Microsft Excel 2007 Avançado

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1 Microsft Excel 2007 Avançado Wanialdo Lima 2010

2 Evolução Informática Microsoft Visual Basic for Applications Aplicado ao Microsoft Excel 2007 Wanialdo Lima 2010

3 Funções Básicas e Referências i Neste capítulo você irá: - Revisar Funções Básicas - Revisar Referências - Extender o uso de funções básicas Revisando Conceitos Básicos Este capítulo faz uma breve revisão sobre funções comuns do Excel, que aplicamos com freqüência no nosso dia-a-dia. Após isso revisaremos um pouco também o uso de referências para poder começar a explorar mais a fundo o poder das funções. Você deve lembrar que, para usar uma função, nós simplesmente digitados o nome da função, precedido de um sinal de igual e, após isso, colocamos entre parênteses os valores que tais funções utilizarão. O Excel tem uma infinidade de funções para realizar diversas tarefas de cálculo e, como funções básicas, entendemos aquelas que são conhecidas por praticamente todas as pessoas que usam o Excel, mesmo que não seja profissionalmente. As funções podem ou não ter argumentos, que são os dados entre os parênteses. Uma função sem argumento bastante conhecida é a função Agora(), que retorna a data e a hora atuais, e não precisamos digitar nada entre os parênteses para que esta funcione.

4 Já a função Soma() precisa que, obrigatoriamente, indiquemos quais são, ou onde estão, os valores que serão utilizados no cálculo. Por conta disso, essa é uma função com argumentos. Tipos de Funções O Microsoft Excel possui diversos tipos de função, divididos por categorias como: Banco de dados e listagem; Data e Hora; Financeiras; Estatísticas; Matemáticas e trigonométricas; Lógicas; Textos; De informações; Procura e referência. É difícil você encontrar material que englobe todas essas categorias, porém note que a divisão por categorias facilita a procura por funções para resolver problemas comuns, e dependendo da sua área profissional você não precisará de nenhum curso especializado para saber como usar determinadas funções consideradas mais complexas, pois a maioria foi pensada para ser facilmente reconhecida pelos profissionais das mais diversas áreas às quais se aplicam os grupos de funções apresentados. Funções Básicas do Microsoft Excel Vejamos um breve resumo sobre as funções mais conhecidas do Excel, não nos aprofundaremos nessas funções pois é esperado que vocês as conheça, pelo menos um pouco.

5 Soma: Tem a finalidade de retornar o total da soma obtida de todos os números na lista de argumentos. Serão permitidos um total de até 30 argumentos separados por um caractere de separação, que pode ser ; se os valores forem alternados ou, : se forem seqüenciais. Sintaxe: SOMA (área1; área2;...; árean) Exemplo: SOMA (A1:A10;D1:D10) Cada área é um argumento que pode ser um valor (ex. 1500,95), uma referência de célula (H3) ou uma área de células (C8:C23). Lembre que você pode obter totais facilmente com o uso do botão Autosoma Excel. que está na guia Início do Microsoft Média: Tem a finalidade de retornar o valor da média aritmética dos argumentos. Os parâmetros são informados da mesma forma que para a função Soma e seguem as mesmas regras. As células vazias não são contadas na média, mas aquelas que contêm valores nulos o são. Sintaxe: MÉDIA(área1; área2;...; árean) Exemplo: MÉDIA(A1:A10;D1:D10) Máximo: Tem a finalidade de retornar o maior valor de um conjunto de valores. Se os argumentos não contiverem números, MAXIMO retornará 0. Sintaxe: MÁXIMO(área1; área2;...; árean) Exemplo: MÁXIMO(A1:A10;D1:D10) Mínimo: Tem a finalidade de retornar o menor valor de um conjunto de valores, seguindo as mesmas regras aplicadas a Máximo.

6 Sintaxe: MÍNIMO(área1; área2;...; árean) Exemplo: MÍNIMO(A1:A10;D1:D10) Ao usar máximo e mínimo, você terá automaticamente o maior e o menor valor de uma lista, o que nem sempre é interessante. Pode ser que você não deseje o maior valor de uma lista, mas sim o segundo ou terceiro maior valor. O mesmo vale para mínimo. Nestes casos utilizaremos as funções Maior e Menor, apresentadas a seguir. Maior: Tem a finalidade de retornar o maior valor K de um conjunto de valores. O K representa uma posição, como por exemplo, se eu desejo saber a segunda maior venda da semana, o K será 2, terceira maior venda, K é igual a 3. A função não aceita o uso de diversas áreas. Sintaxe: MAIOR(área;k) Exemplo: MAIOR(A1:A10;1) Menor: Parecido com maior, usando as mesmas regras, mas para apresentar os menores valores. Sintaxe: MENOR(área;k) Exemplo: MENOR(A1:A10;2) Referência Fazer referência no Excel é o ato de apontar para uma célula e utilizar seu valor. Fizemos isso diversas vezes até agora quando utilizamos endereços de células nas fórmulas. Exemplo: = C3 + H2

7 Ao digitar um endereço de célula, ao invés de um valor, numa fórmula, você está criando uma referência, ou seja, fazendo com que a fórmula aponte para o endereço e use o valor da célula no cálculo. Existem diversos tipos de referência, e revisaremos rapidamente cada uma delas a seguir. Referência Relativa Referência Relativa é o simples uso do endereço de uma célula em uma fórmula, para usar o valor desta. Podemos repetir o valor de uma célula em outra simplesmente fazendo referência, como abaixo: Exemplo: =K43 Isso é muito útil porque quando a célula original é alterada, o valor da cópia também sofre alteração. As referências relativas são alteradas quando usamos a alça de preenchimento para copiar um cálculo para outra célula, o que às vezes é uma desvantagem. Com a planilha de vendas, apresentada abaixo, é simples usar fórmulas, porque um simples cálculo com o uso de referência relativa resolverá nosso problema. Figura 1.1 Tabela de Controle de Vendas Simples Produto Qtd Valor Total ,00 =B2*C ,00 Para adquirir o Total na tabela acima, simplesmente digitaríamos =B2*C2. Ao copiar, por qualquer meio a fórmula para a célula de baixo ela é alterada para =B3*C3. Para a grande maioria dos problemas, isso resolve, mas como veremos a seguir, às vezes temos problemas mais específicos.

8 Referência Absoluta Quando não queremos alterações na fórmula, ao arrasta-la com a alça de preenchimento, utilizamos o $ como sinal fixador. Veja o exemplo abaixo: Figura 1.2 Cálculo com uso de referência relativa Quando este cálculo for copiado verticalmente utilizando-se a alça de preenchimento, os resultados não serão os desejados porque a referência à célula B1 será atualizada para B2 e depois para B3 e assim por diante. Para informar ao Excel que ele deve utilizar sempre a mesma referência, sem alterá-la, então, utilizamos a referência absoluta na fórmula, como mostra o exemplo abaixo: = B4 * $B$1 Isso diz ao aplicativo que, a célula B4 está livre para alterações, e que ao arrastar a fórmula para baixo ela pode ser alterada para B5, B6, B7... sem problemas, mas que a célula B1 não pode ser alterada, e que deve ser constante na fórmula. Isso é muito útil, mas não vai conseguir resolver todos os nossos problemas. Referência Mista Observe a planilha abaixo, ela apresenta uma situação hipotética onde desejamos saber o percentual sobre o preço de determinados produtos, mês a mês, de acordo com as taxas

9 vigentes naquele mês. É possível realizar tal tarefa com um único cálculo: Figura 1.3 Situação hipotética 1 O resultado é dado pelo cálculo =B5+(B5*B2), para o primeiro produto, no mês de janeiro. Mas claro que essa fórmula não pode ser replicada utilizando-se a alça de preenchimento, porque ao puxar para o lado, para calcular o mês de fevereiro, ele trocaria a referência de B5, que é o preço do produto, por B6, que é o valor de janeiro. Ao puxar a fórmula para baixo, temos uma situação parecida, porque ela teria sua referência a B2 alterada para B3, o que não é interessante. Para resolver esse problema, aplicaremos a fixação de referência apenas em pontos chave da fórmula. Verifique que ao levar a fórmula para baixo, calculando o preço do produto da linha 6, no mês de janeiro, a referência deve passar de B5 para B6, para que o cálculo seja realizado com o produto correto, mas que a referência de B2 não pode ser alterada para B3, que não contém nossas taxas. Poderíamos pensar em fixar B2 ($B$2), no entanto isso não é interessante porque, ao puxar a nova fórmula para o lado, continuaríamos tento B5+(B5*$B$2), ou seja, ainda estaríamos aplicando o cálculo do mês de janeiro, e não de fevereiro. Então, precisamos informar para o Excel, que a referência de linha de B2 tem que continuar sempre sendo 2, no entando a coluna pode variar de B para C e assim por diante. O mesmo vale para a referência de B5, onde queremos fixar a

10 coluna B, mas não a linha, para que possamos ter os valores, produto a produto. A fórmula abaixo resolve nossa questão: = $B5 + ($B5 * B$2) Note que as referências foram aplicadas não à referência de célula por inteiro, mas apenas aos pontos chave que queríamos fixar. Basta agora arrastar para as demais células da planilha. Dica: Você não precisa arrastar a fórmula em dois sentidos. Antes de digitar a fórmula, selecione toda a área que receberá a mesma. Após selecionar a área, digite a fórmula, que aparecerá na célula ativa da seleção, e após digitada, tecle CTRL+ENTER para aplicar a fórmula a todas as células selecionadas. Referência a Outras Planilhas ou Pastas de Trabalho Também é possível realizar cálculos com referências a outras planilhas ou mesmo de outros arquivos do Excel. Para isso basta seguir a regra simples abaixo: =[NomeArquivo.xls]Planilha!Célula Veja que o nome do arquivo deve vir entre colchetes, e com a extensão do arquivo. O nome da planilha é separado da referência à célula por um sinal de exclamação. Então, se eu desejo somar a célula C5 da planilha atual, com o valor da célula D100 da Plan2, o cálculo seria apresentado como abaixo: =C5 + Plan2!D100 Já, se eu desejasse fazer o mesmo cálculo, mas sendo que C5 esteja na Plan1 de um outro arquivo, chamado Relat.XLS, o cálculo mudaria para o apresentado abaixo:

11 =[Relat.XLS]Plan1! C5 + Plan2!D100 O uso dessas referências pode ser muito útil em trabalhos que unem dados de diversas planilhas. Lembre que você não precisa ter todas as tabelas em uma só planilha, e que não precisa ter todas as planilhas em um só arquivo. É possível distribuir o trabalho em planilhas e arquivos diferentes e unir as informações por meio de referência. Lembre que você não é obrigado a digitar os endereços de célula em um cálculo, basta ir clicando (ou selecionando) nas células que deseja usar no cálculo. Se uma célula precisa ser fixada use F4 no teclado para adicionar a referência. Pressionar F4 mais de uma vez altera o tipo de fixação da referência de célula. Extendendo Funções Você pode tornar suas funções muito poderosas, mesclando as funções umas às outras. Isto é muito importante quando um cálculo depende diretamente de outro que não precisa necessariamente ser apresentado na planilha. É muito comum você ver colunas escondidas em planilhas, colunas essas que contém algum cálculo que serve apenas para que seu resultado seja usado em outro cálculo, normalmente em uma coluna subseqüente. Se for este o caso, você não precisa dessa coluna extra. Poderá utilizar o cálculo diretamente dentro do outro para ir ao resultado desejado. Veja o exemplo abaixo: =Máximo(A5:A100)+(Média(A5:A100)*10%) Neste cálculo, adicionamos ao maior valor de um intervalo, dez por cento da média geral dos valores do mesmo intervalo. Ou seja, temos funções e cálculos aritméticos simples na mesma fórmula.

12 Função SE A função Se retorna um valor ou fórmula, indicado pelo usuário, para a célula, valor ou fórmula esse que será retornado dependendo de uma proposição lógica. O padrão do Se é realizar um teste lógico, e para este teste, devolver VERDADEIRO ou FALSO na célula que chamou a função. Por exemplo: =SE(A2>5) Esta seria uma função SE válida, pois retornaria VERDADEIRO caso o valor de A2 seja maior que 5, e FALSO caso o valor da mesma célula seja menor que 5. Isto pode ser até útil em algumas situações, mas não é tudo o que podemos fazer com um SE. Antes de continuar, observe a sintaxe do mesmo. Sintaxe: SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) Além do teste, apresentado anteriormente, você poderá indicar dois valores, que serão apresentados no lugar das palavras VERDADEIRO e FALSO, sempre nesta ordem. Os três itens formadores da função são separados por ponto-e-vírgula (no Windows em Português Brasil). Curiosidade: Se você tem o Windows configurado como Inglês EUA Configurações Regionais do Painel de Controle o separador das áreas de fórmula é a vírgula. Como no Brasil a vírgula indica o separador decimal (nos EUA é o ponto que tem essa função), usamos o ponto-e-vírgula. Segundo o que vimos, para indicar se um aluno foi aprovado ou não, sabendo que a média do colégio é 7 e que o primeiro aluno tem sua média calculada em F2, nossa função seria a seguinte:

13 =Se(F2>=7; Aprovado ; Reprovado ) Note que, se a resposta a ser apresentada é um texto, este deve vir entre aspas. Se for um número ou fórmula não há necessidade das aspas. Por exemplo: imagine que há um vendedor que ganha 3% de comissão caso suas vendas sejam inferiores a R$ 5.000,00 e, caso contrário, ganha 5% de comissão. Sua venda total do mês está digitada em H4. =Se(H4<=5000;H4*3%;H4*5%) É importante notar que não usamos espaços melhor não usálos e que o valor não tem os separadores de milhar. Como não há centavos, também não os indicamos. Agora que revisamos o básico do SE, vejamos alguns casos mais específicos, utilizando o aninhamento de funções. Função Se (Aninhado) Voltemos ao exemplo usado anteriormente, do Colégio, e observe a planilha de notas apresentada a seguir. Figura 1.4 Planilha de Notas

14 Note que já temos as notas dos alunos e o cálculo da média final dos mesmos. Após isso, incluímos as faltas e obtivemos o resultado utilizando a função SE, como apresentado abaixo. Figura 1.5 Planilha Completa Note na barra de fórmulas, na imagem acima, que a fórmula usada é praticamente a mesma de antes. É importante notar que, a ordem das respostas depende do teste lógico feito. Isto nos leva a notar que, poderemos escrever a função de maneiras diferentes e chegar ao mesmo resultado. As duas respostas a seguir valem para o problema acima. = Se(G2>=7; Aprovado ; Reprovado ) =Se(G2<7; Reprovado ; Aprovado ) Mas, e se o colégio resolvesse mudar sua estratégia de notas e, os alunos que obtiverem nota menor que 3 forem reprovados automaticamente? Neste caso, teríamos três possibilidades, ao invés de duas: os alunos com nota igual ou superior a sete seriam aprovados, os que ficarem entre 3 e 7 ficariam de recuperação e os que não alcançarem 3 estão automaticamente reprovados. Um se nos oferece duas possibilidades de resposta. Como resolveríamos então três possibilidades de resposta, de acordo com o problema apresentado. Para resolver o problema, observe o gráfico a seguir.

15 Figura 1.6 Montando o Se aninhado Note que no gráfico do problema que resolvemos, temos o Se com seu teste lógico e as duas possibilidades de resposta. Se desejamos incluir mais opções de resposta, teremos de incluir um Se dentro de outro, sucessivamente, até obter quantidade de respostas desejadas. Para resolver nosso problema das notas, na área que receberia a resposta para F do primeiro Se, incluímos um segundo SE. Dessa forma temos três possibilidades de resposta. Note outro detalhe importante. O segundo SE trata dos alunos de recuperação, portanto, com nota entre 3 e 6,9. Verifique que testamos apenas se a nota é maior ou igual a três, e não testamos se ela é inferior a sete. Isto porque, nós só alcançaremos o segundo SE, caso o primeiro retorne F. Como o primeiro SE verifica se a nota é maior ou igual a sete, só chegaremos ao segundo se a nota for menor que sete, isto facilita nosso teste lógico. Importante: Não podemos fazer, em computador, testes do tipo X < Y < Z, portanto, seria impossível simplesmente digita 3 < G2 < 7, para nosso teste lógico. Há maneiras de resolver este tipo de necessidade, como veremos adiante, mas o método

16 apresentado acima é o mais utilizado para a maioria dessas situações. Nosso SE, digitado no Excel, ficaria assim. Se(G2>=7; Aprovado ;Se(G2>=3; Recuperação ; Reprovado ) Também seria possível: Se(C2>=7; Aprovado ;Se(C2<3; Reprovado ; Recuperação ) Se(C2<3; Reprovado ;Se(C2<7; Recuperação ; Aprovado ) Se(C2<3; Reprovado ;Se(C2>=7; Aprovado ; Recuperação ) E assim por diante. Por conta dessa variedade, há seis possibilidades de resposta para a questão, todas seguindo o mesmo raciocínio e apresentando resultados satisfatórios. Duas dessas possibilidades (iniciando com Recuperação) só serão possíveis com ajuda de outras funções. Figura 1.7 Resultado com três possibilidades Após isso, usamos formatação condicional (Início/Formatação Condicional), para colorir as células de notas em vermelho e azul. No exemplo abaixo, usamos a formatação condicional para colorir o resultado final. Figura 1.8 Formatação Condicional

17 Você usa o botão Adicionar para incluir novas proposições e o botão Formatar para escolher a formatação que será aplicada na célula caso o valor seja o indicado. Selecione toda a coluna de resultado (Coluna I) e aplique a formatação condicional apresentada acima. O próximo problema inclui as médias e as faltas dos alunos: a direção do colégio decidiu que o aluno não será avaliado apenas por nota, mas também por assiduidade, sendo que, para ser aprovado o aluno precisa observar a tabela apresentada a seguir.

18 Figura 1.9 Novos Critérios de Aprovação Média Faltas Resultado >= 7 <= 10 Aprovado 3 6, Recuperação < 3 > 20 Reprovado Sendo que, de acordo com os novos critérios, para cada situação, nós temos dois itens a serem testados. Um caso de multiplicidade de opções, é facilmente resolvido aninhando funções SE, mas veremos adiante que, nestes casos mais simples, há funções que podem resolver o problema com muito mais facilidade. Isto quer dizer que, o problema do aluno ser aprovado, reprovado ou ir para recuperação, resolvido anteriormente, não necessariamente precisaria ser resolvido utilizando SE. Este caso em especial, no entanto, não nos dá muitas alternativas ao SE. Entretanto, o próprio SE não aceita dois testes lógicos no mesmo lugar, em sua sintaxe. Neste caso, precisaremos utilizar funções extras para nos auxiliar. Funções E e OU A Função E realiza testes lógicos em série, retornando VERDADEIRO ou FALSO no final do processamento. O uso da função E é simples, bastando que indiquemos todos os itens lógicos que queremos testar. Se todas as proposições forem verdadeiras, o resultado será VERDADEIRO e, se apenas uma das proposições, em qualquer momento, for falsa, o resultado será FALSO. Sintaxe: =E(Teste1;Teste2;...Teste30) Como foi deixado bem claro na sintaxo, o E aceita, no máximo, 30 testes lógicos, sendo que você não é obrigado a apresentar 30 proposições, podendo testar quantos itens desejar.

19 Já a função OU funciona da mesma forma que o E, mas retorna VERDADEIRO se pelo menos uma das proposições for verdadeira, e retornará FALSO se todas as proposições forem falsas. Sintaxe: =OU(Teste1;Teste2;...Teste30) Como no E, o limite é de 30 proposições. Note que nosso SE precisa de um resultado VERDADEIRO ou FALSO para tomar suas decisões, e este resultado pode provir de qualquer fonte. Sendo assim, poderemos utilizar, tranqüilamente as funções E e OU, bem como qualquer outra função que retorne valores lógicos, na área de testes do SE. O exemplo abaixo é de uma função E, e uma função OU, válidos. =E(A2>5; B2<3; C2=7; D2=A2+5) =OU(A2= Pronto ;B2= C ;C2>5;D2<=5000) Se as digitarmos em alguma célula, o resultado será VERDADEIRO ou FALSO, escrito na célula, como obtivemos anteriormente quando fizemos o primeiro SE. Para resolver o nosso problema das notas, então, precisaremos escrever uma função um pouco extensa, como apresentado abaixo. =SE(E(G2>=7;H2<=10); Aprovado ;SE(OU(G2<3;H2>20; Reprovado ; Recuperação )) Após digitar a fórmula, o resultado final será o apresentado abaixo. Figura 1.10 Planilha de Notas Final

20 Lembre então que você pode ter até quatro níveis de SE, aninhados para obter respostas diversas, mas que, como veremos a seguir, em muitos casos, de simples escolha, você não será obrigado a utilizar o SE. Apenas em situações mais complexas, como a apresentada aqui.

21 Funções ii Neste capítulo você irá: - Conhecer funções extras - Trabalhar com Datas e Horas - Realizar cálculos com critérios Conhecendo Novas Funções Agora que revisamos as funções mais comuns do dia-a-dia, e que vimos como tornar uma função mais poderosa, iremos ver novas funções que facilitarão em muito o seu trabalho com o Excel. Iniciaremos com o mesmo exemplo do boletim, agora com uma resolução bem mais simples. PROCV Anteriormente, quando nosso problema do boletim não dependia necessariamente da freqüência, usamos duas funções SE, aninhadas, para obter o resultado desejado. Naquele momento não precisamos usar o E nem o OU. A tarefa do nosso SE, neste caso especificamente, era fazer uma busca pela faixa em que a nota se encaixava e apresentar um resultado, entre os propostos. Para resolver esse tipo de problema, temos a função PROCV, apresentada a seguir. PROCV procura um determinado valor, em uma tabela, verticalmente, ou seja, descendo linha a linha na tabela em busca do valor desejado, e retorna um valor da própria tabela como

22 resposta, caso encontre o item procurado. Se o item procurado não for encontrado, o resultado será #N/D. Sintaxe: =PROCV (valor_procurado; tabela_pesquisa; num_ coluna_resposta; procurar_intervalo) Valor_procurado é o valor a ser localizado na primeira coluna da tabela_pesquisa. Valor_procurado pode ser um valor, uma referência ou um texto. Tabela_Pesquisa é a tabela de informações em que os dados são procurados. Use uma referência para um intervalo ou nomeie um intervalo e use esse nome. Num_coluna_resposta é o número da coluna que contém o dado que desejamos como resposta. Se procurar_intervalo for VERDADEIRO, os valores na primeira coluna da matriz_tabela deverão ser colocados em ordem ascendente: (..., -2, -1, 0, 1, 2,..., A-Z, FALSO, VERDADEIRO) e a pesquisa será seqüencial, caso contrário, PROCV pode não retornar o valor correto. Se procurar_intervalo for FALSO, a matriz_tabela não precisará ser ordenada. Os valores na primeira coluna de matriz_tabela podem ser texto, números ou valores lógicos. Textos em maiúsculas e minúsculas são equivalentes. Procurar_intervalo é um valor lógico que especifica se você quer que PROCV encontre a correspondência exata ou uma correspondência aproximada. Se VERDADEIRO ou omitida, uma correspondência aproximada é retornada; em outras palavras, se uma correspondência exata não for encontrada, o valor maior mais próximo que é menor que o valor_procurado é

23 retornado. Se FALSO, PROCV encontrará uma correspondência exata. Se nenhuma correspondência for encontrada, o valor de erro #N/D é retornado. A princípio, as definições apresentadas para a função podem parecer complexas, mas, com a prática, você verá que é muito simples. Veja o exemplo abaixo. Figura 2.1 Boletim com Procv Inserimos umas linhas no topo da planilha e colocamos a planilha de controle em cima, já que a tendência é que a planilha cresça para baixo. Note que a resposta agora é: =Procv(G7;$G$1:$I$4;3) Onde, G7 é a célula que contém a nota do aluno (média final), de G1 a I4 temos a planilha com os resultados e, o 3 indica a coluna, da planilha de resultados, que contém a resposta desejada. Note que o 3 não indica a coluna da planilha, e sim a coluna dentro da área de pesquisa. Fixamos a área de pesquisa para que, quando puxarmos a fórmula para as demais células ela continue fixa. Procv recebe o valor de G7, procura-o na tabela de pesquisa e

24 traz de volta para a célula, caso haja alguma correspondência, o que tem escrito na terceira coluna da planilha. O funcionamento básico da função é esse, nos exercícios você verá mais exemplos de aplicação da mesma. Nomeando Células Para facilitar o uso da função, você poderá dar um nome à área de dados da tabela de pesquisa. Para isso, selecione a tabela de pesquisa (de G1 a I4), clique na caixa de nome e dê um nome a essa área, como apresentado abaixo. Figura 2.2 Usando Nomes Agora é só alterar a fórmula para: =Procv(G7;Resultados;3). Se você precisar alterar uma área nomeada, ou apagar um nome, clique em Inserir / Nomes / Definir, que você terá acesso à caixa de diálogo apresentada abaixo. Figura 2.3 Definir Nomes

25 É importante saber que os nomes são únicos dentro do arquivo, sendo assim, mesmo que nosso boletim esteja na Plan1 e a planilha de resultados na Plan3, com o uso de nomes a fórmula continuaria sendo a mesma apresentada acima. Faça um teste, tente dar o mesmo nome a duas áreas distintas das suas planilhas. Écél.Vazia Existem situações que o Excel pode resolver, e que acabamos fazendo manualmente, por não conhecer completamente as funções disponíveis. Uma bem simples, é verificar se uma determinada célula está vazia, que pode ser resolvido com esta função, como apresentado abaixo. Sintaxe =ÉCÉL.VAZIA(referência)

26 Se a célula em questão está vazia, a função retorna VERDADEIRO, caso contrário, o resultado é falso. Isto pode parecer um pouco desnecessário à primeira vista, mas, pense em todos aqueles cálculos que retornam erro, não porque estão errados, mas porque algum valor ainda não foi informado. Observe a planilha abaixo. Figura 2.4 Controle de lançamentos Se você montar essa planilha, verá que o valor superior será repetido. Imagine agora que você deseja deixar a fórmula estendida para diversas linhas, para que não precisa ficar copiando-a o tempo todo para a célula de baixo, preocupando-se apenas em digitar a movimentação e o valor, e o cálculo já ir sendo atualizado. Estenda a fórmula até a linha 50. O resultado não é muito interessante, já que o último saldo será sempre repetido em todas as linhas. Agora altere a fórmula, como apresentado abaixo. =Se(ÉCel.Vazia(A3); ;D2-B3+C3) * não dê espaço entre as aspas. Após isso estenda a fórmula até a linha 50. Pronto, o cálculo agora só é realizado quando escrevemos alguma coisa na coluna A. Enquanto A está vazio, a célula é deixada também vazia. Datas Uma outra característica interessante do Excel é a forma como tratamos datas. Na realidade, internamente, para o computador, datas são números inteiros. O Excel tira vantagem disso nos

27 possibilitando realizar cálculos sobre datas. Veja nas funções a seguir uma série de vantagens para tirar proveito do trabalho com datas no Excel. Hoje A função hoje retorna a data atual do sistema. É especialmente útil porque a partir dela podemos ter a data do sistema sempre atualizada. Sua sintaxe é muito simples. Sintaxe: =Hoje( ) A função recebe apenas os parênteses, vazios e sem espaço entre os mesmos. Para ter uma rápida idéia do que podemos fazer com datas, siga o exemplo abaixo. Digite =Hoje( ), na célula A1. Digite =A1+15, na célula A2. Digite =A1-20, na célula A3. Após isso digite sua data de nascimento na célula C2 e em C3 digite =Hoje()-C2. O Resultado pode não parecer muito claro a princípio. Formate essa célula como número (Formatar/Células). Você tem agora sua idade, em dias. Agora em C4 faça: =Ano(Hoje()) Ano(C2). Agora A função agora traz, além da data atual, a hora atual, com minutos e segundos. Sintaxe: =Agora( )

28 Continuando com o exemplo anterior, digite na célula A4 a função agora, para ver a diferença para a função Hoje( ). Outras funções de data Existem diversas funções de data e de hora que podem facilitar nossa vida. Imagine que você não deseja a data atual, mas apenas o mês atual ou mesmo o ano atual. Para retornar apenas parte da data ou da hora, existe um grupo de funções específicas para tais tarefas, listadas abaixo: Função Descrição Sintaxe Dia Retorna o dia da data =Dia(Data) informada Mês Retorna o mês da data =Mês(Data) informada Ano Retorna o ano da data =Ano(Data) informada Hora Retorna a hora do tempo =Hora(Tempo) informado Minuto Retorna o minuto do =Minuto(Tempo) tempo informado Segundo Retorna o segundo do =Segundo(Tempo) tempo informado Dia.Da.Sem ana Retorna o dia da semana =Dia.Da.Semana(Data) do da data informada, numericamente. Você poderá utilizar essas funções com uma data qualquer ou em conjunto com as funções Hoje() e Agora(). No exemplo abaixo estamos verificando em que dia da semana caiu o natal de 1996: =Dia.Da.Semana(25/12/1996)

29 O dia da semana é retornado numericamente, sendo 1 para domingo e 7 para sábado. Já no exemplo abaixo, estamos verificando apenas a hora atual do sistema, sem minutos ou segundos: =Hora(Agora()) Nós podemos também unir itens. Curiosamente, podemos unir itens textuais no Excel utilizando o operador &. Este processo chama-se concatenação. Tente: Digite em A5: =Hora(Agora()) & : & Minuto(Agora()) Digite em A6: =Dia.Da.Semana(25/12/1996) Digite em A7: =Hora(Agora( )) E que tal tentar algo mais elaborado? Veja o exemplo abaixo: =Se(Hora(Agora())<12; Bom Tarde ; Boa Noite )) dia ;Se(Hora(Agora())<18; Boa Como foi dito anteriormente, você pode unir funções à vontade para obter resultados mais complexos e poder resolver problemas também de alta complexidade. Critérios em Funções Há um grupo interessante de funções no Excel que realizam boa parte das tarefas que vimos até o momento, mas aceitando que estabeleçamos critérios para os cálculos. Veremos as mais importantes funções que poderão auxiliar e muito nosso trabalho diário. CONT.SE

30 Conta quantas vezes um determinado valor aparece em um intervalo de células, descartando as células vazias. Sintaxe =CONT.SE(intervalo;critério) Intervalo é o intervalo de células no qual se deseja contar o valor procurado, indicado em critérios. Veja o exemplo abaixo para compreender melhor. Figura 2.5 Cont.Se A fórmula é: Cont.Se(A5:A22;$A$2). Neste caso estamos verificando quantas pessoas visitaram a loja para comprar determinado produto, que será indicando em A2.

31 SOMASE Tem um funcionamento parecido com o Cont.Se, mas ao invés de apenas contar as células, a função soma os valores. Uma das diferenças é a sintaxe, apresentada abaixo. Sintaxe: =SOMASE (intervalo;critérios;intervalo_soma) Neste caso, além de indicar o intervalo onde estão os dados que serão submetidos ao critério, você indica o intervalo onde estão os dados que serão somados. Veja o exemplo abaixo. Figura 2.6 SomaSe A função para a quantidade vendida seria

32 SomaSe(A5:A22;$A$2;B5:B22) e para o total seria SomaSe(A5:A22;$A$2;D5:D22) As áreas Intervalo e Intervalo_Soma podem ser a mesma área. Isso é útil quando, por exemplo, você deseja somar apenas os totais superiores a um determinado valor. Veja o exemplo abaixo, onde somaríamos apenas os totais superiores a R$ 200,00 nessa planilha. SomaSe(D5:D22; >200 ;D5:D22) Para esse caso em especial isso não seria muito útil, claro, mas pode ser usado em diversas outras situações. Note que o critério vem entre aspas. É importante lembrar: quando o critério não for uma referência de célula, ele sempre virá entre aspas, independente do que seja o critério. BDSoma, BDMédia, BDMáx, BDMin A função BDSoma, como o nome deixa entender, retorna a soma, mas nesse caso, sobre volumes de dados. A vantagem é que podemos usar múltiplos critérios. Sintaxe: =BDSoma(Área de Dados;Coluna a somar;área de critérios) A área de dados é toda a seleção da tabela que contém nossos dados, incluindo o cabeçalho. Para que a função trabalhe bem, precisamos de uma cópia do cabeçalho para criar a área onde serão digitados os critérios. Veja o exemplo apresentado abaixo.

33 Figura 2.7 Banco de Dados Acima da tabela criamos o resumo, onde teremos as totalizações da nossa tabela. Abaixo das totalizações incluí a área onde serão digitados os critérios para a realização dos cálculos. Note que a área de critérios deve ser idêntica à dos dados, inclusive com colunas onde não serão digitados critérios. Selecionamos a área de critérios (de A6 até E7) e nomeamos como Critérios (usando a caixa de nome, como feito anteriormente no PROCV), após isso selecionamos toda a área de dados e chamamos de Movimentacoes, simplesmente para facilitar a montagem de nossa fórmula. Após fazer isso, na célula A3 digite: =BDSoma(Movimentacoes;5;Criterios) O cinco indica o número da coluna que contém os valores que serão somados. Digite agora alguns critérios. É muito importante notar que você não precisa digitar uma informação por inteiro, por exemplo, se quisermos o total de impressoras. Temos dois modelos de impressora, HP e Canon. Simplesmente digite Imp

34 no critério de produto. Você poderia, no nosso exemplo digitar apenas a letra I, já que em nossa tabela não temos outros produtos começando com I. Além da função BDSoma, existem as funções BDMédia, BDMáx, BDMin. O funcionamento é o mesmo de BDSoma, a única diferença mesmo é o nome, e mais nada. Faça os outros cálculos.

35 Importação de Texto iii Neste capítulo você verá: - Importar dados para a planilha - Tratar dados importados - Funções de Tratamento de Texto Importando Dados Imagine-se na situação de desejar importar dados de um arquivo externo de relatório para sua planilha, e os dados desse arquivo estão em formato texto. Iremos criar uma nova planilha no Excel, que deverá receber o relatório importado. Crie uma nova planilha, se você não tiver uma, e salve-a como Relatórios Mensais, em uma pasta específica. Copie para esta pasta o arquivo Relatório.txt que deverá ser fornecido pelo instrutor do seu curso. Importanto para o Excel Clique agora em Arquivo / Abrir, para abrir o arquivo. Em arquivos do tipo, selecione Documento de Texto. Vá à pasta onde você colocou o arquivo e abra-o. Figura 3.1 Abrir arquivo

36 Quando você o fizer, aparecerá o Assistente de Importação, apresentado abaixo: Figura 3.2 Importar Arquivo Texto Verifique se o assistente apresenta corretamente os dados na caixa Visualização do Arquivo, e indique para iniciar a importação a partir da linha 4, pois não precisaremos do título, começaremos na linha de cabeçalho. Ainda não discutiremos todas as telas do assistente de importação. Simplesmente clique em concluir.

37 O Excel criará uma nova Pasta de Trabalho, com apenas uma planilha, que tem o mesmo nome do arquivo importado, e com os dados do mesmo. Clique com o botão direito do mouse nessa planilha, selecione a opção Mover ou Copiar, e na caixa Para Pasta escolha o arquivo Relatórios Mensais como destino, e na caixa Antes da Planilha, escolha a opção (mover para o final). Figura 3.3 Mover ou Copiar Planilha Clique em OK. Isso fechará o novo arquivo. Como tínhamos apenas uma planilha no arquivo e movemos a mesma para o outro arquivo, este foi descartado (arquivos Excel não existem sem planilhas). Tratando os Dados É interessante dimensionar as colunas, caso você ainda não o tenha feito. Sua planilha deve estar, neste momento, como apresentado abaixo: Figura 3.4 Planilha importada

38 Iremos preencher os dados complementares, para as células em branco, resgatando a informação que está inserida exatamente acima da célula atual. Para realizar isso, siga os passos abaixo, exatamente como apresentados. Em primeiro lugar, teremos de selecionar todas as áreas com células em branco que se encontram na área da nossa planilha. Para isso, clique no menu Editar, selecione o comando Ir Para. O comando Ir Para nos reserva algumas surpresas interessantes, clique no botão Especial e aparecerá a caixa de diálogo abaixo. Figura 3.5 Ir Para

39 Selecione a opção Em Branco, clique OK e novamente OK na caixa Ir Para. Você, neste momento, tem as células em branco de sua planilha selecionadas. Com as células selecionadas, pressione = no teclado e pressione seta para cima uma vez. Assim você estará fazendo referência à célula anterior da célula atual. Dessa forma, a célula ativa receberá o valor da célula acima dela. Pressiona CTRL+ ENTER no teclado. Isso fará com que a fórmula digitada seja aplicada a todas as células selecionadas. Neste ponto, um cuidado especial, você deverá pressionar CTRL + * para selecionar toda a planilha. Cuidado, se for usar o teclado alfanumérico é CTRL + SHIFT + 8 (que daria CTRL + *). Pressionando CTRL + T você seleciona toda a planilha do Excel, e com CTRL + * você seleciona a área preenchida da planilha. Clique no menu Editar, e escolha a opção Copiar, para copiar todos os dados de sua planilha. Após isso selecione o menu Editar e clique na opção Colar Especial. Você terá a janela abaixo: Figura 3.6 Colar Especial

40 Em colar especial, escolha a opção valores. Dessa forma você está substituindo as fórmulas inseridas na planilha pelos valores por ela retornados. No final temos os valores e não as fórmulas. Pressione ESC para sair do modo de cópia de dados e selecione a célula A1 para terminar nosso trabalho. Funções De Texto Importar a maioria dos arquivos texto é bem simples, seguindo as regras acima. Iremos agora importar outro arquivo, dessa vez chamado Banco. O arquivo possui apenas uma coluna de dados, todos são números muito extensos. Esses dados são recebidos do banco, e são tratados como explicado abaixo. O número enviado pelo banco tem 30 dígitos, sendo que estes números estão divididos da seguinte forma: os cinco primeiros são o código do lançamento; os próximos seis são o número de conta, sendo que o sexto é o dígito verificador; os três próximos são o número da agência; os três que vêm a seguir são o código da movimentação; os quatro últimos são um código de controle interno; os números restantes são o valor da movimentação, incluso os centavos sempre com dois dígitos. Ou seja, o valor pode ser composto de até no máximo 9 números, sendo que desses, dois são os centavos, e os demais, até o limite de 7 são o

41 valor principal. Seu trabalho é dividir o número nas colunas, como apresentado abaixo. Figura 3.7 Divisão dos dados Esquerda e Direita Para fazer essa divisão, utilizaremos algumas funções de tratamento de texto. Iniciando pelo código, precisamos pegar os cinco primeiros números da importação ou, para facilitar nosso trabalho, os cinco dígitos do lado esquerdo. Temos uma função chamada esquerda, que extrai caracteres de dentro de um texto, com a sintaxe a seguir. Sintaxe: =Esquerda(Texto;Num_Caracteres) Dessa forma, podemos resolver o primeiro problema com a seguinte função. =Esquerda(A2;5) O problema do controle, na coluna G, pode ser resolvido de forma parecida, apenas usando a função direita, ao invés de esquerda. Note que a sintaxe é a mesma.

42 =Direira(A2, 4) Para os demais valores, não podemos usar nenhuma dessas funções, porque com elas só trabalhamos com as extremidades do nosso texto. Note também que o resultado é apenas textual. Ou seja, no momento, esses números não podem ser usados em qualquer cálculo. Vamos seguir nos baseando no nível de dificuldade de cada problema. Por isso, nosso próximo alvo é a agência. EXT.TEXTO A agência encontra-se no meio do caminho, e precisaremos de outra função para extraí-la. Usaremos a função Ext.Texto que apresenta a sintaxe a seguir. Sintaxe =Ext.Texto(Texto;Caractere_Inicial;Num_Caracteres) Texto é a string onde será feita a extração, Caractere_Inicial é o número da letra, dentro de texto, onde a extração deve iniciar, e Num_Caracteres é o número de caracteres a serem extraídos de texto. Com isso informado, podemos resolver o problema da agência com a seguinte resposta. =Ext.Texto(A2;11;3) Já que A2 contém nosso número, a agência começa na décima primeira letra, já que as cinco primeiras são o código e as outras seis após o código são a agência. De forma muito semelhante extraímos o Código da Movimentação, com a função abaixo. =Ext.Texto(A2;14;3)

43 Agora precisamos extrair apenas a conta e o valor da movimentação. Começaremos pela conta, mas lembre-se que deve haver um hífen separando a agência. Podemos resolver essa tarefa de duas formas, com algum malabarismo, unindo duas funções com um pouco de complexidade, ou ter um pouco de trabalho de formatação. Mesmo com a formatação teremos de unir funções, mas a complexidade é bem menor. Primeiro, antes de mais nada, selecione toda a coluna C, clicando com o botão direito no cabeçalho da mesma, e escolha Formatar Células. Figura 3.8 Formatação Personalizada Na caixa de Formatar Células, na guia Número, escolha a categoria personalizado e digite o tipo personalizado ,

44 como apresentado na imagem acima. Isso fará com que nossos números sejam apresentados com cinco dígitos, um hífen e outro número após o hífen. Basta clicar OK agora. Usaremos, inicialmente a função Ext.Texto, apresentada anteriormente. Teoricamente, a função abaixo resolveria nosso problema, mas ainda temos um item a resolver. =Ext.Texto(A2;6;6) INT Nossas extrações retornam sempre texto. Nossa formatação personalizada foi feita para números, por isso, se você testou a função acima notou que não aconteceu nada além da extração do texto. Precisaremos converter o resultado da extração em um número. Como esse número é um inteiro, usaremos a função INT. Sintaxe =Int(Item_a_ser_Convertido) Podemos agora resolver nosso problema com a seguinte função. =Int(Ext.Texto(A2;6;6)) Só nos resta o Valor, que nos reserva um pequeno problema. Quantos dígitos tem o valor? Antes de resolver, no entanto, selecione toda a coluna F, clicando no cabeçalho da mesma, e formate-a como Formato de Moeda. Agora que a coluna está pronta para receber nosso número, iremos trabalhar na resolução do problema. Podemos extrair textos com Ext.Texto e temos que indicar, além do texto onde será feira a extração, o início e o número de

45 caracteres. O início é um problema fácil de resolver para nosso problema, já que as quatro primeiras colunas têm tamanhos de caracteres fixos. Se somarmos todos veremos que usamos nas quatro colunas dezessete dos trinta caracteres. Se estivermos numa situação ideal, nosso string (em A2) tem 30 caracteres, retirando daí os quatro caracteres finais de controle e os dezessete iniciais, nós usamos vinte e um caracteres, sobrando nove para o valor da movimentação. Sabemos então que a extração começa no caractere 18, mas não sabemos, ao certo, quantos caracteres teremos de extrair. NÚM.CARACT Para saber quantos caracteres devemos extrair, precisamos antes saber quantos caracteres tem nossa string importada e retirar desse número a quantidade de caracteres que já usamos. A função Num.Caract nos retorna o número de caracteres em uma string. Sintaxe =Núm.Caract(String_a_Contar) Sabemos que usamos 21 caracteres da nossa string importada, com todas as outras colunas. Então saberemos quantas letras nos restam com a seguinte função. =Núm.Caract(A2)-21 Mas isso não resolve nosso problema por completo. Usaremos essa função para complementar a função Ext.Texto, como apresentado abaixo. =Ext.Texto(A2;18;Núm.Caract(A2)-21) Isso já nos extrai o número, mas ainda há algumas imperfeições. Primeiro porque o número não está sendo mostrado formatado,

46 isto porque ele ainda está sendo tratado como texto. Segundo porque não há casas decimais, já que as mesmas ainda estão grudadas no valor principal. Para converter o texto em número usaremos a função INT, vista anteriormente. Já para conseguir os decimais, o artifício é bem simples, já que temos dois decimais fixos nos números, simplesmente dividiremos o resultado final por 100, como apresentado abaixo. =INT(EXT.TEXTO(A2;18;NÚM.CARACT(A2)-21))/100 Isto quase completa a importação dos dados. Para que possamos trabalhar, classificando dados, filtrando os mesmos e realizando diversas tarefas de pesquisa, as fórmulas usada não são de grande ajuda. Por isso mesmo, faremos com essa planilha o processo já feito antes para nos livrar das fórmulas. Pressione CTRL + * no teclado, copie os dados e usando Editar / Colar Especial e cole apenas os valores. Após isso apague a coluna A por completo e salve o arquivo. É importante ressaltar que, em um trabalho idêntico e diário, você pode fazer uma planilha de base com as fórmulas, e após a importação, antes de se desfazer das fórmulas, fazer uma cópia da mesma para não ter que digitar tudo novamente. Explore a caixa Inserir / Função para aprender mais funções interessante do Microsoft Excel a qualquer momento. Converter Texto em Tabela Se os dados não estão necessariamente em um arquivo texto, mas em uma coluna da tabela, todos agrupados dentro da mesma célula, você poderá usar o comando Texto para Colunas do menu Dados. Ao fazer isso você receberá o mesmo assistente que vimos para importação de texto. Figura 3.9 Texto para colunas

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48 CAPÍTULO 4 OPÇÕES DOS COMANDOS Neste capítulo você verá: - Opções especiais dos comandos mais comuns - Descrição das opções personalizadas do Excel EXTRAINDO MAIS RECURSOS DO AMBIENTE Após usar os recursos apresentados no capítulo anterior, você deve ter notado que pelo menos um comando usado diariamente por você em seus trabalhos apresentou algumas características especiais. Um dos itens mais interessantes de se trabalhar no Excel é que sempre há diversas possibilidades apresentadas pelos comandos internos. Muitas vezes essas possibilidades estão agrupadas em algum botão das caixas de diálogo, e com freqüência nos passam desapercebidos por um longo período. Veremos aqui algumas opções de comandos comuns do Excel, aqueles que você usa diariamente, e vale uma dica especial: as caixas de diálogo, acessadas pelos menus, sempre nos trazem mais possibilidades de trabalho que os botões das barras de ferramentas ou os atalhos, por isso, vale a pena explorá-las com tempo. OPÇÕES EXTRAS DOS COMANDOS Muitos comandos nos oferecem um botão Opções em sua caixa de diálogo, como é o caso do comando Ir Para, outros no entanto têm uma segunda opção de menu, como é o caso do comando Colar que tem a opção Colar Especial logo abaixo dele no menu Editar. Ir Para

49 Quando você clica em Editar / Ir Para, têm a caixa de diálogo Ir Para, que provavelmente você já usou. Um item que talvez você não tenha usado é o botão Especial, que se encontra no canto inferior esquerdo dessa caixa. Ao clicar nesse botão você tem a caixa de diálogo apresentada abaixo. Figura 4.1 Ir Para As opções apresentadas nessa caixa de diálogo são muito interessantes porque lhe possibilitam selecionar diversos formados de dados que seriam difíceis de selecionar manualmente em planilhas extensas. Comentários Seleciona os comentários inseridos nas células da planilha. Constantes Seleciona todas as constantes dentro da planilha atual.

50 Fórmulas Seleciona apenas as células que contenham fórmulas, podendo filtrar a seleção por: Fórmulas sobre números, Fórmulas de Texto, Fórmulas de tipo Lógicas ou fórmulas que retornaram erro. Em Branco Seleciona todas as células em branco dentro da área de dados digitados na planilha atual. Não seleciona células além da área de planilha. Região Atual Seleciona a região atual de dados digitados na planilha. Matriz Atual Seleciona a matriz de dados atual, dentro da planilha. Não é necessariamente toda a área de dados digitados. Objetos Seleciona todos os objetos, como figuras ou gráficos, dentro da planilha atual. Diferenças por linhas Diferenças por colunas Seleciona as diferenças entra as linhas ou as colunas dentro da planilha. Precedentes Seleciona todas as células da qual depende a fórmula digitada na célula atual. Dependentes Seleciona todas as células que contém fórmulas que dependem do valor digitado na célula atual. Última Célula Seleciona a última célula dentro da área de dados preenchida. Somente Células Visíveis Seleciona apenas as células que não estão ocultas. Formatos Condicionais Seleciona apenas as células que receberam formatação condicional.

51 Validação de Dados Seleciona todas as células que receberão opção de validação de dados. Provavelmente, alguma opção já lhe é conhecida pelos atalhos de teclado do Excel, por exemplo, Última Célula que pode ser acessado por CTRL + END. É importante saber que a última célula da área preenchida não é a última célula que contém dados, mas a última célula usada. Por exemplo, se você abriu uma planilha de 3000 linhas e cinco colunas, e apagou as últimas cinco linhas, a última célula usada é a célula da coluna E da linha Se, no entanto, você salvar e fechar o arquivo, ao abri-lo novamente a última célula é a célula da coluna E da linha Isto acontece porque enquanto estamos trabalhando no arquivo o Excel mantém um índice em memória que sempre terá o tamanho máximo da planilha usado durante o nosso trabalho. Ao fechar e reabrir o arquivo esse valor é atualizado para apenas a área realmente preenchida. Colar Especial Um outro item interessante usado no capítulo anterior é o Colar Especial. Com essa opção podemos realizar uma série de escolhas antes de colar os dados em nossa planilha, como mostra a imagem abaixo. Figura 4.2 Colar Especial

52 As opções principais do colar especial são explicadas a seguir. Tudo Cola a informação da forma que ela se encontra no local de origem. Fórmulas Cola apenas as fórmulas na célula atual, ignorando todo o resto como formatação, por exemplo. Valores Cola apenas os valores. Se os dados copiados são uma fórmula, é colado apenas o resultado dessa fórmula. Formatos Cola apenas a formatação das células de origem sobre as células de destino. Comentários Cola os comentários sobre as células atuais. Validação Faz uma cópia da validação dos dados das células originais sobre o destino. Tudo, exceto bordas Copia tudo, fórmulas, valores, formatação, mas exclui as formatações de borda.

53 Larguras da coluna Aplica a formatação de largura de coluna das células de origem sobre as células de destino. Fórmulas e formatos de número Cola apenas as fórmulas e a formatação dos números, descartando todo o resto. Valores e formatos de número Cola os resultados das fórmulas, quaisquer valores e formatações, descartando todo o resto. Além das opções apresentadas acima, você poderá ainda aplicar cálculos sobre os dados de destino. Caso você copie valores e resolva colá-los sobre uma área que também já contém valores, poderá realizar uma operação entre os valores da área de origem e os da área de destino, escolhendo entra as opções de: Nenhuma, Adição, Subtração, Multiplicação, Divisão. Além disso, você poderá não colar dados onde as células estejam em branco, escolhendo a opção de Ignorar em Branco e poderá apagar os dados do local de origem após colá-los escolhendo Transpor. Inverte os dados, transpondo os dados das colunas para as linhas e das linhas para as colunas. Classificação dos Dados Um item interessante quanto à classificação de dados é que você não precisa selecionar a planilha para fazê-lo. Basta que você clique no cabeçalho da coluna que deseja classificar e escolha Classificação Crescente ou Classificação Decrescente na barra de ferramentas que o Excel já ajustará toda a planilha à classificação escolhida. Além disso, você poderá clicar no cabeçalho da primeira coluna e escolher Dados / Classificar para obter a caixa de diálogo abaixo.

54 Figura 4.3 Classificação Dessa forma, você poderá escolher classificar a planilha por até três colunas distintas. As colunas não precisam estar ao lado umas das outras, bastando escolher o nome da coluna desejada nas caixas de lista. Além disso, cada coluna pode conter uma ordem de classificação diferente, ficando subordinada à coluna diretamente anterior na classificação. Por exemplo, você pode classificar uma planilha com milhares de endereços por Cidade, mas mesmo assim, ainda ficará difícil ler a planilha, por sua extensão, então você poderá classificar também por Bairro (na opção Em Seguida Por), assim, todas as cidades estarão classificadas e dentro de cada cidade os bairros também serão classificados, facilitando a leitura. Você poderia ainda escolher a classificação final por rua, dessa forma, para encontrar a rua da Assunção no bairro Centro na cidade de Fortaleza, você poderia correr as folhas diretamente para a letra F até encontrar Fortaleza e dentro do grupo de bairros de Fortaleza correr até o grupo começado por C para encontrar Centro e assim por diante para a Rua. Além disso, você pode clicar no botão Opções para obter a caixa de diálogo abaixo, que nos reserva algumas opções interessantes.

55 Figura 4.4 Opções de Classificação Se o que você deseja classificar são meses ou dias da semana, a opção por ordem alfabética não é interessante, então você poderá usar a opção de Ordem de Classificação da Primeira Chave para escolher a classificação a partir de uma lista. Note que isso só pode ser aplicado à primeira chave, ou seja, à primeira coluna escolhida na tela anterior. Além disso você pode pedir que o programa faça diferenciação entre maiúsculas e minúsculas, sendo que as minúsculas vêm primeiro, seguidas pelas maiúsculas. A orientação lhe permite que você classifique a planilha pelas colunas, e não pelas linhas, como estamos habituados. Como foi mencionado, diversas outras janelas do Excel podem oferecer mais opções de trabalho, e essas opções podem facilitar muito sua vida. Explore os botões que você com freqüência não usa nas caixas de diálogo para descobrir novas possibilidades de trabalho no Excel.

56 Capítulo 5 Protegendo Dados Tópicos da Lição: Definir Senhas de arquivos Proteger Planilhas Ocultar Fórmulas Antes de iniciarmos o capítulo, é importante ressaltar que os recursos aqui apresentados não são capazes de proteger seu arquivo de um hacker ou de um bisbilhoteiro qualquer. Para garantir a segurança de seus arquivos, tenha um sistema operacional seguro e bem configurado e ferramentas que evitem acesso não autorizado ao seu computador. SENHAS DE ARQUIVOS Você poderá no salvamento do arquivo protegê-lo com uma senha de segurança. O procedimento para proteger um arquivo com senha é simples, bastando clicar no botão Ferramentas e após isso em Opções Gerais, na caixa de diálogo de salvamento do arquivo, como mostra a figura abaixo. Figura 5.1 Salvar Como

57 Após isso, surgirá a caixa de diálogo abaixo, que poderá ser usada para aplicar uma senha ao arquivo. Figura 5.2 Senha de Arquivo Sempre criar backup - mantém a versão anterior do seu arquivo gravada no disco com a extensão BKP. Sempre que você salvar o arquivo e versão anterior ao salvamento será guardada com esta extensão. Senha de proteção - permite inserir uma senha onde somente quem a tiver que poderá abrir o arquivo e ler seu conteúdo. Esta senha em si não permite que quem abriu o arquivo consiga alterálo e salvá-lo.

58 Senha de gravação quem tiver essa senha poderá salvar alterações no arquivo. Recomendável somente leitura - permite abrir o arquivo como "Somente leitura", sem afetar o original caso seja necessário efetuar mudanças. É interessante observar que essas senhas são interessantes quando você tem um arquivo de modelo, que não deve ser perdido, fazendo com que, todos os usuários que tenham senha apenas de leitura mas não de gravação possam acessar o modelo, alterar os dados desejado, mas sejam obrigados a salvar as alterações em outro arquivo, e não no original. Como recurso de segurança de arquivo essa senha não é tão eficiente já que é fácil encontrar programas na Internet que quebram senhas de arquivos com facilidade. PROTEÇÃO DE PLANILHAS Quando você tem modelos de planilhas que recebem grande volume de dados, diariamente, é sempre preocupante o fato de alguém acabar apagando ou alterando alguma fórmula ou dado fixo da planilha por acidente. Uma atitude interessante é proteger a planilha contra o apagamento indesejado de dados, deixando liberada para o usuário apenas a área onde este, efetivamente, pode digitar. Para realizar essa tarefa, temos no menu Ferramentas e opção proteger planilha. Que por padrão, impede a digitação em qualquer parte da planilha atual. Faça um teste, clicando em Ferramentas / Proteger / Proteger Planilha, para ver a janela a seguir. Figura 5.3 Proteger planilha

59 Você poderá escolher em proteger o conteúdo da planilha atual, os cenários de dados da planilha atual, os objetos dentro da planilha ou todas as opções. Além disso você poderá definir uma senha para ser usada posteriormente no momento de desabilitar a proteção. A senha é opcional. Se você der OK e tentar digitar na planilha, verá que o Excel não lhe deixará digitar em local algum da planilha. Desproteja o arquivo usando Ferramentas / Proteger / Desproteger Planilha. Figura 5.4 Tentativa de digitação em área protegida Proteger uma planilha inteira não é muito interessante. Faremos algo bem melhor. Abra o arquivo escola criado anteriormente. Faremos com que seja possível digitar apenas os nomes, as notas e as faltas dos alunos. Selecione então as colunas B, C, D, E, F, G e I da planilha. Figura 5.4 Planilha Escola

60 Iremos agora informar ao Excel para deixar essas áreas livres quando a planilha estiver protegida. Clique com o botão direito na seleção e escolha Formatar Células. Você irá à caixa de diálogo de formatação, apresentada a seguir. Figura 5.5 Formatar Clique na guia Proteção, onde você só verá duas opções, Travada e Oculta. A opção que nos interessa no momento é Travada, que é quem nos impede de digitar em uma planilha protegida. Desligue a opção de travada (ligada por padrão) para as células selecionadas e proteja a planilha novamente, como foi feito anteriormente.

61 Agora tente digitar na planilha, tanto nas colunas em que desligamos a opção de Travada quanto nas colunas que não foram alteradas. Veja que agora podemos digitar em algumas áreas e em outras não, praticamente transformando nossa planilha em um formulário de dados. Isso facilita muito a digitação, porque você poderá usar o TAB no teclado para movimentar-se pelas áreas não travadas da planilha e evitará apagar ou alterar colunas que não devem ser alteradas. OCULTAR FÓRMULAS Uma ação que pode ser bem interessante dentro de uma planilha, é ocultar as fórmulas para que outras pessoas não tenham acesso aos cálculos. O procedimento é o mesmo que foi usado na proteção das planilhas, só que neste caso você selecionará as colunas que contém fórmulas e ativará a opção de Ocultar do menu Formatar, antes de proteger a planilha, dessa fórmula os resultados dos cálculos são vistos, mas as fórmulas não. Figura 5.6 Formatar

62 Outra atitude que pode ser tomada quando se envia uma planilha para alguém mas se deseja evitar problemas com as fórmulas, seja a fórmula poder ser alterada pelo destinatário, seja a fórmula perder alguma referência quando o destinatário abrir a planilha em seu computador, é copiar todos os dados da planilha, e após isso colá-los por cima dos dados atuais usando a opção Valores do Colar Especial. Dessa forma, quando você enviar a planilha por , por exemplo, essa conterá apenas dados brutos, evitando problemas de referência quando o destinatário abrir o arquivo. Lembre-se de ter cuidado para não salvar o arquivo sem as fórmulas por cima do original.

63 Atividade Prática: Digite a planilha a seguir: A B C D E F G 1 Revenda de Carros Vende Modelo Marca QuanValor Total Comiss 5 dor João Pálio Fiat t. 10 R$ ão 6 Pedro Pálio Fiat ,00 R$ 7 Mateu Gol MI Volkswage ,00 R$ 8 s Maria Gol Cl n Volkswage ,00 R$ 9 Paulo Golf n Volkswage ,00 R$ 10 Lucas Kadet n Chevrolet ,00 R$ 11 José Vectra Chevrolet ,00 R$ Nº ,00 Chevrolet Total Nº Fiat Total Fiat Nº Volks Total Volks O Total corresponde a Quant. * Valor. Use o SE e E, calcule a comissão seguindo os seguintes critérios: O vendedor só receberá 10% de comissão sobre suas vendas, se o valor de suas vendas for maior que R$ ,00 e o valor total das vendas for maior que R$ ,00, se não ele receberá apenas 6% de comissão. Usando a função CONT.SE, calcule a quantidade de carros Chevrolete, Fiate e Volkswagen. Usando a função SOMASE, calcule a soma da marca Fiate e Volkswagen. Salve o arquivo como Lição3 Revenda de Carros. Crie uma Senha de Proteção. A seguir feche o arquivo. Abra-o novamente para testar a senha.

64 Não permite que os campos Total e Comissão sejam alterados. Tente alterar uma das comissões para verificar a proteção. A seguir retire a proteção. Oculte as fórmulas dos campos Total e Comissão. Retire a Proteção e desative Oculto. Retire a Senha de Proteção. A seguir salve e feche o arquivo.

65 Capítulo 6 Análise de Dados Quando você trabalha com valores financeiros, muitas vezes precisa fazer algumas previsões ou variações com esses valores para avaliar lucro e ofertas. Neste capítulo veremos recursos simples que trabalham sobre as fórmulas para nos apresentar variações sobre os resultados dos nossos cálculos. ATINGIR META Na grande maioria dos casos, nós temos valores que são usados em uma fórmula para que tenhamos um determinado resultado. Esse resultado normalmente nos é desconhecido e depende exclusivamente dos nossos valores. Imagine então que você tem o resultado final, mas não tem certeza de algum valor que será usado para obter esse resultado. Imagine uma situação simples. Você tem um produto pra vender, e tem que apresentar a um cliente um valor inferior ao da concorrência. Você hoje tem uma determinada margem de lucro sobre esse produto, e gostaria de saber se, caso você bata o preço do concorrente, a margem de lucro ainda fica em um patamar aceitável. Usaremos o atingir meta para saber qual a nossa margem de lucro após alterar o valor final do produto. Veja o trecho de tabela a seguir. Figura 6.1 Calculo do valor de venda A 1 Produto: Computador B

66 2 Valor de Compra 1.300,00 3 Margem de Lucro 30% 4 Valor de Venda 1.690,00 Imagine agora que um concorrente vende o mesmo computador por 1500 reais. Nosso interesse é baixar o valor para 1450 e ver qual é a margem de lucro com esse valor. Clique na célula H5 (nosso exemplo), clique em Ferramentas e em Atingir Meta. Aparecerá a janela abaixo. Figura 6.2 Atingir Meta Agora precisamos indicar qual o valor que desejamos atingir e qual a célula que será alterada pelo Excel para que possamos atingir o resultado desejado. Em Definir Célula, indicaremos a célula que contém a fórmula que deverá apresentar o resultado desejado por nós. Indique a célula B4. Em Para valor indicaremos o resultado que deve ser alcançado pela fórmula. Digite Em variando célula precisamos informar qual célula usada no cálculo terá seu valor alterado para que atinjamos o resultado desejado. Indique a célula B3. Clique OK. Solver Uma solução alternativa para o Atingir Meta é o Solver. A diferença é que o Solver não foi concebido como uma ferramenta original do Microsoft Excel, mas como um Suplemento ao

67 programa. De tão bom, já faz parte do Excel a diversas versões. A grande vantagem é que ele oferece um grande número de opções de personalização para resolver o problema, diferente do Atingir Meta que simplesmente altera o valor para obter o resultado como vimos anteriormente. Para fazer uso da ferramenta Solver é necessário que ela esteja instalada, você pode verificar isso clicando no menu Ferramentas e observando se há uma opção Solver. Caso, você não tenha a opção Solver no menu Ferramentas, será necessário providenciar a instalação da ferramenta. Neste caso, clique em Ferramentas? Suplementos. Selecione na Caixa de Diálogo Suplementos a opção Solver e clique OK. Falaremos mais sobre suplementos um pouco mais à frente. Revisemos nosso exemplo: suponha que você possui uma loja de produtos para informática e está desejando vender a um cliente um microcomputador Pentium ao preço de R$ 2.339,75. Este equipamento foi adquirido do seu fornecedor ao preço de R$ 1.750,00, ou seja, você deseja obter na venda um lucro de 33.70%. Veja a tabela abaixo. Figura 6.3 Tabela de exemplo

68 O seu cliente mostra um orçamento com o preço de R$ 2.130,00, praticado por seu concorrente, desejando saber se você pode cobrir o valor de venda. Você avisa ao cliente que irá estudar uma proposta para apresentar, e deseja saber qual a margem de lucro para apresentar um valor menor que o de seu concorrente. Seu interesse é oferecer o computador a R$ 2.115,00. Digite a planilha acima. Na célula B7 digite a fórmula: =B5*B6+B5. Na célula B13 digite o mesmo valor da célula B6. Na célula B14, digite fórmula: =B5*B13+B5. Posicione o cursor na célula B14: (célula de destino) e clique em Ferramentas / Solver. Será apresentada a Caixa de Diálogo Parâmetros do Solver, apresentada a seguir. Figura 6.4 Parâmetros do Solver Em definir célula de destino indicamos que desejamos indicar o resultado do cálculo encontrado em B14. Em igual a indicamos que o resultado no cálculo deve ser no valor de R$ 2.115,00, e após isso indicamos que iremos variar o valor da célula B13. Até este ponto o Solver não difere em nada do Atingir Meta. Clique em Resolver e será apresentada a Caixa de Diálogo Resultados do Solver na qual, poderá ser escolhido Manter a solução do Solver

69 ou então Restaurar os valores originais. Você pode ainda, salvar o resultado como um cenário e criar relatórios de saída.. Figura 6.5 Resultados do Solver Clique o botão OK para Manter a solução do Solver. Neste momento, se você posicionar o cursor na célula B13:, verá que a taxa de lucro passou a ser de 20, %. Note também que, na caixa de diálogo do Solver, temos a indicação Células Variáveis, ou seja, podemos realmente variar o valor de mais de uma célula para obter o resultado desejado. O interessante do Solver é que podemos fixar uma série de regras para a resolução do nosso problema. Vamos supor outra circunstância: você irá cobrir a oferta do concorrente, vendendo o equipamento a $2.125,00, mas com uma taxa de lucro maior ou igual a 21%. Ou seja, o valor só pode ser de R$ 2.125,00 se o lucro for de pelo menos 21%, caso contrário procuraremos o melhor resultado dentro do nosso lucro mínimo. Clique na célula B14. Clique no menu Ferramentas Solver e preencha a caixa como apresentado a seguir, mas não clique em resolver ainda. Figura 6.6 Parâmetros do Solver

70 Após preencher os dados básicos, clique no botão Adicionar, do grupo Submeter às restrições, e será apresentada a Caixa de Diálogo Adicionar restrição, apresentada a seguir. Preencha-a como mostra a figura, e depois clique OK. Figura Restrições Isso fará com que o valor da Célula B13 tenha que ser maior ou igual a 21%. Após ser informada a restrição, a Caixa de Diálogo Parâmetros do Solver é apresentada novamente indicando a restrição estabelecida, como mostra a Figura acima. É possível estabelecer várias restrições para um mesmo problema. Figura 6.8 Parâmetros do Solver

71 Neste momento clique o botão Resolver, será apresentada a Caixa de Diálogo Resultados do Solver, estando com a opção Manter solução do Solver selecionada clique 0K. Verifique na planilha que o valor de venda é de $2.125,00 e a taxa é de 21, %. Outro recurso bastante útil da ferramenta Solver é a existência do botão Opções da Caixa de Diálogo Parâmetro do Solver, que quando acionado apresenta a Caixa de Diálogo Opções do Solver apresentada abaixo. Figura 6.9 Opções do Solver

72 Por meio das opções é possível controlar os recursos avançados do processo de solução, carregar ou salvar definições de problemas e definir parâmetros para os problemas lineares e não lineares. Vejamos as opções abaixo: Tempo máximo: Neste campo é possível limitar o tempo usado pelo processo de solução. Apesar de poder fornecer até segundos, o valor padrão de 100 (segundos) é o mais indicado para a maior parte dos pequenos problemas. Iterações: Neste campo você indica o número máximo de iterações realizadas para obtenção dos resultados. Caso o resultado desejado não seja atingido até a quantidade máxima de iterações, o valor mais próximo será mantido. Precisão: Por meio deste campo, é possível controlar a precisão das soluções utilizando o número fornecido para determinar se o valor de uma célula de restrição alcançou a meta ou satisfez a um limite superior ou inferior. A precisão deve ser indicada por uma fração entre O (zero) e 1. Uma precisão maior é indicada quando o número fornecido possui mais casas decimais (por exemplo,

73 0,0001 tem mais precisão do que 0,01). Quanto maior for o valor da precisão, mais tempo será gasto para atingir uma solução. Tolerância: Neste campo é possível definir a porcentagem por meio da qual a célula de destino de uma solução atendendo às restrições de número inteiro pode divergir do valor ideal e ainda ser considerada aceitável. Esta opção é aplicada somente aos problemas com restrições de número inteiro. Uma tolerância mais alta tende a acelerar o processo de solução. Convergência: Neste campo é possível definir a convergência que será aplicada apenas aos problemas não lineares e deve ser indicada por uma fração entre 0 (zero) e 1. Uma convergência menor é indicada quando o número fornecido tem mais casas decimais (por exemplo, 0,0001 tem uma mudança relativa menor que 0,01). Quanto menor for o valor da convergência, mais tempo será necessário para o Solver encontrar uma solução. Quando a mudança relativa no valor da célula de destino é menor que o valor das cinco últimas iterações na caixa Convergência, o Solver é interrompido. Presumir Modelo Linear : Esta opção, quando selecionada possibilita acelerar o processo de solução, quando todas as relações no modelo forem lineares e quando se desejar resolver um problema de otimização linear ou uma aproximação linear para um problema não linear. Presumir Não Negativos: Esta opção, quando selecionada instrui o Solver a presumir um limite mínimo de 0 (zero) para todas as células ajustáveis para as quais não foi definido um limite mínimo na caixa Restrição da Caixa de Diálogo Restrição. Usar Escala Automática: Esta opção, quando selecionada permite usar a escala automática quando as entradas e saídas tiverem tamanhos muito diferentes. Ou seja, quando a maximização da

74 porcentagem de lucros estiver baseada em investimentos de milhões de dólares. Mostrar Resultados de Iteração: Esta opção, quando selecionada, instrui o Solver a interromper e exibir os resultados de cada iteração. Estimativas: Esta área possibilita especificar a abordagem a ser usada para obter as estimativas iniciais das variáveis básicas em cada pesquisa unidimensional. E possível selecionar uma de duas opções: Tangente (faz uso da extrapolação linear de um vetor tangencial) e Quadrática (faz uso da extrapolação quadrática, que pode melhorar os resultados em problemas altamente nãolineares). Derivadas: Esta área possibilita especificar a diferenciação usada para estimar derivadas parciais das funções de objetivo e de restrição. É possível selecionar uma de duas opções: Adiante (usada na maioria dos problemas em que os valores de restrição são alterados com relativa lentidão) e Central (usada em problemas em que as restrições são rapidamente alteradas, principalmente perto dos limites. Embora essa opção requeira mais cálculos, pode ser útil usá-la quando o Solver retornar uma mensagem informando que a solução não pode ser melhorada). Pesquisar: Esta área possibilita especificar o algoritmo que será utilizado em cada iteração para decidir em que direção pesquisar. E possível estabelecer uma de duas formas de pesquisa: Newton (faz uso do método quase-newton que geralmente exige mais memória e bem menos iterações do que o método gradiente Conjugado) e Conjugado (requer menos memória do que o método Newton, mas geralmente exige mais iterações para atingir determinado nível de precisão. Utilize esta opção quando houver um problema grande e a quantidade de memória disponível for

75 uma preocupação, ou quando as várias iterações do processo de solução revelarem um progresso lento). Carregar Modelo: Este botão, quando acionado, exibe a Caixa de Diálogo Carregar modelo, na qual poderá ser especificada a referência para o modelo que se deseja carregar. Salvar Modelo: Este botão, quando acionado exibe a Caixa de Diálogo Salvar modelo, na qual poderá ser especificado onde se deseja salvar o modelo. Clique nessa caixa somente quando você desejar salvar mais de um modelo com a planilha (o primeiro modelo é salvo automaticamente). Para um maior aprofundamento, a respeito deste assunto, você poderá carregar o arquivo Exemsolv (exemplos de solvers). Este arquivo encontra-se armazenado na seqúência de pastas: Arquivos de Programas/Microsoft Office/Office/ExemplolSolver. Trata-se de um arquivo, com vários exemplos de aplicação da ferramenta Solver. Este arquivo estará presente caso tenha sido instalado no processo de instalação do programa. Suplementos Muitos programas aceitam a instalação de recursos extras para adicionar novas funcionalidades. Esses recursos recebem nomes diferentes dependendo do programa, e em cada caso há formas diferentes de funcionamento também. Na maioria dos programa tais recursos são chamados de Plug-Ins. No Excel esses recursos são os Suplementos. Suplementos são recursos que não fazem parte, necessariamente, do projeto original do aplicativo, e que foram adicionados a ele para aumentar sua funcionalidade. Por isso mesmo, alguns

76 suplementos sequer foram desenvolvidos pela Microsoft. Dois suplementos muito comuns que já fazem parte do Excel são o Solver e o Eurotools. Um suplemento muito usado no Brasil é o Extendo, que escreve números por extenso. Você pode adquirir esses recursos comprando-os ou conseguindo em sites e fóruns da Internet que oferecem recursos de graça. É importante tomar cuidado com a procedência dos Suplementos para evitar vírus em suas planilhas. O Excel traz um grande número de suplementos disponíveis em Ferramentas / Suplementos, apresentado abaixo. Figura 6.10 Suplementos Se você deseja adicionar um suplemento que você comprou ou adquiriu pela Internet, clique no botão Procurar e localize o arquivo adquirido no seu disco. Isso fará com que as funcionalidades do arquivo sejam incluídas no Excel.

77 Auditoria O auditor é uma ferramenta que ajuda a analisar a estrutura de uma planilha, possibilitando localizar fórmulas e erros que possam existir em seu trabalho, facilitando uma operação que, quando feita manualmente, certamente demanda um tempo bastante grande, destacando fórmulas, ou a relação existente entre os valores e fórmulas de uma planilha. Parte do trabalho de auditoria é feito automaticamente com o Microsoft Excel 2000, quando pressionamos F2 sobre uma fórmula, ativando a exibição das células envolvidas no cálculo. Figura Auditoria Como um exemplo bem simples do funcionamento da auditoria, clique na célula B14 do exemplo usado neste capítulo para o Solver e clique em Ferramentas / Auditoria / Rastrear

78 Precedentes. Isso fará com que todas as células usadas no cálculo sejam marcadas com setas, assim teremos uma referência visual e rápida das células que usamos no cálculo. Clique em Ferramentas / Auditoria / Remover todas as setas. Isso limpará nossa planilha. Clique agora na célula B5 e clique Ferramentas / Auditoria / Rastrear Dependentes. Isso apresentará setas mostrando todas as fórmulas que dependem desse valor para ser resolvidas. Quando temos um cálculo apresentando erro isso é muito importante para rastrear e corrigir as nossas planilhas. Abaixo uma breve descrição de cada item desse menu. Rastrear Precedentes - Esta opção permite que sejam identificadas todas as células ou faixas de células que fornecem informações para alguma fórmula. Rastrear Dependentes - Esta opção permite que sejam identificadas todas as fórmulas que fornecem informações para alguma célula. Uma fórmula tem dependentes quando possui uma informação referenciada em uma célula ou faixa de células Rastrear Erro - Esta opção permite que sejam desenhadas setas do valor de erro na célula ativa para as células que podem ter causado o erro. A célula ativa deve conter um valor de erro, caso contrário este comando não tem efeito. Remover Todas as Setas - Este comando permite excluir da planilha todas as setas rastreadoras, que foram inseridas na planilha por meio dos comandos Rastrear Dependentes e Precedentes. Mostrar Barra de Ferramentas de Auditoria - Esta opção apresenta a barra de ferramentas auditoria.

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80 Capítulo 7 Trabalhando com Grandes Volumes de Dados Não é difícil encontrar tabelas enormes em alguns tipos de trabalho, que têm por característica funcionar como grandes listagens. Controlar essas listagens muitas vezes demanda uma certa mão de obra, para organizar e filtrar os dados de acordo com nossas necessidades. Neste capítulo iremos nos referir a essas tabelas como Bases de Dados. Em resumo, uma base de dados é uma grande listagem com cabeçalhos definidos no topo e com dados coerentes. Um exemplo simples disso seria uma agenda de telefones. Neste exemplo, a agenda em si seria a base de dados, cada linha da tabela, seria um registro que compõe esta estrutura. Cada coluna da tabela, em cada linha dela seria um campo. Então teríamos, por exemplo, o campo Nome, o campo Telefone, e assim por diante. Para trabalhar com esta estrutura no Microsoft Excel 2000, será necessário considerar três aspectos importantes: Para trabalhar nesse capítulo utilizaremos a tabela a seguir. Figura 7.1 Tabela de Dados A B C D E 1 Infótica - Ótica e Informática Ltda. 2 Data 3 Vendedor Departamento Venda Produto Valor

81 4 André Luis Informática 08/07/01 Micro José Augusto Informática 08/07/01 Disquete André Luis Informática Winchester 17/10/ Antônio Óculos de 7 Carlos Ótica 17/10/01 Sol João Carlos Informática Winchester 17/10/ José Augusto Informática 17/10/01 Disquete Lente de 10 Maria Izabel Ótica 17/10/01 Contato 950 Óculos de 11 Ana Maria Ótica 12/10/01 Grau João Carlos Informática Micro 12/10/01 Pentium Solange 13 Brandão Informática 09/10/01 Disquete Antônio Óculos de 14 Carlos Ótica 15/09/01 Sol 745 Antônio Óculos de 15 Carlos Ótica 05/04/01 Sol 1230 Carlos Óculos de 16 Brandão Ótica 05/04/01 Sol André Luis Informática Winchester 17/08/ Lente de 18 Ana Maria Ótica 15/08/01 Contato 2987 Solange 19 Brandão Informática Micro 15/08/01 Pentium Lente de 20 Ana Maria Ótica 12/08/01 Contato José Augusto Informática 10/08/01 Disquete André Luis Informática 07/08/01 Micro

82 Carlos Lente de 23 Brandão Ótica 05/08/01 Contato 568 Antônio Óculos de 24 Carlos Ótica 15/07/01 Sol 745 Óculos de 25 Maria Izabel Ótica 17/07/01 Grau João Carlos Informática 03/07/01 Disquete Solange Micro 27 Brandão Informática 25/06/01 Pentium 6500 Óculos de 28 Maria Izabel Ótica 05/06/01 Grau 243 Características da Base de Dados Todo banco, ou base de dados em Microsoft Excel 2000, terá de ser definido no formato de uma tabela retangular com as colunas indicando os campos, em que cada campo (coluna) deverá possuir um nome (Vendedor, Departamento, Dados da Venda, Produto e Valor) indicando seu conteúdo e as linhas indicando os registros, em que cada registro (linha) deverá conter uma informação correspondente ao nome do campo. Os nomes dos campos deverão ser definidos sempre como rótulos. Caso você deseje colocar um número como nome de um campo, não se esqueça de formatar a célula como texto. Isso também vale se o rótulo é um ano como, por exemplo, 2003, 2002 e assim por diante. Evite dois campos com o mesmo nome. Caso você tenha alguma necessidade nesse sentido, utilize nomes como: Fone1, Fone2, ou melhor ainda, Fone Res., Fone Com., e assim por diante. TRABALHANDO COM FORMULÁRIOS

83 Para efetuar tarefas de cadastramento, edição, remoção e pesquisa de registros em uma lista de forma básica, o Microsoft Excel 2000 oferece o recurso de trabalhar com formulário, que é uma Caixa de Diálogo que apresenta os campos da sua lista. Clique na primeira célula do cabeçalho da sua lista, no nosso caso a célula A3. É importante saber que para a quase totalidade dos comandos do Excel quando você trabalha com um grupo de dados, você não é obrigado a selecioná-los por completo. Basta clicar na área que para a maioria dos comandos o Excel automaticamente interpretará o conjunto de dados. Clique em Dados / Formulário. A Caixa de Diálogo apresentada com o nome Plan1 na sua barra de título, contendo os campos definidos na linha 3 da planilha. Note que é apresentada, do lado direito superior, a indicação 1 de 25, mostrando que a lista atual possui um total de 25 registros, e você neste momento está posicionado sobre o primeiro registro. Para visualizar os demais registros use a Barra de Rolagem encontrada no centro da caixa de diálogo. Figura 7.2 Formulário

84 Para adicionar novos dados à planilha basta clicar no botão Novo. Isso fará com que os dados digitados no formulário sejam incluídos no final da sua planilha. Para mover-se entre os campos use <TAB>. Para retroceder um campo, pode utilizar as teclas <SHIFT>+<TAB> ou o mouse. Ao final clique novamente no botão Novo (para adicionar mais registros) ou em qualquer outro botão (para navegar pela tabela). Usando Critérios para Pesquisa Uma característica interessante do Formulário é que você pode pesquisar dados dentro da sua planilha a partir de diversos critérios. O que deixa uma pesquisa mais atraente do que usando o comando Localizar que só pesquisa por um único valor. Para realizar uma pesquisa, clique no botão Critérios e preencha o formulário com os dados que serão usados na pesquisa, como mostra o exemplo abaixo que pesquisa por produto.

85 Figura 7.3 Critérios Após preencher os dados que serão usados na pesquisa, clique no botão Localizar Anterior (para pesquisar nas linhas acima daquela em que nos encontramos) ou Localizar Próxima (para pesquisar nas linhas abaixo daquela em que estamos). Você pode apertar o botão quantas vezes for necessário até encontrar o valor desejado. Excluindo e Alterando Registros Após localizar um determinado registro, apagá-lo é muito simples, bastando clicar no botão Excluir do formulário. Outra tarefa que pode ser executada em uma base de dados é a edição ou alteração de registros. Após a localização de um registro, você pode alterar um dado, e se desejar desfazer a mudança, clique no botão Restaurar. USANDO FILTRO PARA GERENCIAR UMA LISTA

86 Nem sempre desejaremos ver, ou imprimir todos os dados de uma planilha. Muitas vezes desejaremos filtrar esses dados para apresentar somente as informações realmente importantes para o nosso trabalho. Para isso usaremos o filtro. Com nossa planilha aberta, realize as tarefas abaixo. Clique em A3 e clique no menu Dados / Filtrar / AutoFiltro. Para cada coluna aparecerá um botão tipo drop-down,. A partir deste momento, o recurso de filtragem pode ser utilizado. Para tanto, dê um clique sobre o botão drop-down do campo Departamento, por exemplo. O resultado é apresentado a seguir. Figura 7.4 Auto Filtro Selecione o departamento Ótica. Figura 7.5 Filtro aplicado

87 Note que o botão da coluna Departamento está azul, para indicar que a tabela está filtrada usando essa coluna. Para voltar a apresentar todos os dados, clique novamente no botão dropdown do campo departamento e selecione a opção (Tudo). Faça alguns testes, filtrando por mais de uma coluna. Agora liste somente os registros do vendedor Solange Brandão que vendeu os produtos Micro Pentium. Retorne os campos vendedor e produto para Tudo. Autofiltro Personalizado Nem sempre os dados das colunas em si, irão nos apresentar as informações exatamente como desejamos. Se queremos apresentar dois departamentos, ao invés de apenas um, ou dois produtos? Para isso usaremos o filtro personalizado. Selecione o botão drop-down do campo Produto, clique a opção (Personalizar...), será apresentada a Caixa de Diálogo Personalizar AutoFiltro, apresentada abaixo.

88 Figura 7.6 Personalizar Filtro Digite, no primeiro campo da área de seleção Produto, o nome Micro* (isso listará todas as ocorrência que comecem com Micro), selecione a condição Ou e depois no segundo campo digitando o nome Disque*, verifique se a condição de pesquisa é igual a está ativada para os dois. A figura acima mostra a janela preenchida dessa forma. Clique OK. Selecione o botão drop-down do campo Produto e selecione (Tudo). Em seguida selecione o botão do campo Valor, selecione (Personalizar...). Digite, para o Caixa de Diálogo Personalizar AutoFiltro, as informações apresentadas na figura abaixo. A seguir clique Ok. Figura 7.7 Personalizar Filtro

89 Com isso você tem diversas possibilidades de apresentação dos dados dentro da sua planilha. Filtro Avançado Imagine agora, que além de desejar filtrar os dados, você deseja ter uma cópia dos mesmos dentro da planilha. Siga o passo-apasso abaixo como apresentado, para testar diversas funcionalidades do filtro avançado. Selecione a célula A3:E3 e execute o comando: Editar,Copiar. Depois posicione o cursor na célula G3: e execute o comando: Editar, Colar. Posicione o cursor na célula G2: e digite o título Área de Critério. É preciso definir a área que receberá a extração dos dados, então selecione novamente a faixa de células A3:E3, execute o comando: Editar, Copiar. E posicione o cursor na célula Gl0: executando o comando: Editar, Colar. Posicione em seguida o cursor na célula G9: e digite Área de Extração. A Figura seguinte mostra como deverá estar a aparência da tela. Figura 7.8 Cópias do Cabeçalho

90 Definidas as duas áreas, execute o comando: Dados, Filtrar, Filtro avançado. Será apresentada a Caixa de Diálogo, Filtro avançado, apresentada abaixo. Figura 7.9 Filtro Avançado Selecione a opção: Copiar para outro local. No campo Intervalo de critérios digite o endereço da área de critério, no caso: $G$3:$K$4. Para o campo Copiar para, digite o endereço da área de extração: $G$10:$K$10, em seguida clique OK. Para a área de critério foram definidas duas linhas, sendo uma com o nome dos campos e a outra para a informação dos dados a serem pesquisados. Como esta linha está em branco, a extração ocorreu para todos os registros. Supondo que você queira pesquisar todas as ocorrências de vendas efetuadas pelo vendedor André Luis, faça o seguinte. Digite na célula G4: André Luis. A seguir clique no Menu Dados, Filtrar, Filtro Avançado... A caixa já vem preenchida com os dados usados anteriormente. Selecione a opção Copiar para outro

91 local e clique OK. A Figura abaixo mostra o resultado desta pesquisa. Figura 7.10 Filtro Avançado Este tipo de pesquisa também aceita os conceitos dos operadores boleanos "E" e "OU". Para executar o conceito do operador "E" os dados devem ser digitados na mesma linha. Acrescente na célula J4: o rótulo Micro. Em seguida execute o comando: Dados, Filtrar, Filtro avançado. Selecione Copiar para outro local e clique OK. Figura 7.11 Filtro Avançado Para executar pesquisa do tipo "OU", por exemplo, listar os produtos vendidos por André Luiz ou José Augusto, você precisa de duas linhas de critério, como apresentado abaixo.

92 Apague Micro, posicione o cursor na célula G5: e digite José Augusto. Depois execute o comando: Dados, Filtrar, Filtro avançado. Selecione Copiar para outro local e para o Intervalo de critérios, selecione a faixa de células $G$3:$K$5, clique OK. A Figura abaixo mostra o resultado deste tipo de pesquisa. Figura 7.12 Filtro Avançado Quando se desejar usar condições do tipo "OU", é necessário que você estabeleça mais linhas para alternar entre elas os elementos que serão pesquisados. Note que com o uso de filtros avançados, ainda não exemplificado como trabalhar com os campos numéricos (valores e datas), para que o trabalho possa ocorrer de forma eficiente, é necessário criar um campo suplementar denominado campo calculado ou critério calculado, que poderá ser usado em apoio a qualquer outro campo numérico da sua lista. No exemplo apresentado, este campo servirá para selecionar informações dos campos Valor e Data Venda. As informações selecionadas poderão ser extraídas usando os operadores = (igual a), > (maior que), < (menor que), >= (maior ou igual a), <= (menor ou igual a), <> (diferente de) e também é possível cercar faixas de valores, como: listar todos os valores

93 entre 5000 e 9000; listar todas as vendas efetuadas em Outubro e assim por diante. Para fazer um teste desta possibilidade, posicione o cursor na célula L3: e digite o rótulo Calculado. Estando com o novo campo definido, basta em seguida estabelecer as fórmulas lógicas que serão utilizadas para a avaliação dos critérios de pesquisa. Quando uma fórmula lógica é estabelecida, esta retorna como resultado a indicação VERDADEIRO ou FALSO e deverá sempre ser referencial ao primeiro registro da lista não importando a condição a ser utilizada. Imagine que você necessita extrair todos os registros cujas vendas tenham sido superiores a Posicione o cursor na célula L4: e digite a fórmula lógica: =E4>5000 Será obtido como retorno o valor FALSO indicando que o primeiro registro da lista está fora do critério estabelecido. Basta agora efetuar a extração para obter todos os registros que satisfaçam a condição estabelecida no campo calculado. Execute o comando Dados, Filtrar, Filtro avançado. Selecione a opção Copiar para outro local, e, no campo Intervalo de critérios, digite o endereço $G$3:$L$4 (este endereço considera o campo calculado como parte do critério), clique OK. Figura 7.13 Filtro Avançado

94 Caso você queira efetuar a extração tomando por base faixa de valores, poderá utilizar as funções E e OU. Por exemplo, extrair todas as vendas entre 500 e Posicione o cursor na célula L4: e digite a fórmula: =E(E4>=500;E4<=6000) Em seguida execute, Dados, Filtrar, Filtro avançado. Selecione a opção Copiar para outro local, e clique OK. Posicione o cursor na célula L4: e digite a fórmula: =OU(E4<=300;E4>=5000) Em seguida execute o comando: Dados, Filtrar, Filtro avançado. Selecione a opção Copiar para outro local, e clique OK. Com relação às extrações a serem executadas com campos que possuam datas, será necessário utilizar funções que manipulem este tipo de dados, como: DIA, MES, ANO e DATA. Por exemplo, extrair todos os registros de vendas efetuadas no mês de julho de um qualquer ano. Posicione o cursor na célula L4: e digite a fórmula lógica: =MÉS(C4)=7

95 Execute: Dados, Filtrar, Filtro avançado. Selecione a opção Copiar para outro local, e clique OK. Caso você queira cercar a apresentação de registro de um determinado mês, por exemplo, todas as vendas executadas em agosto de 2001, na célula L4: digite a fórmula lógica: =E(C4>=DATA(94; 8; 1) ;C4<=DATA(94; 8; 31)) Execute Dados, Filtrar, Filtro avançado. Selecione a opção Copiar para outro local, e clique OK. Figura 7.14 Filtro Avançado SUBTOTAIS Falar que uma tarefa no Excel é simples, a esta altura do campeonato é pura redundância. Afinal já falamos e vimos isso uma série de vezes neste livro. A grande maioria das tarefas no Excel é muito simples, o grande desafio é realmente conhecer os recursos. Algo bastante útil em planilhas grandes é calcular subtotais para grupos de dados. Quando falamos em subtotais, normalmente pensamos na função Soma do Excel, mas subtotalizar valores não se resume a apenas somar números, como veremos a seguir.

96 O exemplo acima mostra uma planilha de cursos, subtotalizada pelo curso em si. Note a área cinza na lateral esquerda da tela, ela nos será muito útil no nosso exemplo. Antes de continuar porém, classifique nossa planilha por Vendedor, pois iremos criar os subtotais para cada vendedor de nossa loja. A ordenação dos dados é imprescindível para o correto funcionamento dos subtotais. Clique novamente na célula A3 e clique no menu Dados / Subtotais. Este comando lhe levará até a Caixa de Diálogo seguinte: Figura 7.15 Subtotais

97 Na caixa A cada alteração em você indicará qual coluna da planilha será totalizada. Usar função define qual a função que será usada em cada intervalo de subtotal. O padrão é Soma, mas há uma diversidade de funções disponíveis para trabalhar sobre os dados. Em Adicionar subtotais a indicaremos quais campos terão seus valores calculados na criação dos subtotais. Preencha a caixa como apresentado acima e clique OK. Agora que sua planilha está com os totais, note a ampla área cinza à esquerda da tela. Veja também que há números no topo dessa área, clique nesses números. O resultado do uso desses botões é apresentado abaixo. Figura 7.16 Subtotais aplicados Figura 7.17 Subtotais aplicados

98 Os botões de resumo contraem os dados para apresentar apenas as informações de subtotais ou apenas o total geral. Além disso você pode usar os botões de expandir (+) e contrair (-) para apresentar ou esconder apenas os dados de um determinado item dentro da subtotalização. Para retirar os Subtotais, clique em Dados / Subtotais / Remover todos.

99 Exercício Teórico O que basicamente caracteriza uma base de dados? Relacione as colunas: ( 1 ) ( ) Permite o cadastro de dados na planilha. Classificar ( 2 ) ( ) Com esse recurso é possível consultar dados, e Formulário extraí-los para outro endereço na planilha. ( 3 ) Filtro ( ) Executa a totalização de valores de uma lista. ( 4 ) ( ) Organize os dados, de acordo com uma chave. Subtotais Enumere os passos para a criação de Subtotais de forma que cada grupo seja colocado em uma página: ( ) Classifique a lista onde será aplicada os subtotais. ( ) Na caixa de diálogo, marque a opção, Quebra de página entre grupos. OK. ( ) Menu Dados, Subtotais. ( ) Posicione a célula ativa dentro da lista. De acordo com a situação abaixo, encontre uma solução: Ana possui uma planilha com os seguintes campos: Cliente, Quantidade, Produto, Valor. No campo Valor, os dados variam de 10 a Essa lista possui 100 clientes. Ana deseja extrair dessa listagem, os clientes com Valor acima de 200. O que ela deve fazer? Atividade Prática:

100 Abra o arquivo Lição3 Revenda de Carros. Salve como Lição4 Revenda de Carros2. Selecione de B13:F15 e execute Editar, limpar, tudo. Posicione-se dentro da lista e classifique-a usando duas chaves: Vendedor (crescente) e Valor (decrescente). A seguir usando Formulário, cadastre os seguintes registros: Lembre-se de usar a tecla <TAB>. Vendedor Modelo Marca Quant. Valor João Troller Troller 2 R$ Mateus Omegga Chevrolet ,00 R$ ,00 Filtre todas comissões que estão entre e até A seguir volte a exibir tudo. Filtre todos os vendedores que o nome inicia pela letra P. A seguir volte a exibir tudo. Filtre os registros da marca Volkswagen. Copie-os para a Plan2. A seguir volte a exibir tudo. Retire o Filtre. Classifique a lista pelo o campo Marca, a seguir aplique Subtotais obedecendo ao seguinte critério: Baseado nas alterações do campo Marca, realize a soma dos Totais. Visualize somente os Totais de cada Marca

101 Capítulo 8 Tabelas e Gráficos Dinâmicos Um dos recursos mais procurados, e usados por quem trabalha com grandes volumes de dados no Excel é a Tabela Dinâmica. Esse recurso, que nada mais é que resumir uma lista extensa em um formato tabular de dados que possam apresentar de forma sucinta os dados de uma grande listagem, é muito interessante e importante pois a Tabela Dinâmica pode ser alterada de acordo com a necessidade do usuário, apresentando os dados que bem entendermos para criação dos relatórios, bem como é atualizada automaticamente de acordo com as alterações feitas na planilha principal. Além disso, é possível criar gráficos baseados na tabela dinâmica, dessa forma, à medida que montamos a tabela para apresentar resumo de nossos dados, automaticamente teremos gráficos sobre tais resumos. A grande importância desse recurso é exatamente o fato de que, se você precisa apresentar dez ou vinte resumos diferentes para a Diretoria, sobre o mesmo volume de dados, você não precisará montar dez ou vinte planilhas, mas apenas uma com a tabela dinâmica, que será organizada de acordo com os dados desejados. Para trabalhar com a tabela dinâmica, você receberá pronta uma tabela com um volume razoável de dados que iremos usar. Com essa tabela em mãos (dada por seu instrutor ou encartada em CD junto com esse livro), clique no primeiro cabeçalho da tabela (A3) e clique em Dados / Relatório de Tabela ou Gráfico Dinâmicos. Figura 8.1 Dados a resumir

102 Ao escolher essa opção é apresentada a Caixa de Diálogo Assistente da tabela dinâmica - etapa 1 de 3, como mostra a Figura a seguir. Figura 8.2 Assistente de Tabela Dinâmica

103 Banco de dados ou lista do Microsoft Excel Usa como fonte de dados, informações de uma planilha do próprio Microsoft Excel. Esta lista de dados deverá ter colunas rotuladas e seguir as regras para banco de dados, ou seja, ser uma lista contínua. Fonte dos dados externos - Trata-se do uso de bases de dados externas, geradas por outros aplicativos, como: FoxPro, dbase, ORACLE ou outro formato, que poderá ser acessado por meio do Microsoft Query. Vários intervalos de consolidação - Trata-se de uma coleção de listas em uma ou mais planilhas. Cada intervalo a ser utilizado deverá ter o layout parecido, e os rótulos de identificação das linhas e colunas deverão ser idênticos. Outra Tabela Dinâmica Usa outra tabela dinâmica como fonte de dados para a atual.

104 Que tipo de relatório você deseja usar? - Você ainda pode definir se o relatório será só uma tabela dinâmica ou um gráfico com tabela dinâmica. Mantenha a seleção Banco de dados ou lista do Microsoft Excel e Tabela Dinâmica, a seguir clique sobre o botão Avançar. Em seguida é apresentada a etapa 2 de 3, como mostra a próxima figura. Figura 8.3 Assistente de Tabela Dinâmica Perceba que o intervalo corresponde à lista de dados da planilha. Clique no botão Avançar, será apresentada a etapa 3 de 3, como indica a Figura seguinte. Figura 8.4 Assistente de Tabela Dinâmica Nesta etapa você deverá escolher onde será criada a tabela dinâmica. Você poderá também montar o layout da tabela

105 dinâmica aqui, mas não é obrigado, podendo fazê-lo direto na planilha. Por isso, simplesmente clique em Concluir. Você verá o resultado abaixo. Figura 8.5 Tabela Dinâmica vazia Você tem agora sua tabela dinâmica ainda vazia, e com duas barras de ferramentas flutuantes. A que aparece na parte inferior da tabela dinâmica na imagem é a barra de propriedades da tabela dinâmica. A barra que aparece na parte direita da planilha contém os campos de sua tabela. Se você clicar fora da tabela dinâmica essas barras desaparecerão. Se você clicar novamente na tabela dinâmica elas voltarão a aparecer. Como mostra a imagem abaixo, você precisa apenas arrastar os campos da janela de campos e soltá-los diretamente nas áreas da tabela dinâmica onde deseja usá-los. Figura 8.6 Montando a tabela

106 Note que nos locais onde foram soltos os campos de dados, sempre há um rótulo com o nome do mesmo e uma seta. Se você clicar no rótulo terá uma lista com os dados resumidos, que funciona de forma semelhante ao AutoFiltro, ou seja, para filtrar os dados, apresentando apenas as informações que lhe interessam, basta selecionar os itens desejados na lista e clicar OK, como mostra a imagem abaixo. Figura 8.7 Lista de itens

107 O resultado final da tabela dinâmica deve ser parecido com o que é apresentado a seguir. Figura 8.8 Resultado

108 A barra flutuante, que na imagem aparece abaixo da tabela dinâmica também apresenta uma série de surpresas interessantes. Inicialmente pelo menu Tabela Dinâmica que lhe oferece uma série de funcionalidades para configuração de sua tabela dinâmica. Figura 8.9 Menu Tabela Dinâmica Vizinho ao botão Tabela Dinâmica, você tem o botão de Auto- Formatação, que apresenta um pequeno raio amarelo em seu desenho. Ao clicar nesse botão, com o cursor dentro da tabela dinâmica, você terá a janela apresentada abaixo. Figura 8.10 Resultado

109 Além de escolher uma Auto-formatação, você poderá usar o botão seguinte para criar um gráfico a partir da tabela dinâmica. A grande vantagem é que o gráfico sempre será atualizado conforme você atualiza os dados na tabela dinâmica. Caso você deseje, também poderá alterar os dados diretamente no gráfico e a tabela dinâmica será também atualizada. Figura 8.11 Gráfico Dinâmico

110 Você também poderá clicar no botão Atualizar Dados (com o desenho de uma exclamação vermelha) para realizar a atualização dos dados a partir da tabela de origem. Além disso, clicando no menu Tabela Dinâmica, você poderá ter acesso à janela Opções de Tabela Dinâmica, onde você poderá controlar todo o comportamento dos dados na tabela dinâmica. Figura 8.12 Opções da Tabela Dinâmica

111 Com essas opções você poderá alterar desde o nome da tabela dinâmica, até a possibilidade de ela atualizar-se sozinha de tempos em tempos.

112 Atividade Prática: Digite a planilha abaixo: Controle de Exportações Dólar 1,89 Município Região Código Produto Produto Exportação Quantidade Kg/Unid. Aracati 1 Lagosta 3000 Aracati 1 Lagosta 2500 Baturité 2 Calçado 4500 Baturité 1 Algodão 1000 Beberibe 1 Lagosta 3000 Beberibe 2 Calçado 1500 Camocim 4 Lagosta 7000 Camocim 2 Calçado 5000 Horizonte 3 Castanha 2500 Marco 3 Castanha Marco 1 Algodão 1000 Pacajus 3 Castanha 6000 Pacajus 2 Calçado 3500 Valor R$ Valor US$ Imposto de Exportação Tot. do Vr. US$ Média em US$ Preços Município Região Código Valor Aracati A 1 R$ 1,30 Baturité B 2 R$ 25,00 Beberibe C 3 R$ 0,50 Camocim D 4 R$ 5,00 Horizonte E Marco D Pacajus E Use a função Procv, para encontrar a região. Para encontrar Valor R$, use Procv e pesquise o valor do Produto na tabela preço, de acordo com seu código.

113 Para calcular Valor em US$, divida o Valor em R$ pela cotação do dólar. (lembre-se de fixar a cotação do dólar) Em Impostos de Exportação, use o SE: Se Valor R$ for até 3000, o imposto será de 5% sobre Valor, se Valor R$ for até 5000, o imposto será de 8% e se Valor for maior que 5000, então o imposto será de 15%. Crie uma Tabela Dinâmica com o seguinte Layout: Coluna: Produto; Linha: Município; Dados: soma do Valor. Depois, altere a Tabela Dinâmica para: Município na linha, e o Produto na Coluna. Retorne a planilha e varie o valor do produto calçado. Volte a Tabela Dinâmica e atualize os dados. Salve o arquivo como Lição6 Controle de Exportação.

114 Capítulo 9 Macros Em muitos momentos, mesmo com todos os recursos apresentados pelos programas de computador, as tarefas rotineiras e repetitivas do dia a dia nos fazem pensar se não haveria uma forma mais fácil, ou mais automatizada, de realizar tais trabalhos. Como cada usuário tem necessidades específicas, e realiza trabalhos diversos, é impraticável criar comandos e procedimentos dentro dos programas que atendam às necessidades de todos, por isso, na maioria dos aplicativos de mercado, há a implementação de uma técnica chamada criação de Macro, para automatizar as tarefas do dia-a-dia. Macros podem ser criadas de duas formas dentro do Excel: a primeira pela simples gravação das ações a serem executadas, e a segunda, utilizando programação em um ambiente chamada VBA (Visual Basic for Applications). Neste livro não abordaremos a programação, por se tratar de um assunto extenso. Definição Macro é um conjunto de instruções a serem executadas, pelo aplicativo onde a mesma foi implementada, para automatizar ou implementar a realização de alguma tarefa. Tipos de Macro As macros podem ser divididas em três categorias: Macros de comando, Macros de função definida pelo usuário e Macros de sub-rotina.

115 Macro de Comando Este é um dos tipos mais comuns de macro, onde o usuário criou uma seqüência de ordens a serem executadas, que são equivalentes a comandos do próprio Excel, como comandos de menus e botões. Macro de Função definida pelo usuário Com este tipo de macro, o usuário cria suas próprias funções, como as funções internas do Excel, implementando então novas funções para realização de cálculos específicos do usuário. São criadas a partir de programação VBA. Macro de Sub-rotina As macros de sub-rotina são procedimentos criados pelo usuário para personalizar e programar o ambiente do Microsoft Excel, criando assim um alto nível de personalização com o uso de programação em VBA. Todos os tipos de macro acima citados podem ser chamadas a partir dos menus ou com a criação de botões, exceção o tipo Função Definida Pelo Usuário, que por se tratar de uma função é executada como qualquer Função interna do Excel. CRIANDO UMA MACRO A criação e o uso de macros é uma tarefa extremamente simples e intuitiva, mas é necessário tomar nota de alguns cuidados quanto à criação da Macro. No momento em que você inicia a gravação de uma macro, você pode selecionar células e aplicar ações sobre elas à vontade. Todas as tarefas executadas serão gravadas, e posteriormente, quando necessário, serão repetidas exatamente como foram gravadas. Temos então um detalhe importante: se você fez alguma seleção de faixa de células durante a gravação da macro,

116 as ações serão sempre aplicadas sobre a área que foi selecionada na gravação. Desta forma, sua macro sempre atuará sobre a mesma área da planilha. Porém, muitas vezes desejamos criar uma macro que não se aplique diretamente a uma área da planilha, e sim, que seja genérica, podendo ser aplicada a qualquer área do seu trabalho. Neste caso, basta tomar um cuidado simples, durante a gravação da macro não selecione nenhuma área da planilha, resuma-se apenas a realizar as ações desejadas. Para realizar um teste, vamos seguir os passos a seguir. Figura 9.1 Planilha de Exemplo Com a planilha acima, clique no menu Ferramentas / Macro / Gravar Nova Macro, você receberá então a caixa Gravar Nova Macro, como mostra a figura abaixo: Figura 9.2 Gravar macro

117 Na caixa Nome da Macro, chame sua macro de FormatarEspecífica, sem espaços. Lembre que nomes de Macro não poderão ter espaços. Você pode ainda indicar um atalho, na caixa Tecla de Atalho, mas tenha um cuidado, associar um atalho a um botão, irá desligar o atalho correspondente no Excel, caso haja algum, para a planilha atual. A caixa Armazenar Macro em pode ser usada para indicar se a macro será gravada apenas para a Pasta de Trabalho atual ou se será guardada em uma pasta de trabalho de macros, para que fique disponível para todo o Excel. Você pode ainda dar uma descrição sobre a Macro, utilizando a caixa Descrição. Dê OK para iniciar a gravação da macro. Ao iniciar a gravação da Macro, você verá na tela a barra de ferramentas Parar, como mostrado na figura abaixo, que será utilizada para parar a gravação da macro. Figura 9.3 Parar Gravação Esta caixa tem dois botões, o primeiro para a gravação da macro e o segundo será usado para controlar a forma como o Excel grava os endereços de células, posteriormente. Não feche essa caixa, execute os passos abaixo, na ordem em que são apresentados. Selecione a faixa de A3:D3 da sua planilha. Clique no menu Formatar/Células. Selecione a guia Fonte e formate a fonte como Arial, tamanho 11 em Negrito na cor branca. Selecione a guia Padrões e escolha a cor Azul Escuro.

118 Selecione a guia Alinhamento e ponha os alinhamentos Vertical e Horizontal como ao Centro. Ligue a opção Retorno Automático de Texto. Clique em OK. Clique no botão para parar a gravação da Macro. Agora grave uma macro com os passos a seguir. Inicie a gravação de uma nova macro e chame-a de FormataçãoGeral Clique no menu Formatar/Células. Selecione a guia Fonte e formate a fonte como Arial, tamanho 10 em Itálico na cor Azul escuro. Selecione a guia Bordas e escolha uma borda grossa e clique no botão Contorno. Clique em OK. Clique no botão para parar a gravação da Macro. Iremos testar se nossas macros funcionam, para isso, selecione a área de A4 a D8, clique em Ferramentas / Macro / Macros..., você verá a caixa Macro, como na figura abaixo. Figura 9.4 Macro

119 Nossa imagem ainda não tem macros, na sua janela você deverá ver os nomes das duas macros gravadas. Note que na parte inferior da tela, já uma caixa de lista chamada Macros em. Se você tem muitas macros gravadas em diversos arquivos abertos, poderá apresentar as macros somente do arquivo atual, ou todas as macros de todos os arquivos usando essa lista. á apresentar as macros somente do arquivo atual, ou todas as macros de todos os arquivos usando essa lista. Clique na macro FormatarEspecífica, e clique no botão Executar. Após isso selecione a área de A4 a D8, clique em Ferramentas / Macro / Macros..., e execute a macro FormatarGeral. Note que mesmo tendo selecionado uma faixa de células em especial, a primeira Macro foi aplicada ao título, já no segundo caso a Macro foi aplicada à área selecionada. O fato de você selecionar ou não células durante a gravação da macro pode influir no seu comportamento. Conhecendo o Que Acontece Por Trás Das Cortinas

120 Enquanto você grava a macro, o aplicativo cria uma lista de ações com todos os comandos utilizados por você durante o processo de gravação. Estes comandos são gravados usando a linguagem de programação Visual Basic dentro do ambiente VBA presente no pacote Office. Você pode ver o código de programação selecionando a macro na janela de macros e escolhendo Editar. Clique no menu Ferramentas/Macro/Macros... selecione a macro FormatarEspecífica e clique no botão Editar. Você agora se encontra no Editor do Visual Basic, que é a ferramenta por trás do funcionamento das macros. A figura abaixo apresenta a janela do VBA. Figura 9.5 VBA O código de programação é gerado em inglês, e se você já tem algum conhecimento de inglês ou alguma noção básica de programação, poderá fazer pequenas alterações na macro sem

121 precisar regrava-la. A explicação de códigos no VBA não faz parte desse curso, mas você pode dar uma lida no código da macro (apresentamos nossa versão abaixo) para descobrir coisas bem simples e interessantes. Sub FormatarEspecífica() ' ' FormatarEspecífica Macro ' Macro gravada em 07/04/2002 por Evolução ' Range("A3:D3").Select With Selection.HorizontalAlignment = xlcenter.verticalalignment = xlcenter.wraptext = True.Orientation = 0.AddIndent = False.ShrinkToFit = False.MergeCells = False End With With Selection.Font.Name = "Arial".FontStyle = "Negrito".Size = 11.Strikethrough = False.Superscript = False.Subscript = False.OutlineFont = False.Shadow = False.Underline = xlunderlinestylenone.colorindex = 2 End With With Selection.Interior.ColorIndex = 11.Pattern = xlsolid

122 .PatternColorIndex = xlautomatic End With End Sub ASSOCIANDO UMA MACRO A UM BOTÃO Vamos criar um botão para executar nossas macros de formatação. Para isso precisamos ativar a barra de ferramentas de formulários. Para isso clique em Exibir / Barras de Ferramentas / Formulários. Na barra de Formulário procure o botão de comando. Selecioneo e clique no Excel. Ao fazer isso, automaticamente será aberta a janela de macros. Na janela de Macros escolha a macro que o botão deve executar e clique OK. Botão de Comando MACROS DE ENDEREÇO RELATIVO Até agora já gravamos macros com dois tipos de comportamento: a primeira guarda os endereços das células clicadas em sua gravação (endereço absoluto), realizando as ações sempre nas mesmas posições. A segunda não armazenou endereço algum, ficando o usuário livre para selecionar a área desejada antes da execução da macro. Imagine agora que você deseja gravar uma macro que preencherá uma determinada linha, mas não poderá selecionar essa linha e também não será sempre a mesma. Ao gravar uma macro, temos também a opção de que o Excel armazene os endereços relativos das células utilizadas, ou seja, nossa movimentação dentro da planilha, em número de linhas e colunas, e não as células em que clicamos. Para facilitar o nosso

123 trabalho vamos realizar o procedimento a seguir, para verificarmos o funcionamento desse recurso: Vá até a Plan2, inicie uma nova macro, como visto antes, e chame esta macro de EndRelativo. Inicie a gravação da macro e antes de realizar qualquer tarefa, verifique o botão que fica ao lado do botão de parar a gravação da macro. Este botão é utilizado para que o Excel não armazene o endereço absoluto da célula e sim o relativo. Clique neste botão. Referência Relativa Na célula A2 digite Magnum Informática. Em C2 digite Em F2 digite José Absoluto. Pare a gravação da macro. Agora, com a macro gravada, clique na célula A5, vá ao menu Ferramentas/Macro/Macros... e execute a macro EndAbsoluto. Verifique que as informações foram escritas nas colunas corretas, independente da linha onde você esteja, e, mais importante, não estão sendo escritas sempre na mesma linha. QUADRO DE MENSAGENS Para não dizer que não aprenderemos nenhum comando em VBA, faremos com que nossa macro possa dar mensagens ao usuário do que está para ser feito, ou do término do processamento. Para isso usamos a instrução MSGBOX. Msgbox A tabela será ordenada por Curso, vbokonly+vbinformation, Classificação A instrução acima mostra uma mensagem na tela. Sua estrutura é:

124 Msgbox Mensagem a ser exibida, Botões e Gráficos da Janela, Título da Janela Onde: mensagem a ser exibida é, claro, sua mensagem para o usuário. Botões e gráficos são os botões e elementos gráficos que podem ser utilizados na janela. Com esse mesmo comando podemos criar janelas com botão de OK e Cancelar por exemplo, ou com botões Sim, Não e Cancelar, além daquelas caixas de mensagem que contém um X dentro de um círculo vermelho para indicar um erro por exemplo. No final você dá um título para a janela. Abaixo temos um exemplo de caixa com botões de OK e Cancelas e elemento gráfico de Informação. Para facilitar sua vida, abaixo há uma tabela com elementos comuns a uma caixa de diálogo: Valor Tipo de Botão Constante 0 Somente botão de OK vbokonly 1 Botões de OK e Cancelar vbokcancel 2 Botões Abortar, Repetir, vbabortretryignore Ignorar 3 Botões Sim, Não e Cancelar vbyesnocancel 4 Botões Sim e Não vbyesno 5 Botões Repetir e Ignorar vbretryignore

125 16 Ícone de Advertência: X dentro de um círculo vermelho 32 Ícone de Questão:? dentro de um balão branco 48 Ícone de Atenção:! dentro de um triângulo amarelo 64 Ícone de Informação: letra i azul dentro de um balão branco 0 O primeiro botão da caixa virá selecionado 256 O segundo botão virá selecionado 512 O terceiro botão virá selecionado vberror vbquestion vbexclamation vbinformation vbdefaultbutton1 vbdefaultbutton2 vbdefaultbutton3 No nosso exemplo, os botões foram adicionado usando a instrução vbokonly+vbinformation, você poderia fazer a mesma coisa numericamente utilizando os valores dos itens, ficando assim: 1+64.

126 Atividade Prática 1: 1. Crie a planilha abaixo: Calcule o total de vendas. Calcule a comissão com o seguinte critério: Se o total de vendas < 3000, a comissão será de 3,5% das vendas, senão será de 5% das vendas. 2. Selecione de A3:H3 e crie uma Macro Relativa com o nome Titulo e teclas de atalho para a sua execução, CTRL +SHIFT + T, que faça o seguinte: - Fonte Times New Roman, tamanho 12, preenchimento azul escuro, cor da fonte branca, alinhamento horizontal e vertical centralizados, retorno automático de texto. 3. Selecione de A4:H9 e crie uma macro relativa com o nome Corpo e teclas de atalho para a sua execução CTRL + SHIFT + C, que faça o seguinte: - Fonte Arial, Itállico, tamanho 10, preenchimento de células com a cor a sua escolha, com bordas externas duplas e interna simples e largura das colunas em Selecione de A1:H1 e execute a macro Titulo através das teclas de atalho.

127 Atividade Prática 2: 1. Crie a planilha abaixo: 2. Crie macros para classificar cada uma das colunas da planilha acima. 3. Crie botões para cada macro, e associe as macros aos botões. 4. Ao clicar em um desses botões deverá aparecer uma caixa de mensagem com o título: Classificando..., com a informação: Classificando por <campo da coluna> e o ícone de informação.