Obrigado por adquirir o FOCUS 10! Somos do setor de apoio à implantação do software de Gestão Óptica - Focus 10. Daremos todo o suporte remoto, para os primeiros dos muito importantes passos a serem dados pela Ótica... - em conjunto com a sua diretoria e equipe, o que representa de fato, a nova cultura de Gestão, fato este inquestionável. Elencamos os itens e o cronograma os quais sugerimos que sejam rigorosamente seguidos para que você obtenha o máximo de aproveitamento do FOCUS 10, no menor tempo possível. A perda de tempo e retrabalho geram custos insuportáveis nos dias atuais. O elenco a seguir considera a experiência da OPTIDADOS em apoiar a instalação remota de mais de 300 licenças. Se o roteiro abaixo for seguido com determinação, profissionalismo e zelo, garantimos o aproveitamento de 100% das funcionalidades do FOCUS 10 e mais do que isso, a sua satisfação! Garantimos isso, em função da satisfação dos clientes OPTIDADOS que seguiram este roteiro sugerido. O elenco a seguir está organizado em tópicos, para que a Ótica... consiga entender, acompanhar e implementar os passos estabelecidos com o apoio da OPTIDADOS. I - PARA OTIMIZAÇÃO DO NOSSO TRABALHO:
É necessário que você tenha uma impressora à disposição. Recomendamos que tal impressora seja à laser, porém, se já possuir uma impressora jato de tinta, podemos verificar a possibilidade de adaptarmos as configurações para que não prejudique a qualidade da impressão nas etiquetas! Também é importante a aquisição de um leitor de código de barras à laser, para que além de identificarmos o produto com maior facilidade na hora da venda, também possamos verificar e lançar produtos no estoque, através da leitura do código de barras da etiqueta. Por fim, também é necessária a aquisição de etiquetas para identificação, cadastro no catálogo de preços e lançamento das peças no estoque. II APÓS CONTARMOS COM AS FERRAMENTAS NECESSÁRIAS PARA IMPLANTAÇÃO, SEGUIREMOS COM: 1) Instalação do Skype, como nossa principal forma de comunicação. 2) Download do programa de acesso remoto no link: http://www.focus2000.com.br/acesso%20remoto%20optidados.exe 3) Download do Instalador do FOCUS 10. 4) Configurar dados da Ótica no Focus 10, como identificação do estabelecimento, colocar logomarca nos impressos possíveis, configurar taxas de juros e multa, cadastrar as contas bancárias, cartões de crédito, identificar os usuários do Focus com as devidas permissões para cada
atividade, entre outros. 5) Importar do site www.focus2000.com.br para o Focus 10, armações e lentes de contato dos fornecedores com os quais a Optidados tem parceria e a Ótica... trabalha. A Optidados tem cadastros prontos de produtos, ruduzindo assim, o tempo da implantação do Focus 10! 6) Importar também do mesmo site as buscas, que são os relatórios de gerenciamento da ótica. 7) Baixar do mesmo site e apresentar as tabelas de lentes oftálmicas para que a Ótica... possa identificar com quais marcas trabalha e assim preencher os campos de preços - custo e venda - das lentes. A partir de então, as tabelas devem ser enviadas ao pessoal responsável por lentes da Optidados, que transformará tais tabelas em arquivo a ser importado pelo Focus 10. 8) Configurar etiquetas. As impressoras não possuem um padrão na forma de trabalhar, portanto é necessário que configuremos as etiquetas para que a sua impressão seja ajustada de forma adequada ao tamanho. 9) Configurar Impressora Fiscal. Atualmente o Focus é compatível apenas com as marcas DARUMA, BEMATECH, EPSON OU SWEDA. É importante saber que as impressoras fiscais apenas podem ser instaladas em computadores desktop, ou seja, as impressoras fiscais não podem, por lei, serem instaladas em notebooks! Se a opção for pela impressora fiscal BEMATECH, há a necessidade de antes de efetuar a compra da mesma, verificar as especificações do Windows da máquina a qual ela ficará conectada. 10) Configurar o Intercâmbio de Lojas quando houver. No caso da Ótica... ter filiais é necessário que esse trabalho seja feito para que haja a troca de informações entre as filiais. Explicações e treinamento técnico apenas com o pessoal da Optidados.
11) Instalar Terminais Adicionais. Esses são os computadores da ótica que também terão o Focus além do servidor. 12) Configurar o backup salvamento das informações automático e diário (é necessário disponibilizar um pendrive exclusivo para este fim). Existe a opção do backup ser feito nas nuvens que é tratado como recurso diferenciado do Focus 10 e se for essa a escolha da ótica, será feita a configuração para tal. 13) Lançar na Tabela de Preços as peculiaridades tributárias do seu Estado. a. Passo extremamente relevante. É indispensável orientação do seu contador. Muitos dos produtos do segmento óptico estão sujeitos à substituição tributária ICMS. É fundamental que a sua Organização Contábil lhe dê toda a assistência neste momento de grande mudança em seu negócio, visando o cumprimento de todas as obrigações fiscais e legais. A propósito, recomendamos a leitura do primeiro artigo no link a seguir: http://www.aspr.com.br/arquivos/contabilidadefinanceira.pdf b. Acerto de preços dos produtos importados do site da Optidados. Os produtos que são importados de fabricantes do segmento ótico e parceiros da Optidados, estão com preços meramente referenciais. A Ótica tem a liberdade de trabalhar com os preços de custo e venda que sejam convenientes. c. Duplicar produtos semelhantes. Essa ferramenta também serve para poupar o trabalho da pessoa que cadastra a tabela de preços no Focus 10. No caso de cadastrar uma peça que seja bastante semelhante à outra já cadastrada no Focus 10, basta localizar a peça existente, duplicá-la e apenas trocar as especificações que sejam pertinentes. A partir daí, será
gerado outro código de barras para a peça, tornando-a única. d. Cadastro de novos Produtos com seus respectivos fornecedores. 14) Imprimir as etiquetas e identificar as peças. 15) Cadastrar clientes ou se possível, importá-los de outro software. Nesse caso é indispensável o auxílio da Optidados, tanto para o treinamento como a preparação dos arquivos a serem migrados! 16) Cadastrar no Contas a Receber crediários antigos, de vendas que foram feitas antes da implantação do Focus 10 e que ainda tem vencimentos. 17) Importar Lentes Oftálmicas com o preço correto (conteúdo do item 7). 18) Lançar pela primeira vez todo o estoque da ótica - MUITA ATENÇÃO! Esse procedimento deve ser realizado em apenas um dia, já que tal lançamento num prazo maior, acarreta prejuízo de informação para a ótica, já que as peças tem a possibilidade de serem vendidas diariamente! Também é indispensável o helpdesk remoto pelo pessoal da Optidados, já que existem algumas peculiaridades nesse primeiro lançamento. 19) Aprender a fazer vendas. O princípio do lançamento das vendas é de que apenas pode ser vendido o que se tem no estoque. É necessário o apoio da Optidados, já que existem os conceitos de lançamento de ordens de serviço de óculos e lentes de contato e vendas diretas com e sem o cadastro do consumidor. 20) Aprender a fazer o recebimento dos crediários. Para execução dessa tarefa também é necessário o apoio da Optidados. É importante observar que dos crediários antigos, ou seja, dos crediários retroativos ao FOCUS 10 que foram lançados para que haja a cobrança das parcelas dessa venda, a comissão não é calculada automaticamente, porém, existe a possibilidade dessas vendas serem recuperadas através de relatório. Nesse caso, cada
crediário deve ser lançado no nome de quem deve receber a comissão. 21) Abrir e fechar o caixa diário. É realmente necessário, para o possível lançamento de vendas no Focus 10, que seja realizado a abertura e o fechamento do caixa diariamente. Nesse caso, também é importante o contato para a realização de treinamento. No caso de trabalhar com a impressora fiscal ainda existe a necessidade da impressão da REDUÇÃO Z e geração do arquivo diário para a receita federal. Observação: É importante iniciar a rotina com o caixa no dia posterior o lançamento inicial de estoque! 22) Lançamento de Nota Fiscal de entrada. Após as configurações necessárias realizadas pelo pessoal da Optidados, é possível, após o treinamento adequado, atrelar o lançamento das peças no estoque da ótica com o vencimento das notas referentes ao fornecedor. 23) Lançar as faturas que ainda vencerão de fornecedores, com previsão para fluxo de caixa. É fundamental que além do treinamento necessário também aprenda a analisar os relatórios com a finalidade de aprimorar a gestão do negócio. 24) Configurar e aprender o uso da ferramenta de Mala Direta por e-mail (gratuito), SMS (pacotes e valores a serem combinados com o setor comercial da Optidados) e via Impresso. 25) Configurar e aprender a utilização da ferramenta de Pedido Automático de Lentes via e-mail, caso seja interessante para a Ótica... 26) Configurar o perfil de usuários do Focus 10 e as permissões para cada função. Essa tarefa consiste em basicamente dizer ao Focus 10 o que cada perfil cadastrado tem permissão para realizar. Deve ser feito sob orientação do pessoal da Optidados. 27) Conferir periodicamente o estoque para que haja consistência do inventário. Existe uma ferramenta na parte de estoque do Focus 10, denominada
Verificação de Estoque que executa justamente essa função a partir da leitura das etiquetas das peças pelo leitor de código de barras e indicação na tela da quantidade de peças que estão em maior ou menor quantidade quando comparado ao estoque real da ótica. 28) Buscas. São os relatórios do Focus 10. Estão divididos por categoria de acordo com as ferramentas disponibilizadas. 29) Utilização da ferramenta Agenda. 30) Efetuar o Controle bancário da ótica pelo Focus 10. Consiste em equiparar o saldo bancário real com o saldo bancário do Focus 10 através das baixas realizadas de acordo com a realidade. 31) Configurar Comissão. Para a configuração dessa ferramenta é necessário o contato e orientação do pessoal da Optidados. 32) Utilização da ferramenta de Crédito e Cobrança para as óticas que trabalham com crediário. A partir do treinamento adequado é possível fazer a renegociação de dívidas e inclusive enviar cartas de cobranças aos clientes inadimplentes. Muita Atenção! Ajustes e melhorias nos itens e cronograma acima podem ser discutidos e acordados; em assim sendo, esses serão formalizados para que as atribuições e responsabilidades mútuas fiquem às empresas: Ótica... e OPTIDADOS e suas respectivas diretorias. Campinas, 29 de maio de 2013. OPTIDADOS SOFTWARES ÓPTICOS