César Cruz Proprietário [18/04] Quais devem ser as áreas gerenciadas pelo sistema? O sistema deve ter controle de estoque, ordem de serviços, orçamentos, entradas e saídas, tanto do caixa como de estoque, relatórios, clientes, fornecedores, visitas, contas a pagar e receber. Como deve ser o controle da parte de vendas? O nosso sistema atual oferece dois tipos de venda. A primeira, que não utilizamos, é para uma venda com layout de tela de loja, onde temos a opção de usar um leitor de código de barras ou adicionar produtos por busca, este seria utilizado para venda no balcão. A segunda é uma venda em forma de lista de itens onde os produtos são escolhidos por busca. Este tem a opção de impressão em formato matricial e jato de tinta. Utilizamos este tipo para vendas de computadores completos, imprimimos a venda e há uma busca quando o cliente volta. Nele deverá permitir a importação do orçamento para venda, o que não ocorre no sistema atual, pois não tem uma opção de aprovar orçamento, dar baixa em estoque, emitir listagem de compras e emitir ordens de serviço, após sua conclusão. Somente o registro da venda é feito no programa, o restante é feito manualmente. Quando um orçamento se torna venda? Vários orçamentos podem ser feitos por uma mesma pessoa, e para se tornar uma venda, precisa ser confirmado pelo cliente, porém a venda propriamente dita é feita no programa, no dia da entrega do produto. Em quais casos devem ser emitidas ordens de serviço? As ordens de serviço são impressas em numeração seqüencial feitas no Word e ajudam o técnico saber o que deve ser feito. As informações são preenchidas manualmente e depois arquivadas, e há uma dificuldade de busca quando um cliente retorna. O sistema poderia oferecer este
preenchimento, com caixas que seriam selecionadas, e depois imprimir essa ordem de serviço. Seria mais prático. Como devem ser controladas as entradas e saídas? Tudo o que for vendido, ou qualquer serviço prestado, o seu valor deve ser colocado em entradas, todas as contas a pagar deverão estar em saídas. O programa pode ter uma parte que controla todas as contas a pagar e a receber, além de registrar tudo o que já foi recebido e o que já foi pago, assim pode-se ter um controle financeiro mais eficiente da empresa. Algo mais deve ser controlado? Uma coisa que o nosso sistema não controla são as visitas. Existem dois tipos de visita: avulsa e por contrato. Nas visitas avulsas, algum cliente liga solicitando algum serviço, o técnico ou eu mesmo vou até o local. O preço é acertado depois de terminado o serviço e quando chego à loja esse dinheiro é depositado no caixa, mas se depois de um tempo eu precisar saber o que eu fiz naquele cliente, eu não consigo, pois não tem um registro para isso. Começamos a imprimir ordens de visitas em documento do Word, mas isto ainda necessita de alterações e de maior controle. Na visita por contrato, o cliente nos paga mensalmente para prestarmos serviços estabelecidos no contrato como visitas preventivas ou quando somos solicitados. Também acho que devíamos ter um controle maior das peças que são usadas internamente na manutenção e também dos produtos que estão com defeito e deverão ser entregues para troca no fornecedor, lembrando que cada peça tem um prazo de garantia diferente. Atualmente isso também não ocorre. Não falei das comissões, os técnicos recebem uma porcentagem de comissão das manutenções mensais, o vendedor recebe uma porcentagem pelas suas vendas e a gerente recebe uma comissão das vendas e manutenções, enfim de tudo que a loja vender no mês. Poderia ter um controle disso também, ou pelo menos registrar qual funcionário realizou
determinada função, como uma venda, uma análise técnica. Atualmente calculamos manualmente e passamos o valor para o escritório inserir na folha de pagamento. Para se obter o valor a ser adicionado ao preço de venda existe algum cálculo específico? Vários fatores devem ser considerados para a formação do preço final do produto, como custo do produto, valor do frete, impostos, etc. O programa deve calcular isso automaticamente, inserindo esses gastos para a obtenção do preço final do produto. Ainda há a forma de pagamento parcelada, que quando é acima de 3 vezes, colocamos juros cobrados ao mês. É necessário ter uma parte que faz relatórios? Sim, os relatórios são muito importantes. O programa tem que oferecer vários tipos de relatórios, como listas de preços, contas a pagar, devedores, etc., permitindo organizar por data. Como é o controle de estoque? Nós vendemos tanto periféricos, quanto o computador completo e também oferecemos serviços. Atualmente estes ficam separados. Temos um software e o utilizamos apenas para registrar vendas de computadores, sem o registro das vendas de balcão, num caixa diário, perdemos o controle do estoque, então há paralelamente um estoque no Excel, que no fim do mês é conferido. E as manutenções e visitas são feitas em folhas impressas e arquivadas, dificultando a busca depois. Como os produtos são adquiridos, antes ou depois da venda? A gente faz a venda. Os produtos que não estão disponíveis em estoque são encomendados. É feito um pedido de produto. No controle de estoque, deve ser feita uma entrada de produto. Se o pagamento for feito depois, uma conta a pagar tem que ser feita, caso o contrário, o valor é pago na mesma hora, e é apenas controlada sua entrada.
Deve existir um cadastro de clientes? Sim, atendemos tanto pessoas físicas e como jurídicas, e no cadastro são inseridos as informações essenciais para a identificação do cliente. Também devem ser armazenados as compras e os pedidos de manutenção feitos por esses clientes, para uma eventual consulta. Deveria existir um cadastro específico para fornecedores? Sim, é necessário termos um cadastro somente para os fornecedores. Nós vendemos vários produtos e estes mesmos podem ter vários fornecedores, com disponibilidade ou não. No programa atual, cada produto pode ter somente um fornecedor, situação que não se enquadra na loja, pois neste caso fica difícil controlar o preço, já que este é diferente em cada fornecedor. Cite alguns problemas encontrados no sistema atual que podem ser melhorados no novo sistema. O sistema atual não importa os produtos de um orçamento para uma venda. O sistema novo também poderia ter um controle mais eficiente de entradas e saídas, armazenar tudo o que o cliente fez, melhorar o controle de fornecedores e seus respectivos produtos, ter um controle maior sobre o estoque e o caixa diário para as vendas de balcão e informatizar a ordem de serviço e o controle de visitas, além dos relatórios e dos contratos. Tem preferência para algum tipo de banco de dados? Sim o SQL, acho que é mais leve. Pode-se colocar muita informação que ele não fica pesado. sistema? Você faz algum tipo de backup das informações salvas pelo Não, mas no futuro poderia ter algum tipo de backup.
Priscila Alencar Gerente [13/05] Como é cobrado o valor das visitas avulsas? Quando o cliente solicita uma visita, eu converso com ele sobre o problema para saber se terá que trocar alguma peça. Um valor é cobrado somente para o técnico realizar a visita e caso tenha que trocar algum periférico, cobra-se o seu valor também. Como é controlado o contrato de visitas com o cliente? Não há um controle desses contratos. O que nós controlamos é uma pequena descrição do serviço realizado e as peças trocadas, cujo valor não está incluso na mensalidade paga. Porém não temos nenhum controle organizado dos clientes que possuem contrato.