O que é o Word? O Word é um processador de textos. Um processador de textos é um software superior a um editor de textos, como algumas literaturas equivocadamente classificam o Word. Esse assunto, inclusive, é questão de prova, fique atento. Ele é considerado um processador pela sua capacidade de processar textos em banco de dados como mala direta, etiquetas, cartas etc. Além dessa capacidade de processamento, o Word também edita textos com recursos avançados que permitem a criação de arquivos com textos simples ou mais sofisticados e elaborados, incluindo formatação de fontes e parágrafos com inserção de imagens, fotos, desenhos, links etc. O Word é um software aplicativo integrante do pacote Office da Microsoft, o que lhe permite uma integração natural com os outros programas como o Excel, PowerPoint, Outlook etc. O que vamos fazer com ele? Vamos mostrar as funções básicas e algumas avançadas, focando no objetivo do concurso que é o de selecionar um candidato com duas características de experiência no Word: ter familiaridade de navegação nas funcionalidades básicas no ambiente do Word; conseguir obter resultados práticos usando funções básicas no Word, analisar rapidamente as configurações de formatação de documentos e conhecer seus recursos para utilização em tarefas avançadas quando necessário. 143
Apresentação do ambiente Quando carregamos o programa, esta é a primeira tela de iniciação: A primeira tela de iniciação do Word pode abrir o painel de tarefas à direita. Caso na sua instalação ele não carregue na iniciação do aplicativo, tecle Ctrl+F1 para abrir. Esse painel fornece informações sobre os últimos arquivos abertos, a possibilidade de ver todos os arquivos do diretório onde o Word está configurado para salvar seus arquivos, pesquisar dúvidas em relação à operação do Word, além de permitir uma conexão com serviços da Microsoft para o pacote Office. Para facilitar os estudos em tela dos exemplos no Word vamos manter fechado o painel. Outra configuração que vamos alterar para facilitar nossos estudos é a de modo de exibição de layout. Clique no menu exibir e selecione layout de impressão: 144
145
Barra de Menus Contém os comandos do Word dispostos em menus horizontais (Arquivo, Editar, Exibir, Inserir, Formatar, Ferramentas, Tabela, Janela, Ajuda) que são acionados pelo mouse quando clicados ou pela tecla de atalho combinando-se a tecla ALT + Letra Sublinhada como é o padrão: exemplo: Formatar (a letra f é maiúscula e sublinhada). Esse é um padrão do Word nessa versão 2003. Barra de Menus via atalho Digite as teclas Alt e f simultaneamente: Barra de ferramentas 146
É composta pela barra de ferramentas padrão onde encontramos os comandos mais usuais no Word e a Barra de Formatação onde encontramos os botões e caixas de execução que são utilizados na formatação dos textos. Barra de ferramentas desenho É uma barra que contém uma série de comandos para se desenhar no Word, como inserir figuras, formas, trocar cores de fonte etc. Caso essa barra não apareça na configuração padrão de instalação, no menu exibir, barra de ferramentas, selecione desenho. Ela vai aparecer na parte de baixo da tela inicial. Barra de Status É uma barra que fica localizada na base (parte de baixo) da tela do Word logo abaixo da Barra de Ferramentas Desenho. Ela apresenta informações sobre a edição do texto como número de páginas do documento no total, em que página se encontra o cursor etc. Conceito de proteção e segurança no Word Segurança Digitação O Word implementa um conjunto de segurança que protege a digitação dos documentos contra falhas no hardware como desligamentos imediatos do computador causado por quedas de energia. Essa proteção chama-se autorrecuperação e deve ser ativada para que os documentos criados no Word fiquem constantemente protegidos. 147
Para ativar a proteção selecione no menu Ferramentas a opção Opções que vai abrir uma caixa de diálogo com várias guias onde devemos selecionar Salvar. 148
Dentro de Salvar ative a opção Salvar Info. de Autorrecuperação e na janela ao lado que possui setas de aumentar ou diminuir com o título a cada especifique de quanto em quanto tempo (em minutos) o Word deve salvar seu trabalho de digitação. O tempo padrão do Word é a cada 10 minutos. Backup automático Quando ativado esse recurso, o Word cria uma cópia de segurança em disco do arquivo do usuário com uma extensão.wbk usando o mesmo nome do arquivo mas precedido da sintaxe backup de. Para ativar esse recurso dentro da guia Salvar ative: criar sempre backup. Proteção Senhas de leitura e gravação O Word salva o texto sempre em um arquivo com extensão.doc. Podemos proteger o arquivo contra alterações (proteção contra gravação) e também contra leitura (proteção de leitura). 149
Caso um arquivo protegido contra gravação seja alterado, o Word vai permitir a alteração mas não vai salvar no mesmo arquivo. Ele vai exigir um novo nome de arquivo (salvar como) o que garante a integridade do documento protegido. Para proteger o arquivo contra leitura ou gravação selecione no menu arquivo a opção salvar como. O Word vai abrir uma caixa. Selecione em ferramentas o item opções de segurança. 150
Esta nova caixa é onde a senha deve ser digitada: Pode-se também criptografar o arquivo acionando o botão Avançadas onde o Word abre uma janela com opções de criptografia e para cumprimento da chave do código criptográfico escolhido. 151
Pode-se criar uma senha para leitura e outra para gravação. Quando digitadas confirme com OK. O Word ainda vai abrir uma nova caixa de diálogo pedindo a redigitação das senhas para confirmação, além de informações importantes sobre o assunto senhas de proteção. 152
Assinaturas digitais certificadas O Word permite uma assinatura digital no arquivo garantindo sua origem de criação. Para ativar a assinatura digital no arquivo, selecione no menu Ferramentas a opção Opções que vai abrir uma caixa de diálogo com várias guias onde devemos selecionar Segurança e selecionar o botão Assinaturas Digitais. Selecionando o botão Adicionar, o Word vai solicitar Certificado Digital (arquivo de assinatura) copiando os dados do Certificado para o arquivo. Proteger documento O Word permite outra opção de proteção do documento restringindo a formatação ou edição do texto por um grupo de usuários determinados. Para ativar o menu de proteção selecione no menu Ferramentas a opção Opções que vai abrir uma caixa de diálogo com várias guias onde devemos selecionar Segurança e o botão Proteger Documento. Uma caixa à direita do documento vai se abrir mostrando três fases para se proteger o documento onde são permitidas as seleções de Restrições de Formatação, Restrições de Edição ou ambas. 153
Restrições de formatação fase 1 Quando acionadas, as Restrições de formatação permitem restringir a formatação do texto a uma seleção de estilos. Quando selecionada, a relação de estilos para restrição deve ser escolhida dentro de Configurações. Quando acionado Configurações, uma caixa de diálogo se abre para ativar a opção com um breve relato explicativo sobre o tema. Se ativada, o Word fornece uma lista de estilos para restrição com três botões de opção e uma seleção opcional para que a Autoformatação substitua as restrições de formatação declaradas. As opções nos botões são: Todos todos os estilos são permitidos. Mínimo recomendado o Word seleciona um grupo de estilos. Nenhum o Word apaga a lista de estilos garantindo dessa forma que o estilo do documento não poderá ser alterado. 154
Restrições de edição fase 2 Quando selecionada a Restrição de Edição, o Word abre uma barra com as opções: Alterações Controladas cada inserção, exclusão ou alteração de formatação é controlada permitindo aceite ou rejeição das alterações. Comentários somente a manutenção de Comentários é permitida. Preenchendo Formulários somente a manutenção em Formulários é permitida. Sem alteração (somente leitura) não permite nenhum tipo de manutenção de edição. Exceções de restrição (opcional) O Word permite que se selecione usuários nomeados para permitir edição em trechos do documento. Na barra Todos o Word abre as opções de seleção. 155
Podemos selecionar todos os grupos de usuários ou então declarar nominalmente cada usuário clicando em Mais usuários. Clicando em Mais usuários, o Word abre uma caixa para adicionar mais usuários com um texto explicativo de como se insere cada usuário. 156
Aplicar proteção fase 3 Nessa fase, o Word solicita a confirmação de aplicação das proteções definidas nas fases 1 e 2, lembrando ao usuário que é possível desativá-las posteriormente. Ao acionar o botão, uma caixa de diálogo solicita a opção de inserir uma senha no documento ou opção pela autenticação de usuário criptografada. Quando o documento protegido é aberto, o Word mostra na caixa, à direita do documento, as definições de restrição ativadas com botões de navegação para as áreas editáveis e um terceiro botão abaixo chamado Parar Proteção. Quando acionado, ele solicita uma senha, que, inserida corretamente, desabilita as restrições no documento. 157
Criando e editando documentos Quando o Word é iniciado, ele já posiciona o cursor sobre um documento criado pelo programa para facilitar o usuário. Esse novo documento recebe o nome de Documento 1. Quando for salvo em disco, o Word vai pedir que o usuário informe um nome para salvar o documento. Quando outros novos documentos para edição são abertos, o Word vai incrementando número aos nomes (documento 2, documento 3 etc.). Quando se digita um texto continuamente, ele é acomodado pelo Word, que vai abrindo linhas e deslocando o cursor para a próxima linha automaticamente. Pode-se posicionar o cursor em qualquer local do texto para edição usando o mouse; basta clicar no local desejado. Quando estamos editando um documento, o Word permite duas formas de navegação pelo texto: com o mouse ou por teclas de navegação. Nas provas é muito comum a referência de navegação pelo teclado ou teclas de atalho. A seguir descrevemos sua relação e função para memorização e prática: Teclas de posicionamento do cursor Tecla Page Up Page Down Home End Posicionamento do cursor Faz um movimento para o lado direito. Faz um movimento para o lado esquerdo. Faz um movimento para a linha abaixo. Faz um movimento para a linha acima. Faz o movimento uma página Tela acima. Faz o movimento uma página Tela abaixo. Desloca para o início da linha. Desloca para o fim da linha. Funções de movimento Funções de movimento são combinações de teclas que, quando acionadas, ativam movimentos predefinidos pelo Word. 158
Tecla Ctrl + Ctrl + Ctrl + Ctrl + Ctrl + Page Up Ctrl + Page Down Ctrl + Home Ctrl + End Movimento Desloca o ponto de inserção para o início da próxima palavra. Desloca o ponto de inserção para o início da palavra anterior. Desloca o ponto de inserção para o início do parágrafo. Desloca o ponto de inserção para o fim do parágrafo. Posiciona o ponto de inserção no início da página de texto. Posiciona o ponto de inserção no final da página de texto. Posiciona o ponto de inserção no início do documento. Posiciona o ponto de inserção no fim do documento. Selecionando textos Selecionar um texto é escolher um caractere, palavra ou texto para aplicar uma edição. Temos de informar o Word sobre nosso procedimento iluminando o que se quer editar. Para iluminar o texto, palavra ou caractere, a forma mais simples é posicionar o cursor do mouse no início do ponto desejado, clicar mantendo o botão esquerdo do mouse apertado e arrastar até a posição final desejada. Nesse exemplo vamos selecionar um trecho de texto iniciando da palavra um até a palavra pacote. 159
Quando selecionado, o texto fica com uma tarja preta, isto é, iluminado. A cor da tarja ou iluminação do texto depende das configurações de cor aplicadas no Word. Outra forma de iluminar o texto é usando a tecla SHIFT combinada com as teclas de movimentação do teclado (setas). Coloca-se o cursor no ponto de início e mantendo o SHIFT pressionado navega-se iluminando rapidamente um trecho de texto ou páginas inteiras usando a seta correspondente ao sentido do texto desejado. Copiar, colar, recortar, mover e cancelar O recurso de copiar um texto selecionado é muito utilizado quando precisamos transcrever textos digitados ou copiar imagens, fotos, desenhos, tabelas, planilhas de outros ou do mesmo arquivo. Esse recurso é mais utilizado entre aplicativos do Office como o Excel, Power- Point, Word e também funciona para outros aplicativos que estejam rodando no Windows. 160
O recurso utiliza uma tecnologia chamada OLE (Object Linking and Embedding algo como Vinculação e Incorporação de Objetos) que permite a inserção de textos, figuras, fotos, desenhos, planilhas etc. na área de transferência de memória do Windows, que disponibiliza seu conteúdo (dessa área de transferência) para outros aplicativos. Copiar Para copiar uma seleção na área de transferência basta selecionar no menu editar a função copiar ou por comando de teclado com Ctrl+C. Colar Colar significa tirar cópias do conteúdo atual da área de transferência para outro trecho do texto ou outro arquivo. Para colar uma seleção da área de transferência basta selecionar no menu editar a função colar ou por comando de teclado com Ctrl+V. 161
Recortar Recortar significa retirar a seleção de seu local original e colocar na área de transferência para, posteriormente, colar em outro trecho do texto ou outro arquivo. Para recortar uma seleção, basta selecionar no menu editar a função recortar ou por comando de teclado com Ctrl+X. Mover Podemos mover um item selecionado no texto usando o mouse como ferramenta, basta posicioná-lo sobre a seleção e, mantendo o botão esquerdo pressionado, arrastar a seleção até o novo local de desejado. Cancelar Podemos também cancelar uma seleção do texto pelo menu editar, selecionar limpar e, em limpar, a opção conteúdo, ou por comando de teclado pressionando Del. 162
Fontes de texto O Word possui uma grande variedade de fontes em sua biblioteca, permitindo a escolha do tipo adequado para cada trabalho desejado. Em cada tipo de fonte escolhida, o Word possibilita várias alterações de configuração como cor, tamanho, espaçamento entre fontes, resultando no melhor efeito desejado com o texto. A barra de ferramentas de formatação permite o acesso direto às opções mais comuns de configuração. Para abrir todas as configurações, selecione no menu formatar a opção fonte. O Word abre uma caixa com as guias de opções para todas as configurações de formatação da fonte. 163
Fonte Uma barra permite a seleção do tipo de fonte desejada na biblioteca. Outra barra ao lado permite configurar o estilo e, ao lado, outra barra permite a configuração do tamanho. Abaixo uma barra permite alterar a cor e outra o estilo do sublinhado, que, quando selecionado, também permite configuração de cor. No centro da caixa temos vários tipos de efeitos que podemos selecionar para a fonte. Uma caixa abaixo mostra previamente como ficaria o resultado para cada seleção. Espaçamento de caracteres Uma barra permite configurar a dimensão lateral, outra o espaçamento entre os caracteres, além de posição horizontal da fonte na linha de texto. Pode-se ainda criar uma aparência uniforme entre caracteres de espaço e linhas usando e configurando o Kerning, que possui essa propriedade e finalidade. 164
Efeitos de texto Uma barra com diversas opções de animação para o texto mostra o efeito de cada uma quando selecionado com o mouse. Padrão O Word permite que a escolha de configuração seja fixada como padrão para todos os novos documentos criados, gravando as informações de configurações padronizadas no arquivo de modelos de configuração normal. dot. Parágrafo O Word permite várias configurações para parágrafos. Para abrir todas as configurações, selecione no menu formatar a opção parágrafo. O Word abre uma caixa com as guias de opções para todas as configurações de formatação de parágrafo. 165
Recuos e espaçamento O Word possui barras com opções de alinhamento, recuo direito, esquerdo e também para a primeira linha do parágrafo. Permite também a configuração de espaçamento entre parágrafos com suas devidas réguas de configuração em centímetros. Quebras de linha e de página Permite definir uma preferência de configuração para quando o Word quebrar uma página ou uma linha e é utilizado em situações em que não se quer uma quebra de página no meio do parágrafo, por exemplo, para que não ocorra uma alteração de contexto de seu conteúdo. Uma caixa abaixo mostra previamente como ficaria o resultado para cada seleção. Marcadores e numeração Marcadores são formatos de estilos do Word que, quando selecionados, transformam os parágrafos do texto que está sendo digitado em formatos visuais ordenados e opcionalmente numerados. 166
Para abrir as configurações, selecione no menu formatar a opção marcadores e numeração. O Word abre uma caixa com as guias de opções para todas as configurações de formatação de marcadores e numeração. 167
Com marcadores São opções de desenho do marcador e um botão personalizar abre uma caixa com opções de alterações em caractere de representação, desenho, imagem, fonte, além de barras para determinação de posição do marcador e do texto. Uma caixa abaixo mostra previamente como ficaria o resultado para cada seleção. Numerada São opções de numeração do marcador, e um botão personalizar abre uma caixa com barras de opções para formato, estilo, fonte, alinhamentos do marcador e do texto. Uma caixa abaixo mostra previamente como ficaria o resultado para cada seleção. Vários níveis São opções de determinação de tabulação diferenciada para níveis diferenciados de assuntos de texto como título, subtítulo e nível. Um botão personalizar abre uma caixa com barras de opções para nível, formato, estilo, fonte e alinhamentos do marcador e do texto. Uma caixa abaixo mostra previamente como ficaria o resultado para cada seleção. Estilos de lista São opções de Estilo de lista prontos do Word que permitem alterações e ajustes. Um botão adicionar e outro de alterar abre uma caixa com barras de opção que permitem a criação/alteração de uma lista em nível, formato, estilo, fonte, alinhamentos do marcador e do texto. Uma caixa abaixo mostra previamente como ficaria o resultado para cada seleção. Bordas e sombreamento Bordas são textos, parágrafos ou páginas selecionadas cuja extremidade pode ser realçada por um efeito de destaque. Para abrir as configurações selecione no menu formatar a opção bordas e sombreamento. O Word abre uma caixa com as guias de opções para todas as configurações de formatação de Bordas e sombreamento. 168
Bordas e Borda da página São definições de bordas do Word com barras de opções de alteração em estilo, cor, largura e também a possibilidade de definir onde aplicar. Uma caixa lateral mostra previamente como ficaria o resultado para cada seleção. Sombreamento Sombreamento é uma cor de fundo aplicada à seleção, página ou parágrafo. Possui barras de opção de cor e estilo. Uma caixa lateral mostra previamente como ficaria o resultado para cada seleção. 169
Réguas Réguas são ferramentas de medida que o Word disponibiliza para guiar o usuário na edição do texto em uma página. A Régua horizontal mostra e permite ajustes nas margens esquerda e direita do documento: A régua vertical mostra e também permite ajustes nas margens superior e inferior da página. O Word mostra uma escala em dois tons: Em tom cinza escuro os espaços que não serão usados por texto ou a distância da borda da página até o texto (em centímetros) e em tom branco as margens direita e esquerda, superior e inferior, que receberão texto. Para uma visualização completa das margens superior, inferior, direita e esquerda, vamos reduzir o zoom de apresentação do documento para 53% e marcar as margens com as setas na cor vermelha. 170
Margens Margens superior e inferior Para alterar as margens superior ou inferior basta levar o mouse até a margem (o ponto que divide a cor da escala entre branca e cinza escuro marcado com a seta vermelha) clicar e manter o botão esquerdo do mouse pressionado arrastando para cima ou para baixo. Margem esquerda primeiro parágrafo Existe um ícone semelhante a uma ampulheta (veja figura ampliada) que se divide em duas partes. Na sua parte superior encontra-se o marcador da primeira linha ou também chamado de recuo especial. Clicando na parte superior da ampulheta e mantendo o botão esquerdo do mouse pressionado arrastando para a direita, a ampulheta vai se dividir e uma setinha em conjunto com uma linha guia pontilhada vão guiar o usuário para posicionar livremente a primeira linha. Margem esquerda A outra parte da pequena ampulheta transformou-se em uma setinha que passa a ser a margem esquerda para todos os parágrafos ou o recuo do parágrafo. Margem direita Outra setinha localizada no canto direito da régua passa a ser a margem direita do parágrafo. Tabulação Tabulação é um ou mais pontos de posição de referência que podem ser inseridos na linha de um texto para ser acionado com a tecla TAB do teclado. Quando acionada o cursor para no ponto marcado da linha para digitação resultando em um texto sempre alinhado pelo ponto especificado. 171
Exemplo: Vamos tabular três posições em nossa linha: posições 2, 6 e 11cm. E em cada linha vamos digitar a palavra MARCA com o número 1, 2 e 3, respectivamente. Clique no menu formatar e selecione Tabulação. O Word vai abrir uma caixa de diálogo solicitando a posição da parada de cada tabulação. Digite 2 e confirme no botão DEFINIR e repita a operação para as marcas 6 e 11 clicando no botão OK para encerrar. 172
Clicando no botão OK para encerrar, repare que o Word colocou uma marca na Régua para cada tabulação: Agora, para acionar a tabulação na linha, basta acionar a tecla TAB que o cursor vai parar em cada marca definida. Digite na marca de tabulação a palavra MARCA com o número respectivo da tabulação, repetindo a operação por quatro linhas o resultado será esse: 173
Funções avançadas Inserir O menu inserir permite a inserção de vários dados complementares no documento, os mais utilizados são: Número de página O Word abre uma caixa com réguas de seleção para posição e alinhamento do número da página e um botão para formatação que abre em uma segunda caixa uma régua de opções para tipos de números ou letras que serão exibidos como contadores. Data e hora O Word abre uma caixa com formatos disponíveis para inserção e permite que o formato selecionado seja gravado como padrão de modelos de documento normal.dot. 174
Imagens O Word permite a inserção para efeito de ilustração no documento de uma série de imagens de sua biblioteca clip-art e AutoFormas, além de desenhos e fotos do arquivo do usuário. Exemplo: Inserindo um desenho da biblioteca de AutoFormas: No menu desenho, clique em AutoFormas, selecionando setas largas e a seta de duplo sentido. Clique no desenho que o Word insere o desenho no texto permitindo movimentação de edição (aumentar, diminuir, colorir etc.). 175
Localizar e substituir É um recurso no Word que permite localizar uma palavra ou uma frase no texto e substituí-la por outra. 176
No menu editar selecione localizar ou por comando de teclado Ctrl+L. 177
Por exemplo: vamos localizar em nosso texto a palavra editores e substituir por EDITORES: Cabeçalho e rodapé São recursos para fixar textos como título, logotipo, endereço, telefone etc. no cabeçalho, que é a região compreendida entre a borda superior do papel e a margem superior e/ou no rodapé que é a região entre a borda inferior e a margem inferior. No menu exibir, selecione a opção Cabeçalho e rodapé. 178
Em nosso exemplo reduzimos o zoom do documento para 50% com o objetivo de mostrar que o Word abre duas áreas pontilhadas para edição (cabeçalho da página e rodapé) e também uma caixa de ferramentas que permite, entre outros recursos, a inserção de data, hora, número de páginas etc. Basta digitar ou inserir o conteúdo desejado e clicar no botão fechar. Ortografia e gramática Quando ativado o recurso, o Word indica a existência de erros ortográficos (palavras não encontradas em seu banco interno de palavras) e erros gramaticais de regência, concordância ou regras de digitação da Língua Portuguesa. Ele atribui um sublinhado em vermelho para as palavras não localizadas e um verde para os erros de expressões gramaticais. Nas expressões gramaticais (sublinhado verde) basta clicarmos com o botão direito do mouse sobre a palavra ou expressão sublinhada que o Word abre uma caixa com um menu de sugestões. Nas palavras não encontradas em seu banco (sublinhado vermelho), quando clicamos com o botão direito, permite ignorar ou incluir aquela palavra em seu banco de palavras. Dessa forma, o Word vai aprendendo novas palavras de seu usuário. Em nosso texto vamos alterar a palavra extensivo por estensivo e verificar as sugestões de alteração oferecidas pelo Word. 179
Tabelas Podemos criar tabelas no Word para gerenciamento de dados. No menu Tabela selecione inserir tabela: 180
O Word abre uma caixa onde se define o número de colunas e linhas e a largura das colunas, que pode ser fixa ou adaptar-se ao conteúdo inserido. Selecionando o botão de autoformatação, o Word abre uma segunda caixa contendo vários modelos de estilo para a formatação da tabela e em uma janela abaixo mostra previamente como será a aparência da tabela para cada tipo de seleção. 181
Ajustes Podemos ajustar a largura e comprimento das colunas clicando sobre a linha de divisão da célula, mantendo o botão esquerdo do mouse apertado. O cursor transforma-se em uma pequena flexa de duplo sentido e uma linha tracejada é criada, indicando que podemos navegar no sentido desejado até soltar. Criar novas linhas e colunas Podemos criar novas linhas ou colunas, bastando levar o mouse até uma célula da tabela e abrir o menu tabela opção inserir. Exemplo: Vamos criar uma tabela de cinco colunas e seis linhas e inserir valores para definir uma relação de veículos com marca, modelo, ano, cor e preço. Propriedades Com o cursor em qualquer célula da tabela, selecione no menu tabela a opção propriedades da tabela. O Word abre uma caixa com guias de informação e manutenção sobre as características das linhas, colunas e células da tabela. 182
Navegação Para se movimentar pelas células de uma tabela, podemos utilizar a tecla TAB. O TAB fará o movimento na linha no sentido da esquerda para a direita e quando chegar ao final da linha, começará na próxima linha na primeira coluna. Para voltar no sentido inverso, usamos a tecla SHIFT. Mantendo a tecla SHIFT apertada, a cada TAB digitado o Word fará o movimento no sentido inverso nas células. Classificação O Word permite a ordenação das linhas da tabela com base nas propriedades da coluna. No menu tabela selecione classificar. O Word abre uma caixa para escolha das opções de ordenação das colunas e ilumina a tabela. Exemplo: Classificar em ordem crescente a coluna 5 de nossa tabela: 183
Exibir em gráfico O Word permite exibição da tabela em formato de gráfico. 184
Exemplo: Vamos criar um gráfico da tabela: Selecione toda a tabela e no menu editar selecione copiar ou Ctrl+C. Em seguida no menu inserir, selecione imagem e dentro de imagem a opção gráfico: O Word vai colar um gráfico padrão de sua biblioteca na página. Selecione todas as linhas e colunas desse gráfico e delete. Em seguida, 185
selecione no menu editar a opção colar ou Ctrl+V (vamos colar os dados de nossa tabela de veículos que estão na área de transferência). O Word pode mostrar uma mensagem informando que as linhas e colunas na área de transferência possuem um formato diferente do gráfico selecionado. Confirme com OK para o Word adequar os dados no gráfico: 186
Confirme os dados e o gráfico da tabela será inserido. Microsoft Word 2003 e 2007 Mesclar células Podemos juntar células sequenciais no sentido horizontal ou vertical e o resultado fica condensado em uma única célula. Para mesclar células, selecione o intervalo das células que serão mescladas e selecione no menu Tabela a opção Mesclar células. Exemplo: Vamos copiar as colunas de marca e modelo da nossa tabela para uma segunda tabela: 187
Selecionamos as colunas de marca (1) e modelo (2) e no menu Tabela a opção Mesclar células: O resultado é uma coluna com o conteúdo mesclado das duas: 188
Dividir células Podemos dividir células utilizando o mesmo princípio. Exemplo: Vamos copiar a coluna de marca da nossa tabela para uma segunda tabela: Selecionamos a coluna de marca e no menu Tabela a opção Dividir células: O Word abre uma caixa com opções de colunas e linhas. 189
O resultado são duas colunas com o conteúdo dividido e mesclado: Convertendo texto para tabela O Word permite converter um texto para tabela quando especificamos nesse texto o que serão linhas e o que serão colunas em nossa tabela. Para especificar as colunas separamos as informações com o caractere ;. As linhas são separadas pela marca de parágrafo (enter). Exemplo: Vamos converter o texto abaixo em uma tabela: 190
Selecionamos todo o texto e no menu tabela a opção Converter texto em tabela. O Word abre uma caixa para as opções desejadas. 191
O resultado é uma tabela com três colunas: Convertendo tabela para texto O Word permite converter uma tabela para um texto. Devemos especificar o caractere que o Word deve usar para separar as colunas. Exemplo: Vamos converter para texto nossa tabela de veículos. Selecione uma coluna qualquer da tabela e no menu Tabela selecione Converter tabela em texto. 192
O Word abre uma caixa com as opções desejadas de caractere para separar as colunas. 193
O resultado é um texto com o conteúdo da tabela separado pelo caractere ; Fórmulas O Word permite a inserção de fórmulas para cálculos em colunas numéricas. No menu tabela selecione fórmula. O Word abre uma caixa com réguas para escolha da função aritmética desejada dentro das disponíveis e também o formato do resultado. 194
Exemplo: Criando uma linha nova em nossa tabela para receber a soma da coluna 5 e aplicando uma fórmula para apuração do total: Criar uma linha nova para o Total: Aplicar a fórmula de soma na coluna 5: Posicionando o cursor na célula de total e no menu tabela selecionando fórmula, o Word já abre a caixa com o valor =SUM(ABOVE) (soma acima). 195
O Word, assim como o Excel da Microsoft, possui dedução lógica e entendeu nesse caso tratar-se de uma soma da coluna acima, e já coloca, portanto, a função de soma na régua da fórmula. Escolher o formato de número adequado e executar a fórmula clicando no botão OK. O Word possui várias funções aritméticas para a criação de cálculos específicos nas colunas, que podem ser vistas e testadas selecionando e consultando o conteúdo da régua Inserir Função: 196
Macro Macro é um procedimento criado pelo usuário que fica armazenado no arquivo de configuração de modelos de documentos do Word, o normal. dot, e é acionado seguindo também uma especificação do usuário, podendo ser um botão no painel ou uma combinação de teclas. Esse procedimento é codificado pelo Word usando uma extensão da linguagem de programação Visual Basic da Microsoft chamada VBA (Visual Basic for Applications). Esses procedimentos são mais utilizados em tarefas repetitivas de textos como inserção de conteúdo com imagens, desenhos de esquemas, mapas etc. 197
Exemplo: Vamos criar uma macro chamada Macro_figura que insere um texto com uma figura sempre quando acionada as teclas Ctrl+M. Na Barra de Status do Word dê um clique duplo no botão GRA. O Word vai abrir uma caixa de diálogo onde vamos especificar o nome da Macro e sua descrição. Clique no Botão de teclado para o Word abrir uma caixa onde vamos especificar nossa combinação de teclas (Ctrl+M) que serão programadas para acionar a nossa Macro. Na régua pressione a nova tecla de atalho; especifique em sequência as teclas Ctrl+ M; o Word vai aceitar as teclas e mostrar na janela lateral Teclas atuais; clique em fechar para aceitar. 198
O Word ativa um gravador de macro abrindo um ícone lateral com botões de funções para pausar ou parar a gravação da Macro e o ponteiro do mouse transforma-se em um desenho de fita cassete indicando que a gravação está ativa. Todos os comandos, textos e inserções passam a ser gravados para a nossa macro_figura. 199
Vamos digitar um texto em vermelho usando a fonte Verdana 12 em negrito e inserir a figura de um laptop, parando a gravação da macro em seguida (usando o botão de parar a gravação) ou clicando duplamente em GRA. Quando parada a gravação, a macro é encerrada e gravada automaticamente no arquivo de modelos de configuração normal.dot. Agora em qualquer ponto do texto, quando as teclas Ctrl+M forem acionadas, a Macro é executada automaticamente. Microsoft Word 2007 novas funcionalidades Novo desenho do ambiente As novidades introduzidas no Word 2007 são de funcionalidade visual com facilidades de operação e técnicas com novos formatos de gravação dos arquivos. 200
Vamos iniciar pela tela de entrada, que sofreu a maior alteração visível: Fonte: Microsoft Office Word 2007. Menus verticais e integrados Os menus e as barras de ferramentas foram centralizados na parte superior em um painel central que é chamado de Faixa de Opções pela Microsoft. Cada guia (aba) da Faixa de Opções (menu), quando selecionada, mostra agora no sentido vertical, os grupos de comandos mais utilizados pelo usuário e seus botões. Os grupos não utilizados regularmente pelo usuário ficam ocultos por um botão (tipo outros grupos) chamado de iniciador de caixa de diálogo situado no canto inferior direito do grupo. O usuário pode também configurar os botões de sua preferência em uma Barra de Ferramentas de acesso rápido e optar por exibi-la acima ou abaixo da Faixa de Opções (menu). Clicando por exemplo na guia Inserir, temos os seus grupos de comandos abertos na horizontal (Páginas, Tabelas, ilustrações, Links, Cabeçalho e Rodapé, Texto e Símbolos) cada um com seus botões. 201
Quando se estaciona o cursor do mouse sobre um botão do grupo, ele abre um breve texto explicativo sobre o botão e possibilita ir ao menu de ajuda pela tecla F1. Fonte: Microsoft Office Word 2007. Um grande botão com o Logo do Office foi colocado no lado esquerdo superior da tela servindo de menu para novo, abrir, salvar, salvar como, imprimir, preparar, enviar, publicar e fechar o Word, onde se podem visualizar também os últimos arquivos abertos. Fonte: Microsoft Office Word 2007. 202
O zoom recebeu um controle centralizado com opções de seleção de e + ou por botão deslizante que funciona atualizando a tela em tempo real. Fonte: Microsoft Office Word 2007. Fonte: Microsoft Office Word 2007. 203
Teclas de atalho Na versão 2007 foi eliminado o conceito de traço abaixo da letra que indica o atalho. Basta acionar somente a tecla ALT que o Word mostra todas as letras dos atalhos habilitados da tela onde o usuário se encontra. Novos formatos de gravação Na versão 2007 do Word a Microsoft alterou o formato de gravação dos arquivos criando novas extensões. Segundo a Microsoft essa mudança proporciona também uma geração de arquivos menores, com mais segurança contra vírus e facilidade de recuperação. Os arquivos gravados nas versões anteriores (97 a 2003) podem ser convertidos para a atual ou mantidos em sua versão original. O Word também possui uma função de gravação da versão atual para reconhecimento em versões anteriores. As novas extensões são:.docx extensão padrão É a extensão para salvar os arquivos comuns do Word que não contenham macros ou códigos VBA (Visual Basic for Applications). Caso o arquivo contenha macros ou VBA, o Word avisa que esse conteúdo será excluído do arquivo..doc É a extensão em que devem ser gravados os documentos para serem reconhecidos por versões anteriores do Word (97 a 2003).docm extensão para macros É a extensão adequada para salvar arquivos que contenham macros ou códigos VBA..dotx extensão para modelos São gravados com essa extensão..dotm extensão para modelos com macros Os modelos que contenham macros são gravados com essa extensão. 204
Dicas de estudo O site da Microsoft (<www.microsoft.com.br/office>) possui um treinamento on-line construtivo de modelos incluindo exemplos claros e testes de autoavaliação na performance do produto. É um local indicado para iniciar, aprofundar seus estudos e principalmente criar senso crítico para avaliar a qualidade das informações existentes hoje disponíveis na internet ou em livrarias sobre o software Word. Fique atento! Características do Word Alguns concursos colocam questões sobre algumas características do Word. São questões que não vão influenciar em nada seu trabalho mas contam pontos na prova. Nome da extensão do arquivo gerado pelo Word:.doc Nome da extensão do arquivo de modelos de documento gerado pelo Word:.dot Nome do arquivo de modelos de documento gerado pelo Word: normal. dot Nome da extensão do arquivo de backup gerado pelo Word que é gravado na mesma pasta do original que está sendo editado quando o recurso de Backup automático é ativado:.wbk Questões maliciosas e de canto de página com o Word O Word é um editor de texto ou processador de texto? É um processador de texto e também um editor. O termo processador se aplica em função da sua capacidade que vai além da edição de texto, como por exemplo trabalhar com Banco de Dados para etiquetas, cartas, mala direta etc. 205
Preste atenção na imagem da pergunta Todas as questões de Word que se referem a um texto obrigatoriamente mostram o ambiente ou contexto de ambiente em que o texto está sendo editado. Portanto, a correta análise do posicionamento do texto, marcadores de margens, os botões acionados, as propriedades ativadas na barra de ferramentas e também na Barra de Status é que vão garantir o sucesso da resposta correta. Ícones isolados Algumas bancas examinadoras mostram uma das barras do Word e formulam perguntas sobre o significado de algum ícone de seu conteúdo. Portanto, revise o significado dos ícones em dúvida pesquisando na Ajuda do Microsoft Word (F1) que é uma excelente fonte de pesquisas sobre o produto. A seguir, comentamos os mais solicitados em geral. Fonte: Microsoft Office Word 2007. Pincel: copia os dados de referência de uma formatação selecionada (um caractere, um texto um parágrafo ou página) e aplica em outra seleção escolhida. Fonte: Microsoft Office Word 2007. Realce: marca e realça o texto selecionado com várias opções de cores. Fonte: Microsoft Office Word 2007. 206
Mostrar / Ocultar: mostra ou oculta quando ativado/desativado com seu próprio modelo de ícone as definições de tabulação do texto, quebras de linha, quebras de página, enter e com um caractere semelhante a um ponto elevado, os espaços em branco entre palavras. Canto de página Para que servem os botões da barra de ferramentas quando estão em negrito: GRA Gra de gravação indica que o gravador de Macro está ativo. É o sistema que constrói Macros que são rotinas de edição programadas. ALT Alt de alteração indica que o controle de alterações está ativo. É o sistema que gerencia as alterações em documentos do Word. EST Est de estendida indica que o controle de seleção estendida está ativo. É o sistema que quando ativado mantém a seleção ativa. SE S de sobre E de escrever indica que o controle de sobrescrever está ativo. É o sistema que sobrescreve os caracteres no texto onde o cursor estiver posicionado, quando digitado novos caracteres. Referências Microsoft Corporation. Moac Microsoft Office Word 2003 Expert Skills. 1. ed. New Jersey NY: Wiley, 2006.. Moac Microsoft Office Word 2003 Básico. 1. ed. Porto Alegre: Artmed, 2007. SUPORTE Microsoft para Office. Disponível em: <http://office.microsoft.com/ pt-br/support>. Acesso em: 23 ago. 2010. 207