Introdução - O MS-PROJECT - O QUE O MS-PROJECT PODE FAZER - CARACTERÍSTICAS DO MS-PROJECT - RECURSOS DO AMBIENTE WINDOWS Iniciando o MS-Project - OS MODOS DE EXIBIÇÃO DO MS-PROJECT - PRINCIPAIS MODOS DE EXIBIÇÃO PARA TAREFAS - PRINCIPAIS MODOS DE EXIBIÇÃO PARA RECURSOS - COMEÇANDO A TRABALHAR COM O MS-PROJECT - COMO SALVAR UM PROJETO - DEFININDO O CALENDÁRIO DE TRABALHO - TRABALHANDO COM O ORGANIZADOR Criando a Lista de Atividades - LISTANDO AS ATIVIDADES NO GRÁFICO DE GANTT - EDITANDO A LISTA DE ATIVIDADES - DEFININDO AS DURAÇÕES DAS ATIVIDADES - CRIANDO MARCOS - CRIANDO TAREFAS RECORRENTES Iniciando o Planejamento - ENTENDENDO O RELACIONAMENTO ENTRE AS TAREFAS - ESTABELECENDO DEPENDÊNCIAS ENTRE AS TAREFAS - REMOVENDO VÍNCULOS ENTRE AS TAREFAS - ENTENDENDO A DIVISÃO DAS TAREFAS - TRABALHANDO COM RESTRIÇÕES DE TAREFAS - IMPRIMINDO O PLANEJAMENTO INICIAL Trabalhando com outras Visualizações - USANDO O CALENDÁRIO - USANDO O DIAGRAMA DE REDE - ADICIONANDO TEXTOS E DESENHOS LIVRES AO DIAGRAMA DE REDE Conhecendo mais sobre o MS- Project - ENTENDENDO AS TAREFAS CRÍTICAS - IDENTIFICANDO TAREFAS NO CAMINHO CRÍTICO - CONHECENDO OS TIPOS DE TAREFAS Atribuindo Recursos e Custos - DEFINDO RECURSOS - DEFININDO CUSTOS - CRIANDO UMA LISTA DE RECURSOS - ATRIBUINDO RECURSOS ÀS TAREFAS - ATRIBUINDO CUSTOS AOS RECURSOS E TAREFAS Usando Recursos de forma Eficiente - USO PARCIAL DO RECURSO - CONHECENDO OS PERFIS DE RECURSOS - OTIMIZANDO TAREFAS COM RECURSOS SUBUTILIZADOS - AJUSTANDO TAREFAS COM RECURSOS SUPERALOCADOS 1
Visualizando as Informações Desejadas - TIPOS DE MODOS DE EXIBIÇÃO - TIPOS DE TABELAS - UTILIZANDO FILTROS - CRIANDO OU EDITANDO UM MODO DE EXIBIÇÃO, UMA TABELA, OU UM FILTRO Melhorando a Aparência do Planejamento - INTRODUÇÃO - FORMATANDO TEXTOS DE PLANILHAS - FORMATANDO BARRAS DE GANTT - FORMATANDO ESCALAS DE TEMPO - FORMATANDO LINHAS DE GRADE - FORMATANDO UM GRÁFICO DE GANTT AUTOMATICAMENTE Imprimindo o Planejamento e Relatórios - O QUE SE PODE IMPRIMIR - IMPRIMINDO OS MODOS DE EXIBIÇÃO E OS RELATÓRIOS - IMPRIMINDO COLUNAS EM PLANILHAS Definindo Linha de Base e Caminho Crítico - INTRODUÇÃO - VERIFICANDO NOVAMENTE O PLANEJAMENTO - DEFININDO UMA LINHA BASE - ALTERANDO AS INFORMAÇÕES DA LINHA DE BASE - DEFININDO O CAMINHO CRÍTICO Controlando e Atualizando o Planejamento - INTRODUÇÃO - INSERINDO DATAS DE INÍCIO E TÉRMINO - INSERINDO A DURAÇÃO REAL DE UMA TAREFA - INDICANDO O ANDAMENTO DE UMA TAREFA COMO PORCENTAGEM - ATUALIZANDO O TRABALHO CONCLUÍDO DE UMA TAREFA - ATUALIZANDO O TRABALHO REAL DE CADA RECURSO -ATUALIZANDO OS CUSTOS REAIS PARA UMA ATRIBUIÇÃO DE RECURSOS - ATUALIZANDO OS CUSTOS REAIS DOS MATERIAIS - ATUALIZANDO OS CUSTOS REAIS DIRIAMENTE - REAGENDANDO O TRABALHO NÕ CONCLUÍDO - COMPARANDO OS DADOS REAIS E OS DADOS DA LINHA BASE Trabalhando com vários Projetos - INTRODUÇÃO - CONSOLIDANDO PROJETOS 2
Introdução - O MS-PROJECT O MS-Project, da Microsoft, é um dos mais populares entre os programas atualmente existentes. A principal característica deste programa sempre foi a facilidade de uso, por isso foi atraindo cada vez mais simpatizantes, mesmo em empresas que também utilizavam outros softwares mais poderosos para a mesma finalidade. Com o passar do tempo, a Microsoft foi tornando-o cada vez mais poderoso e, atualmente, ele já rivaliza com os melhores programas existentes. Seu aspecto visual, constituído de um conjunto de planilhas e gráficos que permitem muita facilidade de manuseio, continua imutável. - O QUE O MS-PROJECT PODE FAZER? O MS-Project pode ajudar a controlar projetos que podem ser simples como a programação de uma viagem até projetos mais complexos como a construção de um edifício ou a montagem de uma empresa. Este controle permite acompanhar o progresso de cada uma das atividades que serão realizadas no projeto, facilitando a previsão de situações de riscos e imprevistos. Outra vantagem é o controle dos recursos, pois a partir de determinadas informações é possível saber se existem recursos com uma carga excessiva de trabalho e então fazer as alterações necessárias para que este fator não gere problemas ao projeto. Ele permite gerar uma gama de relatórios e gráficos para que seja possível comunicar a outros participantes, direta ou indiretamente ligados ao projeto, dados relacionados ao custo e datas dentro do mesmo. O MS-Project também permite uma interação com os programas do Microsoft Office. Por exemplo, é possível adicionar um gráfico gerado no Excel ao projeto. - CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DO MS-PROJECT Dentre os inúmeros recursos que o programa oferece, no que se refere a aspectos de gerenciamento de projetos, destacam-se: Geral Baseia-se no modelo diagrama de rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele não trabalha com diagrama de setas, muito popular em programas na década de sessenta, mas totalmente superados. Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Aceita relações de precedências entre tarefas do tipo Fim- Início, Início- Início, Fim- Fim e Início-Fim. Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras. 3
Permite estabelecer níveis hierárquicos por meio de tarefas de resumo. Este aspecto é muito útil na Estrutura de Decomposição do Trabalho. Permite uso de subprojetos. Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas. Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios relatórios. Tempo (datas e folgas) O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opção pode ser desativada caso conveniente. Permite a definição de semana de trabalho, expediente de trabalho e feriados. O cálculo da rede pode ser feito do início para o fim ou do fim para o início. Permite o uso de datas programadas para as tarefas. Permite o uso do modelo probabilístico. Recursos Os recursos são ligados diretamente às tarefas. Existem dois tipos de recursos: trabalho (pessoal ou equipamento) e material. Permite redistribuição de recursos manual ou automática. Custos Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou de custos dos recursos. - RECURSOS DO AMBIENTE WINDOWS Por estar inserido no ambiente Windows, o MS-Project é favorecido pelos recursos que este ambiente oferece. Formatações: permite as modificações que desejar para Fonte, Estilo de Fonte, Tamanho e Cor. Botão direito do Mouse: permite acessar painéis de comandos diretamente relacionados com a posição do cursor. A figura abaixo segue como exemplo: 4
Barras de Ferramentas: o MS-Project possui diversas barras de ferramentas que contêm grupamentos de ícones referentes aos comandos mais usados pelo usuário. Para visualizar todas as opções de barras de ferramentas, clique em Exibir + Barra de Ferramentas ou clique com o botão direito do mouse em cima de qualquer barra de ferramentas. Exemplo: Ajuda (Help): uma função muito útil, que foi desenvolvida em hipertexto (tudo que aparece em azul pode ser expandido clicando-se em cima). Ao se acionar a função Ajuda, surge uma homepage a partir da qual é possível acessar todas as outras as páginas de Ajuda. Dentre as funções de Ajuda merecem destaque: Conteúdo e índice: o Conteúdo: Informações agrupadas por assunto. o Índice: Pesquisa por palavra chave. o Assistente de Resposta: consulta aberta. Introdução: Verdadeiros cursos sobre diversos tópicos do programa. O que é isto?: Sempre que se clicar no ícone mostrado ao lado e se arrastar o cursor até um ponto da tela sobre o qual existe uma dúvida, o programa exibirá uma caixa com explicações sobre aquele ponto. Office na Web: informações sobre como usar os recursos de Internet e Intranet. 5
Iniciando o MS-Project - OS MODOS DE EXIBIÇÃO DO MS-PROJECT Os modos de exibição oferecem várias maneiras de examinar partes das informações sobre o projeto. Alguns modos de exibição mostram a mesma informação porém em formato diferente. Existem duas categorias de modos de exibição: Modo de exibição de tarefas: mostram informações sobre as tarefas definidas no projeto, podendo alterar ou exibir informações sobre a tarefa. Modo de exibição de recursos: mostram informações sobre os recursos, podendo alterar ou exibir informações sobre o mesmo. - PRINCIPAIS MODOS DE EXIBIÇÃO PARA TAREFAS Gráfico de Gantt: É onde são cadastradas e visualizadas as tarefas existentes no projeto. Este modo de exibição mostra graficamente a duração de cada tarefa, numa escala de tempo regulável. Diagrama de Rede: Constitui-se de um fluxograma que representa a dependência entre as tarefas. Ainda conta com informações do tipo Início, Término, Duração e Porcentagem Concluída. Calendário: É um calendário mensal que mostra o que é executado em cada semana do projeto. Possui estreita semelhança com agendas de anotações manuais. Uso da Tarefa: Mostra separadamente as tarefas existentes no projeto e cada um dos recursos alocados para as mesmas onde é possível ajustar a quantidade de trabalho despendida para cada um dos recursos. Gantt de Controle: Modo de exibição similar as Gráfico de Gantt, onde também se visualiza as tarefas existentes com suas informações de duração e precedência, porém é utilizado durante o acompanhamento do projeto. - PRINCIPAIS MODOS DE EXIBIÇÃO PARA RECURSOS Planilha de Recursos: É onde se cadastram os recursos e suas informações. É a partir desta planilha que o Project buscará as informações no que diz respeito a recursos. Gráfico de Recursos: É um gráfico que mostra trabalho e a alocação (e principalmente a superalocação) dos recursos. Este modo mostra informações sobre um único recurso ou um grupo de recursos. Uso do Recurso: Mostra as tarefas designadas a cada recurso e a correspondente carga semanal de trabalho. Além destes modos de exibição, que se destacam como principais, o Project ainda disponibiliza muitos outros em Mais Modos de Exibição, que será ativado conforme a necessidade do usuário. 6
- COMEÇANDO A TRABALHAR COM O MS-PROJECT Definição de Metas, Escopo e Risco Ao se iniciar um projeto, é importante definir um propósito a ser alcançado, ou seja, uma meta. A partir desta definição é possível estimar os recursos necessários e o escopo do projeto, bem como tempo, custo, quantidade e especificações que implicarão na qualidade. O conjunto metas + trabalho necessário para alcançar essas metas representam o escopo do projeto. Outro fator relevante é a análise dos riscos do projeto. Esta análise constitui da percepção de fatores que poderão afetar direta ou indiretamente o tempo e o custo das tarefas definidas no escopo, alterando desta forma o projeto em si. Para Cadastrar Informações Básicas sobre o Projeto: No menu Arquivo, clique em Propriedades; Clique na guia Resumo; Preencha com as informações necessárias, lembrando que estas informações servirão para situar outras pessoas que poderão trabalhar futuramente no projeto. Inserindo Datas de Início ou Término para o Projeto Definindo a data de início do projeto o MS-Project calcula a data de término com base nas informações fornecidas sobre as tarefas (durações e precedências). Há também a opção de se estabelecer uma data de término, onde o programa calculará a data de início. Este processo é chamado de 7
Agendamento Retroativo. Não sendo definida uma data de início ou término, o MS Project utiliza a data atual como data de início. Para definir uma Data de Início ou Término do Projeto: No menu Projeto selecione Informações sobre o Projeto; Na opção Agendar a partir de: escolha Data de Início do Projeto ou Data de Término do Projeto. Escolha na caixa Data de Início ou na caixa Data de Término o dia que o projeto deve começar ou terminar. A caixa Data Atual mostra a data do dia em que o planejamento foi iniciado. A Data de Status é utilizada para efetuar cálculos de valor acumulado. Quando esta é definida como NA, o MS Project usa a data atual como a data de status. - COMO SALVAR UM PROJETO Para salvar os dados fornecidos em qualquer parte do planejamento: Clique em Arquivo e selecione Salvar; Forneça o nome do arquivo; Clique em OK. Salvamento Automático O usuário pode preparar o MS Project para efetuar salvamento automático. Para isto clique em Ferramentas + Opções + Salvar e preencha o campo Salvamento Automático. - O CALENDÁRIO DE TRABALHO Para analisar o que o MS Project chama de Período Útil ou Calendário: Clique em Ferramentas; Selecione Alterar Período Útil. 8
Esta tela permite criar novos períodos de trabalho ou alterar os existentes. O software oferece três opções de período de trabalho ou calendário: padrão, 24 horas e turno noturno. O calendário padrão se baseia nos seguintes dados: A semana útil vai de segunda a sexta-feira; Não há feriados; O dia útil tem os seguintes expedientes de trabalho: o 09:00 às 12:00 o 13:00 às 18:00. As alterações no calendário são muitos simples. Por exemplo, para incluir o sábado como dia de trabalho no calendário padrão, deve-se: Ativar a tela Alterar Período Útil; Clique no botão onde se lê S (sábado). Toda a coluna será destacada. Na seção Definir a(s) data(s) selecionada(s) como, clique em Período Útil não Padrão. - TRABALHANDO COM O ORGANIZADOR O Organizador é uma função do MS-Project que permite que sejam criadas cópias de objetos de um projeto para o outro ou de um projeto para o arquivo Global.mpt (padrão geral para novos projetos). 9
Copiando um Calendário Ferramentas, Organizador; Escolher tabela Calendário; Na caixa de texto Calendários Disponíveis em deverá aparecer o calendário criado para o projeto e o calendário padrão. Selecionar o calendário criado e clicar em Copiar na área central da janela. O calendário será copiado para o arquivo Global.mpt. 10
Criando a Lista de Atividades - LISTANDO AS ATIVIDADES NO GRÁFICO DE GANTT A tabela de entrada do Gráfico de Gantt é igual para a criação e edição das atividades. Esta tabela possui além de Nome da tarefa, Duração, Início e Término, outras colunas que podem ser visualizadas rolando-se a barra de rolagem inferior para a direita como: Predecessoras e Nomes de Recursos. Ainda do lado esquerdo da coluna Nome da Tarefa, estão localizadas as colunas de anotações da tarefa e identificação numérica da tarefa. Definindo a Estrutura dos Tópicos Um projeto é constituído de atividades principais (ou atividades de resumo), que por sua vez são constituídas por subatividades num nível secundário e por outras subatividades num nível terciário, e assim por diante, conforme a EAP. O MS-Project possui um recurso denominado indentação ou recuo, que permite definir a estrutura de tópicos. Assim cada grupo e atividades são precedidos de uma atividade resumo, que engloba suas subatividades. Cada nível seguinte da atividade resumo representa um detalhamento dessa atividade resumo. Esta estrutura permite não só a divisão do projeto em atividades distintas, como também a visualização das atividades resumo e relatórios gerenciais onde é possível, se desejarmos, não apresentar todo o planejamento. Geralmente, a formação da estrutura de tópicos começa com a definição da Atividade Principal que é a atividade resumo de todo o projeto, ou seja, todas as atividades estão subordinadas a ela. A seguir as atividades são divididas em grupos de atividades resumo que englobam várias subatividades e assim por diante. Aplicando Recuos às Atividades Existem vários métodos de aplicar recuos às atividades formando assim a estrutura de tópicos do projeto: Menu Projeto, Estrutura de Tópicos, utilizando as opções de recuo e recuo à esquerda; 11
Usando os botões de recuo à direita e recuo à esquerda da Barra de Ferramentas Formatação; Observação: Quando se aplica um recuo à direita em uma atividade ou em um conjunto de atividades selecionadas, a atividade imediatamente superior se tornará uma atividade resumo. Clicando o ponteiro do mouse sobre a primeira letra do nome da atividade e arrastando à direita ou para a esquerda. Essa função só pode ser aplicada a uma atividade por vez; Clicando no botão direito do mouse na coluna ID e escolhendo as ferramentas de recuo à direita ou à esquerda; Usando ALT+SHIFT+SETA PARA A DIREITA para aplicar recuo à direita, ou ALT+SHIFT+SETA PARA A ESQUERDA para desfazer um recuo à direita. Numerando a Estrutura a Estrutura de Tópicos O MS-Project permite numerar a estrutura de tópicos para que fique idêntica aos tópicos definidos na EAP: Ferramentas, Opções, guia Exibir, ativar a caixa Mostrar número de estrutura de tópicos. - EDITANDO A LISTA DE ATIVIDADES O MS-Project permite editar a lista de atividades como: inserir, limpar, excluir nomes e copiar atividades, bem como utilizar as funções desfazer (undo) e refazer (redo). 12
Desfazendo e Refazendo Alterações Ao revisar a lista de atividades pode-se desfazer somente a última alteração. Para desfazer ou refazer uma alteração: Escolher no menu Edição, Desfazer para anular a alteração, ou clicar no botão desfazer na barra de ferramentas ou ainda CTRL+Z; Escolher no menu Edição, Refazer para refazer a alteração ou clicar no botão refazer da barra de ferramentas ou ainda CTRL+Z. Inserindo, Limpando e Excluindo Atividades Para inserir uma atividade entre outras atividades: Selecionar a célula na linha onde você quer que apareça a nova atividade; Escolher o menu Inserir, Nova Tarefa ou pressione INSERT. Para excluir uma ou mais atividades inteiras siga esses passos: Selecionar uma célula qualquer da atividade ou um conjunto de atividades a ser excluído; Escolher o menu Editar,Excluir Tarefas, ou pressione DELETE. O menu Editar, Limpar oferece várias opções para esse comando, tendo a opção de: Escolher Tudo para excluir o conteúdo e a formatação das células selecionadas; Escolher Formatos para excluir apenas a formatação das células selecionadas (O conteúdo permanecerá intacto); Escolher Conteúdo para excluir somente o conteúdo das células selecionadas; Escolher Anotações para excluir somente as anotações da atividade selecionada; Escolher Hiperlink para excluir qualquer hiperlink ligado à atividade; Escolher Tarefa inteira para excluir todas as células da atividade deixando uma linha em branco. - DEFININDO AS DURAÇÕES DAS ATIVIDADES Quando criar a lista de atividades do seu projeto o MS-Project assume a duração de um dia para cada atividade e insere, na área gráfica do Gráfico de Gantt, uma barra horizontal representativa de cada atividade, no início do seu projeto. Essas durações devem ser alteradas para as durações estimadas de cada atividade. Contudo, é importante entender como o MS-Project aceita e interpreta essas durações. Entendo as Durações das Atividades As durações no MS-Project são medidas em minutos, horas, dias ou semanas, como tempo de trabalho. Uma unidade de tempo de trabalho está limitada pelas horas de trabalho do dia e pela quantidade de dias em que os recursos estão sendo alocados. Assim, Se um projeto que possui 8 horas de trabalho por dia, de 2ª a 6ª feira, uma atividade que consome 24 horas terá a duração de três dias. 13
Entendendo Duração Decorrida Duração decorrida é o tempo que uma tarefa leva para ser concluída considerando um calendário com 24 horas por dia, 7 dias na semana, incluindo dias de folga e feriados. Assim, uma atividade de duração normal de 24 horas levaria apenas um dia para ser concluída (e não três dias, considerando 8 horas/dia). Entendendo a Duração de Atividades de Resumo A duração padrão do MS-Project é dia. Quando for necessário utilizar outra unidade de tempo (que melhor se adapte ao projeto), é necessário digitalas após o número da duração. A seguinte tabela mostra as unidades de tempo e suas abreviações. Unidade Minuto Hora Dia Semana Abreviações m, md h, hd d, dd s, sd Outra maneira para mudar a unidade de duração: Ferramentas, Opções, selecionar na caixa A duração é inserida em a unidade de tempo que deseja utilizar para as atividades do projeto. As durações são inseridas nas subtarefas, desta forma o programa calcula a duração total da atividade de resumo. - CRIANDO MARCOS Marcos são tarefas de duração zero e representam momentos significativos em um projeto, como o término de uma fase, por exemplo. Assim os marcos não representam trabalho, mas um ponto no tempo em que acontece algo importante para o projeto. 14
- CRIANDO TAREFAS RECORRENTES No desenvolvimento de um projeto pode ser que existam tarefas que se repetem regularmente, como por exemplo, reuniões semanais. Para inserir uma tarefa recorrente: Inserir, Tarefa recorrente. O MS-Project mostrará a caixa Informações sobre Tarefas Recorrentes; Na caixa Nome digitar o nome da tarefa recorrente que se deseja inserir; Faça a opção desejada quanto à recorrência; Na área Duração selecione uma data de início e uma de término para a tarefa ou o número estimado de vezes que esta tarefa ocorrerá durante o projeto (selecionando a opção Termina após nº de vezes ocorrências). 15
Iniciando o Planejamento - ENTENDENDO O RELACIONAMENTO ENTRE AS TAREFAS A criação do planejamento de um projeto envolve, além de listar tarefas e estimar durações, determinar o relacionamento entre essas tarefas. O MS-Project permite a criação desses relacionamentos usando funções específicas para cada tipo de relacionamento. Assim, permite definir que, por exemplo, uma tarefa só iniciará após o término de outra, entre outros tipos de relacionamentos. À medida que essas relações são estabelecidas, as barras do Gráfico de Gantt deixarão de ficar alinhadas pelo começo ou pelo término das mesmas e o planejamento toma a sua forma. Conhecendo os Tipos de Dependências Existem quatro tipos de relacionamentos de dependências entre tarefas: Término a Início (TI); Início a Início (II); Término a Término (TT); Início a Término (IT). Relacionamento Término a Início O término de uma tarefa predecessora determina o início da tarefa sucessora. Esse relacionamento é o mais comum e o que o MS- Project identifica como padrão. Ex.: a execução de um bloco de fundações só iniciará após o estaqueamento. Relacionamento Início a Início O início da tarefa predecessora determina o início da tarefa sucessora. Ex.: a dobra das ferragens deve iniciar assim que iniciar o recebimento das ferragens. Relacionamento Término a Término O término da tarefa predecessora determina o término da tarefa sucessora. Ex.: ao fim de uma obra, os serviços de desmobilização do canteiro deverão estar concluídos quando a desmobilização de pessoal estiver concluída também. Relacionamento Início a Término A tarefa predecessora não pode ser concluída até que a tarefa sucessora não inicie. Entendendo Antecipações e Retardos Antecipações são definidas como sobreposições entre tarefas que possuem dependências resultando numa possível redução do prazo final do projeto. Assim, se duas atividades vinculadas Término a Início, possuem tempo de duração de três dias cada, o prazo normal de conclusão dessas tarefas será 16
de seis dias. Se impusermos uma antecipação de um dia ao início da atividade sucessora, teremos uma duração total de cinco dias para conclusão destas tarefas, diminuindo, desta forma, a duração total do projeto. Retardos são definidos como lacunas nas dependências de tarefas que resultam num possível aumento do prazo final. Assim, para o mesmo caso anterior, se inserirmos um retardo de dois dias para o início da tarefa sucessora, teremos um prazo de conclusão de oito dias para essas tarefas. Observação: Os adiantamentos também podem ser definidos como porcentagem da execução da tarefa predecessora, ou seja, uma tarefa deverá iniciar quando a predecessora estiver com uma porcentagem concluída. - ESTABELECENDO DEPENDÊNCIAS ENTRE AS TAREFAS Para estabelecer um vínculo Término a Início, deve-se selecionar as atividades a serem vinculadas, escolhendo menu Editar, Vincular tarefas, ou simplesmente clicar no botão Vincular tarefas da barra de ferramentas. Usando a Caixa Informações sobre a Tarefa Selecionar a tarefa para qual será estabelecido uma predecessora; Clicar no botão Informações sobre a tarefa na barra de ferramentas, ou dar duplo clique na atividade; Na caixa de diálogo Informações sobre a tarefa escolher a tabela Predecessoras; 17
Na área Predecessoras clicar em Nome da Tarefa e selecionar a tarefa predecessora; Em Tipo, escolher o tipo de vínculo entre as tarefas; Para inserir um retardo em dias, para a dependência, na coluna Latência digitar a quantidade de dias do retardo; Para impor um adiantamento em dias, para a dependência, na coluna Latência digitar o sinal de subtração e a quantidade de dias do adiantamento. Usando o Formulário de Tarefa Escolher o menu Janela, Dividir para aparecer o Formulário de tarefas na metade inferior da tela; Selecionar a tarefa para qual se deseja estabelecer uma predecessora no Gráfico de Gantt; Clicar em qualquer parte do Formulário de tarefas para selecioná-la; Clicar na primeira linha na coluna Nome da predecessora na tabela direita; Rolar a seta para baixo para selecionar a tarefa predecessora; Na coluna Tipo, selecionar o tipo de vínculo; Na coluna Latência digite um número positivo para inserir um retardo ou um número negativo para impor um adiantamento. Para esconder ou remover o Formulário de Tarefas: Janela, Remover divisão. 18
Usando a Tabela de Entrada Selecionar a linha onde está a tarefa para qual será estabelecida uma predecessora; Para inserir um vínculo Término a Início, digitar o número da ID da predecessora; Para inserir outros tipos de vínculos, digitar o número da ID da predecessora seguido das iniciais do vínculo desejado (II, TT, IT); Para inserir retardos, após o número da ID e das iniciais do vínculo, digitar o sinal de adição e o número de dias do retardo; Para inserir adiantamento, após o número da ID e das iniciais do vínculo, digitar o sinal de subtração e o número de dias do adiantamento. - REMOVENDO VÍNCULOS ENTRE AS TAREFAS Usando o menu ou Barra de Ferramentas Selecionar as tarefas vinculadas, escolher Editar, Desvincular tarefas na barra de ferramentas; 19
Usando a Caixa Informações Sobre a Tarefa Dar duplo clique na tarefa sucessora da qual deseja remover o vínculo; Na caixa de diálogo Informações sobre a tarefa clicar no nome da tarefa predecessora e pressionar DELETE; Escolher OK para fechar a caixa de diálogo e remover o vínculo. Usando o Formulário de Tarefas Escolher o menu Janela, Dividir; No Formulário de tarefas, selecionar o nome da tarefa predecessora e pressionar DELETE; Escolher OK e no menu Janela, Remover divisão para voltar ao Gráfico de Gantt. Usando a Tabela de Entrada Na coluna Predecessoras, selecionar a linha da tarefa para qual se deseja remover a predecessora; Pressionar DELETE para eliminar o vínculo. - ENTENDENDO A DIVISÃO DAS TAREFAS Pode ocorrer num projeto, que uma determinada tarefa precise ser executada parcialmente e paralisada até outra tarefa ser executada, para posteriormente, concluir a primeira tarefa. Por exemplo, é possível executar a rede de esgotos interna de uma construção, paralisa-las para executar os pisos e, posteriormente, completar a parte externa da rede. O MS-Project permite inúmeras divisões com quaisquer espaçamentos. Para inserir uma divisão: No Gráfico de Gantt, escolher o menu Editar, Dividir tarefas ou pressionar o botão dividir tarefas na barra de ferramentas; Na área gráfica do Gráfico de Gantt posicionar o botão do mouse sobre a barra da tarefa que deseja dividir. Movendo o ponteiro do mouse sobre a barra, a caixa de diálogo indicará o dia do início da divisão. Para retirar as divisões, posicionar o mouse sobre a divisão da barra de tarefas até o ponteiro do mouse mudar para quatro setas; pressionar e manter pressionado o botão esquerdo do mouse e arraste a divisão da barra para a esquerda até encontrar a primeira divisão. 20
- TRABALHANDO COM RESTRIÇÕES DE TAREFAS Quando entrar com tarefa no MS-Project sua data de início será, por padrão, a data de início do projeto, se esse projeto estiver agendado pela data de término, a data de término será a data de término do projeto. E também, por padrão, a nova tarefa será agendada para a execução o mais breve possível. Porém, algumas vezes e necessário incluir tarefas com restrições de início e término. Essas restrições podem ser flexíveis ou inflexíveis. As primeiras não estão presas a uma data específica, enquanto as últimas estão. O que determina a flexibilidade ou inflexibilidade de uma restrição é o projeto ser agendado pela data de início ou pela data de término. Assim, se um projeto agendado pela data de início tem uma tarefa com uma restrição Não terminar antes de, o prazo final do projeto pode ser alterado e, portanto, a restrição é flexível. Se o projeto é agendado pela data de término, essa data não poderá ser adiada pela ocorrência da tarefa restringida, tornando a restrição inflexível. OS TIPOS DE RESTRIÇÕES Tipo de Restrição Quando usá-la Levando-se em consideração os vínculos, inicia a O mais breve possível tarefa o mais breve possível. Permite que alterações na agenda iniciem tarefas antes ou depois. Inicia a tarefa o mais tarde possível com base nos O mais tarde possível vínculos com outras tarefas. Permite que alterações na agenda iniciem tarefas antes ou depois. Termina a tarefa na data especificada ou depois Não terminar antes de dela. Permite que as alterações na agenda finalizem as tarefas posteriormente. Inicia a tarefa na data especificada ou depois. Não iniciar antes de Permite que alterações na agenda iniciem as tarefas posteriormente. Termina a tarefa na data especificada ou antes. Não terminar depois de Permitem que as alterações na tarefa movam a data de início até a data limite Deve terminar em (Restrição Inflexível) Termina a tarefa em uma data específica. Alterações na agenda não afetam a data de Deve iniciar em (Restrição Inflexível) término. Inicia a tarefa em uma data específica. Alterações na agenda não afetam a data de início. Para aplicar as restrições às tarefas: Selecionar a tarefa a ser restringida; Clicar no botão Informação sobre a tarefa na barra de ferramentas; Selecionar a tabela Avançado; Na área Restringir Tarefa na caixa Tipo de restrição escolha o tipo de restrição. Para restrições diferentes do padrão, defina a data no campo à direita; 21
Escolher OK para fechar a janela e aceitar a restrição. - IMPRIMINDO O PLANEJAMENTO INICIAL Estes procedimentos encerram o planejamento inicial, sem ainda considerar recursos e custos. Para imprimir: Acessar o menu Arquivo, Imprimir teclar CTRL+P ou ainda clicar no botão Imprimir na barra de ferramentas; Configurar a folha, modo de impressão, quantidade de cópias, etc. 22
Trabalhando com outras Visualizações - USANDO O CALENDÁRIO A visualização Calendário, é acessível através da barra de modos, é uma das mais usuais, além do Gráfico de Gantt. Ela permite, num calendário padrão, visualizar as tarefas que ocorrem dia a dia e suas durações. Normalmente o calendário apresenta um título para mês e ano, e, por padrão, quatro semanas e as tarefas que ocorrem neste período, com exceção das tarefas resumo. É possível alterar a visualização na tela utilizando os botões Zoom na barra de ferramentas: (aumenta a quantidade de tarefas visíveis) e (para diminuí-las). Pode-se utilizar as teclas ALT+HOME ou ALT+END para mover o calendário para as datas de início ou término do projeto, respectivamente. Pode-se ainda utilizar as teclas PAGE UP ou PAGE DOWN para visualizar as semanas anteriores ou posteriores às mostradas na tela. Para rolar o calendário através dos meses, utilize as setas de rolagem de meses, no canto direito da barra de título de meses. Localizando Tarefas e Datas O MS-Project permite localizar, no modo Calendário, tarefas pelo nome ou por alguns caracteres do seu nome e, também, localizar data. Esses recursos são importantes quando trabalhamos com projetos longos ou com muitas atividades. Para mover o Calendário até determinada tarefa, clicar com o botão direito do mouse na barra de título do mês/ ano e escolher Ir para... ou escolher no menu Editar, Ir para. O MS-Project mostrará a caixa de diálogo Ir para onde se pode selecionar a ID da atividade desejada ou a data escolhida. Formatando o Calendário O MS-Project permite a formatação do Calendário, visando melhorar a aparência do mesmo ou a visualização de dados importantes em um projeto. Assim é possível, por exemplo, inserir no calendário as tarefas de resumo, dados de recursos, bem como alterar fontes, sombreado e outros padrões. Para inserir as barras das tarefas de resumo: Clicar com o botão direito em qualquer área do calendário, e escolher Estilo de barra; 23
Na caixa de texto Tipo de tarefa selecione Resumo; Na área Forma da barra, na caixa Tipo de barra clicar na seta para baixo e selecionar Barra (em substituição a nenhuma); Para formatar títulos, caixa de datas e sombreamento do calendário, dar duplo clique em qualquer nome de dia da semana. O MS-Project abrirá a caixa de diálogo Escala de tempo. Nas opções indicadas nas três caixas de texto, escolher e definir novas opções de formatação do calendário. Usando o Diagrama de Rede O Diagrama de rede, acessível através do menu Exibir, é outra opção de visualização do projeto, mais usual para uma verificação geral da seqüência das tarefas e seus relacionamentos. Cada tarefa é representada por uma caixa ou por um nó que contém o nome da tarefa, identificação, duração, início e término. As tarefas resumo são indicadas por caixas inclinadas, as tarefas críticas por caixas vermelhas e os 24
marcos por caixas no formato de um hexágono alongado. As linhas de conexão entre as caixas representam a existência de dependência entre essas tarefas. Para melhor visualização do Diagrama de rede, utilizar os botões Mais Zoom e Menos Zoom na barra de ferramentas. Para ir a uma determinada tarefa: Editar, Ir para e digitar o número da identificação de cada tarefa desejada. Para formatar o layout do Diagrama de rede: Formatar, Layout. Inserindo Cabeçalhos e Legendas Pode-se adicionar o nome da empresa, logotipo e outras informações a cada página de um modo de exibição ou de um relatório impresso. Pode-se também adicionar essas informações à legenda de um projeto. A legenda é uma lista que, como padrão, é exibida em cada página de um modo de exibição Calendário, Diagrama de Rede ou Gráfico de Gantt impresso. Entretanto, não se pode adicionar uma legenda num relatório. É possível digitar ou colar texto, adicionar informações do projeto, colar ou inserir imagens gráficas em cabeçalhos, rodapés e legendas. Cabeçalhos e rodapés são específicos dos modos de exibição e relatórios e as legendas são específicas dos modos de exibição. Inserindo um Desenho no Cabeçalho No menu Arquivo, escolher Configurar página e a opção Cabeçalho; Clicar no botão inserir figura ; Na caixa de texto Examinar, localizar o diretório onde se encontra a figura a ser inserida; Clicar em Inserir. Para escolher o alinhamento da figura (à esquerda, centralizar ou à direita), faça a opção antes de clicar no botão Inserir figura. Usando a Barra de Ferramentas de Desenho O MS-Project dispõem de uma barra de ferramentas de desenho com a qual pode-se desenhar uma variedade de figuras geométricas, linhas e setas na área gráfica no Gráfico de Gantt, bem como caixa de textos. Para visualizar a barra de ferramentas de desenho, escolher o menu Inserir, Desenho. 25
Conhecendo mais sobre o MS-Project - ENTENDO TAREFAS CRÍTICAS Tarefas críticas são tarefas que devem terminar no prazo para que todo o projeto também termine no prazo. Caminho crítico do projeto é a seqüência de tarefas que definem a duração total do projeto. Por padrão, uma tarefa crítica tem margem de atraso total igual a zero. Margem de atraso é total de tempo pelo qual uma tarefa pode ser adiada sem que atrase a data de término do projeto. O MS-Project recalcula o caminho crítico toda vez que são alterados dados de uma tarefa. Uma tarefa crítica pode se tornar não crítica e uma tarefa não crítica pode se tornar crítica quando são atribuídos recursos ou são alterados vínculos às tarefas. - IDENTIFICANDO TAREFAS NO CAMINHO CRÍTICO O MS-Project possui dois modos de exibição que distinguem visualmente as tarefas críticas das não-críticas. Tanto o modo de exibição Gantt Detalhado quanto o Gantt de Controle exibem as tarefas críticas em vermelho. Para identificar tarefas no caminho crítico: No menu Exibir clicar em Mais Modos de exibição; Na lista Modos de exibição clicar em Gantt detalhado ou Gantt de controle e em seguida Aplicar. - CONHECENDO OS TIPOS DE TAREFAS O MS-Project considera muitos fatores quando define as datas de início e término de uma tarefa (tal como as restrições definidas nas datas, as dependências sobre outras tarefas e duração da tarefa). A data de término do projeto é determinada pelas últimas datas de término de suas tarefas. Essas datas de término são afetadas pelo tempo que as tarefas levam para ser concluídas. A duração de cada tarefa é determinada pela quantidade de recursos e pela fórmula Duração = Trabalho/ Recursos. Ao atribuir os recursos, o MS-Project usará esta fórmula para todo o agendamento. Por padrão, o MS-Project calcula a duração, ou seja, as unidades são fixas. Pode-se escolher qual parte da equação de planejamento o MS-Project calculará definindo o tipo de tarefa: duração fixa, unidades fixas ou trabalho fixo. Esta definição pode ser feita tarefa a tarefa, podendo existir num mesmo projeto, tarefas com diferentes propriedades. Exceto quando o tipo de tarefa trabalho fixo é aplicado, a maneira como a agenda de uma tarefa é alterada quando se altera suas unidades de trabalho, duração ou recurso depende de o tipo da tarefa ser combinado com o agendamento controlado pelo empenho ou com o agendamento não controlado pelo empenho. Se o tipo de tarefa trabalho fixo for aplicado haverá o mesmo efeito na tarefa, esteja o agendamento controlado pelo empenho ativado ou desativado. 26
Tarefas de Unidades Fixas As unidades determinam a alocação de um recurso a uma tarefa. Para unidades de 100% um recurso está trabalhando em período integral; para unidades de 50% o recurso está trabalhando em meio período, e assim por diante. Por padrão, as unidades são fixas, significando que a alocação permanece no valor da unidade que foi definida. Se o controle pelo empenho estiver ativado em uma tarefa, à medida que são alteradas as atribuições de recursos, o MS-Project ajustará a duração. Por exemplo, se for atribuído dois pintores em período integral para pintar as paredes em quatro dias, e em seguida atribuir mais dois pintores em período integral, o MS-Project reduzirá a duração para dois dias. No entanto, se o controle pelo empenho estiver desativado, ao fazer a atribuição de mais dois pintores em período integral, o MS-Project manterá a duração constante, mas dobrará a quantidade de trabalho referente à tarefa. Ao ajustar o trabalho de recursos individuais, o MS-Project recalculará o trabalho total referente à tarefa, esteja o controle pelo empenho ativado ou desativado. Os cenários onde este tipo de tarefa melhor se aplica são aqueles onde sabe-se antecipadamente a disponibilidade de recursos para cada tarefa, mas não se conhece as durações. Tarefas de Trabalho Fixo Ao definir uma tarefa como trabalho fixo, o MS-Project não calcula o trabalho para as tarefas ou recursos. Em vez disso, ao alterar as atribuições dos recursos, o MS-Project calculará a duração. Exemplo: se for atribuído dois pintores em horário integral para pintar as paredes em quatro dias e em seguida for atribuídos mais dois pintores, o programa reduzirá a duração para dois dias. Se a duração da tarefa for ajustada, aumentando-a de dois para quatro dias, o MS-Project definirá as unidades de cada recurso para 50% para que cada pintor trabalhe apenas meio período. Ao selecionar o tipo de tarefa de trabalho fixo, o MS-Project ativa automaticamente o controle pelo empenho e o bloqueará nesta configuração. Tarefas de Duração Fixa Quando a duração é fixa, ela permanece no valor inserido e o MS- Project calcula as unidades de recurso ao se alterar as atribuições. Exemplo: com o controle pelo empenho ativado, atribui-se dois pintores em período integral para pintar as paredes em quatro dias e depois atribui-se mais dois pintores também em período integral. O MS-Project definirá as unidades para cada pintor em 50%, porque os quatro pintores precisam trabalhar apenas meio período para concluir as paredes em quatro dias. O trabalho permanece constante. No entanto, se o controle pelo empenho for desativado e for atribuídos mais dois pintores em período integral, o MS-Project reduzirá a duração para dois dias. Nesse caso o trabalho também permanecerá constante. Os cenários onde este tipo de tarefa melhor se aplica são aqueles onde sabe-se antecipadamente a duração das tarefas, restando desta forma definir a quantidade de recursos a ser atribuídos. 27
Para Alterar o Tipo de Tarefa No campo Nome da Tarefa, selecionar a tarefa que sofrerá a alteração; Clicar em Informações sobre a Tarefa na barra de ferramentas (ou dar duplo clique sobre a tarefa); Clicar na guia Avançado e fazer a alteração na caixa Tipo de tarefa. 28
Atribuindo Recursos e Custos - DEFINDO RECURSOS Os recursos de um projeto podem ser considerados como pessoas, equipamentos, materiais ou quaisquer facilitadores que contribuam para a realização de uma tarefa no projeto. Arquiteto Recursos de Pessoas: Mestre de Obras Técnicos Etc. Recursos de Materiais: Cimento Areia Tinta Etc. Recursos de Equipamentos: Betoneira Carrinho de mão Caminhão Etc. Outros Tipos: Sala de Reuniões Depósito de materiais Microcomputador Etc. - DEFININDO CUSTOS Existe a opção de usar custos associados aos recursos e diretamente à tarefa, formando o custo total da tarefa. Caso não seja necessário o custo associado ao recurso, pode ser usado somente o custo fixo da tarefa. Custo do Recurso Os custos de recursos podem ser calculados pelo tempo gasto com a realização da tarefa ou ainda pela quantidade de recursos atribuída à mesma. Como o MS-Project calcula o custo de uma tarefa de acordo com um recurso que ganha por hora trabalhada, temos: Taxa Padrão do Recurso Horas Trabalhadas Custo Calculado Total R$ 5,00/h 10h R$ 50,00 R$ 100,00/d 10h* R$ 125,00 *O MS-Project considera um dia como sendo 8 horas. 29
Custo da Tarefa Além do custo que foi calculado pelas horas trabalhadas do recurso, podemos inserir um custo independente do recurso, ou seja, um custo fixo à tarefa. Esta opção de uso é conveniente nas seguintes situações: Quando se pretende informar um valor fixo a ser pago a um empreiteiro pela execução da tarefa; Quando se pretende informar o valor global de uma compra de materiais para a execução da tarefa; Quando o cálculo dos custos das tarefas, baseadas em recursos, foram efetuadas por outro software e pretende-se utilizar apenas os valores já resumidos. - CRIANDO UMA LISTA DE RECURSOS Antes de atribuir recursos às tarefas é importante que seja realizado um estudo de cada tarefa a ser executada e que se defina os recursos necessários para sua total conclusão. Este estudo geralmente pode ser feito com base nas composições de custos dos serviços, que pode ser criada no MS-Project ou obtida em outros softwares. Para criar uma lista de recursos: No menu Exibir, escolher a opção Planilha de recursos. Indicador Nome do Recurso Tipo Unidade do Material Iniciais Grupo Unidades Máximas Taxa Padrão Taxa H. Extra Custo/ Uso Indica o status do recurso (o status é informado automaticamente). Identifica o nome do recurso. Define o tipo do recurso trabalho ou material. Especifica a unidade de medida do material. Pode-se utilizar esse campo para informar as iniciais do nome do recurso (ao invés do nome completo). É utilizado para identificar um grupo de recursos. Por exemplo, Servente e Pedreiro fazem parte do Grupo MO (mão-de-obra). Informa o número máximo de recurso disponível para a atribuição. Pode ser formado como porcentagem ou decimal. Uma única pessoa, por exemplo, tem como definição nesta coluna o valor 100%. Se ela trabalhar somente meio expediente, será definido 50%, e se forem 3 pessoas trabalhando o valor será 300%. (Selecionar a opção do menu Ferramentas, Opções, guia Cronograma, em Mostrar unidades de atribuição como: Decimal ou Porcentagem). É utilizada para o custo por unidade de tempo para o trabalho do recurso. Pode usar seguido da unidade de tempo m (custo por minuto), h (custo por hora), d (custo por dia), ou a (custo por ano). Quando se define trabalho com hora extra, pode se formar o custo com a taxa neste campo. Refere-se a um possível custo adicional à Taxa Padrão. Se o recurso for do tipo trabalho, funciona como se fosse um custo fixo do recurso, se for recursos 30
Acumular materiais, o valor fornecido é entendido como um custo adicional independente da quantidade de recursos, por exemplo transporte. Método utilizado pelo MS- Project para calcular o custo da tarefa realizada (em função do tempo). Início os custos serão contabilizados no início de cada tarefa que utiliza o recurso em questão; Rateado os custos serão rateados no tempo proporcionalmente à duração da tarefa; Fim os custos serão contabilizados no fim de cada tarefa que utiliza o recurso em questão. Calendário Base O calendário padrão considera 5 dias na semana, 8 horas por dia, sem feriados. Os recursos do projeto podem ter restrições de disponibilidade em termos de datas e expedientes de trabalho, tendo assim a necessidade de criar um novo calendário. Código Pode ser inserido qualquer tipo de identificação do recurso (por exemplo: Número do registro do empregado). Preenchendo a Planilha de Recursos Para recursos de materiais, defini-se a unidade do material e o custo unitário em Taxa padrão, onde a cada unidade estabelecida será contabilizado o custo informado. Para recursos de equipamentos, define-se a coluna Tipo como trabalho e o custo é inserido na coluna Taxa padrão (onde o valor será dado por hora, ou por dia, ou por semana, etc.). Para inserir recursos de mão-de-obra, define-se a coluna Tipo como trabalho, o custo na coluna Taxa padrão e o custo da hora extra na coluna Taxa h. extra. Para serviços terceirizados que possuem um custo total (ex.: empresa de instalações elétricas, empreitas, etc.), este custo é inserido na coluna Custo/Uso onde o valor inserido será contabilizado somente uma vez. Classificando Recursos 31
A partir da Planilha de Recursos, através o menu Projeto, utilizar a opção Classificar. Nesse menu há uma opção rápida, porém, se desejar, escolher a opção Classificar por, onde se define mais critérios de classificação. Definindo um Pool de Recursos Normalmente, define-se uma lista de recursos para que seja usada no projeto ativo. Pode ser que esse projeto usará uma lista de recursos já definida em um outro projeto. Desse modo, esta lista de recursos é melhor definida como pool em um arquivo separado para que seja independente do projeto até que os recursos deste conjunto sejam atribuídos. Há vários caminhos para adicionar um Pool de recursos. Ele pode ser criado antes de definir as tarefas. Para ativar o Pool de recursos criado em outro projeto ou em outro arquivo separado é necessário abrir os arquivos contendo o pool e o projeto. A partir do projeto ativo, utilizar Ferramentas, Compartilhamento de recursos, Compartilhar recursos, Utilizar recursos de e selecionar o arquivo que contém a lista de recursos. - ATRIBUINDO RECURSOS ÀS TAREFAS Criada a lista de recursos, pode-se atribuir as quantidades de recursos necessária para a execução de cada atividade do projeto. Para a atribuição de recursos é ativada a tela a seguir, a partir do botão Atribuir recursos na barra de ferramentas: 32
Selecionar a tarefa a ser atribuída, selecionar os recursos na lista de recursos para atribuir e indicar a quantidade de recursos necessários, confirmando com a tecla ENTER ou botão Atribuir. Definindo Custo Fixo à Tarefa Como citado anteriormente, existe a possibilidades dos custos serem associados diretamente às tarefas. Custos fixos podem ser, por exemplo: custo com o pessoal da administração da obra, valores relativos ao rateio de despesas fixas da empresa, valor destinado ao risco do projeto, etc. Pode-se adicionar o custo fixo em cada atividade ou atividades-resumo, através do menu Exibir, Tabela, Custo, no campo Custo fixo. - ATRIBUINDO CUSTOS AOS RECURSOS E TAREFAS Após determinadas as quantidades dos recursos necessários à cada tarefa, pode-se visualizar o custo de cada recurso (usado em cada tarefa), e o custo total da tarefa, bem como o custo de todo o projeto. Para visualizar o custo de cada recurso (e também de cada tarefa): No modo de exibição Uso da Tarefa, inserir coluna Custo. 33
Usando Recursos de forma Eficiente - USO PARCIAL DO RECURSO Em muitas situações necessita-se informar que um determinado recurso não vai trabalhar durante toda a duração da tarefa, ou que o início de sua atuação não coincide com o início da duração da tarefa, ou ambos. Um exemplo: a tarefa limpar terreno, com a duração de duas semanas (ou 80 horas) e utilizando os recursos servente e pedreiro. Com relação ao recurso pedreiro, informa-se que seu uso será: Sua utilização será somente de 24 horas (ver campo Trabalho); O início de sua utilização ocorrerá uma semana após o início da tarefa. Esta informação foi digitada diretamente na tela Uso da Tarefa, colunas das semanas 25/6 e 2/7. Recurso Tipo Material versus Tipo Trabalho A distribuição do recurso no tempo tem tratamento diferenciado para os diferentes tipos de recursos, conforme pode ser observado na figura para as linhas dos recursos pintor e tinta : Recursos do tipo Trabalho têm o campo Trabalho calculado segundo a fórmula T = R x D. Neste cálculo leva-se em consideração o total de horas trabalhadas por dia. Recursos do tipo Material têm o campo Trabalho igual ao valor da quantidade do recurso utilizada pela tarefa. - CONHECENDO OS PERFIS DE RECURSOS O MS-Project permite que a distribuição, no tempo, de uma certa atribuição de recurso de uma tarefa obedeça a uma entre 8 opções: Perfil Uniforme Crescente Decrescente Pico Duplo Pico Inicial Pico Final Descrição A quantidade de horas é distribuída igualmente em todos os dias. A quantidade de horas inicia baixa, crescendo até o final. A quantidade de horas inicia alta e diminui até o final. A quantidade de horas no período tem pico máximo por duas vezes durante o período. No primeiro quarto de duração da tarefa obtém-se o pico máximo de horas. No último quarto de duração da tarefa obtém-se o pico máximo de horas. 34
Sino Tartaruga A quantidade de horas atinge o pico máximo no meio do período. A quantidade de horas também atinge o máximo no meio do período, porém as horas iniciais e finais são mais altas que o perfil Sino. Com duplo clique no nome do recurso estando ativado o modo de exibição Uso da Tarefa, pode-se visualizar e modificar o perfil. Ao modificar o perfil, o programa exibe um desenho (que caracteriza este perfil) e modifica a quantidade de horas em cada dia (ou semana). O exemplo abaixo mostra estes perfis para uma tarefa com a duração de 4 semanas (160 horas): Uniforme Crescente Decrescente Pico Duplo Pico Inicial Pico Final Sino Tartaruga É importante observar que o perfil Sino é o que mais se assemelha a curva S e é um dos mais utilizados. A cada tipo de perfil utilizado, a quantidade de horas totais pode variar, tendo então a necessidade de observar essas durações. Se nenhuma destas opções for suficiente, pode-se formatar manualmente inserindo as horas trabalhadas por dia na própria coluna referente ao período em que o recurso está sendo utilizado. 35