Microsoft Word 97 Básico

Poder Judiciário Tribunal Regional Federal da Terceira Região Microsoft Word 97 Básico DIMI - Divisão de Microinformática e Redes

Índice: I. Executando o Word... 4 II. A tela do Word 97... 6 III. Digitando e Corrigindo um Texto... 8 IV. Salvando um Arquivo... 9 V. Fechando um Arquivo... 14 VI. Abrindo um Arquivo... 14 VII. Movimento dentro do Arquivo... 15 VIII. Formatando um Arquivo... 15 a) Formatação da Fonte... 16 b) Formatação do Parágrafo... 18 c) Aplicação de Bordas e Sombreamento... 20 IX. Movendo o Texto... 22 X. Numeração de Página... 24 XI. Cabeçalho e Rodapé... 25 XII. Verificação Ortográfica... 27 2

XIII. Configuração de Página... 28 XIV. Visualizando impressão e Imprimindo... 29 XV. Localizando arquivos do Word... 31 Versão Mês 05/98 3

Word 97: O Word 97 é um processador de textos, através do qual podemos confeccionar relatórios, cartas, etiquetas, envelopes, tabelas, etc.. É uma ferramenta que permite ao usuário o acesso a muitos recursos, como inserção de objetos e figuras nos textos e a manipulação de qualquer tipo de documento. I - Executando o Word 97: Podemos ter acesso ao Word 97 de duas formas: a) Pelo Menu Programas da Tela Principal: - Clique o botão Iniciar - Acione as Opções: Programas - Microsoft Office - Microsoft Word b) Por um atalho criado na Área de Trabalho do Windows para facilitar o acesso ao do Word 97: - Posicione o mouse em um local vazio da área de trabalho - Acione o botão direito do mouse - Novo - Atalho - C:\Arquivos de Programas\Microsoft Office\Microsoft Word.lnk - Novo - Avançar - Concluir 4

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Na Tela Principal do Windows aparecerá o seguinte ícone: II - A tela do Word 97: O Word 97 por ser um aplicativo voltado para o ambiente operacional gráfico do Windows 95, possui certas padronizações, como a Barra de Títulos, a Barra de Menus, etc. Na tela principal do Word 97 encontramos como padrão: 6

As funções dos principais componentes da tela são: A- Barra de Títulos Exibe o nome do aplicativo, seguido pelo nome do documento aberto ou em uso. B- Barra de Menus Exibe todos os menus de comando do Word 97. C- Barra de Ferramentas Exibe os botões que substituem vários comandos encontrados nos menus doword 97. São atalhos correspondentes aos comandos mais utilizados. D- Ponto de Inserção ou Cursor Indica o local onde será inserido o que for digitado no texto. E- Área de Trabalho É o espaço onde o texto é manipulado e visualizado. F- Botão de Modo de Trabalho O Word 97 possui diferentes modos de trabalho ou modos de visualização do layout do documento. Determinadas ações somente serão possíveis de acordo com o modo de trabalho em que o documento está sendo manipulado. G- Barra de Ferramentas de Desenhos São os botões correspondentes aos atalhos dos comandos utilizados para manipular objetos ou figuras. H- Barra de Status Contém informações sobre determinadas definições do documento que está sendo manipulado. 7

I- Régua É útil para a definição das medidas utilizadas no texto, como por exemplo as margens. J- Barras de Rolagem Permite a rolagem da tela, a visualização de partes do documento que não são visíveis em determinado instante na área de trabalho. K- Botões de Procura Posiciona o cursor em determinado ponto do texto, de acordo com a opção de procura escolhida. Os botões que permitem o controle das dimensões da janelas onde os documentos são apresentados são: L- Restaurar M- Minimizar N- Maximizar O- Fechar III - Digitando e Corrigindo um Texto: Um texto do Word 97, ao ser digitado, será inserido no local onde estiver o ponto de inserção (cursor). Para iniciar um novo parágrafo deverá ser pressionada a tecla Enter e a mudança de uma linha para outra, dentro de um mesmo parágrafo, será feita automaticamente. Durante a digitação, para fazer a correção dos caracteres digitados indevidamente, existem duas opções no teclado: cursor e - A tecla Delete, que apaga os caracteres que se encontram à direita do - A tecla Backspace, que apaga os caracteres à esquerda do cursor. 8

Para apagar um trecho grande o mesmo deverá ser selecionado (ficar preparado para receber uma função) e a tecla delete pressionada uma única vez. Para selecionar um trecho ou palavra temos as seguintes opções: Para Selecionar Com o Mouse Com o Teclado UM TRECHO UMA PALAVRA Posicione o cursor no início do trecho, pressione o botão do mouse e arraste até a última palavra a ser selecionada. Pressione o botão duas vezes com o cursor sobre a palavra. Posicione o cursor no início do trecho desejado, mantenha a tecla shift pressionada e utilize as setas de direção. Pressione ao mesmo tempo as teclas CTRL + SHIFT e as setas para direita ou para esquerda. UMA LINHA Posicione o cursor no começo da linha e dê um clique. Posicione o cursor no início da linha e pressione ao mesmo tempo as teclas SHIFT + END UM PARÁGRAFO DOCUMENTO INTEIRO Posicione o cursor no lado esquerdo do parágrafo e dê dois cliques. Posicione o cursor no lado esquerdo do documento e dê três cliques. Pressione ao mesmo tempo as teclas CTRL + SHIFT e as setas para cima ou baixo. Pressione ao mesmo tempo as teclas CTRL + 5 (do teclado numérico) ou CTRL + T. IV - Salvando um Arquivo: Salvar um arquivo ou texto ao final da digitação é imprescindível para que seja possível a posterior recuperação e/ou utilização. Se após o texto ter sido digitado fecharmos o Word e desligarmos o micro, o texto será perdido e não estará mais disponível para ser utilizado. 9

Para salvar um arquivo: - Acione a opção Arquivo na Barra de Menus - Acionar as opções Salvar Como e Salvar em - Abrir a unidade de disco onde deseja salvar o arquivo e a pasta que armazenará o arquivo - Digitar o Nome do Arquivo: No Windows 95 pode-se atribuir um nome para um arquivo com até 255 caracteres, incluindo espaços e caracteres especiais, exceto os seguintes: \ / : *? < > e! - Salvar como tipo: Já aparecerá: Documento do Word (*.DOC) - Acione a Opção Salvar Títulos. Concluída esta operação, o nome do arquivo aparecerá na Barra de 10

Observações: Existem duas opções para salvar um arquivo no Menu Arquivo: - Salvar: esta opção deve ser utilizada para arquivos já existentes, ou seja, para arquivos que já possuem nome e sofreram alguma alteração. - Salvar Como: opção para um arquivo recém-criado, que deverá receber um nome, uma unidade de disco e uma pasta para ser armazenado. Atalhos para salvar um arquivo: - Pressione ao mesmo tempo as teclas CTRL + B OU - Clique sobre o ícone correspondente (ilustração a seguir) na Barra de Ferramentas Padrão 11

Salvar informações de AutoRecuperação: Esta opção é útil para prevenir situações de oscilação e/ou queda de energia. Os dados que não tenham sido anteriormente salvos não serão totalmente perdidos porque, quando o micro for ligado novamente, o arquivo que estava sendo trabalhado será recuperado e retornará à área de trabalho, bastando, então salvá-lo novamente e corretamente. Para que esta opção seja ativada: - Acione a opção Arquivo na Barra de Menus - Clicar Salvar Como, Opções e - Salvar info. de AutoRecuperação a cada:...minutos (ativar esta opção e indicar o intervalo de tempo desejado, em minutos) 12

Colocando senha em um arquivo: Há duas espécies de senha de arquivo: a) Senha de leitura: Não permite a leitura do documento: - Arquivo - Salvar Como - Opções - Clicar em Senha de Proteção e digitar uma senha com no máximo 15 caracteres - OK - Digitar novamente a senha de proteção - OK - Digitar o nome do arquivo e indicar onde quer salvar (unidade de disco e pasta) - Salvar Após este procedimento somente será possível abrir o arquivo e verificar o seu conteúdo digitando a senha. Cuidado! Se esta senha for esquecida não haverá outra opção para abrir o arquivo: b) Senha de gravação: Não permite que sejam introduzidas alterações no documento (somente será possível abri-lo para leitura) - Arquivo - Salvar Como - Opções - Clicar em Senha de Gravação e digitar uma senha com no máximo 15 caracteres - OK - Digitar novamente a senha de gravação - OK - Digitar o nome do arquivo e indicar onde quer salvar (unidade de disco e pasta) - Salvar 13

V - Fechando um Arquivo: Antes de sair do Word devemos fechar o(s) arquivo(s) que estiverem abertos na tela: - Arquivo - Fechar Se for dado o comando para fechar o arquivo sem que o mesmo tenha sido salvo, aparecerá a seguinte mensagem na tela: VI - Abrindo um Arquivo: Há várias maneiras para se abrir um arquivo do Word 97. As opções a seguir devem ser utilizadas na Barra de Menus ou na Barras de Ferramentas Padrão: - Acione a opção Arquivo na Barra de Menus - Abrir OU CTRL + A - Selecione a unidade de disco e a pasta onde se encontra o arquivo - Selecione o nome do arquivo - Abrir OU - Clicar o botão correspondente (ilustração abaixo) na Barra de Ferramentas Padrão: 14

VII - Movimento dentro do Arquivo: O movimento dentro do arquivo do Word 97, com a ajuda do teclado, será feito utilizando-se os comandos a seguir: Para Mover: Um caractere à direita Um caractere à esquerda Uma linha acima Uma linha abaixo Para a palavra anterior Para a palavra seguinte Para o início da linha Para o final da linha Para o início do documento Para o final do documento Para a tela anterior Para a tela seguinte Pressione a tecla: Ctrl + Ctrl + Home End Ctrl + Home Ctrl + End Page Up Page Down À medida em que o texto vai aumentando, mais páginas serão criadas. A barra de rolagem vertical possibilita avançar ou retornar no texto. Mas o meio mais fácil de encontrar uma página específica do arquivo é através dos comandos: - Editar na Barra de Menus - Ir Para - Insira o nº da página: digitar o número da página desejada - Ir Para - Fechar VIII - Formatando um Arquivo: Podemos alterar a apresentação visual de um arquivo formatando ( arrumando ) sua fonte (letra), parágrafos, etc. 15

Toda e qualquer modificação em um texto deve ser antecedida de uma seleção do trecho que será modificado. Deve-se primeiro indicar onde será feita a alteração e depois qual será a alteração. A seqüência de comandos será sempre esta: selecionar, alterar e clicar fora do trecho selecionado para retirar a seleção. a) Formatação da Fonte: - Selecione o trecho ou texto em que a fonte será alterada - Acione a opção Formatar na Barra de Menus - Fonte - Escolha: O tipo, o estilo e o tamanho da fonte, a opção de sublinhar ou não, a cor da letra (se a impressora for colorida) e/ou algum dos outros efeitos disponíveis. - Observe o efeito das modificações efetuadas através do espaço de Visualização - OK Observações: Para alterar a letra do texto todo de uma só vez, use os comandos Editar/Selecionar Tudo na Barra de Menus ou aperte ao mesmo tempo as teclas Ctrl+5 ou Ctrl+T. Cuidado! Quando um texto está selecionado, ele está preparado para receber uma alteração, qualquer que seja a alteração. Ou seja, se um texto estiver selecionado e você clicar sem querer numa função errada, este texto selecionado assumirá esta função errada. Por exemplo: se todo o texto estiver selecionado e for apertada sem querer a tecla Delete: o texto selecionado será perdido. Para recuperá-lo existe a opção Desfazer na função Editar da Barra de Menus ou o botão correspondente (ilustração abaixo) na Barra de Ferramentas Padrão: 16

Para escolher um tipo de sublinhado basta clicar sobre a seta ao lado da janela nenhum que aparecerá um leque de opções: Na Barra de Ferramentas de Formatação (ilustração abaixo) existem opções que permitem a alteração da fonte, do seu tamanho e dos estilos de forma rápida, bastando acionar o botão correspondente. 17

b) Formatação do Parágrafo: - Selecione o parágrafo a ser alterado - Acione a opção Formatar na Barra de Menus - Parágrafo - Escolha as opções de alinhamento, recuo e/ou espaçamento e observe o efeito das modificações efetuadas através do espaço de Visualização. - OK Observações: Para tabular a primeira linha do parágrafo: - Selecione o texto - Acione a opção Formatar na Barra de Menus - Parágrafo, Especial, Primeira Linha 18

- A caixa Por: é automaticamente preenchida com a medida 1,24 cm, que poderá ser mantida ou alterada. - OK Há quatro tipos de alinhamento do parágrafo: Esquerdo: Todo o texto será alinhado pela margem esquerda. Direito: O texto será alinhado pela margem direita Centralizado: As linhas ficam centralizadas de acordo com a largura da página. Justificado: O texto será alinhado pelas margens esquerda e direita. As páginas do texto no Word 97 já possuem margens definidas à esquerda e à direita, configuradas no menu Arquivo / Configurar Página, como veremos mais adiante. Além destas margens poderão ser aplicados ao parágrafo recuos (usando-se a seqüência de comandos abaixo) que serão somados às medidas das margens. Os recuos são normalmente utilizados nos parágrafos que indicam entradas bibliográficas, termos de glossários, resumos, listas numeradas, etc.: 19

- Selecione o texto - Acione a opção Formatar na Barra de Menus - Parágrafo - Recuo: Esquerdo:... cm Direito:... cm - OK O espaçamento antes, depois e entre linhas definem respectivamente os espaços antes, após e entre as linhas do parágrafo selecionado. c) Aplicação de Bordas e Sombreamento: A aplicação de bordas e sombras em partes do texto, pode torná-lo, além de diferente, personalizado. Para aplicar bordas: - Selecione o parágrafo ou o texto - Acione a opção Formatar na Barra de Menus - Bordas e Sombreamento - Bordas - Definição: escolher Caixa, Sombra ou Três-D - Estilo: escolher o estilo da linha que será utilizado - Cor e largura: escolher - Observe o efeito das modificações efetuadas através do espaço de Visualização - OK 20

Para aplicar sombreamento - Selecione o parágrafo ou o texto - Acione a opção Formatar na Barra de Menus - Bordas e Sombreamento - Sombreamento - Preenchimento: escolher - Observe o efeito das modificações efetuadas através do espaço de Visualização - OK Os recursos Borda e Sombreamento podem ser aplicados juntos ou separadamente. 21

IX - Movendo o Texto: Podemos facilmente mover informações (ou blocos de textos) de um lugar para outro do documento ou de um documento para outro, usando os comandos Recortar, Copiar e Colar da Barra de Ferramentas Padrão. a) Recortar: O comando Recortar retira o texto ou palavra que estiver selecionado e o mantém provisoriamente numa área de transferência (que não visualizamos) até que seja inserido (colado) em outro local do mesmo documento ou de outro. A área de transferência (onde é armazenado o texto ou palavra recortado) é única, ou seja, armazena apenas um conteúdo de cada vez. Se recortamos um texto ou palavra e em seguida recortamos outro, o primeiro será automaticamente apagado, permanecendo apenas o último. A área de transferência é provisória, ou seja, funciona enquanto o micro está ligado na eletricidade. Ao desligarmos o equipamento, o conteúdo que estiver armazenado será automaticamente excluído e a área de transferência ficará vazia. 22

Para recortar um texto ou palavra (após ser selecionado) devem ser utilizados um dos seguintes comandos: - Editar na Barra de Menus - Recortar OU - Pressione ao mesmo tempo as teclas CTRL + X OU - Clique sobre o ícone correspondente (ilustração a seguir) na Barra de Ferramentas Padrão b) Copiar: O comando Copiar, ao contrário do Recortar, não elimina o texto ou palavra que estiver selecionado; somente faz uma cópia fiel que ficará na área de transferência, até que seja inserido (colado) em outro local do mesmo documento ou de outro. Para copiar um texto ou palavra (após ser selecionado) devem ser utilizados um dos seguintes comandos: - Editar na Barra de Menus - Copiar OU - Pressione ao mesmo tempo as teclas CTRL + C OU - Clique sobre o ícone correspondente (ilustração a seguir) na Barra de Ferramentas Padrão 23

c) Colar: Para Colar, ou seja, para trazer novamente para o texto o conteúdo que foi recortado e/ou colado e está na área de transferência, posicionar o cursor no local onde será inserido o texto ou palavra que foi recortado ou copiado e utilizar um dos seguintes comandos: - Editar na Barra de Menus - Colar OU - Pressione ao mesmo tempo as teclas CTRL + V OU - Clique sobre o ícone correspondente (ilustração a seguir) na Barra de Ferramentas Padrão X - Numeração de Página O Word possui um recurso de numeração de página que insere automaticamente os números de página no local que for especificado, eliminando a necessidade de digitar ou controlar manualmente o número de cada página. Para inserir a numeração de página: - Abra o menu Inserir e escolha as opções para os itens a seguir - Números de páginas - Posição: final ou início da página - Alinhamento: esquerda, centralizada, direita ou... - Mostrar ou não o número na 1ª página do arquivo - Formatar (opção dentro de Números de páginas) - Formato do número: escolher o formato (número ou letra) - OK / OK 24

XI - Cabeçalho e Rodapé: Cabeçalho e rodapé são linhas de texto que podem ser incluídas no início e no fim de cada página, ao se imprimir um arquivo. Estes recursos permitem inserir texto, números de página, data e hora etc.. Também é possível formatar as informações no cabeçalho ou rodapé. Para inserir cabeçalho ou rodapé em um documento utilizar os seguintes comandos: - Exibir na Barra de Menus - Cabeçalho e rodapé - Cabeçalho: digitar o texto desejado ou incluir numeração de página, data, hora, etc.. - Selecionar e formatar conforme desejar - Fechar 25

- Rodapé: clicar o botão alternar entre cabeçalho e rodapé - Digitar o texto e formatar - Fechar Quando acionamos a opção Cabeçalho e Rodapé abre-se uma Barra de Ferramentas com os comandos (botões) padrão do Word, que permitem incluir elementos como hora ou números de página. Para se incluir símbolos no cabeçalho e/ou rodapé, como no exemplo abaixo, basta utilizar os comandos a seguir, quando a edição do cabeçalho e/ou rodapé estiver aberta: - Inserir - Símbolo - Escolher a fonte - Escolher o símbolo - Inserir - Fechar 26

Para visualizar o conteúdo do cabeçalho e/ou rodapé, após fechar a barra de ferramentas, acione os comandos Exibir / Layout da Página. XII - Verificação Ortográfica O corretor ortográfico do Word localiza e destaca as palavras com erro de grafia no documento. A correção ortográfica aperfeiçoa o documento e a maneira mais fácil de se detectar erros é durante a digitação. O Word 97 possui o recurso da AutoCorreção, que é ativado como padrão quando o programa é iniciado e destaca as palavras incorretas à medida em que o texto é digitado. A palavra digitada com erro ou em idioma diferente do adotado como padrão é imediatamente sublinhada em vermelho. Outra forma para se verificar a ortografia de um texto no Word 97 é a utilização de um dos seguintes comandos: - Ferramentas na Barra de Menus - Ortografia e gramática: a cada palavra que for identificada no texto, poderá ser acionada uma das seguintes opções: - Ignorar: se não quiser aceitar a sugestão - Ignorar todas: se não quiser aceitar a sugestão para todas as vezes em que a palavra aparecer no texto - Alterar: se quiser substituir a palavra incorreta ou o erro gramatical pela sugestão apresentada - Alterar todas: se quiser substituir a palavra pela sugerida todas as vezes em que ela aparecer no texto - Adicionar: se quiser que a palavra seja inserida no dicionário ortográfico do Word para não ser mais identificada como incorreta e/ou desconhecida OU - Clique sobre o ícone correspondente (ilustração a seguir) na Barra de Ferramentas Padrão 27

XIII - Configuração de Página: O documento do Word possui margens de distância entre o seu conteúdo e os limites do papel em que será impresso. Ou seja, margem é a distância entre a borda da folha e o texto. Quando abrimos um documento do Word, ainda que em branco, ele já terá margens definidas como padrão. Para que estas margens sejam alteradas, utilize os seguintes comandos, após selecionar o texto: - Arquivo na Barra de Menus - Configurar Página - Margens - Margens: escolher a medida desejada para: superior, inferior, esquerda e direita - OK Para alterar o tamanho do papel e a sua orientação: retrato (vertical) ou paisagem (horizontal); a origem e o layout serão utilizadas as demais opções da tela Configurar Página. 28

Margens Espelho: são as margens existentes entre duas páginas abertas numa publicação onde os dois lados de cada folha são impressos, como em livros e revistas, por exemplo. Assim, a margem esquerda de uma página ímpar deverá coincidir em distância com a margem direita de uma página par. Esta opção do Word 97 possibilita que isto seja feito automaticamente. Para que as alterações realizadas nas margens sejam adotadas como padrão, ou seja, para que elas estejam presentes toda vez que um arquivo novo for aberto, basta clicar o botão Padrão da tela Configurar Página e aceitar que a alteração afetará todos os novos documentos baseados no modelo Normal. XIV - Visualizando Impressão e Imprimindo: Para visualizar como o documento será impresso, com cabeçalho, rodapé, margens, etc. utilize os seguintes comandos: - Arquivo na Barra de Menus - Visualizar impressão 29

- Fechar para retornar ao texto Para imprimir o documento: - Arquivo na Barra de Menus - Imprimir - Nome da impressora: quando a impressora for instalada os técnicos da área de informática já providenciarão a configuração correta - Intervalo de páginas: escolher se será impresso todo o documento, uma página específica ou um intervalo de páginas - Número de cópias: escolher a quantidade de cópias desejada - OK 30

XV - Localizando Arquivos no Word 97: Há um recurso de pesquisa no Word que permite a localização de um único arquivo ou de um grupo de arquivos com base em critérios previamente especificados, mesmo que não se saiba o nome do arquivo. Quando o arquivo for encontrado pode ser visualizado ou aberto. Para localizar um arquivo utilizar os seguintes comandos: - Arquivo na Barra de Menus - Abrir - Examinar: selecione a unidade de disco que deseja examinar (se souber o nome da pasta onde se encontra o arquivo, selecione também a pasta) - Nome do arquivo: preencher este campo somente se souber o nome - Texto ou propriedade: digite uma palavra que o documento procurado contenha - Última modificação: escolha a opção correta. Se você não lembrar quando foi a data da última modificação escolha a opção a qualquer hora - Avançado... : clicar nesta opção se quiser pesquisar também nas subpastas - Localizar Agora: aparecerá a lista de arquivos que contém os dados correspondentes aos critérios definidos - Visualizar: para visualizar parte do arquivo na tela Abrir - Abrir: para abrir o arquivo. Versão Mês 05/98 31