SMARAPD Informática Ltda. SMARam

SMARAPD Informática Ltda SMARam Marcio Tomazelli Programador Sênior Ribeirão Preto - SP Versão 1.1 Página 1 de 124

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ÍNDICE 1. Almoxarifado 9 1.1. Básico 9 1.1.1. Estrutura Almoxarifado 9 1.1.1.1. Cadastrando uma estrutura completa de almoxarifado 9 1.1.1.2. Visualização da Estrutura completa do almoxarifado 12 1.1.1.3. Emissão de relatórios do Almoxarifado 12 1.1.2. Localização de Materiais 12 1.1.2.1. Cadastrando Localizações de Materiais 13 1.1.2.2. Emissão de Relatórios de Localização de Materiais 14 1.2. Recebimento Material 15 1.2.1. Atualização do BRM 15 1.2.1.1. Como inserir BRM 15 1.2.1.2. Inserindo Itens no BRM 18 1.2.1.3. Elementos da Compra vinculados ao BRM (Dados Contábeis) 20 1.2.1.4. Atualização do BRM 20 1.2.1.5. Emissão de Relatórios do BRM 20 1.2.2. Consulta BRM 21 1.2.2.1. Consultando um BRM 21 1.2.2.2. Emissão de relatórios via consulta de BRM 23 1.3. Requisição Material Estoque 23 1.3.1. Solicitação RME 23 1.3.1.1. Requisitando Materiais no Estoque 23 1.3.1.2. Aprovação da RME 28 1.3.1.3. Copiando uma RME 28 1.3.1.4. Consultando LOGS de alterações da RME 29 1.3.1.5. Estornando uma RME 30 1.3.2. Fornecimento de Material 31 1.3.2.1. Fornecendo materiais 31 1.3.2.2. Desaprovando uma RME 34 1.3.2.3. Emissão de Relatórios de RME 34 1.3.3. Eliminação de Pendências 35 1.3.3.1. Eliminando uma pendência 35 1.3.3.2. Emissão de Relatório de Atendimento 38 1.3.4. Materiais Solicitados do Almoxarifado 38 1.3.4.1. Emissão de Relatório de Materiais Solicitados do Almoxarifado 38 1.3.5. Pendências Atendimento Almox. 41 1.3.5.1. Emissão de relatório de Pendências de Atendimento 42 1.4. Movimentos 43 1.4.1. Cálculo Estoque Mín./Max. 43 1.4.1.1. Como realizar o cálculo de Estoque Máximo e Mínimo 43 1.5. Inventário Físico 45 1.5.1. Inserindo Inventário 45 1.5.2. Emissão de Relatório para contagens 47 1.5.3. Digitação das Contagens 50 1.5.4. Como Localizar Itens no Inventário 52 1.5.5. Digitação do Preço Médio 52 1.5.6. Dados Automáticos e Legendas 53 1.5.7. Inserção Manual de Materiais no Inventário 53 1.5.8. Contagem dos Lotes Perecíveis 55 1.5.9. Inserção Manual de Lotes Perecíveis 56 Página 3 de 124

1.5.10. Emissão de Conferência 57 1.5.11. Emissão de Consistência 58 1.5.12. Resumo do Inventário 59 1.5.13. Ajustes do inventário Atualização do Estoque 60 1.5.14. Encerramento do inventário 61 1.6. Consulta 62 1.6.1. Notas Fiscais 62 1.6.2. Lançamentos Contábeis 64 1.6.3. Movimentos Diários 65 1.6.4. Validade de Materiais 68 1.7. Relatórios 71 1.7.1. Eventuais 71 1.7.1.1. Inventário Físico Financeiro 71 1.7.1.2. Movimentação Mensal 72 1.7.1.3. Posição de Estoque Mínimo 73 1.7.1.4. Posição de Estoque Máximo 75 1.7.1.5. Material sem Movimentação por Período 76 1.7.1.6. Materiais em Ponto de Reposição 78 1.7.1.7. Notas Fiscais por Fornecedor 79 1.7.1.8. Etiquetas por Material 80 1.7.1.9. Acompanhamento de Entregas de Material/Serviços 82 1.7.1.10. Kardex 83 1.7.1.11. Movimentação por período e classificação 84 1.7.1.12. Materiais em Ponto de Reposição por período 86 1.7.2. Consumo 87 1.7.2.1. Consumo de Materiais 87 1.7.2.2. Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária 88 1.7.2.3. Apropriação de Consumo por Material 91 1.7.2.4. Apropriação de Consumo por Bem Patrimonial 92 1.7.2.5. Estatística de Consumo 94 1.7.2.6. Consumo de Combustível 95 1.7.2.7. Consumo por Classificação de Material 97 1.7.2.8. Consumo por Tipo de Classificação do Material 98 1.7.2.9. Consumo por Estrutura do Material 100 1.7.2.10. Curva ABC 101 1.7.2.11. Apropriação de Consumo (Texto) 103 1.7.2.12. RME s por Unidade Orçamentária (Texto) 104 1.8. Balancetes 106 1.8.1. Balancete 106 1.8.2. Saldo de Materiais do Balancete 112 1.8.3. Balancete Analítico e Anual 114 1.8.4. Resumo por Modalidade 115 1.8.5. Diferenças no Balancete 117 1.9. Processos Restritos 118 1.9.1. Transposição de Materiais 118 1.9.2. Transferência de Saldos 121 1.9.3. Estorno de BRM 123 Página 4 de 124

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1-Acesso a Estrutura do Almoxarifado 9 Figura 2-Cadastro de Estrutura de Almoxarifado 10 Figura 3 - Estrutura do Almoxarifado Virtual (Prefeitura) - 1º Nível 10 Figura 4 - Estrutura Almoxarifado Virtual (Secretaria) Nível 2 11 Figura 5 - Relatórios Gerais (Almoxarifado) 12 Figura 6 - Menu de Acesso a Localização de Materiais 13 Figura 7 - Localização de Material 13 Figura 8 - Relatórios Gerais 14 Figura 9 - Acesso a Atualização do BRM 15 Figura 10 - Formulário de Atualização do BRM - Aba de Atualização do BRM 15 Figura 11 - Tipo de Recebimento de Material 16 Figura 12 - Lançamento de Itens do BRM 18 Figura 13 - Seleção de Item da AF 19 Figura 14 - Elementos da Compra - BRM 20 Figura 15 - Relatórios de BRM 21 Figura 16 - Acesso a Consulta de BRM 21 Figura 17 - Consulta de BRM 22 Figura 18 - Procura BRM 22 Figura 19 - Opções de Impressão da Consulta de BRM 23 Figura 20 - Acesso a Solicitação de RME 24 Figura 21 - Formulário de Requisição de Material em Estoque 24 Figura 22 -RME - Local de Entrega 25 Figura 23 - RME - Digitação dos itens 26 Figura 24 - Item da R.M.E. 27 Figura 25 - Mensagem de confirmação para Aprovação de RME 28 Figura 26 - RME - STATUS de Aprovada 28 Figura 27 - Mensagem de Confirmação para Copia de RME 28 Figura 28-2a Mensagem de Confirmação para Copia de RME 29 Figura 29 - RME - Consulta de Alterações em RME 29 Figura 30 - RME - Consulta Alterações em Itens de RME 30 Figura 31 - Confirmação de Estorno da RME 30 Figura 32 - Cópia automática da RME 31 Figura 33 - Acesso ao Fornecimento de Material 31 Figura 34 - Formulário de Fornecimento de Material 32 Figura 35 - Fornecimento Material - Atendimento 33 Figura 36 - Confirmação de Atendimento Total da RME 33 Figura 37 - Confirmação do Atendimento Total do Item da RME 34 Figura 38 - Relatório de Fornecimento de Material 35 Figura 39 - Eliminação de Pendências de RME 35 Figura 40 - Formulário de Eliminação de Pendências 36 Figura 41 - Confirmação de Eliminação de todas as pendências 37 Figura 42 - Confirmação de Eliminação de Pendência do Item 37 Figura 43 - Mensagem de Informação de Pendências Eliminadas com Sucesso 37 Figura 44 - Relatórios referente a Eliminação de Pendências 38 Figura 45 - Acesso aos Materiais Solicitados do Almoxarifado 39 Figura 46 Filtros comuns para emissão de Materiais Solicitados do Almoxarifado 39 Figura 47 - Opções de quebra dos relatórios 39 Figura 48 Filtros para emissão por Material e Requisitante 40 Figura 49 - Filtros para emissão por Requisitante e Material 40 Figura 50 - Filtros para Emissão por Número, Data Req. e Material 41 Figura 51 - Filtros para Emissão por Data Requisição e Material 41 Figura 52 - Acesso as Pendências Atendimento Almox. 42 Figura 53 - Filtros para Emissão do Relatório de Pendências Atendimento Almox. 42 Página 5 de 124

Figura 54 - Acesso ao cálculo estoque mínimo e máximo 44 Figura 55 - Processamento de cálculo do Estoque Mínimo/Máximo 44 Figura 56 - Mensagem de confirmação do cálculo 45 Figura 57 - Mensagem de cálculo efetuado com sucesso 45 Figura 58 - Acesso ao módulo de Inventário Físico 45 Figura 59 - Formulário de Inventário Físico 46 Figura 60 - Localização de inventário 48 Figura 61 - Impressão do Relatório para contagem 48 Figura 62 - Relatório de contagem para inventário Físico 49 Figura 63 - Relatório de contagem com quebra por Catálogo 50 Figura 64 - Digitação das Contagens 51 Figura 65 - Tipo da Contagem 51 Figura 66 - Campos para digitação das contagens 51 Figura 67 - Opções de ordenação e localização 52 Figura 68 - Itens com preço médio zerado 53 Figura 69 - Campo de usuário e data da contagem 53 Figura 70 - Legenda 53 Figura 71 - Inserção Manual de Itens 54 Figura 72 - Mensagem de aviso na inclusão de materiais no inventário 54 Figura 73 - Digitação das contagens dos lotes 55 Figura 74 - Soma das Contagens dos Lotes automática 56 Figura 75 - Inserção manual de Lotes 56 Figura 76 - Filtro para impressão de Relatório de Conferência da digitação 57 Figura 77 - Relatório de Simples Conferência da Digitação 58 Figura 78 - Emissão de Relatório de Consistência 58 Figura 79 - Relatório de Consistência 59 Figura 80 - Resumo do inventário 59 Figura 81 - Ajustes do inventário 60 Figura 82 - Mensagem de Confirmação para encerramento do inventário 61 Figura 83 - Acesso a Consulta de Notas Fiscais 62 Figura 84 - Consulta de Notas Fiscais 62 Figura 85 - Pesquisa de Notas Fiscais 63 Figura 86 - Relatórios de Notas Fiscais 63 Figura 87 - Consulta de Lançamentos Contábeis 64 Figura 88 - Lançamentos Contábeis 64 Figura 89 - Procura Lançamento Contábil 65 Figura 90 - Relatórios de lançamentos contábeis 65 Figura 91 - Consulta de Movimentos Diários 66 Figura 92 - Movimentos Diários 66 Figura 93 - Movimentos Diário - Aba Financeiro 67 Figura 94 - Procura de Movimento Diário 67 Figura 95 Relatórios de Movimento Diário 68 Figura 96 - Acesso a consulta de validade de materiais 68 Figura 97 - Consulta de Lotes de Materiais Perecíveis 69 Figura 98 - Relatórios de Validade de Materiais 70 Figura 99 - Acesso ao relatório de inventário físico financeiro 71 Figura 100 - Filtros para inventário físico financeiro 71 Figura 101 - Relatório de inventário físico financeiro 72 Figura 102 - Acesso ao Relatório de Movimentação Mensal 72 Figura 103 - Filtros para Movimentação de Estoque 73 Figura 104 - Relatório de Movimentação Mensal 73 Figura 105 - Acesso a Posição de Estoque Mínimo 74 Figura 106 - Filtros para relatório de Posição de Estoque Mínimo 74 Figura 107 - Relatório de Posição de Estoque Mínimo 75 Figura 108 - Acesso a Posição de Estoque Máximo 75 Figura 109 - Filtro para Emissão de Posição do Estoque Máximo 76 Página 6 de 124

Figura 110 - Relatório de Posição do Estoque Máximo 76 Figura 111 - Acesso ao relatório de materiais sem movimento por período 77 Figura 112 - Filtro para emissão do relatório de materiais sem mov. por período 77 Figura 113 - Relatório de Material sem movimento por Período 78 Figura 114 - Acesso ao relatório de materiais em ponto de reposição 78 Figura 115 - Filtro para emissão de relatório de materiais em ponto de reposição 79 Figura 116 - Acesso ao relatório de Notas Fiscais por Fornecedor 79 Figura 117 - Filtros para emissão do relatório de Notas Fiscais por Fornecedor 80 Figura 118 - Relatório de Notas Fiscais por Fornecedor 80 Figura 119 - Acesso as etiquetas por Material 81 Figura 120 - Filtros para emissão de etiquetas 81 Figura 121 - Exemplo de Etiqueta por Material 81 Figura 122 - Acesso ao relatório de acompanhamento de entregas de material/serviço 82 Figura 123 - Filtros para emissão do relatório de acompanhamento das entregas 82 Figura 124 - Relatório de Acompanhamento de Entregas e Materiais/Serviços 83 Figura 125 - Acesso ao Kardex 83 Figura 126 - Filtros para emissão de Kardex 84 Figura 127 - Relatório de Kardex 84 Figura 128 - Acesso a movimentação por período e classificação 85 Figura 129 - Filtros para emissão do relatório de movimentação por período e classificação 85 Figura 130 - Relatório de movimentação por período e classificação Sintético 86 Figura 131 - Relatório de movimentação por período e classificação Analítico 86 Figura 132 - Acesso ao relatório de Materiais em Ponto de Reposição por período 86 Figura 133 - Filtros para emissão do relatório em Ponto de Reposição por período 87 Figura 134 - Acesso ao relatório de Consumo de Materiais 87 Figura 135 - Filtros para emissão do relatório de consumo de materiais 88 Figura 136 - Relatório de Consumo de Materiais 88 Figura 137 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária 88 Figura 138 - Filtros para emissão do relatório de apropriação de consumo por unidade orçamentária 89 Figura 139 - Relatório de Apropriação de consumo por Unidade Orçamentária 89 Figura 140 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária Sintético 90 Figura 141 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária Resumido 90 Figura 142 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária Resumido por secretaria _90 Figura 143 - Acesso a Apropriação de Consumo por Material 91 Figura 144 - Filtros para emissão de apropriação de consumo por material 91 Figura 145 - Relatório de Apropriação de Consumo por Material Analítico 92 Figura 146 - Relatório de Apropriação de Consumo por Material Sintético 92 Figura 147 - Acesso ao relatório de apropriação de consumo por Bem Patrimonial 92 Figura 148 - Filtros para emissão da apropriação de consumo por bem patrimonial 93 Figura 149 - Apropriação de consumo por Bem Patrimonial Analítico 93 Figura 150 - Apropriação de consumo por Bem Patrimonial Sintético 94 Figura 151 - Acesso a Estatística de Consumo 94 Figura 152 - Filtros para emissão de estatística de Consumo 95 Figura 153 - Relatório de Estatística de Consumo 95 Figura 154 - Acesso ao consumo de combustível 96 Figura 155 - Filtros para emissão do consumo de combustível 96 Figura 156 - Relatório de consumo de combustível 97 Figura 157 - Acesso ao relatório de consumo por classificação do material 97 Figura 158 - Filtros para emissão do relatório de consumo por classificação de material 98 Figura 159 - Relatório de Consumo por Classificação do Material 98 Figura 160 - Acesso ao Relatório de Consumo por Tipo de Classificação do Material 99 Figura 161 - Filtro para emissão do relatório de consumo por tipo de classificação de material 99 Figura 162 - Relatório de Consumo por Tipo de Classificação do Material 100 Figura 163 - Acesso ao relatório de consumo por estrutura do material 100 Figura 164 - Filtro para emissão de Consumo por Estrutura de Material 101 Figura 165 - Relatório de Consumo por estrutura do material 101 Página 7 de 124

Figura 166 - Acesso ao relatório de Curva ABC 102 Figura 167 - Filtros para emissão de relatório de Curva ABC 102 Figura 168 - Relatório de CURVA ABC 103 Figura 169 - Acesso a geração de texto de apropriação de consumo 103 Figura 170 - Formulário para geração de texto de apropriação de consumo 104 Figura 171 - Acesso a geração de arquivo texto das RME s por Unidade Orçamentária 105 Figura 172 - Formulário de geração de texto de RME s por unidade orçamentária 105 Figura 173 - Acesso ao balancete 106 Figura 174 - Formulário para cálculo e emissão de balancetes 107 Figura 175 - Opções de relatórios de balancete 108 Figura 176 - Analítico Mensal 108 Figura 177 - Analítico Anual 109 Figura 178 - Sintético Mensal 109 Figura 179 - Sintético Anual 109 Figura 180 - Total Mensal 110 Figura 181 - Total Anual 110 Figura 182 - Almoxarifados Totalizados Mensal 110 Figura 183 - Plano de Contas Contábil Analítico Mensal 111 Figura 184 - Plano de Contas Contábil Sintético Mensal 111 Figura 185 - Sintético Anual Consolidado 111 Figura 186 - Acesso ao Saldo de Materiais do Balancete 112 Figura 187 - Formulário de Saldos de Materiais 112 Figura 188 - Procura de Saldo de Materiais 113 Figura 189 - Relatórios de Saldo de Materiais 113 Figura 190 - Acesso ao Balancete Analítico e Anual 114 Figura 191 - Formulário de Emissão de Balancete Analítico e Anual 114 Figura 192 - Relatórios de Balancete 115 Figura 193 - Acesso ao Resumo por Modalidade 115 Figura 194 - Filtro para emissão de relatório por modalidade 116 Figura 195 - Relatório de Resumo por Modalidade Mensal 116 Figura 196 - Relatório de Resumo por Modalidade Anual 116 Figura 197 - Acesso as Diferenças no Balancete 117 Figura 198 - Verificação de diferenças no balancete 117 Figura 199 - Acesso a transposição de materiais 119 Figura 200 - Transposição de Materiais 119 Figura 201 - Opções do GRID Materiais de Origem 120 Figura 202 - Opções do GRID de Materiais para Transposição 120 Figura 203 - Log de Execução da Transposição 121 Figura 204 - Acesso a Transferência de Saldos 122 Figura 205 - Transferência de Saldos 122 Figura 206 - Acesso ao Estorno de BRM 123 Figura 207 - Formulário de Estorno de BRM 124 ÍNDICE DE TABELAS Tabela 1 - Tipo de Recebimento ( BRM ) 16 Tabela 2 - Tipos de Saída de RME 26 Página 8 de 124

1. Almoxarifado 1.1. Básico 1.1.1. Estrutura Almoxarifado Para iniciar o uso do módulo de almoxarifado, o primeiro passo será estruturar corretamente os mesmos baseando-se nos almoxarifados físicos existentes. A estrutura do código do almoxarifado é dividida em 3 níveis, Exemplo: 1.01.001 onde: 1 - Código do Órgão Público Nível 1 01 - nível 2: Código da Secretaria Nível 2 001 - nível 3: Código Almoxarifado Central Nível 3 1.01.002 onde: 002 Código do Almoxarifado da Saúde Nível 3 No exemplo acima foi visto que podem existir vários almoxarifados para cada secretaria. 1.1.1.1. Cadastrando uma estrutura completa de almoxarifado Para cadastrar as estruturas dos almoxarifados, acessar o menu Almoxarifado Básico Estrutura do Almoxarifado (Figura 1). Figura 1-Acesso a Estrutura do Almoxarifado 2). Ao acessar essa opção, será visualizado o formulário de Cadastro de Almoxarifado (Figura Página 9 de 124

Figura 2-Cadastro de Estrutura de Almoxarifado Para inserir uma nova estrutura de almoxarifado o usuário deverá clicar no botão de inserção e inserir os dados conforme a seqüência abaixo: 1 Estrutura do Almoxarifado: O campo é composto por 3 níveis conforme explicado anteriormente. Ao inserir uma nova estrutura o usuário poderá pesquisar um nível de almoxarifado clicando no botão de pesquisa de almoxarifado clicando no botão com a pasta vermelha. ou inserir um novo nível acessando o cadastro Ao clicar no botão com a pasta vermelha referente ao primeiro nível (Manutenção da Tabela de Almoxarifado Virtual - Prefeitura) do almoxarifado vamos visualizar o formulário de Almoxarifado Virtual Nível 1 (Figura 3). Figura 3 - Estrutura do Almoxarifado Virtual (Prefeitura) - 1º Nível Para inserir um novo Nível o usuário deverá clicar no botão de inserção passos abaixo conforme numerados na Figura 3: e seguir os Página 10 de 124

1 Almoxarifado: código do almoxarifado virtual 1º Nível. 2 Descrição: descrição do 1º nível da estrutura do almoxarifado. 3 Sigla: sigla do 1º nível de estrutura do almoxarifado. Exemplo: Almoxarifado 1, Descrição Prefeitura Municipal Modelo, Sigla - PMM Ao clicar no botão com a pasta vermelha referente ao 2º Nível (Manutenção da Tabela de Almoxarifado Virtual - Secretaria) do almoxarifado será visualizado um formulário de Almoxarifado Virtual Nível 2 (Figura 4). Figura 4 - Estrutura Almoxarifado Virtual (Secretaria) Nível 2 Para inserir um novo registro de 2º Nível o usuário deverá clicar no botão de inserção e seguir os passos abaixo conforme numerados na Figura 4: 1 Almoxarifado: digitar o código do 1º nível ou clicar no botão de pesquisa para localizar o registro desejado. Só será possível cadastrar o 2 o Nível se existir pelo menos um registro de 1 o Nível cadastrado no Sistema. 2 Almoxarifado 2 o Nível: digitar o código do 2 o Nível. 3 Descrição: digitar a descrição do 2 o Nível. 4 Sigla: digitar a sigla do 2 o Nível. Após inserir os dois primeiros níveis da estrutura de almoxarifado, finalmente pode ser inserido o 3 o Nível, que definirá a estrutura completa do almoxarifado em questão, finalizando assim a inserção de dados da Estrutura do Almoxarifado. Continuação do passo a passo da Figura 2 (Cadastro do 3º nível): 2 Descrição: digitar a descrição do 3 o Nível do Almoxarifado. Exemplo: Almoxarifado Central. 3 Sigla: digitar a sigla do 3 o Nível do Almoxarifado. Exemplo: ALMCENTRAL. 4 Responsável: informar o funcionário responsável pelo almoxarifado em questão. 5 Unid. Gestora: informar a Unidade Gestora a qual o Almoxarifado pertence. Página 11 de 124

Após o término da digitação dos dados acima, clicar no botão salvar o cadastro da estrutura completa do almoxarifado. para finalizar 1.1.1.2. Visualização da Estrutura completa do almoxarifado Para uma melhor visualização da estrutura completa, veja abaixo como ficaria uma estrutura completa após o cadastro realizado: Almoxarifado: 1.1.001 Descrição: Almoxarifado Central Sigla: ALMCENTRAL Almoxarifado: 1.1.002 Descrição: Almoxarifado da Saúde Sigla: ALMSAUDE 1.1.1.3. Emissão de relatórios do Almoxarifado Para emissão de relatório referente à estrutura de almoxarifado clicar no botão de impressão. Ao clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 5). Figura 5 - Relatórios Gerais (Almoxarifado) 1.1.2. Localização de Materiais A Localização de Materiais refere-se ao posicionamento físico do material no almoxarifado. Esse cadastro é utilizado para simplificar a localização do material onde deverá ser definida uma estrutura de divisão para os almoxarifados. O sistema permite dividir o almoxarifado em Página 12 de 124

Ruas e subdividir as Ruas em outros 3 níveis: Coluna, Escaninho ou Prateleira e Pallete ou Repartição da Prateleira. Exemplo: O Material Sabão em pó se encontra na Rua 1, Coluna 2, Escaninho 1 e Pallete A. Podem ser utilizadas também letras em Ruas ou Colunas, ou seja, essa definição fica a critério do responsável pelo almoxarifado. É muito importante que o responsável consiga organizar essa estrutura das Localizações de materiais no almoxarifado, pois irá facilitar o trabalho, reduzindo tempo no momento do atendimento das requisições de materiais no estoque (RME). 1.1.2.1. Cadastrando Localizações de Materiais Para acessar o formulário de Localização de Materiais utilize o menu Almoxarifado Básico Localização de Materiais (Figura 6). Figura 6 - Menu de Acesso a Localização de Materiais Ao acessar essa opção será exibido o formulário de Localização de Material (Figura 7). Figura 7 - Localização de Material Para inserir uma localização para o material, o usuário deverá clicar no botão de inserção e seguir os passos abaixo conforme numerados na Figura 7: Página 13 de 124

1 Almoxarifado: esse campo é composto pelos 3 níveis do almoxarifado, ou seja, deve ser utilizada a estrutura do almoxarifado conforme explicado no Capítulo 1 desse manual. O usuário poderá informar o código digitando o número ou utilizar o botão de pesquisa localização do mesmo. 2 Material: campo composto pelos 5 níveis do código do material (conforme explicação no Manual Básico). Deve-se digitar o código ou localizá-lo utilizando o botão de pesquisa. 3 Coluna: digitar a codificação da coluna. 4 Escaninho: digitar a codificação do escaninho ou prateleira. 5 Rua: digitar a codificação da rua. 6 Palettes: digitar a codificação das palettes ou repartições de prateleira. para 1.1.2.2. Emissão de Relatórios de Localização de Materiais Para emissão de relatório referente à localização de materiais clicar no botão de impressão. Ao clicar no botão serão visualizadas as opções de relatórios referentes à Localização de Materiais (Figura 8). Figura 8 - Relatórios Gerais Página 14 de 124

1.2. Recebimento Material 1.2.1. Atualização do BRM O BRM (Boletim de Recebimento de Material) deverá ser utilizado após a emissão da Autorização de Fornecimento, conforme os materiais forem sendo entregues nos almoxarifados junto com suas respectivas Notas Fiscais. Esses materiais precisam ser registrados e isso é feito através do BRM que é considerada como um movimento de entrada no estoque. 1.2.1.1. Como inserir BRM Para acessar o formulário de Atualização do BRM utilize o menu Almoxarifado Recebimento do Material Atualização do BRM (Figura 9). Figura 9 - Acesso a Atualização do BRM Ao acessar essa opção será exibido o formulário de Atualização do BRM (Figura 10). Figura 10 - Formulário de Atualização do BRM - Aba de Atualização do BRM Página 15 de 124

Para inserir um BRM o usuário deverá clicar no botão de inserção, lembrando que o mesmo deverá estar posicionado na Aba de Atualização do BRM, e seguir os passos abaixo conforme numerados na Figura 10: 1 Aba de Atualização do BRM: para inserir o BRM o usuário deverá estar posicionado nessa Aba. Ao clicar no botão de inserção conforme mencionado acima será visualizado um formulário para selecionar o tipo do recebimento de material (Figura 11), Figura 11 - Tipo de Recebimento de Material A Tabela 1 lista os significados de cada tipo de recebimento de material existentes no sistema: Tabela 1 - Tipo de Recebimento ( BRM ) Tipo de BRM Entrada / Saída Imediata Entrada de Material Doação Devolução Interna Entrada Parcial Lote Benef. Medicamentos Gráfica Própria Entrada s/ AF Descrição Utilizado para aplicações imediatas. Exemplo: um material que foi comprado para determinada obra vai direto para o local da mesma. Então ao lançar a Nota Fiscal via BRM já é realizada a Entrada e a Saída imediatamente. É obrigatória a informação do Número da Autorização de Fornecimento. Somente realiza a entrada do Material e também é obrigatória a informação do Número da Autorização de Fornecimento Opção destinada a entradas de produtos ou serviços doados Utilizado quando é necessário realizar uma devolução de determinado material ao almoxarifado Identificação de Entrada Parcial de Produtos da Autorização de Fornecimento Opção destinada a toda produção interna de produtos produzidos pelo próprio órgão. Opção destinada a toda produção interna de produtos produzidos pelo próprio órgão. Opção destinada a toda produção interna de produtos produzidos pelo próprio órgão. Utilizado para efetuar entrada de materiais que não possuem Autorização de Fornecimento. Página 16 de 124

2 Nro / Ano BRM: esses campos serão gerados automaticamente pelo sistema após clicar no botão gravar. 3 Unid. Gestora: digitar o código da Unidade Gestora a qual pertence o BRM ou clicar no botão de pesquisa para localizar. 4 Lançar item pelo valor: campo utilizado para especificar se o tipo de lançamento do item vai ser efetuado pelo valor unitário ou valor total. Essa escolha deverá ser feita após verificar como os dados estão impressos na Nota Fiscal, pois dependendo do tipo de Nota Fiscal pode ser que venha somente o Valor Total e dessa forma ficará mais simples o lançamento, assim não será necessário fazer contas manuais para lançar os itens. 5 Tipo BRM: selecionar se o BRM é do tipo material ou serviço. 6 Nro/Ano AF: Informar o número e ano da autorização de fornecimento, respeitando as regras citadas no campo Tipo de BRM. Possui um botão para pesquisa de Autorização de Fornecimento e um botão para verificação do Controle de Fornecimento e Acompanhamento das Entregas (qualquer dúvida consultar o manual de compras onde explica o funcionamento desse formulário com maiores detalhes). OBS: Verifique quais os tipos de BRM que exigem o campo de número da autorização de fornecimento na Tabela 1. 7 Fornecedor: ao digitar ou selecionar uma autorização de fornecimento esse campo será preenchido automaticamente com o código do fornecedor correspondente. 8 Almoxarifado Entrada / Transferência: informar o código do almoxarifado ao qual pertence a transação. Caso estiver sendo realizada uma transação de transferência também deverá ser informado o código do almoxarifado de transferência. 9 Data BRM: digitar a data do recebimento da mercadoria. OBS: A data do BRM não poderá ser inferior a data do último balancete. Não são permitidos lançamentos de movimentação de entrada ou saída no sistema quando já se foi calculado um balancete (sobre o balancete será visto mais adiante detalhadamente). Outra observação importante é que não será permitido o lançamento do BRM se a data do BRM que está sendo lançado for inferior a data do último BRM, pois o sistema não permite lançamentos de movimentos retroativos. Já se a data for maior que a data do último lançamento o sistema mostrará uma mensagem de confirmação desse procedimento: A data do movimento é maior que a do último movimento. Tem certeza que deseja continuar?. O motivo de mostrar essa mensagem é para que o usuário verifique se essa movimentação está sendo feita corretamente, pois após essa confirmação não serão permitidos os lançamentos retroativos a essa data, conforme explicado anteriormente. 10 Tipo Dcto: digitar o código do tipo de documento. Exemplo: Nota Fiscal, Transferência, Diversos, Fatura, etc. Caso necessário clique no botão de pesquisa para localizar os vários tipos de documentos existentes. Página 17 de 124

11 Dados da Nota Fiscal: conforme podemos visualizar no formulário existe uma séria de informações referente a Nota Fiscal/Documento. Os dados são os seguintes: Número de Documento, Série, Data Documento e Data Vencimento. Preencher conforme impresso no documento recebido. 12 Unid. Orçam.: esse campo é composto pelos cinco níveis da Unidade Orçamentária. É preenchido automaticamente ao selecionar a Autorização de Fornecimento e nos mostra qual foi a Unidade Orçamentária requisitante. Para finalizar a operação de inserção do BRM clicar no botão gravar. 1.2.1.2. Inserindo Itens no BRM Após a gravação do BRM deverá ser iniciado o lançamento dos itens que vão compor o BRM, clicando na Aba Itens do BRM (Figura 12). Figura 12 - Lançamento de Itens do BRM Para inserir um item no BRM o usuário deverá clicar no botão de inserção, lembrando que o mesmo deverá estar posicionado na Aba de Itens do BRM, e seguir os passos abaixo conforme numerados na Figura 12: Página 18 de 124

1 Aba de Itens do BRM: Para inserir um item o usuário deve estar posicionado nessa Aba. 2 Material: se o BRM for referente a alguma autorização de fornecimento o usuário poderá selecionar o material desejado clicando no botão escolha do item a ser inserido (Figura 13).. Será visualizado o formulário para Figura 13 - Seleção de Item da AF O usuário também pode lançar o material manualmente caso estiver com a impressão da Autorização de Fornecimento em mãos, facilitando assim o trabalho de digitação. Se o BRM for de algum outro tipo que não exija a AF o usuário poderá inserir qualquer material que seja necessário. 3 Qtde: digitar a quantidade de itens que estão sendo recebidos. 4 Preço unitário: esse campo estará habilitado quando o usuário optar por lançar BRM pelo Valor Unitário. OBS: O preço unitário será calculado automaticamente caso o mesmo esteja desabilitado para digitação. 5 Total Item: esse campo estará habilitado quando o usuário optar por lançar BRM pelo Valor Total. OBS: O total do item será calculado automaticamente caso o mesmo esteja desabilitado para digitação. 6 Marca: digitar a marca do material. 7 Peso Líquido: digitar o peso líquido do material. Página 19 de 124

8 Medida: digitar a medida do material. 9 Modelo: digitar o modelo do material. 10 Peso Bruto: digitar o peso bruto do material. 11 Dados referente ao material perecível: quando existir dados de materiais perecíveis cadastrados no sistema, ao inserir o item no BRM automaticamente serão visualizados os dados. O usuário poderá efetuar as devidas manutenções caso necessário. Verifique como manipular os materiais perecíveis no manual básico do sistema SMARAM. Para finalizar a operação de inserção do item do BRM clicar no botão gravar. Realizar a mesma operação para incluir quantos itens forem necessários. 1.2.1.3. Elementos da Compra vinculados ao BRM (Dados Contábeis) Na aba Elementos da Compra (Figura 14) poderão ser visualizados os dados contábeis, como dotação, número de empenho, etc, utilizados na compra dos materiais. Figura 14 - Elementos da Compra - BRM 1.2.1.4. Atualização do BRM Após digitação do BRM será necessário confirmar a Atualização do mesmo para que a movimentação seja efetuada. Para isso clicar no botão Atualiza BRM. 1.2.1.5. Emissão de Relatórios do BRM Para emissão de relatórios referentes ao BRM clicar no botão de impressão. Ao clicar no botão será visualizada uma tela contendo as opções de relatórios de BRM (Figura 15). Página 20 de 124

Figura 15 - Relatórios de BRM 1.2.2. Consulta BRM Essa opção deverá ser utilizada quando necessário consulta de algum BRM após sua atualização. Quando o BRM é atualizado ele não fica mais visível no formulário de atualização do BRM. Naquele formulário só ficarão visíveis BRMS que deverão ser atualizados. 1.2.2.1. Consultando um BRM Para consultar um BRM acessar o menu Almoxarifado Recebimento Material Consulta BRM (Figura 16). Figura 16 - Acesso a Consulta de BRM Página 21 de 124

Após acessar essa opção será visualizado o formulário de Consulta de BRM (Figura 17). Nessa tela o usuário poderá visualizar todos os dados referentes ao BRM, entre eles, itens do BRM, Notas Fiscais, Requisição de Compras, Motivo de estorno caso exista e vários outros dados. Figura 17 - Consulta de BRM Para filtrar/procurar o BRM desejado clique no botão de filtro formulário para digitação dos filtros da pesquisa (Figura 18).. Será visualizado um Figura 18 - Procura BRM Página 22 de 124

Para localizar o BRM desejado digite os dados necessários e clique no botão de filtro. Serão visualizados no GRID os registros conforme o filtro digitado. Para selecionar o BRM desejado dê um clique duplo sobre o registro em questão. 1.2.2.2. Emissão de relatórios via consulta de BRM Para emitir relatórios clicar no botão imprimir visualizadas as opções de impressão (Figura 19).. Após clicar no botão serão Figura 19 - Opções de Impressão da Consulta de BRM 1.3. Requisição Material Estoque 1.3.1. Solicitação RME A Requisição de Materiais em Estoque é utilizada por todos os setores existentes no órgão para requisitar materiais. Poderão ser requisitados materiais com estoque e sem estoque. Os materiais que não possuir estoque são considerados como demanda reprimida e cabe ao almoxarifado realizar uma análise de tudo o que está sendo requisitado e não pode ser atendido, passando essa análise ao setor de compras, para que o setor tome as devidas providências quanto a melhorias nas compras desses materiais que estão sendo requisitados e não possuem estoque. 1.3.1.1. Requisitando Materiais no Estoque Para requisitar materiais do estoque o usuário deverá criar uma RME (Requisição de Material em Estoque) acessando o menu Almoxarifado Requisição de Material Estoque Solicitação RME (Figura 20). Página 23 de 124

Figura 20 - Acesso a Solicitação de RME Ao selecionar a opção será visualizado o formulário de Requisição de Material em Estoque (Figura 21). Figura 21 - Formulário de Requisição de Material em Estoque Para inserir uma RME o usuário deverá clicar no botão de inserção, lembrando que o mesmo deverá estar posicionado na Aba Solicitação, e seguir os passos abaixo conforme numerados na Figura 21: 1 Nro/Ano RME: a numeração da RME é gerada automaticamente. 2 Data da Emissão: essa data já vem preenchida com a data atual, mas se for necessário pode ser alterada pelo usuário. 3 Almoxarifado: digitar o código do almoxarifado que está solicitando a RME. 4 Secretaria: 1º nível da unidade orçamentária que está solicitando. 5 Departamento: 2º nível da unidade orçamentária que está solicitando. 6 Seção: 3º nível da unidade orçamentária que está solicitando. 7 Setor: 4º nível da unidade orçamentária que está solicitando. 8 Destino: 5º nível da unidade orçamentária que está solicitando. Página 24 de 124

9 Patrimônio: esse campo realiza o vínculo da apropriação de custo a determinado patrimônio relacionando todas as movimentações a este patrimônio possibilitando a emissão de relatórios como por exemplo saída de peças para veículos. Digitar o código do patrimônio ou clicar no botão de pesquisa para localizar o bem. Após digitar todos os dados automaticamente o sistema muda para a Aba de Local de Entrega (Figura 22). Figura 22 -RME - Local de Entrega Na aba local de entrega os dados deverão ser digitados conforme seqüência abaixo: 1 Nro/Ano RME: esse campo já vem preenchido com o número da RME que está sendo inserida e fica desabilitado. 2 Data Emissão: esse campo também já vem preenchido assim como o número da RME. pesquisa 3 Loc, Entrega: digitar o código do local de entrega (logradouro) ou clicar no botão de para localizar o logradouro desejado. 4 Bairro: digitar o código do bairro referente ao logradouro em questão ou clicar no botão de pesquisa para localizar o bairro desejado. 5 Despesa: código do elemento de despesa da dotação orçamentária. 6 Data de Entrega: digitar a data de entrega dos materiais solicitados. 7 Observação: campo reservado para digitação de observações referente a RME em questão, como por exemplo ponto de referência referente ao endereço de entrega. Página 25 de 124

8 Saída: opções do tipo de saída para RME. Veja abaixo na Tabela 2 o significado de cada tipo de saída existente: Tabela 2 - Tipos de Saída de RME Tipo de Saída (RME) Descrição RME Utilizado para requisição do material no almoxarifado. Após a confirmação será efetuada uma movimentação de Saída. Transferência Habilita a transferência de materiais entre almoxarifados não vinculando movimento de saídas a apropriação de consumo. Saída Parcial Mesma finalidade do tipo RME. Saída por quebra Saída para vincular a quebra de materiais especificamente. Saída por Deterioração Saída pelo vencimento da validade do material ou por danificações por causas naturais Cancelamento Saída para baixa de material onde não se sabe a origem e não foi encontrado no estoque. Recomendamos para esse tipo de caso a utilização de inventário físico financeiro. Após inserir todos os dados na Aba de local de entrega deverá ser iniciada a digitação dos itens. Clique na Aba material para iniciar a digitação (Figura 23). Figura 23 - RME - Digitação dos itens Para inserir um item clicar no botão de inserção digitação dos itens (Figura 24).. Será visualizado o formulário para Página 26 de 124

Figura 24 - Item da R.M.E. Para inserir um item clicar no botão de inserção numerados na Figura 24:. Siga os passos abaixo conforme 1 Material: digite o código do material ou clique no botão de pesquisa para localizar o material desejado. Será exibida a descrição do material logo abaixo do código. 2 Nro/Ano da RME: campo preenchido automaticamente e desabilitado para digitação. 3 Unid.Embal.: após digitar o código do material esse campo será visualizado automaticamente. Refere-se à Unidade de embalagem do material. 4 Id. Veículo: digitar a placa do veículo para casos de controle de consumo de combustível. 5 Qtde. Estoque: mostra a quantidade em estoque do material digitado. O campo é desabilitado para digitação. 6 Quantidade: digitar a quantidade que deverá ser solicitada do material digitado. O campo quantidade atendida e pendente vem preenchido automaticamente conforme os itens da RME forem atendidos. Após a digitação de todos os dados do item finalizar clicando no botão gravar. Página 27 de 124

1.3.1.2. Aprovação da RME Após digitada a RME deverá ser aprovada para que possa ser iniciado o processo de atendimento referente a RME em questão. Para isso clicar no botão Aprovar exibida uma mensagem de confirmação (Figura 25).. Será Figura 25 - Mensagem de confirmação para Aprovação de RME Após clicar no botão Aprovar o usuário poderá visualizar no formulário a alteração no Status da RME, indicando que a mesma foi aprovada (Figura 26) Figura 26 - RME - STATUS de Aprovada 1.3.1.3. Copiando uma RME Para realizar a cópia de uma RME clicar no botão copiar RME será exibida uma mensagem de confirmação (Figura 27).. Ao clicar no botão Figura 27 - Mensagem de Confirmação para Copia de RME Ao confirmar a cópia, uma outra mensagem de confirmação será exibida informando ao usuário que a operação não poderá ser desfeita (Figura 28). Página 28 de 124

Figura 28-2a Mensagem de Confirmação para Copia de RME 1.3.1.4. Consultando LOGS de alterações da RME Para realizar consultas referentes a alterações em Requisições (RME) clicar no botão consultar alterações. Será exibido um formulário com duas abas. A primeira Aba, a de Alterações, contém todas as informações referentes às alterações realizadas na RME, como por exemplo usuário e data de alteração (Figura 29). Na Aba de Itens serão exibidas informações referentes às alterações nos itens, com o nome do campo que foi alterado, o valor anterior e o valor da alteração (Figura 30). Figura 29 - RME - Consulta de Alterações em RME Página 29 de 124

Figura 30 - RME - Consulta Alterações em Itens de RME 1.3.1.5. Estornando uma RME O botão para estorno de RME será liberado quando existir itens atendidos na RME e se o usuário possuir acesso à tela de fornecimento de material. Não será possível realizar estornos de itens da RME, sendo assim poderá ser estornada somente por completo. Ao final do estorno o usuário terá opção de realizar cópia automática da RME, para não ter que digitá-la novamente. Será gerado um BRM de devolução interna referente ao estorno e será emitido em tela automaticamente após o estorno, e caso necessário o usuário poderá imprimi-lo. Para estornar uma RME, localize a RME desejada e clique no botão no botão será exibida uma mensagem de confirmação (Figura 31).. Ao clicar Figura 31 - Confirmação de Estorno da RME Ao clicar no SIM para confirmar o processo será realizado e ao final será exibida outra mensagem de confirmação para escolha do usuário que permitirá que seja efetuada a cópia automática da RME que foi estornada, assim não será necessário que o usuário digite novamente a RME se for preciso (Figura 32). Página 30 de 124

Figura 32 - Cópia automática da RME Optando por copiar ou não a RME, no final do processo será exibido o relatório de BRM em tela para o usuário, mostrando que foi realizado o processo de devolução interna. 1.3.2. Fornecimento de Material O fornecimento de Material é o processo onde serão realizados os atendimentos referentes a todas as RMES cadastradas no sistema e que foram aprovadas. 1.3.2.1. Fornecendo materiais Para realizar o fornecimento de material acessar o menu Almoxarifado Requisição Material Estoque Fornecimento de Material (Figura 33). DICA: Na tela de solicitação de RME existe um atalho para o fornecimento do material. Esse atalho foi criado para que o usuário não precise sair de uma tela para outra utilizando o menu. No formulário de RME localize a RME desejada e clique no botão fornecer materiais. para Figura 33 - Acesso ao Fornecimento de Material Página 31 de 124

Ao acessar a opção acima será exibido o formulário de Fornecimento de Material (Figura 34). Figura 34 - Formulário de Fornecimento de Material Para realizar um atendimento clicar no botão de inserção conforme numerado na Figura 34: e seguir os passos abaixo 1 Nro/Ano: digitar o número e ano da RME ou localizar uma RME clicando no botão de pesquisa. 2 Almox Saída: esse campo será preenchido automaticamente conforme o almoxarifado que foi digitado na RME selecionada. 3 Almox Entrada: mesmo caso explicado para o Almox. Saída. 4 Dt. Emissão: preenchido automaticamente com a data de emissão da RME. 5 Dt. Atendimento: preenchido automaticamente com a data atual. 6 Botão Confirma: para iniciar o atendimento da RME verifique se as informações e a RME selecionada é a desejada e clique nesse botão. Ao clicar no botão serão liberadas novas funções no formulário (Figura 35). Página 32 de 124

Figura 35 - Fornecimento Material - Atendimento Podemos ver na Figura 35 acima que foram liberadas novas funções no formulário para que o atendimento dos itens da RME em questão possa ser efetuado. Seguir os passos abaixo conforme numerados na Figura 33 para realizar atendimentos: 1 GRID dos Itens: nesse GRID serão visualizados todos os itens pertencentes a RME em questão, e o usuário poderá visualizar dados como quantidade requisitada, quantidade a atender, quantidade pendente de atendimento e quantidade em estoque. 2 Botão Total RME: esse botão serve para realizar o atendimento total da RME, ou seja, serão atendidos todos os itens baseando-se na quantidade que foi requisitada. Ao clicar no botão será exibida uma mensagem de confirmação (Figura 36). Figura 36 - Confirmação de Atendimento Total da RME Página 33 de 124

3 Botão Item Total: esse botão serve para realizar o atendimento total do Item da RME ao qual o usuário está posicionado no GRID. Ao clicar no botão será exibida uma mensagem de confirmação (Figura 37). Figura 37 - Confirmação do Atendimento Total do Item da RME 4 Botão Item Parcial: esse botão serve para realizar o atendimento parcial do Item da RME ao qual o usuário está posicionado no GRID. Ao clicar no botão será liberado o Campo 5 Qtde a atender para digitação do usuário. 5 Qtde a atender: esse campo é liberado quando o usuário optar por atender algum item parcialmente clicando no botão item parcial. Ao digitar a quantidade desejada o botão confirmar atend. (Campo 6) também será liberado para que o usuário possa confirmar o valor digitado e realizar o atendimento parcial. 6 Confirmar Atend.: esse botão será liberado após digitação da Qtde. a atender utilizada para atendimento parcial de itens. 1.3.2.2. Desaprovando uma RME Caso exista a necessidade de alterações na RME o usuário poderá desaprovar a mesma clicando no botão desaprova RME formulário de RME.. Assim ela fica liberada para alterações no 1.3.2.3. Emissão de Relatórios de RME Para emitir relatórios clicar no botão imprimir as opções de impressão (Figura 38).. Clicando no botão serão visualizadas Página 34 de 124

Figura 38 - Relatório de Fornecimento de Material 1.3.3. Eliminação de Pendências A eliminação de pendências é utilizada quando os itens requisitados não forem mais necessários à unidade requisitante por algum motivo. 1.3.3.1. Eliminando uma pendência Para realizar a eliminação de pendência acessar o menu Almoxarifado Requisição Material Estoque Eliminação de Pendências (Figura 39). Figura 39 - Eliminação de Pendências de RME Ao acessar a opção acima será exibido o formulário de Eliminação de Pendências (Figura 40). Página 35 de 124

Figura 40 - Formulário de Eliminação de Pendências Para inserir uma eliminação de pendência deverão ser filtrados as RME S e itens desejados, para isso siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 40: 1 Unid. Gestora: digitar o código da unidade gestora ou localizar clicando no botão de pesquisa. 2 Almoxarifado: digitar o código do almoxarifado ao qual se refere a RME. 3 Nro/Ano RME: digitar o número e ano da RME ou localizar a RME desejada clicando no botão de pesquisa. 4 Material: digitar o código do material que será necessário realizar a eliminação de pendência ou localizar o desejado clicando no botão de pesquisa serão listados no GRID todos os itens pertencentes a RME.. Se não for preenchido 5 Limpa: clique nesse botão para limpar todos os dados digitados anteriormente, caso necessário. Página 36 de 124

6 Confirma: após o término da digitação dos dados, clicar no botão confirma para listar os itens referentes ao filtro desejado. 7 Itens com Pendência: após digitar os filtros e clicar no botão confirma serão listado nesse GRID todos os itens que possuem pendências e que conseqüentemente podem ser eliminadas, se necessário. 8 Eliminar todas as pendências: ao clicar no botão Eliminar todas as pendências 41) aparecerá uma mensagem para confirmação do procedimento (Figura Figura 41 - Confirmação de Eliminação de todas as pendências Ao confirmar clicando no Sim, todas as pendências listadas no GRID serão eliminadas. 9 Eliminar pendência do item: ao clicar no botão Eliminar pendência do item 42) aparecerá uma mensagem para confirmação do procedimento (Figura Figura 42 - Confirmação de Eliminação de Pendência do Item Ao final das confirmações será exibida uma mensagem de que o procedimento foi executado com sucesso (Figura 43). Figura 43 - Mensagem de Informação de Pendências Eliminadas com Sucesso Página 37 de 124

1.3.3.2. Emissão de Relatório de Atendimento Para emitir relatórios clicar no botão imprimir as opções de impressão (Figura 44).. Clicando no botão serão visualizadas Figura 44 - Relatórios referente a Eliminação de Pendências 1.3.4. Materiais Solicitados do Almoxarifado A opção materiais solicitados do Almoxarifado é um relatório que permite ao usuário analisar as solicitações dos almoxarifados de várias formas. 1.3.4.1. Emissão de Relatório de Materiais Solicitados do Almoxarifado Para emitir uma relação dos materiais solicitados do Almoxarifado acessar o menu Almoxarifado Requisição Material Estoque Materiais Solicitados do Almoxarifado (Figura 45). Página 38 de 124

Figura 45 - Acesso aos Materiais Solicitados do Almoxarifado Ao acessar a opção acima será exibido o formulário para digitação dos filtros para emissão do relatório de Materiais Solicitados do Almoxarifado. Nesse formulário será possível selecionar vários tipos de quebras para análise do relatório. Existem no formulário os dados comuns que deverão ser digitados para qualquer tipo de quebra selecionado (Figura 46). Figura 46 Filtros comuns para emissão de Materiais Solicitados do Almoxarifado 44: Para digitação dos dados comuns siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 1 Almoxarifado: digitar o código do almoxarifado a ser analisado ou clicar no botão pesquisar para localizar um almoxarifado. 2 A partir de: digitar a data inicial para geração dos dados para análise. Como foi dito anteriormente existem várias formas de emitir o relatório, entre elas Material/Requisitante, Requisitante/Material, Número/Data Requisição/Material e Data Requisição/Material (Figura 47). Figura 47 - Opções de quebra dos relatórios Página 39 de 124

Os filtros no formulário são alterados conforme o usuário selecionar uma das opções de quebra. O tipo de relatório que já vem marcado como padrão ao abrir o formulário é o Material/Requisitante e seus respectivos filtros já ficam liberados para digitação (Figura 48) Figura 48 Filtros para emissão por Material e Requisitante 1 Material: digitar a faixa dos materiais a serem analisados, digitando o código do material ou clicando no botão pesquisar para localizar o material. Se for realizar uma análise geral de todos os materiais digitar: 1.01.01.0001.1 até 9.99.99.9999.9. Se for somente um único material, repetir o código do material nas duas faixas. 2 Requisitante: Se for necessário filtrar um requisitante, digitar o código ou clicar no botão pesquisar para localizar um requisitante. A segunda opção é por Requisitante e Material e os filtros serão alterados na tela assim que o usuário escolher a opção (Figura 49). Figura 49 - Filtros para emissão por Requisitante e Material 1 Requisitante: digitar a faixa de requisitantes a serem analisados, digitando o código do requisitante ou clicando no botão pesquisar para localizar o requisitante. Se for realizar uma análise geral de todos os requisitantes digitar: 001.001.001.001 até 999.999.999.999. Se for somente um único requisitante, repetir o código do mesmo nas duas faixas. pesquisar 2 Material: Se for necessário filtrar um material, digitar o código ou clicar no botão para localizar o material desejado. A terceira opção é por Número, Data Requisição e Material e os filtros serão alterados na tela assim que o usuário escolher a opção (Figura 50). Página 40 de 124

Figura 50 - Filtros para Emissão por Número, Data Req. e Material 1 Número Requisição: faixa para filtro de número de requisição. Digitação obrigatória. Se for necessária impressão de todos os dados digitar: 1 até 999999. 2 Data Requisição: utilizado para análise de requisições inseridas em determinada data. Esse campo não é obrigatório. pesquisar 3 Material: Se for necessário filtrar um material, digitar o código ou clicar no botão para localizar o material desejado. Esse campo não é obrigatório. A quarta opção é por Data Requisição e Material e os filtros serão alterados na tela assim que o usuário escolher a opção (Figura 51). Figura 51 - Filtros para Emissão por Data Requisição e Material 1 Período Requisição: utilizado para análise de requisições inseridas em determinadas faixas de datas. É obrigatório informar a faixa a ser analisada. pesquisar 2 Material: Se for necessário filtrar um material, digitar o código ou clicar no botão para localizar o material desejado. Esse campo não é obrigatório. O relatório pode ser impresso em tela ou impressora, dependendo da necessidade do usuário. 1.3.5. Pendências Atendimento Almox. A Pendência de Atendimento do Almoxarifado é um relatório que permite ao usuário analisar as solicitações dos almoxarifados que estão pendentes de várias formas. Página 41 de 124

1.3.5.1. Emissão de relatório de Pendências de Atendimento Para emitir uma relação das pendências, acessar o menu Almoxarifado Requisição Material Estoque Pendências de Atendimento Almoxarifado (Figura 52). Figura 52 - Acesso as Pendências Atendimento Almox. Ao acessar a opção acima será exibido o formulário para digitação dos filtros para emissão do relatório de Pendências Atendimento Almoxarifado (Figura 53). Figura 53 - Filtros para Emissão do Relatório de Pendências Atendimento Almox. Para emitir o relatório digite os filtros seguindo os passos abaixo conforme numerados na Figura 53: pesquisar 1 Almoxarifado: digitar o código do almoxarifado a ser analisado ou clicar no botão para localizar um almoxarifado. 2 Unidade Orçamentária Inicial e Final: digitar a faixa de Unidades Orçamentárias a serem analisadas ou clicar no botão pesquisar obrigatório. para localizar a desejada. Esse campo não é Página 42 de 124

3 Material: digitar a faixa de Material a serem analisados ou clicar no botão pesquisar para localizar o desejado. Esse campo não é obrigatório. 4 Data da Solicitação: digitar a faixa de data das solicitações a serem analisadas. 5 Seleção: selecionar o tipo de quebra de impressão do relatório, que pode ser RME, Material ou Unidade Orçamentária. 6 Tipo Relatório: permite que o usuário selecione se na impressão vão ser visualizadas as solicitações pendentes, pendências que foram eliminadas ou todas. Após digitar todos os filtros necessários o usuário poderá enviar o relatório para tela ou impressora. 1.4. Movimentos 1.4.1. Cálculo Estoque Mín./Max. Calcula os pontos de estoque mínimo e máximo de acordo com a movimentação dos materiais no período informado. Veja abaixo como são efetuados os cálculos: Estoque Mínimo = 2 * ( QtdAte / NroMeses ), Onde: QtdAte = Quantidade atendida no período informado e NroMeses = Número de Meses do período informado. Estoque Máximo = 3 * ( QtdAte / NroMeses ), Onde: QtdAte = Quantidade atendida no período informando e NroMeses = Número de Meses do período informado. Estoque Médio = ( Estoque Mínimo + Estoque Médio ) / 2 Após a realização dos cálculos esses dados serão gravados na tabela de estoque. 1.4.1.1. Como realizar o cálculo de Estoque Máximo e Mínimo Para realizar o cálculo de estoque mínimo e máximo dos materiais ou de vários materiais em determinado período, acessar o menu Almoxarifado Movimentos Cálculo Estoque Min./Max. (Figura 54). Página 43 de 124

Figura 54 - Acesso ao cálculo estoque mínimo e máximo Ao acessar a opção acima será exibido o formulário para digitação dos filtros para processamento do cálculo estoque mín./máx. (Figura 55). Figura 55 - Processamento de cálculo do Estoque Mínimo/Máximo Para realizar o cálculo digite os filtros seguindo os passos abaixo conforme numerados na Figura 53: pesquisar 1 Almoxarifado: digitar o código do almoxarifado a ser analisado ou clicar no botão para localizar um almoxarifado. 2 Período: digitar o período a ser calculado. 3 Material Inicial: digitar o código de Material inicial a ser calculado. 4 Material Final: digitar o código de Material final a ser calculado, completando assim a faixa de cálculo. 5 Botão Calcular: clicar nesse botão para efetuar o cálculo. Será exibida uma mensagem de confirmação (Figura 56). Página 44 de 124

Figura 56 - Mensagem de confirmação do cálculo Após o término do cálculo será exibida a mensagem de que os cálculos foram efetuados com sucesso. Figura 57 - Mensagem de cálculo efetuado com sucesso 1.5. Inventário Físico O inventário físico é utilizado para realizar a contagem periódica dos materiais existentes, para efeito de comparação com os estoques registrados e contabilizados confrontando a realidade física dos estoques em determinado momento, com os registros nesse mesmo momento, a fim de comprovar sua existência e exatidão. Quando é criado um novo inventário no sistema, automaticamente o almoxarifado será bloqueado para movimentações enquanto o inventário estiver ativo, para que não existam divergências de informações. 1.5.1. Inserindo Inventário Para utilizar o módulo de inventário acessar o menu Almoxarifado Inventário Físico (Figura 58). Figura 58 - Acesso ao módulo de Inventário Físico Página 45 de 124

Após acessar a opção acima será exibido o formulário para manipulação dos inventários (Figura 59). 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Figura 59 - Formulário de Inventário Físico Para inserir um inventário clicar no botão de inserção com os passos abaixo e conforme numerado na Figura 59: e digitar os dados de acordo 1. Identificação: número de identificação do inventário. Esse número será gerado automaticamente após clicar no botão salvar. 2 Exercício: digitar o ano do exercício a ser realizado o inventário. 3 Data da Abertura: será gerada automaticamente buscando a data atual. Campo bloqueado para digitação. 4 Data do encerramento: será gerada automaticamente após a confirmação do encerramento do inventário. Campo bloqueado para digitação. pesquisar 5 Almoxarifado: digitar o código do almoxarifado a ser analisado ou clicar no botão para localizar um almoxarifado. 6 Periodicidade: indicar o período a qual se refere o inventário. Esse campo controla o Campo 7 (Número de Referência do período). 7 Número de Referência do período: nesse campo deverão ser digitados dados conforme a periodicidade escolhida no campo anterior. Página 46 de 124

Se a periodicidade selecionada for a Mensal, poderão ser digitados valores de 1 a 12, ou seja, números equivalentes ao mês desejado. Quando for realizado um ajuste (movimentação no estoque) a data que será assumida será a última do mês. Exemplo: periodicidade mensal e mês 12/2010, as movimentações de estoque serão gravadas com data de movimento de 31/12/2010. Se for selecionada periodicidade Trimestral poderão ser digitados valores de 1 a 4, ou seja, números equivalentes ao trimestre desejado. A data de movimentação será o último dia do último mês do trimestre selecionado. Exemplo: se for escolhida periodicidade trimestral e 1º trimestre, as movimentações de estoque serão gravadas com data de movimento de 31/03/2010. Se for periodicidade semestral poderão ser digitados valores de 1 a 2, ou seja, números equivalentes ao semestre desejado. A data de movimentação será o último dia do último mês do semestre selecionado. Exemplo: se for selecionado 1º semestre, as movimentações de estoque serão gravadas com data de movimento de 30/06/2010. Se for periodicidade anual, poderá ser digitado somente o valor 1 e a data de movimentação será automaticamente a última data do ano, exemplo: 31/12/2010. 8 Situação: quando é incluído um novo inventário, automaticamente será gravada como inventário Ativo. Ao encerrar um inventário automaticamente será atualizado para Encerrado, bloqueando assim qualquer tipo de alteração no inventário em questão. 9 Usuário: será gravado automaticamente o usuário que estiver logado no sistema. 10 Responsável: digitar o nome do responsável pela realização do inventário. 11 Cargo: digitar o cargo do responsável pela realização do inventário. Após a digitação de todos os dados do inventário, finalizar clicando no botão gravar. Os itens existentes no almoxarifado automaticamente serão gravados nas tabelas de itens do inventário, para que possa ser impresso o relatório de contagem e assim iniciar as anotações das contagens dos materiais. 1.5.2. Emissão de Relatório para contagens Para realizar a contagem de estoque, o documento utilizado no sistema SMARAM é o relatório para contagens. Esse relatório é utilizado para anotação da contagem de cada material do almoxarifado em questão, para que após seu término sejam digitadas no sistema para realização dos ajustes no estoque (movimentação do estoque). Para emitir o relatório de contagens primeiramente deverá ser localizado o inventário desejado. Para isso clique no botão localizar inventário para pesquisa de inventários (Figura 60).. Será apresentado o formulário Página 47 de 124

Figura 60 - Localização de inventário Para localizar um inventário digite os dados necessários e clique no botão de filtro. Serão visualizados no GRID os registros conforme os filtros digitados. Para selecionar o inventário dê um clique duplo sobre o registro em questão. Ao selecionar o registro, clicar no botão de emissão de relatório para contagem que seja exibido o formulário contendo os filtros para emissão do relatório (Figura 61). para Figura 61 - Impressão do Relatório para contagem O relatório para contagens pode ser emitido de várias formas e vai depender da maneira que a comissão de inventário deseja realizar a contagem. Página 48 de 124

Impressão Total: essa é a maneira mais comum onde o usuário deverá somente selecionar a ordenação do relatório, no campo Ordenar por. A impressão será total, ou seja, serão emitidos todos os itens do almoxarifado em questão que estão inseridos no inventário. Cada folha do inventário conterá espaços para preenchimento da 1ª, 2ª e 3ª contagem. No rodapé de cada página serão impressos três campos para as assinaturas dos responsáveis por cada uma das contagens. As páginas deverão ser distribuídas para cada colaborador que vai participar das contagens. Veja um exemplo do relatório na Figura 62. 1 2 3 4 5 Figura 62 - Relatório de contagem para inventário Físico 60: Veja abaixo informações sobre o relatório das contagens, conforme numerado na Figura 1 - Item do inventário: nessa linha é impresso o código, a descrição, a Unidade de Medida dos materiais e espaços em branco para anotação da 1ª, 2ª e 3ª contagem. Caso o item possuir uma localização de estoque cadastrada também será impressa uma banda no relatório contendo as informações referentes a sua localização. 2 Lotes: se o item pertencer à classificação 03 Perecíveis serão impressos os lotes referentes ao item caso existam cadastrados. Serão impressas também algumas linhas em branco junto aos registros de lote, para servir de apoio na contagem quando for encontrado um lote que não tenha sido inserido no sistema anteriormente. 3 1ª, 2ª e 3ª contagens: espaço destinado ao preenchimento das contagens realizadas, tanto para item quanto para os lotes (se existir). Página 49 de 124

4 Observações: espaço destinado ao preenchimento de observações referente às contagens de cada folha de modo geral. 5 Assinaturas: espaço destinado as assinaturas de cada responsável pelas contagens. Se for o mesmo colaborador, o mesmo deverá assinar as 3 linhas, mostrando assim que realmente foram efetuadas as três contagens. Impressão com quebras: existem algumas maneiras para se realizar as contagens com algumas quebras para facilitar as contagens referentes ao inventário. As quebras existentes são por catálogo, por localização/rua ou pelas duas informações em conjunto. No filtro do relatório conforme visto anteriormente na Figura 62 possibilita digitar catálogo inicial, catálogo final, rua inicial e rua final. A digitação desses filtros é bem dinâmica possibilitando ao usuário várias maneiras de utilizá-lo. O usuário pode digitar somente o catálogo ou rua inicial fazendo com que as informações impressas sejam a partir daquele catálogo ou rua, ou pode optar por digitar uma faixa de valores. Para que o relatório seja impresso com as quebras é obrigatória à digitação de um desses campos, rua ou catálogo. Veja na Figura 63 um exemplo do relatório impresso com quebra por catálogo. Figura 63 - Relatório de contagem com quebra por Catálogo 1.5.3. Digitação das Contagens Para realizar a digitação de estoque o usuário deve se basear na ficha de apontamento que foi utilizada na contagem do estoque do almoxarifado em questão. Para iniciar a digitação deverá ser localizado o inventário conforme explicado anteriormente e clicar no botão de digitação das contagens formulário (Figura 64). para que seja exibido o Página 50 de 124

Figura 64 - Digitação das Contagens Para iniciar a digitação deverá ser selecionado o tipo da contagem (Figura 65). Figura 65 - Tipo da Contagem Ao selecionar um dos tipos de contagem, poderá ser iniciada a digitação nos itens que serão visualizados no GRID, e será liberado o campo para digitação conforme o tipo da contagem selecionado (Figura 66). Figura 66 - Campos para digitação das contagens Observe na Figura 66 que o campo que está liberado para digitação está na cor branca. Os campos do GRID que estão desabilitados para digitação estarão preenchidos com a cor amarela. Após digitar o valor da contagem tecle ENTER para que o cursor se posicione no próximo registro a ser digitado. Página 51 de 124

Só será permitida a digitação da contagem se a contagem posterior ainda não tiver sido realizada. Por exemplo, se for selecionada 2ª contagem e a 1ª ainda não foi digitada, o campo da 2ª contagem ficará bloqueado para digitação. Isso vale para todas as contagens. 1.5.4. Como Localizar Itens no Inventário Se for necessário localizar um material para digitação utilizar as opções de ordenação e localização existentes (Figura 67). Figura 67 - Opções de ordenação e localização Para localizar um registro selecione a ordem desejada conforme ilustrado na Figura 67 e digite o conteúdo da pesquisa no campo localizar. Os dados digitados devem ser coerentes e satisfazer a condição da ordenação, por exemplo, se ordenar por Código do Material, no campo localizar deverá ser digitado o código do material, se optar por Descrição deverá ser digitado a descrição do material, e as outras opções também seguem esse mesmo padrão. Conforme for sendo digitado o valor a ser localizado no campo localizar, automaticamente o cursor se posicionará no item. 1.5.5. Digitação do Preço Médio Nas digitações das contagens será permitida a digitação do campo de Preço Médio do item quando um item do inventário não possuir um preço médio gravado na base de dados, a linha do GRID será exibida na cor vermelha e será permitido que seja inserido o valor do preço médio do item, sendo assim quando for realizado o ajuste esse valor será corrigido também. Veja um exemplo na Figura 68. Página 52 de 124

Figura 68 - Itens com preço médio zerado 1.5.6. Dados Automáticos e Legendas Após a digitação de uma das contagens ou do preço médio, os campos usuário e data da contagem serão atualizados automaticamente (Figura 69). Figura 69 - Campo de usuário e data da contagem Conforme ilustrado na Figura 69 é visto que existem registros preenchidos com cores diferentes. Veja na Figura 70 a legenda que define o que significa cada uma das cores. Lembrando que a cor branca significa que o registro ainda precisa ser digitado. Figura 70 - Legenda 1.5.7. Inserção Manual de Materiais no Inventário No momento da contagem os colaboradores poderão encontrar itens no almoxarifado que não estejam na listagem impressa para contagem, ou seja, itens que não foram cadastrados no sistema por algum motivo. Esses itens deverão ser anotados no relatório de contagem e no momento da digitação é permitida a inserção desses itens. Para isso é necessário clicar no botão inserir item. Página 53 de 124

Após clicar no botão será visualizado o formulário para inserção de itens no inventário (Figura 71). 2 3 4 1 5 Figura 71 - Inserção Manual de Itens Para inserir um item siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 71: 1 Botão de inserção: clicar no botão de inserção para iniciar a digitação do item a ser incluído. 2 Material: digitar o código do material a ser incluído ou clicar no botão de procura para localizar o material desejado. 3 Qtde. Identificada: digitar a quantidade do material que foi identifica no momento da contagem de estoque. 4 Preço Médio: verificar o preço médio do material e inserir o valor. 5 Botão Gravar: clicar no botão gravar para finalizar a inserção do material no inventário. Caso o material digitado for um material que já existe no inventário será exibida uma mensagem de aviso e não será permitida a inserção (Figura 72). Figura 72 - Mensagem de aviso na inclusão de materiais no inventário Página 54 de 124

Os itens inseridos manualmente estarão preenchidos na cor azul. Qualquer dúvida consulte a legenda conforme ilustrado na Figura 70. 1.5.8. Contagem dos Lotes Perecíveis O GRID para contagens dos lotes de materiais perecíveis será liberado quando um item for classificado no sistema SMARam com o código 03 Perecíveis (Figura 73). Figura 73 - Digitação das contagens dos lotes O estilo de contagem segue o mesmo padrão explicado anteriormente para itens que não são perecíveis, mas existem algumas funcionalidades para complementar a contagem dos lotes. O detalhe principal é que ao digitar a contagem do lote, o campo de contagem do item (material em questão) será atualizado automaticamente, somando todas as contagens de todos os lotes do material em questão (Figura 74). Página 55 de 124

Figura 74 - Soma das Contagens dos Lotes automática 1.5.9. Inserção Manual de Lotes Perecíveis No momento da contagem os colaboradores poderão encontrar lotes que não estejam na listagem impressa para contagem, ou seja, lotes que não foram cadastrados no sistema por algum motivo. Esses lotes deverão ser anotados no relatório de contagem e no momento da digitação é permitida a inserção desses lotes. Veja na Figura 75 como incluir um lote manualmente. 2 7 3 4 5 6 1 8 Figura 75 - Inserção manual de Lotes Siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 75 para inserir um lote manualmente: 1 Botão Incluir: Clique no botão para inserir um novo registro de Lote. Será aberto um registro no GRID para digitação dos dados do Lote. Página 56 de 124

2 Lote: digitar o código ou nomenclatura do Lote. 3 Dt. Pré Vencimento: digitar a data do pré-vencimento do lote. 4 Dt. Fabricação: digitar a data de fabricação do lote. 5 Dt. Vencimento: digitar a data de vencimento do lote. 6 Contagens: digitar a contagem em questão. Quando o lote for inserido o usuário deverá optar pela primeira contagem que é o mais correto. Se tentar inserir o lote em outra contagem vai dar certo também, só que os campos para contagem estarão bloqueados. 7 Botão Salvar: clicar no botão salvar para salvar os dados de lotes digitados. 8 Botão Confirmar: esse botão é de extrema importância. Tudo o que for digitado no GRID dos lotes deverá ser confirmado para que seja gravado no banco de dados. Se for digitado um lote e o usuário não clicar no botão confirmar será perdida a digitação. A manutenção poderá ser efetuada em quantos lotes necessários no GRID, sempre lembrando de clicar no botão Confirmar para que tudo seja gravado no banco de dados. 1.5.10. Emissão de Conferência Essa opção é utilizada para realizar a análise do inventário x digitação do inventário confrontando os dados informados na relação de contagem com os dados digitados nas contagens do inventário. Para realizar essa análise deverá ser localizado o inventário conforme explicado anteriormente e clicar no botão de Emissão de Conferência formulário de emissão (Figura 76). para que seja exibido o Figura 76 - Filtro para impressão de Relatório de Conferência da digitação Para emitir o relatório deverá ser selecionada a ordem, pois o campo inventário já vem preenchido automaticamente. A Figura 77 ilustra um exemplo de relatório de conferência. Página 57 de 124

Figura 77 - Relatório de Simples Conferência da Digitação 1.5.11. Emissão de Consistência Essa opção é utilizada para realizar a análise do inventário x estoque real, confrontando o estoque digitado nas contagens do inventário com o estoque virtual do material armazenado no sistema resultando assim o valor da diferença e o tipo da movimentação a ser realizada: Entrada ou Saída. Para realizar essa emissão deverá ser localizado o inventário conforme explicado anteriormente e clicar no botão de Emissão de Consistência formulário de emissão (Figura 78). para que seja exibido o Figura 78 - Emissão de Relatório de Consistência Para emitir o relatório deverá ser selecionada a ordem, pois o campo inventário já vem preenchido automaticamente. A Figura 79 ilustra um exemplo de relatório de consistência. Página 58 de 124

Figura 79 - Relatório de Consistência 1.5.12. Resumo do Inventário O Resumo do Inventário da uma visão geral do mesmo, mostrando sempre dados totalizados como total de itens inventariados, total de itens com saldo, total de itens contados, total de itens contados com diferença e total de itens contados sem diferença. Para visualizar o resumo clicar no botão de Resumo do inventário exibido o formulário (Figura 80). para que seja Figura 80 - Resumo do inventário Página 59 de 124

1.5.13. Ajustes do inventário Atualização do Estoque O ajuste de estoque é utilizado para confirmar os dados inventariados realizando a devida movimentação para cada item e atualizando os dados de estoque virtuais armazenados no sistema. Será permitido visualizar os itens a serem ajustados e os itens que já foram ajustados. Para realizar os ajustes do inventário, localizar o inventário conforme explicado anteriormente e clicar no botão de Ajustes do inventário Atualização do Estoque que seja exibido o formulário (Figura 81). para 2 3 4 5 1 6 Figura 81 - Ajustes do inventário Siga os passos abaixo conforme numerado na Figura 81 para realizar ajustes no estoque: 1 Data do ajuste: a data será automaticamente preenchida utilizando a periodicidade inserida no inventário e explicada anteriormente. Ela poderá ser alterada caso necessário. 2 Ajustes em aberto: nessa ficha serão listados todos os itens que foram digitados na digitação do inventário e que deverão ser ajustados. Página 60 de 124

3 Ajustes confirmados: nessa ficha serão listados todos os itens que foram ajustados. 4 Est. Atual: mostra a quantidade atual do item no estoque. 5 Movimento: mostra o tipo de movimento que será realizado, entrada ou saída. 6 Botão Confirma: confirma os ajustes exibidos na tela. 1.5.14. Encerramento do inventário O encerramento do inventário é utilizado para confirmar a finalização do inventário e após essa confirmação não será mais possível editar dados no mesmo. Também será liberado o almoxarifado em questão para uso. Para realizar o encerramento do inventário, localizar o inventário conforme explicado anteriormente e clicar no botão Encerra inventário confirmação desse procedimento (Figura 82).. Será exibida uma mensagem para Figura 82 - Mensagem de Confirmação para encerramento do inventário Página 61 de 124

1.6. Consulta 1.6.1. Notas Fiscais Para consultar notas fiscais emitidas acessar o menu Almoxarifado Consulta Notas Fiscais (Figura 83). Figura 83 - Acesso a Consulta de Notas Fiscais Após acessar essa opção será exibido o formulário para consulta de notas fiscais (Figura 84). Figura 84 - Consulta de Notas Fiscais Página 62 de 124

Para consultar uma nota fiscal clicar no botão de pesquisa com os filtros de pesquisa (Figura 85). para exibir o formulário Figura 85 - Pesquisa de Notas Fiscais Digite os filtros necessários, clique no botão de pesquisa e dê um clique duplo na nota fiscal desejada para exibir os dados no formulário anterior (Figura 85). Para emitir uma relação das notas fiscais clique no botão de impressão visualizadas as opções para impressão (Figura 86). e serão Figura 86 - Relatórios de Notas Fiscais Página 63 de 124

1.6.2. Lançamentos Contábeis Para consultar os lançamentos contábeis referentes às notas fiscais emitidas acessar o menu Almoxarifado Consulta Lançamentos Contábeis (Figura 87). Figura 87 - Consulta de Lançamentos Contábeis Após acessar essa opção será exibido o formulário para consulta dos lançamentos contábeis (Figura 88). Figura 88 - Lançamentos Contábeis Para consultar lançamentos contábeis clicar no botão de pesquisa formulário com os filtros de pesquisa (Figura 89). para exibir o Página 64 de 124

Figura 89 - Procura Lançamento Contábil Digite os filtros necessários, clique no botão de pesquisa e dê um clique duplo no lançamento contábil desejado para exibir os dados no formulário anterior (Figura 89). Para emitir uma relação dos lançamentos contábeis clique no botão de impressão e serão visualizadas as opções para impressão (Figura 90). Figura 90 - Relatórios de lançamentos contábeis 1.6.3. Movimentos Diários Para consultar os movimentos diários do almoxarifado acessar o menu Almoxarifado Consulta Movimentos Diários (Figura 91). Página 65 de 124

Figura 91 - Consulta de Movimentos Diários Após acessar essa opção será exibido o formulário para consulta dos movimentos diários (Figura 92 e Figura 93). Figura 92 - Movimentos Diários Página 66 de 124

Figura 93 - Movimentos Diário - Aba Financeiro Para consultar os movimentos diários clicar no botão de pesquisa formulário com os filtros de pesquisa (Figura 94). para exibir o Figura 94 - Procura de Movimento Diário Digite os filtros necessários, clique no botão de pesquisa e dê um clique duplo no movimento diário desejado para exibir os dados no formulário anterior (Figura 92 e Figura 93). Página 67 de 124

Para emitir relatórios dos movimentos diários clique no botão de impressão serão visualizadas as opções para impressão (Figura 95). e Figura 95 Relatórios de Movimento Diário 1.6.4. Validade de Materiais A Validade de Materiais é utilizada para consultar as validades dos lotes dos materiais perecíveis. Nessa consulta, além de simplesmente consultar estará liberado também a manutenção dos lotes perecíveis, como inclusão, alteração e outras opções. Para consultar a validade de materiais acessar o menu Almoxarifado Consulta Validade de Materiais (Figura 96). Figura 96 - Acesso a consulta de validade de materiais Após acessar essa opção será exibido o formulário para consulta de validade dos materiais (Figura 97). Página 68 de 124

1 2 3 4 Figura 97 - Consulta de Lotes de Materiais Perecíveis Siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 97 para utilizar a tela de consulta de materiais de lotes perecíveis: 1 Botão de Procura de Material: clicar nesse botão para localizar o material perecível que se deseja visualizar os lotes. O formulário para pesquisa é o mesmo utilizado em todas as outras telas e no cadastro de materiais. 2 Botão de Alteração: depois de localizar os lotes desejados é possível realizar uma alteração no lote clicando nesse botão. Os dados deverão ser digitados no GRID e após a edição clicar no botão salvar. 3 Botão de Inserção: depois de localizar os lotes desejados é possível realizar inclusões de novos lotes. Os dados deverão ser digitados no GRID e após a inserção clicar no botão salvar. 4 Botão de Impressão: clicar nesse botão para visualizar as opções de impressão dos lotes (Figura 98). Página 69 de 124

Figura 98 - Relatórios de Validade de Materiais Página 70 de 124

1.7. Relatórios 1.7.1. Eventuais 1.7.1.1. Inventário Físico Financeiro Para emitir o relatório de inventário físico financeiro acessar o menu Almoxarifado Relatórios Eventuais Inventário Físico Financeiro (Figura 99). Figura 99 - Acesso ao relatório de inventário físico financeiro Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 100). Figura 100 - Filtros para inventário físico financeiro Página 71 de 124

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 101 um exemplo do relatório de inventário físico financeiro. Figura 101 - Relatório de inventário físico financeiro 1.7.1.2. Movimentação Mensal Para emitir o relatório de movimentação mensal, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Eventuais Movimentação Mensal (Figura 102). Figura 102 - Acesso ao Relatório de Movimentação Mensal Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 103). Página 72 de 124

Figura 103 - Filtros para Movimentação de Estoque Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 104 um exemplo do relatório de movimentação mensal. Figura 104 - Relatório de Movimentação Mensal 1.7.1.3. Posição de Estoque Mínimo Para emitir o relatório de Posição do Estoque Mínimo, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Eventuais Posição Estoque Mínimo (Figura 105). Página 73 de 124

Figura 105 - Acesso a Posição de Estoque Mínimo Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 106). Figura 106 - Filtros para relatório de Posição de Estoque Mínimo Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 107 um exemplo do relatório de posição do estoque mínimo. Página 74 de 124

Figura 107 - Relatório de Posição de Estoque Mínimo 1.7.1.4. Posição de Estoque Máximo Para emitir o relatório de Posição do Estoque Máximo, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Eventuais Posição Estoque Máximo (Figura 108). Figura 108 - Acesso a Posição de Estoque Máximo Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 109). Página 75 de 124

Figura 109 - Filtro para Emissão de Posição do Estoque Máximo Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 110 um exemplo do relatório de Posição do Estoque Máximo. Figura 110 - Relatório de Posição do Estoque Máximo 1.7.1.5. Material sem Movimentação por Período Para emitir o relatório de Materiais sem movimentação por período, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Eventuais Material Sem Mov. por período (Figura 111). Página 76 de 124

Figura 111 - Acesso ao relatório de materiais sem movimento por período Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 112). Figura 112 - Filtro para emissão do relatório de materiais sem mov. por período Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 113 um exemplo do relatório de Material sem movimento por período. Página 77 de 124

Figura 113 - Relatório de Material sem movimento por Período 1.7.1.6. Materiais em Ponto de Reposição Para emitir o relatório de Materiais em Ponto de Reposição acessar o menu Almoxarifado Relatórios Eventuais Materiais em Ponto de Reposição/Revisão (Figura 114). Figura 114 - Acesso ao relatório de materiais em ponto de reposição Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 115). Página 78 de 124

Figura 115 - Filtro para emissão de relatório de materiais em ponto de reposição Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. 1.7.1.7. Notas Fiscais por Fornecedor Para emitir o relatório de Notas Fiscais por Fornecedor, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Eventuais Notas Fiscais por Fornecedor (Figura 116). Figura 116 - Acesso ao relatório de Notas Fiscais por Fornecedor Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 117). Página 79 de 124

Figura 117 - Filtros para emissão do relatório de Notas Fiscais por Fornecedor Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 118 um exemplo do relatório de Notas Fiscais por Fornecedor. Figura 118 - Relatório de Notas Fiscais por Fornecedor 1.7.1.8. Etiquetas por Material Para emitir as Etiquetas por Material acessar o menu Almoxarifado Relatórios Eventuais Etiquetas por Material (Figura 119). Página 80 de 124

Figura 119 - Acesso as etiquetas por Material Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros da etiqueta (Figura 120). Figura 120 - Filtros para emissão de etiquetas Clique no botão para emitir a etiqueta em tela ou no botão para enviar a etiqueta diretamente para impressora. Veja na Figura 121 um exemplo da etiqueta. Figura 121 - Exemplo de Etiqueta por Material Página 81 de 124

1.7.1.9. Acompanhamento de Entregas de Material/Serviços Para emitir o relatório de Acompanhamento de Entregas de Material/Serviço, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Eventuais Acomp de Entregas de Material/Serviços (Figura 122). Figura 122 - Acesso ao relatório de acompanhamento de entregas de material/serviço Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 123). Figura 123 - Filtros para emissão do relatório de acompanhamento das entregas Página 82 de 124

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 124 um exemplo do relatório de acompanhamento das entregas. Figura 124 - Relatório de Acompanhamento de Entregas e Materiais/Serviços 1.7.1.10. Kardex Para emitir o relatório de Kardex, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Eventuais Kardex (Figura 125). Figura 125 - Acesso ao Kardex Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 126). Página 83 de 124

Figura 126 - Filtros para emissão de Kardex Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 127 um exemplo de Kardex. Figura 127 - Relatório de Kardex 1.7.1.11. Movimentação por período e classificação Para emitir o relatório de Movimentação por período e classificação, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Eventuais Movimentação por período e classificação (Figura 128). Página 84 de 124

Figura 128 - Acesso a movimentação por período e classificação Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 129). Figura 129 - Filtros para emissão do relatório de movimentação por período e classificação Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 130 um exemplo do relatório movimentação por período e classificação sintético e na Figura 131 um exemplo do analítico. Página 85 de 124

Figura 130 - Relatório de movimentação por período e classificação Sintético Figura 131 - Relatório de movimentação por período e classificação Analítico 1.7.1.12. Materiais em Ponto de Reposição por período Para emitir o relatório de Materiais em Ponto de Reposição por período, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Eventuais Materiais em Ponto de Reposição por período (Figura 132). Figura 132 - Acesso ao relatório de Materiais em Ponto de Reposição por período Página 86 de 124

Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 133). Figura 133 - Filtros para emissão do relatório em Ponto de Reposição por período Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. 1.7.2. Consumo 1.7.2.1. Consumo de Materiais Para emitir o relatório de Consumo de Materiais, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Consumo Consumo de Materiais (Figura 134). Figura 134 - Acesso ao relatório de Consumo de Materiais Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 135). Página 87 de 124

Figura 135 - Filtros para emissão do relatório de consumo de materiais Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 136 um exemplo do relatório de consumo de materiais. Figura 136 - Relatório de Consumo de Materiais 1.7.2.2. Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária Para emitir o relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Consumo Apropriação Consumo Unid. Orç. (Figura 137). Figura 137 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária Página 88 de 124

Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 138). Figura 138 - Filtros para emissão do relatório de apropriação de consumo por unidade orçamentária Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 139 um exemplo do relatório de apropriação de consumo por unidade orçamentária Analítico, na Figura 140 um exemplo do sintético, na Figura 141 um exemplo do resumido e na Figura 142 um exemplo do Resumido por secretaria. Figura 139 - Relatório de Apropriação de consumo por Unidade Orçamentária Página 89 de 124

Figura 140 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária Sintético Figura 141 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária Resumido Figura 142 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária Resumido por secretaria Página 90 de 124

1.7.2.3. Apropriação de Consumo por Material Para emitir o relatório de Apropriação de consumo por material, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Consumo Apropriação de consumo por Material (Figura 143). Figura 143 - Acesso a Apropriação de Consumo por Material Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 144). Figura 144 - Filtros para emissão de apropriação de consumo por material Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 145 um exemplo do relatório de apropriação de consumo por material Analítico e na Figura 146 um exemplo do sintético. Página 91 de 124

Figura 145 - Relatório de Apropriação de Consumo por Material Analítico Figura 146 - Relatório de Apropriação de Consumo por Material Sintético 1.7.2.4. Apropriação de Consumo por Bem Patrimonial Para emitir o relatório de Apropriação de Consumo por Bem Patrimonial, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Consumo Apropriação de Consumo por Bem Pat. (Figura 147). Figura 147 - Acesso ao relatório de apropriação de consumo por Bem Patrimonial Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 148). Página 92 de 124

Figura 148 - Filtros para emissão da apropriação de consumo por bem patrimonial Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 149 um exemplo do relatório de apropriação de consumo por bem patrimonial analítico e na Figura 150 um exemplo do sintético. Figura 149 - Apropriação de consumo por Bem Patrimonial Analítico Página 93 de 124

Figura 150 - Apropriação de consumo por Bem Patrimonial Sintético 1.7.2.5. Estatística de Consumo Para emitir o relatório de Estatística de Consumo, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Consumo Estatística de Consumo (Figura 151). Figura 151 - Acesso a Estatística de Consumo Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 152). Página 94 de 124

Figura 152 - Filtros para emissão de estatística de Consumo Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 153 um exemplo do relatório de Estatística de Consumo. Figura 153 - Relatório de Estatística de Consumo 1.7.2.6. Consumo de Combustível Para emitir o relatório de Consumo de Combustível, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Consumo Consumo de Combustível (Figura 154). Página 95 de 124

Figura 154 - Acesso ao consumo de combustível Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 155). Figura 155 - Filtros para emissão do consumo de combustível Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 156 um exemplo do relatório de consumo de combustível. Página 96 de 124

Figura 156 - Relatório de consumo de combustível 1.7.2.7. Consumo por Classificação de Material Para emitir o relatório de Consumo por Classificação de Material, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Consumo Consumo por Classif. Mat. (Figura 157). Figura 157 - Acesso ao relatório de consumo por classificação do material Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 158). Página 97 de 124

Figura 158 - Filtros para emissão do relatório de consumo por classificação de material Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 159 um exemplo do relatório de consumo por classificação de material. Figura 159 - Relatório de Consumo por Classificação do Material 1.7.2.8. Consumo por Tipo de Classificação do Material Para emitir o relatório de Consumo por Tipo de Classificação do Material, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Consumo Consumo por Tipo de Classificação do Material (Figura 160). Página 98 de 124

Figura 160 - Acesso ao Relatório de Consumo por Tipo de Classificação do Material Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 161). Figura 161 - Filtro para emissão do relatório de consumo por tipo de classificação de material Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 162 um exemplo do relatório de consumo por tipo de classificação de material. Página 99 de 124

Figura 162 - Relatório de Consumo por Tipo de Classificação do Material 1.7.2.9. Consumo por Estrutura do Material Para emitir o relatório de Consumo por Estrutura do Material, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Consumo Consumo por Estrut. do Material (Figura 163). Figura 163 - Acesso ao relatório de consumo por estrutura do material Página 100 de 124

Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 164). Figura 164 - Filtro para emissão de Consumo por Estrutura de Material Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 165 um exemplo do relatório de consumo por estrutura do material. Figura 165 - Relatório de Consumo por estrutura do material 1.7.2.10. Curva ABC Para emitir o relatório de Curva ABC acessar o menu Almoxarifado Relatórios Consumo Curva ABC (Figura 166). Página 101 de 124

Figura 166 - Acesso ao relatório de Curva ABC Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 167). Figura 167 - Filtros para emissão de relatório de Curva ABC Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 168 um exemplo do relatório de inventário físico financeiro. Página 102 de 124

Figura 168 - Relatório de CURVA ABC 1.7.2.11. Apropriação de Consumo (Texto) Para gerar arquivo texto de Apropriação de consumo, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Consumo Apropriação de Consumo (Texto) (Figura 169). Figura 169 - Acesso a geração de texto de apropriação de consumo Após acessar essa opção será exibido o formulário para geração do texto (Figura 170). Página 103 de 124

1 2 3 4 5 6 Figura 170 - Formulário para geração de texto de apropriação de consumo Para gerar um arquivo texto com as informações referente a apropriação de consumo siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 170: 1 Almoxarifado: digitar o número do almoxarifado ou clicar no botão de procura para localizar o almoxarifado desejado. 2 Período: digitar o período desejado para geração das informações. 3 Faixa de Unidades Orçamentárias: digitar a faixa desejada das unidades orçamentárias ou clicar no botão de procura para localizar as desejadas. 4 Faixa de Código do Material: digitar a faixa desejada das unidades orçamentárias ou clicar no botão de procura para localizar as desejadas. 5 Gera Texto: clicar nesse botão para gerar os dados que serão armazenados no arquivo texto. 6 Grava Texto: clicar nesse botão para escolher o local que será salvo o arquivo texto. 1.7.2.12. RME s por Unidade Orçamentária (Texto) Para gerar arquivo texto de RME por Unidade Orçamentária, acessar o menu Almoxarifado Relatórios Consumo RME s por Unidade Orçamentária (Figura 171). Página 104 de 124

Figura 171 - Acesso a geração de arquivo texto das RME s por Unidade Orçamentária Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 172). 1 2 3 4 Figura 172 - Formulário de geração de texto de RME s por unidade orçamentária Página 105 de 124

1 Período: digitar o período desejado para geração das informações. 2 Almoxarifado: digitar o número do almoxarifado ou clicar no botão de procura para localizar o almoxarifado desejado. 3 Gera Texto: clicar nesse botão para gerar os dados que serão armazenados no arquivo texto. 4 Grava Texto: clicar nesse botão para escolher o local que será salvo o arquivo texto. 1.8. Balancetes 1.8.1. Balancete O Balancete é um relatório utilizado para mostrar as informações de saldo inicial do período informado, mostrando todas as entradas e saídas financeiras e quantitativas realizadas no mês, resultando assim um saldo final. Esse relatório deverá ser enviado para o setor contábil realizar o fechamento de seus balancetes. Para se realizar um balancete deverá ser realizado o cálculo do mesmo e após esse calculo não serão mais permitidas movimentações no período calculado. Para emitir o balancete, acessar o menu Almoxarifado Balancetes Balancete (Figura 173). Figura 173 - Acesso ao balancete Após acessar essa opção será exibido o formulário para cálculo e emissão de balancetes (Figura 174). Página 106 de 124

1 3 2 8 4 6 5 7 Figura 174 - Formulário para cálculo e emissão de balancetes Siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 174 para realizar a emissão do balancete: 1 Almoxarifado: digitar o número do almoxarifado ou clicar no botão de procura para localizar o almoxarifado desejado. 2 Período: esse campo só tem efeito para o cálculo do balancete. Define se o cálculo será mensal ou anual. 3 Mês/Ano: esse campo é utilizado tanto para o cálculo quanto para impressão. Se o cálculo for do tipo anual, o mês digitado será desconsiderado. 4 Tipo de Cálculo: o tipo de cálculo só tem efeito para o cálculo do balancete. Deverão ser calculados os dois tipos para cada mês. 5 Ordem do relatório: define se a impressão será em ordem de código ou alfabética. 6 Emitir resumo por Modalidade: se essa opção for assinalada, no final do relatório será emitido um resumo dos valores por tipo de modalidades existentes. Exemplo: Saídas, Entradas, Devolução Interna, etc. 7 Emitir resumo em nova página: se essa opção for assinalada, o resumo que será emitido no final do relatório será impresso em uma nova página separada do relatório. 8 Calcular balancete: botão utilizado para realizar o cálculo do balancete. Não será possível imprimir um relatório de balancete sem antes realizar o cálculo do mês em questão. OBS: Se for realizado o cálculo de um mês anterior ao último calculado será emitido um aviso na tela informando que os meses posteriores deverão ser novamente recalculados. Isso Página 107 de 124

pode acontecer por erro do usuário ou por necessidade de se realizar o recalculo do balancete por algum motivo de movimentação incorreta ou correção via inventário. Clicar no botão de tela para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 175 um exemplo do relatório de inventário físico financeiro. Figura 175 - Opções de relatórios de balancete Veja nas Figuras abaixo exemplos das opções de relatórios de balancetes existentes no sistema. Figura 176 - Analítico Mensal Página 108 de 124

Figura 177 - Analítico Anual Figura 178 - Sintético Mensal Figura 179 - Sintético Anual Página 109 de 124

Figura 180 - Total Mensal Figura 181 - Total Anual Figura 182 - Almoxarifados Totalizados Mensal Página 110 de 124

Figura 183 - Plano de Contas Contábil Analítico Mensal Figura 184 - Plano de Contas Contábil Sintético Mensal Figura 185 - Sintético Anual Consolidado Página 111 de 124

1.8.2. Saldo de Materiais do Balancete Para emitir o relatório de Saldo de Materiais do Balancete, acessar o menu Almoxarifado Balancetes Saldo de Mat. do Balancete (Figura 186). Figura 186 - Acesso ao Saldo de Materiais do Balancete Após acessar essa opção será exibido o formulário para localização do material desejado (Figura 187). Figura 187 - Formulário de Saldos de Materiais Página 112 de 124

Clique no botão de pesquisa para localizar o material desejado (Figura 188). Figura 188 - Procura de Saldo de Materiais Digite os dados nos filtros da pesquisa e clique novamente no botão de pesquisa para retornar os resultados no GRID e dê um clique duplo no registro desejado retornando os dados no formulário anterior (Figura 187). Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 189 as opções de relatórios existentes. Figura 189 - Relatórios de Saldo de Materiais Página 113 de 124

1.8.3. Balancete Analítico e Anual Para emitir o relatório de Balancete Analítico e Anual, acessar o menu Almoxarifado Balancetes Balancete Analítico e Anual (Figura 190). Figura 190 - Acesso ao Balancete Analítico e Anual Após acessar essa opção será exibido o formulário para localização dos dados para emissão do relatório (Figura 191). Figura 191 - Formulário de Emissão de Balancete Analítico e Anual Clique no botão de pesquisa visualizada na Figura 188. para localizar o material desejado. A tela é a mesma Página 114 de 124

Digite os dados nos filtros da pesquisa e clique novamente no botão de pesquisa para retornar os resultados no GRID e dê um clique duplo no registro desejado retornando os dados no formulário anterior (Figura 191). Clique no botão existentes. para emitir o relatório. Veja na Figura 192 as opções de relatórios Figura 192 - Relatórios de Balancete 1.8.4. Resumo por Modalidade Para emitir o relatório de Resumo por Modalidade, acessar o menu Almoxarifado Balancetes Resumo por Modalidade (Figura 193). Figura 193 - Acesso ao Resumo por Modalidade Página 115 de 124

Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 194). Figura 194 - Filtro para emissão de relatório por modalidade Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 195 um exemplo do relatório de resumo por modalidade. Figura 195 - Relatório de Resumo por Modalidade Mensal Figura 196 - Relatório de Resumo por Modalidade Anual Página 116 de 124

1.8.5. Diferenças no Balancete Essa opção é utilizada para retirar as diferenças nos balancetes quanto às diferenças referentes a dízimas periódicas, fazendo com que os valores fiquem gravados corretamente nas tabelas e não apresentem diferenças entre os relatórios mensais e anuais. Para emitir o relatório de Diferenças no Balancete, acessar o menu Almoxarifado Balancetes Diferenças no Balancete (Figura 197). Figura 197 - Acesso as Diferenças no Balancete Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 198). Figura 198 - Verificação de diferenças no balancete Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Página 117 de 124

OBS: Caso existir alguma diferença emitida no relatório deverá ser utilizado o botão Regulariza Saldo Financeiro encontradas. para confirmar as regularizações Após o uso desse botão o balancete do mês em questão deverá ser recalculado e emitido novamente. 1.9. Processos Restritos 1.9.1. Transposição de Materiais A transposição de materiais é utilizada para realizar correções referentes ao cadastro de materiais. Alguns erros podem acontecer devido ao mau planejamento no momento do cadastro do material, podendo existir no cadastro várias vezes o mesmo material com detalhes diferentes nas descrições. Esses materiais podem ter sido cadastrados por pessoas diferentes ou no momento da criação do processo licitatório o mesmo não foi encontrado devido há algum erro de digitação. Para isso recomendamos que o órgão sempre possua definido uma comissão de cadastro para que não ocorra problema dessa natureza. Para corrigir esse tipo de problema foi criado o procedimento de transposição de materiais. A transposição de materiais realiza uma alteração geral na base de dados de um material para outro, incluindo suas movimentações e eliminando o cadastro determinado como incorreto. Para utilizar a transposição de materiais, acessar o menu Almoxarifado Processos Restritos Transposição de Materiais (Figura 199). Página 118 de 124

Figura 199 - Acesso a transposição de materiais Após acessar essa opção será exibido o formulário para transposição dos materiais (Erro! Fonte de referência não encontrada.). 2 1 3 5 4 6 7 8 Figura 200 - Transposição de Materiais Siga os passos abaixo conforme numerados na Erro! Fonte de referência não encontrada. para efetuar a transposição dos materiais: 1 GRID Materiais de Origem: nesse GRID deverão ser selecionados os materiais de origem, ou seja, os materiais que deverão ser transpostos e logo após serão excluídos do Página 119 de 124

sistema. Poderão ser selecionados vários materiais, para isso pressione e segure a tecla CTRL e clique com o mouse para selecionar os materiais desejados. DICA: o usuário poderá filtrar os itens necessários, por catálogo ou descrição e após o filtro clicar com o botão direito do mouse no GRID, e escolher a opção Marcar Todos, selecionando assim todos os materiais automaticamente. Caso necessário também pode ser utilizada a opção Desmarcar Todos. Veja na Figura 201 as opções disponíveis. Figura 201 - Opções do GRID Materiais de Origem 2 Opção de transposição: o usuário poderá optar por transpor o material para um catálogo ou material. 3 GRID de Transposição: o usuário deverá selecionar nesse GRID o item que receberá a transposição do material. Só poderá ser selecionado um catálogo ou um material. Sendo assim os materiais do GRID de Origem serão excluídos do sistema e o selecionado no GRID de Transposição será o original. 4 Filtro: o usuário poderá filtrar os materiais desejados para transposição, podendo optar por filtros pelos campos: catálogo, código do material ou descrição. Após selecionar a opção desejada, digitar os dados no campo de edição e clicar no botão de filtro executar o processo. para 5 Efetuar Transposição temporária: após seleção dos materiais origem e destino o usuário deverá clicar no botão para efetuar a transposição temporária. Após clicar no botão informado, poderão ser visualizados no GRID de Materiais para Transposição todos os materiais que foram selecionados, lembrando que até esse ponto a transposição ainda não foi confirmada e o usuário poderá selecionar mais materiais ou excluir da lista materiais indevidos caso necessário. 6 GRID de Materiais para Transposição: lista dos materiais selecionados para transposição. DICA: clicando com o botão direito do mouse no GRID de Materiais para transposição, o usuário poderá efetuar alguns procedimentos, como por exemplo excluir um material da lista. Veja na Figura 202 as opções disponíveis. Figura 202 - Opções do GRID de Materiais para Transposição Página 120 de 124

7 Botão Exclui Item: clique nesse botão para excluir um item que não deverá ser transposto ou que foi selecionado incorretamente, eliminando assim o mesmo da lista de transposição. 8 Botão Transpor: clique nesse botão para confirmar a transposição. Após clicar nesse botão os materiais selecionados serão transpostos e não será mais possível desfazer o processo, por isso é muito importante que seja bem analisado o que deverá ser transposto antes de confirmar o processo. Após a confirmação da transposição, que foi o último passo citado acima, será exibido para o usuário um LOG com as informações referente ao que foi transposto. Clique na ABA Log de Execução para visualizar as transposições realizadas, conforme ilustrado na Figura 203. Figura 203 - Log de Execução da Transposição 1.9.2. Transferência de Saldos O procedimento de transferência de saldos é utilizado para corrigir movimentações realizadas incorretamente. Exemplo: foi realizada entrada em um determinado material que tinha o código parecido com outro e foi digitado errado. Para realizar uma transferência de Saldos, acessar o menu Almoxarifado Processos Restritos Transferência de Saldos (Figura 204). Página 121 de 124

Figura 204 - Acesso a Transferência de Saldos Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dados a serem transferidos (Figura 205). 2 3 4 5 6 7 1 8 9 Figura 205 - Transferência de Saldos 1 Botão de inserção: clicar nesse botão para inserir uma transferência de saldos. 2 Unid. Gestora: digite o código da unidade gestora ou clique no botão procura para localizar a desejada. procura 3 Unid. Orçamentária: digite o código da unidade orçamentária ou clicar no botão para localizar a desejada. Página 122 de 124

4 Almoxarifado: digitar o código do almoxarifado de origem ou clicar no botão procura para localizar o almoxarifado desejado. 5 Material: digitar o código do material de origem ou clicar no botão procura para localizar o almoxarifado desejado. procura 6 Qtde Transf.: digitar a quantidade a ser transferida. 7 Almoxarifado destino: digitar o código do almoxarifado destino ou clicar no botão para localizar o almoxarifado desejado. 8 Material destino: digitar o código do material destino ou clicar no botão procura para localizar o material desejado. 9 Botão Confirma: clicar nesse botão para confirmar o processo de transposição. 1.9.3. Estorno de BRM Essa opção é utilizada para estornar uma BRM (Boletim de Recebimento de Mercadoria) que foi lançada incorretamente no sistema. Para utilizar o Estorno de BRM, acessar o menu Almoxarifado Processos Restritos Estorno de BRM (Figura 206). Figura 206 - Acesso ao Estorno de BRM Após acessar essa opção será exibido o formulário para estornar o BRM (Figura 207). Página 123 de 124

1 2 3 Figura 207 - Formulário de Estorno de BRM Siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 207: 1 Número BRM/Ano: digitar o número e ano do BRM a ser estornado. 2 Justificativa: digitar a justificativa do estorno, o motivo do estorno. 3 Botão Executa Estorno: confirma o estorno do BRM. Página 124 de 124