Elaborado por SIGA-EPT. Projeto SIGA-EPT: Manual do Usuário Requisição

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1 Elaborado por SIGA-EPT Projeto SIGA-EPT: Manual do Usuário Requisição Versão Dezembro

2 Sumário 1 Introdução 5 2 Requisição de Veículo Criando uma Requisição de Veículo Alterar senha Efetuar requisição Avaliar requisição Permitir a execução da requisição Opções para o Executor da requisição de veículo Requisição de Compra de Consumo Inserindo um Novo Material de Consumo Requisição de Compra de Material Permanente Criando uma Requisição de Material Permanente Inserindo um Novo Material Permanente Requisição de Almoxarifado 30 6 Requisição de Acervo - Setorial ou Biblioteca Criando uma Requisição de Compra Acervo - Setorial ou Biblioteca Opção para o Gestor da UO - Executora de Compras 33

3 Lista de Figuras 2.1 Tela inicial requisições Tela de requisições Formulário de nova requisição Formulário de escolha da UO requisitante Dados de requisição Cadastro CPF Dados da viagem Tela de requisições do gestor Opções do gestor Resultado da avaliação do gestor Requisições Listadas Dados da Requisição Campos para liberar/recusar a requisição Liberar Requisição Pesquisa de Motorista Pesquisa de Veículos Requisição liberada com sucesso Opções do menu Requisições Inserir nova requisição Selecionando o UO Req Inserir nova requisição Selecionando o tipo da requisição Inserir nova requisição Selecionando o executor Inserir novo material na requisição Inserindo materiais na requisição Janela para selecionar material Janela para indicar a quantidade e o valor unitário do material Janela mostrando o histórico dos pedidos já efetuados do material selecionado Mostrando os materiais cadastrados no pedido Janela de confirmação da requisição do pedido Confirmação de que a requisição foi solicitada Opções do menu Requisições Inserir nova requisição Selecionando o UO Req Inserir nova requisição Selecionando o tipo da requisição Inserir novo material na requisição Inserindo materiais na requisição Janela para selecionar material Janela para indicar a quantidade e o valor unitário do material

4 4.8 Janela mostrando o histórico dos pedidos já efetuados do material selecionado Mostrando os materiais cadastrados no pedido Janela de confirmação da requisição do pedido Confirmação de que a requisição foi solicitada Resultado da busca por materiais Confirmar inclusão de Material Confirmar envio de requisição Sucesso no envio de requisição Menu principal Menu Administração Tela de requisições do gestor Opções do Gestor Avaliação do Gestor

5 Capítulo 1 Introdução O processo de requisição é iniciado quando um usuário, que seja requisitante de uma Unidade Orçamentária Requisitante, inicia uma requisição selecionando Menu Principal Administração Requisições (previamente cadastrado). Em poucas palavras, o fluxo ideal de uma requisição tem o seu início na U. O. requisitante, através do Requisitante, depois é avaliada pelo Gestor e segue direto para execução na UO executora, logo o executor libera para execução. E no estorno da viagem, o motorista entrega a ficha de Requisição de Veículo para o executor finalizar a requisição com o preenchimento dos dados referentes à quilometragem rodade e outros. Dentre as opções de Avaliação estão: Autorizar: Gestor autorizou, portanto a requisição seguirá para a Unidade Orçamentária Executora (DAP), que será a executora da requisição de veículo. Devolver: A Requisição retornará para o Requisitante para que seja corrigida. Recusada: A Requisição recebe o status de Recusada e o Requisitante não poderá mais realizar nenhum tipo de alteração. Na UO executora, a requisição sera avaliada pelo executor sendo julgada Liberada ou Recusada. Caso Liberada, ela será executada, recebendo o status de Liberada para Execução. Apos o preenchimento dos dados da quilometragem, fornecidos pelo motorista após a viagem, a requisição receberá o status Finalizada

6 Capítulo 2 Requisição de Veículo 2.1 Criando uma Requisição de Veículo Para iniciarmos uma requisição devemos entrar no sistema SIGA. Para treinamento, entre no endereço do SIGA da sua instituição. Logo será mostrada a tela inicial do Sistema Integrado de Gestão Acadêmica, ao efetuar o login, você receberá um alerta sobre sair do sistema assim que terminar de utilizar o mesmo, clique em OK. Para este manual foi levando em consideração que o usuário foi previamente cadastrado pelo administrador do sistema. 2.2 Alterar senha Ao utilizar o sistema pela primeira vez é importante, para a segurança do usuário, que o mesmo troque sua senha. Para isto basta selecionar a opção Alterar senha na página inicial do SIGA. O sistema vai pedir sua senha atual e que você digite e repita a nova senha. 2.3 Efetuar requisição Para este passo, a título de exemplo, será efetuado o login com um usuário (requisitante). Na tela inicial,clique na opção Menu Principal Administração. Logo após, surgirá a figura 2.1. Figura 2.1: Tela inicial requisições Em seguida, clique em Requisições e a figura 2.2 será exibida.

7 Figura 2.2: Tela de requisições

8 Na figura 2.2, clique no link Inserir Requisição e o formulário de inserção de requisição aparecerá conforme na figura 2.3. Selecione a opção Veículos (na opção Tipo) e clique em Enviar. Figura 2.3: Formulário de nova requisição Caso o usuário seja requisitante de mais de uma U.O, o sistema solicita antes da figura 2.3, que o usuário escolha a U.O. que irá executar a requisição e após esse passo clique em Enviar. (figura 2.4) Figura 2.4: Formulário de escolha da UO requisitante No passo seguinte será exibido os dados da requisição, necessitando do CPF, conforme a figura 2.5. O usuário deve digitar o CPF da pessoa responsável pela viagem e clicar em procurar. Obs.: O responsável pela viagem não é necessariamente o requisitante. Esta tela (figura 2.5)também fornece informações importantes, como, por exemplo, o número da requisição, que poderá ser útil no futuro. Figura 2.5: Dados de requisição

9 Se a pessoa portadora do CPF não estiver cadastrada no sistema, o requisitante deverá digitar todas as informações em relação à mesma para cadastrá la, conforme a figura 2.6. Figura 2.6: Cadastro CPF Após o cadastro destes dados, estará presente um formulário pedindo informações sobre a viagem a ser realizada. É importante que o usuário digite todas as informações possíveis, pois estes darão base para o gestor tomar uma decisão sobre liberar ou não a viagem. Quanto mais dados o usuário digitar, maiores as chances de que o mesmo viaje, pois ficarão claras suas intenções em relação a requisição do veículo. Além disso, farão com que o executor saiba qual veículo e motorista escolher para disponibilizar ao requisitante. Obs.: Sempre que for necessário digitar um município, deve-se escrever o nome sem acento e clicar na lupa, selecionando o município na lista que aparecer. Para digitar a data e a hora deve-se seguir o modelo. Na seleção de data, pode-se também clicar no calendário. Irá surgir um calendário onde você escolherá a data. - Opção para o Gestor da UO - você deverá acrescentar - executora de compras. Preencha todos os dados corretamente do formulário de requisição de veículos, conforme a figura 2.7, e no final clique em Enviar. Aparecerá uma tela onde todos os dados serão mostrados novamente para o usuário verificar a existência de erros. Se estiver tudo correto, clique em confirmar, será mostrada uma mensagem avisando que a requisição será submetida a avaliação do gestor, e esse será o próximo passo, caso contrário, clique em cancelar, você será redirecionado para a tela anterior. Obs.: Se o usuário desejar informações sobre a requisição que realizou, basta digitar o número de requisição no item Número da requisição e depois clicar na lupa. A requisição aparecerá na lista. Basta clicar no seu número para abri-la.

10 Figura 2.7: Dados da viagem

11 2.4 Avaliar requisição Para avaliar a requisição é preciso estar logado com um usuário do tipo Gestor do sistema. Após o logon seleciona-se a opção Requisições, a figura 2.8 será exibida. Figura 2.8: Tela de requisições do gestor O Gestor pode acumular dois perfis: Gestor e Requisitante, logo o sistema mostrará o link Inserir Requisição e uma caixa de seleção com as Opções do Gestor e outra com as Opções do Requisitante. Para o gestor autorizar uma requisição, este deverá selecionar a opção a serem autorizadas na caixa de seleção denominada opções do gestor, escolherá a UO correspondente e clique em Enviar. O sistema fará uma busca das requisições a serem autorizadas pelo gestor desta UO afim de que sejam autorizadas. Assim as requisições a serem autorizadas serão listadas, conforme exibido na figura 2.9. Figura 2.9: Opções do gestor Ao localizar uma requisição na relação exibida, para visualizá-la, basta clicar no número da requisição e a mesma será aberta para o gestor. A tela será parecida com o formulário de requisição, porém os dados da requisição não podem ser editados. Também estará visível uma funcionalidade de gestor abaixo da requisição, conforme a figura No processo, o gestor irá avaliar essa requisição, com a opção de AUTORI- ZAR, DEVOLVER ou RECUSAR. A autorização da requisição significa o prosseguimento da mesma para a UO EXECU- TORA, a opção de devolver implica em devolver ao requisitante para que modificações sejam feitas, e a opção de recusar finaliza o processo como recusada.

12 Figura 2.10: Resultado da avaliação do gestor O campo motivo serve para especificar o motivo da recusa ou devolução da requisição. Para autorizar, selecione a opção Autorizar, clique em Enviar e logo após clique em Confirmar. O processo entra na sua etapa final, a partir do momento que o gestor autoriza a requisição, esta vai para a UO que a executará. No caso da requisição ser devolvida, o usuário requisitante deverá acessar a opção Devolvidas pelo gestor e alterar os dados da viagem de acordo com os pedidos realizados pelo gestor no campo motivo. Esta requisição será retornada para o gestor, que deverá autorizar, devolverá ou recusará novamente. 2.5 Permitir a execução da requisição A partir desta etapa de validação do gestor, é necessário que o executor da UO executora ( caso não seja o próprio gestor) aguarde a validação do executor, que por sua vez irá selecionar a requisição desejada, preencherá com dados do motorista selecionado para a viagem e também irá imprimir a folha para preenchimento da quilometragem.

13 2.6 Opções para o Executor da requisição de veículo Ao entrar no módulo de Requisição, o usuário com caráter de executor das requisições deverá selecionar uma requisição com o status de AUTORIZADA PELO GESTOR para executá-la. Figura Figura 2.11: Requisições Listadas

14 Ao clicar na requisição escolhida, abre-se uma janela com os dados da mesma. Figura Figura 2.12: Dados da Requisição

15 O executor tem a opção de Autorizar ou Recusar a requisição. Para recusá-la ele deve selecionar a opção Recusar na caixa de seleção Ação e em seguida especificar o motivo da recusa, no campo denominado Motivo da Recusa. Figura Figura 2.13: Campos para liberar/recusar a requisição Caso executor autorize a requisição, ele deve selecionar a opção Liberar, no campo de seleção Ação. Figura 2.14.

16 Figura 2.14: Liberar Requisição Antes de confirmar a execução, deve ser completado os campos Motorista e Veículo. Para isso, o executor deverá clicar no botão de pesquisa e selecionar nas janelas que se abrem (Figuras 2.15 e 2.16) o motorista e o veículo que irão participar da requisição. Figura 2.15: Pesquisa de Motorista Figura 2.16: Pesquisa de Veículos

17 Depois disso, clica-se no Botão Enviar e uma janela como a da figura 2.17, se abrirá, confirmando a operação. Figura 2.17: Requisição liberada com sucesso. Clicando em OK, será gerado um relatório da requisição de veículo para o preenchimento posterior à viagem.

18 Capítulo 3 Requisição de Compra de Consumo Para inserir uma requisição de compra consumo, selecione a opção Inserir Requisição da nova janela exibida, conforme ilustrado na figura 3.1. Figura 3.1: Opções do menu Requisições Depois de a opção Inserir Requisição ser clicada, uma nova tela será exibida, conforme ilustra a figura 3.2. Nela, selecione a UO Req. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO e clique no botão Enviar. Figura 3.2: Inserir nova requisição Selecionando o UO Req. Um novo menu será acrescido à janela. Nele, selecione a opção COMPRA CON- SUMO e clique novamente o botão Enviar conforme exibido pela figura 3.3.

19 Figura 3.3: Inserir nova requisição Selecionando o tipo da requisição. Em seguida, um novo menu é acrescido à janela. Nele, selecione o Executor,conforme ilustra a figura 3.4. Figura 3.4: Inserir nova requisição Selecionando o executor. 3.1 Inserindo um Novo Material de Consumo Para requerer um novo material o usuário deverá clicar em Inserir Novo Material na tela que foi exibida conforme a figura 3.5. Figura 3.5: Inserir novo material na requisição.

20 Uma nova tela irá aparecer conforme ilustra a figura 3.6. Abaixo segue a descrição de cada campo na nova janela. Código ou Descrição do Material: o usuário deverá digitar o código ou a descrição do produto desejado. Caso não saiba estes dados, poderá efetuar uma pesquisa clicando na lupa, onde aparecerá uma janela para que o produto desejado seja selecionado. A figura 10 exibe a janela de busca de um produto. Quantidade: este campo deverá ser preenchido com a quantidade do produto a ser solicitado. Valor Unitário: este campo deverá ser preenchido com o valor UNITÁRIO do produto a ser solicitado. Figura 3.6: Inserindo materiais na requisição Figura 3.7: Janela para selecionar material. Obs.: Para selecionar o material, basta clicar sobre o produto desejado na primeira coluna, conforme mostra a figura 3.8. Ao ser selecionado um material para ser adicionado aparecerá a tela da figura 3.8:

21 Figura 3.8: Janela para indicar a quantidade e o valor unitário do material. Deve-se fornecer a quantidade desejada do material e seu valor unitário. Após os campos estiverem preenchidos, deve-ser clicar no botão Enviar. Logo após aparecerá uma tela mostrando um histórico mostrando os pedidos já efetuados do material escolhido, conforme mostra a figura 3.9. Para confirmar a inclusão do material no pedido deve-se clicar no botão Confirmar. Uma nova tela será exibida, mostrando os materiais que foram inseridos no pedido e o valor total do pedido. Para adicionar outros materiais no pedido, repita os passos do tópico 3.1 (Inserindo um Novo Material). Para enviar o pedido, preencha o campo Local e, se necessário, o campo Obs, e clique no botão Enviar, conforme ilustrado na figura 3.10.

22 Figura 3.9: Janela mostrando o histórico dos pedidos já efetuados do material selecionado. Figura 3.10: Mostrando os materiais cadastrados no pedido.

23 Aparecerá uma nova tela para confirmar a requisição do pedido, conforme ilustrado na figura Para confirmar a requisição do pedido, clique no botão Sim. Figura 3.11: Janela de confirmação da requisição do pedido. A requisição será solicitada e aparecerá uma tela perguntando se o usuário deseja efetuar outra requisição, conforme ilustrado na figura Para isso clique no botão Sim e siga os passos descritos anteriormente. Caso não seja necessário solicitar outro pedido, clique no botão Não. Figura 3.12: Confirmação de que a requisição foi solicitada.

24 Capítulo 4 Requisição de Compra de Material Permanente Para criar uma requisição permanente, selecione a opção Requisições do menu Administração do SIGA. 4.1 Criando uma Requisição de Material Permanente Na compra permanente é permitido requisitar apenas um material por requisição. Para inserir uma requisição, selecione a opção Inserir Requisição da nova janela exibida, conforme ilustrado na figura 4.1. Figura 4.1: Opções do menu Requisições Depois de a opção Inserir Requisição ser clicada, uma nova tela será exibida, conforme ilustra a figura 4.2. Nela, selecione a UO Req. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO e clique no botão Enviar.

25 Figura 4.2: Inserir nova requisição Selecionando o UO Req. Um novo menu será acrescido à janela. Nele, selecione a opção COMPRA PERMA- NENTE e clique novamente o botão Enviar conforme exibido pela figura 4.3. Figura 4.3: Inserir nova requisição Selecionando o tipo da requisição. 4.2 Inserindo um Novo Material Permanente Para requerer um novo material, o usuário deverá clicar no link Inserir Novo Material na tela que foi exibida, conforme a figura 4.4. Figura 4.4: Inserir novo material na requisição. Uma nova tela irá aparecer conforme ilustra a figura 4.5. Abaixo segue a descrição de cada campo da nova janela.

26 Código ou Descrição do Material: o usuário deverá digitar o código ou a descrição do produto desejado. Caso não saiba estes dados, poderá efetuar uma pesquisa clicando na lupa, onde aparecerá uma janela para que o produto desejado seja selecionado. A Figura 9 exibe a janela de busca de um produto. Quantidade: este campo deverá ser preenchido com a quantidade do produto a ser solicitado. Valor Unitário: este campo deverá ser preenchido com o valor UNITÁRIO do produto a ser solicitado. Figura 4.5: Inserindo materiais na requisição. Figura 4.6: Janela para selecionar material. Obs.: Para selecionar o material, basta clicar sobre o produto desejado na primeira coluna, conforme mostra a Figura 4.6. Ao ser selecionado um material para ser adicionado aparecerá a tela 4.7.

27 Figura 4.7: Janela para indicar a quantidade e o valor unitário do material. Deve-se fornecer a quantidade desejada do material, após este campo estiver preenchido, deve-ser clicar no botão Enviar. Logo em seguida aparecerá uma tela mostrando um histórico, mostrando os pedidos já efetuados do material escolhido, conforme mostra a figura 4.8. Figura 4.8: Janela mostrando o histórico dos pedidos já efetuados do material selecionado. Para confirmar a inclusão do material no pedido deve-se clicar no botão Confirmar. Uma nova tela será exibida, mostrando os materiais que foram inseridos no pedido. Para adicionar outros materiais no pedido, repita os passos descritos anteriormente. Para enviar o pedido, preencha o campo Local e, se necessário, o campo Obs, e clique no botão Enviar, conforme ilustrado na figura 4.9.

28 Figura 4.9: Mostrando os materiais cadastrados no pedido. Aparecerá uma nova tela para confirmar a requisição do pedido, conforme ilustrado na figura Para confirmar a requisição do pedido, clique no botão Sim. Figura 4.10: Janela de confirmação da requisição do pedido. Após confirmar a requisição, será exibida uma mensagem informando que a requisição foi solicitada com sucesso, conforme figura A partir de agora, o status da requisição passa para solicitada, e ela é encaminhada para a aprovação do gestor.

29 Figura 4.11: Confirmação de que a requisição foi solicitada.

30 Capítulo 5 Requisição de Almoxarifado A Requisição de Almoxarifado refere-se à requisição de materiais de consumo estocados nos almoxarifados da instituição. Dependendo do tipo de acesso, o requisitante responsável pela UO Requisitante selecionada deverá escolher um almoxarifado como UO Executante da requisição de almoxarifado. Após a entrada destes dados iniciais, o requisitante irá visualizar a tela inicial da requisição de almoxarifado. Os passos a seguir serão entrar com o código do material ou parte da descrição do mesmo e clicar no botão pesquisar. Uma nova janela será aberta com a exibição do resultado da busca. O requisitante deverá, então, selecionar o material desejado ou efetuar uma nova busca utilizando-se dos campos situados na parte superior da nova janela. Após selecionar o material desejado, o usuário deverá indicar a quantidade de material a ser requisitada e clicar no botão Enviar. Figura 5.1: Resultado da busca por materiais Será exibida uma tela com a confirmação do material a ser requisitado. Caso as informações estejam corretas, o requisitante deve clicar no botão Confirmar ; caso contrário, ele deve clicar no botão Voltar e alterar as informações incorretas.

31 Figura 5.2: Confirmar inclusão de Material A seguir, o requisitante deverá confirmar o envio desta requisição. A requisição será enviada ao gestor da UO Requisitante para que o mesmo aprove, recuse ou, ainda, devolva a solicitação para que sejam efetuadas alterações necessárias. Para confirmar o envio desta requisição, o requisitante deverá clicar no botão Sim ; caso contrário, ele deverá clicar no botão Não. Figura 5.3: Confirmar envio de requisição Ao confirmar o envio da requisição de almoxarifado, o requisitante visualizará uma mensagem indicativa do sucesso da operação. O sistema agora permite que o requisitante faça outra requisição de almoxarifado. Caso deseje efetuar uma nova requisição, o requisitante deverá clicar no botão Sim para repetir o processo ou no botão Não para retornar à tela padrão de requisições. Figura 5.4: Sucesso no envio de requisição

32 Capítulo 6 Requisição de Acervo - Setorial ou Biblioteca O processo de requisição é iniciado quando um usuário requisitante de uma unidade Orçamentária, com permissão para solicitação de Compra de Material de Acervo Setorial, inicia uma requisição, selecionando Menu Principal Administração Requisições. 6.1 Criando uma Requisição de Compra Acervo - Setorial ou Biblioteca Para esse passo é efetuado o login, como o usuário requisitante de compra acervo biblioteca. Em :: Administração, clique em Requisições. No link Inserir Requisições para que o formulário apareça. Se o usuário pertencer a mais de uma UO Requisitante ele deverá escolher dentre as Uos, aquela que for solicitante. Sendo a única UO do requisitante, esta escolha não estará disponível. Escolha o tipo de requisição que se pretende fazer (requisição por Compra de Acervo Setorial ou por Compra de Acervo Biblioteca). Caso haja mais de uma UO Executora deste tipo de compra, escolha a adequada e clique em Enviar. Após a Entrada Inicial dos dados, o requisitante deverá ver a tela inicial do tipo de Requisição escolhida. Note que para este tipo de requisição - ACERVO - só é possível escolher um único item por requisição. Para escolher o material a ser requisitado o usuário digita o que deseja e depois clica no botão a direita do campo onde se digita o código ou a descrição do material. Depois de clicar no botão vermelho(lookup) ao lado da descrição do material que o usuário irá digitar, abrirá uma tela com os resultados e o usuário deverá escolher um material, preencher os demais campos e depois clicar no botão Enviar que se encontra na parte inferior da tela. Após esse procedimento, aparecerá uma tela com os dados da requisição e os botões confirmar e voltar na parte inferior da tela. Escolha Confirmar. Uma janela confirmando a requisição será mostrada. A requisição foi enviada para a aprovação do gestor da UO.

33 Capítulo 7 Opção para o Gestor da UO - Executora de Compras Após a aberta uma requisição, ela ganha o status de aguardando avaliação do gestor. Logo, quando o gestor da UO logar no sistema, ele deverá avaliar as requisições pendentes para sua UO. O caminho é Administração Requisições (Figuras 7.1 e 7.2). Figura 7.1: Menu principal Figura 7.2: Menu Administração Ao selecionar requisições, a tela de pesquisa de requisições (Figura 7.3) será exibida com as opções para o gestor. Para que autorize uma requisição, o gestor deverá selecionar a opção A serem autorizadas na caixa de seleção Listar requisições escolher a UO correspondente e clicar em Enviar. O sistema fará uma busca das requisições a serem autorizadas pelo gestor desta UO afim de que sejam autorizadas. Assim, elas serão listadas (Figura 7.5).

34 Figura 7.3: Tela de requisições do gestor Figura 7.4: Opções do Gestor

35 Ao localizar uma requisição exibida, para visualizá-la, basta clicar no número da requisição e a mesma será aberta para o Gestor. A tela é semelhante ao formulário de requisição, porém os dados da requisição não podem ser editados. Também estará visível uma funcionalidade de gestor abaixo da requisição (Figura 15). Ele deverá avaliar essa requisição, com a opção de AUTORIZAR, DEVOLVER ou RECUSAR. Figura 7.5: Avaliação do Gestor A autorização da requisição significa o prosseguimento da mesma; a opção Devolver implica em devolver ao requisitante para que as modificações sejam feitas; a opção Recusar finaliza o processo como recusada. O campo Motivo serve para especificar o motivo da recusa ou devolução da requisição. Para autorizar, selecione a opção Autorizar, clique em Enviar e logo após clique em Confirmar. Se autorizada, a requisição estará disponível para que o setor de compras possa licitar seu itens, (Manual de Licitação).