UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE A GESTÃO FINANCEIRA NO SETOR DE CONTAS A PAGAR

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE A GESTÃO FINANCEIRA NO SETOR DE CONTAS A PAGAR Por: Adriana Corrêa Mendonça Orientador Prof: Sergio Majerowicz Rio de Janeiro Outubro/2010

2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE A GESTÃO FINANCEIRA NO SETOR DE CONTAS A PAGAR Apresentação de Monografia á Universidade Candido Mendes (Projeto A vez do Mestre) Como Requisito para obtenção do grau Especialista em Finanças e Gestão Corporativa. Por: Adriana Corrêa Mendonça

3 AGRADECIMENTOS Primeiramente a Deus, que esta sempre me dando forças para prosseguir e nunca desistir. A minha família que esta sempre ao meu lado, me apoiando na busca de novos conhecimentos. trabalho. A todos que direta e indiretamente contribuíram para a realização deste E em especial dedico este trabalho a minha mãe, pelo apoio e incentivo que nunca me faltaram. Ao meu orientador Sergio Majerowicze e os demais professores da Vez do Mestre.

4 DEDICATÓRIA Dedico este trabalho ao amado Senhor e Salvador Jesus Cristo que na sua infinita sabedoria me mostrou o caminho a seguir.

5 RESUMO Este trabalho tem o propósito de enfatizar a necessidade de organização nos principais controles financeiros. Sabendo que para haver possibilidade de uma gestão eficaz e controle no setor de contas a pagar, é necessário que o gestor financeiro conheça as finanças da empresa e saiba como utilizar corretamente as ferramentas, que pode ser uma das principais fontes de informação para a tomada de decisões. Para uma boa gestão das empresas há a necessidade de controles internos de contas a pagar de maneira que se visualizem todas as informações de uma maneira globalizada para a tomada de decisões. Aplicar o controle no contas a pagar em uma empresa é uma estratégia boa para conseguir administrar todos os negócios da empresa. Através deste controle ninguém sairá insatisfeito, a empresa não pagara juros e multas desnecessárias e o fornecedor não ficará sem receber seus pagamentos em dia. Existem várias ferramentas de controle, desde o mais simples, podendo ser uma planilha em Excel, um software, ou ERP, será de acordo com a necessidade de cada empresa.

6 METODOLOGIA Para este estudo foi utilizada a pesquisa bibliográfica para desenvolvimento dos capítulos, que é conceituada por Marconi e Lakatos (2002) como uma forma de pesquisa que visa expor o pesquisador ao contato direto com os mais variados meios em que haja registro sobre o assunto, tais meios são classificados pelos autores como fontes secundárias. No caso deste trabalho, as principais fontes secundárias foram publicações (internet, livros e apostilas) a respeito do tema.

7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 8 CAPÍTULO I CONSIDERAÇÕES GERAIS 10 10 1.1 O gestor e a função financeira 1.2. - Controle como auxílio a gestão 14 1.3 - Controles financeiros básicos. 14 C APITULO II O CONTAS A PAGAR 15 2.1 - O conceito de contas a pagar. 15 2.2 A conta de fornecedores no contas a pagar 18 2.3 O objetivo de contas a pagar. 20 2.4 A importância do controle no setor de contas a pagar. 21 2.5 O controle das contas a pagar 23 CAPÍTULO 3 FERRAMENTAS PARA AS CONTAS A PAGAR 25 3.1 Ferramentas de controle no contas a pagar 25 3.2 benefícios de um software de contas a pagar para a contabilidade 27 3.3 Vantagens de um software no contas a pagar. 28 3.4 - Implementação de um sistema ERP 29 3.5 - Vantagens do ERP para o contas a pagar. 30 CONCLUSÃO 33 BIBLIOGRAFIA 35 FOLHA DE AVALIAÇÃO 37

8 INTRODUÇÃO As organizações têm passado por várias transformações em seus setores, principalmente no setor financeiro. As grandes mudanças econômicas e sociais alteram o curso da estabilidade das empresas gerando uma mudança no sistema, afetando principalmente a área financeira. Gestores precisam ter informações precisas, significativas e oportunas, se quiserem tomar boas decisões. A função do gestor financeiro de uma empresa além de tomar decisões de investimentos e financiamentos, é analisar o controle financeiro, ou seja, coordenar, monitorar e avaliar as atividades financeiras das empresas através de dados financeiros. Sem controle a empresa não sabe quando e quanto entrará de dinheiro em caixa com exatidão, e assim não tem como programar as contas a pagar, correndo o risco de acumular dívidas em uma época em que não haverá entradas suficientes para liquidá-las. Muitas vezes nesta situação, as empresas apelam para empréstimos em bancos, pelos quais pagam altos juros para manter o seu crédito com os fornecedores, desta maneira a empresa pode entrar em uma estrada sem saída, acumulando cada vez mais dívidas. Portanto é necessário fazer um controle eficaz, com relatórios de caixa, com entradas, saídas, saldo atual e anterior. Utilizar ferramentas que seja melhor para a empresa, de modo que se tenha as informações necessárias para um controle eficaz. Possibilitando que o gestor fique permanentemente informado sobre vencimento dos compromissos, como estabelecer prioridades de pagamentos e o montante dos valores a pagar.

9 Tendo em vista essa realidade, a contribuição deste estudo servirá como alicerce e melhoria na gestão das contas a pagar permitindo a implementação de novas ferramentas gerencias como modelos positivos e de resultados visíveis. Analisando as possíveis melhorias, que poderão ser implantadas no setor de contas a pagar de modo que o gestor financeiro avalie as melhores oportunidades de assumir novos compromissos.

10 CAPITULO I CONSIDERAÇÕES GERAIS 1-1 O Gestor e a função financeira A função financeira está ligada as áreas que exigem tomadas de decisões na empresa. O papel do gestor financeiro vem sofrendo inovações notáveis. Com o atual sistema de registros contábeis, principalmente com o uso intensivo de informática, a função financeira tem se tornado cada vez mais importante no processo de tomada de decisões no sentido de atingir os objetivos da empresa. Segundo Hoji(2003) as funções básicas do gestor financeiro são análise,planejamento, controle financeiro, tomada de decisões de investimentos e tomada de decisões de financiamento. Em termos gerais é relevante dizer que: Conhecer as finanças da empresa e saber como utilizar corretamente suas ferramentas pode ser uma das principais fontes de informação para auxiliar na tomada de decisões. Longeneker, Moore e Petty(2004) afirmam que dizer que os gestores e empresários devem ter conhecimento sobre o processo contábil, não significa dizer que eles precisam tornar-se peritos em contabilidade, mas que precisam saber como lidar com as ferramentas financeiras, inclusive os demonstrativos financeiros, para poder identificar quais métodos contábeis poderão funcionar com mais coerência na empresa em questão. Lemes Júnior(1999;p.320) caracteriza finanças como A arte e ciência de administrar recursos econômicos e financeiro. A administração financeira tem sido de importância crescente para as empresas de pequeno e médio porte. O sucesso empresarial demanda cada vez mais o uso de práticas financeiras e controles apropriados.

11 De acordo com Santos(2001), durante anos a administração financeira nas empresas foi meramente executiva, consistindo basicamente em receber e pagar e, por isso, era considerada uma simples extensão da administração geral. Esse quadro mudou, surgindo maiores exigências para gestão financeira em virtude da crescente complexidade da economia brasileira e da expansão e sofisticação de nosso mercado financeiro. Para uma boa gestão das empresas há necessidade, de controles internos de contas a receber, contas a pagar, contencioso, bancos, caixa, receitas e despesas de um sistema de custos e formação do preço de venda, da correta apuração de resultados periódicos, do acompanhamento da rentabilidade, do fluxo de caixa, compras, gestão de estoques e da análise constante dos seus resultados voltada para o diagnóstico financeiro, de forma que possibilite a visão pelo proprietário ou sócios da empresa da sua performance econômico financeiro.

12 1-2 Controle como auxílio a gestão. Para o administrador realizar com eficiência os objetivos organizacionais adequadamente, ele deve exercer quatro funções: planejar, organizar, liderar e controlar. Porém as três primeiras não funcionarão adequadamente se a última, o controle, não for executada com eficiência. Controle é uma função do processo administrativo, que mediante a comparação com padrões previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das ações com a finalidade de realimentar os tomadores de decisões, para que eles possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou até mesmo interferir em funções do processo administrativo para ter a certeza de que os resultados satisfaçam aos desafios e a meta da empresa. Queji (2002, p.60) destaca que: Os controles financeiros são parte fundamental no processo de Administração das empresas, arrolando como controles financeiros básicos: o caixa, bancos, contas a receber, contas a pagar e o controle de estoque. Afirma que esses controles básicos fornecem informações para a gerência das finanças quanto ao capital de giro, ao fluxo de caixa, ao controle de custos e preços. A implantação e manutenção de controles financeiros na administração da empresa são fundamentais para a tomada de decisões.

13 Segundo Assaf Neto e Silva(2002, p.35). no contexto econômicos modernos de concorrência de mercado exigem das empresas maior eficiência na gestão financeira de seus recursos, não cabendo indecisões sobre o que fazer com eles. É comum encontrar empresas que não conhecem os valores exatos a receber no dia. Para obter esta informação com precisão, perde-se muito tempo buscando informações anotadas em diversos lugares, muitas vezes sem consistência. E sem este controle não se consegue administrar corretamente a carteira de clientes, evitando atrasos e perdas. Não é possível uma empresa sobreviver sem que haja um esmerado controle, especialmente das informações básicas necessárias à gestão financeira. Sem o conhecimento exato dos valores a receber, a pagar, saldos de recursos, receitas obtidas e despesas incorridas, não se pode administrar corretamente as finanças de um negócio. Estas informações são básicas para a tomada de decisão.

14 1-3 - Controles Financeiro Básicos Os controles financeiros são indispensáveis às empresas, pois além de essências para o controle da administração, servem de base para instrumentos de planejamento. Os principais são: 1) Registro de caixa e bancos: Este controle tem a finalidade de manter o registro de todos os recebimentos e pagamentos da empresa que ocorrem diariamente; 2) Controle de estoques: Os estoques constituem aplicações da empresa. Sendo assim, podem representas uma parcela relevante dos ativos totais da mesma. Além do controle dos itens que compõem os estoques, a manutenção de determinados níveis ideais torna-se fundamental importância para a empresa. 3) Controle de contas a pagar e contas a receber: São controles que visam dar informações essenciais referentes aos compromissos assumidos e créditos da empresa, provenientes de vendas a prazo.

15 CAPÍTULO II O CONTAS A PAGAR 2-1 - CONCEITO DE CONTAS A PAGAR O conceito de contas a pagar é bastante simples, ou seja, é exatamente isso mesmo que a nomenclatura anuncia: um determinado número de contas necessárias de serem pagas em uma determinada data ou em mais de uma. Este mecanismo é muitíssimo utilizado pela maioria das empresas atuantes no mercado no mundo moderno dos dias de hoje e tal mecanismo é tão eficiente que muitas pessoas comuns estão trazendo este método para dentro de suas próprias casas, a fim de conseguir se organizar de tal forma com suas próprias dívidas que a pessoa e a empresa nunca serão pegas de surpresa com dívidas inesperadas ou por cobranças esquecidas numa gaveta, correndo assim o risco de ter o serviço interrompido ou cancelado. Aplicar o conceito de contas a pagar em uma empresa é uma estratégia boa para conseguir administrar melhor todos os negócios referentes à mesma. Através desta organização, nenhum prestador de serviço ou fornecedor da companhia não ficará sem receber seu pagamento em dia e com isso a empresa pouco provavelmente terá que enfrentar situações de desconforto e de insatisfação com relação a seus parceiros e neste meio dos negócios, o número de amigos e de pessoas que suportam seus negócios é extremamente importante. Nada que seja realizado aos extremos pode ser bom para qualquer pessoa, mas mesmo assim aquelas que possuem uma boa dose de organização conseguem ser melhores desenvolvidas no meio em que se encontram do que aquelas que não se preocupam com este tipo de assunto. Este quadro se torna ainda mais acentuado quando o assunto é dinheiro e mais especificamente, dívidas de modo que as pessoas organizadas que fazem planilhas de contas a pagar e outros mecanismos de recordação em geral

16 conseguem administrar muito melhor suas economias do que aquelas que se sustentam apenas em receber a conta e com sorte, lembrar de pagá-las. Este conceito é muito simples, contas a pagar significa o dinheiro que a empresa deve, em contas e obrigações. Em contas a pagar estão incluídos dívidas contraídas com fornecedores de matérias primas e insumos, obrigações com o fisco e outras saídas previstas de dinheiro. Silva (1995, p.163), diz que as contas a pagar têm o objetivo de: Verificar, controlar e processar os pagamentos de contas (notas ficais, recibos, faturas de fornecedores etc.), através da emissão de Autorização de Pagamentos e respectivo cheque. Ambos os documentos devem ser assinados pelo principal responsável do setor de finanças. Nas contas a pagar também devem se incluir duplicatas a receber como cita Gitman(2002, p.628) são para as empresas a principal fonte de financiamento a curto prazo não garantindo e resultam da compra de mercadorias a prazo, sem que o comprador necessite submeter-se a muitas formalidades para evidenciar sua obrigação para com o vendedor. A liquidação ocorre de acordo com as disponibilidades que contém no caixa da organização. Em contas a receber estão incluídos todos os valores que deverão ser recebidos pela empresa. Simplificando: Despesas e Receitas. A Receita a receber é uma situação simétrica à despesas a pagar, ou seja, corresponde a uma receita auferida que não foi recebida nem ainda emitida a fatura correspondente, ou seja, existe a certeza de uma receita. Tal certeza decorre de um compromisso formal, assumido com algum cliente, realizado total ou parcialmente, de modo que tal cliente deve ter certo montante à empresa (PIZZOLO, 2000,p.73)

17 Apesar de ser um conceito extremamente simples, é de fundamental importância para o bom andamento de um negócio que despesas e receitas sejam estimadas, avaliadas, monitoradas e controladas para que o negócio seja lucrativo. Contas a pagar e contas a receber são, via de regra, discriminadas no chamado fluxo de caixa. O fluxo de caixa lista e registra os valores recebidos e gastos em uma empresa dentro de um período de tempo previamente estabelecido Considerar o fluxo de caixa de uma organização um instrumento gerencial não significa que ela vai prescindir da contabilidade e os relatórios gerenciais por ela gerados. Ao contrário, com o fortalecimento dos relatórios gerenciais gerados pela contabilidade se pretende aliar a potencial idade do fluxo de caixa para melhor gerenciar suas decisões(frezatti, 2006 p.28). Desta forma trata-se de considerar que o fluxo de caixa também deve ser compreendido como instrumento que traga subsídios para o processo de tomada de decisões. Considera-se que o fluxo de caixa é o levantamento das entradas e saídas de recursos da empresa e que deve ser controlado pelo gestor evitando assim problemas de liquidez.

18 2-2 - A conta de fornecedores no contas a pagar. Uma das principais obrigações de empresas comerciais é os fornecedores. As políticas de compra podem definir as limitações da empresa com relação á crédito com seus clientes. Porém é de extrema necessidade que as empresas mantenham um bom relacionamento com seus fornecedores. Silva(2006, p.134) afirma que: A conta de fornecedores representa as compras a prazo efetuadas pela empresa. Tais compras compreendem as mercadorias, as matérias-primas, os componentes utilizados na produção e outros matérias de consumo. Os fornecedores podem ser nacionais ou estrangeiros. [...] Pode ainda ocorrer de empresas coligadas ou controladas também aparecem como fornecedoras. Além dos fornecedores ainda estão nas contas a pagar os valores referentes a pagamentos de financiamentos que normalmente são exigíveis a longo prazo por encerrar suas obrigações em exercícios seguintes ao período de referência. São obtidos em bancos comerciais e incorrem seus encargos, taxas e juros a pagar (JUNIOR; BEGALL, 2002). É preciso analisar sempre o custo do capital que para Hoji(2003, p.194) é calculado com base em diversas fontes de financiamento de caráter permanente e de longo prazo, que compõe a estrutura de capital da empresa. Também são consideradas compromissos a pagar: os salários e contribuições especiais. Esses compromissos fazem parte da movimentação mensal da empresa e são prioridades da empresa. Aplicar o controle no contas a pagar em uma empresa é uma estratégia boa para conseguir administrar melhor todos os negócios referentes à mesma.

19 Através deste controle, nenhum prestador de serviço ou fornecedor da companhia não ficará sem receber seu pagamento em dia e com isso a empresa pouco provavelmente terá que enfrentar situações de desconforto e de insatisfação com relação a seus parceiros.

20 2.3 - Objetivo de controles no contas a pagar O objetivo é proporcionar ao gestor financeiro uma visão global de todos os compromissos assumidos pela empresa, permitindo acompanhar de forma fácil os pagamentos a serem efetuados em determinado período, evitando o aumento de custos (juros e multas); O responsável tem o objetivo de verificar, controlar e processar os pagamentos de contas (notas fiscais, recibos, faturas de fornecedores etc.), através da emissão de autorização de pagamentos e respectivo cheque. Ambos os documentos devem ser assinados pelo principal responsável pelo setor de finanças. Este setor requer atenção especial da administração, pois sempre envolve grandes somas de dinheiro.

21 2.4 - A importância do controle no setor de contas a pagar. Para uma eficiente gestão financeira na empresa é necessário implantar alguns controles gerenciais, que forneçam sistema gerador de informações que possibilite a efetivação do planejamento de suas atividades e controle de seus resultados. O controle das Contas a Pagar fornece informações para tomada de decisões sobre todos os compromissos da empresa que representem o desembolso de recursos. As contas a pagar são compromissos assumidos pela empresa, representadas por compra de mercadorias, insumos para produção, máquinas, serviços, salários, impostos, aluguel, empréstimos, contribuições, entre outros. O controle deve ser uma tarefa de rotina da empresa, pois normalmente envolve com grande quantidade de dinheiro. elementos: O controle de contas a pagar possibilita a identificação dos seguintes a) Identificar todas as obrigações a pagar; b) Priorizar os pagamentos, na hipótese de dificuldade financeira; c) Verificar as obrigações contratadas e não pagas; d) Não permitir a perda de prazo, de forma a conseguir descontos;

22 e) Não permitir a perda de prazo, de forma que implique no pagamento de multa e juros; f) Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa; g) conciliação com os saldos contábeis. De acordo com a apostila SEBRAE(2000), o controle no contas a pagar serve para avaliar as melhores oportunidades de assumir novos compromissos, de maneira a não centralizar muitos pagamentos em determinadas datas. Este controle possibilita que o gestor fique permanentemente informado sobre vencimentos dos compromissos e como estabelecer prioridades de pagamento e o montante dos valores a pagar. Os controles podem ser fortalecidos por procedimentos que tragam segurança á administração da empresa, como separar as funções entre pagamento e compra; autorizar e aprovar compras e pagamentos; utilizar cheques ou sistema eletrônico de pagamentos e obter documentação adequada que comprove o pagamento.

23 2.5 - O CONTROLE DAS CONTAS A PAGAR Trata-se de uma ferramenta de controle que deve ser regularmente registrada atualizando-se novas informações das compras a prazo, bem como, dos registros de movimentações de pagamentos ocorridos nos títulos. O objetivo da administração de contas a pagar consiste em administrar os compromissos de maneira tal que proporcione melhor fluxo de caixa possível. Portanto, decisões sobre compras a prazo devem estar obrigatoriamente associadas à previsão de entradas de recursos, via de regra, oriundos das vendas a prazo já realizadas e das vendas a vista previstas mediante históricos de comercialização. Assumir compromissos de compras a prazo sem uma devida consulta às previsões de disponibilidades no fluxo de caixa pode provocar grandes problemas num futuro muito próximo. Esta prática é responsável pela grande maioria dos problemas financeiros suportados pelas empresas menos organizadas. Recomenda-se implantar um sistema financeiro informatizado. Existem diversos sistemas disponíveis no mercado que requerem pequeno valor de investimento..

24 2.6 - Procedimentos no contas a pagar Manter controle dos compromissos financeiros da empresa, registrando em sistema de computador os documentos correspondentes (notas fiscais, faturas, contratos, recibos etc.), para encaminhamento para pagamento nos respectivos vencimentos. Manter controles dos pagamentos referentes a compromissos com cláusulas contratuais e pagamentos programados, tais como contratos de leasing, manutenção de equipamentos e aluguéis, visando o cumprimento do contrato e efetivação dos pagamentos nas datas acordadas. Preparar relatórios com previsão de valores a pagar, em bases semanais e mensais, para efeitos de elaboração do Fluxo de Caixa. Calcular juros incidentes sobre títulos vencidos, observando instruções do credor, para quitação do débito. Controlar as retenções de imposto de renda, através de sistema de computador, e emitir as guias para recolhimento. Controle de movimentação bancária diária, através de planilhas eletrônicas, para apurar eventuais saldos devedores e lançamentos bancários não correspondidos pela contabilidade. pagamentos. Contatar fornecedores e bancos para solução de pendências relacionadas a

25 CAPÍTULO III 3-1 Ferramentas de controles no setor de contas a pagar. Desde os mais simples programas de planilhas de contas a pagar até sistemas integrados de controle financeiro, existem inúmeras opções para a informatização dos processos e tarefas de uma tesouraria. As soluções mais adequadas irão depender, obviamente, do porte da empresa, seu faturamento, tipo de negócio e outras particularidades que devam ser observadas. Diretores financeiros, controles e tesoureiros estão aptos a escolher os programas mais adequados para a empresa, tendo em vista necessidades e tipo de demanda existente. Cada compromisso que a empresa assume perante terceiros deve, baseado em documento, podendo ser uma cópia da nota fiscal, duplicata, bloqueto de cobrança bancária, formulário simples de pedido ou orçamento, cópia de cheque, pré-datado ou formulário interno em que conste pelo menos o nome do credor, o valor e a data do compromisso, ser registrado em uma planilha, formulário ou outro documento, de tal sorte que permita com uma passada de olhos conhecerem todos os compromissos vincendos, suas datas e valores bem como o seu montante. Através deste relatório todos os compromissos da empresa são controlados, fornecendo ao administrador a possibilidade de verificar todos os seus compromissos por: fornecedor, tipo de pagamento, títulos a pagar e títulos pagos, duplicatas em atraso, em qualquer intervalo de datas.

Ex: de Planilha em excell 26

27 3-2 Benefícios de um software de contas a pagar para a contabilidade O elemento mais importante para o software de contabilidade é o módulo de contas a pagar. A razão para isto é que, sem a possibilidade de pagar as contas efetivamente como uma empresa, o gestor irá falhar como negócio, independentemente de qual seja a aparência das contas a receber da empresa. O software de contabilidade que a empresa comprar deve ter boas funções de contas a pagar dentro dele. Surpreendentemente, pesquisas mostram que hoje em dia, muitas empresas ainda utilizam diários contábeis em papel e estão indo a falência como conseqüência de uma ruim administração das contas a pagar. O benefício de ter os módulos de contas a pagar em um software de contabilidade é que vai poupar dinheiro a longo prazo. O uso do módulo de contas a pagar de forma consistente, e corretamente, a empresa irá funcionar muito melhor. Gera lembretes sobre faturas que precisam ser pagas, gerar pagamentos, e ter estes pagamentos registrados também. O software será capaz de recuperar vias eletrônicas desses registros caso precise deles. Com a contabilidade feita em papel, este processo consome muito mais tempo, e por isso, O software de contas a pagar irá definitivamente, a longo prazo para salvar tempo e dinheiro da empresa.

28 3-3 - Vantagens de um software no contas a pagar. Controle das autorizações de pagamentos, de forma que possibilite à empresa a controlar todo o seu fluxo de pagamentos. Possibilidade de se fazer as baixas vinculadas às contas bancárias, podendo inclusive emitir cheques para essas baixas. Controle específico sobre o adiantamento de fornecedores, permitindo o controle e registro de todos os adiantamentos realizados e todos os compromissos com os fornecedores. Geração de arquivos de pagamento escritural com aprovação através de definição de alçadas e posterior leitura do arquivo retorno, efetuando automaticamente as baixas vinculadas a cada conta corrente movimentada. Total controle de impostos retidos, com emissão automática de guias e cadastro automático de títulos para pagamento dos impostos retidos, com calendário de vencimento individualizado para cada imposto. Relatórios operacionais completos, com dezenas de possibilidades de visualização dos relatórios de contas a pagar,, extrato credor, saldos de adiantamento, etc.

29 3-4 Implementação de um sistema de ERP ERP é um sistema de gestão empresarial, que integra todos os departamentos da empresa de forma que todos façam parte de um sistema integrado. ERP veio facilitar tanto o dia a dia do profissional operacional, uma vez que previne erros, agiliza e integra processos, quanto para auxiliar os gestores da organização na administração, visto que ajuda a reduzir custos operacionais, detectar fraudes e controlar os negócios de forma rápida, prática e segura. É uma ferramenta que irá ajudar no controle das contas a pagar. Os sistemas ERPs são geralmente formados por módulos integrados, e automatizam todos os processos de uma organização abrangendo desde o controle de receitas, fluxo de caixa, markup, inadimplência, controles financeiros de contas a pagar de contas a receber até o controle de estoques, perdas, custos e de produção, entre outras áreas. Isto significa toda a atividade da empresa fluindo dentro de uma mesma ferramenta que oferta informações de cada operação em tempo real. Além de eliminar os relatórios em papel oferece uma enorme gama de informações através de relatórios eletrônicos e gráficos. E são estas informações que irão servir de base à tomada de decisões gerenciais. O departamento de contas a pagar, saberá rapidamente quanto de dinheiro destinar a quitação de impostos e quanto direcionar ao pagamento de salários, de acordo com as informações que o setor de recursos humanos disponibilizar no sistema. É importante a empresa entender quais as necessidades da empresa em relação ao sistema ERP.

30 3.4.1 Vantagens de ERP para o contas a pagar: -Cadastro autmomático de titulos para boletos de cobrança e outros lanaçamentos baseados em datas sequenciais; - Permite a quitação parcial de uma conta; - Permite a quitação em lote; -Imprime se necessário a autorização de pagamento; - Gera remessa bancária para pagamento de fornecedores; - Impressor de cheques totalmente integrado; -Possui pesquisa para encontrar uma conta através de vários argumentos; -Conciliação bancária; -Emissão de cheques; -Controle de cheques emitidos; Outra vantagem que esta ferramenta oferece é a eliminação da redigitação, pois as informações fluem entre os módulos, e uma vez inserido um dado em qualquer departamento, este fica disponível em todo o sistema. Antes do ERP as empresas usavam planilhas estáticas ou tinham um sistema para cada departamento, nada se integrava e com isto se perdia muito em informações, confiabilidade e agilidade.

Exemplo de Sistema ERP 31

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33 CONCLUSÃO O mundo moderno com certeza trouxe um grande número de facilidades e de confortos para a humanidade, porém também trouxe um grande número de exigências e de mudanças de comportamento que de uma forma ou outra as pessoas acabaram se vendo no meio desse ciclo infinito, principalmente quando acentuamos que a principal característica dessa sociedade é a do consumo constante de qualquer tipo de bem, tornando as coisas muito rapidamente descartáveis e obrigando que os indivíduos possuam algum tipo de controle financeiro para não acabar com sua reputação no mercado A inexistência de uma adequada gestão financeira pelas empresas provoca vários problemas de análise, planejamento e controle financeiro das suas atividades operacionais. Cada gerente investido da autoridade deve ter plena responsabilidade de todas as funções atribuídas e pela atuação da organização. Sendo assim é necessário criar controles que lhe possibilitem saber se esta agindo de acordo com critérios estabelecidos para a sua função. É de máxima importância que cada Vez mais as empresas, aprimorem seus planejamentos e controles a fim de evitarem situações insolúveis. A atividade bem sucedida de qualquer empresa, grande, média ou pequena, requer controles apropriados. No contas a pagar tem que ser usado uma ferramenta eficaz para controlar tudo o que se relaciona ao pagamento de contas, faturas e contas. De maneira que auxilie o setor da contabilidade, emitindo relatórios das contas a pagar, das contas atrasadas, já pagas, etc. Este sistema pode ser montado através de planilhas simples no excell, aplicativo que a empresa já possui, adaptando conforme a necessidade da empresa. Se a empresa preferir ela pode adquir um software pronto, no qual ela vai lançar todos os dados da empresa..