Demandas Solicitação de Demandas

Transcrição

1 Demandas Solicitação de Demandas Versão 3.0 1

2 Treinamento de Demandas Acessando o módulo de demandas Criando uma demanda Consultando itens no ComprasNet.BA Consultando uma demanda Acompanhamento de demandas 2

3 Acessando o módulo de Demandas 3

4 Acessando o módulo de Demandas 1º Acesse o Módulo de Demandas 2º Acesse o menu Demandas e, em seguida, o submenu Demandas 4

5 Criando uma nova demanda 5

6 Criando uma nova demanda Para cadastro de uma demanda, um período deve estar em aberto. Um período de cadastros é aberto pelo administrador no Cronograma de Proposta Orçamentária (GERAD). As informações de início e término são divulgadas em Correspondência Interna Circular (CIC) pela PROAD, consultáveis no Sitiens. 6

7 Criando uma nova demanda Clique no botão Novo 7

8 Criando uma nova demanda O módulo de Demandas é um módulo para planejamento de compras. Sendo assim, em via de regra, você fará, ao final de um ano, o planejamento das compras para o próximo ano. No campo ano em destaque você deve preencher o ano para o qual você está planejando. Por exemplo, se você está no final de 2015 planejando as compras para o próximo ano, você deve preencher Informe, ao menos, os campos obrigatórios 8

9 Criando uma nova demanda O setor solicitante poderá ser alterado para outro setor que o usuário esteja alocado 9

10 Criando uma nova demanda Aqui serão adicionados os itens da demanda Clique no botão Adicionar para adicionar um item 10

11 Consultando o item no ComprasNet Bahia Os itens comprados pela universidade obrigatoriamente deve estar cadastrados no sistema do estado, SIMPAS. Este sistema possui um site para consulta do catálogo chamado ComprasNet Bahia. O itens do catálogo são migrados para o sistema Sitiens, entretanto a frequência de atualizações ainda não acompanha a quantidade de atualizações no catálogo disponível do ComprasNet Bahia. Desse modo o recomendado é consultar os itens no ComprasNet Bahia, ou diretamente no SIMPAS. Após localizar o código do item no ComprasNet (também conhecido como Código [do item no] SIMPAS você deve buscar o item no Sitiens. 11

12 Consultando o item no ComprasNet Bahia Acesse o site do ComprasNet.BA Vá para a consulta do catálogo 12

13 Consultando o item no ComprasNet Bahia Será apresentada uma tela de consulta onde você poderá consultar o item pelo Grupo/Família ou pelo Nome do item. 13

14 Criando uma nova demanda Ao realizar sua consulta e localizar o item desejado você deve copiar o código do item. Supondo que o nosso item seja o primeiro copiaremos o código

15 Criando uma nova demanda Clique neste botão para buscar um item 15

16 Criando uma nova demanda Você deve pesquisar um item pelo: Código SIMPAS. Não esquece que ao procurar o código você deve manter os pontos e hífen do código SIMPAS. Use o botão Procurar 16

17 Observações Importantes Os códigos SIMPAS iniciado com os dígitos 00 são itens antigos, 01 a 09 são SERVIÇOS, ambos casos não devem ser solicitados no Módulo de Demandas. Para aquisição de serviços deve-se ir no módulo Pedidos > Compra/Contratação > Pedido de compra/contratação. 17

18 Observações Importantes Lembrem-se também que o item AR-CONDICIONADO não é solicitado no Módulo de Demandas, e sim no módulo de Pedidos > Serviços > Serviços de Manutenção 18

19 Criando uma nova demanda Marque o item desejado e clique em Selecionar 19

20 Criando uma nova demanda O custo médio é importante para estimar quanto será gasto. Esse campo poderá trazer um valor pré-utilizado, mas você pode alterá-lo 20

21 Criando uma nova demanda O Detalhamento do item deve ser mantido em branco. OBS.: Em via de regra se o item no SIMPAS não atende ao desejado deve ser solicitada uma nova catalogação. O campo NÃO PODE ser usado para fugir de uma catalogação. Na Justificativa, o usuário deve explicar porque está solicitando aquele determinado item. O Setor de entrega e o Imóvel correspondem ao local de entrega do item. Defina o setor de entrega e, em seguida, o imóvel. 21

22 Criando uma nova demanda Clique nesse botão para definir a quantidade mensal do item 22

23 Criando uma nova demanda O sistema permite replicar um valor em todos os meses, clicando no botão Linearizar. 23

24 Criando uma nova demanda De outra forma, defina o valor para cada mês, conforme desejado. 24

25 Criando uma nova demanda Entretanto, por questões técnicas e operacionais é solicitado que o valor dos itens seja colocado integralmente para o mês de Dezembro, lembrando que isso não significa que os itens somente serão atendidos no final do ano 25

26 Criando uma nova demanda Clique no botão Confirmar quando definir a quantidade desejada 26

27 Criando uma nova demanda O sistema soma automaticamente a quantidade total de itens e multiplica pelo custo, mostrando o valor total deste item.

28 Criando uma nova demanda Clique no botão Confirmar para finalizar a escolha do item

29 Criando uma nova demanda Item inserido

30 Criando uma nova demanda Caso queira, adicione outros itens a demanda, clicando novamente no botão Adicionar e repetindo o procedimento mostrado

31 Criando uma nova demanda Clique no botão Salvar para concluir a demanda

32 Consultando uma demanda 32

33 Consultando uma demanda Informe os filtros desejados e clique em consultar 33

34 Consultando uma demanda Serão mostradas todas as demandas que se enquadram nos filtros informados 34

35 Consultando uma demanda Você poderá alterar as demandas de setores que você está alocado 35

36 Consultando uma demanda Clique neste botão para editar uma demanda 36

37 Consultando uma demanda Altere os campos desejados e clique no botão Salvar 37

38 Acompanhamento de Demandas 38

39 Acompanhamento de Demandas Acesse o menu Acompanhamento de Demandas

40 Acompanhamento de Demandas Informe os filtros desejados e clique no botão Consultar

41 Acompanhamento de Demandas Clique neste botão para acompanhar a demanda

42 Acompanhamento de Demandas Nesta tela, é possível saber quantos itens foram solicitados, aprovados, atendidos e pendentes, da respectiva demanda Solicitado: Quantidade registrada pelo solicitante no cadastro da demanda. Aprovado: Quantidade aprovada pelo chefe da unidade referente àquele setor. Atendido: Itens entregue ou em tramitação do processo de compra. Pendente: Quantidade pendente.

43 Acompanhamento de Demandas É possível através desta tela gerar um relatório em PDF ou XLS das demandas de seu setor, para o exercício informado.

44 Acompanhamento de Demandas Localize o item desejado utilizando a busca (Ctrl + F) digitando o código ou descrição do item. Observe a situação do item, a quantidade já atendida e o saldo que ainda falta ser atendido. Os pedidos gerados para este item aparecem na coluna Pedido e podem ser consultados na tela Compras & Licitações > Consultas e Relatórios > Pedido/Protocolo. 44

45 Acompanhamento de Demandas Através deste relatório, é possível verificar todos os itens que não foram atendidos no ano atual, para que se possa repetir o pedido na demanda de para o próximo ano dos itens que não foram atendidos. Basta verificar a Situação Atendimento não iniciado. 45

46 Acompanhamento de Demandas Setor solicitante deve ser preenchido de acordo com a informação da coluna Pedido do relatório Demandas mostrado no slide anterior (pode ser o seu próprio setor ou um setor que centralizou a compra de determinado item, como por exemplo a GERAD). Preencha o pedido e o ano também de acordo com as informações deste relatório e consulte. A partir da tela Pedido/Protocolo, é possível fazer uma consulta mais avançada sobre seu pedido, podendo verificar a Situação do pedido, o número do Protocolo e o número do Processo que foi gerado para atender este pedido 46

47 Acompanhamento de Demandas Podemos pegar este número de processo e consultar os detalhes da licitação seja no módulo CPAV (na consulta de processos) ou aqui na consulta de Licitações Clicando nos ícones temos, respectivamente: 1 visualização de onde o processo está dentro do fluxo de trabalho 2 impressão 3 visualização de tramitações e documentos 47

48 Acompanhamento de Demandas Preencha o número do processo desejado, clique em consultar e depois na lupa para visualizar os detalhes do processo. 48

49 Acompanhamento de Demandas Navegue pelas abas para ver os detalhes do processo. 49

50 Dúvidas?

51 Informações e Suporte ao Usuário Assessoria Especial de Informática [email protected] Ramais: 8223/8080 Em caso de mensagem de erro, enviar print screen da tela!!! 51