Módulo IV Baixas e Cobranças Parte I - BAIXA Neste Módulo vamos acompanhar as baixas dos recibos e seus relatórios. Também veremos os controles de inadimplência e atualização de débitos. Veremos nesse módulo os itens em destaque, os outros itens do menu iremos apresentar no módulo final do treinamento. Baixa Manual Baixa>Baixa manual c/ Correção Informe a data da baixa e não altere o Nro do lote, o sistema faz isso automaticamente, clique no botão continua. Informe o número do recibo, serão carregadas as informações relacionadas a ele. Você poderá alterar o valor caso seja necessário, podendo clicar em desconto ou multa. Sendo que o desconto já deverá ter sido informado quando a emissão foi gerada e a multa será considerada o percentual informado no cadastro do Condomínio. Caso o recibo tenha correção monetária ou juros, marque a opção e preencha os campos conforme a necessidade, se a correção utilizada for um índice econômico, informe o código do índice e clique no botão calcular. Informe a conta p/ lançamento. Caso a correção seja apenas dos juros, não informe o código do índice e clique em calcular. Após acertar todos os detalhes do recebimento, pressione F2 para gravar a baixa. 1
Baixa Automática Os bancos disponibilizam um arquivo retorno dos recibos pagos, entre em contato com seu banco e solicite essa opção na conta bancária. Antes de ser feita a baixa automática, é necessário configurar o layout do arquivo retorno. No site www.uniondata.com.br você encontrará no manual completo, todos os modelos de layout à ser escolhido de acordo com o seu banco. O caminho do manual do site e do sistema local é o mesmo: Diversos> Layout de arquivo retorno O modelo encontrado no site será como no exemplo ao lado. Em seu sistema local informe os campos igualmente ao modelo, respeitando o layout de cada banco. Após inserir as informações clique no botão Gravar. 2
Baixa> Baixa automática Salve o arquivo no seu computador e para fazer a baixa, na tela ao lado, clique na lupa do campo Nome do arquivo retorno e localize o arquivo salvo. No campo Data da Baixa, o sistema irá apresentar a data que consta no arquivo retorno, caso seja necessário, essa data poderá ser alterada, clicando no botão, definir data de baixa. Opções Gerais: Clique no ponto de interrogação na frente de cada item para visualizar as funcionalidades de cada um. Baixa> Relação de Ocorrências na Baixa Coloque a quantidade de lotes que deseja visualizar na próxima tela. Serã listados os lotes baixado, selecione o lote que deseja. Para configurar o sistema disponibiliza algumas opções na parte inferior da tela, selecione o necessário e clique no botão Ok. Será listado um relatório com todos os recibos baixados e suas ocorrências. Por exemplo: 3
Baixa> Relação de recibos pagos Você tem diversas opções de relatórios: Após baixar os recibos o sistema disponibiliza alguns modelos de relatórios. Conheça todos os modelos clicando nos itens conforme demonstrado ao lado. Todas as telas são auto-explicativas e o essencial é informar o código do condomínio e o período desejado. Baixa> Cancelar Baixa do Recibo Para cancelar um recibo baixado, informe o número do recibo e aperte enter no seu teclado, carregará as informações do recibo para conferência. Clique no botão processar, o sistema perguntará o motivo desse cancelamento, é necessário informar, visto que esse procedimento poderá ser verificado posteriormente caso necessário. IMPORTANTE: Esse processo NÃO cancela o recibo no sistema, apenas a sua baixa. Baixa>Seleção de conta para multa Essa seleção só é necessária para os clientes que não vão utilizar a conta multa e juros e correção monetária criada automaticamente pelo sistema, pois nesses casos poderão ser criadas as contas para devidas ações e selecionadas conforme a necessidade. Clique duas vezes no condomínio, irá abrir a tela com os campos indicados, clique na lupa para abrir o plano de contas, escolha a conta de multa e a conta de juros e correção. 4
Após selecioná-las clique no botão Ok. Baixa> Abono> Solicitação de abono Essa tela é utilizada para cadastramento de solicitação de isenção de multa. Selecione o Condomínio e informe o numero do recibo a ser gravada informação. As informações serão completadas pelo sistema. Informe o Solicitante do abono e a observação. Clique em Gravar. Obs. É possível anexar algum arquivo, clicando no botão Anexo será aberta a tela para procurar o documento scaneado e salvo em seu computador. Baixa> Abono> Analise Solicitação de Abono Selecione a opção em Filtrar solicitação Serão listados os itens conforme o filtro selecionado, clicando duas vezes no recibo, será aberta a próxima tela onde poderá ser encerrada a solicitação clicando nos botões Aprovar ou Reprovar. Obs. Independente de aprovado ou reprovado, o sistema deixa salvo as solicitações gravadas. 5
Parte II - COBRANÇA Nesta área do sistema, veremos as opções de consultas de débitos, impressão de segunda via, impressão de cartas de cobrança, relatório de cálculo para o jurídico, elaboração de relatório para ação judicial e acordo. Ao lado estão selecionadas as telas que serão úteis nesse momento da implantação, porém constam na apostila as demais telas para serem consultadas assim que necessário. Condominium> Cobrança> Cotas em aberto - Condomínio - preencha o código do condomínio, bloco e unidade. - Período - pode ser alterado, mas não há necessidade, pois pressionando enter no seu teclado o sistema carregará as informações até a presente data. - Data do cálculo sê necessário pode ser alterada para o dia do novo vencimento. - Cód.Índice informe o código do índice a ser utilizado. Selecione as opções disponíveis para cálculo de multa, juros e correção monetária. Clique no botão para informações: carregar as IMPORTANTE: Os percentuais da Multa e dos Juros estão gravados na tela principal do cadastro do condomínio, bem como informações se o cálculo será mensal ou diário. 6
Nesta tela temos disponíveis várias opções: 01 Cálculo de débito e impressão de segunda via de boleto vencido. Após selecionar todas as opções de cálculo, veja na lista, do lado esquerdo da tela, os recibos em aberto, clique na opção: Visualizar Recibo no canto inferior esquerdo e em seguida clique no recibo desejado, observe que no quadro do lado direito, será apresentado os dados desse recibo, número da emissão, vencimento, as verbas e o valor atualizado até a data do cálculo escolhida. Para imprimir a segunda via já com essa correção, selecione o Tipo de Impressão e clique no botão, Imp. Recibo Selecionado 02 - Relatório de todo o débito com a correção desejada. Para imprimir um relatório com todos os débitos corrigidos, clique no menu superior, opção Relatório e Rel. de Cotas em Aberto 03 Geração de acordos. Para processar um acordo referente aos recibos em aberto, após realizar todos os cálculos na primeira tela, clique na segunda aba Recibos para acordo. 7
Nessa tela, clique em cima do primeiro recibo que deseja adicionar ao acordo e clique no botão: Selecionar Recibo para Acordo Note que os recibos são transferidos para o lado direito da tela e ficam em vermelho do lado esquerdo, caso seja necessário remover algum recibo do lado direito que não fará parte do acordo, selecione-o do lado direito da tela e clique no botão Remover Recibo do Acordo Após selecionar todos os recibos que farão parte do acordo, clique na terceira Aba Gerar Acordo : Informe a quantidade de parcelas, datas do acordo e vencimentos e clique em Processar Na próxima etapa, tem a opção de informar algum valor adicional que poderá ser um acréscimo. Para conceder um desconto informe o valor com sinal negativo. No campo honorários, digite o valor total dos honorários, se for o caso, marque a opção: lançar os honorários apenas ao quitar o acordo, informe uma conta de receita do plano de contas para esse lançamento no contábil. Clique em continuar Visualize todas as parcelas do seu acordo. Nesse momento do processamento, podem ser alterados os vencimentos e/ou valor das parcelas, por exemplo, no acordo criado ao lado, se o condômino optar em pagar a primeira parcela um valor maior, clique nessa parcela e no botão: Alterar Valor O campo desse valor ficará habilitado para a sua alteração, digite o novo valor e pressione enter, observe abaixo que todas as próximas parcelas serão recalculadas automaticamente, sem interferir no valor total do acordo calculado: 8
Se necessário poderá alterar mais algumas parcelas, como intermediárias por exemplo. Clique no botão Gravar e Emitir Relatório, será mostrado a tela abaixo com as opções de relatório: Pronto! Seu Acordo foi gerado com sucesso. Quando fechar a tela do relatório o sistema lhe dará a opção de imprimir os recibos. Clique em sim e escolha o modelo de impressão desejado, os boletos serão impressos na sua impressora padrão. Obs. Verifique nesta apostila o menu Acordo com outras informações. 04 - Certidão Negativa de Débitos Na própria tela de Cotas em aberto, após selecionar a unidade desejada, caso a mesma não possua nenhum débito o sistema apresentará um aviso e dará a opção para imprimir uma declaração de quitação. Na tela para emissão você terá algumas opções para configurar a carta, bem como adicionar informações, veja: O sistema prepara a carta com próprio texto, porém pode ser utilizado um texto digitado, sendo este salvo em RTF, para que seja anexado, clique na caixa na parte superior e selecione o texto. Visualize todas as informações que podem ser acrescentadas, a carta poderá ser assinada pelo síndico ou própria administradora, basta informar no sistema. Se desejar inclua o endereço para reconhecimento de firma. Escolha a data em que será emitida a declaração e o alinhamento do Logotipo. Na parte inferior há um campo em que pode ser digitado algo que queira que apareça no rodapé da carta. 9
Condominium> Cobrança > Cartas de Cobrança As cartas podem ser impressas para uma unidade ou para várias, sendo ou não do mesmo Condomínio. Também existe a opção de imprimir carta de cobrança ou carta com recibo de pagamento incluso. Podem ser impressas em mais de uma via, bem como para todos os endereços cadastrados para cada unidade. Os valores podem ser corrigidos até o prazo do pagamento, podendo ou não ser incluso parcelas de acordo em aberto. Vejamos o passo a passo abaixo: Sem Recibo Incluso Em Solicitação Informe o(s) prédio(s) e o período a ser apurado, o sistema usará esse filtro para selecionar as unidades a serem emitidas cartas. Coloque a data que os débitos serão calculados e o índice a ser utilizado. Ao lado clique nos parâmetros que serão utilizados para esta cobrança (multa, juros, etc). Informe a data de emissão da carta, será apresentado no cabeçalho. O Cabeçalho e o Rodapé deverão ser redigidos e salvos no formato txt bloco de notas, assim quando clicar na lupa você anexará o texto à carta de cobrança. Selecione o que será apresentado na carta as verbas, somente o total do valor, somente a carta sem valores, etc. Informe a quantidade de vias os endereços a serem impressos. Clique em processar. Carta com Recibo Incluso: Faça o procedimento da tela inicial, sendo que deverá clicar na opção Carta com Recibo de Pagamento Incluso para ser liberada a segunda aba Dados do Recibo. Preencha as informações solicitadas e clique em processar. 10
Carta de Cobrança Exclusivamente para: Utilize essa opção quando quiser selecionar diretamente as unidades a serem impressas. A seleção pode ser feita por unidade ou por faixa. O procedimento de seleção de período, data de cálculo, seleção de multa, juros, correção monetária, data da carta e seleção do texto cabeçalho e rodapé são os mesmos. Após fazer a configuração, informe o condomínio e a unidade, clique no botão inclui, após incluir todas as unidades, clique no botão processar. Condominium> Cobrança > Cartas de Cobrança> Tabela de Carta de Cobrança Nesta tela você poderá salvar quatro modelos de cartas diferentes e o período de dias em aberto que deverá ser utilizada cada carta. Na tela Cartas de cobrança clique na opção Utilizar tabela de cartas de cobranças, o sistema filtrará os textos das cartas. Veja abaixo o modelo: Observe: *primeira carta deverá ser impressa para os devedores no período de 30 dias após o vencimento *segunda carta deverá ser impressa para o devedor no período de 31 à 60 dias após o vencimento Você poderá configurar os dias e as cartas conforme sua necessidade, desta forma economizará tempo, visto que ao informar o(os) prédio(os) a serem emitidos cartas de cobrança, o sistema filtrará de acordo com o período informado, não sendo necessário alterar o texto da carta sempre que for imprimir. Esta opção não é obrigatória, mas é válida para as administradoras que trabalham com vários modelos de carta. 11
Texto para as cartas: No bloco de notas edite os textos seguindo esses padrões: 01 Nas opções do bloco de notas desmarque as opções de Quebra automática de linha 02 Exibir: Barra de Status 03 Não ultrapasse a coluna 100 ao digitar o texto da carta: Condominium> Cobrança> Relatório de Cálculo para o Jurídico Informe o condomínio, bloco e unidade. Configure o período, data de cálculo, parâmetros para o cálculo, etc. Poderão ser informadas despesas advocatícias, por valor ou percentual, selecione a opção. Insira demais despesas, informando o valor e o histórico da cobrança. O relatório pode conter endereço e o histórico do jurídico, selecione conforme necessário. Poderá ser impressa a autorização do sindico com espaço para recolhimento da assinatura. Caso queira inserir um texto, esse deverá ser salvo no formato RTF e informado o caminho do arquivo salvo no computador. 12
Condominium> Cobrança> Relatório para o Jurídico (analítico) Informe o condomínio, e unidade. Informe o período, a data do cálculo e o índice da correção monetária. Informe os valores referentes a oficial de justiça, custas processuais, despesas processuais e honorários. 13
Condominium> Cobrança> Ação de Cobrança Nesta tela será impressa a carta de ação de cobrança. O texto da carta deverá ser digitado em formato RTF (wordpad ou msword) utilizando as variaveis do sistema para preenchimento automático, ou seja, o texto seja redigido somente uma vez podendo ser aproveitado posteriormente para qualquer unidade. Informe o condomínio, bloco e a unidade. Selecione os parâmetros para o cáculo, bem como a porcentagem dos honosrários advocatícios. Escolha o período a ser apurado na carta e informe o índice para correção monetária. Na parte inferior da tela constam 3 caminhos a serem anexados arquivos. O primeiro campo refere-se ao texto da carta. Vejamos abaixo como esse poderá ser redigido. No segundo campo é o caminho do seu logotipo. (O logo pode ser enviado ao email comercial@uniondata.com.br). O terceiro campo refere-se ao rodapé da carta, tambem deverá ser salvo em formato RTF. Selecione o endereço de cobrança eo alinhamento do logotipo. 14
Redigir texto utilizando variáveis Clique no? na tela ação de cobrança será aberta a listagem das variaveis. Esas variaveis deverão ser colocadas no espaço a ser preenchido automaticamente pelo sistema, por exemplo. São Paulo, <%dia%> de <%mes%> de <%ano%>. Desta forma ao imprimir o sistema preencherá: São Paulo, 10 de setembro de 2012. Condominium> Cobrança> Recibo do Jurídico Nesta tela será impresso o recibo para as unidades que estão no depto. Jurídico. Informe o condomínio, bloco e unidade. Insira o período desejado e a data do calculo. Informe o índice para a correção monetária e os parâmetros para o calculo. Adicione o percentual das despesas advocatícias. Poderão ser adicionadas despesas extras, informando o valor e o histórico da cobrança. Condominium> Cobrança> Histórico do Jurídico Nessa tela será criado um relatório do departamento jurídico, sendo que terá a opção de fazer um lançamento individual para determinada unidade, ou poderá ser um lançamento para o Condomínio. Onde poderá ser lançada a data, descrição do acontecimento e valores de custas. O lançamento de valores poderá ser vinculado no contábil. Informe se o lançamento será para unidade ou para o condomínio. Processo para um lançamento novo, você deverá digitar o número real do processo. Obs. Nós próximos lançamentos a serem feitos para um processo existente, clique na lupa para selecionar o processo correspondente. Condomínio, bloco e unidade informe conforme solicitado. Data e hora Informe a data para o lançamento Custas Informe o valor das custas. Caso não tenha, deixe em branco. Botão Definir título do rel. de devedores clique no botão para nomear o título. 15
Fim da vigência Informe a data que deseja que esse histórico apareça no Relatório de devedores, sendo que esta data não influenciará no Relatório do jurídico, pois sempre estará disponível para visualização. Clique no botão incluir Advogado você poderá selecionar o advogado clicando na lupa, porém ele deve estar cadastrado em prestação de serviço> Cadastro de serviço (advocacia) e cadastro de empresa (advogado). Observação qualquer observação que queira acrescentar. Clique no botão gravar. Obs. As opções Saltar página por unidade, Somente unidade acima e Lançamento do contábil são utilizadas após a gravação do lançamento, para impressão do relatório. Lançamento do Contábil Ao fazer o lançamento das custas no contábil, você poderá vinculá-lo ao relatório do jurídico. Coloque as informações do lançamento. Processo selecione na lupa o processo correspondente ao lançamento para ser feito a integração no Relatório do jurídico. Obs. Só será possível fazer o lançamento no contábil, após o processo ter sido criado na tela de Relatório do jurídico. Cobrança> Inclusão jurídico Nesta tela serão informadas as unidades que estão no departamento jurídico. Observe que na tela constam algumas opções: Recibos Utilize para informar recibos em aberto que foram enviados ao departamento jurídico Acordo Utilize para informar quando a unidade tinha recibos em aberto no departamento jurídico, fez acordo do débito, porém não cumpriu o acordo Inclusão Utilize quando for informar as pendências em aberto Exclusão Utilize quando a unidade já quitou o débito e não está mais com cobrança no departamento jurídico Temos mais duas opções: Jurídico Utilize para informar que os recibos/ acordo são pertencentes ao jurídico Informe o Condomínio, bloco e unidade. A seleção da faixa dos recibos pode ser feita pelos números dos recibos ou pelos vencimentos. Acordo Utilize somente caso tenha algum acordo que não foi gerado no sistema, porém você quer manter um controle do mesmo pelo sistema. 16
Cobrança> Relatório de devedores Imprima a relação de devedores, que pode ser alterada de acordo com as solicitações dessa tela. Pode ser impresso para um ou mais prédios, uma ou mais unidades. Informe o período que deseja abranger os débitos e selecione as demais informações que queira no relatório. Obs. Solicitamos que sejam feitos testes de impressão para escolha do que mais corresponde a sua necessidade. Cobrança> Relação de devedores por período Nesta tela podem ser impressos dois tipos de demonstrativos, o simples e o analítico. Para visualizar o analítico selecione a essa opção. Obs. Solicitamos que sejam feitos testes de impressão para escolha do que mais corresponde a sua necessidade. Cobrança> Gráfico de Inadimplência Nessa tela poderão ser impressos dois tipo de gráficos referente a inadimplência. Escolha o condomínio e a data base, o sistema incluirá no gráfico os últimos doze meses de acordo com a data base. Escolha uma das opções Quantidade de recibos ou Valores em aberto. Clique em Gerar Gráfico 17
Para imprimir, clique em Imprimir na parte superior da tela. Cobrança> Instrumento protesto Preencha os campos, escolhendo o prédio, unidade, o período a ser enviado à protesto e a data do cálculo. Escolha o índice da correção monetário e os parâmetros a serem utilizados para a correção de valores. Poderão ser acrescidos outros encargos, no campo indicado. Informe o historio e o valor, escolhendo o tipo valor ou percentual. No campo Documento informe a data da carta e na lupa selecione o arquivo correspondente (A Union Data têm alguns modelos de carta protesto). Escolha o endereço de envio. Na tela constam duas opções: Agrupado : Utilize quando quiser que seja impresso um Instrumento para todos os recibos do período. Individual : Utilize quando quiser que seja impresso um Instrumento para cada recibo dentro do período. Cobrança> Acordo> Impressão recibos de acordo Nesta tela poderão ser impressos os recibos de acordo. Verifique na parte inferior da tela que constam algumas opções. Obs O modelo carne é bastante utilizável para parcelamentos extensos, pois são impressos 3 recibos em uma única folha. 18
Cobrança> Acordo> Rel. de acordo Existem três modelos de relatórios, sendo que os modelos I e II são demonstrativos e o modelo III você poderá adicionar um texto e elaborar um termo de acordo a ser assinado pelo morador e a administradora/síndico. Modelo I Preencha as informações solicitadas e escolha a opção do modelo. O relatório pode ou não conter histórico e também podem constar as parcelas de modo: geral o acordo completo contendo objeto e parcelas pagos relatório das parcelas que foram pagas devedores as parcelas que constam em aberto Tem a opção deste relatório não constar o os objetos de acordo. Após informar as preferências clique em processar. 19
Modelo II Preencha o Condomínio, bloco, unidade e período e selecione a opção II. O relatório pode ou não conter o resumo do acordo. 20
Modelo III Digite um texto e salve em TXT bloco de notas para ser utilizado no termo do acordo, sendo que o sistema acrescentará os dados da unidade, as parcelas do acordo com valores e vencimento e o objeto do acordo é opcional. Veja abaixo na tela como é simples: Após acrescentar as informações, escolha o modelo III, insira o numero do acordo a ser trabalhado e adicione o texto já salvo. No termo o representante do Credor poderá ser o síndico ou a administradora, escolha a opção desejada, ao clicar em Processar. 21
Cobrança> Acordo> Cancelamento de acordo Para cancelar um acordo, você utilizará esta tela. Sendo que após o cancelamento não será possível reverter à ação. Coloque o código do Condomínio, bloco e unidade, assim o sistema listará todos os acordos atuais deste morador. Selecione o acordo a ser cancelado e escolha a opção de gravar ou não no histórico do jurídico. Clique em processar. Cobrança> Acordo> Manutenção de acordo Aqui será possível a alteração dos recibos de acordo. Informe o número do recibo, serão preenchidas todas as informações. Aqui poderá ser alterado o valor da multa; adicional; honorários; vencimento e vencimento limite; código da conta bancária. Após alterar o necessário aperte F2 para gravar. Cobrança> Acordo> Atualização Cotas de Acordo Para calcular s parcelas de acordo vencidas, utilize esta tela. Preencha as informações solicitadas, incluindo percentual de calculo para Multa e Juros, adicione o código do índice econômico e clique em processar. Observação: Essa tela não irá gerar um novo acordo, somente atualizará os valores das parcelas vencidas conforme informado. Caso queira fazer um novo acordo com as parcelas pendentes, veja o próximo tópico. 22
Cobrança> Acordo> Reparcelar acordo em aberto Utilize essa tela nos casos de acordos não cumpridos. As parcelas em aberto serão demonstradas na tela e poderão ser reparceladas numa nova quantidade de parcelas, valores e vencimentos. Informe o condomínio, bloco e unidade, selecione o acordo a ser refeito. Serão listadas as parcelas não pagas. Informe o número novo das parcelas e o primeiro vencimento. Clique em Processar para gravar. Após confirmar o reparcelamento, será aberta a tela ao lado. Caso tenha valor adicional ou honorário poderão ser informados nos campos indicados. Clique em continuar 23
Nesta tela poderão ser alterados valores e vencimentos das parcelas, assim como nos acordos gerados em cotas em aberto Cobrança> Acordo> Relatório calculo jurídico Informe o condomínio, bloco e unidade. Coloque o período, a data do cálculo e o índice da correção monetária. Escolha o percentual de multa e juros. Informe os valores referentes a oficial de justiça, custas processuais, despesas processuais e honorários. Clique em processar. Cobrança> Declaração de quitação anual Assim como as demais cartas emitidas pelo sistema, é necessário redigir o texto desta declaração. Faça o texto utilizando as variáveis do sistema, assim este ficará salvo como modelo para todas as impressões. Veja na tela abaixo, que tendo o texto salvo, é só informar os campos solicitados. 24
Obs: No site www.uniondata.com.br clique em suporte e acesse o item: arquivos úteis, lá estão disponíveis para download alguns modelos dos arquivos utilizados nesse treinamento 25
Vamos testar seu aprendizado Responda as questões abaixo: Assinale as questões verdadeiras: Para elaborar um acordo o caminho é Cobrança> Acordo> Manutenção de Acordo. Quando desejo imprimir uma certidão negativa de débitos, preciso abrir a tela de Cotas em aberto e visualizar se não consta nada em aberto, sendo assim o próprio sistema perguntará se desejo realizar a impressão. Após elaborar um acordo eu posso alterar seus vencimentos e valores caso necessário em Cobrança> Acordo> Manutenção de Acordo. Para eu fazer um reparcelamento das parcelas de acordo em aberto, necessito cancelar o acordo atual. Quando emito uma carta de cobrança com recibo, devo imprimir o relatório, pois o sistema gerou novo número de recibo para as pendências inclusas no recibo. Eu não tenho a opção de imprimir uma carta de cobrança sem o recibo incluso. Para inserir e excluir uma unidade em inclusão de recibos vai utilizar a mesma tela. Quando eu cancelo um acordo e percebo que cancelei o acordo errado eu tenho a opção de retorná-lo. A tela de historio do jurídico é utilizada somente para as informações Individuais, não é possível incluir uma informação para o Condomínio. 26