Argo Despesa
Sumário Introdução... 3 1.Adiantamento... 3 2.Configurações... 6 2.1 Lançar Pagamento... 6 2.2 Novas Categorias... 6 2.3 Cadastro de Percurso... 7 3.Prestação de Contas... 8 3.1 Vinculada a um adiantamento... 8 3.2 Não Vinculada a um adiantamento... 10 4.Alerta de Notificação... 10 5.Vínculo de Viagem com Despesa... 11 5.1 Aprovações de despesas de viagens... 12 5.2 Valores de viagens desconsiderados na tela Aguardando Pagamento... 12 5.3 Rastreamento do vínculo de despesas de viagens com Expense... 13 5.4 Exceções para funcionamento... 13 Pág. 2 de 13
Introdução O Argo Despesas facilita a gestão completa dos adiantamentos e das prestações de contas vinculadas ou não a um processo de viagem. Através desse produto, a corporação é capaz de garantir mais organização e o cumprimento de suas políticas com total visibilidade no gerenciamento das despesas. 1. Adiantamento Selecione o menu Adiantamento: Insira o nome do usuário e clique em Motivo e Rateio(s): Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios e deverá ser informado se o tipo de adiantamento será Internacional ou Nacional: Preencha as informações do Adiantamento e clique no botão (+) para adicionar. Caso tenha outras solicitações de Adiantamento, adicione-as e ao finalizar clique em Concluir: Pág. 3 de 13
Clicando no ícone Colunas: É possível padronizar conforme exemplo abaixo. O sistema salvará esta configuração de forma independente para cada usuário e as colunas serão exibidas nos próximos acessos: Após clicar em Concluir, será requerido a confirmação dos itens obrigatórios, oferecendo a opção de alteração, caso seja necessário: Pág. 4 de 13
E, por último, escolha o aprovador e clique em Efetivar Solicitação: Depois de efetivar o pedido, a solicitação passará ao status Aguardando Autorização para ação do aprovador. Após a aprovação realizada, o responsável do departamento financeiro receberá uma notificação de que deverá efetuar o pagamento. Na sequência, ele irá atualizar essa informação no sistema através do Lança Pagamento. Pág. 5 de 13
2.Configurações 2.1 Lançar Pagamento O usuário vai acessar a opção de Configurações - Cadastros Auxiliares- Lançar Pagamento: Ao selecionar a opção Lança Pagamento será apresentado em tela todos os lançamentos pendentes e aguardando a ação de pagamento. Para selecionar basta clicar e logo em seguida no botão Pagamento: Para finalizar o pagamento clique em Confirmar. 2.2 Novas Categorias Agora será possível categorizar as despesas cadastradas e essa informação poderá ser extraída em relatórios. Acesse: Pág. 6 de 13
Configurações- Cadastro Auxiliares Despesa 2.3 Cadastro de Percurso No módulo Argo Despesas o usuário poderá lançar o percurso realizado, tanto via desktop quanto mobile, utilizando a mesma despesa categorizada como Percurso. Para realizar esse cadastro, acesse: Configurações- Cadastro Auxiliares Despesa Abaixo a tela de lançamento de um percurso via web via tela de Despesas ou Prestação de Contas: Pág. 7 de 13
3.Prestação de Contas 3.1 Vinculada a um adiantamento Ao retornar da viagem, o usuário deverá acessar a solicitação para fazer a Prestação de Contas do Adiantamento, lançando suas respectivas despesas: Ao selecionar Aguardando lançamento o sistema apresentará a tela abaixo. Clique em Criar Nova Despesa para fazer o lançamento das despesas. Pág. 8 de 13
Para selecionar despesas lançadas previamente via Web, Mobile, Wappa, e etc, clique em Lista de Despesas Existentes e no sinal (+) para adicionar a Prestação de Contas: O usuário poderá informar se o valor é Comprovado/Reembolsável conforme descritivo abaixo: Comprovado: Significa que o solicitante tem a nota fiscal ou qualquer outro comprovante da despesa. Reembolsável: Deve sempre ser marcado para que o sistema entenda que o valor em questão foi gasto e deve gerar reembolso ou devolução. É possível editar e excluir a despesa da prestação a qualquer momento, desde que seja feito antes do envio para aprovação: As informações de quantidade e valores poderão ser alteradas de acordo com as políticas cadastradas pelo administrador da ferramenta, além disso será apresentado um alerta caso o valor da despesa esteja fora da política: Depois de concluídos os lançamentos, clique em Enviar para Aprovação e a solicitação seguirá o fluxo até que a despesa esteja encerrada. Pág. 9 de 13
Obs.: Caso o aprovador deseje reprovar qualquer uma das despesas, ele terá que inserir o motivo no campo Justificativa. A solicitação inteira será reprovada e voltará para o status Aguardando Lançamento, para que sejam corrigidos, ou excluídos, os respectivos lançamentos reprovados. Após Conferida e Aprovada, a solicitação irá para o status de Aguardando Pagamento. Novamente as informações serão preenchidas e a despesa passará ao status de Encerrada e não aparecerá mais na tela de solicitações pendentes. 3.2 Não Vinculada a um adiantamento Para solicitar um reembolso das despesas efetuadas sem Adiantamento solicitado anteriormente, selecione a opção Prestação de Contas, informe o nome do usuário e os demais dados solicitados: A fluxo seguirá conforme o item anterior para o lançamento das despesas, envio para aprovação e lançamento de pagamento. 4. Alerta de Notificação Quando um usuário acessar a ferramenta Argo Despesas, será possível receber e visualizar notificações do usuário logado na barra principal da plataforma. A notificação ficará disponível ao lado do ícone que identifica o usuário: Pág. 10 de 13
Essas informações serão apresentas nos seguintes status: Aguardando Lançamento Aguardando Aprovação Aguardando Mérito Aguardando Conferência Aguardando Escolha Aguardando aprovado por Alçada 5. Vínculo de Viagem com Despesa É possível realizar o vínculo de uma OS de Viagem como uma despesa, as regras abaixo devem ser observadas: A OS de viagem não poderá conter adiantamento. Para que o vínculo ocorra, é necessário que seja aberta uma nova OS de Prestação de Contas. Caso o usuário inicie a prestação de contas diretamente na OS original da viagem, a mesma não aparecerá para vínculo. A OS de Viagem estará disponível em Lista de Despesas Existentes na prestação de contas. Os dados gerenciais da OS de Prestação de contas não serão alterados no momento do vínculo da OS de Viagens, permanecerão conforme informados pelo usuário. Pág. 11 de 13
5.1 Aprovações de despesas de viagens O aprovador, seja conferente ou aprovador de custo, aprovará somente valores das despesas adicionais, ou seja, não aprovará um custo de despesa de Viagem, porém visualizará a informação na tela. Para os casos em que o reembolso tiver somente despesa do tipo Viagem, não é será necessário que esta solicitação passe pelo status Aguardando conferência ou Aguardando aprovação de custo, a mesma deverá seguir seu status como Encerrada, finalizando assim a prestação de contas. 5.2 Valores de viagens desconsiderados na tela Aguardando Pagamento No momento em que uma solicitação de prestação de contas tiver vínculo com solicitações de viagem, o usuário do financeiro ao realizar o pagamento não poderá efetuar o pagamento de uma despesa do tipo Viagem, porém essa informação ficará visível para ele. Pág. 12 de 13
5.3 Rastreamento do vínculo de despesas de viagens com Expense Quando uma solicitação de viagem for vinculada a uma solicitação de prestação de contas haverá a evidência do vínculo das duas OS, facilitando assim suas consultas: 5.4 Exceções para funcionamento Quando a política BLOLAN estiver ativa no ambiente do cliente e o mesmo não cumprir o período de viagem, não deverão ser listadas as solicitações de viagem no Expense para vínculo; Se a política VIAPRE estiver habilitada não será possível utilizar a funcionalidade de lançar viagem como despesa. Pág. 13 de 13