Cotação de Compras on line www.criciuma.unimedsc.com.br/compras Elaborado por: Glória Firmino Felisberto (Setor de Tecnologia da Informação) Osvaldo Cardoso do Canto () 1
MANUAL DO SISTEMA DE COTAÇÃO DE COMPRAS ON LINE O está disponibilizando o sistema de Cotação de Compras on line para que as compras sejam efetuadas de forma mais rápida. Será feito um cadastro do fornecedor no sistema, que enviará uma senha de acesso para o e-mail do mesmo. Por meio desse acesso liberado, o fornecedor poderá estar cadastrando o preço dos produtos solicitados na cotação. Após o preenchimento de todos os itens o fornecedor estará confirmando sua participação na cotação de compras. Caso o tempo disponibilizado para os fornecedores digitarem os preços dos itens, à cotação seja encerrado o sistema o fará automaticamente. Em seguida, será analisado pelo Hospital (comprador) as cotações e gerando uma ordem de compra, para que o fornecedor inicie o processo de entrega dos produtos. ACESSANDO O SISTEMA Quando for disponibilizado uma cotação on line, o fornecedor receberá um e-mail informando que existe uma cotação disponível no site. O sistema será acessado por meio do Internet Explorer no endereço www.criciuma.unimedsc.com.br/compras, após digitará o CNPJ da empresa e a senha que recebeu pelo e-mail. Figura 1 Acesso ao sistema Ao acessar o sistema, será aberto uma tela para alterar a senha. Para sua segurança aconselhamos que você altere no primeiro acesso. 2
VISUALIZANDO E DIGITANDO A COTAÇÃO Ao acessar o sistema, será listado a cotação que estiver disponível para o fornecedor. Conforme figura 2. Figura 2 Lista da cotação disponível Ao clicar na cotação, os itens serão listados para que você possa preencher com os valores de seus produtos. Veja na figura 3. Figura 3 Lista da cotação disponível 3
No cabeçalho, referente as informações gerais sobre a cotação como C. Pagto, Prazo Entrega, Desconto, o fornecedor deve informar os dados necessários conforme poderá estar negociando com o cliente (). Em itens da cotação para digitar o valor proceda da seguinte forma: 1. Clique no item para selecioná-lo. 2. Clique no botão detalhe. 3. Digite os valores desejados referente aos dados que se encontram na tela de cadastro. Qualquer dúvida sobre o que você deve digitar em determinado campo, posicione o ponteiro do mouse que o sistema informa com uma frase explicativa. 4. Clique no botão Salvar. 5. Após clique no botão Grid para visualizar os demais itens da cotação, conforme ilustra a figura 4. Repita os passos acima para digitar os valores para os demais itens da cotação. Figura 4 Digitando valores para o item selecionado 4
CONFIRMAR A COTAÇÃO Após ter digitado os valores para os itens da cotação, o fornecedor deverá confirmar a cotação. Para efetuar esse procedimento clique no menu Cotação, Abertas e clique em Confirmar, conforme ilustra a figura 5. Figura 5 Confirmação da Cotação O sistema emite uma mensagem perguntando se você deseja realmente confirmar a cotação, conforme ilustra a figura 6. Ao clicar em OK, você estará confirmando a cotação. Logo após a confirmação, você não poderá alterar mais os dados cadastrados. 5
Figura 6 Confirmação da Cotação ATENÇÃO: Caso você não efetue o processo de confirmar a cotação, o sistema encerrará automaticamente quando o prazo previsto se encerrar. Pelo menu Cotação, você pode estar visualizando as cotações que ainda estão Abertas, Confirmadas, Canceladas ou Localizar uma cotação que você possua o número. VISUALIZANDO E IMPRIMINDO UMA COTAÇÃO Para visualizar a cotação você deve clicar no botão Visualizar para que seja visualizado o relatório, conforme ilustra a figura 7. Caso você desejar imprimir o relatório, clique no botão imprimir ilustrado na figura 8. 6
Figura 7 Visualizando o relatório da cotação Figura 8 Visualizando o relatório da cotação PARA VISUALIZAR O RELATÓRIO DEVE ESTAR INSTALADO EM SEU COMPUTADOR O ADOBE READER 7
ORDEM DE COMPRA A Ordem de Compra estará disponível para o fornecedor quando o mesmo for o vencedor de uma cotação. O fornecedor receberá um e-mail informando que foi o vencedor da cotação e no sistema Cotação de Compras on line estará disponível a ordem de compra com os itens vencedores do fornecedor na cotação. Para o fornecedor visualizar a Ordem de compra, deverá entrar no sistema Cotação de compras on line, clicar no menu Ordem compra e o sistema irá listar as ordens de compra pendentes para com o fornecedor. O fornecedor deverá clicar na Ordem de compra, visualizar e imprimir o relatório para uma melhor logística em seu trabalho até o momento de entregar a mercadoria para o. A figura 9 ilustra como encontrar a Ordem de compra. Figura 9 Menu Ordem Compra para visualizar os itens da compra 8