixa de informações do veículo apresenta o estado da tarefa atual, o destino, a hora de chegada prevista e mais A barra de tempo de atividade na Vista do mapa É apresentada uma barra de tempo de atividade na parte inferior do mapa quando seleciona "Mostrar barra de tempo" na janela "Percurso". Apresenta a viagem como um gráfico, incluindo informações relevantes da mesma, como imobilizações, condução, etc., em diferentes cores. Quando coloca o cursor do rato sobre a barra de tempo, pode ver pequenas descrições explicativas dos diferentes estados. Filtro de posição Para ver os dados da viagem dos seus veículos na vista de lista, defina um filtro de hora. Para ativar esta funcionalidade, clique em "Detalhes" na caixa de informações do veículo e, em seguida, clique no botão "Viagens" no separador "Posição". Para uma seleção de entradas mais precisa, utilize a caixa pendente e introduza a sua consulta na caixa de diálogo "Filtro". Obtenha dados da viagem para os seus veículos na vista de lista e utilize filtros para personalizar as suas listas. A barra de tempo de atividade na vista "Dados da viagem" A viagem selecionada aparece como um gráfico na parte superior. Apresenta a viagem, incluindo informações relevantes da mesma, como imobilizações, condução, etc., em diferentes cores. Pode colocar o cursor do rato sobre o gráfico para ver mais detalhes. Pode consultar períodos de tempo mais curtos clicando nos segmentos de tempo por baixo do gráfico. Pode proceder da mesma forma com as informações do registo ao selecionar o separador "Registo". Seguimento e localização 13

14 Gestão de tarefas Gestão de tarefas Este capítulo explica como enviar tarefas com moradas de destino para pessoas que estejam na estrada, como os condutores devem trabalhar com essas tarefas e como pode ver o estado mais recente de cada tarefa. Enviar tarefas Com o WEBFLEET, pode enviar facilmente tarefas para os seus veículos. Clique no veículo sobre o mapa e, em seguida, clique em "Enviar". Selecione "Enviar tarefa" e, em seguida, selecione o tipo de tarefa. Pode selecionar entre tarefa de entrega, recolha ou serviço. É necessário introduzir a ID da tarefa e adicionar o texto da tarefa. Também pode definir a data de execução, a hora de chegada pretendida e uma determinada tolerância. A introdução da morada de destino pode ser feita manualmente ou utilizando sua própria lista de moradas predefinidas. É possível adicionar também um nome de contacto e um número de telefone à tarefa, para que o condutor tenha acesso a todas as informações. Envie facilmente tarefas de recolha, entrega ou serviço para os seus veículos com apenas alguns cliques. Iniciar o trabalho nas tarefas Imediatamente após o envio da tarefa, o funcionário que está no terreno recebe as instruções da tarefa no seu TomTom PRO. O ícone "Tarefas" no painel do WEBFLEET do TomTom PRO indica ao condutor o número de novas tarefas recebidas. Basta um toque neste ícone para abrir a lista de tarefas. Selecione a nova tarefa na lista - as novas tarefas estão indicadas por uma seta. Para rejeitar a tarefa, primeiro toque no botão "Opções" e, em seguida, toque em "Rejeitar tarefa". Para iniciar o trabalho na tarefa, toque em "Aceitar" e, em seguida, toque em "Iniciar". O sistema pergunta-lhe se pretende iniciar a navegação para o destino da tarefa. Após tocar em "Conduzir", o percurso é calculado e a navegação para o destino da tarefa é iniciada. Comece a trabalhar nas tarefas e a navegar até aos respetivos destinos com simples toques no ecrã. Gestão de tarefas 14

15 Enviar o estado da tarefa Com o TomTom PRO, pode transmitir facilmente o estado atual da tarefa para o escritório, bastando tocar no ícone de estado da tarefa no painel do WEBFLEET. Para transmitir um novo estado da tarefa para o escritório, toque em "Passo seguinte". Transmita o estado atual da tarefa para a central e poupe tempo. Opções de tarefa As funcionalidades do WEBFLEET no seu TomTom PRO incluem várias opções relacionadas com as tarefas, tais como o cancelamento ou a suspensão da tarefa. Também pode ver o histórico de tarefas, que mostra as ações que comunicou e as horas a que as comunicou ao escritório. Para abrir as opções relacionadas com as tarefas, toque no botão "Opções". Cancele ou suspenda tarefas, ou veja o histórico de tarefas, com a ajuda das opções de tarefas. Vista geral de tarefas Para ver o estado atual das tarefas de um dos seus condutores, clique no botão "Detalhes" da caixa do objeto. As tarefas (ativas e suspensas) são apresentadas no lado direito. Para ver mais detalhes das tarefas, clique no botão "Tarefas". É apresentada uma lista de todas as tarefas. Pode definir vários filtros, por exemplo, grupo, veículo, estado, hora e texto livre. Clique numa tarefa da lista para selecioná-la. As informações da tarefa são apresentadas no lado direito. Aqui, pode editar a tarefa (caso as condições Gestão de tarefas 15

16 tenham mudado), ver o fluxo de trabalho da tarefa e a respetiva localização no mapa. Também pode cancelar a tarefa. Este ecrã permite ainda o envio de uma nova tarefa para qualquer veículo. Veja o estado atual e outros detalhes das tarefas dos seus condutores. Defina vários filtros para otimizar a apresentação da lista. Veja todas as informações das tarefas. Edite a tarefa, veja o fluxo de trabalho, veja a localização no mapa ou crie novas tarefas. Gestão de tarefas 16

17 Atribuição de tarefas inteligente Atribuição de tarefas inteligente Atribua tarefas de forma inteligente com base em informações em tempo real, desde a disponibilidade do condutor e da viatura mais próxima até informações de trânsito no percurso. Este capítulo mostra como evitar atrasos e manter a sua frota longe de engarrafamentos sempre que possível. Moradas no mapa Para encontrar um destino no mapa, clique no ícone de morada no canto superior direito e introduza os detalhes da morada. Em seguida, prima "Pesquisar". A morada é apresentada imediatamente no mapa com um marcador. Ao colocar o cursor do rato sobre o marcador da morada, uma caixa de informações dá-lhe a opção de adicionar a morada à lista de moradas ou criar de imediato uma tarefa (consulte o passo "Atribuir rapidamente tarefas à viatura mais próxima"). Encontre facilmente moradas no mapa. Adicione a morada à sua lista de moradas. Envie uma tarefa com esta morada para uma viatura. Estado da tarefa Para saber se as suas viaturas estão disponíveis para novas tarefas, todas as viaturas estão assinaladas com um ícone de estado da tarefa. Verde indica que "A viatura está disponível ", amarelo que "A viatura está ocupada " e cinzento que "A viatura está indisponível ". Para saber mais detalhes sobre uma tarefa atual, clique em "Detalhes" e, em seguida, em "Tarefas". Será apresentado o estado da tarefa atual. Para saber quantas tarefas pendentes estão atribuídas a esta viatura, clique no botão "Tarefas" e defina o filtro de estado e hora. A lista de tarefas é filtrada de imediato. Descubra que viatura está atualmente disponível. Veja mais detalhes acerca da tarefa atual da viatura. Saiba mais sobre outras tarefas atribuídas a esta viatura. Informações de trânsito Engarrafamentos, locais de construção, entre outros, poderão implicar que a viatura mais próxima demore mais tempo a alcançar o destino da tarefa do que outra. Para ver as informações de trânsito no mapa, ative a apresentação de informações de trânsito clicando no botão "TomTom" situado no canto superior Atribuição de tarefas inteligente 17

18 esquerdo do mapa; em seguida, clique no ícone de definições no canto superior direito do mapa e selecione "Trânsito". Ative as informações de trânsito no mapa para ver que viatura está melhor posicionada para a tarefa. Clique nas caixas de informações para obter mais detalhes. Atribuir rapidamente tarefas à viatura mais próxima A forma mais fácil de atribuir uma tarefa à viatura melhor posicionada é criando uma nova tarefa. Neste ponto, define a morada de destino para essa tarefa. Usando essa morada, o WEBFLEET fornece-lhe uma lista de viaturas ordenadas por disponibilidade e a duração prevista da viagem, tendo em conta as informações de trânsito e a distância real. Aceda a "Tarefas" no menu superior. Clique em "Novo" no lado direito para criar uma tarefa. Introduza todos os detalhes da tarefa. Selecione a morada. Para selecionar a viatura melhor posicionada, clique em "Sugestões da TomTom". O WEBFLEET mostra-lhe uma lista de viaturas por ordem de disponibilidade e duração prevista da viagem. Selecione a viatura pretendida. Prima "Guardar" e, em seguida, "Enviar tarefa". Abra a janela "Enviar tarefa" para atribuir facilmente a tarefa à viatura melhor posicionada, sugerida pela TomTom com base nas informações de trânsito e na distância real. Atribuição de tarefas inteligente 18

19 Comunicação com os condutores Comunicação com os condutores Além do envio de tarefas, existem várias formas de comunicar com os condutores. Este capítulo mostra como pode enviar mensagens para os seus condutores e como eles podem responder. O WEBFLEET também pode reencaminhar mensagens provenientes dos condutores para a sua caixa de , para uma comunicação ideal. Enviar uma mensagem a um condutor Para enviar uma mensagem de texto a um dos seus condutores, clique no botão "Enviar" da caixa do objeto correspondente e introduza a mensagem. Envie uma mensagem de texto a um dos seus condutores. Enviar uma mensagem a vários condutores ou a todos Pode enviar uma mensagem de texto a todos ou apenas a alguns condutores de uma só vez. Isto poupa tempo e ajuda a melhorar o fluxo de trabalho. Para selecionar os veículos, comece por clicar em "Veículos" no menu superior e, em seguida, clique nos veículos pretendidos mantendo a tecla Ctrl premida. Para selecionar todos os veículos, prima a tecla Ctrl e a tecla A no teclado ou clique no botão "Todos", na secção inferior direita do ecrã. Surge um espaço para a mensagem à direita com a lista dos destinatários por cima. Introduza o texto e clique em "Enviar" para que a mensagem seja transmitida aos veículos selecionados. Para enviar mensagens de texto para vários veículos, selecione os veículos premindo a tecla Ctrl e o botão esquerdo do rato. Para selecionar todos, prima a tecla Ctrl e a tecla A ou clique em "Todos". Utilizar as mensagens de texto no TomTom PRO O condutor é informado de que foi recebida uma nova mensagem de texto através de um sinal sonoro e do ícone "Mensagens" no painel do WEBFLEET, que indica o número de mensagens novas. Ao tocar no ícone Mensagens, o condutor pode ler a mensagem. É automaticamente enviada uma mensagem para o WEBFLEET indicando que a mensagem foi recebida e lida pelo condutor. Obviamente, os condutores Comunicação com os condutores 19

20 também podem enviar mensagens de texto livre do TomTom PRO para a central. Para isso, basta que toquem em "Nova mensagem". Em seguida, podem introduzir a mensagem e tocar em "Enviar". O WEBFLEET é automaticamente informado de que a mensagem foi lida. Envie mensagens de texto livre do TomTom PRO para o WEBFLEET. Definir mensagens de estado para os diferentes veículos O WEBFLEET permite a definição de mensagens de estado para os seus veículos, relacionadas com tarefas ou não. Estas mensagens ajudam a melhorar a comunicação entre o condutor e a central (por exemplo, é possível utilizar mensagens fixas para determinados eventos recorrentes). Para definir as mensagens de estado para um objeto, clique em "Detalhes" e, em seguida, em "Configurar", abaixo de "Contrato/ Equipamento". Clique em "Mensagens de estado" e introduza a mensagem de estado. Pode selecionar um tipo de aviso para utilizar determinadas funcionalidades de mensagens, como, por exemplo, o reencaminhamento por . Defina facilmente mensagens de estado com determinados tipos de aviso para o seu veículo. Também pode definir mensagens de estado relacionadas com tarefas. Utilizar mensagens de estado O condutor só tem de selecionar a mensagem de estado que pretende enviar e escolher se deseja acrescentar algum texto antes do envio. Abra o menu "Mensagens", toque em "Nova mensagem" e toque Comunicação com os condutores 20

21 em "Modelos". Selecione um modelo da lista. Para adicionar texto à mensagem, toque no botão do teclado e introduza o texto. Em seguida, toque em "Enviar". Envie facilmente mensagens de estado para a central. Se necessário, adicione texto livre à mensagem de estado predefinida. Reencaminhar mensagens de estado para o seu endereço de As mensagens de estado podem ser reencaminhadas para a sua caixa de . Para isso, selecione o nível de aviso para cada veículo (objeto) e selecione o endereço de para o qual pretende que as mensagens sejam reencaminhadas. Clique no menu superior "Mais" e selecione "Notificações/ Preferências". Clique em "Novo" no lado direito para criar uma nova regra, ou em "Editar" para alterar uma regra existente. Selecione o tipo de notificação que pretende reencaminhar para o endereço de . Pode selecionar vários. Selecione o grupo e/ou veículo cujas notificações serão reencaminhadas. Introduza o nome do destinatário e o endereço de correspondente e clique em "Guardar". Reencaminhe mensagens de estado para o seu endereço de . Selecione o nível de aviso para cada veículo e o endereço de correspondente. Selecione os veículos cujas mensagens serão reencaminhadas. Comunicação com os condutores 21

22 Gestão de veículos simplificada Gestão de veículos simplificada O WEBFLEET ajuda-o a organizar a sua frota de uma forma eficiente. Este capítulo fornece informações úteis sobre como definir detalhes básicos e especificações do veículo, como configurar o hardware instalado nos seus veículos para comunicar com o WEBFLEET, de acordo com as suas escolhas, e como configurar uma conta para criar uma visão geral personalizada da sua frota, conforme os seus requisitos. Atribuir detalhes básicos do veículo Depois de adicionar novos veículos à sua conta do WEBFLEET, os veículos são listados com um nome e dados básicos atribuídos automaticamente. O WEBFLEET disponibiliza-lhe uma forma fácil de editar dados como a matrícula e a marca do conta-quilómetros. Clique em "Veículos" no menu principal e selecione o veículo a partir da respetiva lista. Abra a secção "Detalhes do veículo" no painel de detalhes e clique em "Editar". Será apresentada uma janela de contexto. No separador "Detalhes do veículo", pode selecionar um ícone e uma cor que representem o seu veículo/tipo de veículo a partir da lista pendente. Aqui pode atribuir uma ID e uma descrição, que serão utilizadas para designar o veículo no WEBFLEET. Além disso, pode indicar a marca atual do conta-quilómetros do veículo, adicionar uma descrição, indicar a matrícula e a data de registo. Pode ainda selecionar diferentes definições para os relatórios de consumo de combustível e de excesso de velocidade. Edite os detalhes dos seus veículos e personalize a respetiva visualização. Referência do consumo de combustível Na secção "Referência do consumo de combustível", pode selecionar que valor do consumo de combustível deve ser utilizado como referência para os relatórios de consumo de combustível. Pode optar por utilizar como referência o valor definido para toda a conta do WEBFLEET ou definir um valor específico por veículo. Se estiver a utilizar um acessório que forneça informações de consumo de combustível diretamente a partir do veículo, também pode optar por utilizar as informações transmitidas pelo acessório em questão. Especificar os atributos do veículo Pode selecionar e atribuir facilmente todas as especificações relevantes do seu veículo, tais como o peso, as dimensões, o consumo de combustível e outras, conforme indicadas pelo fabricante. Não é necessário procurar todos os dados nos documentos do seu veículo. Pode obter as informações relevantes da base de dados do WEBFLEET utilizando apenas alguns cliques, pesquisa e filtros. Além disso, pode adicionar as informações em falta específicas para o seu veículo individual. Para definir as especificações de um veículo, selecione um veículo. No painel de detalhes, selecione "Detalhes do veículo" e clique em "Editar". No separador "Especificações do veículo", clique em "Especificar". Utilize os filtros para encontrar o Gestão de veículos simplificada 22

23 fabricante, a série, etc. Selecione o veículo na lista e clique em "Selecionar". Pode introduzir os dados que faltarem nos campos vazios. Selecione e atribua as especificações do veículo, tais como a largura, a altura, o peso e outras, conforme indicadas pelo fabricante. Adicionar uma nova edição Se não encontrar o modelo do seu veículo, clique em "Adicionar nova edição". Isto permite-lhe introduzir todas as especificações do seu veículo e guardá-las na base de dados do WEBFLEET. Pode utilizar a edição adicionada para outros veículos da mesma série na sua frota. Relatórios de eficiência de combustível Os detalhes associados ao fabricante e ao modelo selecionados e quaisquer informações adicionais introduzidas por si também são utilizados por funções de outros equipamentos TomTom, tais como o TomTom LINK 105/TomTom ecoplus, para o cálculo da eficiência do consumo e combustível. Copiar especificações para vários veículos Se possui vários veículos do mesmo fabricante e do mesmo modelo com as mesmas especificações, só precisa de selecionar e personalizar as especificações de um veículo. Assim que tiver as informações completas, pode copiá-las para outros veículos. Na vista "Veículos", utilize a lista para selecionar todos os veículos idênticos para os quais pretende copiar as especificações. Mantenha a tecla Ctrl premida e clique no botão esquerdo do rato. No painel de detalhes, clique em "Especificações". Procure o veículo do qual pretende copiar as especificações e clique em "Copiar". Antes de copiar, certifique-se de que introduziu todas as especificações do veículo. Copie as especificações de um veículo para vários veículos do mesmo fabricante e do mesmo modelo com apenas alguns cliques. Configurar as definições básicas do veículo Ajustar as definições básicas é útil para que os veículos comuniquem de acordo com as suas necessidades individuais, permitindo que o seu pessoal possa comunicar os modos de viagem ou as horas de trabalho e muito mais. Para configurar as definições básicas para o seu veículo, selecione um veículo na vista Veículos. No painel de detalhes, abra a secção "Contrato/Unidade" e clique em "Configurar". Pode fazer várias alterações para utilização do Driver Terminal, caso o seu veículo tenha o Driver Terminal instalado. Pode, por exemplo, obrigar o condutor a identificar-se no Driver Terminal ou ativar o registo ou os Gestão de veículos simplificada 23

24 relatórios dos tempos de trabalho no Driver Terminal. Além disso, pode selecionar e personalizar o comportamento de comunicação do equipamento LINK, como, por exemplo, na deteção de imobilização e de viagens. Aqui pode definir datas para ativar os seus equipamentos LINK em modo de suspensão. Pode igualmente enviar a lista de condutores do WEBFLEET para o Driver Terminal, de forma a sincronizálos. Depois de ter concluído os seus ajustes, clique em "Guardar". Configure as definições básicas da instalação de hardware nos seus veículos, tais como o Driver Terminal e equipamentos LINK. NOTA: as definições e as opções apresentadas no separador "Definições básicas" podem variar consoante a sua instalação. Configurar mensagens de estado e mensagens de tarefas para veículos Pode definir mensagens de estado gerais ou mensagens específicas para tarefas que os seus condutores podem utilizar para comunicar incidentes através do respetivo Driver Terminal. Selecione um veículo, aceda a "Contrato/Unidade" nos detalhes e clique em "Configurar". No separador "Mensagens de estado", pode criar até 15 textos de mensagem genéricos que serão transferidos para os Driver Terminal dos condutores. No separador "Mensagens de tarefas", pode criar até 15 mensagens de estado. As mensagens ficarão disponíveis numa lista onde os condutores podem selecioná-las para informar o escritório quando estiverem a executar uma tarefa. Dependendo do tipo de notificação que selecionar para cada mensagem e da forma como personalizar as notificações, estas mensagens serão encaminhadas para a sua caixa de entrada de . Introduza o texto de mensagem nos campos e selecione um tipo de notificação. Antes de mudar para outro separador ou fechar a janela, clique em "Guardar" para armazenar as suas mensagens. Defina mensagens de estado gerais ou mensagens específicas para tarefas que os seus condutores podem utilizar para comunicar incidentes através do respetivo Driver Terminal. NOTA: por predefinição, são utilizadas as mensagens de estado e as mensagens de tarefas configuradas nas definições da conta do WEBFLEET. Para ativar mensagens de estado e mensagens de tarefas específicas de um veículo, desmarque a caixa "Atribuir configurações de estado predefinidas". Configurações para equipamentos e acessórios periféricos Com o WEBFLEET, pode selecionar várias definições diferentes para equipamentos e acessórios periféricos. Selecione um veículo, aceda a "Contrato/Unidade" no painel de detalhes e clique em "Configurar". No separador "Entrada" ou "Entradas/Saídas", pode selecionar o âmbito de utilização das interfaces. A Gestão de veículos simplificada 24

25 disponibilidade de entradas e saídas depende do equipamento instalado no veículo. Se tiver um Remote LINK ou um TomTom LINK 105 que pretende ligar ao seu equipamento LINK, pode indicá-los no separador "Acessórios". Desta forma, o equipamento LINK estabelece ligação com os equipamentos em questão. Defina para que entradas e saídas será utilizado o equipamento LINK. Indique os acessórios Bluetooth que podem estabelecer ligação com o equipamento LINK instalado no veículo. Definições para a utilização do tacógrafo digital No separador "Entradas/Saídas", pode selecionar diferentes opções para a utilização do tacógrafo digital. Estas definições aplicam-se apenas se tiver um tacógrafo digital ligado ao seu equipamento LINK. Copiar configurações/definições do veículo para vários veículos Para garantir que todos os veículos com a mesma instalação de hardware TomTom Telematics comunicam da mesma forma com o WEBFLEET, pode copiar todas as definições e configurações básicas de um veículo para vários outros veículos. Isto inclui mensagens de estado e de tarefas, relatórios de viagem e deteção de imobilização. Ajuste as definições do veículo que pretende utilizar como referência para outros veículos. Certifique-se de que está tudo como deseja. Na vista "Veículos", utilize a lista para selecionar os veículos que tenham o mesmo equipamento instalado e para os quais pretende copiar as definições. Mantenha a tecla Ctrl premida e selecione os veículos com o botão esquerdo do rato. No painel de detalhes, selecione "Contrato/Unidade" e clique em "Configuração". Procure o veículo do qual pretende copiar as definições. O WEBFLEET indica quantos dos veículos selecionados podem ser alvo da cópia. O número pode ser diferente, se tiver selecionado veículos que tenham hardware diferente instalado. Clique em "Copiar". Uma janela de contexto apresenta o separador "Definições básicas". Deve confirmar que pretende copiar as definições para todos os veículos selecionados de uma só vez. Clique em "Cópia em massa". Garanta que todos os veículos com a mesma instalação de hardware comunicam da mesma forma com o WEBFLEET. Para tal, copie todas as definições e configurações básicas de um veículo para vários outros veículos, incluindo mensagens de estado e de tarefas, relatórios de viagem e deteção de imobilização. Atribuir um veículo a um grupo Depois de ter atribuído todos os dados do veículo relevantes, pode agora atribuir o veículo em questão a um ou mais grupos em apenas alguns passos. Basta selecionar o separador "Grupos" e selecionar o grupo ou os grupos a que este veículo será atribuído. Se não existir qualquer grupo, clique em "Novo grupo" no canto inferior direito. Para mudar o nome de grupos existentes, clique no botão de ação "..." e edite o Gestão de veículos simplificada 25

26 nome do grupo. Para eliminar grupos, clique no botão de ação "X". Se este grupo inclui veículos que não foram também atribuídos a outro grupo, esses veículos serão agrupados automaticamente no grupo denominado "Não atribuídos". Atribua um veículo a um ou mais grupos. Crie facilmente novos grupos. Atribuir vários veículos a um grupo O WEBFLEET disponibiliza-lhe uma forma fácil de atribuir vários veículos a um grupo novo ou a um existente. Com a tecla Ctrl premida, clique nos veículos que pretende agrupar. Para selecionar todos, prima as teclas Ctrl e A. No menu Grupos situado do lado direito, são apresentados os números dos diferentes veículos e o número de todos os veículos selecionados. Para atribuir os veículos selecionados a um grupo existente, selecione o grupo na lista pendente e clique em "Atribuir". Para atribuir os veículos a um novo grupo, introduza o nome do grupo no campo de texto, clique em "Criar", selecione o grupo na lista pendente e clique em "Atribuir". Atribua vários veículos a um grupo criado exclusivamente para estes veículos. Cancelar a atribuição de vários veículos em massa de um grupo Pode cancelar a atribuição de vários veículos em massa de um grupo. Na vista "Veículos", selecione todos os veículos da lista enquanto mantém premida a tecla Ctrl. No painel de detalhes, abra a secção "Grupos" e clique no botão "Cancelar atribuição". Gestão de veículos simplificada 26

27 Utilizar grupos de veículos Além de utilizar grupos como uma definição de filtro para relatórios, mensagens, tarefas, etc., os grupos são bastante úteis nos casos em que pretende obter uma visão geral da sua frota no mapa, uma vez que, ao selecionar um grupo, apenas os veículos do respetivo grupo são apresentados de imediato no mapa. Utilize grupos de veículos para apresentar os seus veículos no mapa. Gestão de veículos simplificada 27

28 Manutenção de veículos Manutenção de veículos O WEBFLEET permite-lhe programar tarefas de manutenção para os seus veículos e monitorizar os intervalos de manutenção. Pode criar tarefas de manutenção únicas e tarefas de manutenção que se repetem após uma determinada quilometragem ou intervalo de tempo. O WEBFLEET notifica-o automaticamente quando deve efetuar uma tarefa de manutenção, para que possa fazer um seguimento da manutenção dos veículos. Isto ajuda-o a manter o valor da sua frota de veículos. Criar programações de manutenção Para criar uma programação de manutenção, selecione o veículo no mapa ou no painel de detalhes no lado direito. Na secção "Tarefas de manutenção", clique em "Criar". Na nova janela, selecione o separador "Manutenção" e clique em "Nova". Selecione um ícone, introduza um nome e uma descrição para a tarefa de manutenção, e defina a data programada para essa tarefa. Em "Regra da tarefa de manutenção", defina se a tarefa será repetida ou se é uma tarefa única. Se a tarefa de manutenção tiver de ser repetida, introduza um intervalo de tempo ou de quilometragem entre as tarefas. Selecione se a tarefa será repetida num intervalo fixo ou depois de a tarefa ter sido marcada como concluída. Pode também definir quando pretende ser avisado automaticamente no WEBFLEET através de um ícone de ferramenta colorido apresentado no canto superior direito do menu principal. Clique em "Guardar" para guardar a nova programação de manutenção. Crie uma programação de manutenção, defina datas e intervalos das tarefas e defina um aviso. Intervalos de manutenção O intervalo de manutenção pode ser um intervalo de tempo, de quilometragem ou uma combinação de ambos. Quando é definida uma combinação de ambos, é utilizado o intervalo que é atingido primeiro. A programação de manutenção define se a tarefa de manutenção tem de ser repetida num intervalo de tempo ou quilometragem fixo ou se o intervalo recomeça depois de a tarefa de manutenção ter sido marcada como concluída. Quando se deve efetuar uma tarefa de manutenção? Uma tarefa de manutenção deve ser efetuada assim que for atingida a data ou a quilometragem definida. A quilometragem do veículo que introduzir em "Programada primeiro para" não é um valor relativo, mas refere-se à quilometragem apresentada no conta-quilómetros do veículo. Um ícone de ferramenta a amarelo no canto superior direito do menu principal indica que o prazo de uma tarefa de manutenção está a terminar. Quando o prazo para uma tarefa de manutenção for ultrapassado, o ícone da ferramenta será apresentado a vermelho. Utilizar os lembretes Irá receber um lembrete na data ou na distância definida, antes de atingir a data ou a distância em que termina o prazo da tarefa de manutenção. Certifique-se de que define um período ou distância razoável para a gestão do planeamento da manutenção. Copiar uma programação de manutenção Quando tiver criado uma programação de manutenção para um veículo, pode copiá-la para mais veículos. Selecione a programação de manutenção que pretende copiar, a partir da lista de programações de Manutenção de veículos 28

29 manutenção para o seu veículo, e clique em "Copiar". Selecione um veículo da lista. Pode editar a descrição da programação, a data e a quilometragem nas quais a manutenção será realizada em primeiro lugar no veículo selecionado. Clique em "Editar" para editar a programação. Clique em "Aplicar" para guardar as suas alterações para esse veículo específico. Depois de editar a data e/ou a quilometragem para cada veículo para onde deseja copiar a programação, mantenha premida a tecla Ctrl e selecione os veículos aplicáveis. Pode também selecionar todos os veículos da lista, clicando em "Selecionar tudo". Clique em "Guardar" para copiar a tarefa para os veículos selecionados. Copiar tarefas de manutenção para um ou mais veículos. Quando copiar uma tarefa de manutenção para outro veículo, a quilometragem do veículo para a qual tarefa de manutenção está proximamente programada é alterada de acordo com a regra. Por exemplo, quando copiar uma tarefa com um intervalo de km para um veículo cujo conta-quilómetros marca km, a quilometragem do veículo para a qual essa tarefa está programada é definida automaticamente para os km. Depois de copiar uma tarefa, certifique-se de que o intervalo alterado está correto para este veículo. Monitorizar tarefas de manutenção Quando o WEBFLEET tiver criado uma tarefa de manutenção, será alertado através de um ícone de ferramenta a amarelo, apresentado no canto superior direito do menu principal. Se o prazo da tarefa de manutenção já tiver sido ultrapassado, o ícone da ferramenta é apresentado a vermelho. Para ver a lista de tarefas de manutenção, clique no ícone da ferramenta ou em "Mais..." no menu principal e selecione "Manutenção" na lista. A lista apresenta tarefas de manutenção abertas e realizadas, ordenadas por estado e data de prazo. Pode filtrar os resultados da lista por grupos de veículos, por veículos individuais, bem como por tarefas de manutenção abertas, em atraso e realizadas. O ícone na primeira coluna dá-lhe uma visão geral rápida sobre o estado das suas tarefas de manutenção. Selecione uma tarefa de manutenção da lista para a ler. Se desejar informar um condutor sobre uma manutenção com o prazo a terminar, pode enviar-lhe uma mensagem, clicando em "Enviar mensagem". Clique em "Marcar como lida", para confirmar que a tarefa foi lida. Quando a tarefa de manutenção estiver realizada, selecione-a na lista e clique em "Concluída". Se desejar eliminar a tarefa de manutenção da lista, clique em "Eliminar". Consulte uma visão geral de todas as tarefas de manutenção abertas e concluídas, informe os seus condutores e processe as tarefas. Processar tarefas de manutenção Tem de ler primeiro a tarefa de manutenção. Tem de selecionar a tarefa de manutenção da lista e clicar "Marcar como lida" no painel de detalhes à direita. Se desejar marcar todas as tarefas de manutenção da Manutenção de veículos 29

30 lista como lidas, clique em "Marcar todas como lidas" no painel de detalhes. A data de leitura da tarefa e o nome de utilizador do utilizador do WEBFLEET serão anexados à tarefa. Quando a tarefa for realizada, pode ser marcada como concluída. Selecione a tarefa de manutenção na lista e clique em "Concluída" no painel de detalhes à direita. É registada a data de realização da tarefa de manutenção e o nome de utilizador do utilizador do WEBFLEET. As tarefas de manutenção mantêm-se na lista até serem eliminadas manualmente. Para eliminar uma tarefa de manutenção, selecione-a na lista e clique em "Eliminar". Criar relatórios de manutenção Pode descarregar um relatório de manutenção em formato CSV ou PDF na vista "Relatórios". Manutenção de veículos 30

31 Gestão de utilizadores no WEBFLEET Gestão de utilizadores no WEBFLEET Com a gestão de utilizadores do WEBFLEET, pode permitir que funcionários, parceiros ou clientes acedam ao WEBFLEET. Neste capítulo, vai aprender a criar utilizadores com diferentes perfis no WEBFLEET atribuir permissões que vão desde apenas visualização até todos os direitos administrativos. Criar utilizadores No WEBFLEET, bastam alguns passos fáceis para criar utilizadores. O WEBFLEET oferece diferentes perfis de utilizador predefinidos. Os direitos de perfil vão desde a simples visualização até direitos administrativos e o utilizador pode definir um período para limitar o acesso de um utilizador ao sistema. Para criar um utilizador, clique em "Mais" no menu principal, selecione "Utilizadores" na lista e clique em "Novo" no painel de detalhes. No separador "Dados do utilizador" da janela "Novo utilizador)" introduza o nome do utilizador que será utilizado para iniciar sessão no WEBFLEET, o nome real do utilizador e uma palavrapasse. Seleccione uma definição de perfil para esse utilizador. Abaixo de "Interface", pode definir se o utilizador terá acesso à interface normal do WEBFLEET ou apenas ao mapa. Para guardar as alterações, clique em "Guardar". Em poucos passos, pode criar utilizadores do tipo administrador, normal ou convidado. Conceder acesso ao WEBFLEET Abaixo de "Dados do utilizador", pode limitar o acesso ao WEBFLEET se definir datas de início e de fim para um utilizador. Utilize o calendário para definir as datas. Quando um utilizador tentar iniciar sessão no WEBFLEET com dados de acesso incorrectos, o acesso fica bloqueado após a terceira tentativa. Pode desbloquear o acesso com um clique no botão "Desbloquear", no separador "Dados do utilizador". Definições de perfil Abaixo de "Definições de perfil", pode seleccionar entre os vários perfis que concedem diferentes níveis de permissões para utilizar o WEBFLEET. Quando selecionar um perfil, os respectivos detalhes aparecem abaixo dele. Sessões O separador "Sessões" oferece um resumo das sessões de um utilizador no WEBFLEET. Pode ver o início de cada sessão e o endereço a partir do qual o utilizador iniciou sessão no WEBFLEET. Pode filtrar a lista por período e por palavras que introduza. Inícios de sessão falhados No separador "Sessões falhadas", pode ver as ocasiões em que um utilizador tentou iniciar sessão no WEBFLEET com dados incorrectos. A hora aparece ao lado do endereço a partir do qual o utilizador tentou iniciar sessão. Pode filtrar a lista por período e por palavras que introduza. Grupos de utilizadores Pode gerir os utilizadores em grupos para ajudar a manter uma visão geral. Selecione um utilizador na lista e clique em "Editar", no painel de detalhes. No separador "Grupos", pode criar grupos novos, editar os Gestão de utilizadores no WEBFLEET 31

32 respectivos nomes e eliminar grupos existentes. Pode atribuir um utilizador a um ou mais grupos selecionando-os na coluna da esquerda. Para guardar as alterações, clique em "Guardar atribuição". Faça a gestão dos seus utilizadores em grupos. A funcionalidade de "Grupos" destina-se apenas a gerir os utilizadores e a manter uma visão geral. Os grupos de utilizadores não têm direitos associados. Os direitos são atribuídos apenas ao nível de utilizador. Definições de direitos para relatórios, encargos e áreas Pode gerir os direitos dos utilizadores a um nível detalhado. Clique em "Avançados", abaixo de "Definições de perfil". No separador "Sistema", pode definir se o utilizador pode alterar a sua palavra-passe e consultar e editar as suas definições de utilizador e conta no WEBFLEET. Pode definir os direitos do utilizador ao nível da criação e administração de relatórios, encargos e áreas e conceder acesso ao WEBFLEET.connect. Faça a gestão das definições gerais e dos direitos relativos a relatórios, encargos e moradas. O botão "Avançados" é activado após ter criado e guardado um utilizador. Na secção "Geral", pode permitir que o utilizador inicie sessão no WEBFLEET, altere a sua palavra-passe e edite as suas definições de utilizador e conta. Pode encontrar as "Definições de utilizador" e as "Definições de conta" abaixo de "Definições", na parte superior direita do interface do WEBFLEET. Direitos para aceder a veículos, moradas e condutores Pode definir quais são os veículos, moradas, condutores e grupos aos quais os utilizadores têm acesso. Também pode definir diferentes níveis de permissões para um determinado utilizador aceder a determinados veículos, moradas e condutores. Na janela "Gestão de direitos avançados", selecione o separador "Veículos". Aqui, pode definir o tipo de acesso que o utilizador terá. Na lista do topo, selecione um nível mínimo de direitos que se aplique a todos os veículos. Pode alargar os direitos de acesso do utilizador a veículos específicos e/ou grupos de veículos adicionando veículos e/ou grupos de veículos à lista. Clique em "Novo veículo" ou "Novo grupo". Seleccione um ou vários veículos ou grupos na lista e, de seguida, seleccione na lista do fundo da janela o "Nível de direitos" que regerá o acesso a esses itens. Gestão de utilizadores no WEBFLEET 32

33 Clique em "Atribuir". Utilize o mesmo método para definir as permissões do utilizador relativamente a moradas e condutores, respectivamente nos separadores "Moradas" e "Condutores". Conceda acesso a veículos específicos ou grupos de veículos, moradas e condutores. Defina níveis diferentes de direitos de acesso. Quando selecionar os direitos de acesso para todos os veículos, lembre-se de que só pode alargar os direitos a determinados veículos se os adicionar à lista. Se não quiser que um utilizador possa aceder a todos os veículos, tem de selecionar "Nenhum" na lista pendente. É necessário adicionar os veículos ou os grupos à lista em baixo clicando em "Novo veículo" ou "Novo grupo". Aqui, escolha o "Nível de direitos" para os veículos selecionados e clique em "Atribuir". O utilizador só poderá aceder aos veículos que tenham o nível de direitos selecionado. Se quiser que um utilizador tenha tipos de acesso diferentes para veículos diferentes, terá de fazer várias seleções e atribuições. Gestão de utilizadores no WEBFLEET 33

34 Relatórios de gestão Relatórios de gestão Este capítulo mostra-lhe como definir os requisitos da sua empresa e encontrar a informação de que necessita através do Dashboard - painel de controlo. Aprenda a configurar o Dashboard e os vários quadros que mostram o desempenho da sua frota de veículos, medido em termos de Indicadores-chave de Desempenho (KPI), sejam quadros de tendência ou quadros de classificação. Utilize os quadros do Dashboard para ver tendências ao longo do tempo e classificações de veículos, motoristas e grupos, no dia, na semana ou no mês actuais. Veja como pode obter informação aprofundada até aos detalhes e como imprimir vistas do Dashboard. Acerca da vista do Dashboard Pode adicionar quadros ao Dashboard e removê-los. Configure o Dashboard para mostrar quatro, seis ou nove quadros de cada vez, para ter a máxima visibilidade do desempenho da sua frota com diferentes KPIs. Alterne entre três vistas diferentes sem remover quadros do Dashboard. Utilize os quatro botões do canto superior esquerdo do Dashboard para adicionar quadros e seleccionar o número de quadros. Adicione quadros e alterne entre as diferentes vistas que o Dashboard oferece. Adicione e remova quadros do Dashboard facilmente. Pode criar até nove quadros. Para remover um quadro, clique na cruz desse mesmo quadro. Se reduzir o número de quadros visíveis no Dashboard com os botões "Alterar disposição" no canto superior esquerdo, os quadros que não ficarem visíveis não serão eliminados. Configurar quadros Pode configurar cada quadro de forma a apresentar o desempenho da sua frota com um dos vários KPIs que o Dashboard oferece. Pode optar entre a vista de tendência e a vista de classificação para cada quadro. Configure o quadro para veículos ou grupos de veículos ou para motoristas ou grupos de motoristas. Em seguida, defina um limite superior e um limite inferior para destacar excepções e dar visibilidade aos seus limiares. Seleccione Dashboard no menu principal e clique no ícone "Configuração de quadro", o que tem a chave de porcas, no canto superior direito de um quadro para definir a configuração desse quadro. Configure cada quadro do Dashboard para utilizar o KPI, o tipo de quadro, o período e a entidade que desejar, e defina os limiares. O intervalo coberto pelos limiares é representado no quadro por um fundo verde-claro. As áreas fora dos limiares são destacadas com um fundo vermelho-claro que fica visível quando o ponteiro do rato passa sobre os itens do canto superior esquerdo do quadro. O desempenho médio da sua frota é indicado por Relatórios de gestão 34

35 uma linha azul no quadro. Passe o ponteiro do rato sobre os itens do canto superior esquerdo do quadro para fazer sobressair os respectivos elementos gráficos no quadro. Obter mais detalhes nos quadros Pode aprofundar a informação dos quadros até um nível muito detalhado. Clique no ícone "Mostrar detalhes", no canto superior direito do quadro, para fazer aparecer a vista Detalhes. O desempenho ao longo do tempo é indicado por uma linha de tendência na área superior da vista Detalhes. A área inferior apresenta uma classificação referente ao dia, à semana ou ao mês que estiver seleccionado na linha cronológica acima. Pode aumentar a vista da área inferior ou da área superior, de forma a ocupar toda a área, com os botões "Maximizar quadro", no canto superior direito da respectiva área. Utilize os quadros do Dashboard para ver tendências ao longo do tempo e classificações no dia, na semana ou no mês em curso. Tal como na vista principal do Dashboard, os quadros da vista Detalhes também apresentam os limiares e o valor médio. Pode adaptar a vista com os filtros da parte superior e com a ordenação do quadro de classificação por ordem ascendente ou descendente dos motoristas/veículos ou grupos. Deslocar a linha cronológica O Dashboard tem uma função poderosa que permite deslocar a linha cronológica da parte superior da vista Detalhes. As datas que aparecem abaixo ou acima do quadro de tendência são interactivas. Pode clicar nos itens que têm uma seta para passar facilmente ao nível de data seguinte, de dia para semana e de mês para ano. Utilize as setas esquerda e direita da linha cronológica para deslocá-la. Pode alterar as definições de data da tendência. Ver os detalhes O Dashboard do WEBFLEET também fornece um meio de ver a informação detalhada de cada quadro. Se seleccionar uma barra do quadro de classificação da área inferior, o sistema dá-lhe todo o conjunto de Relatórios de gestão 35

36 informação que compõe o resultado. Se a informação estiver relacionada com viagens, até pode vê-la directamente no mapa do Dashboard. Veja informação detalhada sobre cada veículo ou motorista. Imprimir vistas do Dashboard Pode imprimir facilmente vistas do Dashboard em papel ou em formato PDF premindo o botão "Imprimir" que se encontra no canto superior direito de cada vista do Dashboard. Imprima vistas do Dashboard em papel ou em formato PDF. Relatórios de gestão 36

37 Comunicação das horas de trabalho Comunicação das horas de trabalho Ao tocar no ecrã, os seus condutores poderão comunicar os respetivas horas de trabalho. Assim, o WEBFLEET gere automaticamente uma grande parte do trabalho administrativo da sua empresa. Nota: com o WEBFLEET, pode comunicar as horas de trabalho e utilizar simultaneamente as informações para manter um registo. É necessário editar posteriormente os dados de viagem de acordo com a sua viagem. Para obter mais informações, consulte "Registo". Criar um condutor Para comunicar horas de trabalho, é necessário que o condutor esteja criado no WEBFLEET. Os dados do condutor têm de incluir uma ID de condutor. Para isso, coloque o ponteiro do rato sobre "Mais..." no menu superior e selecione "Condutores". De seguida, clique em "Novo" e introduza os dados necessários. Crie um novo condutor com todos os detalhes, incluindo uma ID de condutor. Definições para o TomTom PRO O condutor tem de introduzir a sua ID de condutor no TomTom PRO. Clique em "Configurar", abaixo de "Contrato/Unidade", para o veículo correspondente. Em seguida, selecione "Gravação dos tempos de trabalho" abaixo de "Função". Para forçar o condutor a introduzir a respetiva ID ao ligar o TomTom PRO, selecione a caixa correspondente abaixo de "Definições do sistema de navegação". Se pretender sugerir o início, fim ou pausa do trabalho, pode também realizar essas configurações aqui. Ative o registo das horas de trabalho no seu TomTom PRO. Pode forçar o condutor a introduzir a respetiva ID de condutor ao ligar o TomTom PRO. Transmitir para o WEBFLEET Quando o condutor ligar o TomTom PRO, terá de introduzir a respetiva ID de condutor. O condutor pode comunicar imediatamente o início, fim ou pausa do trabalho, tocando nos botões correspondentes, se Comunicação das horas de trabalho 37

38 isso estiver configurado no WEBFLEET. O condutor também pode comunicar as horas de trabalho mais tarde, tocando no botão "Tempo de trabalho" no painel do WEBFLEET do TomTom PRO. Crie facilmente relatórios do tempo de trabalho tocando no ecrã do seu TomTom PRO. Criar um relatório do "tempo de trabalho" Na vista "Relatórios", pode criar relatórios do tempo de trabalho para todos os seus condutores em formato PDF e CSV. Comunicação das horas de trabalho 38

39 Registo Registo Se pretender que o WEBFLEET controle a quilometragem dos seus veículos para efeitos de impostos, pode utilizar a função de registo. O condutor indica se está em viagem privada ou em viagem de negócios no TomTom PRO, mas também é possível definir isso no WEBFLEET. Selecionar o modo de registo Para manter um registo, o condutor tem de introduzir a sua ID de condutor no TomTom PRO. É necessário começar por guardar estas definições no WEBFLEET e, em seguida, enviá-las para o TomTom PRO. Abra a caixa de diálogo de configuração do veículo correspondente em "Contrato/Detalhes" e selecione Registo. Ative a função de registo para o seu TomTom PRO. Modo privado ou modo de negócios Para alterar o modo de viagem para efeitos de registo, o condutor deve tocar no botão "Registo", no painel do WEBFLEET do TomTom PRO. Aqui, o condutor pode indicar se está em modo privado, modo de negócios ou em deslocação para o emprego. Selecione facilmente os modos de viagem relevantes para o seu registo. Administrar as informações do registo Com o WEBFLEET, pode administrar facilmente as informações do seu registo. As informações do registo são geradas ao selecionar "Comunicação de horas de trabalho". Para editar os dados gerados, abra a lista "Detalhes" do veículo e, em seguida, abra a secção "Posição", clique em "Viagens" e selecione o separador Registo 39

40 "Registo". Para alterar o tipo de viagem, indicado por um ícone pequeno, clique no próprio ícone. Também pode editar a finalidade das suas viagens e os dados de contacto. Edite os dados do seu registo com apenas alguns cliques no ecrã. Altere o tipo e a finalidade da viagem e edite o contacto. Criar um relatório de registo Um relatório em formato PDF fornece uma descrição clara das viagens de negócios e privadas. Na vista "Relatórios", pode descarregar facilmente relatórios de livro de registo. Registo 40

41 Relatórios Relatórios O WEBFLEET oferece um grande número de modelos de relatórios à sua escolha, para criar os seus próprios relatórios personalizados. Não existe um limite para o número de relatórios que pode criar e todos os relatórios podem ser descarregados a pedido ou agendados para serem automaticamente criados. Também podem ser mantidos no "Arquivo" de relatórios WEBFLEET ou enviados para o seu endereço de . Neste capítulo vai aprender a compreender, descarregar e personalizar relatórios de acordo com as suas necessidades. Compreender a estrutura dos relatórios Ao ler o relatório em PDF de cima para baixo, torna-se mais detalhado e informativo. Os gráficos, os totais e os resumos individuais permitem-lhe compreender as informações mais relevantes de todos os condutores, veículos ou dias selecionados para o relatório em questão. Nas tabelas de detalhes, pode encontrar problemas, identificar onde é possível implementar melhorias e ficar a par do desempenho atual da sua frota. Os destaques condicionais ajudam-no nessas questões, assinalando as exceções na tabela de acordo com as condições por si definidas. Os gráficos fornecem impressões visuais. Os resumos dão uma perceção geral. As tabelas apresentam detalhes. Os destaques condicionais assinalam exceções. Gráficos Os gráficos apresentam uma impressão visual do conteúdo do relatório, enquanto as classificações, linhas de tendências, gráficos circulares ou barras empilhadas o alertam rapidamente para problemas de desempenho. Os valores da sua frota comparados com valores de referência ajudam-no a tomar as decisões certas. Defina de forma inteligente os critérios de filtragem para alterar os valores utilizados no gráfico e obtenha relatórios específicos para membros individuais da sua frota. Resumos Os relatórios incluem resumos por frota ou grupo selecionado e por objeto (veículo, condutor ou período). Ajudam a comparar facilmente o desempenho individual em relação ao global. Tabelas Nas tabelas, as informações detalhadas visualizadas nos gráficos e apresentadas no resumo total estão organizadas de forma clara. Os marcadores das tabelas ajudam-no a localizar rapidamente o condutor, veículo ou período de que está à procura e o resumo individual dá-lhe uma perceção do desempenho do veículo, condutor ou durante um período especificado. Destaques condicionais Pode definir os valores que pretende observar e selecionar uma cor para assinalar as exceções e os problemas no relatório. A vista Relatórios Selecione "Relatórios" a partir do menu principal para aceder à funcionalidade de relatórios do WEBFLEET. No separador "Relatórios", pode descarregar relatórios a pedido em apenas alguns passos. Defina os filtros e destaques condicionais e clique em "Descarregar". No "Arquivo" pode descarregar relatórios agendados para uma criação periódica e armazenados no "Arquivo". Estes relatórios são organizados por Relatórios 41

42 data e tipo. Se for administrador da conta ou tiver direitos adicionais para a criação de relatórios, pode personalizar os relatórios existentes, criar novos relatórios a partir de vários modelos de relatórios e geri-los no separador "Gestor". Descarregue relatórios agendados armazenados no "Arquivo" ou relatórios a pedido. Crie novos relatórios, personalize os relatórios existentes e faça a gestão da sua atribuição a utilizadores. Separador Gestor O separados Gestor só está visível para administradores de contas ou utilizadores com direitos adicionais de criação de relatórios para criar e gerir relatórios. Relatórios a pedido Clique em "Relatórios" no menu principal e selecione o separador "Relatórios" para obter uma lista organizada de forma clara de todos os relatórios a pedido que lhe foram atribuídos. Localize o relatório pretendido utilizando o filtro de texto livre ou ordenando as colunas. Pode marcar os relatórios como favoritos para encontrar rapidamente os relatórios mais solicitados. Depois de selecionar um relatório da lista, pode clicar em "Definições de filtros" no painel do lado direito e definir os filtros de acordo com as suas necessidades. Também pode destacar exceções no relatório ao clicar em "Destaques condicionais" no painel do lado direito e, de seguida, em Adicionar. Aqui pode definir uma ou mais condições. Para descarregar o relatório, basta clicar em "Descarregar". Selecione o relatório que pretende descarregar da lista, defina os filtros e adicione um ou mais destaques condicionais. Primeira utilização Na primeira utilização, encontrará alguns relatórios padrão na lista. Os administradores de conta e os utilizadores com direitos adicionais sobre os relatórios podem atribuir-lhe mais relatórios. Definições de filtros Nas "Definições de filtros", pode selecionar o período, um tópico individual ou um grupo. Dependendo da definição para este relatório, poderá ser um veículo, um condutor ou um dia (período). Os direitos específicos do utilizador no que se refere a grupos de veículos, veículos, condutor, moradas, etc., são tidos em consideração quando for efetuado o descarregamento do relatório. Destaques condicionais Relatórios 42

43 Para cada condição, pode definir a célula ou linha a marcar, bem como selecionar a cor que a utilizar para realçar a exceção. Pode adicionar várias condições clicando em Adicionar ou remover condições a partir da lista clicando no botão X. Relatórios agendados no Arquivo Com o WEBFLEET, pode agendar relatórios diariamente, semanalmente, mensalmente ou trimestralmente. Os relatórios agendados podem ser enviados para um endereço de ou armazenados no "Arquivo". Armazenar os relatórios agendados no arquivo permite-lhe manter os relatórios completamente organizados e acessíveis pelo período de tempo que definir. Pode descarregá-los com segurança do "Arquivo" em qualquer altura sem inundar a sua caixa de . Selecione o separador "Arquivo" para aceder à lista de relatórios agendados armazenados no "Arquivo". Os relatórios são organizados em pastas com o nome do relatório. São assinalados com a data e a hora em que foram armazenados. Procure e selecione o relatório e clique em "Descarregar". O "Arquivo" guarda os relatórios agendados para descarregamento durante o período definido. Informações de configuração Quando aceder ao separador "Arquivo" pela primeira vez, a lista estará vazia. Os relatórios agendados têm de ser criados por administradores de conta ou utilizadores com direitos adicionais de criação de relatórios. Selecione o relatório que pretende armazenar no separador "Arquivo". Os utilizadores aos quais foi atribuído o relatório recebem uma notificação por quando o relatório for arquivado. Podem ser configurados até 10 relatórios agendados diferentes por conta para armazenamento no "Arquivo". Nota: contudo, os relatórios agendados enviados como anexo para um endereço de não são armazenados no "Arquivo". Retenção de relatórios agendados no Arquivo Pode definir o período de retenção ao criar um relatório. O período de retenção poderá ser até três anos, consoante o período de entrega selecionado ao criar o relatório. Os períodos de entrega que pode selecionar são: diariamente, semanalmente, mensalmente ou trimestralmente. Os relatórios são eliminados automaticamente após o período de retenção definido ou podem ser eliminados manualmente a partir do "Arquivo" por um administrador de conta. Relatórios de gestão - descrição geral Os administradores de conta e os utilizadores com direitos adicionais sobre os relatórios podem criar e editar relatórios e atribuí-los a utilizadores. Na vista "Relatórios", selecione o separador "Gestor". O lado esquerdo apresenta uma lista com todos os relatórios anteriormente criados. Pode filtrar a lista introduzindo texto livre no filtro acima e organizar adicionalmente a lista por nome do relatório, formato de ficheiro e tipo de entrega. Ao selecionar um relatório da lista, a descrição, os detalhes de agendamento e as atribuições são apresentados no painel do lado direito. Pode copiar, editar, eliminar e pré-visualizar o relatório selecionado. Também pode criar novos relatórios clicando em "Novo"; em seguida, o "Administrador de relatórios" abre e orienta-o pelos passos de criação do novo relatório. No separador Relatórios 43

44 "Gestor", também pode carregar um imagem que será apresentada em todos os seus relatórios. Pode ser o logótipo da sua empresa, por exemplo. No separador "Gestor", os administradores de conta podem criar, editar, copiar, atribuir, prévisualizar e eliminar relatórios. Personalizar os relatórios com um logótipo individual Pode personalizar os relatórios carregando o logótipo da sua empresa. Clique em "Carregar logótipo" para carregar uma imagem PNG ou SVG que será utilizada em todos os seus relatórios em formato PDF. O logótipo pode ter um tamanho de ficheiro máximo de 150 kb e as dimensões máximas são 200 px x 75 px (largura x altura). Pré-visualizar um relatório Quando seleciona um relatório da lista e clica em "Pré-visualização", o WEBFLEET apresenta uma prévisualização do relatório apresentando dados reais extraídos da sua frota. Isto oferece-lhe uma perceção exata do aspeto do relatório aquando da entrega ou descarregamento a pedido. Relatórios 44

45 Criar e gerir relatórios Criar e gerir relatórios Neste capítulo, vai aprender a criar um novo relatório utilizando o "Administrador de relatórios" em cinco passos simples. Também vai aprender a atribuir utilizadores individuais e grupos de utilizadores a um relatório e a carregar uma imagem, como o logótipo da sua empresa, que será apresentada em todos os relatórios. Escolher o modelo certo Para criar um novo relatório, clique em "Relatórios" no menu principal. Selecione o separador "Gestor" e clique em "Novo" no painel do lado direito. O "Administrador de relatórios" abre e apresenta o passo "Escolher modelo". Do lado direito do "Administrador de relatórios", poderá ver listadas oito categorias de relatórios diferentes. Clique numa categoria para apresentar 40 modelos de relatórios diferentes distribuídos por essas categorias. Ao passar com o cursor do rato por cima de um relatório da lista, é apresentado um pequeno texto descritivo. Ao destacar um modelo de relatório da lista, é apresentado um rascunho do relatório no lado esquerdo. Quando tiver encontrado um modelo que se ajuste às suas necessidades, clique em "Seguinte". Nos passos seguintes, pode personalizar o relatório selecionado de acordo com as suas necessidades. Selecione de entre mais de 40 modelos de relatórios diferentes organizados em oito categorias. Escolher o formato do ficheiro e o esquema No passo "Escolher formato do ficheiro", pode definir se o relatório deve ser apresentado no modo vertical ou horizontal. Adicionalmente, pode selecionar o formato do ficheiro que poderá ser um PDF, que serve na perfeição como uma representação gráfica dos dados, ou CSV no caso de precisar de dados não processados para processamento posterior ou representação textual. Antes de continuar, pode prévisualizar o seu relatório clicando no botão "Pré-visualização". Escolha entre o formato de ficheiro PDF e CSV e o modo vertical ou horizontal. Ao clicar em "Pré-visualização", é apresentado um relatório de exemplo com dados reais extraídos da sua conta WEBFLEET. Criar e gerir relatórios 45

46 Modificar o esquema dos relatórios No passo "Modificar", pode personalizar o conteúdo e o aspeto visual dos gráficos e tabelas. Pode redimensionar facilmente colunas e gráficos, bem como mover colunas para alterar a respetiva ordem na tabela. Para redimensionar os gráficos, arrasta o limite entre os gráficos para a esquerda ou para a direita. Se a coluna não apresentar o conteúdo na totalidade, arraste o limite do cabeçalho da tabela para a esquerda ou para a direita. Se pretender mover a coluna para outra posição, basta arrastá-la e largá-la no local pretendido. Arraste os limites para redimensionar gráficos e colunas. Arraste e largue colunas para alterar a sua ordem na tabela. Modificar gráficos Selecione um gráfico da área do lado esquerdo. Os outros elementos ficam desativados. No painel do lado direito, é apresentada uma lista de dados personalizáveis para este gráfico. Para cada gráfico, pode editar detalhes gerais como o título e a descrição ou selecionar entre a orientação vertical e horizontal e um esquema de cores para os gráficos. O gráfico pode apresentar uma linha de tendência e várias linhas de médias diferentes. Adicionalmente, pode definir limites e as respetivas condições para ajudar a controlar os Indicadores-chave de desempenho (KPIs). Modifique os títulos e as descrições, assim como as definições e limites do gráfico. Modificar tabelas de detalhes Selecione uma tabela da área do lado esquerdo. No painel do lado direito, pode editar os títulos das colunas e selecionar o conteúdo. Também pode selecionar o relatório a aplicar aos veículos, condutores Criar e gerir relatórios 46

47 ou a um dia específico. Além disso, pode adicionar uma ou mais condições ao relatório para destacar exceções na tabela. Edite as etiquetas e selecione o conteúdo que deve ser apresentado no relatório. Colunas Na opção "Colunas", pode adicionar o tipo de dados a apresentar e o nome da coluna para cada coluna ou conjunto de dados. Pode adicionar uma nova coluna clicando em "Adicionar" ou eliminar colunas individuais ou conjuntos de dados clicando no botão X. Agrupamentos Na opção "Agrupamentos", pode selecionar a entidade a partir da qual os dados são agrupados - veículos, condutores ou dias. Os resumos apresentam agregados dessas entidades no relatório. Também pode combinar dois dos agregados, clicando em "Adicionar" para selecionar um segundo tópico. Destaques condicionais Na opção "Destaques condicionais", pode definir condições que assinalam exceções na tabela. Pode adicionar uma ou mais condições clicando em "Adicionar" ou removê-las clicando no botão X. Pode igualmente definir se a célula ou linha que apresenta a exceção deve ser destacada ou selecionar a cor para essa exceção. Selecione a condição e os limites. Se não pretender que os utilizadores alterem os destaques condicionais, basta selecionar "Definição fixa". Configurar as definições de entrega Depois de modificar o esquema e o conteúdo do relatório, pode definir como é que o relatório deve ser disponibilizado selecionando entre o descarregamento do relatório a pedido ou uma criação agendada. Para relatórios agendados, pode definir o envio do relatório por ou o armazenamento no "Arquivo". Utilize os filtros para criar relatórios para veículos, condutores e grupos de veículos ou grupos de condutores específicos e muito mais. Defina de que forma e com que frequência pretende obter o relatório. Utilize as definições de filtros para criar relatórios altamente específicos. Definições de entrega para relatórios a pedido Criar e gerir relatórios 47

48 Os relatórios a pedido estão disponíveis no separador "Relatórios" e são disponibilizados imediatamente aos utilizadores aos quais estão atribuídos. O relatório será executado, por predefinição, com os filtros de relatório definidos. Um utilizador tem a possibilidade de alterar as definições de filtros desde que não tenham sido configuradas como uma "Definição fixa". Nota: os direitos específicos do utilizador relacionados com grupos de veículos, veículos, condutor, moradas, etc., são tidos em consideração quando for efetuado o descarregamento do relatório. Definições de entrega para relatórios agendados Ao selecionar "Agendado", pode optar por receber o relatório por ou armazená-lo no "Arquivo" para o descarregar posteriormente. Os utilizadores aos quais foi atribuído o relatório recebem uma notificação por quando o relatório for armazenado no "Arquivo". Podem ser configurados até 10 relatórios agendados diferentes por conta para arquivar. O número máximo de relatórios agendados pode ser aumentado a pedido através da aquisição de um pacote de relatórios extra. Contacte o seu representante de vendas local. Escolha o período (frequência) em que o relatório deve ser criado, selecionado "diariamente", "semanalmente", "mensalmente" ou "trimestralmente". Nota: os relatórios agendados enviados como anexo para um endereço de não são armazenados no "Arquivo". Definições de filtros Dependendo do relatório, pode filtrar por: veículos ou grupos de veículos específicos, condutores ou grupos de condutores específicos, quilometragem total, localização de início/fim, conta-quilómetros e muito mais. Finalizar um relatório Pode armazenar o relatório com um nome à sua escolha. Desta forma, poderá encontrá-lo mais facilmente ou simplesmente manter as convenções de atribuição de nomes a que está habituado. Pode encontrar o relatório com o nome que definiu nos separadores "Relatórios", "Arquivo" e "Gestor". Quando tiver criado um relatório agendado que esteja armazenado no "Arquivo", pode definir por quanto tempo ficará o relatório no "Arquivo" até ser automaticamente eliminado. Para finalizar o relatório, clique em "Finalizar". Atribua um nome ao relatório e selecione durante quanto tempo e relatório deve ser armazenado no "Arquivo". O período de retenção, que pode selecionar aqui, será de três anos no máximo, consoante o período de entrega selecionado. Atribuir relatórios a utilizadores Depois de criar um novo relatório, este tem de ser disponibilizado aos utilizadores ou grupos de utilizadores. Selecione o relatório a partir da lista. Clique em "Atribuir" no painel do lado direito. Para expandir um grupo de utilizadores para que sejam apresentados os utilizadores do grupo, clique na seta cinzenta. Utilize o filtro de texto livre para localizar o utilizador de que está à procura. Selecione utilizadores ou grupos de utilizadores específicos e clique nos botões de seta no centro, para atribuir o Criar e gerir relatórios 48

49 relatório a esses utilizadores ou para remover a atribuição. Também pode arrastá-los e largá-los. Clique em "Guardar" para guardar as alterações. Atribua o relatório a utilizadores ou grupos de utilizadores específicos. Ao atribuir um relatório agendado a um utilizador ou grupo de utilizadores específico, o endereço de tem de ser disponibilizado nos detalhes do utilizador; caso contrário, é solicitado ao utilizador que preencha os dados em falta. Criar e gerir relatórios 49

50 Segurança e eficiência do condutor Segurança e eficiência do condutor O WEBFLEET ajuda-o a orientar os seus condutores para melhorarem o seu estilo de condução. O indicador WEBFLEET OptiDrive mostra quão seguros e eficientes são os seus condutores na estrada. Este capítulo descreve como compreender e configurar o indicador OptiDrive, as suas variáveis e os relatórios correspondentes que pode criar. Estilo de condução na lista de condutores Com o WEBFLEET pode ver rapidamente quão seguro e eficiente é o estilo de condução de cada um dos condutores e o respectivo desenvolvimento ao longo do tempo. O indicador OptiDrive de cada condutor é apresentado na lista de condutores. Para ver a lista de condutores, clique em "Mais" no menu principal e seleccione "Condutores" na lista. São apresentados um ícone colorido e um valor para cada condutor na coluna "Indicador OptiDrive". A cor do ícone mostra se o estilo de condução do condutor é excelente (verde), bom (amarelo) ou se necessita de melhorar (vermelho). A coluna "Evolução" dá uma indicação de como a segurança e a eficiência de cada condutor mudaram ao longo dos últimos sete dias. Veja todos os condutores numa única lista. Veja o indicador OptiDrive e de que forma a segurança e a eficiência do estilo de condução dos condutores evoluiu ao longo do tempo. O indicador OptiDrive vai de 0 (necessita de melhorar) a 10 (excelente). A seta na coluna "Evolução" indica o desenvolvimento do estilo de condução apontando para cima (a melhorar), para a direita (estável) e para baixo (a piorar). O gráfico OptiDrive O valor do indicador OptiDrive é apresentado num gráfico de colunas empilhadas criado a partir das categorias utilizadas para medir a segurança e eficiência do estilo de condução do condutor. Uma coluna completa indica uma condução segura, eficiente e ecológica. Seleccionar um condutor na lista apresenta os "Detalhes OptiDrive" desse condutor, que contêm um valor entre 0 e 10, as quatro variáveis utilizadas para criar este valor e o gráfico de colunas. O valor de cada variável é determinado por dois factores; por exemplo, a variável "Excesso de velocidade" é calculada com base na duração da condução em excesso de velocidade e o valor em que o limite de velocidade foi excedido. A influência atribuída a uma variável também afecta o seu valor. Veja as variáveis, os respectivos factores e a importância que lhes é atribuída no cálculo do indicador OptiDrive. É possível determinar as variáveis do indicador OptiDrive. Se algumas informações não estiverem disponíveis ou não forem relevantes para si, pode configurar essa variável nas definições da conta para a excluir do indicador OptiDrive. A respectiva variável é então ignorada nos cálculos e relatórios OptiDrive. Segurança e eficiência do condutor 50

51 Informações detalhadas das variáveis OptiDrive O WEBFLEET mostra-lhe uma visão geral de cada variável utilizada para calcular o indicador OptiDrive. Ao clicar numa variável, é apresentada uma janela que mostra as informações detalhadas desse condutor. São apresentados dados relativos aos últimos sete dias. Cada separador mostra um indicador OptiDrive, os dois factores determinantes do valor e uma tabela com as informações recolhidas. Pode filtrar os dados por veículo e por intervalo de tempo. Localizar informações detalhadas sobre excesso de velocidade, eventos de condução, ralenti e consumo de combustível. O separador "Excesso de velocidade" mostra todas as viagens em que ocorreram excessos de velocidade e os dados relacionados para cada evento. O separador "Eventos de condução" mostra todos os eventos registados, a respectiva hora, tipo, gravidade, etc. O separador "Ralenti" mostra todos os tempos de ralenti registados, com indicação da duração, quantidade de combustível desperdiçado, etc. O separador "Consumo de combustível" mostra dados de consumo de combustível. É utilizado um valor de referência de consumo de combustível para determinar a diferença de consumo de combustível em cada viagem. Personalizar o indicador Optidrive Pode configurar o cálculo do indicador OptiDrive para a sua conta WEBFLEET de acordo com os seus próprios requisitos. Na página "Definições", seleccione o separador "Relatórios". Em "Variáveis OptiDrive" pode ver um cursor para cada uma das quatro variáveis. Desloque cada um dos quatro cursores OptiDrive para definir a influência de cada variável no cálculo do indicador OptiDrive. Por exemplo, se o excesso de velocidade é um factor importante para a sua empresa, desloque o cursor "Excesso de velocidade" para Máx. Para excluir completamente uma variável do indicador OptiDrive, desloque o cursor para Mín. Por exemplo, se as informações de consumo de combustível não estão disponíveis para todos os veículos da sua conta, desloque o cursor "Consumo de combustível" para Mín.; neste caso, o indicador OptiDrive é calculado com base nas restantes três variáveis. Clique em "Guardar" para guardar as suas alterações. Configure o cálculo do indicador OptiDrive de acordo com os seus próprios requisitos nas definições da conta. O separador "Definições" permite-lhe definir o limite de velocidade utilizado para o registo de eventos de excesso de velocidade. A média de consumo e o tipo de combustível são utilizados como valores de referência para determinar o consumo de combustível do veículo. Esta definição é aplicável a todos os veículos da conta. Segurança e eficiência do condutor 51

52 Relatório de segurança e eficiência O WEBFLEET permite-lhe analisar a segurança e a eficiência de cada um dos condutores através de relatórios em PDF claramente estruturados. Também pode criar ficheiros CSV que pode utilizar em programas de folhas de cálculos para processamento avançado. Para descarregar um relatório que mostre os indicadores OptiDrive, as evoluções e variáveis por condutor, aceda a "Relatórios" e seleccione "Relatório OptiDrive". Configure os filtros para apresentar as informações de que necessita. Pode organizar os resultados por condutor ou por indicador. O relatório em PDF mostra todos os condutores, os valores das suas variáveis e o respectivo indicador OptiDrive, também representado em forma de barra segmentada, e a evolução indicada por uma seta. Utilize os relatórios para analisar a segurança e eficiência dos estilos de condução dos seus condutores. O indicador OptiDrive e o cálculo de evolução são relativos ao período que configurou para o seu relatório. As variáveis são sempre apresentadas nas colunas de excesso de velocidade/ralenti e eventos de condução/consumo de combustível, mesmo que o cursor do indicador OptiDrive de uma variável esteja definido para Mín. A barra que mostra a composição do indicador OptiDrive também indica a influência de cada variável. Configurar o Painel de instrumentos Através do Painel de instrumentos do WEBFLEET, pode monitorizar as classificações e evoluções da segurança e da eficiência dos seus condutores. Para mostrar as informações OptiDrive no Painel de instrumentos, seleccione "Painel de Instrumentos" no menu principal e clique no ícone "Configuração do gráfico". É aberta uma nova janela. Seleccione o indicador OptiDrive na lista e, em seguida, defina o tipo que pretende apresentar. Em "Hora", seleccione o período a apresentar. Escolha mostrar as informações de todos os condutores, de um grupo de condutores ou de um condutor individual; para grupos ou condutores individuais, seleccione o grupo ou condutor que pretende apresentar. Defina os limites superior e inferior que fazem com que as barras do gráfico apareçam numa cor diferente quando estiverem fora dos limites. Deixe que o WEBFLEET apresente o estilo de condução da sua frota com a ajuda dos gráficos de classificações e evoluções no Painel de instrumentos. Defina o limite inferior para as suas expectativas mínimas de um estilo de condução seguro e eficiente para que possa ver facilmente o potencial de melhoria. Segurança e eficiência do condutor 52

53 Ver informações detalhadas no Painel de instrumentos No ecrã de detalhes do Painel de instrumentos. pode ver todos os detalhes e dados subjacentes numa visão geral clara. O gráfico de colunas, que mostra como é calculado o indicador OptiDrive, e as quatro variáveis e respectivos factores são apresentados juntamente com as informações correspondentes. Clique no ícone "Mostrar detalhes". Seleccione um item na área de detalhes ou um período a partir da linha de tempo na área superior para ver as informações detalhadas sobre o indicador OptiDrive. Seleccione uma das quatro variáveis à direita da coluna para ver as informações correspondentes na tabela. Ver informações detalhadas no ecrã de detalhes do Painel de instrumentos. Segurança e eficiência do condutor 53

54 Gerir informações do tacógrafo Gerir informações do tacógrafo A instalação de tacógrafos digitais é obrigatória na UE para todos os novos camiões registados com mais de 3,5 t, etc. Segundo a diretiva da UE 561/2006, é necessário descarregar as informações de tacógrafo do cartão de condutor a cada 28 dias e do armazenamento de massa do veículo a cada 90 dias. Além disso, deve arquivar os dados por um período mínimo de um ano. Tem que analisar os dados para se certificar de que os condutores respeitam as disposições em matéria de tempo de trabalho e provar que têm sido tomadas as respetivas ações se os condutores infringem regularmente a legislação. Além disso, os condutores têm de documentar os períodos em que não conduzem com um certificado de atividade. Com o WEBFLEET, pode descarregar facilmente dados a partir do armazenamento de massa e do cartão de condutor dos tacógrafos digitais instalados nos veículos remotamente sem envolver o gestor de frota nem o condutor. Para os veículos não equipados com a capacidade de descarregar remotamente informações de tacógrafo, pode fazê-lo manualmente em poucos passos. Pode arquivar e analisar com segurança as informações de tacógrafo online e aceder às mesmas a partir de qualquer computador, em qualquer lugar. Assim, pode cumprir facilmente as diretivas da UE sem preocupações para a sua atividade diária. Neste capítulo, vai aprender como usar o WEBFLEET Tachograph Manager. Preparar a utilização do Tachograph Manager Quando o WEBFLEET Tachograph Manager está ativado para um veículo da sua conta do WEBFLEET, o seu administrador de conta do WEBFLEET tem de permitir aos utilizadores do WEBFLEET aceder às informações de tacógrafo. Clique em "Mais..." no menu principal e selecione "Utilizadores" na lista. Selecione o utilizador ao qual pretende dar acesso ao WEBFLEET Tachograph Manager na lista de utilizadores e clique em "Editar". Clique em "Avançado". Vá ao separador "Sistema". Na secção "Geral", selecione "Aceder à interface do tacógrafo". Clique em "OK" para guardar as suas alterações. Os administradores WEBFLEET habilitam os utilizadores do Tachograph Manager. Adquirir a funcionalidade adicional O WEBFLEET Tachograph Manager é uma funcionalidade adicional que tem de comprar à parte da sua subscrição do WEBFLEET por veículo. Consulte o seu revendedor TomTom. Aceder a todos os veículos e condutores No Tachograph Manager, o utilizador WEBFLEET tem acesso a todos os veículos e condutores que fazem parte da conta do WEBFLEET, mesmo se apenas um subconjunto dos veículos e condutores são visíveis na interface de utilizador WEBFLEET normal. Visão geral sobre o Tachograph Manager Para aceder ao Tachograph Manager, clique em "Mais " no menu principal e selecione "Tacógrafos" na lista. No separador "Prazos" pode escolher entre "Painel", "Condutores" e "Veículos" para ver as datas previstas para o download de dados do tacógrafo para condutores e veículos, bem como as datas de validade dos cartões de condutor, cartas de condução e muito mais. No separador "Análise" pode escolher entre "Painel", "Relatórios", "Condutores" e "Veículos" para criar, gerir e obter relatórios e estatísticas, como relatórios sobre infrações sociais, e uma análise aprofundada das atividades dos condutores e dos veículos. No separador "Gestão" pode encontrar visões gerais gráficas, selecionar definições globais, gerir Gerir informações do tacógrafo 54

55 dados principais dos condutores e veículos, planificar notificações sobre veículos e condutores, criar um certificado de atividades e gerir os downloads. Faça a gestão de dados de condutores e veículos no Tachograph Manager. Painéis no Tachograph Manager O Tachograph Manager oferece-lhe visões gerais gráficas de todos os conteúdos do menu principal. Isto ajuda-o a ter uma rápida visão geral dos veículos e condutores, prazos e atividades da sua frota. Quando seleciona um dos separadores principais, é apresentado o painel aplicável. Os painéis proporcionam uma rápida visão geral. O painel "Gestão" Quando clica no separador "Gestão" são apresentados gráficos que mostram o número de condutores ativos/inativos, a idade média dos veículos, o número de veículos ativos/inativos, quais as caraterísticas e funcionalidades suportadas pelos veículos e o número de veículos cujo download efetuou. O painel "Prazos" Clique no separador "Prazos" para consultar gráficos que apresentam o estado dos prazos, os próximos dois veículos com download previsto, o número de downloads vencidos, o número de prazos expirados para condutores, o número de prazos expirados para veículos, a data em que expira o próximo cartão de condutor e os próximos dois condutores com download a efetuar a seguir. O painel "Análise" Clique no separador "Análise" para consultar gráficos que apresentem a evolução das coimas nos últimos três meses, a gravidade das infrações sociais no último mês, divididas entre muito graves, graves e menores, o indicador médio de classificação do tacógrafo para todos os condutores e o tempo médio de condução por dia. Gerir informações do tacógrafo 55

56 Criar condutores que utilizam tacógrafos na interface WEBFLEET normal Se também quiser gerir todos os condutores que utilizam tacógrafos na interface WEBFLEET normal, faça o seguinte. Clique em "Mais..." no menu principal e selecione "Condutores". Clique em "Novo". Quando editar os detalhes, é importante selecionar "Tacógrafo digital" e digitar corretamente o número do cartão individual ou selecionar o respetivo número na lista "Cartões não atribuídos". O novo condutor será automaticamente sincronizado com o Tachograph Manager. Além disso, todos os condutores existentes na sua interface WEBFLEET normal que tenham um número de tacógrafo digital atribuído serão automaticamente sincronizados com o Tachograph Manager. Crie condutores que utilizem tacógrafos digitais na interface WEBFLEET normal para que sejam sincronizados automaticamente com o Tachograph Manager. Beneficiar da funcionalidade de relatórios A TomTom Telematics recomenda a criação dos condutores na interface de utilizador WEBFLEET normal para beneficiar da funcionalidade de relatórios WEBFLEET normal, como o relatório de horas de trabalho ou OptiDrive. Os condutores que estão apenas temporariamente ativos na sua frota deverão ser configurados no WEBFLEET Tachograph Manager. Importar números de cartão de condutor para ficarem disponíveis no WEBFLEET Pode importar todos os números de cartão de condutor para o WEBFLEET para torná-los disponíveis na lista de "Cartões não atribuídos". Insira os cartões num tacógrafo que esteja ligado a um equipamento LINK. Todos os cartões de condutor desconhecidos serão listados no menu suspenso "Cartões não atribuídos". Detalhes do condutor No separador "Gestão", quando clicar em "Dados principais" e, em seguida, em "Condutores", poderá ver, editar e exportar os detalhes dos condutores para formato Excel ou PDF. Para editar os detalhes, clique no ícone do lápis. Para desativar um condutor na lista, clique no ícone círculo na coluna "Ativo". Todos os condutores recém-criados ficam ativos por predefinição. Ativo significa que o condutor está empregado numa empresa. Os condutores ativos são apresentados a verde e selecionados na coluna "Ativo". Pode obter e guardar as informações de tacógrafo de condutores ativos na aplicação. Os condutores que não estão selecionados e que são apresentados a laranja na coluna "Estado" estão inativos. Para mostrar na lista condutores desativados, selecione a caixa de seleção de "Mostrar condutores desativados" no topo. Gerir informações do tacógrafo 56

57 Não é possível obter nem guardar informações de tacógrafo de condutores inativos na aplicação. Os dados do histórico estão disponíveis para condutores ativos e inativos. Veja os detalhes dos condutores online ou guarde-os em formato Excel ou PDF. Se quiser editar detalhes de condutores que também estão na interface WEBFLEET normal, terá de editar os detalhes correspondentes aí. Quando editar detalhes no Tachograph Manager para condutores que também estão na interface WEBFLEET normal, as mudanças não serão sincronizadas com a interface WEBFLEET normal. Criar veículos Todos os veículos na sua interface de utilizador WEBFLEET normal que tenham capacidade para descarregar remotamente informações de tacógrafo, e para os quais tenha adquirido a funcionalidade adicional Tachograph Manager, serão automaticamente sincronizados com o Tachograph Manager. Os veículos equipados com um tacógrafo digital e que não tenham capacidade para descarregar remotamente informações do tacógrafo têm de ser criados manualmente através do carregamento dos ficheiros de tacógrafo do veículo no Tachograph Manager. Selecione o separador "Gestão". Selecione "Cópia de segurança" e, em seguida, selecione "Carregar dados" no lado esquerdo. Clique em "Adicionar ficheiros". Pode criar veículos carregando ficheiros de tacógrafo individuais ou pode criar veículos em lote, carregando um ficheiro ZIP que contenha vários ficheiros de tacógrafo de vários veículos. Crie veículos manualmente carregando os respetivos ficheiros de tacógrafo se os veículos estiverem equipados com um tacógrafo digital que não tenha capacidade para descarregar remotamente informações de tacógrafo. Importante: tarifas mensais por veículo Todos os veículos que criar carregando ficheiros de tacógrafo para o Tachograph Manager são automaticamente ativados e serão automaticamente cobrados pela TomTom Telematics pela funcionalidade adicional WEBFLEET Tachograph Manager durante, pelo menos, um mês. Portanto, tenha cuidado ao carregar em lote ficheiros de tacógrafo relativos a veículos. Detalhes do veículo Para ver a lista dos veículos e os seus detalhes, vá ao separador "Gestão", selecione "Dados principais" e, em seguida, "Veículos" no lado esquerdo. Aqui, pode editar e exportar a lista de veículos em formato Excel ou PDF. Para editar os detalhes, clique no ícone do lápis. Para desativar um veículo da lista, clique no botão de opção verde na coluna "Ativo" para que este mude para laranja. Todos os veículos recém-criados ficam Gerir informações do tacógrafo 57

58 ativos por predefinição. Ativo significa que o veículo pertence à sua frota e que tem a funcionalidade adicional WEBFLEET Tachograph Manager subscrita. Os veículos ativos são apresentados a verde e selecionados na coluna "Ativo". Pode obter e guardar informações de tacógrafo de veículos ativos na aplicação. Os veículos que não estão selecionados e que são apresentados a laranja na coluna "Ativo" estão inativos. Para mostrar veículos desativados na lista, assinale a caixa de seleção de "Mostrar veículos desativados" no topo. Os veículos inativos não serão cobrados pela funcionalidade adicional Tachograph Manager e não é possível obter nem guardar nenhuma informação na aplicação. Os dados históricos estão disponíveis para veículos ativos e inativos. Consulte os detalhes do veículo online ou guarde-os em formato Excel ou PDF. Se quiser editar detalhes de veículos que também tem na interface WEBFLEET normal, deve editar os detalhes na interface WEBFLEET normal. Quando editar detalhes de veículos no Tachograph Manager para veículos que também tem na interface WEBFLEET normal, as mudanças não serão sincronizadas com a interface WEBFLEET normal. Importante - desativação de veículos Os veículos com capacidade para descarregar remotamente e com a funcionalidade adicional WEBFLEET Tachograph Manager subscrito só podem ser desativados através do cancelamento da funcionalidade adicional por escrito. Para cancelar a funcionalidade adicional para veículos utilizando o download manual, é suficiente anular a seleção do veículo na lista. Prazos para descarregar Com o WEBFLEET Tachograph Manager, pode ver rapidamente os downloads de informações de tacógrafo devidos e vencidos dos cartões de condutor e armazenamentos de massa dos veículos. Também pode ver que cartões de condutor irão expirar em breve. Vá ao separador "Prazos". Selecione "Condutores" para ver a lista de prazos dos downloads. Pode filtrar a lista indicando a duração do período a mostrar para os próximos downloads. Os pontos vermelhos indicam downloads atrasados. Os pontos verdes marcam downloads que ainda não são devidos. Nesta vista também pode consultar as datas de validade dos cartões de condutor e cartas de condução. Veja para que cartões de condutor e para que veículos os downloads de informações de tacógrafo são devidos ou estão vencidos. Pode receber antecipadamente os lembretes por . Para isso, vá ao separador "Gestão" e clique em "Notificações". Em seguida, clique em "Veículos" ou "Condutores". No topo pode indicar um endereço de Gerir informações do tacógrafo 58

59 e o período em dias antes da data de download. Também pode definir um endereço de para os referidos lembretes para os condutores/veículos selecionados. Cartas de condução As informações das cartas de condução apenas são apresentas quando são atualizadas para pelo menos um condutor no Tachograph Manager. Para adicionar ou editar os dados da carta de condução definida para um condutor, vá ao separador "Gestão", selecione "Dados principais" e, em seguida, selecione "Condutores", clique no ícone "Editar" do condutor correspondente e vá ao separador "Carta de condução do condutor". Não é possível editar estas informações no WEBFLEET. Notificações para descarregar do cartão de condutor ou do armazenamento de massa No separador "Gestão" selecione "Notificações" e, em seguida, selecione "Condutores" ou "Veículos". Aqui, pode ajustar os prazos de download de acordo com a legislação, para o cartão de condutor e para a memória do veículo, por condutor ou por veículo. Pode definir uma hora de lembrete antes dos prazos de download. Para enviar notificações por relativas a prazos de download à hora definida, pode especificar um endereço de normal. Este endereço de receberá a notificação por para todos os condutores ou veículos. Também pode definir endereços de para cada condutor e veículo. Defina prazos para descarregar, horas de lembrete e endereços de para notificações automatizadas relativas a downloads devidos, centralmente ou por condutor e veículo. As definições que escolher aqui são válidas para o download manual de informações tacográficas, uma vez que o download remoto através do WEBFLEET é de controlo centralizado e os prazos não podem ser ultrapassados. Carregar informações de tacógrafo manualmente Quando tiver recebido a notificação sobre um prazo vencido, deve descarregar os respetivos dados do tacógrafo ou do cartão de condutor e, em seguida, carregar as informações para o WEBLFEET Tachograph Manager para arquivar os dados. Para carregar os ficheiros de tacógrafo para condutores ou veículos, vá ao separador "Gestão" e, em seguida, selecione "Cópia de segurança". Clique em "Carregar dados" no lado esquerdo. Clique em "Adicionar ficheiros". Selecione os ficheiros que pretende carregar do seu Gerir informações do tacógrafo 59

60 computador. Também pode carregar informações de tacógrafo de vários veículos ou condutores em lote carregando ficheiros ZIP com vários ficheiros de tacógrafo. Carregue manualmente informações de tacógrafo do cartão de condutor e do armazenamento de massa do veículo. Carregar ou descarregar manualmente ficheiros de tacógrafo utilizando o TachoSync Com o software cliente TomTom TachoSync, pode carregar ou descarregar manualmente ficheiros de tacógrafo em lote para uma pasta especificada. Pode instalar o TachoSync no seu servidor ou computador local. Entre em contacto com o seu revendedor para obter mais informações. Descarregar ficheiros individuais Pode facilmente descarregar ficheiros individuais que estejam arquivados no WEBFLEET Tachograph Manager, por exemplo, se as autoridades solicitarem os ficheiros para uma inspeção. Vá ao separador "Gestão", selecione "Cópia de segurança" e clique em "Download de dados". No separador "Condutor", selecione um condutor na lista. Selecione o tipo de ficheiros que pretende descarregar para o condutor selecionado. Escolha as datas de início e de fim para o período de tempo e clique em "Procurar". É apresentada uma lista de ficheiros. Para descarregar ficheiros, clique no ícone de descarregar na respetiva linha na coluna "ddd". Siga as mesmas instruções quando quiser efetuar o download de ficheiros para veículos no separador "Veículo". Efetue o download manualmente dos ficheiros de tacógrafo relativos ao condutor e ao veículo do arquivo do Tachograph Manager. Eliminar automaticamente ficheiros arquivados pela TomTom O WEBFLEET Tachograph Manager arquiva ficheiros de tacógrafo durante dois anos. Os ficheiros de tacógrafo com mais de dois anos serão automaticamente eliminados no primeiro trimestre do ano seguinte. Para que tal aconteça, todo o período abrangido pelo respetivo ficheiro deverá ter mais de dois anos. Histórico do arquivo O WEBFLEET Tachograph Manager oferece um histórico dos seus arquivos. No separador "Gestão" selecione "Cópia de segurança" e, em seguida, "Histórico do arquivo" no lado esquerdo. Aqui, pode definir um período para o qual pretende ver o histórico do arquivo. A tabela mostra-lhe o nome do ficheiro, a data em que foi arquivado e o estado. Pode descarregar o histórico do arquivo em formato PDF ou CSV. Gerir informações do tacógrafo 60

61 Enviar vários ficheiros para um endereço de Com o WEBFLEET Tachograph Manager, pode enviar facilmente ficheiros de tacógrafo arquivados relativos ao condutor e ao veículo para um endereço de . Vá ao separador "Gestão" e selecione "Cópia de segurança". Selecione "Enviar dados". Defina as datas de início e de fim do período de tempo para o qual pretende enviar ficheiros de tacógrafo para um endereço de . Selecione os tipos dos dados de tacógrafo. Selecione os condutores e os veículos nas listas. Digite um endereço de no campo " " e clique no botão "*.ddd". Envie ficheiros de tacógrafo arquivados relativos ao condutor e ao veículo para um endereço de em poucos cliques. Relatórios de gestão de informações do tacógrafo No Tachograph Manager pode criar relatórios programados, efetuar o download de relatórios ao vivo e de informações estatísticas para condutores e veículos. Vá ao separador "Análise", selecione "Relatório (RD)" e, em seguida, "Gestor de relatórios". Aqui pode criar, editar e eliminar relatórios para os veículos e condutores, que serão criados e enviados para um ou mais endereços de , em formato PDF ou CSV, de acordo com um intervalo que pode definir. Com o "Relatório em tempo real" pode criar um relatório para condutores ou veículos para um período definido. Este relatório será adicionado a uma lista a partir da qual o pode consultar a qualquer altura. Em "Estatísticas" pode efetuar imediatamente o download de relatórios de visão geral de condutores e veículos com base nos turnos, atividades, infrações sociais, registos e muito mais, clicando no ícone correspondente para PDF ou Excel. Em alternativa pode enviá-los para um , clicando no ícone de e indicando o endereço de . Crie e faça a gestão de relatórios programados, efetue o download de relatórios ao vivo e de estatísticas para condutores e veículos. Criação de relatórios programados de informações do tacógrafo No gestor de relatórios do tacógrafo pode criar, editar e eliminar relatórios do tacógrafo. Os relatórios criados com o "Gestor de relatórios" são criados nos intervalos definidos e enviados por para uma lista de destinatários. Não é possível efetuar o download a pedido destes relatórios programados. Vá ao separador "Análise" e clique em "Relatórios (RD)". Em seguida, clique em "Gestor de relatórios". Para criar um relatório para condutores, clique em "Criar relatório de condutores". Na secção de "Dados básicos" atribua um nome ao relatório, selecione um idioma e, se pretender, pode introduzir um texto introdutório. Para definir as informações que devem ser incluídas no relatório, clique no botão "Editar" na secção "Conteúdos". Aqui pode incluir até 14 módulos de relatório. Cada um é representado por um quadrado em branco. No lado direito pode percorrer a lista de módulos de relatório que pode incluir. Gerir informações do tacógrafo 61

62 Arraste e largue, da lista para os quadrados em branco, os módulos que devem ser incluídos no relatório. Quando terminar, clique em "Guardar". Vá à secção "Enviar dados" e preencha os dados de acordo com as suas necessidades. Não se esqueça de selecionar o formato de ficheiro pretendido. Em seguida, tem de selecionar os destinatários aos quais o relatório deve ser enviado. Quando concluir as definições, clique em "Guardar". Agora, o seu novo relatório deverá ser apresentado na lista. Para criar um relatório para veículos, clique em "Criar relatório de veículos". Aqui, pode fazer o mesmo anteriormente descrito para a criação de relatórios de condutores. Criar um relatório em tempo real Um relatório em tempo real é um relatório do qual pode efetuar imediatamente download. O relatório que criar aqui será guardado numa lista e pode efetuar o download imediatamente ou numa data posterior. Vá ao separador "Análise" e clique em "Relatórios (RD)". Selecione "Relatório em tempo real". Primeiro, introduza todos os dados básicos, como nome, data, tipo (veículo ou condutor), idioma, intervalo e formato (PDF ou CSV). Em seguida, selecione as informações que devem ser incluídas no relatório. Para guardar o relatório na lista, clique em "Criar relatório". O relatório será mostrado utilizando o nome atribuído na lista. Para efetuar o download do relatório, clique no ícone PDF na coluna "Estado". Para eliminar o relatório da lista, clique no botão X na primeira coluna. Efetuar o download de estatísticas Na secção "Estatísticas" também pode efetuar imediatamente o download de informações sobre condutores e veículos em formato PDF ou CSV. As informações podem ser: atividades do condutor/ veículo, visão geral de turnos, intervalos de sobreposição, estatísticas de contentores ETC e infrações sociais anuais, registo, horas de condução sem cartão de condutor, dados estatísticos da frota. Em alternativa, pode enviar as informações por para um destinatário de . Vá ao separador "Análise" e clique em "Relatórios (RD)". Selecione "Estatísticas". Para efetuar o download de estatísticas sobre condutores ou veículos, selecione o separador "Condutores"/"Veículos". Indique o período relativamente ao qual pretende efetuar o download das estatísticas. Agora pode selecionar os condutores/veículos que devem ser incluídos no relatório. Por baixo da lista de condutores/veículos, selecione se pretende obter subtotais e, em caso afirmativo, quais: diários, semanais, mensais, trimestrais. Clique no ícone correspondente para iniciar o download. Clique no ícone de para enviar o relatório correspondente para um destinatário de . Visão geral de tempo de condução e de períodos de descanso Utilizando o WEBFLEET Tachograph Manager pode facilmente obter uma visão geral dos tempos de condução e dos períodos de descanso dos condutores em períodos definidos, cujo download pode ser efetuado em formato PDF ou CSV. Vá ao separador "Análise". Selecione "Condutores" e selecione "Atividades". Defina o período. Pode filtrar condutores específicos na lista. Clique em "Mostrar". Para efetuar o download de informações da lista, em formato PDF ou CSSV, clique no ícone respetivo no canto superior direito. Obtenha uma visão geral sobre tempos de condução e períodos de descanso dos condutores. Gerir informações do tacógrafo 62

63 Relatórios sobre infrações sociais Pode ver os períodos de condução e de descanso dos condutores associados a infrações sociais. Vá ao separador "Análise". Selecione "Condutores". Selecione "Infrações sociais". Selecione na lista a legislação aplicável. Selecione na lista um filtro para "Filtrar" e edite o filtro ou crie um novo clicando no ícone de lápis. É possível definir minutos de tolerância para diferentes critérios, para não mostrar todas as infrações na lista. Também é possível eliminar o filtro selecionado clicando no botão X. Em alguns países, está disponível uma lista de multas para mostrar melhor o impacto financeiro das infrações. Para ver a lista de multas, selecione um país na lista suspensa. Para mostrar uma visão geral das infrações sociais, clique em "Mostrar". Veja uma visão geral das infrações sociais. Análise aprofundada das atividades do condutor e do veículo É possível obter informações aprofundadas sobre as infrações sociais dos condutores. Vá ao separador "Análise", selecione "Condutores" e, em seguida, selecione "Infrações sociais". Agora, selecione o(s) condutor(es) e clique em "Mostrar detalhes". Será apresentado um separador de "Resultado". Aqui pode encontrar informações detalhadas sobre os eventos individuais de infração social. A visão geral mostra as atividades, incluindo as descrições e os destaques das infrações sociais dos condutores. Pode exportar esta visão geral para XML, Excel e PDF para todos os condutores ou para os selecionados na lista. Além disso, pode efetuar o download de um PDF com uma breve análise ou documento de instruções do condutor no qual pode definir as metas a melhorar. Para mostrar uma visão geral gráfica, selecione um evento individual na lista. Uma janela de contexto abre para mostrar as infrações sociais para um período numa linha cronológica, representadas pelas respetivas cores. Consulte as atividades dos seus veículos e condutores numa visão geral que inclui as descrições das atividades e os destaques das infrações sociais. Certificado de atividades de condutores Os condutores são obrigados a manter o registo das suas atividades quando não estão a trabalhar ou estão a realizar outros trabalhos. Assim, o WEBFLEET Tachograph Manager dá-lhe a possibilidade de imprimir um certificado de atividades. Vá ao separador "Gestão". Selecione "Certificado de atividades". Preencha todas as informações relevantes e imprima a folha para que o condutor a assine. O período de Gerir informações do tacógrafo 63

64 trabalho ou de descanso indicado através do preenchimento de um certificado de atividades será considerado no relatório de horas de trabalho que pode descarregar utilizando o Tachograph Manager. Faça com que os seus condutores certifiquem que cumprem os regulamentos oficiais quando não estão a trabalhar, quando estão a conduzir um tipo de veículo diferente ou a realizar outros trabalhos. Compreender o indicador de classificação Tacho O Tachograph Manager inclui um indicador de classificação Tacho. O indicador de classificação Tacho calcula o número de infrações sociais nos três níveis, muito graves, graves e menores bem como o tempo de condução dos condutores. A classificação do Tacho ajuda a manter uma visão geral da conformidade dos condutores com a legislação europeia. Quanto menor for a classificação, mais infrações têm. Nas diferentes vistas, o indicador de classificação Tacho é mostrado juntamente com informações detalhadas sobre a gravidade e a tendência da evolução do condutor ao longo do tempo. Vá ao separador "Análise", selecione "Condutores" e, em seguida, selecione "Infrações sociais". Na tabela pode observar o indicador de classificação do tacógrafo, a sua composição e a tendência, representada por uma seta a apontar para cima para indicar melhoria, a apontar para a direita para indicar estabilidade e a apontar para baixo para representar uma diminuição, juntamente com as coimas. Quando clica no ícone na coluna de classificação do tacógrafo, abre uma janela de contexto que mostra a evolução da classificação do tacógrafo para o condutor correspondente, ao longo do tempo. Com a classificação do Tacho pode facilmente consultar e comparar a evolução das infrações sociais dos condutores ao longo do tempo. Nota: a classificação do tacógrafo é constituída por informações das infrações sociais extraídas exclusivamente das informações do tacógrafo digital. Tenha em atenção que as informações OptiDrive 360 NÃO influenciam a classificação do Tacho. Gerir informações do tacógrafo 64

65 Tempos de condução restantes Tempos de condução restantes O WEBFLEET ajuda-o a estar em conformidade com a legislação europeia relativa a tempo de condução (CE 561/2006), fornecendo-lhe uma perspetiva rápida e fácil sobre os tempos de condução restantes e os períodos de descanso dos seus condutores que utilizem um tacógrafo digital. Com estas informações, pode otimizar a sua planificação diária e semanal. Tudo do que necessita é um LINK 3xx/5xx instalado no veículo e ligado a qualquer tacógrafo digital através do pino D8. O tempo de condução restante com base no tacógrafo é uma funcionalidade adicional e requer uma subscrição de serviço adicional. Neste capítulo, vamos mostra-lhe como estar facilmente em conformidade com os regulamentos europeus relativos ao tempo de condução e como reduzir multas relacionadas com este aspeto através do acesso rápido ao tempo de condução restante, aos períodos de descanso e às infrações sociais dos seus condutores para o próprio dia, bem como para a semana atual e a seguinte. Tempos de condução restantes diários na vista do mapa Na vista do mapa do WEBFLEET, pode ver o tempo de condução restante diário dos seus condutores, de forma a apoiar o seu planeamento diário. Selecione "Mapa" no menu principal. Selecione um veículo no mapa para que a caixa do objeto e o painel do veículo sejam apresentados. Nos detalhes do condutor, pode ver o tempo de condução restante diário, a hora a que a próxima pausa na condução deve começar e quando termina o turno do condutor em questão. Os tempos de condução restantes diários dos seus condutores são apresentados na vista do mapa e no painel do veículo na parte lateral. Notificações sobre infrações sociais A lista de notificações também inclui três tipos de notificação para infrações sociais. Desta forma, poderá tomar medidas rapidamente. Clique no ícone triangular na parte superior direita do ícone da caixa do objeto para apresentar uma janela de pop-up com a lista de notificações para esse veículo. Em alternativa, também pode clicar no painel de detalhes no lado direito e selecionar "Notificações" para apresentar a lista de notificações. As infrações sociais dos seus condutores podem ser apresentadas como três notificações de aviso diferentes. Três tipos de infrações sociais No WEBFLEET, as três notificações que se seguem para infrações sociais são definidas como avisos, de acordo com a classificação na legislação da UE, e todas elas são representadas por um triângulo amarelo: muito grave, grave e menor. Tempos de condução restantes 65

66 Se um condutor muda de veículo com frequência, poderá ser útil ver as infrações que tem em toda a frota. Para ver este resumo mais abrangente, clique em "Mais", selecione "Notificações" na lista e utilize a caixa de filtros para pesquisar o nome do condutor. Informações detalhadas sobre infrações sociais Pode encontrar informações detalhadas relativamente a infrações sociais no Tachograph Manager. Tempos de condução restantes semanais na vista do condutor Pode obter uma perspetiva detalhada sobre as horas de condução restantes dos seus condutores para a semana atual e a seguinte. O cálculo do tempo de condução restante semanal tem em conta todos os requisitos legais relativos às limitações de condução quinzenais, conforme definidas pela legislação europeia. Clique em "Mais" no menu principal e selecione "Condutores" na lista. Selecione um condutor da lista. Abra a secção "Tempos de condução/períodos de descanso (tacógrafo)" no painel do lado direito. Em "Tempo de condução restante", pode ver as horas que o seu condutor tem autorização para conduzir no próprio dia, na semana atual e na seguinte. Obtenha uma perspetiva detalhada sobre as horas de condução restantes, as próximas pausas na condução e os períodos de descanso dos seus condutores. Compreender as informações de "Hoje" Os condutores têm permissão para aumentar as suas horas de condução diárias para 10 horas por dia duas vezes por semana. O ícone verde "10h" indica a frequência com que um condutor pode aumentar o seu tempo de condução diário para 10 horas por dia. Se o ícone "10h" estiver a cinzento com um risco por cima, então o condutor já utilizou esta exceção. Compreender as informações de "Semana atual" O primeiro valor na linha da "Semana atual" indica o tempo de condução restante para a semana atual e apresentará a contagem decrescente do tempo restante. O segundo valor na linha da "Semana atual" é um valor fixo que indica o tempo de condução total permitido durante a semana atual. Compreender as informações de "Semana seguinte" O valor na linha da "Semana seguinte" apresenta quantas horas um condutor pode conduzir na semana seguinte. Este valor dinâmico é determinado pelas horas conduzidas na semana atual. Nota: de acordo com a legislação europeia, um condutor pode conduzir apenas 90 horas quinzenalmente. As horas de condução máximas permitidas por semana são, portanto, determinadas pela quantidade de horas conduzidas na semana anterior. Períodos de descanso reduzidos Em "Períodos de descanso reduzidos", pode ver com que frequência as exceções de período de descanso diário e semanal foram realizadas. Na linha de "Diário", pode ver três ícones "<11h" verdes. Estes indicam quantas exceções para os períodos de descanso reduzidos diários podem ser feitas. Se um dos ícones "<11h" estiver a cinzento, o condutor já utilizou esta exceção uma vez. Tempos de condução restantes 66

67 Para os períodos de descanso semanal também existe um indicador de quantas horas é necessário compensar até à data indicada. Indicador de infrações Na lista do lado esquerdo, encontrará uma coluna que apresenta um ícone indicador de infrações quando um condutor tiver infringido a legislação de tempo de condução. Num instante, pode ver que condutores poderão necessitar de medidas corretivas. Para aceder a detalhes relativos a infrações, clique em "Mais" no menu principal e, em seguida, selecione "Notificações" na lista e utilize a caixa de filtros para pesquisar o nome do condutor. Isenção de responsabilidade: Os tempos de condução restantes fornecidos pela TomTom são indicativos e baseiam-se nas informações obtidas a partir do tacógrafo e enviadas para o WEBFLEET através do equipamento a bordo instalado num veículo. Os algoritmos utilizados para calcular os tempos de condução restantes indicativos baseiam-se na legislação europeia de tempos de condução. É da sua responsabilidade verificar os tempos de condução restantes e qualquer legislação local aplicável. Tempos de condução restantes 67

68 Gestão de moradas Gestão de moradas O WEBFLEET ajuda-o a gerir as moradas com que tem de lidar no seu quotidiano. Pode utilizar as suas moradas para expedir os seus encargos. As moradas aparecem nos relatórios relacionados com viagens, como o próprio relatório de viagem, quando uma viagem inicia ou termina numa morada que tenha sido criado no WEBFLEET. Este capítulo mostra como pode criar moradas no WEBFLEET, organizá-las por cor ou grupo e torná-las visíveis no mapa. Pode atribuir um nome a uma morada, para poder encontrá-la mais facilmente, e adicionar um contacto que será automaticamente anexado aos encargos que enviar para essa morada. Criar moradas Para criar uma morada no WEBFLEET, clique em "Mais" no menu principal e seleccione "Moradas" na lista. Clique em "Nova" no painel de detalhes. Pode introduzir até três nomes para uma morada. Todos os nomes são utilizados quando enviar um encargo para um veículo utilizando a morada associada. Seleccione um raio em torno da morada. Quando um veículo está dentro do raio de uma morada, a morada é automaticamente anexada às informações de posição do veículo. Pode atribuir a morada a um grupo e activá-la para que apareça no mapa. Seleccione um ícone do tipo de morada colorido para identificar a morada no mapa. Também pode adicionar um contacto à morada. Este contacto é sugerido automaticamente para ser anexado ao livro de registo. Além disso, o contacto é anexado automaticamente aos encargos que enviar para um veículo. Crie moradas e atribua-as a grupos. Anexe dados de contacto e torne-os visíveis no mapa. Quando criar uma morada no WEBFLEET e pretender que ela apareça no mapa, não se esqueça de seleccionar "Mostrar no mapa". Os ícones coloridos facilitam a organização das moradas, independente dos grupos aos quais estão atribuídos. Nomes de morada em informações de posição O raio aplicado a uma morada é utilizado apenas para tornar as informações da morada legíveis como uma morada real, em vez de nomes de ruas e números. A morada real aparece depois no registo das informações de posição de um veículo quando este entra no raio. Isto facilita a procura e a organização das informações de posição dos veículos, evitando que tenha de ler as moradas na lista de viagens. Gerir moradas em grupos Após criar uma morada, pode atribuí-la a um ou mais grupos. Seleccione a morada na lista e clique em "Editar". No separador "Grupos", seleccione um ou mais grupos para lhes atribuir a morada. Para criar um novo grupo, clique em "Novo grupo". Para eliminar um grupo, clique no botão "Eliminar" da coluna Gestão de moradas 68

69 "Acções". Para editar o nome de um grupo, clique no botão "Editar". Clique em "Guardar atribuição" para guardar as atribuições da morada a um ou mais grupos. Faça a gestão das moradas em grupos. Crie, elimine e edite grupos de moradas. Mostrar moradas no mapa Pode mostrar um ou todos as moradas no mapa ou filtrá-las por grupo ou cor. Quando estiver a editar uma morada e seleccionar o separador "Mapa", essa morada passa a aparecer no mapa. Pode clicar no meio do círculo no mapa e arrastá-lo para alterar a posição dele. Também pode clicar em qualquer outro ponto do círculo para aumentar ou diminuir o respectivo raio. Quando quiser ver várias moradas no mapa, seleccione "Mapa" no menu principal e clique no botão "Definições do mapa", na parte superior direita do mapa. Seleccione "Moradas" para que o mapa mostre as moradas. Pode filtrar por cores ou grupos de moradas específicas. Mostre a morada que editou ou várias moradas filtradas por grupo ou cor no mapa. Activar a apresentação de moradas no mapa Se não tiver activado uma morada para aparecer no mapa, ele não aparecerá mesmo que seleccione o respectivo grupo ou seleccione "Todos os grupos" e "Todas as cores" na vista do mapa. Para fazer com que uma morada apareça no mapa, é necessário seleccionar a opção "Mostrar no mapa" na edição dessa morada. O mapa pode mostrar até 2000 moradas. Paragens numa morada Quando quiser saber quais que veículos estavam parados numa determinada morada, seleccione a morada na lista, clique em "Editar" e seleccione o separador "Paragem". Aqui, todas as paragens estão Gestão de moradas 69

70 listadas com indicação de início, fim e duração de cada paragem para os vários veículos. Pode filtrar a lista por grupos, veículos e data. Veja as paragens dos seus veículos numa morada. Gestão de moradas 70

71 Utilizar áreas Utilizar áreas O WEBFLEET oferece uma solução para controlar os seus veículos através do registo das respetivas posições em relação a áreas definidas. Pode combinar relatórios através da utilização de diferentes tipos de notificações. Estes podem ser criados quando os seus veículos estão a circular dentro ou fora das áreas ou quando entram ou saem de uma área. Este capítulo mostra como pode criar uma ou mais áreas, definir os períodos em que as posições dos seus veículos relativamente a uma área são comunicadas ao WEBFLEET e definir relatórios de área para um ou vários veículos e grupos de veículos. Visão geral das áreas Para ver a lista de áreas, clique em "Mais" no menu principal e selecione "Áreas". A lista de áreas fornecelhe uma visão geral clara de todas as áreas criadas na sua conta WEBFLEET. Para cada área é apresentado o nome, o tipo de área, representado pelo nome e o ícone, a ação que ocorre quando a posição de um veículo é comunicada, a mensagem e o estado de ativação. Selecione uma área da lista para apresentar a planificação das notificações automáticas e a que veículos ou grupo de veículos se aplicam os relatórios de área no painel de detalhes à direita. Veja rapidamente uma lista com todas as áreas ordenadas de forma clara e que inclui as informações mais relevantes. Estado das áreas As áreas ativas estão marcadas como "Ativadas". Serão criadas para essas áreas notificações sobre a posição dos veículos. As áreas que serão ativadas numa data específica estão marcadas como "Em espera". As áreas que já não são válidas devido à data especificada estão marcadas como "Expiradas". As áreas desativadas manualmente estão marcadas como "Desativadas". Criar áreas retangulares ou circulares Para criar áreas, clique em "Mais" no menu principal e selecione "Áreas" na lista. Clique em "Nova" no painel de detalhes à direita. Selecione o separador "Definição da área". Nas "Propriedades da área", pode definir um número e um nome para a nova área. Para criar uma área retangular ou circular, selecione "Retângulo" ou "Círculo" na lista do "Tipo". É possível ver a área no mapa. Clique no centro e arraste-o para a posição em que pretender centrar a área. Para alterar as dimensões, clique em algum ponto da área e arraste para o exterior de forma a aumentar a área ou para o centro de forma a diminui-la. Também pode introduzir um raio ou uma largura e uma altura nas "Propriedades da área" no lado direito. Crie áreas onde quiser, em círculo ou retângulo, e aumente ou diminua o raio ou as dimensões. Utilizar áreas 71

72 As áreas circulares devem ter, no mínimo, um raio de 50 m. As áreas retangulares devem ter as dimensões mínimas de 50 x 50 m. Criar áreas poligonais Pode criar áreas mais complexas sob a forma de polígonos. Nas "Propriedades da área", mais concretamente no separador "Definição da área", selecione o tipo de área "Polígono". Pode desenhar a forma de uma área poligonal clicando no mapa para adicionar pontos de ancoragem. Para completar a área, volte ao ponto de partida e clique no mesmo. A forma está agora definida. Pode alterar a forma arrastando individualmente os pontos de ancoragem retangulares na extremidade de cada lado ou no meio de cada linha da área. Crie áreas poligonais clicando simplesmente no mapa e arrastando os pontos de ancoragem até obter a forma que pretende. As áreas poligonais podem ter até 50 pontos de ancoragem. Criar áreas sob a forma de corredores Se pretende criar uma área sob a forma de um corredor, aceda ao separador "Definição da área". Nas "Propriedades da área", selecione o tipo de área "Corredor" na lista. Clique no mapa para começar a desenhar a área. Adicione pontos consoante necessário para criar o corredor. Para alterar a largura do corredor, introduza a largura à direita. Crie áreas sob a forma de corredores, como, por exemplo, ao longo de um percurso. Os corredores podem ter até 200 pontos de ancoragem. Os corredores devem ter, no mínimo, 50 m de largura. Atributos adicionais das áreas Quando possui várias áreas, pode perdê-las de vista no mapa e na lista das áreas. Para organizar as áreas, pode selecionar uma cor para cada uma delas. Algumas áreas podem ainda ser necessárias apenas durante um determinado período de tempo. Nestes casos, pode definir uma data de início e uma data de fim para o período em que a área deve estar válida e ativa. Pode definir ambas as opções selecionando Utilizar áreas 72

73 uma cor e um período de validade nas "Propriedades da área", mais concretamente no separador "Definição da área". Mantenha uma visão geral das áreas atribuindo-lhes cores e definindo um período de validade. Programar notificações para áreas Quando cria uma área, tem de definir que tipo de notificação pretende receber quando os seus veículos entram e/ou saem de uma área ou quando as posições dos seus veículos devem ser comunicadas dentro e/ou fora de uma área. Pode fazê-lo em "Na mensagem de posição de um objeto" no separador "Definição da área". Selecione "Dentro/Fora" ou "Entrar/Sair" na lista para o "Estado de posicionamento", de forma a definir que atividade deve ser comunicada. Selecione o tipo de mensagem que deve ser criada. Pode selecionar diferentes tipos de notificações, como uma Advertência, um Aviso ou um Alarme. No separador "Planificação", pode definir os períodos de tempo e os dias específicos em que estas áreas devem ser monitorizadas durante o respetivo período de validade. Clique em "Guardar". Defina dias e períodos de tempo para monitorizar as suas áreas. Atribuir veículos a áreas Pode selecionar vários veículos e/ou grupos de veículos para comunicar as respetivas posições ao WEBFLEET, quer estejam dentro e/ou fora ou a entrar e/ou a sair de uma área específica. Selecione uma Utilizar áreas 73

74 área na lista e clique em "Editar". No separador "Atribuições", pode adicionar veículos específicos e grupos de veículos. Para guardar as atribuições, clique em "Guardar". Selecione veículos e grupos de veículos para comunicar as respetivas posições em relação a uma área específica. Utilizar áreas 74

75 Definições de conta Definições de conta Este capítulo mostra-lhe como pode personalizar as definições globais da conta, que afetam a Vista do Mapa, o Dashboard, as moradas, as mensagens, as tarefas e os relatórios. Visão geral das definições O WEBFLEET permite-lhe personalizar as definições que afetam todos os utilizadores de uma conta do WEBFLEET. Também pode alterar definições que serão aplicadas apenas a si como utilizador. Clique em "Definições" na parte superior direita da interface do WEBFLEET para abrir a janela "Editar definições". Nesta janela, pode: personalizar a forma como os veículos são apresentados no mapa; definir as unidades, os períodos, os formatos, o fluxo de trabalho de tarefas e as definições dos relatórios; criar mensagens gerais que serão utilizadas para reportar estado e para as tarefas; atribuir nomes a uma grande variedade de cores de moradas. Configure as definições globais da conta do WEBFLEET para todos os utilizadores e as suas definições individuais que o afetarão apenas a si como utilizador. Permitir que os utilizadores administrem as definições da conta Para acederem a todos os separadores da janela de definições, os utilizadores deverão ter os direitos de acesso necessários. Pode atribuir esses direitos ao editar o perfil de um utilizador. Clique em "Mais" no menu principal e selecione "Utilizadores" na lista. Selecione um utilizador e clique em "Editar" no Painel de Detalhes para abrir a janela de definições do utilizador. No separador "Dados do utilizador", vá às "Definições de perfil" e clique em "Avançadas". Pode efetuar as alterações necessárias na secção "Geral". Definições de conta específicas do utilizador No separador "Utilizador" da janela de definições do WEBFLEET, pode alterar as definições que serão aplicadas apenas a si como utilizador. Pode selecionar a forma como os veículos serão apresentados no mapa, de forma a obter uma melhor visão da sua frota. Pode selecionar km ou mi para a unidade de distância. Se pretender ser informado quando forem enviadas notificações, pode definir a forma como isso será feito. Também pode definir o formato das horas e o fuso horário da sua conta do WEBFLEET e indicar o número de dias úteis de trabalho que serão utilizados para efeitos de cálculo no Dashboard. Clique em "Guardar" para aplicar as definições a si como utilizador. Edite as definições específicas para si como utilizador. Definições de conta 75

76 Definições relativas a veículos no mapa No separador "Utilizador", pode selecionar a apresentação dos seus veículos com uma etiqueta contendo o respetivo nome, número ou ambos. Se existirem vários veículos no mapa, pode ser difícil conseguir uma boa visão geral. Pode fazer com que os veículos sejam apresentados como um ponto no mapa em função do nível de zoom, do número de veículos e da proximidade entre os veículos. Pode definir o nível de zoom do mapa que será aplicado quando premir o botão "Mostrar" para ver um veículo no mapa. A dimensão do mapa será ajustada para o nível que definir. Também pode definir a quantidade de dias de inatividade necessários para que um veículo passe a ser apresentado a cinzento no mapa e no Painel de Detalhes. Definições de conta Pode alterar as definições que afetarão todos os utilizadores. Selecione o separador "Conta" na janela "Editar definições" do WEBFLEET. Além das opções de que dispõe para a apresentação dos veículos no mapa, também pode definir modos de apresentação em função das informações de localização. Indique se as contas devem ficar bloqueadas quando os utilizadores introduzirem uma palavra-passe incorreta cinco vezes ao tentarem iniciar sessão no WEBFLEET. Defina as notificações que serão enviadas um determinado tempo antes de um veículo chegar à localização de uma tarefa. Selecione um tipo de tarefa predefinido para poupar tempo ao criar tarefas. Também pode desativar ou ativar a possibilidade de os condutores rejeitarem tarefas no seu TomTom PRO. Clique em "Guardar" quando terminar as suas alterações nas definições de conta. Configure definições de conta gerais para todos os utilizadores. Se um utilizador tiver permissão para alterar as suas próprias definições, pode configurar definições no separador "Utilizador", que se irão sobrepor às definições configuradas no separador "Conta". Definições de tarefas Por exemplo, se as suas tarefas forem maioritariamente entregas, pode selecionar "Tarefa de entrega" como o tipo de tarefa predefinido. Quando criar uma tarefa, o sistema seleciona automaticamente "Tarefa de entrega". Informação de localização A informação de localização na lista de mensagens e na descrição da posição do veículo no mapa ou no Painel de Detalhes indica a posição do veículo relativamente à cidade seguinte. Dependendo da definição de "Nível de detalhe da descrição de localização", esta informação utiliza cidades da região, do país ou de todo o mundo. A relevância depende da abrangência da sua atividade, que pode ser regional, nacional ou internacional. Legendar as cores das moradas O WEBFLEET oferece uma lista de cores que pode utilizar para destacar moradas no mapa. Podem representar categorias ou grupos de moradas. Pode atribuir nomes a estas cores no separador "Cores das Definições de conta 76

77 moradas" das definições de conta do WEBFLEET. Selecione uma cor e introduza o nome. Clique em "Guardar" para aplicar as alterações que efetuar no separador "Cores das moradas". Atribua nomes às cores das moradas. Definir as mensagens de estado e de tarefas Pode criar dois tipos de mensagens que serão utilizados em toda a atividade da sua conta do WEBFLEET. No separador "Mensagens de estado", pode criar até 15 textos de mensagem genéricos que serão transferidos para os equipamentos PRO dos condutores. Os condutores poderão depois utilizá-los para informar o WEBFLEET. No separador "Mensagens de tarefas", pode criar até 15 mensagens de estado. As mensagens ficarão disponíveis numa lista onde os condutores podem selecioná-las para informar o escritório quando estiverem a executar uma tarefa. Dependendo do tipo de notificação que selecionar para cada mensagem e da forma como personalizar as notificações, estas mensagens serão encaminhadas para a sua caixa de entrada de . Antes de mudar para outro separador ou fechar a janela, clique em "Guardar" para guardar as suas mensagens. Crie mensagens genéricas e mensagens de estado relativas a tarefas. Personalizar o fluxo de trabalho das tarefas No separador "Fluxo de trabalho das tarefas", pode personalizar o fluxo de trabalho que os condutores deverão seguir quanto executarem uma tarefa. O WEBFLEET pode criar um aviso quando for comunicado um determinado estado no fluxo de trabalho. Se não necessitar de alguns dos estados de tarefas, pode eliminá-los do fluxo de trabalho no equipamento PRO. Pode fazê-lo em cada um dos tipos de pedido. Por outro lado, o separador "Controlo do fluxo de trabalho" permite-lhe reduzir o número de ações que os Definições de conta 77

78 seus condutores terão de efetuar no equipamento PRO quando receberem uma tarefa e quando começarem a executá-la. Clique em "Guardar" para guardar as suas alterações. Personalize o fluxo de trabalho das tarefas nos equipamentos PRO e defina as notificações associadas a estados de fluxo de trabalho específicos. Avisos para estados de fluxo de trabalho simples Pode fazer com que o WEBFLEET crie avisos para os estados simples que aparecem abaixo de "Estado do fluxo de trabalho", como "Recebido", "Lido", "Iniciado", etc. Estes são estados de tarefas genéricos. Não se referem ao progresso do trabalho na própria tarefa de serviço, recolha ou entrega, como "Trabalho iniciado" ou "Recolha iniciada". Estados de tarefas Quando estiverem a trabalhar numa tarefa, os seus condutores têm de comunicar o progresso do trabalho ao WEBFLEET. Para tal, têm de tocar no ecrã para selecionar cada um dos estados da tarefa, tais como "Chegou ao destino", "Trabalho iniciado", etc. Pode definir quais destes estados serão comunicados. Pode fazê-lo separadamente em cada um dos três tipos de tarefa. Também pode fazer com que seja enviado um aviso para o WEBFLEET quando for comunicado um determinado estado de tarefa. Definições para relatórios No separador "Relatórios" das definições de conta do WEBFLEET, pode configurar o cálculo do indicador OptiDrive em função dos seus próprios requisitos. Pode indicar um limite de velocidade que será utilizado para comunicar condução em excesso de velocidade. Este valor será utilizado como referência nas estradas para as quais o mapa não possua informação de limite de velocidade. Pode definir uma percentagem de tolerância de excesso de velocidade para o condutor. Também pode definir se pretende ser notificado quando o nível de combustível de um dos seus veículos descer abaixo de um limite definido, quando um veículo for reabastecido ou quando for detetada uma perda de combustível inesperada. Clique em "Guardar" para guardar os seus ajustes no separador "Relatórios". Defina limiares para o indicador OptiDrive e as condições para a comunicação de excessos de velocidade e utilização do combustível. Personalizar o indicador OptiDrive Para obter informações detalhadas sobre a configuração do indicador OptiDrive, consulte o capítulo "Personalizar o indicador OptiDrive". Definições de conta 78