CODIGO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DA UFRB

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2 ANEXO ÚNICO DA RESOLUÇÃO CONSUNI Nº 003/2017 Universidade Federal do Recôncavo da Bahia Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CODIGO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DA UFRB Cruz das Almas, 12 de novembro de 2015

3 Reitor Profº. Dr. Silvio Luiz de Oliveira Sóglia Vice-reitora Profª. Drª. Georgia Gonçalves dos Santos Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Portaria Gabinete do Reitor nº 841, de 15 de outubro de 2014 Centro de Artes, Humanidades e Letras Centro de Ciência e Tecnologia em Energia e Sustentabilidade Centro de Ciências Agrárias, Ambientais e Biológicas Centro de Ciências da Saúde Centro de Ciências Exatas e Tecnológicas Centro de Cultura, Linguagens e Tecnologias Aplicadas Centro de Formação de Professores Gabinete da Reitoria Núcleo de Gestão de Arquivos Pró-reitoria de Administração Pró-reitoria de Extensão Pró-reitoria de Gestão de Pessoal Pró-reitoria de Graduação Pró-reitoria de Pesquisa, Pós-graduação, Criação e Inovação Pró-reitoria de Planejamento Pró-reitoria de Políticas Afirmativas e s Estudantis

4 SUMÁRIO Apresentação...5 Código de classificação dos documentos de arquivos da UFRB...6 Tabela de temporalidade e destinação dos documentos de arquivos da UFRB...7 Aspectos gerais...8 O código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação dos documentos da UFRB Administração geral Organização e funcionamento Pessoal Material Patrimônio Orçamento e finanças Documentação e informação Comunicações Outros assuntos referentes à administração geral Ensino superior Normatização. Regulamentação Cursos de graduação (inclusive na modalidade a distância)...62 Página 2 de 128

5 130 Cursos de pós-graduação stricto sensu (inclusive na modalidade a distância) Cursos de pós-graduação lato sensu (inclusive na modalidade a distância) Outros assuntos referentes ao ensino superior Pesquisa Normatização. Regulamentação Programa de pesquisa Projetos de pesquisa Iniciação científica Transferência e inovação tecnológica Ética em pesquisa Outros assuntos referentes à pesquisa Extensão Normatização. Regulamentação Programas de extensão Projetos de extensão Cursos de extensão Eventos de extensão Prestação de serviço Difusão e divulgação da produção acadêmica Programa institucional de bolsas de extensão Outros assuntos referentes à extensão Assistência estudantil Página 3 de 128

6 510 Normatização. Regulamentação Programas, convênios e projetos de concessão de benefícios e auxílios aos alunos Outros assuntos referentes à assistência estudantil s diversos Solenidades. Comemorações. Homenagens. (inclusive discursos e palestras) Congressos. Conferências. Seminários. Simpósios. Encontros. Convenções. Ciclos de palestras. Mesas redondas Feiras. Salões. Exposições. Mostras. Festas Visitas e visitantes s transitórios Página 4 de 128

7 APRESENTAÇÃO Seguindo disposições do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e orientações do Ministério da Educação (MEC), sobre a obrigatoriedade de uso do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e de Documentos de Arquivos relacionados às atividades-meio e atividadesfim pelas Instituições de Ensino Superior, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFRB (CPAD/UFRB), instituída pela Portaria GAB/UFRB nº 841, de 15 de outubro de 2014, apresenta com base na Portaria AN/MJ nº 092, de 23 de setembro de 2011, e nas Resolução CONARQ nº 35, de 11 de dezembro de 2012 e na Resolução CONARQ nº 14, de 24 de outubro de 2001, o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e dos Documentos, atividades-meio e atividades-fim, à serem utilizados no âmbito da UFRB conforme aprovação do Conselho Universitário desta Instituição. Este documento apresenta as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas na UFRB, bem como a destinação destes. O Código de Classificação (CC) é o instrumento que organiza os documentos em classes, em conformidade com o método de arquivamento decimal por assunto, elaborado com base nos estudos das funções e atividades desenvolvidas no âmbito da UFRB e da análise dos arquivos produzidos por está Universidade. A Classificação permite a organização física dos documentos arquivados e sua recuperação. A Tabela de Temporalidade e (TTD) é o instrumento que determina os prazos e condições de guarda dos documentos institucionais, visando a transferência, recolhimento ou eliminação dos documentos produzidos e acumulados no âmbito da UFRB. Página 5 de 128

8 A Utilização das classes e subclasses seguem conforme os Códigos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade indicados pelo Arquivo Nacional e Ministério da Educação, bem como as nomenclaturas dos assuntos, salvo exceções, adequadas de acordo com as informações obtidas por meio dos questionários de diagnóstico documental e consultas realizadas pela CPAD/UFRB junto as Unidades administrativas e acadêmicas desta Universidade. CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVOS DA UFRB Todo e qualquer documento produzido ou recebido no âmbito da UFRB no cumprimento das suas funções e atividades devem possuir classificação neste código. Os assuntos são agrupados sob mesma temática afim de proporcionar rapidez e precisão na recuperação das informações, bem como auxiliar os procedimentos arquivísticos nas atividades de avaliação, seleção, transferência, recolhimento, eliminação e disponibilização das informações dos documentos de arquivo. O código de classificação apresenta as funções, atividades, espécies e tipos documentais denominados, os quais recebem sequências numéricas definidas como classe, subclasses, grupos e subgrupos, distribuídos hierarquicamente como representação das funções e atividades desenvolvidas no âmbito da UFRB. O modelo de código de classificação indicado pelo CONARQ é o decimal por assunto, representado em: Dez classes principais referentes às grandes funções desempenhadas na UFRB, as quais subdividem-se em; Dez subclasses que se dividem em grupos e sucessivamente; Dez subgrupos de acordo as necessidades, que recebem códigos numéricos segundo o método decimal, exemplo: Página 6 de 128

9 CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL SUBGRUPOS RELAÇÕES COM A IMPRENSA CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS A classe 000, correspondente aos assuntos de Administração geral e a classe 900, correspondente a s diversos são destinada às atividadesmeio de todos os Órgão da Administração Pública, conforme determinação da Resolução CONARQ nº 14, de 24 de outubro de As demais classes correspondem as assuntos relativos às atividades-fim desenvolvidas na UFRB (Ensino, Pesquisa, Extensão). TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVOS DA UFRB Os documentos classificados devem indicar sua temporalidade e destinação, ou seja, determinar o prazo de permanência nos arquivos correntes e intermediário, bem como sua destinação final, que poderá ser o arquivamento ou a eliminação. A definição dos prazos e destinação contribui para melhoria do fluxo documental, localização e acesso das informações, assim como auxilia na racionalização dos espaços físicos, com eliminação criteriosa. Os referidos prazos devem ser apresentados, preferencialmente, em anos. Página 7 de 128

10 O campo destinado ao prazo de guarda corrente corresponde ao período em que o documento está tramitando, ou que por seu valor primário é frequentemente consultado, demandando sua permanência junto a Unidade/Setor que o produziu, ou a quem compete a sua administração. O campo destinado ao prazo de guarda intermediário corresponde ao período em que o documento ainda é necessário à administração, por efeitos administrativos ou legais, porém de uso pouco frequente, podendo ser transferido para o arquivo intermediário da UFRB (quando constituído). O campo destinação final é identificado o destino final dos documentos, que poderá ser a eliminação, quando o documento não apresentar valor secundário ou guarda, quando as informações apresentadas no documento são declaradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa. No campo observações poderá ser encontrada informações complementares e justificativas acerca do arquivamento, fundamentais para à correta aplicação da temporalidade. Também poderá apresentar orientações quanto à alteração do suporte da informação e as particularidades dos conjuntos documentais avaliados. ASPECTOS GERAIS a. O Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e da UFRB atenderão às atividades-meio e as atividades-fim. b. As funções, atividades, espécies e tipos documentais são genericamente denominados. Página 8 de 128

11 c. Nenhuma classe, subclasse, grupo ou subgrupo foram criados, mas, quando solicitado pelas Unidades foram modificadas apenas as nomenclaturas para melhor representar a UFRB. d. Foram mantidos os prazos de guarda e destinação estabelecidos pelos instrumentos indicados pelo Arquivo Nacional e Ministério da Educação. e. O Campo, que instrui ou alerta, permite a inclusão de informações para futuras adequações de acordo com as necessidades apresentadas a CPAD/UFRB. f. A classificação, a temporalidade e a destinação dos documentos seguem os mesmos parâmetros dos instrumentos indicados pelo Arquivo Nacional e Ministério da Educação porém, extrai as classes, subclasses, grupos e subgrupos cujos assuntos são incógnitos aos procedimentos administrativos e acadêmicos da UFRB. g. A classificação dos documentos desta Universidade deve ser atribuída por servidores treinados para a referida atividade Página 9 de 128

12 O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO E A TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO RECÔNCAVO DA BAHIA Página 10 de 128

13 Prazos de Administração geral 000 Nesta classe são classificados os documentos referentes às atividades relacionadas à administração interna dos órgãos públicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados. Modernização e reforma administrativa. 001 Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas relativos à organização e métodos, reforma administrativa e outros procedimentos que visem à modernização das atividades da UFRB. 5 anos Planos, programas e projetos de trabalho. 002 Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos, programas e projetos de trabalhos gerais. Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho, classificar no assunto específico. 5 anos 9 anos Quanto à programação orçamentária, ver Relatórios de atividades. 5 anos 9 anos São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros. Página 11 de 128

14 Prazos de Acordos. Ajustes. Contratos. Convênios. 004 Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ou convênio, implementados ou não, tais como projetos, relatórios técnicos, prestações de e aditamentos, que abranjam a execução de várias atividades ao mesmo tempo. Quanto aos demais acordos, ajustes, contratos e/ou convênios, classificar no assunto específico. 20 anos Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, ajuste, contrato e/ou convênio, sempre que tal procedimento se justificar. 010 Organização e funcionamento Normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral. Classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e organização interna da UFRB. 5 anos Registro nos órgãos competentes Regimentos. Regulamentos. Estatutos. Organogramas. Estruturas. 5 anos Audiências. Despachos. Reuniões. Ordenar por unidade organizacional, quando necessário. 2 anos Página 12 de 128

15 Prazos de Comissões. Conselhos. Grupos de trabalho. Juntas. Comitês. 011 Incluem-se documentos referentes à criação de comissões, conselhos, grupos de trabalho, juntas e/ou comitês, Na UFRB ou em unidades colegiados e de deliberação coletiva, bem como aqueles relativos ao exercício de suas funções, tais como: atas e relatórios técnicos. Sugere-se abrir uma pasta para cada comissão, conselho, grupo de trabalho, junta e/ou comitê, sempre que tal procedimento se justificar. 4 anos 5 anos Atos de criação, atas, relatórios. 4 anos 5 anos 012 Comunicação social Relações com a imprensa. 1 ano Credenciamento de jornalistas Entrevistas. Noticiários. Reportagens. Editoriais. 2 anos Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de Divulgação interna. 2 anos Página 13 de 128

16 Prazos de Campanhas institucionais. Publicidade. Incluem-se cartazes, folhetos, anúncios, folders e outros documentos de caráter promocional. 4 anos 10 anos 019 Outros assuntos referentes à organização e funcionamento. Este grupo será desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação Informações sobre o Órgão. Incluem-se documentos referentes aos pedidos de informações sobre as funções e atividades da UFRB e os serviços que presta. 2 anos 020 Pessoal Classificam-se os documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores lotados na UFRB, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios. Legislação Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, estatutos, regulamentos, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral e boletins administrativo, de pessoal e de serviço. 5 anos É opcional a reprodução dos documentos previamente ao recolhimento, para que a unidade permaneça com cópias para consulta. Boletins administrativo, de pessoal e de serviço. 10 anos 10 anos Página 14 de 128

17 Prazos de Identificação funcional (inclusive carteira, cartão, crachá, credencial e passaporte diplomático). o servidor permanecer Obrigações trabalhistas e estatutárias. Relações com órgãos normatizadores da administração pública. Lei dos 2/3. RAIS. 5 anos 5 anos Relações com os conselhos profissionais. Quanto aos documentos cujas informações gerem contenciosos administrativos ou judiciais, classificar no assunto específico. 2 anos Os documentos cujas informações possam originar contenciosos administrativos ou judiciais serão classificados nos assuntos correspondentes ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela. Sindicatos. Acordos. Dissídios Quanto à contribuição sindical do servidor, classificar em anos 5 anos Quanto à contribuição sindical do empregador, classificar em Página 15 de 128

18 Prazos de Assentamentos individuais. Cadastro Incluem-se documentos referentes à vida funcional do servidor, bem como os registros e/ou anotações a ele referidos. Ordenar as pastas de assentamento individual alfabeticamente pelo nome do servidor. o servidor permanecer 100 anos Sugere-se abrir uma pasta para os documentos de caráter geral, sempre que tal procedimento se justificar. 021 Recrutamento e seleção Candidatos a cargo e emprego públicos: inscrição e curriculum vitae. 2 anos Exames de seleção (concursos públicos) Provas e títulos, testes psicotécnicos e exames médicos. Incluem-se documentos referentes aos concursos públicos: provas e títulos, constituição de bancas examinadoras, testes psicotécnicos, exames médicos, editais, exemplares únicos de provas, gabaritos, resultados e recursos Ordenar pelo tipo de exame e título do concurso, em ordem alfabética. 6 anos Página 16 de 128

19 Prazos de Constituição de bancas examinadoras, editais, exemplares únicos de provas, gabaritos, resultados e recursos. 6 anos 5 anos É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos, segundo critérios estabelecidos pela CPAD/UFRB. 022 Aperfeiçoamento e treinamento Cursos (inclusive bolsas de estudo) Promovidos pela instituição. 5 anos Propostas, estudos, editais, programas, relatórios finais, exemplares únicos de exercícios, relação de participantes, avaliação e controle de expedição de certificados. 5 anos 5 anos Promovidos por outras instituições. Para os documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais No Brasil. 5 anos No exterior. 5 anos Estágios (inclusive bolsas de estágio). Página 17 de 128

20 Prazos de Promovidos pela instituição. 5 anos Estudos, propostas, programas, relatórios finais, relação de participantes, avaliação e declaração de comprovação de estágio. 5 anos 5 anos Promovidos por outras instituições. Para os documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais No Brasil. 5 anos No exterior. 5 anos Outros assuntos referentes a aperfeiçoamento e treinamento. Incluem-se documentos referentes às palestras e reuniões de caráter informativo geral promovidas pela UFRB. Este subgrupo será desenvolvido pela unidade de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação. 023 Quadros, tabelas e política de pessoal Estudos e previsão de pessoal. 5 anos 5 anos Página 18 de 128

21 Prazos de Criação, classificação, transformação, transposição e remuneração de cargos e funções. 5 anos 5 anos Reestruturações e alterações salariais Incluem-se ascensão e progressão funcional, avaliação de desempenho, enquadramento, equiparação, reajuste e reposição salarial e promoções. 5 anos 47 anos Movimentação de pessoal. Quando se tratar de atos específicos e individuais de servidores, classificar em Admissão. Aproveitamento. Contratação. Nomeação. Readmissão. Readaptação. Recondução. Reintegração. Reversão. 5 anos 47 anos Demissão. Dispensa. Exoneração. Rescisão contratual. Falecimento. 5 anos 47 anos Lotação. Remoção. Transferência. Permuta. 4 anos 5 anos Designação. Disponibilidade. Redistribuição. Substituição. 5 anos 47 anos Página 19 de 128

22 Prazos de Requisição. Cessão. Incluem-se documentos referentes às requisições e cessões internas e/ou externas de servidores para a realização de serviços temporários 5 anos 47 anos 024 Direitos, obrigações e vantagens Folhas de pagamento. Fichas financeiras 5 anos 95 anos Salários, vencimentos, proventos e remunerações. 7 anos Salário-família. 5 anos 19 anos Para os casos especiais previstos no Regime Jurídico Único, o prazo total de guarda para os documentos referentes à concessão de salário família será de 100 anos Abono ou provento provisório. 7 anos Abono de permanência em serviço. Até a homologação da aposentadoria Outros salários, vencimentos, proventos e remunerações. 7 anos Página 20 de 128

23 Prazos de Gratificações (inclusive incorporações) De função. 5 anos 47 anos Jetons. 7 anos Cargos em comissão. 5 anos 47 anos Natalinas (décimo terceiro salário). 7 anos Outras gratificações. 5 anos 47 anos Adicionais Tempo de serviço (anuênios, biênios e quinquênios). 5 anos 47 anos Noturno. 5 anos 47 anos Periculosidade. 5 anos 47 anos Insalubridade. 5 anos 47 anos Página 21 de 128

24 Prazos de Atividades penosas. 5 anos 47 anos Serviços extraordinários (horas extras). 5 anos 47 anos Férias: adicional de 1/3 e abono pecuniário. Quanto ao afastamento para gozo de férias, ver anos Outros adicionais. 5 anos 47 anos Descontos Contribuição sindical do servidor. 7 anos Contribuição para o Plano de Seguridade Social. 5 anos 47 anos Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). 7 anos Pensões alimentícias. 5 anos 95 anos Consignações. 7 anos Outros descontos. 7 anos Página 22 de 128

25 Prazos de Encargos patronais. Recolhimentos Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP). Programa de Integração Social (PIS). 5 anos 5 anos Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). 5 anos 47 anos Contribuição sindical do empregador. 7 anos Contribuição para o plano de seguridade social (inclusive contribuições anteriores). 5 anos 95 anos Salário maternidade. 7 anos Imposto de Renda. 7 anos Férias. Quanto ao pagamento de adicional de 1/3 de férias e abono pecuniário, ver anos Página 23 de 128

26 Prazos de Licenças Incluem-se documentos referentes aos estudos, normas e procedimentos sobre todas as licenças concedidas aos servidores. Ordenar por: acidente em serviço adotante, afastamento do cônjuge/companheiro, atividade política, capacitação profissional, desempenho de mandato classista, doença em pessoa da família, gestante, paternidade, prêmio por assiduidade, serviço militar, tratamento de interesses particulares, tratamento de saúde (inclusive perícia médica). Ver também 024.4, e anos 47 anos Página 24 de 128

27 Prazos de Afastamentos Quanto ao afastamento para missões fora da sede e viagens a serviço no país ou no exterior, classificar em e , respectivamente. Ordenar por: para depor, para exercer mandato eletivo, para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE), para servir como jurado suspensão de contrato de trabalho (CLT). Ver também 024.3, e anos 47 anos Reembolso de despesas Mudança de domicílio de servidores Locomoção. Incluem-se documentos referentes às despesas efetuadas com a utilização de meio próprio de locomoção para a execução de serviços externos Outros reembolsos. Página 25 de 128

28 Prazos de Outros direitos, obrigações e vantagens. Concessões Ordenar por: alistamento eleitoral, casamento (gala), doação de sangue, falecimento de familiares (nojo), horário especial para servidor estudante, horário especial para servidor portador de deficiência. Ver também 024.3, e Auxílios 5 anos 47 anos Ordenar por: alimentação/refeição, assistência pré-escolar/creche, fardamento/uniforme, moradia vale-transporte. Ver também Apuração de responsabilidade e ação disciplinar Denúncias. Sindicâncias. Inquéritos. Página 26 de 128

29 Prazos de Processos disciplinares Incluem-se documentos referentes à acumulação ilícita de cargos, empregos e funções públicas, afastamento preventivo, instauração do inquérito (ato de constituição da comissão de sindicância), inquérito administrativo (instrução, defesa, relatório e julgamento) e revisão do processo disciplinar. 5 anos 95 anos Quando se tratar de acumulação lícita de cargos, empregos e funções públicas, classificar em Penalidades disciplinares Incluem-se documentos referentes à advertência, suspensão, demissão, cassação de aposentadoria, disponibilidade, destituição de cargo em comissão e destituição de função comissionada. 5 anos 95 anos O registro das penalidades disciplinares deverá ser feito na pasta de assentamento individual do servidor Previdência, assistência e seguridade social. Quanto às licenças, ver Previdência privada Incluem-se documentos referentes aos planos privados de concessão de pecúlios ou de rendas, de benefícios complementares ou assemelhados aos da previdência social. 5 anos 47 anos Página 27 de 128

30 Prazos de Benefícios Ordenar por: acidente doença, funeral, natalidade, reclusão. Ver também Seguros Auxílios. Acidente, doença, funeral, natalidade. Reclusão. 5 anos 47 anos Aposentadoria. Quanto ao abono ou provento provisório, ver anos 95 anos Contagem e averbação de tempo de serviço. Até a homologação da aposentadoria Página 28 de 128

31 Prazos de Pensões: provisória e temporária. 5 anos Pensão vitalícia. 5 anos 95 anos Outros benefícios Adiantamentos e empréstimos a servidores. Até quitação da dívida 5 anos Assistência à saúde (inclusive planos de saúde). Prontuário médico do servidor. 5 anos 95 anos Aquisição de imóveis Ocupação de próprios da União. Até quitação da dívida permanece a ocupação 5 anos 5 anos Transportes para servidores. 2 anos Página 29 de 128

32 Prazos de Higiene e segurança do trabalho Quanto ao pagamento de adicionais de periculosidade, insalubridade e atividades penosas, classificarem , e , respectivamente. 2 anos Prevenção de acidentes de trabalho. 5 anos 47 anos Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA). 2 anos Criação, designação, propostas, relatórios e atas. 3 anos 5 anos Refeitórios, cantinas e copas (fornecimento de refeições). 2 anos Inspeções periódicas de saúde. 5 anos 029 Outros assuntos referentes a pessoal 2 anos Horário de expediente (inclusive escala de plantão) Controle de frequência Livros, cartões, folhas de ponto, abono de faltas, cumprimento de horas extras. Ver também 024.3, e anos 47 anos Página 30 de 128

33 Prazos de Missões fora da sede. Viagens a serviço Sugere-se abrir uma pasta para cada missão e/ou viagem, sempre que tal procedimento se justificar. Quanto aos relatórios técnicos das missões e/ou viagens, classificar no assunto específico. No país Incluem-se documentos referentes às ajudas de custo, diárias, passagens (inclusive devolução), prestações de e relatórios de viagem. Quanto à ajuda de custo para mudança de domicílio de servidores, ver Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela No exterior (afastamento do país) Sem ônus para a instituição. 7 anos Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela. Página 31 de 128

34 Prazos de Com ônus para a instituição Incluem-se documentos referentes à autorização de afastamento, diárias (inclusive compra de moeda estrangeira), lista de participantes (no caso de comitivas e delegações), passagens, passaportes, prestações de, relatórios de viagem e reservas de hotel. Os relatórios técnicos de viagem estarão classificados no assunto correspondente ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta tabela Incentivos funcionais Prêmios Concessão de medalhas, diplomas de honra ao mérito e elogios. 5 anos 5 anos Delegações de competência. Procuração. 5 anos Quanto aos documentos referentes aos ordenadores de despesas, utilizar o prazo dos documentos financeiros ( + 5 anos a contar e eliminação) Serviços profissionais transitórios: autônomos e colaboradores (inclusive licitações). a prestação do serviço 52 anos Ações trabalhistas. Reclamações trabalhistas. Até o trânsito em julgado 5 anos Movimentos reivindicatórios: greves e paralisações. 5 anos 5 anos Página 32 de 128

35 Prazos de Material 030 Classificam-se os documentos referentes à administração dos materiais da UFRB, necessários ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisição e alienação, o controle do estoque e da distribuição e a conservação e reparo. 5 anos Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral Cadastro de fornecedores. 5 anos 031 Especificação. Padronização. Codificação. Previsão. Catálogo. Identificação. Classificação (inclusive amostras). 2 anos 032 Requisição e controle de serviços reprográficos (inclusive assinaturas autorizadas e reproduções de formulários). 1 ano 033 Aquisição (inclusive licitações). Material Incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobiliário, aparelhos, ferramentas, máquinas, instrumentos técnicos e obras de arte. Os documentos referentes a material não adquirido deverão ser eliminados após 1 ano. Quanto à documentação bibliográfica, classificar em 062. Página 33 de 128

36 Prazos de Compra (inclusive compra por importação) Aluguel. Comodato. Leasing Empréstimo. Cessão. 5 anos Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros ( das + aprovação e eliminação). Doação. Permuta. 4 anos 5 anos Material de consumo. Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros ( das + aprovação e eliminação). Os documentos referentes a material não adquirido deverão ser eliminados após 1 ano Compra. Página 34 de 128

37 Prazos de Cessão. Doação. Permuta. 4 anos 5 anos Confecção de impressos. Incluem-se documentos referentes à impressão de formulários, convites, cartazes, cartões e outros. 034 Movimentação de material ( e de consumo). Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente Termos de responsabilidade (inclusive RMB ou RMBM) Controle de estoque (inclusive requisição, distribuição e RMA). 2 anos Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente Extravio. Roubo. Desaparecimento. Quando se tratar de apuração de responsabilidade de servidor, classificar em 025. Até a conclusão do caso 5 anos Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente. Página 35 de 128

38 Prazos de Transporte de material. 2 anos Autorização de saída de material. 1 ano Recolhimento de material ao depósito. 2 anos Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente. Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente. Para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente. 035 Alienação. Baixa (material e de consumo) Venda (inclusive leilão) Cessão. Doação. Permuta. 4 anos 5 anos Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros ( das + aprovação e eliminação). Página 36 de 128

39 Prazos de Instalação e manutenção. 036 Incluem-se documentos referentes aos serviços de instalação, conservação, recuperação e consertos de equipamentos e mobiliário Requisição e contratação de serviços (inclusive licitações) Serviços executados em oficinas da UFRB. 1 ano 037 Inventário. Quanto aos inventários de documentação bibliográfica, classificar em Material Material de consumo. 039 Outros assuntos referentes a material. Este grupo será desenvolvido pela unidade de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação. Página 37 de 128

40 Prazos de Patrimônio 040 Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral. 5 anos Incluem-se, ainda, a movimentação de conta corrente, balanços e prestações de aos tribunais de. Bens imóveis 041 Incluem-se escrituras, plantas e projetos relativos aos edifícios, terrenos, residências e salas. Sugere-se abrir uma pasta para cada bem imóvel, sempre que tal procedimento se justificar. 3 anos 5 anos É opcional a reprodução dos documentos previamente ao recolhimento, para que a unidade permaneça com cópias para consulta Fornecimento e manutenção de serviços básicos. Quanto à instalação, conservação e reparo de rádio, telex, telefone e fac-símile, ver 072.1, e 074.1, respectivamente. Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano Água e esgoto. Página 38 de 128

41 Prazos de Gás Luz e força Comissão Interna de Conservação de Energia (CICE). 2 anos Criação, designação, propostas de redução de gastos com energia, relatórios e atas. 3 anos 5 anos Condomínio Aquisição Compra. Página 39 de 128

42 Prazos de Cessão. 4 anos 5 anos Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros ( das + da data da aprovação e ) Doação. 4 anos 5 anos Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros ( das + da data da aprovação e ) Permuta. 4 anos 5 anos Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros ( das + da data da aprovação e ) Locação. Arrendamento. Comodato. Página 40 de 128

43 Prazos de Alienação Venda. 4 anos 5 anos Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros ( das + da data da aprovação e ) Cessão. 4 anos 5 anos Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros ( das + da data da aprovação e ) Doação. 4 anos 5 anos Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros ( das + da data da aprovação e ). Página 41 de 128

44 Prazos de Permuta. 4 anos 5 anos Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros ( das + da data da aprovação e ) Desapropriação. Reintegração de posse. Reivindicação de domínio. Tombamento Obras Reforma. Recuperação. Restauração Construção Serviços de manutenção (inclusive licitações). Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano. Página 42 de 128

45 Prazos de Manutenção de elevadores Manutenção de ar-condicionado Manutenção de subestações e geradores Limpeza. Imunização. Desinfestação (inclusive para jardins) Outros serviços de manutenção. Este subgrupo será desenvolvido pela unidade de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação. 042 Veículos. Sugere-se abrir uma pasta para cada veículo Aquisição (inclusive licitações). Para veículos não adquiridos eliminar após 1 ano. Página 43 de 128

46 Prazos de Compra (inclusive compra por importação) Aluguel Cessão. Doação. Permuta. Transferência. 4 anos 5 anos Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros ( das + da data da aprovação eliminação) Cadastro. Licenciamento. Emplacamento. Tombamento. Até a alienação 5 anos Alienação (inclusive licitações) Venda (inclusive leilão). Página 44 de 128

47 Prazos de Cessão. Doação. Permuta. Transferência. 4 anos 5 anos Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros ( das + da data da aprovação e eliminação) Abastecimento. Limpeza. Manutenção. Reparo Acidentes. Infrações. Multas. Para acidentes com vítimas, o prazo total de guarda é de 20 anos Outros assuntos referentes a veículos Controle de uso de veículos. 2 anos Requisição. 2 anos Autorização para uso fora do horário de expediente. 2 anos Estacionamento. Garagem. 2 anos Página 45 de 128

48 Prazos de 043 Bens semoventes. Esta classificação poderá ser ampliada de acordo com a necessidade. A temporalidade e destinação serão estabelecidas pela unidade de acordo com a necessidade. 044 Inventário (inclusive Relatório de Movimentação de Bens Imóveis - MBI). 049 Outros assuntos referentes a patrimônio e segurança. 2 anos Serviços de vigilância. Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano Seguros (inclusive de veículos). Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano. Prevenção de incêndio Incluem-se documentos referentes ao treinamento de pessoal, instalação e manutenção de extintores, inspeções periódicas, constituição de brigadas de incêndio, planos, projetos e relatórios. 2 anos Página 46 de 128

49 Prazos de Constituição de brigadas de incêndio, planos, projetos e relatórios. 4 anos 5 anos Sinistro. Incluem-se documentos referentes às vistorias, sindicâncias e perícias técnicas relativas a arrombamento, desaparecimento, extravio, incêndio e roubo. Até a conclusão do caso 5 anos Controle de portaria Incluem-se documentos referentes ao controle de entrada e saída de pessoas, materiais e veículos; permissão para entrada e permanência fora do horário de expediente; controle de entrega e devolução de chaves; e registro de ocorrências. Quanto ao controle de uso de veículos, ver anos Registro de ocorrências. 5 anos 5 anos Mudanças Para outros imóveis. Página 47 de 128

50 Prazos de Dentro do mesmo imóvel. Os documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 1 ano Uso de dependências. Incluem-se documentos referentes à utilização de auditório e demais dependências do imóvel, pela UFRB ou por terceiros. Orçamento e finanças. 2 anos 050 Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral. 5 anos Incluem-se, ainda, a movimentação de conta corrente, balanços e prestações de aos tribunais de Auditoria. 051 Orçamento Programação orçamentária. Página 48 de 128

51 Prazos de Previsão orçamentária. 2 anos Proposta orçamentária. 5 anos 5 anos Quadro de Detalhamento de Despesa (QDD). Incluem-se documentos referentes às metas e destinação de recursos e receitas por fontes. 2 anos Créditos adicionais Crédito suplementar. Crédito especial. Crédito extraordinário. Incluem-se documentos referentes aos créditos suplementar, especial e extraordinário. 5 anos 5 anos Execução orçamentária Descentralização de recursos (distribuição orçamentária). Incluem-se documentos referentes às transferências, provisão, destaques, estornos e subvenções Acompanhamento de despesa mensal (pessoal/dívida) Plano operativo. Cronograma de desembolso. Página 49 de 128

52 Prazos de 052 Finanças Programação financeira de desembolso. Execução financeira Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de capital Receita. Incluem-se documentos referentes aos créditos do Tesouro Nacional (cota, repasse e sub-repasse), taxas cobradas por serviços, multas, emolumentos e outras rendas arrecadadas Despesa. Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de capital, bem como adiantamentos, subvenções, suprimento de fundos e restos a pagar. 053 Fundos especiais. Página 50 de 128

53 Prazos de 054 Estímulos financeiros e creditícios. Incluem-se documentos referentes aos subsídios, incentivos fiscais e investimentos. 055 Operações bancárias Pagamentos em moeda estrangeira Conta única (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de ) Outras : tipo B, C e D (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de ). 056 Balanços. Balancetes. Página 51 de 128

54 Prazos de 057 Tomada de. Prestação de. (inclusive parecer de aprovação ). Incluem-se documentos referentes a avaliação da gestão dos responsáveis por unidades jurisdicionadas da administração pública federal direta e indireta. 059 Outros assuntos referentes a orçamento e finanças Tributos (impostos e taxas). Documentação e informação. 060 Classificam-se nesta subclasse os documentos referentes à publicação, produção editorial, preparo, impressão e distribuição de matérias, bem como à aquisição, controle, distribuição e acesso à documentação bibliográfica da UFRB. Incluem-se, ainda, os documentos referentes à produção, controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos arquivísticos, como também os documentos relacionados com as atividades de reprodução, conservação e informática Publicação de matérias no diário oficial. Página 52 de 128

55 Prazos de Publicação de matérias nos boletins administrativo, de pessoal e de serviço. 1 ano Publicação de matérias em outros periódicos. 061 Produção editorial (inclusive edição ou coedição de publicações em geral produzidas pelo órgão em qualquer suporte) Editoração. Programação visual. Incluem-se documentos referentes à composição, copidesque e revisão de textos. Documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 5 anos de arquivamento na fase corrente Distribuição. Promoção. Divulgação. Incluem-se documentos referentes à doação, permuta e venda. - Quanto à permuta de documentação bibliográfica, ver Documentos que não envolvem pagamentos serão eliminados após 5 anos de arquivamento na fase corrente. 062 Documentação bibliográfica (livros, periódicos, folhetos e audiovisuais). Normas e manuais Incluem-se estudos e textos referentes à elaboração de metodologias e procedimentos técnicos adotados para o tratamento da documentação bibliográfica. 5 anos Página 53 de 128

56 Prazos de Aquisição (no Brasil e no exterior). Os documentos referentes a material bibliográfico não adquirido serão eliminados após 1 ano Compra (inclusive assinaturas de periódicos) Doação. 4 anos 5 anos Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros ( das + aprovação e eliminação) Permuta. Quanto à permuta da produção editorial do órgão, ver anos 5 anos Para transações que envolvam pagamentos de despesas pendentes, utilizar prazos para documentos financeiros ( das + aprovação e eliminação). Registro Incluem-se documentos referentes à incorporação de livros e periódicos ao acervo. 2 anos Catalogação. Classificação. Indexação. 2 anos Página 54 de 128

57 Prazos de Referência e circulação. Incluem-se documentos referentes às consultas, pesquisas bibliográficas, bibliografias, empréstimos e intercâmbio entre bibliotecas. 2 anos Inventário. 063 Documentação arquivística: gestão de documentos e sistema de arquivos Normas e manuais. Incluem-se estudos e orientações referentes à elaboração de documentos, metodologias e procedimentos técnicos. 7 anos Produção de documentos. Levantamento. Fluxo. 4 anos Diagnóstico. 5 anos 5 anos Protocolo: recepção, tramitação e expedição de documentos. 2 anos Assistência técnica. 5 anos Classificação e arquivamento. 2 anos Página 55 de 128

58 Prazos de Código de classificação de documentos. 7 anos Um exemplar deverá compor o conjunto documental normas e manuais do subgrupo , seguindo a temporalidade e destinação previstas para o mesmo Política de acesso aos documentos. 5 anos 5 anos Consultas. Empréstimos. 1 ano após a devolução de documentos Análise. Avaliação. Seleção. Tabela de temporalidade. 5 anos 5 anos Termos, listagens e editais de ciência de eliminação. 7 anos Um exemplar deverá compor o conjunto documental normas e manuais do subgrupo , seguindo a temporalidade e destinação previstas para o mesmo Transferência. Recolhimento. Incluem-se guias e termos de transferência, guias, relações e termos de recolhimento, listagens descritivas do acervo. 5 anos Página 56 de 128

59 Prazos de 064 Documentação museológica. Esta classificação poderá ser subdividida quando houver necessidade. A temporalidade e destinação serão estabelecidas de acordo com as necessidades da unidade. Reprodução de documentos Estudos, projetos e normas. 065 Incluem-se documentos referentes à reprodução, em qualquer suporte, de material arquivístico, bibliográfico e museológico. 5 anos Quanto à requisição de cópias eletrostáticas, ver Conservação de documentos Desinfestação. Higienização. Para documentos que não envolvam pagamentos, eliminar após 2 anos Armazenamento. Depósitos. 2 anos Restauração de documentos (inclusive encadernação). Para documentos que não envolvam pagamentos, eliminar após 2 anos. 067 Informática. Página 57 de 128

60 Prazos de Planos e projetos. 5 anos Programas. Sistemas. Redes (inclusive licença e registro de uso e compra). 5 anos Manuais técnicos (exemplares únicos). 5 anos Manuais do usuário (exemplares únicos). 5 anos Assistência técnica. Para documentos que não envolvam pagamentos, eliminar após 2 anos. 069 Outros assuntos referentes à documentação e informação. Este grupo será desenvolvido pela unidade de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação. Comunicações. 070 Classificam-se os documentos relacionados com a instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e serviços postais, de telecomunicações e de tecnologias da informação. 5 anos Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral. 071 Serviço postal Página 58 de 128

61 Prazos de Serviços de entrega expressa Nacional Internacional Serviços de coleta, transporte e entrega de correspondência agrupada malote Mala oficial Outros serviços postais 072 Serviço de rádio Página 59 de 128

62 Prazos de Instalação. Manutenção. Reparo 073 Serviço de telex Instalação. Manutenção. Reparo 074 Serviço telefônico (inclusive autorização para ligações interurbanas). Fac-símile (fax) 2 anos Instalação. Transferência. Manutenção. Reparo Listas telefônicas internas Vigora Contas telefônicas Página 60 de 128

63 Prazos de 075 Serviços de transmissão de dados, voz e imagem. 079 Outros assuntos referentes à comunicações Este grupo será desenvolvido pela unidade de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação. Outros assuntos referentes à administração geral Classificam-se nesta subclasse documentos de caráter genérico relativos à ADMINISTRAÇÃO GERAL. 090 Utiliza-se, também, esta subclasse, como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação específica neste Código de classificação de documentos de arquivo, bem como para evitar a proliferação de subclasses que possam ser reservadas para possíveis expansões. Entretanto, os documentos só poderão ser aqui classificados após a verificação da não existência de outras subclasses nas quais possam ser inseridos. 091 Ações judiciais 5 anos 95 anos 100 Ensino superior Página 61 de 128

64 Prazos de 110 Normatização. Regulamentação. Incluem-se documentos referentes à concepção, organização e funcionamento do ensino superior Cursos de graduação (inclusive na modalidade a distância). 121 Concepção, organização e funcionamento dos cursos de graduação. Projeto pedagógico dos cursos Incluem-se documentos referentes à concepção do ensino e aprendizagem dos cursos contendo a definição das características gerais do projeto, os fundamentos teóricometodológicos, os objetivos, o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação. Criação de cursos. Conversão de cursos Incluem-se documentos referentes às alterações, mudanças, ajustes e adaptações efetuadas nos currículos. Caso a reformulação curricular esteja incluída no projeto pedagógico dos cursos, classificar no código Até a homologação do ato 5 anos Autorização. Reconhecimento. Renovação de reconhecimento. Até a homologação do ato 5 anos Página 62 de 128

65 Prazos de Desativação de cursos. Extinção de cursos. Incluem-se conteúdos programáticos, ementas das disciplinas e carga horária. Até a homologação do ato 5 anos 122 Planejamento e organização curricular Estrutura do currículo (grade ou matriz curricular) Reformulação curricular Disciplinas: programas didáticos. Oferta de disciplinas Incluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas (obrigatórias, isoladas, optativas e eletivas, inclusive estágios curriculares, obrigatórios e supervisionados) e documentos referentes à alocação ou distribuição de encargos didáticos, atribuição de disciplinas a docentes, cancelamento de disciplinas e horários de aula. 2 anos Atividades complementares Incluem-se documentos referentes ao planejamento das atividades internas e a definição das atividades externas, que complementam os cursos de graduação e que sejam autorizadas pela UFRB. Página 63 de 128

66 Prazos de 123 Planejamento da atividade acadêmica. Calendário acadêmico Incluem-se documentos referentes à determinação ou fixação do calendário acadêmico, bem como dos períodos letivos complementares, intermediários e dos cursos de férias e de verão. r apenas um exemplar de cada publicação Agenda acadêmica. Guia do calouro. Guia do estudante. Manual do estudante. r apenas um exemplar de cada publicação. Colação de grau. Formatura. 124 Incluem-se documentos referentes à organização da formatura e da solenidade de imposição ou colação de grau, lista de formandos e exemplar do convite, bem como o requerimento para colação de grau. 5 anos Termo ou ata de colação de grau. 5 anos 125 Vida acadêmica dos alunos dos cursos de graduação Ingresso Processo de seleção (vestibular). Nas subdivisões desse descritor classificam-se documentos referentes a cada etapa do processo de seleção. Página 64 de 128

67 Prazos de Planejamento. Orientações Incluem-se estudos, propostas, programas, editais, exemplares únicos das provas (cadernos de provas), gabaritos (cartõesresposta e cartões do avaliador), critérios de correção das provas e guia do vestibulando. Até a homologação do evento 1 ano Inscrições Incluem-se fichas de inscrição, questionário socioeconômico, solicitação de isenção de pagamento de taxa de inscrição, declaração para o sistema de cotas, resultado do Exame Nacional do Ensino Médio (ENEM), confirmação ou correção de dados cadastrais, boletim informativo e estatística da relação candidato/vaga. Até a homologação do evento* 1 ano *Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. Controle de aplicação de provas Incluem-se laudo dactiloscópico, identificação digital, frequência do candidato, cronograma de atividades, relação de candidatos ausentes, inscrições extraviadas, controle de parentes de aplicadores de provas, termo de abertura de envelope, termo de compromisso, ata de sala, ata de coordenação, dados cadastrais dos candidatos para o Departamento de Polícia Federal (DPF) e relatório de fraudadores. Até a homologação do evento* 1 ano *Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial Correção de provas. Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos, folhas de resposta e avaliação de habilidades específicas. Até a homologação do evento* 1 ano *Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. Página 65 de 128