SETOR DE TECNOLOGIA UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ DEPARTAMENTO DE CONSTRUÇÃO CIVIL GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES Gerenciamento de Aquisições 2 O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, serviços ou resultados necessários de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho 1
Fases de gerenciamento de Aquisições 3 Planejar as aquisições: documentação das decisões de compras do projeto Realizar as aquisições: obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato Administrar as aquisições: gerenciamento das relações de aquisição e realização de mudanças e correções Encerrar as aquisições: finalizar todas as aquisições do projeto 4 2
Processo de gerenciamento de aquisições 5 Gerência de aquisições Planejar compras e aquisições Planejar contratações Solicitar respostas de fornecedores Selecionar fornecedores Administração de contrato Encerramento de contrato Planejar as Aquisições 6 O que significa planejar aquisições? Identificar necessidades do projeto que podem ser melhor atendidas com aquisição de produtos; Decidir entre Fazer ou comprar ; Identificar potenciais fornecedores; Definir como serão os processos de aquisição; 3
Fazer ou Comprar 7 Análise de fazer ou comprar : Comprar quando se deseja diminuir riscos às restrições do projeto; Melhor fazer se: Existem instalações ociosas ou força de trabalho disponível; Deseja-se reter o controle; O trabalho envolve informações ou procedimentos proprietários; Análise de fazer ou comprar : 8 Você está tentando decidir entre locar ou comprar um item para o seu projeto. O custo diário da locação é $120. Para comprar o item, o custo do investimento é $ 1.000 e o custo diário é $ 20. Quanto tempo será necessário para que o custo da locação seja igual ao custo da compra? 4
Análise de fazer ou comprar : 9 $ 120D = $ 1.000 + $20D $ 120D - $20D = $1.000 $100D = $1.000 D = 10 E então? Você compraria ou alugaria? Análise de fazer ou comprar : 10 Resposta Se você acha que precisará do item durante mais de 10 dias, deve considerar a compra para reduzir o custo. Outras considerações: Grau de risco a ser aceito pela empresa Situação micro e macro da economia Evolução tecnológica Fluxo de caixa da empresa... 5
Tipo de Contratos 11 Em geral existem 3 tipos de contratos: Custos reembolsáveis (CR) Tempo e material (T&M) Preço fixo (F) Custos reembolsáveis 12 Os custos do fornecedor são reembolsados, acrescidos de um valor adicional Os custos são desconhecidos O comprador tem maior risco de custos O comprador sabe o que é necessário, mas não sabe como fazer O fornecedor descreverá o trabalho detalhado Projetos de P&D, TI,... 6
Tempo e Material (T&M) 13 Geralmente usado para valores e períodos reduzidos O preço do contrato baseia-se em um custo por hora ou por item e tem elementos de um contrato de preço fixo e um contrato de custos reembolsáveis Ex. Contrato = $ 100 por hora + despesas ou materiais ao preço do custo Ex. $5 por metro linear de madeira Preço Fixo 14 Tipo de contrato mais comum no mundo Um preço é acordado para todo o trabalho O comprador tem o menor risco de custos, desde que o escopo seja completamente definido O fornecedor tem o maior risco de custos Ex. Contrato = $ 1.100.000 7
Realizar Aquisições 15 É o processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato. Nesse processo a equipe receberá licitações ou propostas e aplicará critérios de seleção previamente definidos para escolher um ou mais fornecedores que sejam qualificados para realizar o trabalho Realizar Aquisições 16 8
Realizar Aquisições 17 Selecionar fornecedores: Receber e analisar as propostas, e selecionar um fornecedor; Aplicar os critérios de avaliação de capacidade identificados no plano de aquisições O fornecedor escolhido pode com base nos métodos: Ser solicitado a assinar um contrato padrão; Ser solicitado a fazer uma apresentação e, se tudo funcionar, passar para as negociações; Os fornecedores podem ser solicitados a fazer apresentações e o selecionado passar para as negociações; O comprador pode negociar com um ou mais fornecedores. Realizar Aquisições 18 9
Realizar Aquisições 19 Negociação Objetivos: Obter um preço justo e razoável Desenvolver um bom relacionamento com o fornecedor Táticas de Negociação Ataques Se você não está ciente dos detalhes da sua própria empresa, talvez fosse melhor sair do negócio! Insultos pessoais Se você não entende o que está fazendo, deveria tentar encontrar outro emprego! Prazo O nosso voo sai hoje às 5 da tarde e nós precisamos concluir as negociações antes disso. Autoridade limitada Eu não posso aprovar uma redução de seis meses no cronograma. Só fui autorizado a oferecer três meses. Pessoa ausente Só o meu chefe pode aprovar essa solicitação e ele não está aqui. Por que não concordamos em fazer somente? Eu posso aprovar. Administrar as Aquisições 20 É o processo de gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer mudanças e correções conforme necessário. 10
Administrar as Aquisições 21 Ações que precisam ocorrer: Revisar faturas Concluir o controle integrado de mudanças Documentação Fazer e gerenciar as mudanças Autorizar pagamentos Interpretar o que o contrato significa Solucionar controvérsias Realizar reuniões Comunicar o desempenho Administrar as Aquisições 22 Ações que precisam ocorrer: Garantir que somente pessoas autorizadas se comuniquem com o fornecedor Trabalhar com o gerente de contratos para gerenciar as mudanças e a conformidade com o contrato Analisar as reclamações Controlar a qualidade Verificar o escopo Identificar riscos Monitorar e controlar os riscos Divulgas as mudanças para as partes apropriadas 11
Administrar as Aquisições 23 Avaliação de desempenho do fornecedor: Reunião onde todos os dados disponíveis são reunidos para ver se o fornecedor está cumprindo os requisitos O objetivo é identificar e recomendar ações corretivas e preventivas necessárias, e solicitar mudanças formais Administrar as Aquisições 24 Administração de reclamações: Pode ser uma alegação de que o comprador fez algo que prejudicou o fornecedor e o fornecedor está solicitando uma compensação É uma forma de solicitação de mudanças do fornecedor Imagine trabalhar com um contrato de preço fixo e escopo incompleto 12
Encerrar as Aquisições 25 É o processo de finalização de cada aquisição do projeto. O encerramento é feito quando: Um contrato termina Um contrato é rescindido antes que o trabalho seja concluído Encerrar as Aquisições 26 Trabalho a ser realizado durante o encerramento dos contratos: Verificação do produto Encerramento financeiro Atualizar os registros no sistema de gerenciamento de registros Relatórios de desempenho finais do contrato Arquivo do contrato Auditorias de aquisições Lições aprendidas Aceitação formal e encerramento 13
QUESTÕES Questões Durante qual dos processos abaixo, a negociação ocorre? a)planejar as Aquisições b)realizar as Aquisições c)administrar as Aquisições d)encerrar as Aquisições 14
Questões Durante qual dos processos abaixo, a negociação ocorre? a)planejar as Aquisições b)realizar as Aquisições c)administrar as Aquisições d)encerrar as Aquisições Negociação ocorre durante o processo de realizar a aquisição Questões O comité está discutindo sobre os fornecedores em potencial que submeteram suas respostas. Um membro do comité argumenta sobre um dos fornecedores enquanto outro membro do comité quer que o projeto seja adjudicado para outro fornecedor. Em qual dos processo de aquisição isto se enquadra? a)planejar as Aquisições b)realizar as Aquisições c)administrar as Aquisições d)negociar Contratos 15
Questões O comité está discutindo sobre os fornecedores em potencial que submeteram suas respostas. Um membro do comité argumenta sobre um dos fornecedores enquanto outro membro do comité quer que o projeto seja adjudicado para outro fornecedor. Em qual dos processo de aquisição isto se enquadra? a)planejar as Aquisições b)realizar as Aquisições c)administrar as Aquisições d)negociar Contratos Questões Com que tipo de projeto o fornecedor está MAIS ciente sobre o escopo do projeto? a)preço fixo b)custo mais remuneração fixa c)tempo e Material d)ordem de compra 16
Questões Com que tipo de projeto o fornecedor está MAIS ciente sobre o escopo do projeto? a)preço fixo b)custo mais remuneração fixa c)tempo e Material d)ordem de compra 17