Incluir Documento no Financeiro

1. Para Incluir um Documento 1.1 Selecione o menu + Movimentação de Contas a Pagar. O sistema exibirá através de uma grade todos os lotes disponíveis para movimentação. 1.2 Selecione o Lote desejado e clique no botão OK (Imagem01) (Imagem02) Copyright 2010 flexlife todos direitos reservados www.flexlife.com.br 1

1.3 Na pasta Procedimentos pressionem a tecla <+> ou clique em Buscar posicionado no canto superior direito, abrirá uma nova janela de pesquisa, como mostra figura abaixo. (Imagem03) Observe que a pesquisa realizada acima (figura 3) foi por nome do fornecedor, mas poderá ser efetuada por Código, Operação, Documento ou Valor. Observação: utilize o símbolo % na pesquisa por Nome, para localizar a palavra em qualquer parte do nome fornecedor. Após selecionar o fornecedor, pressione novamente a tecla <+> em seu teclado. O sistema exibirá a tela de Lançamento, como mostra a figura abaixo. Esta tela tem como função provisionar o documento (nota fiscal), sempre informar o valor total, pois as parcelas serão geradas na sequência. Copyright 2010 flexlife todos direitos reservados www.flexlife.com.br 2

1.4 Preencha os campos desta tela da seguinte forma: (Imagem04) Selecione neste primeiro campo (indicado pela seta na figura acima), o Lançamento Padrão desejado, que foi criado na tabela de Lançamentos Padrões. Note que, após selecionar o lançamento padrão, os campos (Descrição, Data, Indexador) serão preenchidos automaticamente pelo sistema, de acordo com o que foi cadastrado no padrão. Observação: é muito importante na digitação utilizar a tecla << enter >> para saltar os campos e botões de confirmações, com isso se ganha mais agilidade na inclusão dos documentos. Nº. Procedimento: Informe o número do documento. Nota, Pedido e Processo. Estes campos são preenchidos automaticamente pelo sistema quando esta entrada for efetuada pelo Pedido de Entrada. Não são campos obrigatórios, preencha somente na existência das informações. Documento e Emissão: Observe que serão preenchidos automaticamente com os mesmos dados dos campos, Nº. Procedimento e Data, mas poderão ser modificados se necessário. Espécie: Informe a espécie do documento. Exemplo: NF (notas fiscais) DP (duplicatas) Valor Bruto: Informe o valor do documento. Copyright 2010 flexlife todos direitos reservados www.flexlife.com.br 3

Valor Liquido: Observe que nem sempre será o mesmo valor do campo Valor Bruto, pois se houver retenções de alguns dos impostos constantes nos campos destacados em vermelho (figura 3), o valor a ser pago será menor. Condição de Pagamento e Tipo de Documento: Observe que o sistema preencherá automaticamente esses campos, se estes foram cadastrados no lançamento padrão selecionado, podendo ser alterado se necessário. Previsto, Liberado, Conferido e Renegociação Previsto: Marque essa opção quando o documento que está sendo lançado ficará no Módulo somente para efeito no fluxo de caixa, e não fará parte da contabilidade. Observação: o correto é que toda previsão conste no Orçamento Empresarial e não no Contas a Pagar. Liberado: Mantenha essa opção desmarcada. Uma vez marcada essa opção não poderá ser feito nenhum tipo de alteração na operação (provisionamento), apenas poderá ser feito alterações nas parcelas. Observação: Somente usuário com direito concedido pelo Usuário Supervisor do SISGEM, é que terá acesso para desmarcar essa opção, utilizando-se das Operações Críticas do Sistema. Conferido: Mantenha essa opção desmarcada. Marque essa opção somente quando o documento lançado for conferido. Renegociação: Marque esta opção em casos de renegociação. Copyright 2010 flexlife todos direitos reservados www.flexlife.com.br 4

1.5 Clique no botão OK. O sistema abrirá a tela Geração de Documentos a Pagar, como mostra a figura abaixo. Preencha os campos desta tela da seguinte forma: (Imagem05) Os campos de Instruções para Pagamento localizado na parte superior da tela (figura 5): %Juros, % Desconto, Conceder Desconto Sobre e Conceder Desconto Até não são campos obrigatórios, apenas campos informativos. % Juros: Informe o percentual, se houver algum acréscimo no valor total do documento. % Desconto: Informe o percentual, se o fornecedor conceder algum desconto no valor total do documento. Campos Conceder Desconto Sobre e Conceder Desconto Até Esse dois campos estão relacionados, porque se o fornecedor conceder um desconto por pagamento antecipado do documento, nestes campos informe a porcentagem de desconto que será concedida, em X dias antes do vencimento, respectivamente. Número do Documento: O número do documento pode-se manter o mesmo informado na tela anterior. Tipo de Documento, Local de Pagamento, Histórico. Estes campos serão preenchidos automaticamente pelo sistema, se essas informações foram cadastradas nos lançamentos padrões, podendo ser alterada se necessário. Tipo de Pagamento: Selecione o tipo de pagamento que foi combinado com o fornecedor. Exemplo: Pagamento em Carteira /Pagamento em Banco Esses Tipos são cadastrados na tabela Tipos de Pagamento Não Participa Fluxo de Caixa: Marque essa opção quando desejar que o documento não faça parte do Fluxo de Caixa. Copyright 2010 flexlife todos direitos reservados www.flexlife.com.br 5

1.6 Após preenchimento dos campos clique no botão Gerar Documentos (Imagem06) Observe que ao gerar os documentos, surgirá a tela acima, onde estará especificada do lado esquerdo a lista de Documentos, onde exibirá todas as parcelas com seus respectivos números, data de emissão, vencimento, valor e a situação. E do lado direito constará o numero da operação (NOTA FISCAL PROVISIONAMENTO), e logo abaixo as parcelas referentes a essa operação. Copyright 2010 flexlife todos direitos reservados www.flexlife.com.br 6

2. Para Manutenção das Parcelas Clique na pasta Documentos, o sistema abrirá a seguinte tela: (Imagem07) A maioria dos campos mencionados na tela acima (figura 7) já foi explicada nos passos anteriores, com isso serão apresentados somente os campos não mencionados. Número Bancário: Quando pagamento com boleto, informe o número do mesmo, este campo não é obrigatório. Origem do Titulo Banco de origem do título. Os bancos são cadastrados na tabela Bancos. Documento Duvidoso: Marque essa opção quando julgar que um documento duvidoso. Vencimento: Vencimento da parcela Data Crédito: Data prevista para o crédito em conta, no caso de cobrança bancária, essa data é utilizada como referência no processamento de fluxo de caixa. Observação: Na tela Geração de Documentos a Pagar (figura 5), quando se define o Tipo de Documento, o sistema ira gerar a Data de Crédito = (vencimento + Dias para crédito após o pagamento, informado no cadastro de Tipo de Documento). Valor Previsto: Valor previsto da parcela, se existir alteração no valor original, manter este valor para efeito de estatísticas. Copyright 2010 flexlife todos direitos reservados www.flexlife.com.br 7

Valor Original: Valor original da parcela. Valor Total: Campo calculado Valor Total = (Valor Original + Acréscimos) Descontos 2.1 Para efetuar um acréscimo ou desconto no valor original, clique no botão Acréscimos e Descontos, o sistema abrirá uma nova janela conforme mostra a figura abaixo: (Imagem08) Descrição: Selecione uma descrição para acréscimo ou desconto. Exemplo: Descontos Obtidos/ Juros Pagos Este campo esta relacionado com a tabela Discriminação de Valores de Baixa Valor: Informe o valor correspondente ao acréscimo ou desconto Histórico Informe neste campo um histórico para contabilização. Atenção: Se houve a necessidade de alteração de alguns dos campos existentes nesta pasta, clique no botão << V>> da Barra de Navegação para salvar os dados. Copyright 2010 flexlife todos direitos reservados www.flexlife.com.br 8

3. Para efetuar a Distribuição Contábil Clique no botão Distribuição Contábil em destaque na figura abaixo. (Imagem09) O sistema abrirá uma tela conforme mostra a (figura 10). Preencha os campos desta tela da seguinte forma: (Imagem10) Copyright 2010 flexlife todos direitos reservados www.flexlife.com.br 9

Conta Contábil: Selecione uma conta contábil. Observação: Se houver a necessidade de inserir mais de uma conta contábil, clique no botão << + >> localizado nesta tela logo acima da grade dos centros de custo. Valor: Informe o valor correspondente a esta conta contábil. Histórico Este campo não é obrigatório, informe somente quando tiver a necessidade de um histórico especifico para o lançamento. Para inserir ou dar manutenção no(s) centro(s) de custo clique no botão Centro de Custo (Figura 10), o sistema abrirá uma nova janela conforme mostra a figura abaixo: (Imagem11) Dê um duplo clique sobre o campo código ou nomenclatura para incluir o centro de custos desejado, abrirá uma nova janela para pesquisa, conforme mostra a figura abaixo. (Imagem12) Copyright 2010 flexlife todos direitos reservados www.flexlife.com.br 10

Digite no campo pesquisa o nome ou o código do centro de custos e pressione a tecla << enter >> Havendo a necessidade de incluir mais de um centro de custos, repita os passos acima. Observação: A tela Distribuição Contábil (Figura 10) pode ser preenchida automaticamente pelo sistema se no lançamento padrão, estiver com a distribuição em % preenchida. Clique no botão Gravar Vá para a pasta Procedimentos. Após ter preenchido todos os campos e ter a certeza de que não irá mais fazer nenhuma modificação no provisionamento, Pode-se deixar esse lançamento já liberado para baixa. Clique duas vezes sobre o lançamento que está na grade Operações e depois marque opção Liberado. 4.Para Linkar e Reaplicar Documentos em Aberto A principal funcionalidade do botão é unir os documentos desejados relativos ao mesmo fornecedor para o sistema calcular o total dos documentos linkados. Para realizar esse procedimento basta clicar no botão mencionado acima (Links). Automaticamente o sistema exibirá a tela abaixo: Clique no botão adicionar No lado esquerdo na coluna (M) selecione quais os documentos deseja unir. Após finalização da operação, clique no botão Concluir;. Copyright 2010 flexlife todos direitos reservados www.flexlife.com.br 11

Caso seja necessário aplicar um ou todos os documentos em outra condição de pagamento, clique no botão Reaplicar Documentos em Abertos. O sistema abrirá uma nova janela, conforme mostra a figura abaixo: Serão exibidos todos os documentos linkados para criar uma única e nova condição de pagamento (Imagem13) Copyright 2010 flexlife todos direitos reservados www.flexlife.com.br 12

Selecione com um duplo clique a parcela que deseja reaplicar, ou então clique no botão Marcar Todos. Em seguida clique no botão Reaplicar. Surgirá a seguinte tela: (Imagem14) Nesta tela insira um novo numero de documento, altere a condição de pagamento se for necessário e clique no botão Gerar Documentos. Pronto, as parcelas do documento já foram reaplicadas. 4.Para Consultar o Preenchimento dos Documentos Documentos em Aberto: Ao clicar sobre Documentos em Aberto, será trocado o tipo de documento a ser apresentado na consulta do Fornecedor, sendo as opções Documentos Pagos e Todos os Documentos. Lote: Clique nessa opção para visualizar todos os documentos lançados pertencentes a esse lote. Inconsistências: Clique nesta opção para visualizar o local onde há ausência de informações. O sistema abrirá uma tela como mostra a figura abaixo: (Imagem15) Copyright 2010 flexlife todos direitos reservados www.flexlife.com.br 13

Distribuição Contábil: Apresenta os documentos que estão sem a distribuição contábil. Documentos e Procedimentos: Apresenta os documentos em que as somas das parcelas não coincidem com o valor total da operação Copyright 2010 flexlife todos direitos reservados www.flexlife.com.br 14