esocial: do planejamento à execução

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1 esocial: do planejamento à execução

2 esocial: do planejamento à execução Entender desafios, definir responsabilidades e estabelecer estratégias são aspectos fundamentais para tirar o projeto do papel Apesar do ceticismo com que foi encarado em seu início, o esocial dá sinais de que não será mais adiado. A prestação das informações referentes aos empregados domésticos mostrou a complexidade do projeto para governo e empregadores, assim como deu uma prévia para as empresas do que vem pela frente. Se de um lado os órgãos governamentais terão que adequar seus atuais sistemas e desenvolver o módulo esocial, de outro, as organizações precisarão alinhar sua cultura e modificar processos, fazendo com que os dados cheguem até o governo dentro do prazo determinado e sem inconsistências. Para isso, é necessário que o projeto saia do papel, afinal o ambiente de testes já estará disponível a partir do segundo semestre de O Coordenador do esocial no Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), José Maia, destaca que as empresas precisarão estar preparadas. O esocial vai ser aplicado para iniciativas públicas e privadas. A partir de 2018, quem não estiver de acordo terá mais dificuldades de adaptação, garante o coordenador.

3 O Presidente do Conselho de Administração da LG lugar de gente, Gustavo Teixeira, ressalta que, para alcançar sucesso na implantação do esocial, é necessário criar um projeto e planejar as estratégias. Uma boa execução depende principalmente de um bom planejamento. O esocial é um assunto complexo que irá envolver vários departamentos da empresa e vai transformar os processos internos. Como esses processos são derivados de hábitos, podemos afirmar que o esocial vai mexer com a própria cultura da organização, destaca o presidente.

4 Quem fica com o esocial O esocial exigirá o preenchimento de mais de campos. Para atender essas demandas, a Tecnologia da Informação é parte importante, mas não é a única. Muitas pessoas transferem a responsabilidade do projeto para seus fornecedores de software. Com certeza, a atualização dos sistemas é uma etapa relevante. Entretanto, é nosso dever alertar aos clientes que as principais mudanças também precisam acontecer de dentro para fora, ou seja, nos processos internos da organização, explica Gustavo Teixeira. José Maia destaca o que as organizações devem fazer para atender o projeto. Os principais passos a serem executados são: analisar seus próprios processos, ou seja, ver o quanto estão de acordo com a legislação e, por fim, cobrar dos seus fornecedores que os sistemas estejam devidamente atualizados. O coordenador também pontua como os fornecedores de software estão apoiando o esocial. Esses representantes participam dizendo quais são as necessidades, se o cronograma é factível e como desenvolver e deixar o módulo aderente aos sistemas que já são usados no mercado. O trabalho dessas entidades é fundamental para que consigamos implantar o esocial de forma mais segura e menos traumática para as empresas, completa José Maia.

5 O papel do RH Nesse cenário, não restam dúvidas de que a área de RH será uma das mais afetadas, já que grande parte das informações exigidas pelo esocial estão relacionadas à gestão de pessoas. Por isso, segundo a Gerente de Planejamento da LG lugar de gente, Sáttila Silva, cabe ao departamento tomar a liderança do projeto e envolver as demais áreas. O RH deve ser mais estratégico, pois ele é o responsável por conscientizar os envolvidos como colaboradores, gestores e diretoria. Além disso, ele deve encabeçar a mudança de cultura, principalmente, no que tange ao cumprimento dos prazos, reforça Sáttila. O esocial não cria novas demandas, ele apenas muda a forma com que as informações trabalhistas e previdenciárias devem ser encaminhadas ao governo. Com isso, caso as decisões relativas a funcionários, como admissões, promoções e desligamentos, demorem muito tempo para serem comunicadas ao RH, haverá impacto na prestação de contas aos órgãos governamentais. Se essas atividades não forem feitas dentro do prazo estabelecido, a empresa pode ser penalizada com multas, o que com certeza irá impactar o seu negócio. O esocial irá expor as práticas que estão

6 em desacordo com a legislação e facilitará a fiscalização por parte do governo. Isso significa que as empresas não terão facilidade para retroagir ou retificar informações. Por isso, é tão importante centralizar esse processo no RH, definir estratégias e não confiar a responsabilidade apenas ao software, pontua a gerente. Sáttila enfatiza que a agenda de obrigações legais, apesar de ser uma parte menos encantadora do RH, é muito necessária para o negócio da organização. É papel da gestão de pessoas zelar para que a empresa cumpra as demandas da legislação trabalhista e previdenciária. Para ser uma área que agrega ainda mais valor, o RH precisa dar atenção ao esocial. Não restam dúvidas de que, no futuro, quando o projeto estiver em vigor e as organizações mais automatizadas, a gestão de pessoas dará um salto no quesito estratégia, já que passará a se envolver menos em assuntos processuais, complementa a gerente.

7 Checklist: sua empresa está preparada? É importante buscar informação e capacitação para seus profissionais. Mostre a eles a complexidade do esocial e como ele afetará o dia a dia da empresa. Defina o dono Além de assumir a frente do projeto, as pessoas responsáveis precisarão conhecer bem o tema esocial, ter autonomia na empresa, distribuir as responsabilidades e reportar à alta direção. Alinhe o processo com terceiros Reúna as empresas terceirizadas com as quais possui contrato e que, de alguma forma, serão responsáveis por prestar informações sobre essa relação. Ou seja, ajuste os processos ao parceiro. Mapeie os sistemas da empresa Avalie quais serão as integrações necessárias, pois isso garantirá a entrega de informações com qualidade.

8 Atualize os cadastros dos funcionários Faça o saneamento dos cadastros de funcionários. Muitas vezes, as informações podem estar desatualizadas. Repense os processos para o formato digital Ou seja, registre o fato quando ele ocorrer, integre as áreas e os processos de negócios, estabeleça prazos, parametrize sistemas e faça cálculos retroativos, para estar no padrão que será exigido pelo esocial. Invista em governança Antecipe os problemas, avalie inconsistências, cheque as informações e defina ações de melhorias continuamente.

9 Conheça a LG lugar de gente Desde 2010, a LG lugar de gente contribui com o projeto esocial, participando do grupo de empresas piloto do governo federal. Além disso, investiu mais de 82 mil horas no desenvolvimento e atualização de seus sistemas para se adequar ao projeto. Há mais de 30 anos no mercado, a LG lugar de gente é a maior empresa brasileira especializada em soluções de tecnologia para RH com uma oferta completa e integrada de produtos para gestão do capital humano. Expertise que nos levou a alcançar números únicos: 99% dos clientes recomendam a LG para outras empresas; ¹ Mais de 1,5 milhão de trabalhadores em todo o Brasil têm sua folha de pagamento processada pelos produtos da LG; A fornecedora de software de folha de pagamento mais lembrada pelos profissionais de RH segundo o Prêmio Top of Mind;. É a fornecedora mais bem avaliada no segmento Soluções para RH; ² É a maior empresa brasileira especializada em soluções de tecnologia para gestão de pessoas do país; ³ ¹ Extraído da pesquisa de satisfação realizada em novembro de 2016 com clientes da LG lugar de gente. ² Ranking da premiação 100 Melhores Fornecedores para RH ³ Segundo o Anuário Informática Hoje 2016.

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