CORTE CAMINHOS NO EXCEL COM ATALHOS O ebook essencial para agilizar o trabalho de quem passa mais de 15 minutos por dia usando o Excel
SUMÁRIO Introdução 03 1. Porque usar atalhos 04 2. Os atalhos no excel 2013 06 3. Atalhos essenciais em inglês 29 4. Atalhos essenciais para Excel pra Mac 31 5. Conclusão 33 Sobre o Autor 34 Sobre a LUZ 35
INTRODUÇÃO Os atalhos, como o próprio nome diz, são meios de se efetuar determinadas ações cortando caminhos a fim de trabalhar com maior velocidade e agilidade. Dentro da informática os atalhos são simbolizados com a combinação de teclas ou até mesmo com o acionamento de teclas isoladas de modo a substituir comandos feitos por cliques no mouse que por vezes podem ser mais demorados e trabalhosos comparados ao uso de atalhos. Pensando nestes aspectos de facilidade e comodidade no trabalho, abordaremos neste ebook os atalhos para o Excel (também trouxemos uma parte de atalhos em inglês e para quem usa o Excel for Mac) e como estes podem auxiliar o seu dia a dia. Veja todos os detalhes do uso de atalhos a seguir.
1 PORQUE USAR ATALHOS
1. PORQUE USAR ATALHOS O uso de atalhos no Excel, apesar de não ser obrigatório, se torna essencial quando você quer economizar tempo e tornar o seu trabalho mais ágil. Um simples exemplo em que podemos pensar a respeito de atalhos está no famoso comando de copiar e colar arquivos ou quaisquer objetos dentro do Excel, onde se substitui os cliques com o botão direito do mouse (ou uso do menu) para acionamento do comando por simples uso das teclas CTRL + C e CTRL + V. Além de ser uma mão na roda para agilizar seu trabalho de maneira geral, saber usar o teclado vai te ajudar quando seu mouse começar a apresentar problemas, em concursos públicos, em dinâmicas de processos seletivos onde o conhecimento de Excel seja exigido e em uma série de outras ocasiões. Por isso, se eu fosse você, começava a praticar o uso de atalhos agora mesmo. Dessa forma, o quanto antes você conseguirá realizar ações como a seleção múltipla de abas mostrada abaixo: 05
2 OS ATALHOS NO EXCEL 2013
2.1. ATALHOS DE NAVEGAÇÃO Agora que conhecemos os motivos para se utilizar atalhos, vamos conhecer os atalhos do Excel 2013, que em sua maioria são idênticos às versões anteriores do Excel. Acompanhe a seguir: 1. Movimentação até Extremidades CTRL + Setas - Movimenta-se até as extremidades de cada canto a planilha de acordo com a seta utilizada no comando. 07 2. Atalho para Próxima Aba CTRL + Page Down: Move para a próxima aba (planilha) na mesma pasta de trabalho (da esquerda para a direita).
2.1. ATALHOS DE NAVEGAÇÃO 3. Atalho para Aba Anterior CTRL + Page Up: Move para a próxima planilha na mesma pasta de trabalho (da direita para a esquerda). 08 4. Janela "Ir Para" F5 Abre a janela Ir para.
2.1. ATALHOS DE NAVEGAÇÃO 5. Caixa de Ajuda F1 Abre caixa de ajuda do Excel 09 6. Abrir nova pasta de trabalho CTRL + A Mostra janela para abrir pastas de trabalho.
2.1. ATALHOS DE NAVEGAÇÃO 7. Atalho Salvar Direto DICA IMPORTANTE: Aprender a usar os atalhos do Excel é uma questão de costume. Você só conseguirá usar de fato se tentar dia após dia trabalhar com eles. Então use o nosso ebook como um guia aberto sempre que estiver mexendo nas suas planilhas. CTRL + B Salvar direto. Também pode ser utilizado para salvar atualizações de um arquivo que foi editado. 10
2.1. ATALHOS DE NAVEGAÇÃO Outros atalhos para navegação: 8. Setas - Movimenta entre as células em uma planilha 9. Home - Move-se até o início da linha 10. CTRL + Home - Move-se até o início da planilha 11. CTRL + End - Move-se para a última célula da planilha 12. Page Down - Move para a tela abaixo 13. Page Up - Move para a tela de cima 14. ALT + Page Down- Move uma tela para direita 15. ALT + Page UP - Move uma tela para esquerda 11 16. CTRL + TAB - Move-se entre as pastas de trabalho abertas (da esqueda para a direita). Este comando também pode ser utilizado pelo atalho Ctrl+F6 17. CTRL + SHIFT + TAB - Move-se entre as pastas de trabalho abertas (da direita para a esquerda). Este comando também pode ser utilizado pelo atalho Ctrl+Shift +F6
2.2. ATALHOS DE PLANILHAS, GRÁFICOS E MACROS 18. Atalho para Nova Aba Nova Planilha: Para que inserir uma nova planilha, podemos utilizar SHIFT+F11 ou ALT+SHIFT+F1. 19. Atalho para Selecionar mais de uma Aba SHIFT+CTRL+PAGE DOWN Seleciona a planilha atual e a próxima planilha na mesma pasta de trabalho. 12
2.2. ATALHOS DE PLANILHAS, GRÁFICOS E MACROS 20. Atalho para SHIFT + CTRL + Page Up SHIFT + CTRL + Page Up - Seleciona a planilha atual e a anterior na mesma pasta de trabalho. Reforçando 2 atalhos muito úteis para navegação em planilhas: 21. CTRL + Page Down - Move-se para a próxima planilha dentro da mesma pasta de trabalho. 22. CTRL + Page Up - Move-se para a planilha anterior dentro da mesma pasta de trabalho. 13
2.2. ATALHOS DE PLANILHAS, GRÁFICOS E MACROS Criar gráfico: Podemos criar gráficos com base na seleção de um intervalo de células utilizando o comando ALT+F1 que pode ser substituído também por F11 sendo que este último cria o gráfico em uma nova planilha. 23. 14 Criação de Gráficos 24. Criação de Gráficos
2.2. ATALHOS DE PLANILHAS, GRÁFICOS E MACROS 15 Macros: Quando se realiza a criação de macros e deseja Editor Visual Basic: É possível ainda utilizar o atalho executa-las, podemos utilizar o comando ALT+F8 para exibir ALT+F11 para abrir o editor do Visual Basic, onde por meio a caixa de diálogos para execução conforme imagem ao deste é possível criar e editar as Macros. lado: 25. 26. Executar Macros Editor Visual Basic
2.3. ATALHOS DE INSERÇÃO DE DADOS 27. Move para baixo Enter: Confirma a inserção de um dado em uma célula, ou ainda pode ser utilizado para navegar para as células abaixo. 28. Preenchimento CTRL + Enter - Preenche o intervalo de células selecionado com a entrada atual. 16 29. Move para cima SHIFT + Enter - Tem a mesma função da tecla Enter para confirmar a entrada de um dado em uma célula, porém move a seleção para a célula acima. 30. Nova linha na célula ALT + Enter - Inicia uma nova linha na mesma célula.
2.3. ATALHOS DE INSERÇÃO DE DADOS 31. Move para direita TAB - Confirma a inserção de um dado em uma célula e move a seleção para a célula da direita. 32. Comentário SHIFT + F2 - Insere e edita um comentário na célula selecionada 17 33. Move para esquerda SHIFT + TAB - Confirma a inserção de um dado em uma célula e move a seleção para a célula da esquerda. 34. Copia seleção e cola abaixo CTRL + D - Copia a seleção da célula acima e cria uma cópia na célula abaixo
2.3. ATALHOS DE INSERÇÃO DE DADOS 35. Copia a seleção e cola à dir. Outros atalhos para inserção de dados: 36. Backspace - Utilizado para excluir o caractere à esquerda do ponto de inserção ou ainda para desmarca o conteúdo da célula ativa. 37. Delete - Exclui o caractere à direita do ponto de inserção ou remove a seleção. 38. CTRL + Delete - Excluir o texto ao final da linha 39. ESC - Cancela a entrada de dados em uma célula 40. Home - Move a seleção de uma célula pra o início da linha Ctrl+R - Copia a seleção da célula à esquerda e faz uma cópia na célula a direita. 18 41. CTRL + Shift + F3 - Cria nomes a partir de rótulos de linhas ou colunas 42. CTRL + F3 - Definir um nome
2.4. ATALHOS DE FORMATAÇÃO DE DADOS 43. Formatação de Fonte 44. Formato Moeda CTRL + SHIFT + $ Aplica o formato Moeda com duas casas decimais (números negativos entre parênteses). 45. CTRL + SHIFT + F : Abre a janela para formatação de fonte 19 Formato Porcentagem CTRL + SHIFT + % - Aplica formato Porcentagem.
2.4. ATALHOS DE FORMATAÇÃO DE DADOS 46. Número em Data CTRL + SHIFT + # - Transforma o número inserido na célula em uma data no formato (dia/mês/ano). No exemplo abaixo inserimos o número 50 e a função mostra qual a data para o 50º dia do ano. 47. Formato Negrito CTRL + N Aplica negrito no conteúdo das células selecionadas 20 48. Duas casas decimais CTRL + SHIFT +! Insere duas casas decimais após a vírgula em um número inserido em uma célula. 49. Borda Simples CTRL + SHIFT + & - Aplica borda simples em uma célula selecionada ou intervalo de células selecionadas.
2.4. ATALHOS DE FORMATAÇÃO DE DADOS 50. Localizar e Substituir 52. Formatação Condicional CTRL + U - Abre janela para localizar determinado dado e pode ser substituído por outro dado. Pode ser utilizado também para localizar informação na planilha. 51. Formato Tachado Ctrl+5 Aplica e remove formatação de tachado 23 21 Ctrl + Q - Quando aplicado em uma tabela, este atalho exibe a opção de formatação condicional, criação de gráficos, formulas, tabelas e minigráficos.
2.4. ATALHOS DE FORMATAÇÃO DE DADOS Outros atalhos para formatação de dados: 59. Ctrl+Shift+( - Reexibe linhas ocultas 53. Ctrl+Shift+~ - Aplica o formato de número Geral. 60. Ctrl+0 - Oculta colunas 54. Ctrl+Shift+^ - Aplica formato de número exponencial 61. Ctrl+Shift+) - Reexibir colunas ocultas com duas casas decimais 55. Ctrl+Shift+@ - Aplica o formato de hora como hora e minuto 56. Ctrl+Shift+_ - Remove botas de contorno 57. Ctrl+I - Aplica formatação em Itálico no conteúdo das células selecionadas 58. Ctrl+9 - Oculta linhas 22 62. Ctrl+S - Aplica sublinhado no conteúdo de células selecionadas
2.4. ATALHOS DE FORMATAÇÃO DE DADOS 63. Formatação de Fonte F7 Exibe a janela de correção ortográfica. 23 64. Atalho CTRL + T CTRL + T Seleciona toda a planilha. Utilizado também para inserir nomes de argumentos e parênteses para uma função após ter digitado o nome desta.
2.4. ATALHOS DE FORMATAÇÃO DE DADOS 65. Janela de Funções SHIFT + F3 Abre janela para inserção de funções. 24 66. Janela de Sintaxe de Fórmulas CTRL + A - Após inserir uma fórmula, utiliza-se ctrl+a para abrir janela para completar os dados da sintaxe da fórmula conforme exemplo acima
2.4. ATALHOS DE FORMATAÇÃO DE DADOS 67. Exclusão de Linhas CTRL + sinal de menos - Abre janela de exclusão de linhas, colunas e células. 25 68. Inserção de Linhas CTRL + SHIFT + sinal de mais Abre janela para inserir linhas, colunas e células.
2.4. ATALHOS DE FORMATAÇÃO DE DADOS 69. Filtros Outros atalhos para edição de dados 70. F2 - Ativa edição de uma célula 71. Backspace - Limpa os dados de uma célula quando esta possuir alguma informação 72. F3 - Colar um nome definido em uma fórmula 73. CTRL + C - Copiar seleção 74. CTRL + V - Colar seleção copiada ou recortada 75. CTRL + X - Recortar seleção 76. CTRL + Z - Desfaz última ação realizada CTRL + SHIFT + L Aplica filtros em uma planilha após selecioná-la. 26 77. CTRL + K - Insere hiperlink na célula selecionada
2.6. ATALHOS DE TABELAS DINÂMICAS 78. 27 Seleção de Relatório CTRL + SHIFT + * Efetua a seleção do relatório de tabela dinâmica inteiro.
2.4. ATALHOS DE FORMATAÇÃO DE DADOS 79. Expansão de Filtro da Tabela ALT + Seta para baixo: Quando efetuado no título da tabela dinâmica, este comando expande o filtro de da tabela. 28 80. Seleção de Caixa em Lista Barra de espaço: Selecione ou remove seleção de caixa em lista.
3 ATALHOS ESSENCIAIS EM INGLÊS
3. ATALHOS ESSENCIAIS EM INGLÊS Quando se utiliza o Excel em sua versão em Inglês é necessário ter em mente que alguns atalhos serão diferentes dos apresentados na versão em português. Deste modo, separamos alguns dos principais atalhos para serem utilizadas no Excel com o idioma em inglês que são diferentes na versão em português. Veja os detalhes a seguir: 1. CTRL + A - Seleciona uma tabela inteira 2. CTRL + B - Aplicar negrito em célula selecionadactrl + U - Aplicar ou remover sublinhado 3. CTRL + D - Comando de auto preenchimento para baixo 4. CTRL + F - Abre caixa de Localizar 5. CTRL + G - Exibe caixa de dialogo Ir Para 6. CTRL + H - Exibe caixa de diálogos de encontrar e substituir 7. CTRL + L - Exibe caixa de diálogos para criar tabela 8. CTRL + N - Abrir nova pasta de trabalho 9. CTRL + O - Exibe opção para abrir arquivos no Excel 10. CTRL + S - Comando de salvar 30
4 ATALHOS ESSENCIAIS DO EXCEL FOR MAC
4. ATALHOS ESSENCIAIS PARA EXCEL PARA MAC Como se sabe, apesar de semelhanças entre sistemas operacionais, a utilização de certas funções em sistemas Mac são diferentes do uso no Windows. Quando o assunto são os atalhos no Excel, torna-se também viável avaliar as diferenças de comandos utilizados no Excel do Mac. Separamos alguns atalhos essenciais para quem utiliza o Mac. Veja: 32
CONCLUSÃO Como vimos neste e-book, os atalhos são recursos de extrema utilidade para agilizar trabalhos e tornar determinadas tarefas no Excel mais ágeis em seu uso no dia a dia. É notável também que os atalhos possuem variações de acordo com o idioma e sistema operacional, e deste modo, deve-se tomar como base o aprendizado adquirido por meio deste ebook para que se possa fazer uso correto do recurso de atalhos de acordo com cada circunstância. Outro fator a ser observado está na versão do Excel a ser utilizada pelo usuário, sendo que a versão apresentada neste e-book foi a 2013 em português e que no qual poderá sofrer algumas modificações em comandos de atalhos nas versões anteriores. Deste modo, cabe ao usuário buscar auxílio no site oficial da Microsoft: http://office.microsoft.com/ para maiores informações. 33
SOBRE O AUTOR Rafael A vila e graduado em Administrac a o de Empresas pela UFRJ e Turismo pela UNIRIO. Atualmente e Diretor de Planilhas da LUZ certificado como Microsoft Office Specialist em Excel. Conta com a experie ncia de desenvolvimento de mais 150 planilhas em todas as a reas de gesta o e com mais de 5 anos de prestac a o de servic os de consultoria para as principais incubadoras de empresas do Brasil, bem como para dezenas de empresas. Para indicações de planilhas, ajuda com Excel ou qualquer outro suporte, envie um email para contato@luz.vc 34
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