OS10 DEPARTAMENTO MANDAMENTOS PARA UM PROFISSIONAL DE PESSOAL Claudio Nasajon
OS10 DEPARTAMENTO MANDAMENTOS PARA UM PROFISSIONAL DE PESSOAL Uma das operações mais críticas de uma empresa é o processo de Departamento Pessoal. O desafio que estes profissionais enfrentam requer competências como fluidez nos procedimentos, flexibilidade e eficiência. Afinal, é este o departamento responsável por entregar na mão de cada funcionário a recompensa pelo mês inteiro de trabalho. E essa simples função pode impactar diretamente na motivação das equipes, confiança na empresa e, acima de tudo, produtividade.
Seja um profissional extraordinário De acordo com uma pesquisa, os processos para pagamento realizados pelo DP tomam, em média, 35% do tempo de trabalho da área. E, hoje em dia, com cenários cada vez mais complexos, o ideal é investir mais tempo na estratégia, e não, na operação. Por isso, nós elencamos 10 mandamentos que todo o DP deve seguir para alcançar maiores resultados com profissionais simplesmente extraordinários.
1. Por favor, antes de tudo, organize-se! A quantidade de informações e números que um Departamento Pessoal lida diariamente é muito vasto e inclui centenas de dados essenciais para a empresa. Além disso, ainda há a necessidade de o profissional se ajustar à realidade de cada empresa, que pode variar de acordo com políticas, regras e cultura. Dessa forma, ser organizado é o primeiro passo para ser eficiente. Isso quer dizer alinhar processos e classificar demandas como diárias, semanais, mensais e semestrais. É importante ressaltar que nessas horas, um sistema pode ser a chave para alcançar um resultado eficaz, mas isso não exclui a necessidade de se organizar.
2. Prevenir antes de remediar Foi constatado que 14% das causas de retrabalho estão ligadas à perda de informações. Por isso, guardar históricos pode significar salvação para o Departamento Pessoal. Ou seja, todos os processos burocráticos, documentos e acontecimentos precisam ser armazenados, antecipando necessidades. Mas, não adianta registrar essas informações sem uma ordem lógica, que facilite a localização. Crie categorias, elenque em ordem alfabética, organize por data e qualquer outro filtro que faça sentido na sua rotina. O único cuidado é deixar claro para toda a equipe como estão organizadas as informações, além de criar um padrão para manuseá-las. Assim, o histórico se torna fácil, poupa tempo e dura para sempre.
3. Profissionais mais valiosos = profissionais mais atualizados Os profissionais de DP estão acostumados com leis e regras para desenvolver suas atividades. Porém, o mundo está em constante mudança e o governo brasileiro também! Para acompanhar as atualizações de impostos e legislações, é fundamental estar em contato com ferramentas de atualização cursos, palestras, fóruns. A melhor forma é adotar um sistema com atualizações em tempo real, que permita a adequação automática dos seus processos aos do governo. Mas isso não elimina a importância de um profissional de DP com conhecimento atualizado. Ele é capaz de transmitir a confiança que a empresa precisa na hora de tomar decisões ou estabelecer processos. Que tal se transformar em uma referência nos processos legais da Folha de Pagamento? Por que não sair na frente com todas as informações sobre a implantação do esocial? Investir na sua própria capacitação, como profissional de DP, é uma forma certeira de se destacar e agregar valor à sua posição dentro da empresa. Mas, claro, não deixe de multiplicar o seu conhecimento entre sua equipe. Ela também é a chave para o seu sucesso.
4. Olha a comunicação, hein! Não adianta ser bom naquilo que você faz. Se você não souber se comunicar com clareza, não estará aproveitando toda a sua capacidade. Leia isso 100 vezes: é essencial que um profissional de DP transmita para a empresa, de forma eficiente, suas demandas e seus processos. É muito comum que o DP seja consumido por uma rotina muito específica e se torne relevante apenas para corrigir ou alertar funcionários. Mas uma das áreas principais de uma empresa não pode se limitar a isso! Redija e divulgue seus procedimentos. Envie lembretes sobre seus prazos. Atualize seus pares sobre realizações. Quanto mais você aproximar sua rotina das outras áreas, mais conhecidos vão ficar seus processos e mais pessoas conseguirão segui-los.
5. Trabalhe com as melhores ferramentas Para ser um bom profissional, você precisa conhecer as melhores ferramentas que o mercado oferece para auxiliar na administração dos processos. O primeiro passo para isso é estar atualizado com tendências e inovações, lançadas a todo momento e capazes de multiplicar resultados. Depois, identifique as soluções que melhor se adequem à necessidade da sua área. Também é essencial buscar referências. Hoje em dia, uma rápida busca na internet traz opiniões de usuários, sejam elas positivas ou negativas. Por exemplo, ao escolher um sistema, busque informações sobra a velocidade que ele suporta, o atendimento de suporte oferecido, valores e funcionalidades. Estes são indicadores que, quando considerados, aumentam as chances de escolher o produto ideal.
6. Garanta sua performance com auditorias Implantar auditorias periódicas é uma forma de obter controle da qualidade do DP e detectar gargalos. Então, é indicado desenhar um fluxograma para auditorias da equipe, dos procedimentos e, inclusive, da opinião de clientes externos. Quanto mais detalhado for o seu fluxo ou seja, separado por fases, prazos e resultados que precisam ser medidos, mais fácil de adiantar contratempos, detectar erros, promover mudanças e, acima de tudo, registrar os resultados positivos da área. Uma auditoria é capaz de investigar causas e identificar fontes de erros, por exemplo, e criar oportunidades de melhorar performances de forma eficaz, assertiva e rápida.
7. Transparência e ética precisam estar no sangue! Talvez, um grande diferencial do perfil de um profissional de Departamento Pessoal seja a transparência e a ética. Isso porque é este profissional que detém uma enorme quantidade de informação confidencial. Toda a área de DP precisa ter no DNA o compromisso com os dados da empresa e dos funcionários. Mas isso não é novidade, não é mesmo? O fato é que a melhor forma de transmitir este compromisso é adotar uma postura absolutamente ética e transparente. Ou seja, as informações confidenciais precisam ser guardadas, enquanto as informações que impactam diretamente os funcionários, precisam ser comunicadas com 100% de transparência. O vazamento de algum dado ou a omissão de outro, pode causar mal entendidos que colocam em pauta o rendimento e a confiança da área. Crie uma missão, visão e valores da sua área. Proponha imprimir em um quadro e pendurar em uma das paredes. Divulgar esse tipo de conduta nunca é demais.
8. Negocie com fornecedores O Departamento Pessoal, em geral, centraliza a gestão de diversos fornecedores, como vales refeição, seguros e outros benefícios que variam de empresa para empresa. Muitas vezes, estes fornecedores são contratados e permanecem atendendo à empresa por um longo tempo. Se alguma política seja do fornecedor ou da empresa, não mudar, é capaz de os contratos durarem para todo o sempre. Obviamente, existe um ponto positivo nisso que é a construção de um relacionamento de confiança e flexibilidade com estes fornecedores o que quebra um galho! Mas há um fator que pode ser bastante negativo... Não abrir uma concorrência periódica para fornecedores, acaba deixando a empresa sem referência quanto a preços praticados e soluções oferecidas. O DP, como área estratégica, deve ser o gerenciador destes serviços para otimizar os investimentos e detectar oportunidades.
9. Excelência nas entregas Que tal obter excelência em todas as suas entregas? Melhor que isso... que tal oficializar esta excelência para toda a empresa? Os complexos processos do Departamento Pessoal, muitas vezes, passam despercebidos pelo seu cliente interno. Assim, para ressaltar seu atendimento em termos de prazo, qualidade e eficiência, é importante implantar uma pesquisa pós-solicitação. Por exemplo, você pode enviar um e-mail pedindo uma nota em relação a estes quesitos e calcular uma média da satisfação da empresa em relação ao seu trabalho. Além deste número poder ser um indicador estratégico para a empresa, o canal pode ser uma abertura para os funcionários demonstrarem suas opiniões.
10. Reconheça seu valor Por fim, mantenha sempre em mente o pilar que você representa para a empresa e se aproprie deste lugar. Afinal, os profissionais de DP são desafiados diariamente por complexos processos, que impactam diretamente em dois fatores mais do que estratégicos para uma empresa: estar em dia com as leis e manter os funcionários motivados. Portanto, mantenha o olhar além das paredes do seu setor. Embora o DP reporte ao RH ou ao Financeiro, este é o departamento de interseção entre todos os outros, desde sempre e em qualquer lugar do mundo!!! Cuidado para não se limitar às operações e às rotinas do adia a dia e acabar se desconectando da estratégia final. Seu trabalho conta com as metas da empresa e as metas da empresa contam com o seu trabalho! ;-)
Claudio Nasajon