Guia Fácil Checklist para um S TS de sucesso

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1 Guia Fácil Checklist para um S TS de sucesso

2 02 Guia Fácil Checklist para um S TS de sucesso 03 Índice Relatório de Despesas de Treinamento...03 Escolha do local...03 Convite Quem convidar?...03 Convite Como convidar?...04 Comportamentos Adequados...04 Roteiro para reconhecimentos...05 Depoimento sobre uso dos produtos...05 Depoimento sobre ganhos com o próprio negócio...05 Apresentações...05 Exemplo de Programação STS I...06 Exemplo de Programação STS II...06 Montando uma equipe...07 Responsabilidades do Coordenador-geral Responsabilidades dos Líderes de Equipe...08 Responsabilidades da Equipe de Produção...09 Responsabilidades da Equipe de Recepção e Registro...09 Responsabilidades da Equipe de Som, Imagem e Iluminação...10 Responsabilidades da Equipe de Palco...10 Responsabilidades da Equipe de Apoio do Salão...11 Responsabilidades da Equipe de Coordenação de Tempo Responsabilidades da equipe de Alimentos e Bebidas...12 Responsabilidades do Mestre de Cerimônias...12 Responsabilidades dos Palestrantes...13 Responsabilidades da Equipe de Apoio aos Palestrantes...14 Pós-reunião do STS...14 Neste Guia Fácil você encontrará alguns exemplos de tabelas que podem apoiá-lo na organização do seu STS. Como Consultor Independente, você pode coordenar seu evento conforme julgar apropriado. Mas, caso queira, imprima ou tire uma cópia das tabelas aqui contidas para apoiá-lo. Fique à vontade para adaptar este material de acordo com as suas necessidades. Exemplo de Relatório de Despesas Relatório de Despesas de Treinamento sem fins lucrativos Nome do Evento Data do Evento Localização do Evento Descrição do Evento Tipos de despesas Descrição Detalhada Custo Aluguel do Local Alimentos e Bebidas Aluguel de Mesas e Cadeiras Staff do local Decoração Flores Aluguel de Equipamentos Audiovisuais e Luz Contratação de Técnicos de Audiovisual Produção Gráfica Serviços de Internet Impressão e Cópias Translado Atrações de Entretenimento Hotel Viagem Fitas/Placas/Brindes/Prêmios Licença e autorização Total em Despesas Renda Venda de Convites A (Por exemplo: antecipado) Venda de Convites B (Por exemplo: venda regular) Todos os recibos relacionados a despesas e a ganhos devem ser mantidos por pelo menos 2 anos ou pelo período que a legislação local requisitar. A Herbalife se reserva o direito de requerer este relatório e os documentos a ele relacionados. Para itens não listados, utilizar as linhas adicionais. Caso precise de mais espaço utilize folhas anexas, incluindo detalhes suficientes de todos os itens de renda e despesa. Escolha o Local Adesão Prevista Venda Real Dica Preço do Ingresso Receita total Você também pode fazer o download deste relatório no MyHerbalife. Acesse: MyHerbalife.com.br > Meu Escritório >Documentos e Normas > Normas > Ferramentas de Negócio>Relatório de Despesas de Treinamento sem fins lucrativos Local Quantidade de participantes O local escolhido comporta a quantidade de participantes? Estrutura O local escolhido oferece a estrutura necessária para meu evento, como por exemplo, mesas, cadeiras, palco, data show, sistema de som, computador, laptop, local para preparar Shake etc.? Conveniência e Segurança O local escolhido é seguro e de fácil acesso para os convidados? Total de Receitas Sim/Não

3 04 Guia Fácil Checklist para um S TS de sucesso 05 Quem convidar? Quem convidar? Clientes Participantes do seu EVS Consultores Independentes da sua Organização Colegas e conhecidos Vizinhos Pessoas de clubes e associações Pessoas que estudem com você Pessoas que você conhece em festas e eventos sociais Pessoas conhecidas do salão de beleza/cabeleireiros Amigos que se reúnem para praticar esportes nos fins de semana Colegas de trabalho Como convidar? Como convidar Fale com cada pessoa Convide-a para conhecer uma oportunidade de melhorar o estilo de vida e ter uma renda extra sem deixar sua atividade atual Entregue convites personalizados com todas as informações do evento Enfatize que é uma reunião sem compromisso Controle todos os contatos, anotando o que foi conversado com cada um Pegue a confirmação na mesma hora e diga que as vagas são limitadas Mostre-se feliz com cada confirmação Ligue ou mande uma mensagem de texto alguns dias antes do evento como uma forma de lembrete Comportamentos Adequados Sim/Não Pergunte a si mesmo Comportamentos adequados Sim/Não Sou amigável e prestativo? Recebo os convidados em tom cordial e sorrindo? Verifico se todos estão bem acomodados, e coloco-me à disposição para ajudar no que for preciso? Espalho o bom humor com o meu melhor sorriso? Demonstro constantemente uma atitude sem problemas? Realizo discussões relacionadas ao STS sempre fora da reunião principal? Estabeleço um tom positivo Entendo que sou observado constantemente, dentro e fora do palco ou no sempre, no palco e fora dele? exercício das minhas atividades? Sei que mesmo durante os intervalos os participantes observam o que está acontecendo? Minha aparência está impecável? Visto roupas adequadas e sou crítico quanto à minha aparência? Faço sempre meu melhor e presto atenção às apresentações? Nomes Qualquer que seja o meu papel no STS, preparo-me muito bem para ele? Sei que cada tarefa é muito importante para o sucesso do evento? Fico no meu local designado o tempo todo? Quando estou na sala principal assisto a todas as apresentações e corrijo quaisquer interpretações errôneas por parte dos participantes quando sou questionado por eles? Roteiro para reconhecimentos Depoimento sobre uso dos produtos Olá, meu nome é, tomo os produtos Herbalife há (dias, meses, anos). Antes da Herbalife: Eu pesava quilos e usava tamanho. (história de controle de peso) Eu sentia (falta de disposição etc. Lembre-se: nunca mencione doenças) Comecei a usar os produtos Herbalife conforme os rótulos, a ter uma alimentação equilibrada e a praticar exercícios físicos e agora... Eu me sinto (melhor, mais disposto etc.) Tenho mais (disposição, ânimo etc.) Passei do tamanho para Reduzi quilos Ao compartilhar depoimentos sobre o uso dos produtos: 1. Mostre as respectivas salvaguardas 2. Só fale o que pode ser comprovado 3. Seja verdadeiro e baseie-se nas informações dos rótulos dos produtos e dos materiais oficiais da Herbalife 4. Mostre suas fotos de antes e depois 5. Faça uma referência à alimentação balanceada e à prática de atividades físicas 6. Não faça referência entre a quantidade de peso que reduziu/ganhou e o tempo que isso aconteceu; afinal, controle de peso é uma característica individual Depoimento sobre ganhos com o próprio negócio Olá, meu nome é, desenvolvo meu negócio na Herbalife há (dias, meses, anos). Antes do negócio Herbalife: Eu era (ocupação). Estava insatisfeito com (meus ganhos, meu estilo de vida) Conheci o negócio Herbalife... Há (dias, semanas, meses, anos) Comecei a desenvolvê-lo em (tempo parcial, tempo integral) Em razão da minha dedicação, hoje eu tenho (mais qualidade de vida, mais tempo para a família, condições de pagar um estudo melhor para meus filhos etc.) Ao compartilhar depoimento sobre os ganhos com o negócio: 1. Mostre as respectivas salvaguardas 2. Só fale o que pode ser comprovado 3. Seja verdadeiro e mostre referências, se for necessário 4. Informe o tempo e a dedicação aplicados ao negócio 5. Mostre a Declaração de Ganho Médio Bruto pago pela Herbalife aos Consultores Independentes no Brasil 6. Mostre fotos que representem o estilo de vida (viagens, família, atividades físicas etc.) 7. Se desejar mostrar fotos de casa, carro ou cheque, elas devem: Estar vinculadas ao estilo de vida. Por exemplo: A família dentro do carro, a família jogando baralho na sala da casa, o valor recebido em cheque para pagar o estudo dos filhos. Estar acompanhadas das respectivas salvaguardas de ganhos. Apresentações Apresentações Utilizo as apresentações oficiais da Herbalife? Faço sempre minhas apresentações de acordo com as Normas? Utilizo sempre as informações de salvaguarda exigidas pela Norma? Utilizo somente fontes oficiais como rótulos de produtos, catálogos, guia de produtos e informações disponíveis no falar sobre produtos Herbalife? Sim/Não

4 06 Guia Fácil Checklist para um S TS de sucesso 07 Exemplo de Programação S TS I Horário Início Fim Tempo Tema 07:00 08:30 1h30min Montagem 08:30 09:00 30 min Reunião Equipe Mundial e Equipe TAB 09:00 09:05 05 min Abertura das Portas 09:05 09:10 05 min Música (encerra com Simple the Best) 09:10 09:15 05 min Vídeo de Abertura 09:15 09:25 10 min MC: Abertura 09:25 10:10 45 min Descubra Herbalife + Produtos + Depoimentos de Produtos 10:10 10:15 05 min Vídeo 10:15 10:20 05 min Avisos 10:20 11:20 1 hora Plano de Vendas e Marketing 11:20 11:25 05 min MC: Aviso para intervalo Shake 11:25 11:55 30 min Intervalo Shake 11:55 12:00 05 min Vídeo 12:00 12:15 15 min MC: Reconhecimento Shake/História e Ética 12:15 13:00 45 min Administrando seu negócio 13:00 13:05 05 min Aquecer a sala para o convidado VIP 13:05 14:05 1 hora Convidado VIP Fechamento 14:05 14:10 05 min Agradecimentos finais Evento 14:10 14:40 30 min Intervalo 14:40 16:25 1h45min Sessão Especial Sup e 500PPV 16:25 16:30 05 min Agradecimentos finais Exemplo de Programação S TS II Horário Início Fim Tempo Tema 07:30 08:30 1 hora Montagem 08:30 08:55 25 min Pré-evento SUPERVISORES 08:55 09:00 05 min Abertura das portas e Simply the best 09:00 09:05 05 min Video 1 e entrada dos MCs e palestrantes 09:05 09:15 10 min Boas-vindas 09:15 09:30 15 min Por que Herbalife + História do MC1 09:30 10:10 40 min Produtos e nutrição 10:10 10:25 15 min Painel Top Resultado Produto 10:25 10:55 30 min Como transformar seu resultado em negócio 10:55 11:55 1 hora Plano de Marketing 11:55 12:00 05 min Promover a parte da tarde + Próximo STS 12:00 12:15 15 min Intervalo - SHAKE, SHAKE, SHAKE 12:15 12:20 05 min Simply the Best 12:20 12:30 10 min História MC2 + Ética 12:30 12:35 05 min Esquentar a sala para o VIP 12:35 13:35 1 hora Convidado VIP 13:35 13:45 10 min Promoções 13:45 13:55 10 min Promoção do Próximo STS 13:55 14:00 05 min Avisos finais e agradecimentos 14:00 14:30 30 min Intervalo + foto com VIP 14:30 15:45 1h15min Workshop Supervisores 15:45 16:00 15 min Promoções 16:00 Encerramento 16:00 16:30 30 min Desmontagem, Reunião TABS e Organização Responsável Palestrante Responsável Palestrante Montando uma equipe Função Responsabilidade Responsável Coordenador- Geral Líder de equipe Produção Recepção e registro Som, Imagem e iluminação Palco Apoio do Salão Coordenador de tempo Alimentos e Bebidas Apoio aos palestrantes Palestrantes Mestre de cerimônias Determinar data, local, número de participantes estimado. Fazer levantamento completo dos custos e os orçamentos e estipular o valor do investimento para os participantes (que deve ser condizente apenas para cobrir o orçamento do evento e similar ao custo dos demais STSs). Seguir o planejamento financeiro, coordenando todas as despesas e as receitas com a venda de convites. Garantir que o evento se sustente financeiramente, entre outros. Garantir que as tarefas designadas para suas equipes sejam desempenhadas de forma profissional e em tempo adequado para o bom andamento do evento. Ter atitude prestativa e estar pronto para ajudar os membros da equipe, além de servir como organizador do grupo. Organizar cadeiras, mesas, decoração, banners, mesa de produtos e utensílios do banheiro. Ser o elo entre os líderes e os responsáveis pelo local do evento (hotel/centro de convenções) interagindo com os funcionários do local para assegurar que as necessidades dos convidados sejam atendidas. Coordenar todo o processo de registro dos convidados e Consultores Independentes. Assegurar que o processo de recepção e registro seja agradável a todos os participantes; Dar as boas-vindas aos participantes com um sorriso muito amigável. Fazer a montagem dos equipamentos e garantir que tudo esteja funcionando no horário combinado. Certificar-se de ter todas as apresentações, músicas e vídeos de acordo com o script. Estar atento durante o evento para transmitir as informações ao palco. Fazer a montagem de sua área atrás do palco, com copos, água e Bebidas Herbalife para oferecer aos palestrantes e dar todo apoio de palco para os palestrantes. Verificar se há lugares em número suficiente e adequado, com boa visibilidade do palco e do telão. Coordenar a abertura das portas e a entrada e saída dos convidados. Instruir os convidados em caso de dúvidas quanto ao local do Shake, toaletes, assentos livres, etc. Escolher uma posição favorável para, de forma discreta, mas visível, mostrar aos mestres de cerimônias e palestrantes o tempo que lhes resta. Comunicar-se com o coordenador de palestrantes toda vez que os horários não estiverem alinhados com o roteiro do evento para receber instruções e efetuar ajustes. Ficar atento ao cronograma para estar a postos no intervalo de Shakes. Preparar e servir os Shakes nos intervalos. Garantir a limpeza da cozinha ou local de preparo. Manter contato com cada palestrante. Receber as apresentações com antecedência. Verificar qual é a música que cada um quer que toque no momento de sua entrada. Controlar o tempo das apresentações e atualizar os horários aos coordenadores de tempo em caso de atrasos. Coordenar as apresentações do palestrante com o mestre de cerimônias. Preparar a sua apresentação com base na sua experiência e conhecimento do negócio Herbalife. Motivar os participantes e fazer com que todos se sintam bem e queiram fazer parte da Herbalife. Estabelecer sempre um bom exemplo do que um líder Herbalife representa. Familiarizar-se com as responsabilidades do palestrante. Acompanhar as apresentações e o cronograma do evento para saber qual seu horário de subir ao palco. Ser claro e objetivo e falar com motivação e alegria. OBS: O mestre de cerimônias, antes de tudo, também é um palestrante, e todas as responsabilidades do palestrante se aplicam aos mestres de cerimônias.

5 08 Guia Fácil Checklist para um S TS de sucesso 09 Responsabilidades do Coordenador-Geral Responsabilidades da Equipe de Produção Coordenador-Geral: Estabelecer com a liderança local os critérios e o processo para a escolha dos palestrantes e do Mestre de Cerimônias. Observação: O MC e os palestrantes são geralmente selecionados pelas equipes locais de liderança. A tarefa do coordenador é assegurar que isso seja feito em tempo hábil. Sugestão: Para dar maior oportunidade de participação em palco, utilize MCs que não sejam da mesma Organização ou parceiros no negócio. Elaborar um orçamento do evento. Determinar data, local, número de participantes estimado, custo para os participantes (que deve ser condizente apenas para cobrir o orçamento do evento e similar ao custo dos demais STSs). Registrar seu evento no myherbalife.com.br Administrar bem os recursos do evento e ter transparência em relação à sua utilização. Negociar com fornecedores. Escolher, organizar e treinar os coordenadores de equipe (Obs.: Algumas atividades podem ser exercidas em simultaneidade com outras. Verifique a disponibilidade e o interesse das equipes em participar de mais de uma atividade quando possível. Exemplo: Os responsáveis pelo salão podem ser úteis na coordenação do tempo). Marcar reuniões periódicas (que podem ser feitas por telefone, Skype, Webex ou presencialmente) com os líderes de equipe para obter relatórios de progresso de cada grupo. Certificar-se de que todos os membros da equipe tenham a agenda do STS no dia. Estar disponível para ajudar quaisquer equipes que precisem. Ajustar os horários e as tarefas das equipes, conforme necessário, para melhorar a qualidade do STS. Acompanhar o progresso e o sucesso do STS para implementar mudanças e melhorias. Fazer uma reunião no final do STS com todos os palestrantes, líderes de equipe e a liderança local. Reconhecer o bom trabalho e agradecer à equipe. Responsabilidades dos Líderes de Equipe Calcular o número de pessoas necessárias para desempenhar cada atividade. Conseguir uma ou duas pessoas que sirvam de backup no caso de algum membro da equipe ficar doente ou não estar disponível no último minuto. Coordenar a preparação e a disponibilidade de todos os materiais necessários para a boa execução das atividades da equipe. Reunir-se com a equipe para descrever e orientar sobre a maneira de desempenhar cada atividade. Estabelecer a hora de chegada e o tempo limite para a execução das atividades. Chegar cedo para encontrar-se com a equipe e verificar se tudo está em ordem. Certificar-se de que todos os materiais e recursos necessários para a execução do trabalho da equipe estejam disponíveis. Organizar e coordenar as atividades da equipe. Estar disponível durante o STS para dar apoio aos membros da equipe. Ajudar a desmontar e empacotar todos os materiais utilizados no desempenho das atividades da equipe. Reconhecer o bom trabalho e agradecer à equipe. Transmitir ao coordenador-geral uma avaliação sobre eventuais desafios e o desempenho das atividades. Estar preparado para fazer sugestões de melhoria durante a reunião após o STS. Líder da Equipe de Produção: Fazer uma reunião com o coordenador-geral para determinar o local do STS. Ser o elo entre os líderes e os responsáveis pelo local do evento (hotel/centro de convenções). Interagir com os funcionários do local do evento para assegurar que as necessidades dos convidados sejam atendidas. Organizar a infraestrutura física do STS, incluindo assentos especiais com mesas na frente do palco para a Equipe Tab. Logo após, assentos para os Membros da Equipe Mundial e os materiais que serão utilizados pelos convidados, apoio para convidados com necessidades especiais tais como cadeirantes etc. Ajudar na organização, preparação e checagem dos equipamentos. Durante toda a reunião, ficar atento para se certificar de que as tarefas de apoio estão sendo desempenhadas. Dar apoio aos membros das equipes, conforme necessário. Fazer anotações sobre a qualidade das atividades desempenhadas durante o STS e estar preparado para fazer sugestões de melhoria durante a reunião após o STS. Informar a qualidade do local e o serviço prestado pelos funcionários do hotel/centro de convenções e sobre qualquer questão ligada ao desenvolvimento dos trabalhos das equipes. Responsabilidades da Equipe de Recepção e Registro Líder da Equipe de Recepção e Registro: Coordenar o registro dos convidados e Consultores Independentes, assegurando que o processo seja agradável a todos os participantes. Vestir-se de modo profissional, transmitindo aos convidados uma boa imagem como Consultor Independente Herbalife. Chegar uma hora e meia antes do início do evento. O registro deverá começar uma hora antes do evento. Garantir que sempre tenha alguém controlando as portas de acesso ao evento. Dar as boas-vindas aos participantes com um sorriso muito amigável. Certificar-se de que o espaço e as mesas na área de registro são suficientes. Seguir o sistema de registro preestabelecido. Não discutir durante o registro. Estabelecer um sistema de revezamento durante o evento para que sempre haja um membro da equipe de registro disponível para registros de última hora e/ou esclarecimento de dúvidas aos participantes. Encaminhar os participantes aos responsáveis da Equipe de Apoio do Salão. Manter uma caixa de achados e perdidos. Ter todas as informações necessárias para garantir o bem-estar dos participantes. Estar preparado para responder sobre os horários de início e término do evento, horários de intervalo, área de primeiros socorros no local do evento e toaletes mais próximos. Manter todos os livros de registro de convidados organizados e à disposição, caso sejam solicitados. Conduzir os participantes que chegarem atrasados para um assento livre de acordo com o local indicado pela Equipe de Apoio do Salão. Verificar com a equipe de registro quais serão os modelos de carimbos, crachás, adesivos e/ou pulseiras para as sessões do dia, se e quando houver.

6 10 Guia Fácil Checklist para um S TS de sucesso 11 Responsabilidades da Equipe de Som, Imagem e Iluminação Líder da Equipe de Som, Imagem e iluminação: Verificar se a iluminação é suficiente para os participantes fazerem anotações. Verificar a localização dos interruptores da iluminação para que possa apagá-las durante apresentação dos vídeos. Montar o display com produtos Herbalife em uma ou duas mesas ao lado esquerdo e/ou direito do telão. Colocar os banners no palco e/ou plantas, se e quando houver. Após o evento, desmontar e guardar banners e display. Manter a iluminação no palestrante. Certificar-se de que a música ou o vídeo estejam preparados antes de abrir as portas. Obs.: Sempre deverá haver alguém controlando as portas de acesso ao evento. Fazer a montagem e verificar a qualidade do som e do equipamento audiovisual. Testar todos os sistemas de áudio, microfones, multimídia e DVD, bem como os CDs e DVDs. Escolher música de boa qualidade e colocá-la em volume adequado para cada ocasião. Sempre deve haver música tocando quando as portas forem abertas; durante os intervalos; quando um palestrante estiver subindo ou descendo do palco; quando os Consultores que forem dar depoimentos estiverem subindo ou descendo do palco; durante aplausos e até que 90% da sala tenha sido esvaziada ao fim do dia. Evitar músicas que geram polêmicas ou que possam ofender. Exemplo: músicas com letras que possam ofender alguma crença ou grupos minoritários, que expressam preconceito ou cujas letras tenham palavrões ou apelo sexual inadequados para uma reunião de negócios. Começar na hora certa! Tocar "Simply the Best" no início do evento e no horário de retorno depois dos intervalos ou da hora do Shake. Estar sempre a postos para colocar a música. Explicar o funcionamento do equipamento (microfone, multimídia, laser point) ao palestrante. Trocar as baterias dos microfones sempre que necessário e manter baterias extras carregadas em caso de emergência. Responsabilidades da Equipe de Palco Líder da Equipe de Palco: Fazer a montagem de uma área atrás do palco com copos, água e Bebidas Herbalife para oferecer aos palestrantes, mestre de cerimônias, convidado VIP etc. Trocar o copo do palestrante a cada mudança de palestrante. Explicar o funcionamento do equipamento (microfone, multimídia, laser point) ao palestrante. Oferecer caneta para autógrafos e ficha para as anotações do palestrante. Dar apoio aos reconhecimentos (providenciar flores, certificados, pins, medalhas etc.). Responsabilidades da Equipe de Apoio do Salão Líder da Equipe de Apoio do Salão: Verificar se a iluminação é suficiente para os participantes fazerem anotações. Verificar o ar-condicionado e a temperatura da sala durante o dia, cuidando para que a temperatura esteja ambiente, ou seja, nem muito frio e nem muito quente a ponto de incomodar os participantes. Disponibilizar copos, água e Bebidas Herbalife na mesa do palestrante e tabuladores. Verificar se há lugares em número suficiente e adequado com boa visibilidade do palco e do telão. Dar preferência a adicionar cadeiras quando necessário, em vez de deixá-las vazias. Ter cadeiras extras no fundo da sala, para serem utilizadas caso seja necessário. Verificar a distância entre o palco e as primeiras filas de cadeira dos participantes. O palco não deve estar a mais de dois metros da primeira fila. Havendo disponibilidade, colocar mesas redondas para a Equipe Tab ou para a Equipe de Milionários em frente ao palco. As portas devem ser abertas 15/30 minutos antes do evento. Reservar lugares na frente para os membros da Equipe TAB e demais Consultores Independentes que estarão na reunião de liderança se acomodarem adequadamente. Recomendar que os coordenadores, líderes e equipe de apoio sentem ao fundo da sala para que possam se locomover com facilidade sem gerar distrações. Quando possível, reservar um espaço de apoio para os palestrantes no fundo do palco. Por se tratar de uma área de trabalho, somente devem ficar ali o coordenador-geral, o coordenador de palestrantes, o MC do dia e o próximo palestrante a entrar no palco. Ser amigável, prestativo e dar as boas-vindas a todos os participantes. Conduzir os participantes que chegarem atrasados para um assento livre. Cinco minutos antes do fim do intervalo, comece a convidar os participantes a retornar para a sala. Encaminhar achados e perdidos à área de registro. Ficar atento a grupos de conversas paralelas que se formam eventualmente no fundo da sala ou à porta, gerando distrações. Peça gentilmente que as pessoas voltem aos seus lugares, em respeito ao palestrante e ao objetivo principal de sua participação no evento. Verificar periodicamente a qualidade dos materiais nos toaletes e suas condições de limpeza, trocando e repondo itens sempre que for necessário. Ter todas as informações necessárias sobre horários de início e término do evento, horários de intervalo, área de primeiros socorros no local do evento e toaletes mais próximos para garantir o bem-estar dos participantes. Caso verifique que um participante está agindo de maneira inadequada, aproxime-se de maneira cordial, explique a fundamentação do comportamento esperado e sempre parta do princípio de que a pessoa está agindo sem a intenção de prejudicar o bom andamento do evento. Importante: caso surja um clima de animosidade entre você e o participante, evite discussões; peça auxílio a alguém da equipe que não tenha participado da discussão e afaste-se para que o relacionamento cordial possa ser restabelecido.

7 12 Guia Fácil Checklist para um S TS de sucesso 13 Responsabilidades da Equipe de Coordenação de Tempo Líder da Equipe de Coordenação de Tempo: Apresentar-se aos mestres de cerimônias e palestrantes. Escolher uma posição favorável para, de forma discreta, mas visível, mostrar aos mestres de cerimônias e palestrantes o tempo que lhes resta. Comunicar-se com o coordenador de palestrantes toda vez que os horários não estiverem alinhados com o roteiro do evento para receber instruções e efetuar ajustes. Certifique-se de ter um substituto se precisar se ausentar da sala. Preparar os cartões de tempo para o evento (em LETRAS GRANDES) FIM Responsabilidades da equipe de Alimentos e Bebidas Líder da Equipe de Alimentos e Bebidas: Familiarizar-se com a sua atividade e verificar se tem todos os ingredientes e equipamentos necessários para o preparo dos Shakes. Ficar atento ao cronograma para estar a postos no intervalo de Shakes. Verificar se as mesas para os Shakes estão montadas uma hora antes do intervalo de Shakes. Garantir que os Shakes tenham boa aparência e sejam preparados de acordo com as instruções do rótulo. Sair da sala com antecedência para ter tudo pronto na hora do intervalo. Se houver outros intervalos, verifique sempre se todos os ingredientes e equipamentos necessários estão prontos para o preparo dos Shakes. Estar sempre com a higiene pessoal impecável. Responsabilidades do Mestre de Cerimônias Mestre de Cerimônias: Familiarizar-se com as responsabilidades do palestrante. O mestre de cerimônias, antes de tudo, também é um palestrante, e todas as responsabilidades do palestrante se aplicam aos mestres de cerimônias. Entender que é uma honra apresentar um palestrante convidado e chamá-lo ao palco. Dar aos participantes algumas informações sobre o palestrante (mas fique atento para não contar a história do palestrante) e o tema do treinamento. Certificar-se de ter as informações corretas sobre a pessoa que estará apresentando. Estar sempre em contato com o coordenador de palestrantes e ficar na sala durante todo o tempo para que, se necessário, possa intervir no palco. Verificar quem é o palestrante seguinte e dar-lhe algumas palavras de motivação. Ser o melhor exemplo para todos os palestrantes. Responsabilidades dos Palestrantes Palestrante: Declinar o convite para fazer a palestra se não se sentir apto a fazê-lo (exemplo: dar treinamento sobre uma Ferramenta que nunca utilizou ou se não estiver atingindo a pontuação mínima no mês anterior ao treinamento. Participar da conferência telefônica para palestrantes e/ou estar presente nas reuniões dos palestrantes. Preparar a sua apresentação com base na sua experiência e conhecimento do negócio Herbalife. Tente fazer da sua apresentação um reflexo da sua personalidade. Você poderá utilizar uma lista de convidados, outro palestrante, ou ainda fazer toda a apresentação, dependendo do assunto. Certificar-se de que a sua apresentação segue as normas de conduta da Herbalife e que está de acordo com as práticas éticas do negócio. Exemplo: folhetos adequados às normas, Plano de Marketing conforme escrito etc. Utilizar sempre os slides de salvaguardas em suas apresentações. Reforçar sua posição de fazer parte da Equipe de Consultores Independentes Herbalife abstendo-se de destaques ou de reconhecimentos ao seu próprio grupo. Fazer com que todos se sintam parte da Herbalife. Vestir-se sempre com elegância e ter comportamento profissional; palavrões e comportamentos arrogantes ou egocêntricos não são adequados no palco. Nunca falar além do seu tempo todos os palestrantes têm informação valiosa para compartilhar. Estabelecer sempre um bom exemplo do que um líder Herbalife representa. A sua responsabilidade não termina quando acaba a sua apresentação. Empregar o conceito sem problemas. Concentre-se nos fatos, não nas emoções. Construir um conceito de equipe. Como palestrante, você está lá como um líder para fornecer soluções. Exemplo: a sala está muito quente ou fria, é pequena sem problemas! Seja positivo! Deixar os aspectos de sua personalidade em casa. Como treinador, você é parte da equipe. Os membros da equipe podem não ter a mesma opinião, mas devem ter respeito mútuo. Oferecer, sempre que possível, ajuda em outras funções, além de palestrar. Se todos nós ajudarmos uns aos outros, atingiremos o nosso objetivo pessoal mais rapidamente. Prestar atenção às apresentações dos outros palestrantes para que em sua hora de palestrar você continue seguindo o fluxo de apresentações e evitar falar ou palestrar assuntos duplicados ou que já tenham sido apresentados. Ser amável e gentil, estar sempre pronto para tirar fotos com todos que solicitarem. Veja abaixo alguns lembretes e cuidados necessários à sua aparência: Homens: Roupas adequadas (verificar com o organizador a necessidade de vestir paletó, gravata e sapatos sociais) Cabelos penteados Barbeados Unhas e mãos limpas Mulheres: Observar o comprimento de saias/vestidos Observar decotes e transparências Cabelos arrumados Unhas tratadas Maquiagem

8 14 Guia Fácil Checklist para um S TS de sucesso 15 Responsabilidades da Equipe de Apoio aos Palestrantes Líder da Equipe de Apoio aos Palestrantes: Ambientalizar os palestrantes convidados, inclusive o palestrante VIP, e apresentar os pontos fortes e fracos da região, deixando claro qual o foco a ser dado em sua apresentação. Coordenar as apresentações dos palestrantes com as do mestre de cerimônias. Verificar se o STS terá um palestrante para cada parte da agenda e providenciar apoio a todos os que estiverem palestrando. Comunicar a todos os palestrantes a agenda final e os horários alocados para suas apresentações. Com antecedência, certificar-se de que o material de treinamento seja compartilhado com o palestrante e vice-versa. Organizar uma reunião com antecedência com todos os palestrantes do STS: a participação dos palestrantes e do coordenador nesta reunião é muito importante para o sucesso do evento. Certificar-se que a história do palestrante, a música selecionada por ele e sua apresentação sejam entregues aos operadores de som e imagem. Ser flexível quando o palestrante convidado VIP for um membro da Equipe de Presidentes ou um palestrante corporativo vindo de outra cidade. Checar e informar aos palestrantes o telefone para contato do responsável por seu transporte e as informações sobre hotel e agenda do evento. Estar disponível para o contato do palestrante e dar-lhe apoio na preparação de sua apresentação. Assistir a todas as apresentações para verificar se todos os tópicos que deveriam ser abordados foram cobertos. Fazer ajustes com o mestre de cerimônias e/ou próximo palestrante caso algum ponto precise ser integrado ao treinamento. Quando necessário, providenciar tradução. Certificar-se de que cada palestrante esteja vestido adequadamente e com bóton antes de subir ao palco. Anotações Pós-reunião do S TS Coordenador-Geral: Observações Reunir todos os coordenadores e fazer um levantamento de tudo o que foi positivo e negativo. Reconhecer a participação de todos os membros da equipe e principalmente os novos que estão participando da reunião pela primeira vez. Reconhecer todos os colaboradores e palestrantes, trazendo pontos positivos da atuação de cada um durante o STS. Celebrar as conquistas e ajustar os desafios para os próximos eventos. Analisar a quantidade de participantes, de novos clientes e Consultores Independentes e de vendas de produtos. Incentivar que todos contribuam com dicas de melhorias de forma construtiva. Verificar quais os temas e atividades que os participantes da reunião gostariam de desenvolver no próximo STS. Verificar com os participantes quem serão os próximos líderes e coordenadores do próximo STS. Iniciar a seleção dos palestrantes para o próximo STS, que podem ser indicados pelos demais e aprovados por todos.

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