Elaborado por SIGA-EPT. Projeto SIGA-EPT: Manual Técnico SIGA-ADM

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1 Elaborado por SIGA-EPT Projeto SIGA-EPT: Manual Técnico SIGA-ADM Versão Dezembro de 2009

2 Sumário 1 Introdução 4 2 Administração Manutenção UO (Unidade Orçamentária) Fonte PTR Restaurante Rubrica Classificador Tipo requisição Dependência Fornecedor Material Motorista Veículo Serviços externos Serviços internos Consulta Relatórios Ordenador ANEXO I Elemento, Subelemento e Rubrica

3 Lista de Figuras 2.1 Tela da Administração Tela da Manutenção Incluindo uma UO Opções para uma UO criada Incluir Executor Listagem de Acesso Almox Inclusão de Novo Acesso Almox Acessos listados Incluindo Orçamento Interno para a UO Operações para a rubrica Escolha do tipo de Requisição Transação Orçamentária Incluindo um executor Fontes Inserção de Fonte Inserção de PTR Listagem de restaurantes Listagem de restaurantes Inserção de Rubrica Inserir Classificador Listagem dos tipos de requisições Listagem de dependências Inclusão de fornecedores Listagem de fornecedores Tela de inclusão de material Listagem de material Tela de Cadastro de Motorista Tela de Cadastro de Veículo Listagem de serviços externos Listagem de serviços internos Opções ao escolhermos um serviço interno cadastrado Edição de serviços internos Inclusão de executores do serviço interno Tela de cadastro de novo serviço interno Listagem de consultas Relatórios Ordenador

4 Capítulo 1 Introdução Este manual busca exemplificar as opções do SIGA-ADM pertinentes ao Usuário Administrador do Sistema e a usuários com tarefas específicas, abordados nos manuais de usuários, como é o caso de ordenadores de despesa, cadastradores de material e fornecedores.

5 Capítulo 2 Administração Todos os módulos administrativos do sistema, excetuando protocolo e rh, são acessados quando escolhemos a opção Administração no menu principal do SIGA. Figura 2.1: Tela da Administração

6 6 Administração 2.1 Manutenção É um dos módulos principais, pois nele efetuamos operações essenciais para execução de tarefas dos outros módulos. Figura 2.2: Tela da Manutenção UO (Unidade Orçamentária) Entende-se por UO (Unidade Orçamentária), um setor da instituição que seja responsável pela execução de alguma operação (ou módulo do sistema), que possa fazer uso de recursos orçamentários repassados a ela ou ainda que possua autonomia para gerir e controlar recursos financeiros e orçamentários da instituição. Quando ela controla os recursos da instituição, chamamos simplesmente de U.O. Se ela executa alguma operação, ou seja, se ela é responsável pela pela execução de algum dos módulos do sistema (compras, almoxarifado, protocolo, requisições, patrimônio, etc) ela é chamada de UO Executora. Se é uma UO que solicita algo para outra UO executar, é dita UO Requisitante. Toda UO Requistante deve possuir um orçamento definido, dentro do ano corrente, para poder fazer as solicitações. Uma UO executora é, na maioria das vezes, uma UO requisitante, porém de cunho diferente. Exemplificando, uma UO executora do módulo de patrimônio poderá ser uma UO requsitante de almoxarifado ou de veículos. Clicando em UO, temos a opção de pesquisar as UO s existentes e escolher uma delas para editar ou ainda inserir uma unidade orçamentária. Optando pela inclusão, preenche-se todos os dados, vincula-o a um setor da instituição e define se o saldo é publico ou não. Caso ela venha a ser uma UO Requisitante e receber um orçamento, seu saldo estará visível para os requisitantes desta UO, isso caso o saldo seja público. Senão, somente a UO responsável por distribuir o orçamento é que saberá o quanto ainda resta de saldo para a UO. Muitas instituições poderão optar pelo saldo Não Público, para que, se necessário, faça transferências de orçamento de uma UO para outra, sem causar problemas internos (figura 2.3). Após preencher os dados iniciais e confirmar os dados clicando sobre o botão de inclusão, o sistema redirecionará o acesso para o formulário principal de configuração da UO (figura 2.4).

7 2.1 Manutenção 7 Figura 2.3: Incluindo uma UO Figura 2.4: Opções para uma UO criada

8 8 Administração Editar Clicando nesta opção você poderá alterar as informações da UO cadastradas anteriormente (figura 2.3). Excluir Exclui-se a UO. Incluir Executor Embora o nome não seja sugestivo, nesta opção inclui-se os tipos de requisições que esta UO irá executar: compra consumo, compra permanente, veículos etc. Incluindo um tipo destes, estamos dizendo que a UO, agora EXECUTORA, irá operacionalizar o módulo do sistema responsável pela requisição(s) escolhida(s). Na figura 2.5, mostra que esta UO é executora de almoxarifado. Ou seja, é o nosso departamento (ou setor) de almoxarifado. Figura 2.5: Incluir Executor Acesso Almox Esta tela exibe as UO s executoras de almoxarifado, nas quais a UO em questão poderá solicitar material de almoxarifado (material de consumo). Caso não tenha nenhum almoxarifado listado, é possível incluir um novo almoxarifado clicando em Incluir Novo Acesso, onde podemos selecionar o(s) almoxarifado(s) e depois clicar em Gravar. Porém, isso só é possível se esta UO tiver ORÇAMENTO para efetuar requisição de ALMOXA- RIFADO (próxima opção orçamento).

9 2.1 Manutenção 9 Figura 2.6: Listagem de Acesso Almox Figura 2.7: Inclusão de Novo Acesso Almox

10 10 Administração Figura 2.8: Acessos listados Orçamento Nesta opção sao listadas as rubricas que a UO possui, bem como o valor do orçamento de cada uma. Caso não tenha nenhuma, deve-se clicar em Incluir Orçamento Interno, pesquisar uma rubrica e preencher os dados e clicar em Enviar (figura 2.9). Figura 2.9: Incluindo Orçamento Interno para a UO Quando selecionada uma rubrica, uma nova tela aparecerá onde temos a opção de incluir os tipos de requisições que farão uso do dinheiro daquela rubrica ou ainda realizar operações de crédito (figuras 2.10 e 2.11).

11 2.1 Manutenção 11 Figura 2.10: Operações para a rubrica Figura 2.11: Escolha do tipo de Requisição

12 12 Administração Transação Orçamentária Nesta opção o usuário tem permissão de transferir orçamento de uma rubrica para outra (figura 2.12). Figura 2.12: Transação Orçamentária Requisitantes, Gestores e Executores Estas opções exibem e possibilitam a inclusão dos requisitantes, gestores e executores da UO. O cadastro se dá da mesma maneira para os três. A única diferença é que para requisitantes não é necessário informar a Data de Início da função do usuário (figura 2.13).

13 2.1 Manutenção 13 Figura 2.13: Incluindo um executor O que faz cada um deles? Requisitantes: Usuários que podem solicitar itens, ou seja, requisitar. Gestores: Usuários que irão gerir a UO, liberando ou não as requisições para serem executadas por outra UO. Executores: Usuários que irão executar as requisições provenientes de outra UO Fonte As fontes de recursos constituem-se de determinados agrupamentos de naturezas de receitas, atendendo a uma determinada regra de destinação legal, e servem para indicar como são financiadas as despesas orçamentárias. Entende-se por fonte de recursos a origem ou a procedência do dinheiro. Atualmente, a classificação de fontes de recursos consiste de um código de três dígitos (figura 2.14).

14 14 Administração Figura 2.14: Fontes A maioria das fontes já vêm na carga inicial do Sistema SIGA, mas pode-se acrescentar, editar ou excluir fontes (figura 2.15). Figura 2.15: Inserção de Fonte

15 2.1 Manutenção PTR É o programa de trabalho resumido que compõe a célula orçamentária da despesa (figura 2.16). Figura 2.16: Inserção de PTR

16 16 Administração Restaurante Nesta opção temos o cadastro de restaurantes (figura 2.17). Figura 2.17: Listagem de restaurantes Aqui, assim como em outras opções mostradas, temos a opção de inclusão, exclusão e pesquisa de restaurante, bastando selecionar um dos itens listados ou ainda clicar em incluir novo restaurante (figura 2.18). Figura 2.18: Listagem de restaurantes

17 2.1 Manutenção Rubrica A rubrica é o nível que detalha a espécie com maior precisão, especificando a origem dos recursos financeiros. Agrega determinadas receitas com características próprias e semelhantes entre si. Um exemplo de rubrica rubrica de materiais permanentes. Na carga inicial do Sistema SIGA já estão inseridas várias rubricas (figura 2.19). Figura 2.19: Inserção de Rubrica

18 18 Administração Classificador É utilizado para classificar ou agrupar materias numa mesma categoria. Muitos utilizam os próprios nomes utilizados no livro de plano de contas 1. Por exemplo, Veículos diversos (figura 2.20). Figura 2.20: Inserir Classificador Tipo requisição São os possíveis tipos de requisições que podem ter na instituição (figura 2.21). Figura 2.21: Listagem dos tipos de requisições Dependência Uma dependência é um ambiente vinculado a um setor. Por exemplo, um laboratório de ensino vinculado à Coordenação de Ensino (figura 2.22). 1

19 2.1 Manutenção Fornecedor Figura 2.22: Listagem de dependências São aqueles que perticipam de algum modo, do processo de compra e licitação. Figura 2.23: Inclusão de fornecedores Figura 2.24: Listagem de fornecedores

20 20 Administração Material Material é tudo aquilo que pode ser requisitado por uma UO, seja de cunho permanente, vinculados ao patrimônio, ou de consumo, vinculados ao almoxarifado. Para que se tenha possibilidade de requisitar um material, ele deverá estar cadastrado no sistema. Antes, porém, entenda o que significa elemento e subelemento, acessando o anexo I deste manual, pois eles serão utilizados no cadastro dos materiais. Existe um vínculo entre os materiais e a tabela CATMAT, oriunda do Governo Federal e disponibilizada junto à carga inicial do sistema com centenas de registros. Ao se cadastrar um material, entra-se com um código catmat do material. Se este código/material existir na tabela CATMAT, a descrição do mesmo é inserida no campo descrição, podendo ser alterada. Caso não exista, o novo código é aceito, porém sua descrição deverá ser totalmente escrita e ele ficará registrado na tabela do sistema, não sendo replicado na tabela CATMAT. Veja a tela de cadastro de material, na figura Figura 2.25: Tela de inclusão de material

21 2.1 Manutenção 21 A qualquer tempo poderemos listar/pesquisar os materiais, editá-los ou excluí-los (figura 2.26). Figura 2.26: Listagem de material Motorista O cadastro de motorista se dá para que seja possível a execução de uma requisição de veículo. Ele, como qualquer um que participe de alguma maneira do sistema, deverá estar cadastrado em MAD» PESSOA (figura 2.27). Figura 2.27: Tela de Cadastro de Motorista

22 22 Administração Veículo Pela mesma razão do cadastro do motorista, é necessário também o cadastro dos veículos (figura 2.28). Figura 2.28: Tela de Cadastro de Veículo

23 2.1 Manutenção Serviços externos Nesta opção, são cadastrados os serviços externos, utilizados nas requisições figura Figura 2.29: Listagem de serviços externos

24 24 Administração Serviços internos Clicando em Serviços internos, temos a opção de cadastrar, pesquisar, alterar e excluir Serviços Internos, ou seja, serviços executados pelo próprio pessoal da instituição. Segue a ilustração da primeira tela, listando alguns serviços cadastrados figura Figura 2.30: Listagem de serviços internos Editando e excluindo um serviço interno Clicando sobre o nome do serviço interno apresentado no grid, nos são mostradas opções para editar o serviço e também de excluí-lo (figura 2.31). Figura 2.31: Opções ao escolhermos um serviço interno cadastrado Para editar as informações do serviço interno, basta clicar na opção Editar. A (figura 2.32) ilustra as opções de edição de serviço. Ao efetuar uma alteração e clicar no botão Alterar Tipo de Serviço Interno, uma tela de confirmação aparecerá. O mesmo acontece ao se escolher a opção Excluir. Uma tela para confirmação de operação e uma mensagem de confirmação de exclusão serão exibidas.

25 2.1 Manutenção 25 Figura 2.32: Edição de serviços internos Incluindo executores do serviço interno Para incluir um executor de serviço interno, basta clicar na opção Executores da figura Preencha todos os campos e em seguida clique em Incluir. Figura 2.33: Inclusão de executores do serviço interno

26 26 Administração Inserindo um novo serviço interno Para inserir um novo serviço interno, clique no link Inserir novo tipo de serviço interno, exibido na figura 2.34 Figura 2.34: Tela de cadastro de novo serviço interno Para confirmar o cadastro do serviço basta clicar no botão Cadastrar Tipo de Serviço Interno Consulta Nesta opção, temos acesso a material, novo material e serviço, permitindo a pesquisa e cadastros dos mesmos (figura 2.35). Figura 2.35: Listagem de consultas Relatórios Mostra vários relatórios do sistema, diferentes dos disponibilizados dentro dos módulos específicos (figura 2.36).

27 2.1 Manutenção Ordenador Figura 2.36: Relatórios Lista as requisições que ainda não foram liberadas pelo gestor, com permissão de liberá-las (figura 2.37). Figura 2.37: Ordenador

28 Capítulo 3 ANEXO I 3.1 Elemento, Subelemento e Rubrica O cadastro de um material depende do cadastro do elemento (tab. ADM ELEMENTO) e subelemento (ADM SUBELEMENTO, e que por sua vez depende do elemento já cadastrado) e feitos diretamente no banco. A carga inicial do sistema já trás a maioria destes dados. Elemento é formado por parte da rubrica, tendo os dois últimos dígitos os elemento de despesa. Por exemplo, o elemento de despesa que identifica material de Permanente é 52, o que identifica material de consumo é 30, etc (vide relação de alguns elementos de despesa abaixo). Então, o elemento é Subelemento identifica a classificação do material, segundo nomenclatura e códigos do governo. Ex. 32(subelemento) - Mobiliário em Geral, dentro do elemento de despesa 52.