Adequação ao esocial Como se preparar?

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1 Adequação ao esocial Como se preparar? 28 de abril de 2014

2 Agenda Introdução O que é o esocial? Pesquisa Como as empresas estão se preparando? Impactos Quais são os principais impactos? Discussão Como implementar o novo modelo e garantir os benefícios esperados? Conclusão Se preparando para o primeiro envio de informações

3 O esocial, integrante do sistema SPED, será obrigatório a partir de 2014, e será um avanço na sistemática de obrigações acessórias Social CEF Caixa Econômica Federal Gestão de Terceiros Saúde e Segurança do Trabalho Tecnologia da Informação Folha de pagamentos Dados da mão de obra com ou sem vínculo de emprego Trabalhista MTE - Ministério do Trabalho e Emprego Ambiente Nacional do esocial Fiscais RFB Receita Federal do Brasil MF Ministério da Fazenda Previdenciário INSS - Instituto Nacional do Seguro Social MPS - Ministério da Previdência Social Jurídico e Relações sindicais Engenharia e Facilities Financeiro e Fiscal PwC

4 Alterações no Manual de Orientação do esocial Inclusão 02 Substituição Bloco S 1100 Eventos Periódicos Abertura Bloco S 2420 Atividades Desempenhadas 04 Bloco S 1060 Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil Bloco S Recursos Recebidos ou Repassados p/ Associação Desportiva que mantenha equipe de Futebol Profissional Bloco S Remuneração do Trabalhador Bloco S 2100 Evento Cadastramento Inicial do Vínculo Bloco S 1399 Fechamento 01 Exclusão Bloco S 1400 Bases, Retenção, Deduções e Contribuições PwC

5 Agenda Introdução O que é o esocial? Pesquisa Como as empresas estão se preparando? Impactos Quais são os principais impactos? Discussão Como implementar o novo modelo e garantir os benefícios esperados? Conclusão Se preparando para o primeiro envio de informações

6 Pesquisa realizada pelo IBEF SP e PwC durante o mês de março procurou entender como as empresas estão se preparando para o esocial Você acredita que sua empresa está consciente e comprometida com as necessidades do esocial? Sim, inclusive foi definida uma estrutura dedicada a esta implantação. 35% 42% 51,3% Diante da nova obrigação, quais dos temas abaixo que você acredita que sua empresa terá mais dificuldade de lidar? 01 Processos Internos 02 Mudança Cultural 03 Sistemas e Tecnologia 04 Integridade e Qualidade da Informação 30,8% Parcialmente, pois está aguardando o cronograma definitivo de implantação. 21% 12,8% Não, a minha empresa ainda não iniciou o projeto interno para adequação ao esocial. 2% 5,1% Acompanha à distância, pois entende que o software da folha de pagamento atenderá todas as necessidades. 56% 47% 39% 33% Janeiro 2014 Março 2014 PwC 8

7 Pesquisa realizada pelo IBEF SP e PwC durante o mês de março procurou entender como as empresas estão se preparando para o esocial Em sua empresa, qual o papel de cada uma das áreas na organização das informações requeridas pelo esocial? (mar/2014) Não envolvida Participa Lidera Recursos Humanos Tecnologia da Informação Quais ganhos e benefícios você visualiza em sua empresa com a adequação do esocial? Melhoria no cumprimento da legislação Eficiência dos Processos 02 (42%) 01 (50%) Contabilidade Fiscal Segurança da Informação Eliminação de erros e redução dos custos operacionais com obrigações acessórias Ainda não consigue visualizar ganhos e benefícios 04 (36%) 03 (36%) Jurídico PwC 9

8 Agenda Introdução O que é o esocial? Pesquisa Como as empresas estão se preparando? Impactos Quais são os principais impactos? Discussão Como implementar o novo modelo e garantir os benefícios esperados? Conclusão Se preparando para o primeiro envio de informações

9 08 Impactos culturais com mudanças no tempo de resposta às demandas 07 Necessidade de integração entre departamentos, sistemas e clientes Gestão de riscos trabalhistas, previdenciários e fiscais, que impactam o modelo de negócios 06 Saneamento de 01 dados, alteração de contratos e migração de 02 informações Informações em papel, incompletas ou faltantes no sistema que precisam ser parametrizadas 03 Pontos críticos para adequação Adequações nos processos internos com revisão de papéis e responsabilidades 05 Definição da governança do esocial e ajustes na estrutura Campos do esocial não atendidos pelas soluções tecnológicas 04

10 Agenda Introdução O que é o esocial? Pesquisa Como as empresas estão se preparando? Impactos Quais são os principais impactos? Discussão Como implementar o novo modelo e garantir os benefícios esperados? Conclusão Se preparando para o primeiro envio de informações

11 Agenda Introdução O que é o esocial? Pesquisa Como as empresas estão se preparando? Impactos Quais são os principais impactos? Discussão Como implementar o novo modelo e garantir os benefícios esperados? Conclusão Se preparando para o primeiro envio de informações

12 O desafio é muito mais amplo do que apenas um ajuste de sistemas e acreditamos que existam 5 grandes frentes de análise para preparar as empresas para o esocial Revisão trabalhista, previdenciária e fiscal Tecnologia Processos Pessoas Estrutura e Governança Identificar pontos de vulnerabilidade que podem expor inconsistências e/ou fragilidades nas práticas trabalhista e previdenciárias da empresa, ocasionando ações fiscalizatórias pelas autoridades competentes. Avaliar as principais debilidades ou limitadores na plataforma de sistemas e infraestrutura para suportar adequado nível de controle sobre os processos e segurança da informação. Analisar processos com foco na efetividade dos mesmos e em controles, com redefinição de fluxos, requisitos funcionais para sistemas, políticas, indicadores e controles chaves, para melhorar a gestão e otimizar esforços. Definir plano de comunicação para adequação às mudanças e identificar necessidade de ações de capacitação das pessoas envolvidas no processo. Avaliar potencial de melhoria na estrutura organizacional e interação entre as áreas, com redefinição de papéis e responsabilidade para garantir a correta adequação ao esocial. Interpretação técnica da legislação do esocial; Mapeamento dos gaps de cadastro; Revisão de compliance e das tabelas de incidências; Análise do ambiente tecnológico e dos controles internos; Verificação da adequação e da qualidade dos dados exigidos; Matriz de recomendações para adequação ao esocial. Integração do RH com as demais áreas envolvidas com o esocial; Redesenho dos processos internos e do fluxo das informações; Revisão da estrutura, dos papéis e das responsabilidades; Implementação das soluções e entrega do esocial; Gestão da mudança; Gestão de projeto (PMO). PwC 14

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