GUIA DOS PRESTADORES DE SERVIÇOS

Transcrição

1 GUIA DOS PRESTADORES DE SERVIÇOS O GUIA DEFINITIVO PARA AS EMPRESAS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS EXTERNOS Esse guia foi elaborado por uma comunidade de gestores, técnicos de diversas empresas de prestação de serviços. Essa aliança é mantida e moderada pela Field Control.

2 CONTEÚDO O propósito... 3 Visão geral... 3 Pilares... 3 Transparência... 3 Simplicidade... 4 Auto-gestão... 4 A Equipe... 5 Atendente... 5 Técnico... 6 Gestor... 7 As regras... 8 Reunião matinal... 8 Reunião quinzenal... 9 Indicadores Conclusão... 12

3 O PROPÓSITO Esse guia é um conjunto de técnicas e práticas para gestão das empresas que prestam serviços externos. Ele é composto dos papéis e regras para integrar a equipe em busca de excelência e alta produtividade. Esse guia é claro, simples e construído de maneira colaborativa. VISÃO GERAL O guia é um conjunto de ferramentas para que as pessoas possam realizar serviços de maneira produtiva e com mais alto valor. Este guia não é um processo a ser seguido. O gestor deve definir o que deve ser implementado e melhorar o processo com o apoio da equipe. PILARES Os pilares são os fundamentos para esse guia. É importante que todos os membros da equipe compartilhem da mesma visão e entendimento. Ele deve ser compartilhando e disceminado com toda a equipe. Existem três pilares que sustentam a prestação de serviços em campo: transparência, simplicidade e auto-gestão. TRANSPARÊNCIA A transparência é um dos pilares fundamentais na prestação de serviços. A visibilidade deve ser compartilhada por todos os envolvidos na empresa. O conceito é trazer em evidência tudo aquilo que pode ser pertinente para a melhora do processo e naturamente trazer mais clareza.

4 Entenda como exemplos de transparência: Todos devem ter o mesmo entendimento sobre o significado de concluído ; Todos devem ter o mesmo entendimento sobre as métricas e sua importância; Todos devem ter o mesmo entendimento caso um serviço esteja dado como concluído; SIMPLICIDADE É importante que as ações de todos os membros da equipe sejam suficientemente simples. Controles muito excessivos, múltiplas funções, múltiplos tipos de produtos e serviços geram muitos ruídos na operação. Entenda alguns exemplos do emprego da simplicidade: Ter um passo-a-passo, não burocrático para cada tipo de serviço; Possuir poucos indicadores, porém precisos, para inspecionar a operação; Tenha claro e definido quais expectativas com cada colaborador; A simplificidade vai ser um agente para que você ganhe escala no seu negócio. Elimine o desnecessário. AUTO-GESTÃO A auto gestão está diretamente ligada em como esse guia é formatado. Equipes autogerenciadas funcionam com regras, papéis e artefatos bem definidos. As regras são importantes para que ocorram o ciclo de planejamento, execução, inspeção e adaptação. Esse ciclo está mais claramente definido nas regras desse guia. Nesse modelo não há hierarquia e sim claras distinções entre os papéis.

5 A EQUIPE A equipe na empresa de prestação de serviços deve ser composta por três papéis. Os papéis não são hierárquicos. É importante que as funções estejam bem claras e definidas. Dependendo do tamanho da empresa, uma pessoa pode fazer mais que um papel. Os papéis que devem ser exercidos na organização são: atendente, gestor e técnico. ATENDENTE O atentende é quem realiza o atendimento ao cliente, recepciona, apresenta os serviços. É muitas vezes o primeiro contato com o cliente. É importante prezar pelo excelente atendimento, eficiência e clareza. Na empresa de prestação de serviço, é quem atentamente deve entender a necessidade do cliente e transcrever para um agendamento. O atendente deve ficar atendo a obter as seguintes informações do cliente: Cliente: Nome do cliente, bem como o endereço que será realizado. Tipo de serviço: O tipo de serviço que será realizado no cliente. Por exemplo: manutenção, instalação, limpeza, etc. Descrição: Conseguir entender a necessidade do cliente e colocar em palavras alguns pontos para comunicação. Ou seja, ele precisa captar alguns pontos que vão levar o entendimento rápido das necessidades do cliente. Código identificador: O atendente deve enviar o código de identificação para o cliente para, eventualmente, o cliente consultar a situação e/ou cancelar o agendamento.

6 Prazo, dia, período ou horário: Quando menor o nível de especificidade do horário de atendimento, mais produtiva a sua empresa será. Isso porquê você poderá se organizar no tempo para realizar o serviço. Porém, quanto mais específico o horário, maior será a satisfação do cliente. A maneira mais equilibrada de trabalho é agendar o dia. Caso a empresa trabalhe no modelo de hora marcada (veja mais detalhes nas regras), o atendente também deverá captar os horários que serão as visitas e consultar um calendário atualizado e compartilhado entre a equipe. Nesse modelo o atendente também deve verificar a disponibilidade do técnico com habilidade para realizar o tipo de serviço e já realizar o agendamento. TÉCNICO O técnico é quem detém as habilidades para realização do serviço prestado pela empresa. Além disso, o técnico também deve possuir boa comunicação para esclarecer ao cliente a realização do serviço com uma linguagem sem o uso de muitos jargões técnicos. O técnico também deve ser capaz de definir todos os recursos e equipamentos necessários para realização de serviços. Ele é o responsável pela execução por completo e de maneira autosuficiente. É importante na visita técnica os seguintes registros: Período (horário inicial e final): Esse dado é de extrema relevância, pois em muitos casos a empresa precisa calcular o valor a receber pelas horas trabalhadas no cliente e também para que sejam realizadas métricas de velocidade e produtividade. Descrição de conclusão: A conclusão pode ser realizada por meio de um formulário pré-definido pela empresa, um checklist ou uma breve descrição do

7 que foi realizado. É de extrema importância que o cliente entenda a linguagem utilizada e possa confirmar o serviço realizado por meio de uma assinatura. Fotos: Atualmente, com a popularização dos smartphones, também é viável que os técnicos tirem fotografias para registrar a ocorrência. É muito importante que fique junto para um laudo da realização do serviço. As habilidades técnicas devem estar em constante evolução. O técnico deve estar com a mente aberta para novos aprendizados. É importante que as atividades sejam realizadas em pares, por três motivos. O primeiro motivo é pela pressão do par, pois quando o técnico trabalha com outros, há uma pressão natural pelo compromisso gerado. Dessa maneira o técnico geralmente é mais produtivo. O segundo motivo é para nivelar o conhecimento para cima, ou seja, como ocorre uma troca de experiências práticas entre os técnicos, eles cada vez mais vão compartilhando as melhores práticas. Os pares devem ser alterados uma vez por mês. Com o passar do tempo, os técnicos terão habilidades muito parecidas e com as melhores técnicas. O terceiro motivo é a garantia de conhecimento no grupo e não individual. Como todos os técnicos terão mais conhecimento, ficará mais simples e produtivo altenar os técnicos entre os clientes e serviços realizados. Isso é muito válido para o técnico que poderá usufruir de períodos de descanso com maior tranquilidade e se caso ocorrer algum incidente com algum técnico a empresa também não fica dependente. GESTOR O principal papel do gestor é servir e dar ritmo ao processo. Ele é o responsável por dar clareza aos papéis da equipe e estar atento as regras. Para isso o gestor deve ficar atento as métricas e compartilhar com a equipe.

8 O gestor é o responsável também por tratar os assuntos que fogem da normalidade e podem ser consideradas como problemas da equipe. Por exemplo: Quando o técnico identifica que seu equipamento de proteção individual está desgastado, ele deve recorrer ao gestor que deverá providenciar a resolução. Ou seja, todos os assuntos que são básicos e necessários para realização dos serviços o gestor deve suprir. O gestor deve ser um servidor. Ele deve entender que o papel dele é servir, desobstruir para que os técnicos possam ser mais produtivos. O gestor também deve ficar atento as rotas dos técnicos externos. A rota deve estar preparada com no mínimo um dia de antecedência. Ele também responsável pela supervisão quando há um projeto de instalação. É importante dedicar um tempo no início e finalização da obra para evitar retrabalhos. AS REGRAS Essa seção busca descrever os pontos de encontro da equipe para melhorar o fluxo de trabalho. Os pontos de encontro são: reunião matinal e reunião quinzenal. REUNIÃO MATINAL A reunião matinal acontece todos os dias de trabalho. Ela acontece com o objetivo de um alinhamento matinal sobre os desafios que cada um deverá realizar. É importante nessa reunião matinal que todos já estejam cientes da rota que irão realizar, bem como os serviços que irão realizar. Essa reunião deve ser realizada com todos os técnicos e deve ser conduzida pelo gestor. Nessa reunião cada técnico deve responder as seguintes questões: Estou ciente de todos os serviços? Possui todo o material necessário? Acredita que as estimativas de tempo estão corretas ou precisa de algum ajuste?

9 Possui algum impedimento para realização do serviço? Nesse momento, caso o técnico tenha alguma dúvida, ele deve esclarecer e os demais técnicos devem auxiliar esse processo. É importante que essa reunião seja realizada com todos de pé e o tempo limite de realização seja de no máximo 15 minutos. REUNIÃO QUINZENAL A reunião quinzenal tem o objetivo de identificar pontos de melhoria no processo. Para isso o gestor deverá leva os indicadores descritos na próxima seção e apresentar ao time. Durante essa reunião todos devem opiniar e buscar melhorias no processo para que os indicadores melhorem. Para essa reunião os técnicos devem responder as seguintes questões: Quais os principais problemas que tem atrapalhado a produtividade? Quais as sugestões de melhoria? Quais os principais pontos que tem dado certo no fluxo? Nessa reunião é importante trazer a tona todos os problemas ques estão acontecendo na organização. Nesse momento, é priorizado os problemas objetivando os melhores resultados orientados aos indicadores. Todos devem contribuir nessa priorização. Essa reunião é a reunião onde são identificadas as mudanças de curso da organização que facilitam o dia-a-dia. As mudanças acordas nessa reunião devem ser seguidas no próximo ciclo. Por exemplo: Problema encontrado: Dificuldade de localização do endereço Solução proposta: Identificar um ponto de referência na ordem de serviço Responsável por obter o ponto de referência: Atendente

10 Dessa forma, no próximo ciclo a atentende deverá obter o ponto de referência na ordem de serviço. Na próxima reunião quinzenal isso ficará evidente nos números ou nas percepções dos técnicos que tem facilitado o trabalho. No começo surgirão muitas sugestões, então deve-se priorizar e ir implementando no máximo 3 mudanças por quinzena. O importante é estar na direção correta ao invés de mudar apressadamente. Essa reunião deve levar no máximo 2 horas. INDICADORES Essa seção busca esclarecer os dois principais indicadores que deverão ser controlados pela equipe: indicador de nivel de serviço (qualidade) e indicador de produtividade. Para o primeiro indicador, deverá ser entendido qual o nível de serviço que a empresa presta. Para isso, podem ser utilizada a metodologia Net Promoter Score. O Net Promoter Score (NPS) é uma métrica criada para medir a satisfação e a lealdade dos clientes das empresas, independente da área de atuação. O NPS tem servido como saída para os métodos de pesquisa mais obsoletos, que em sua maioria, tornam as pesquisas de pós-venda muito compridas e chatas para o cliente. Recomenda-se o entendimento da metodologia para sua aplicação. O segundo indicador deve-se medir a produtividade. Essa métrica é importante para saber qual a quantidade de serviços que a empresa é capaz de realizar. Para isso, pode ser utilizada a quantidade de serviços realizados em um período de tempo. Dessa maneira, você conseguirá entender ao longo do tempo, quantos serviços podem ser transmitidos para equipe realizar, pela faixa de tempo e a previsibilidade se torna mais simples.

11 Deve ser possível detalhar esse indicador por uma distribuição de serviços, para entender quais os principais tipos de serviços que a empresa realiza. E também, deverá ser possível identificar a quantidade de serviços por colaborador, para entender a produtividade. Abaixo seguem alguns exemplos para esclarecimento desse indicador de produtividade: Nesse exemplo, observa-se que no quarto período houve uma queda da realização de serviços. Esse gráfico deve ser mostrado para equipe, que deve discutir as razões e buscar o reequilibrio da prestação de serviços. Ele é embasamento para discução na reunião quinzenal.

12 Equipe 1 Equipe 2 Equipe 3 Nesse exemplo, mostra claramente uma queda de produtividade da equipe 2 e que dessa forma atinge a performance da organização. Nesse exemplo, é importante que a equipe tenha clareza e busque tratar esse assunto para que a organização possa melhorar. A transparência irá evidenciar os problemas para que sejam resolvidos. CONCLUSÃO Esse guia são princípios para gestão da equipe externa, formado por valores, regras e definições dos papéis. As regras irão dar abertura para que o processo amadureça na empresa e que a melhoria contínua possa acontecer na organização.