Rio de Janeiro São Paulo Belo Horizonte Brasília MGS Análise de processos PONTO DE CONTROLE DEZ/2015
Contextualização
Visão geral dos processos da empresa Negócios Prestar serviços técnicos, administrativos e gerais para administração direta e indireta do Governo do Estado de Minas Gerais Compras Adquirir o material correto e ao menor custo, entregue em condições apropriadas de utilização, no lugar certo e a tempo de evitar a sua falta. Estoque Definir necessidade de compra para atender ao cliente no menor tempo e ao menor custo. Além disso, buscar acuracidade e uma redução do valor do estoque, sem comprometer o fornecimento continuo dos produtos aos clientes internos e externos. Recursos humanos Recrutar, selecionar, treinar e reconhecer profissionais capazes de contribuir para o crescimento da empresa. Além disso, alocá-los de acordo com a suas competências, e necessidades da organização. Cliente
Panorama geral Até abril/2015 a empresa apresentou um prejuízo médio mensal de R$ 2,5 milhões. O 2º trimestre de 2015 a MGS apresentou um prejuízo no valor de R$ 6.585.132 (R$ 2,2 milhões mensais), dentre os quais cabe destacar despesas judiciais da ordem de R$ 3,6 milhões e os gastos com rescisões no período (R$ 1,8 milhões com aviso prévio, indenizações e multa FGTS). RECUROS HUMANOS O saldo dos estoques que alcançaram R$ 5 milhões em janeiro de 2015 foi reduzido para R$ 3,2 milhões em junho. O último inventário apresentou acuracidade de 1,45%. E os processos de compras tem durado em média 104 dias no ano de 2015 FINANCEIRO SUPRIMENTOS Do total de despesas operacionais no 2º trim., despesas com pessoal representaram 60,7% (R$ 12,2 milhões). Temos hoje na sede da MGS, pouco mais de 600 pessoas alocadas
Projeto de redesenho do serviço Os anseios capturados na visão de futuro foram explorados em maior profundidade nas reuniões realizadas com os atores do processo. As informações foram consolidadas fluxogramas e seguimos no momento com a análise do alinhamento estratégico e com o desenvolvimento de melhorias de processos e sistemas. Mapeamento da situação atual Análise do alinhamento estratégico Análise de melhorias e sistemas Dimensionamento Desenho da situação futura Plano de Implementação Monitoramento do desempenho Entender e analisar a situação atual dos processos para construção de fluxogramas, avaliação de problemas e gargalos Entender e analisar o alinhamento entre a estratégia e a situação atual dos processos. Levantando a situação atual do indicadores Propor soluções que otimizem o desempenho do processo, agindo na causa raíz dos problemas identificados Analisar a capacidade e quantidade de recursos humanos para execução do processo de negócio Redesenho dos processos de negócio incorporando as melhorias e mudanças aprovadas pela organização Elaborar plano de implementação das melhorias e mudanças aprovadas, definindo responsável e data limite para conclusão Acompanhar implementação das melhorias e mudanças e evolução dos indicadores de mensuração de desempenho do processo Etapa atual
Resultados almejados AUMENTAR A RENTABILIDADE DOS CONTRATOS Aumenta a margem de lucro bruta dos contratos vigentes AUMENTAR A ACURACIDADE DO INVENTÁRIO Aumento da acuracidade do inventário anual REDUZIR DO TEMPO PARA A COMPRA DE PRODUTOS E SERVIÇOS Adquirir qualquer produto ou serviço dentro do prazo máximo de 30 dias AUMENTAR O FATURAMENTO REAL DA MGS Aumentar o faturamento da empresa por meio da expansão do portfólio e melhoria dos serviços REDUZIR O TEMPO DE TRAMITAÇÃO DOS INSTRUMENTOS CONTRATUAIS Reduzir o tempo de tramitação de contratos, termos aditivos, propostas e orçamentos COMPRAR COM EXCELÊNCIA ADQUIRINDO PRODUTOS DE QUALIDADE A PREÇOS JUSTOS Qualificar e selecionar os melhores fornecedores de acordo com a demanda da MGS e de seus clientes
Frentes de trabalho
REALIZAR COMPRAS INTERNAS E GERIR ESTOQUE SUPRIMENTOS
PONTOS CRÍTICOS IDENTIFICADOS Suprimentos Alto valor financeiro parado em estoque Frequente desabastecimento dos clientes Processos de compras demorados e de baixa assertividade Padronizar compras e eliminar itens sem movimentação Planejamento assertivo de demanda pela utilização de ferramentas de gestão de estoque Melhoria na descrição dos materiais e redução no tempo total de aquisição
IMPLEMENTAÇÃO DAS MELHORIAS Suprimentos COMPRAS Revisar o Catálogo de Produtos 60% Contratar serviço de um especialista para análise de amostras e especificação de itens 60% 60% Alterar a ordem de etapas e aprovações do processo Reestruturar o setor de compras desenvolvendo áreas especialistas 80% 100% Criar alçadas de aprovação de acordo com o valor da compra Estabelecer critérios objetivos para elaborar a cotação 40% 80% Padronizar o Termo de Referência Elaborar checklists para acompanhamento dos processos 60%
IMPLEMENTAÇÃO DAS MELHORIAS Suprimentos ALMOXARIFADO 100% Estruturar a Gestão de Estoque Padronizar as necessidades do GEM para o almoxarifado 60% Identificar itens de baixo giro Implementar Inventário Rotativo e com estoque 80% 100% 20% Implementar sistema de WMS Revisar Distribuição de Rotas 40% Otimizar Planilha de Controle de Requisições Definir papeis e responsabilidades 40% 100%
RESULTADOS INICIAIS Suprimentos Alto valor financeiro parado em estoque Frequente desabastecimento dos clientes Processos de compras demorados e de baixa assertividade R$ 400.000,00 De junho/2015 a outubro/2015 o estoque foi reduzido em mais de R$ 400.000,00 com a implantação de ferramentas de gestão de estoque. R$ 500.000,00 Até dezembro/2015 serão eliminados mais R$ 500.000,00 através da identificação de itens com baixo giro de estoque. ANTES Tempo médio do processo de compras era de 149 dias DEPOIS Tempo previsto para realização do processo de compras é de 40 dias ATÉ DEZEMBRO/15PREVISÃO DE REDUÇÃO DE 25% DO VALOR TOTAL EM ESTOQUE EM RELAÇÃO A MAIO/15 AUMENTO DE 320% NA QUANTIDADE ATAS DE REGISTRO DE PREÇO (COMO PARTICIPANTE OU GESTOR) EM RELAÇÃO A JULHO/15. PREVISÃO DE REDUÇÃO DE 73% NO TEMPO DE REALIZAÇÃO DOS PROCESSOS DE COMPRAS.
REALIZAR VENDA DE SERVIÇOS NEGÓCIOS
PROPOSTAS DE MELHORIAS Negócios Demora no tempo de tramitação de instrumentos contratuais Dificuldade de comunicação entre a empresa e os clientes Não atendimento às demandas reais do cliente Melhoria dos processos de tramitação de instrumentos por redistribuição de responsabilidades, formulação de novos documentos de controle e readequação da minuta contratual. Melhoria nas formas de comunicação entre MGS e cliente, reduzido a morosidade do processo e aumentando a assertividade na solução de problemas Reestruturação da forma de atuação de empresa por prestação de serviços
Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov RESULTADOS INICIAIS Negócios Demora no tempo de tramitação de instrumentos contratuais Dificuldade de comunicação entre a empresa e os clientes Não atendimento às demandas reais do cliente 30 20 10 0 Nº de Termos analisados Nº de correções Previsão de 360% mais setores atendidos com a mesma equipe e aumento na satisfação do cliente. Redução do numero de correções em instrumentos comerciais analisados de 55% (média) para 23%, contribuindo para a redução do tempo de tramitação.. Redução média de 25% no tempo de tramitação de TA/ TAP e 11% no tempo médio de tramitação de propostas comerciais Sistema CRM em fase de testes 100% dos manuais de execução de processos de gestão de contratos finalizados. Metodologia de precificação mais aderente à realidade da MGS já elaborada e em fase de implantação. Reestruturação organizacional da área com a inclusão de novos supervisores, fiscalizando o dobro de setores, melhorando o atendimento ao cliente.
RECRUTAR E SELECIONAR PESSOAS RECURSOS HUMANOS
Baixa qualificação dos empregados Muito tempo para admissão dos empregados que atuam no cliente Alto custo da estrutura de apoio aos serviços (substituição) Parcerias com órgãos de apoio social, que irão acelerar e melhorar o recrutamento Utilização da estrutura de apoio como centro de qualificação técnica dos empregados Otimização do quadro de apoio com base nas demandas reais de substituição de empregados
Status das Melhorias* Andamento da implantação das melhorias priorizadas na SUREH MGS 6. Reformular PCSC 11. Ordem Treinamento-Admissão 100% 80% 4. Novas Formas de Contratação 12. Novas formas de Exames Médicos 40% 0% 14. Indicadores do Processo de Recrutamento 7. Descentralizar Estrutura da MGS 100% 60% Data final para a consolidação dos ganhos 17/12/15 * Melhorias priorizadas
Baixa qualificação dos empregados Muito tempo para admissão dos empregados que atuam no cliente Alto custo da estrutura de apoio aos serviços (substituição) Reformulação dos Treinamentos Antes e Depois Entendimento da Situação 2015* Mudança no Processo Exames Médicos Exame Psicológico Treinamento Contratação SUNEG 13,91 XXX Perda Financeira Taxa de Ocupação R$ 5.061.750.34 72% Novas Formas de Treinamento COADT 4,63 XXXX (1) terceirização, (2) vídeos institucionais, (3) reformulação de agenda SUMOP 2,54 XXX SUREH 25,06 XXX 41,54 XXXX R$ 1,0 R$ 0,8 R$ 0,6 R$ 0,4 R$ 0,2 R$ - *Janeiro a Outubro Evolução por Mês 100% 66% 80% R$0,59 60% 40% 20% 0% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Perda Financeira Taxa de Ocupação
Próximos passos Quais são os próximos passos do projeto? Qual é a perspectiva de finalização?
Cronograma FASE SERVIÇOS NEGÓCIOS COMPRAS ESTOQUE RH QAO 1 Mapeamento da situação atual Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado Em andamento 2 Análise do alinhamento entre estratégia e a situação atual Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado Em andamento 3 Análise de melhorias no processos e sistemas Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado Em andamento 4 Análises dos recursos para execução dos processos Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado Não iniciada 5 Desenho da situação atual dos processos Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado Não iniciada 6 7 Elaboração dos plano de implementação Apoio no monitoramento de desempenho de processos Finalizado Finalizado Finalizado Finalizado Não iniciada Em andamento Em andamento Em andamento Em andamento Não iniciada
Cronograma FASE SERVIÇOS NEGÓCIOS COMPRAS ESTOQUE RH QAO 7 Apoio no monitoramento de desempenho de processos * Em andamento Em andamento Em andamento Em andamento Não iniciada Previsão de término: 31/03/2016 Previsão de término: 31/03/2016 Previsão de término: 29/02/2016 Previsão de término: 03/04/2016 - ENTREGAS FINAIS 1 consultor Dedicação Full Time 1 consultor Dedicação Full Time 1 consultor Dedicação Part Time 1 consultor Dedicação Part Time 2 consultores Dedicação Part Time *A etapa de acompanhamento das melhorias acontece de forma concomitante à abertura de novas frentes de trabalho, que serão definidas nas primeiras semanas de 2016. Dezembro / 2015