EXEMPLO DE PROGRAMA DE CAPACITAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS 1 - CONSIDERAÇÕES BÁSICAS SOBRE O PROGRAMA DE CAPACITAÇÃO No momento atual, em que várias organizações estão passando por mudanças estruturais em direção a uma orientação por projetos, torna-se mais evidente a necessidade de se estabelecer metodologias de gestão que conduzam ao sucesso ou que, pelo menos, aumentem a probabilidade de atingir o sucesso em seus projetos. Para tal, torna-se necessário o estabelecimento de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas para a condução desses projetos, assim como a mensuração do nível de maturidade da organização para implementar essas práticas e conduzir seus projetos com sucesso. Como um dos resultados da avaliação de maturidade em Gerenciamento de projetos na empresa X, realizada pela Beware em YYYY, foi proposto o seguinte programa de maturidade em gerenciamento de projetos: Para a Etapa 1, sugerimos o seguinte escopo: Página 1 de 10
Para a Etapa 2, sugerimos o seguinte escopo: Para a Etapa 3, sugerimos o seguinte escopo: Página 2 de 10
2 - ESCOPO DA CONSULTORIA O escopo desta proposta consiste na consultoria para implementação da Etapa 1 do Programa de Capacitação em GP da Empresa X, conforme Estrutura abaixo. Página 3 de 10
3 PLANO DE TRABALHO 3.1 DEFINIÇÃO DO MODELO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Consiste na ida de consultor da Beware à empresa X para auxiliar na definição do modelo de gerenciamento de projetos e estabelecimento do cronograma-tentativo da etapa 1. Consultor designado (sujeito à agenda): YYY 3.2 - FERRAMENTA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Consiste no acompanhamento de reunião da empresa X com empresa de São Paulo para definição de ferramenta de gerenciamento de projetos e de modelo de treinamento na ferramenta escolhida. Consultor designado (sujeito à agenda): YYY 3.3 - METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS - VERSÃO 1.0 Consiste na adaptação da metodologia de gerenciamento de projetos, desenvolvida pela Beware (Methodware), para a empresa X. A metodologia irá conter: I - Conceitos Básicos de GP II - Iniciando o projeto III - Planejando o projeto IV - Executando o projeto V - Controlando o projeto (baseado nos processos abaixo) VI - Encerrando o projeto VII - Considerações Finais Apêndices A- Exemplo de Plano do projeto B- Modelos de Documentos (templates customizados para a Empresa X)) Termo de Abertura do Projeto Plano de Projeto: o Relação dos envolvidos o Organograma do projeto e equipe de planejamento o Relação dos principais produtos e serviços o WBS + Dicionário da WBS o Cronograma o Matriz de Atribuição de Responsabilidades o Orçamento o Planos auxiliares: Comunicação Aquisições Resposta a Riscos Qualidade Página 4 de 10
Controle de Mudanças Proposta de projeto C- Glossário D- Bibliografia Ações a empreender para customização da metodologia Methodware : Validação de formulários existentes na empresa X VERSUS necessidades para projetos Criação de novos formulários Adequação de terminologia e exemplos Elaboração de uma lista de requisitos a serem atendidos pela ferramenta de controle de programas e portfólio, aderentes à metodologia a ser desenvolvida. Tais requisitos dizem respeito ao conteúdo e layout de relatórios, no tocante a análise de desempenho, projeções de custo e datas, interdependência entre projetos e programas e disponibilidade de recursos. Consultores designados: YYY e WWW 3.4 TREINAMENTO NA METODOLOGIA VERSÃO 1.0 I Treinamento para Equipe e PMO 1.1 Objetivo: Capacitar, efetivamente, profissionais das equipes de projetos e do PMO da Empresa X no uso sistematizado da metodologia. 1.2 Descrição genérica: Esse treinamento de capacitação, para no mínimo 12 e no máximo 30 participantes, consistirá na apresentação teórica da metodologia, com uma carga horária de 24 horas, em 3 dias consecutivos de 8 horas. Será complementada por um jogo de projeto (item II abaixo) e uma parte prática (extra classe), através do acompanhamento de um projeto de cada gerência (subitem 3.5 desta proposta). 1.3 O treinamento presencial terá o seguinte conteúdo, totalizando 24 horas: Carga horária presencial Conteúdo 2 horas I - Introdução ao gerenciamento de projetos II - Iniciando o Projeto 18 horas III - Planejando o projeto IV - Propondo e negociando o projeto 3 horas V - Executando o projeto VI - Controlando o projeto 1 hora VII - Fechando o projeto Consultor designado (sujeito à agenda): YYY Página 5 de 10
II - Jogo de Projeto - Ciclo de Vida do Projeto 1.1 Objetivo: Permitir aos profissionais das equipes de projetos e do PMO da Empresa X a aplicação de competências estudadas no treinamento em gerenciamento de projetos, de forma integrada, em um ambiente lúdico, além de proporcionar a vivência de trabalho em equipe. 1.2 Descrição genérica: Seguindo a metodologia de jogos empresariais, existe o Ciclo de Aprendizagem Vivencial (CAV), metodologia que percorre todas as etapas necessárias para a melhor absorção: 1º fase: Vivência É o jogo em si: as simulações, as atividades, a competição. São utilizadas atividades atrativas, lúdicas, surpreendentes, adequadas ao tema central do programa. Existe um componente de encenações que traz o teatro como parte integrante da abordagem vivencial, alinhado com o Role Playing dos participantes. O uso de cores, música, objetos concretos e cênicos dos mais variados ajudam no efeito-impacto e serve de estímulo à expressão. 2ºfase: Relato Nesse momento, ao final da Vivência, são oferecidas atividades para que o grupo possa compartilhar sentimentos, reações e emoções que tiveram durante o jogo. 3ºfase: Processamento É o momento em que os participantes têm a oportunidade de analisar o ocorrido durante o jogo e com a ajuda do facilitador, avaliar a sua atuação em relação à liderança, organização, planejamento, comunicação, administração de conflitos, e o nível de interação entre os jogadores. 4ºfase: Generalização É aqui que os jogadores saem da fantasia e da simulação e entram na realidade, comparando o jogo com a sua realidade empresarial. É um momento onde se pode reforçar os principais conceitos abordados durante o curso. 5a fase: Aplicação Momento de planejar novos rumos. Obter do grupo o comprometimento com mudança. Cada jogador estabelece sua parcela de responsabilidade na busca de melhorias. Orientação para a elaboração de planos de desenvolvimento, planos de metas pessoais e planos reais para aplicação na escola. 1.3 O Jogo terá uma duração de 8 horas, tendo duas pessoas na condução do mesmo:uma facilitadora / atriz e um consultor da Beware. Consultores designados (sujeito à agenda): YYY e ZZZ Página 6 de 10
III Treinamentos direcionados para PMO e Executivos III.1 Treinamento para PMO 1 - DESCRIÇÃO 1.1 Objetivo: Capacitar, efetivamente, o pessoal do PMO no Acompanhamento de Projetos através do uso sistematizado da metodologia. 1.2 Descrição genérica: Essa capacitação será eminentemente prática, com o consultor apresentando diretamente no MS/Project, para o pessoal do PMO, como realizar o controle de projetos. III.2 Treinamento para Gerentes e Executivos 1 - DESCRIÇÃO 1.1 Objetivo: Capacitar, efetivamente, os executivos e gerentes a acompanhar on-line e/ou através de relatórios, os projetos de seu interesse. 1.2 Descrição: Essa capacitação, com 2 horas de duração, será teórica, apresentando os conceitos e exemplos essenciais para a interpretação dos relatórios produzidos pelos processos de planejamento e controle. O treinamento para uso da ferramenta (software) para acompanhamento via intranet dos projetos, programas e portfólio será de responsabilidade da empresa fornecedora do mesmo. Consultor designado (sujeito à agenda): WWW 3.5 - Acompanhamento da aplicação da metodologia em projetos, programa e portfólio Cada Gerência apresentará um projeto real para que seja elaborado, com acompanhamento de um consultor, o planejamento e controle desses projetos durante 4 semanas. Ações a empreender: Acompanhar remotamente, durante 4 semanas, a aplicação da metodologia em um projeto de cada uma das 6 gerências; Acompanhar em loco o serviço, fazendo uma visita em cada semana, com 2 dias úteis de duração, participando das reuniões de acompanhamento e orientando as equipes; Fazer relatório das visitas informando oportunidades de melhoria (pontos nebulosos identificados, necessidades de refinar a metodologia etc.) e pontos fortes a serem mais explorados; e Fazer relatório final em word e PowerPoint. Consultor designado (sujeito à agenda): WWW Página 7 de 10
3.6 - Diagnóstico de maturidade Consiste na avaliação do estágio de maturidade em gerenciamento de projetos em que se encontra a Empresa X. O seguinte produto será entregue ao cliente: Relatório de avaliação Relatório apontando a maturidade em gerenciamento de projetos da empresa, em relação aos níveis de padronização, mensuração, controle e melhoria contínua, tendo como base de comparação o conjunto das melhores práticas coletadas pelo PMI e contidas no seu padrão OPM3. Consultor designado (sujeito à agenda): YYY CRONOGRAMA-TENTATIVO A figura abaixo apresenta uma proposta de cronograma, onde foi estabelecido, para efeito de estimativa, o início em 01/07/2004. Id EDT Nome da taref a Duração Custo Início Término Predeces 1 1 Programa de Maturidade em gerenciamento de projetos (Etapa 1) 66,5 dias R$ 44.880,00 Qui 1/7/04 Sex 1/10/04 2 1.1 Modelo de gerenciamento de projetos 1 dia R$ 1.620,00 Qui 1/7/04 Qui 1/7/04 3 1.2 Def inição Ferramenta de gerenciamento de projetos 1 dia R$ 360,00 Sex 2/7/04 Sex 2/7/04 2 4 1.3 Aquisição f erramenta de GP (NÃO INCLUÍDA NA PROPOSTA) 15 dias R$ 0,00 Seg 5/7/04 Sex 23/7/04 3 5 1.4 Metodologia de gerenciamento de projetos - v ersão 1.0 15 dias R$ 11.952,00 Sex 2/7/04 Qui 22/7/04 2 6 1.5 Treinamento 15 dias R$ 14.880,00 Seg 2/8/04 Sex 20/8/04 7 1.5.1 Metodologia versão 1.0 9 d ias R$ 12.000,00 Seg 2/8/04 Qui 12/8/04 8 1.5.1.1 Treinamento para Equipe e PMO 3 dias R$ 6.360,00 Seg 2/8/04 Qua 4/8/04 5TI+5 dia 9 1.5.1.2 Jogo - Ciclo de Vida do Projeto 1 dia R$ 5.640,00 Qui 12/8/04 Qui 12/8/04 8TI+5 dia 10 1.5.2 Uso da f erramenta GP ( NÃO INCLUÍDA NA PROPOSTA) 5 dias R$ 0,00 Sex 13/8/04 Qui 19/8/04 9 11 1.5.3 Treinamento para PMO na f erramenta 0,5 dias R$ 1.440,00 Sex 20/8/04 Sex 20/8/04 10 12 1.5.4 Treinamento para Gerentes e Executiv os 0,5 dias R$ 1.440,00 Sex 20/8/04 Sex 20/8/04 11 13 1.6 Acompanhamento da aplicação da metodologia em projetos, programa e portf olio 22 dias R$ 12.648,00 Sex 27/8/04 Ter 28/9/04 11TI+5 d 14 1.7 Diagnóstico de maturidade 3 dias R$ 3.420,00 Ter 28/9/04 Sex 1/10/04 13 Página 8 de 10
APRESENTAÇÃO DA BEWARE A Beware é uma empresa especializada em capacitação profissional e consultoria nas áreas de Sistemas de Informação, Gestão do Conhecimento, Planejamento Estratégico, Gerência de Projetos e Logística Empresarial. YYY Sócios da Empresa Mestre em Sistemas e Computação pelo Instituto Militar de Engenharia (IME) Certificado Project Management Professional (PMP) pelo Project Management Institute (PMI ). Professor do Programa de Cursos Conveniados do FGV-Management, da Fundação Getúlio Vargas. Telefone: (21) 9.346-6434 - magno@beware.com.br Luiz Fernando da Silva Xavier Mestre em Administração de Empresas pela Universidade Federal Fluminense. Professor do Programa de Cursos Conveniados do FGV-Management, da Fundação Getúlio Vargas. Telefone: (21) 9.623-6536 - xavier@beware.com.br Relação de clientes: A&C Consulting Associação Brasileira das Companhias Abertas Associação Educacional Dom Bosco Associação Rondoniense de Ensino Superior Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES) Base de Abastecimento da Marinha no Rio de Janeiro Business Institute Belo Horizonte S/C Business Institute de Campinas S/C Ltda BKR-Lopes Machado Auditores e Consultores S/C BKR-Diagrama Auditoria e Consultorias Empresariais e de Qualidade S/C Ltda Centro de Ciências Jurídicas e Econômicas Conexão Recursos Humanos S/C Ltda Diretoria de Abastecimento da Marinha Decision Consultoria S/C Ltda Diagrama Consultoria em Qualidade Ltda DA-Dinsmore Associates EBTE-Empresa Brasileira De Terraplanagem Ltda Eletropaulo Facioli Recursos Humanos S/C Ltda Fundação Educacional Jayme de Altavila Fundação Educacional Luiz Reid Página 9 de 10
Fundação Getulio Vargas ICAM - Instituto Candido Mendes IGOPE- Instituto Goiano de Pesquisa Econômica Instituto Superior de Administração e Economia Mérito Sistema de Educação Continuada Petrobras SA Premium Consultoria, Projetos, Perícias e Avaliações Ltda Sociedade Educacional Ideal Ltda Strong Consultoria Empresarial&Factoring Ltda Top Eventos Ltda Unidades Paulistas de Treinamento Corporativo Ltda Universidade Estadual do Rio de Janeiro (UERJ) Página 10 de 10