Apostila do curso de OS 8S s Administrativos
1- A Metodologia 8S 2- Seiri (Utilização) 3- Seiton (Ordem, Arrumação) 4- Seiso (Limpeza) 5- Seiketsu (Padronização) 6- Shitsuke (Disciplina) 7- Shido (Capacitação) 8- Sitsuyaki (Economia, Preservação) 9- Shikayaro (Trabalho em Equipe) 10- Por que Utilizar os 8S's Administrativos
Modelo do Certificado de Conclusão
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5 8S é o nome de um método, ou antes, uma filosofia, de administração japonesa e se refere à inicial de oito palavras: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke, Shido, Sitsuyaki e Shikayaro. Parece bem simples, mas na verdade os 8S s são baseados na filosofia japonesa do Bushido (lê-se bushidô). Trata-se de um código de princípios morais não escritos, mas que foram passados de geração para geração e incorporados à cultura japonesa e que se resumem em disciplina e harmonia. A metodologia dos 8S s é moderna. Durante a década de 60 e 70, os japoneses passaram pela fase de reestruturação do pós-guerra e desenvolvimento acelerado de suas indústrias. Foi nesta fase que começaram a se desenvolver os conceitos de qualidade aplicada aos processos produtivos e, assim, criaram a filosofia dos primeiros 5S s. Os 8S s mantém a filosofia dos 5 primeiros S s e dá origem a novos 3S s que podem e devem ser utilizados pelas empresas modernas. Vamos conhecê-los.
6 1- SEIRI (UTILIZAÇÃO) Significa separar o necessário do desnecessário. Fazer essa triagem e livrar-se do desnecessário (o que pode ir para o lixo ou não) é fundamental para que possa ser feita a arrumação (próximo S ) no ambiente de trabalho. Esse princípio diz respeito apenas a objetos e tarefas. Muitas vezes, fazemos muitas coisas que, se formos analisar, não precisavam ser feitas, ou tarefas que podem ser re-trabalhos de outras tarefas anteriores. Este princípio questiona se o que estamos fazendo, e se o que estamos utilizando como material são realmente necessários ou apenas perca de tempo.
7 2- SEITON (ORDEM, ARRUMAÇÃO) Significa dispor o que é necessário, ordenar e arrumar. Uma vez que você descartou o que é desnecessário, deve organizar espacialmente o que sobrou. Organize materiais e papéis em prateleiras, pastas, gavetas e/ou armários. Deixe o mínimo de itens possíveis nas superfícies de mesas e bancadas. Os objetos que são necessários, porém usados com menor frequência, podem ficar menos acessíveis. Essa disposição dos objetos também deve levar em conta a comunicação visual e o fluxo de pessoas. Um ambiente bem ordenado é agradável, pouco poluído visualmente e que facilita o deslocamento dentro dele.
8 3- SEISO (LIMPEZA) Significa dispor o que é necessário, ordenar e arrumar. Uma vez que você descartou o que é desnecessário, deve organizar espacialmente o que sobrou. Organize materiais e papéis em prateleiras, pastas, gavetas e/ou armários. Deixe o mínimo de itens possíveis nas superfícies de mesas e bancadas.
9 4- SEIKETSU (PADRONIZAÇÃO) Para ambientes corporativos, esse princípio está relacionado à padronização, normatização e a criação de regras para que os funcionários mantenham os três princípios anteriores em pleno funcionamento. As atividades podem ser: boletins informativos, normas e regulamentos internos da empresa (entre para todos os funcionários), regras para promoções internas, normas para uso correto do banheiro, lembrete de utilização correta de determinada ferramenta ou material, norma para padronização de processos, etc.
10 5- SHITSUKE (DISCIPLINA) Significa não só aprender e seguir os princípios anteriores como hábitos invioláveis, como também se educar com caráter firme e honrado para vencer na vida. É cumprir rigorosamente o que for estabelecido. É respeitar ao próximo. A Autodisciplina é o estágio mais elevado do ser humano, pois representa a educação comportamental e é constituída por grandes valores, como: Amor, cooperação, honestidade, respeito, responsabilidade, simplicidade, tolerância. Se o Shitsuke está sendo executado, significa que todas as etapas do 4 primeiros S s estão se consolidando, ou seja, há o compromisso pessoal com o cumprimento dos padrões éticos, morais e técnicos dentro de sua empresa.
11 6- SHIDO (CAPACITAÇÃO) Está relacionado à educação, conhecimento, treinamento e capacitação profissional. Na nossa vida pessoal, pode estar relacionado ao desenvolvimento de habilidades específicas, como cozinhar, pintar quadros, etc.
12 7- SITSUYAKI (ECONOMIA/PRESERVAÇÃO) Esse princípio diz respeito ao combate ao desperdício. Por mais que algo pareça insignificante, economizá-lo e não desperdiçá-lo pode fazer diferença, principalmente se aplicarmos isso a tudo o que fizermos. Em âmbito empresarial, se cada funcionário de cada grande fábrica economizar, por exemplo, apenas uma folha de papel por dia, quantas folhas não serão economizadas em um ano? Economia, além de refletir em nosso cultura, reflete também no lucro da empresa.
13 8- SHIKAYARO (TRABALHO EM EQUIPE) Refere-se ao trabalho em equipe. União. Dentro das empresas, saber trabalhar em equipe é fundamental. Mas esse princípio também pode ser aplicado à nossa vida pessoal. Ajudar e ser ajudado pode aumentar muito a nossa produtividade e nosso bem-estar, bem como a de outras pessoas ao nosso redor. Acredite, até um simples bom dia pode mudar tudo!
14 POR QUE UTILIZAR OS 8S s ADMINISTRATIVOS? A aplicação dos 8S s em ambientes administrativos provoca ganhos significativos como, por exemplo: Melhor disposição dos espaços, provocada por mudanças de layout e descarte do desnecessário. Facilidade de identificação e busca de informações, ferramentas, etc. Atualização e fácil consulta dos arquivos. Melhoria no aspecto do ambiente da empresa (produtividade, higiene, relacionamentos pessoais, etc.). Motivação visual, com instalação de quadros decorativos, plantas ornamentais, aquários, etc. Implantação de uma cultura produtiva, respeitosa e eficiente.
15 O método dos 8S s é mais do que uma ferramenta administrativa. É uma proposta de reeducação, de recuperação de práticas e valores frequentemente esquecidos, mas certamente conhecidos e prezados por todos. Em resumo, essa metodologia questiona a nossa situação enquanto cidadãos, enquanto membros ativos de uma sociedade organizada e democrática, onde cada indivíduo tem direitos e obrigações e deve esforçar-se para cumprir estas e fazer valer aqueles.
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