4/5/2009 CONTROLSOFT CONTROLGAS CONTROLE DE VALE GÁS. Manual de Operação

Transcrição

1 4/5/2009 CONTROLSOFT CONTROLGAS CONTROLE DE VALE GÁS Manual de Operação

2 Sumário Impressão do Vale Gás... 3 Cadastro do Vale Gás... 4 Venda do Vale Gás para os Pontos de Revenda... 4 Recebendo Vale Gás do consumidor... 7 Cancelando Vale Gás... 9 Perguntas Freqüentes sobre o Vale Gás Copyright Controle de Vale Gás V

3 Controle de Vale Gás Impressão do Vale Gás Para que o controle de Vale Gás seja feito adequadamente, é indispensável que cada vale possua uma numeração única (não repetida). Isso possibilita que o sistema detecte vales clonados ou furtados da revenda. Portanto, quando solicitar a impressão dos vales para a gráfica, defina uma série para os mesmos e solicite que cada vale seja numerado. Ex: Série A do número 1 ao número Caso sua revenda já possua vales numerados e que não tenham série, pode utilizá-los normalmente, deixando em branco os locais onde o sistema pede a série. Controle de Vale Gás V

4 Cadastro do Vale Gás Assim que o Vale Gás chegar da gráfica, é importante cadastrá-lo no sistema para que o sistema saiba da sua existência e você possa controlar eventuais sumiços de vales. Para realizar o cadastro dos vales, acesse o menu Movimento Vale Gás ValeGás cadastro. Será apresentada então a seguinte tela: Nessa tela, temos as seguintes informações: a. Série: série dos vales (ex: A, B, 1, 2, etc.). Deixe em branco se não tiver série. b. Número Inicial: Número do primeiro vale gás que será cadastrado. c. Número Final: Número do último vale gás da seqüência. d. OK: Confirma o cadastro dos vales e fecha a tela. e. Cancelar: Fecha a tela sem cadastrar nada. Observe que se houverem intervalos entre as numerações, deverão ser informadas linhas separadas para cada intervalo. Ao clicar no OK, o sistema irá gerar um controle para cada número dos intervalos cadastrados. Dependendo da quantidade de vales, isso pode demorar alguns segundos. Venda do Vale Gás para os Pontos de Revenda Ao vender os vales para terceiros, deve-se informar o sistema de tal ocorrência. Esse processo pode ser dividido em duas partes: 1. A parte financeira da venda. 2. A parte do controle dos números vendidos. Controle de Vale Gás V

5 Para fazer a venda (financeira) dos vales, acesse o menu Movimento Outros tipos de Movimento. Será aberta a seguinte tela: Nela, selecione a opção 9 Venda de Vale Gás. Será então exibida a tela de vendas, conforme figura abaixo: Informe o item 57 Vale Gás e os demais dados (quantidade, valor, etc.) como numa venda normal. Preencha também a guia Cabeçalho com os dados da venda (no. Nota, data, cliente, etc.). A seguir passe para a guia Acerto, conforme a imagem abaixo: Observe que existe um botão informar No. Vale Gás. Clique nesse botão para exibir a tela de vendas de Vales, onde será possível então informar ao sistema, quais os números que foram vendidos para a revenda. Veja abaixo um exemplo da tela de venda. Controle de Vale Gás V

6 Após informar os números vendidos e clicar em OK, o sistema irá marcar esses números com a situação = V (de Vendido) e ficará aguardando até que ele retorne para o depósito (quando algum consumidor utilizá-lo). Ao clicar em OK, você voltará para a tela de venda, onde poderá informar então a forma de pagamento (dinheiro, cheque, título, etc.). Nesse momento, podemos tirar um relatório para verificar se os vales foram baixados corretamente. Para isso, abra o Gerenciador de Relatórios, a pasta Vendas, e selecione o relatório Vale-Gás. Aparecerá a tela de filtro abaixo: Nela informe os filtros para o relatório e clique em OK. Será então exibido um relatório semelhante ao abaixo, onde é possível verificar a situação de cada vale. Controle de Vale Gás V

7 Recebendo Vale Gás do consumidor Quando o consumidor utilizar um vale gás em uma compra, devemos avisar o sistema sobre essa situação, ou seja, baixar o vale gás. Isso irá inutilizar o vale gás e não permitirá que seja reutilizado indevidamente. Existem duas formas de informar os vales retornados. A primeira é clicar no botão disponível nas telas de Vendas e na tela de acerto financeiro do roteiro. A segunda é utilizar o menu Movimento Vale Gás ValeGás Retorno (Inutilização) (figura acima). Em ambos os casos, será exibida a tela a seguir: Controle de Vale Gás V

8 Normalmente, os vales serão digitados um a um. Nesse caso, basta deixar o número final igual ao número inicial, para baixar apenas um número. Caso seja informado um número que não tenha sido vendido (situação diferente de V ), o sistema advertirá com uma mensagem, conforme a imagem seguinte: Se isso acontecer, verifique a situação relatada (no exemplo: Aberto) e as possíveis causas. Nesse caso em que a situação está = Aberto, pode ser que a venda do vale gás não tenha sido informada, mas também pode ser um vale falso (clonado). Por isso é importante verificar exatamente a causa. Controle de Vale Gás V

9 Cancelando Vale Gás Caso seja necessário cancelar algum número de vale gás, por qualquer motivo, como defeito de impressão, falha da gráfica, sumiço de vales, etc. deve-se utilizar o menu Movimento Vale Gás ValeGás Manutenção. Ao ser acessado, será exibida uma tela parecida com a tela abaixo: Informe a Série do vale gás a ser mantido, a situação atual do vale, a situação que o mesmo deverá assumir. Como normalmente essa tela é usada para cancelar vales, a Nova Situação já é assumida como Inutilizado. No entanto, pode-se fazer também o processo inverso, ou seja, voltar a ativar um vale que tenha sido cancelado indevidamente, bastando para isso alterar os campos Situação Atual e Nova Situação para os valores desejados. Controle de Vale Gás V

10 Perguntas Freqüentes sobre o Vale Gás 1. O que é a série do Vale Gás? R: A série é uma letra (ex: A, B, C...) ou um número (ex: 1, 2...) que é alterada a cada vez que for necessário reiniciar a numeração dos Vale Gás. Ex: Série A já foi impressa até o número , passamos então para a série B a partir do número Posso controlar vales não numerados? R: O controle de Vale Gás no sistema se baseia na numeração individual do vale. Se ele não estiver numerado, não há como identificá-lo unicamente. Logo esse controle não é possível. Dica: Caso queira aproveitar os Vale Gás não numerados, considere a possibilidade de adquirir um carimbo que auto-incrementa o número e carimbar esses vales antes de distribuir para os clientes. 3. Já tenho Vale Gás impresso e que não possuem série. Posso controlá-los no sistema? R: Com certeza, basta deixar o campo série em branco nos locais onde essa informação é solicitada. Ou se preferir, utilize uma série fictícia, digamos, série 0 (zero). 4. O que é o intervalo que o sistema pede no cadastro do Vale Gás? R: O intervalo serve apenas para facilitar a informação de vários números de Vale Gás consecutivos. Ex: Acabei de receber os vales da gráfica, numerados de 0001 a Então, no cadastro do Vale Gás informo esse intervalo. 5. Recebi os vales e notei que está faltando um número no meio. Como devo proceder? R: Em primeiro lugar, é preciso averiguar com a gráfica o que realmente houve. No sistema, cadastre o número normalmente (menu ValeGás - Casdastro) e depois inutilize-o (menu ValeGás Manutenção) para evitar que ele seja usado indevidamente. 6. Como vejo quais vales estão em mãos de revendedores e consumidores? R: Emita o relatório Vendas Vale-Gás. Informe os dados do filtro do relatório e, onde pede situação informe V, que significa vales vendidos que ainda não foram utilizados. 7. O que é a situação do vale e o que significa cada letra? R: A situação é um campo que indica o status do vale no sistema. E pode assumir uma das seguintes letras: A = Aberto. Indica que o vale está disponível para ser vendido. V = Vendido. Indica que o vale foi vendido e que ainda não retornou para a empresa (não foi usado). I = Inutilizado. Indica que o vale foi usado em uma compra ou que o número foi inutilizado por um motivo qualquer (ex: numeração faltando, defeito de impressão, etc.). Controle de Vale Gás V

11 Copyright Esse manual foi produzido pela equipe de suporte da Controlsoft Desenvolvimento de Sistemas Ltda para servir de auxílio aos usuários do sistema ControlGás. É permitido ao usuário titular do sistema a livre reprodução deste manual, para uso exclusivo em sua empresa. A ControlSoft não se responsabiliza pelo uso indevido das informações contidas no presente manual. Cabe ao usuário do software a guarda e a divulgação dos dados de acordo com suas políticas de treinamento e segurança. Controle de Vale Gás V