Manual do Usuário Pefin
Inclusão Pefin - Informações Comerciais - Autofax Índice O que é o Cadastro de Pendências Financeiras (Pefin)?... 3 Como incluir registros no Cadastro Pefin?... 5 Exclusão de Registros do Cadastro Pefin... 11 Como consultar registros no Cadastro Pefin... 12 Anotações... 13 1
Inclusão Pefin - Informações Comerciais - Autofax O que é o Cadastro de Pendências Financeiras (Pefin)? A inclusão Pefin é um serviço que permite ao cliente da Autofax incluir seus clientes inadimplentes no banco de dados SERASA, com o objetivo de resgatar seus títulos vencidos e não pagos. ATENÇÃO Não podem ser incluídos os documentos de dívida que não estiverem previstos na Lei 5.474 (Lei das Duplicatas), e que não são protestáveis pela Lei 9.492, tais como: clube, entidade de classe, assinatura de jornais e revistas, consórcio, nota de seguros, imposto territorial, dívidas ativas, entre outros. A empresa não poderá incluir seu devedor no Pefin, caso haja processo judicial. 3
Autofax - Informações Comerciais - Inclusão Pefin Pendências Financeiras Para que uma pendência seja registrada no cadastro Pefin, a data de vencimento dos documentos inadimplentes não deve ser superior a 4 anos e 11 meses, e inferior a 4 dias da data do movimento, de acordo com as obrigações legalmente comprováveis. Participação no Pefin Para solicitar a inclusão ou a exclusão de registro no cadastro Pefin, é necessário que a empresa seja cliente Autofax e utilize um dos serviços de consulta de cadastro ou de cheque, além de atender às seguintes condições: Caracterizar-se como Empresa que realiza vendas a prazo: prestadores de serviço, indústria e comércio em geral; Ter idoneidade financeira, com capacidade de se responsabilizar economicamente, caso o SERASA tenha de exercer seu direito de ressarcimento regressivo; Ter um volume de informações que justifique sua participação, e que haja rotatividade de inclusões e baixas de débitos pendentes, preferencialmente com frequência diária ou, no mínimo, semanal; Ter um nível de informatização adequado, além de um sistema de controle efetivo e ágil sobre suas contas a receber, que permita comandar a baixa do débito no SERASA imediatamente após a regularização pelo devedor; Enviar à Autofax, no endereço Av. Lineu de Paula Machado, 370 - Morumbi CEP: 05601-000 São Paulo - SP, os documentos listados no item Documentação deste manual. 4
Como incluir registros no Cadastro Pefin? Pela Internet 1. Acesse o site da Autofax (www.autofax.com.br). Clique em ACESSAR, no box ÁREA DO CLIENTE. Inclusão Pefin - Informações Comerciais - Autofax 2. Digite o login e senha e clique em ENVIAR. 5
Autofax - Informações Comerciais - Inclusão Pefin 3. No menu SERVIÇOS, escolha a opção PEFIN. O serviço é composto por quatro módulos: Inclusão, Manutenção, Relatórios e Histórico de inclusões. MÓDULO INCLUSÃO Este campo permite a inclusão dos registros de dívidas vencidas e não pagas, tanto do documento principal quanto dos coobrigados(s). O usuário deverá preencher os dados correspondentes à dívida e clicar em ENVIAR para incluir a ocorrência. O sistema apresenta na tela a confirmação da inclusão e gera um número de controle. Caso ocorra algum erro, ou falta de preenchimento nos campos, o sistema apontará em vermelho os dados a serem corrigidos ou preenchidos. No momento da inclusão da dívida, o sistema pergunta ao usuário se deseja incluir um coobrigado. Se afirmativo, será exibido um link para inclusão logo após a tela de confirmação da inclusão da dívida. Caso o usuário queira incluir um coobrigado posteriormente basta clicar em coobrigado, preencher com a data de inclusão do documento principal ou o número da ocorrência e clicar em enviar. Serão exibidos os registros que correspondem aos critérios informados. Observação: Coobrigados para cada inclusão (principal e / ou coobrigado) deverão ser gerados em registros separados. Selecione a ocorrência desejada, preencha os dados solicitados e clique em enviar. Estando os dados preenchidos de forma correta, será exibido o número e a data da ocorrência. 6
Inclusão Pefin - Informações Comerciais - Autofax MÓDULO MANUTENÇÃO Este campo permite comandar a baixa dos registros incluídos anteriormente, pesquisando os registros por data de inclusão ou número da ocorrência. Observação: A baixa de um documento principal exclui também seus coobrigados. Se a inclusão da ocorrência não tiver sido processada pela SERASA (status pendente), não será permitido selecionar o motivo da baixa. A ocorrência será apenas excluída do sistema. 7
Autofax - Informações Comerciais - Inclusão Pefin MÓDULO RELATÓRIOS É possível solicitar relatórios sobre o status dos registros inseridos e acompanhar se os mesmos estão pendentes, confirmados, baixados ou com erro. O usuário pode solicitar os relatórios informando a data de inclusão, número da ocorrência, CPF/CNPJ, filial e status. Ao clicar sobre qualquer ocorrência, é possível visualizar todos os dados relacionados. MÓDULO HISTÓRICO DE INCLUSÕES Apresenta a data de entrada do usuário, a quantidade de inclusões realizadas, o limite de inclusões e a data e hora em que a última operação foi realizada. Aos usuários que possuem o acesso total às informações, é possível verificar a utilização de todos os outros usuários habilitados para a realização das inclusões ou baixas, agrupados por filial. 8
Inclusão Pefin - Informações Comerciais - Autofax É possível determinar o acesso de cada usuário de acordo com os serviços disponíveis pelo Autofax Inclusão Pefin. O cliente deverá comunicar a Autofax via e-mail ou telefone os nomes dos usuários e os serviços a serem autorizados, para que o acesso seja disponibilizado. Serviços disponíveis Inclusão de ocorrências: permite que o usuário inclua registros no cadastro Pefin; Baixa de ocorrências: permite que o usuário comande a baixa de registros anteriormente incluídos no cadastro Pefin; Consulta de ocorrências: permite que o usuário tenha acesso aos relatórios de inclusões e ao status das ocorrências incluídas por ele; Gestão de filiais: permite ao usuário a visualização das ocorrências de todas as filiais, tanto do seu login como o dos outros usuários. Também possibilita que o mesmo comande as baixas das ocorrências incluídas por outros usuários. Envio da Carta Comunicado Após a inclusão de todos os dados referentes às dívidas vencidas através do site Autofax, a SERASA enviará, pelo Correio, uma Carta Comunicado a todos os devedores e coobrigados, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas, informando-os sobre o pedido de inclusão no cadastro Pefin. A inclusão será feita de modo provisório e sem divulgação para o mercado. Para cada inclusão do devedor principal, poderão ser incluídos até 09 coobrigados. 9
Autofax - Informações Comerciais - Inclusão Pefin Para cada inclusão do devedor principal e/ou coobrigado, deverão ser gerados registros separados. Caso a empresa não comande a exclusão do registro ou o Correio não tenha devolvido a Carta Comunicado por não localizar o devedor, após os 10 dias (corridos) da postagem, o registro será disponibilizado para o mercado conforme determina o artigo 43 da Lei n 8.078, de 11 de setembro de 1990. 10 10
Exclusão de Registros do Cadastro Pefin Inclusão Pefin - Informações Comerciais - Autofax Uma pendência só poderá ser excluída do Pefin, mediante as informações obrigatórias de número do contrato e demais campos. 1. Para baixa (exclusão) de uma dívida no cadastro Pefin, o cliente deve excluir o registro do devedor principal, sendo que todas as informações pertinentes aos coobrigados serão excluídas automaticamente. Quando a exclusão de um coobrigado for feita, o devedor principal permanece no cadastro Pefin, sendo necessária sua exclusão. 2. A exclusão de uma pendência, de qualquer espécie, somente será feita através de pedido do credor que fez a inclusão, através do site da Autofax, ou após o prazo legal de 5 (cinco) anos, que ocorrerá, automaticamente, tanto para o devedor, quanto para o coobrigado. Para a correta exclusão do registro, nos casos onde exista parcelamento de dívida, como em financiamentos, cada parcela deverá ser anotada com diferentes números de contrato, possibilitando excluir uma ou mais parcelas de cada vez. 3. O pedido de exclusão de determinada pendência não implica na eliminação de outras existentes. 4. Quando o Devedor/ Coobrigado não for notificado no endereço informado, a anotação será excluída da base de dados e o Cliente Autofax terá acesso à informação através do site www.autofax.com.br com os seguintes motivos de devolução: 181 - MUDOU-SE 182 - ENDEREÇO INSUFICIENTE 183 - NÚMERO INEXISTENTE 184 - DESCONHECIDO 185 - RECUSADO 186 - NÃO PROCURADO 187 - AUSENTE 188 - FALECIDO 189 - INFOR. PORTEIRO/SÍNDICO 190 - ENDEREÇO DESCONHECIDO 191 - CEP INCORRETO 192 - NÃO ESPECIFICADO 193 - CX POSTAL INEXISTENTE 194 - IMÓVEL INEXISTENTE 195 - OUTROS 5. Quando ocorrer manifestações contrárias do devedor, diretamente à SERASA, a anotação será excluída da base de dados do Pefin, mediante comprovação através de documentação e carta de próprio punho. 11 11
Autofax - Informações Comerciais - Inclusão Pefin Como consultar registros no Cadastro Pefin Os dados armazenados no Pefin ficarão à disposição das instituições credoras e concedentes de crédito, que se utilizem das informações para subsidiar em suas decisões de crédito. Documentação 1. Dois instrumentos de mandato (procuração), com firma reconhecida, originais, com poderes específicos para que a Autofax, em nome do cliente, e sob sua ordem e responsabilidade, realize a inclusão e os respectivos cancelamentos de anotações pertinentes a títulos de dívidas vencidas e não pagas, no cadastro Pefin; 2. Duas vias do contrato Pefin; 3. Cópia do Contrato Social, e caso haja alteração, cópia da última alteração; 4. Todas as assinaturas deverão estar de acordo com a cláusula de gerência do contrato social e com todas as folhas rubricadas. Observações: Os campos testemunhas deverão ser devidamente preenchidos e assinados. Caso os contratos e procurações sejam assinados pelo procurador da empresa, nos enviar também, cópia da Procuração e do documento de identificação com a assinatura do Procurador. A documentação que comprova a dívida líquida e certa e não paga na data de seu vencimento, cadastrada no Pefin, deverá ser apresentada quando for exigida. A empresa deve manter, pelo prazo mínimo de 5 anos contados da ocorrência, todos os dados comprobatórios dos títulos ou dívidas vencidas e não pagas. Exemplos: duplicata, nota promissória, cheque, contrato registrado, nota fiscal ou fatura. 12 12
Inclusão Pefin - Informações Comerciais - Autofax Anotações _ 13 13
Autofax - Informações Comerciais - Inclusão Pefin _ 14 14
AUTOFAX / Informações Comerciais / Manual Consulta PEFIN / 0043 / Setembro / 2012 Vendas São Paulo: (11) 3471-2525 Atendimento São Paulo: (11) 3471-2501 Outras Localidades: 0800 596 1001 www.autofax.com.br