1. CARTILHA 10 S 1.1 Apresentação

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1 1. CARTILHA 10 S 1.1 Apresentação O Programa 10 S faz parte de uma proposta da gestão administrativa da Escola Saber. Este conceito resultou de uma evolução dos 5S, concebido no Japão, na década de 50, com o intuito de servir de aparato para a reconstrução industrial japonesa, assolada pela Segunda Guerra Mundial. O programa 5 S foi uma das primeiras ferramentas utilizadas para a melhoria de gestão em indústrias. Este é um conjunto de técnicas que resulta em um bem organizado e completo local de trabalho, com controle visual e organizado. Ou seja, um ambiente que contenha um lugar para cada coisa e cada coisa em seu devido lugar, quando dela se necessitar. A grosso modo, o programa engloba um conjunto de técnicas para organizar melhor o local de trabalho e tornar o colaborador mais motivado e comprometido. O objetivo do programa 10 S é tornar o ambiente de trabalho mais limpo, organizado e seguro, para que colaboradores, clientes e parceiros sintam-se confortáveis consigo e com os demais. Dessa forma, evidenciamos que para que isso ocorra é necessário mudar o comportamento, pois a execução do programa é simples, porém exige o envolvimento e o compromisso de todos. Assim, apresentamos seus conceitos, benefícios, formas de aplicação e reflexão, bem como planilhas de avaliação de qualidade e manutenção que deverão ser realizadas constantemente.

2 1.1.1 SEIRI - Senso de Utilização Utilização, arrumação, organização, seleção, classificação. Definir o que é realmente útil para a prática do nosso trabalho, descartando o desnecessário e eliminando o inútil. Definir melhor os espaços; Melhor visualização do local de trabalho; Eliminar móveis, materiais em excesso; Diminuir o risco de acidentes; Redução do tempo de procura; Eliminar itens que não serão mais utilizados e os que estão sucateados. REFLEXÃO! Olhe ao seu redor, você realmente precisa de todas as coisas que estão em sua mesa? (ex: calendários, canetas, cartões, etc.)? Você está guardando objetos ou papéis desnecessários? Alguns desses objetos podem voltar para sua gaveta/armário ou todos precisam continuar aí onde estão? Olhe em sua mesa, os objetos que você não usa mais? Há alguém precisando dele? Em seu computador, todos seus arquivos nas pastas são extremamente necessários?

3 1.1.2 SEITON - Senso de Ordenação Ordenação, sistematização, classificação. É definir locais apropriados e critérios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados de modo a facilitar o seu uso e manuseio, facilitar a procura, localização e guarda de qualquer item, ou seja, cada coisa no seu devido lugar. Rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais, ferramentas e outros objetos; Economia de tempo; Controle de uso de equipamentos e documentos necessários; Estímulo à atividade; Diminuição de acidentes. REFLEXÃO Como podemos identificar nossos objetos? Existe algum padrão de etiquetas e placas como forma de identificação favorecendo a agilidade (economia de tempo) na busca de materiais por pessoas internas e externas aos setores? Os objetos e/ou dados estão armazenados em locais apropriados? Quantas vezes ao dia eu uso as coisas que estão sobre minha mesa?

4 1.1.3 SEISO - Senso de Limpeza Limpeza, zelo. Representa a eliminação da sujeira e o zelo pela sua área de trabalho, mantendo o ambiente sempre limpo, dados e informações atualizadas para garantir a correta tomada de decisões. O importante aqui é observar que cada um é responsável por manter sua área de trabalho organizada e limpa, ou seja o que importa não é limpar mas o ato de não sujar. Equilíbrio mental e físico; Melhoria do ambiente de trabalho; Melhoria das áreas comuns; Maior facilidade para encontrar equipamentos; Melhoria nas condições de segurança. REFLEXÃO! 1. Estamos limpando nossas mesas ao final do expediente? 2. Nossas coisas estão colocadas nos devidos lugares?

5 1.1.4 SEIKETSU - Senso de Saúde e Segurança Asseio, higiene, saúde, integridade, padronização. Busca a normatização do ambiente trabalhando muito mais o lado psicológico dos colaboradores e dos clientes para manter o ambiente de trabalho funcional, o que, por sua vez, resultará em melhoria na qualidade de vida de todos. Este senso busca garantir um ambiente de trabalho não agressivo, livre de agentes poluentes e que obstruam seu trabalho, com boas condições sanitárias nas áreas comuns e cuidando para que as informações e comunicados sejam claros, de fácil leitura e compreensão. Por isso, a procura pela padronização. Melhor imagem da escola interna e externamente; Melhoria no desempenho do pessoal; Melhoria do ambiente de trabalho; Mais equilíbrio e entendimento entre todos; Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho; Prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente; Melhoria das áreas comuns nas condições de segurança. REFLEXÃO! 1. Como estamos levando a realização dos outros S s? 2. Estamos padronizando nossos documentos? 3. O quadro de avisos de área está em destaque e ao acesso de todos? 4. Estamos seguindo um padrão sem ser extremamente burocrático?

6 1.1.5 SHITSUKE - Senso de Disciplina Autodisciplina, educação, cortesia, compromisso, formação de hábitos. Tornase necessário não só como senso de manutenção dos outros sensos, mas também como hábito de observar e seguir normas, regras, procedimentos e atender às especificações. Vale destacar que o cumprimento deste Senso não é uma imposição, mas sim, um reconhecimento individual da necessidade de seu engajamento no processo. A idéia aqui discutida é promover a substituição gradual de hábitos inadequados, por outros que se enquadrem na nova gestão e para que ocorra a manutenção de uma filosofia de trabalho, que busque a melhoria contínua. Cultivo de bons hábitos; Valorização do colaborador e do cliente; Cumprimento natural dos procedimentos operacionais e administrativos; Melhoria na qualidade de vida. Maior segurança e desempenho do pessoal, bem como redução de acidentes; Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho e os serviços prestados. REFLEXÃO! 1. Como está a comunicação com nossos pares? 2. Estamos levando a cultura dos 10 S para o nosso dia-adia? 3. Alguma de nossas rotinas de trabalho esta(ão) interferindo na execução da rotina de nossos colegas? 4. Estas poderiam ser melhoradas? 5. Você tem dedicado tempo suficiente para a manutenção dos S? 6. Segundo Richard S. Taylor a pessoa disciplinada é aquela que tem: Perseverança, Diligência e Temperança, ou seja, a habilidade de continuar

7 fazendo algo, mesmo com oposição a esta realização persistência e cuidado no trabalho e autocontrole e moderação na conduta SHIKARI YARO - Senso de Determinação e União Este senso envolve todos em um trabalho de integração com as áreas da escola, em uma coordenação participativa. O objetivo é propor uma maior interação entre as áreas e quebrar barreiras de estrutura. São elementos fundamentais neste senso a: liderança, a motivação, a comunicação e a interação. Melhoria nas relações interpessoais; Maior proximidade do prefeito e secretários com os servidores; Maior compromisso dos servidores visando os resultados desejados; Aumento da confiança dos servidores. REFLEXÃO 1. Estou buscando uma melhor interação com os outros membros de minha equipe? Como poderia melhorar isto? 2. Estou zelando para um ambiente livre de intrigas e boatos? 3. Nosso grupo tem agido de forma coesa? Se não como poderia contribuir para uma melhoria?

8 1.1.7 SHIDO - Senso de Treinamento Aperfeiçoamento dos colaboradores e clientes. Isso será possível por meio de capacitações (treinamento e formação) buscando cada vez mais colaboradores melhor qualificados para a execução de suas funções, contribuindo não só para seu engrandecimento profissional, mas também humano. 1. Maior campo de atuação futuro; 2. Maior facilidade para a adoção de novas tecnologias e métodos; 3. Aumento da satisfação e motivação do servidor com o trabalho; 4. Desenvolvimento de talentos não identificados; 5. Mitigação de insatisfações funcionais e rotatividade de servidores de carreira 6. dentro da prefeitura; 7. Aumento da produtividade com resultados financeiros reais. REFLEXÃO 1. Existe algum curso que você vê como fundamental para a execução de suas tarefas de forma otimizada? 2. Você tem buscado novas práticas que poderiam se adequar a sua rotina?

9 3. Você sabia que existe uma divisão dentro da Secretaria de Gestão Administrativa que trabalha executando o levantamento das necessidades de treinamentos dos servidores? SETSUYAKU - Senso de Economia e Combate aos Desperdícios Este senso contribuirá para a mitigação do desperdício, reduzindo custos e aumentando a produtividade. Cabe aqui a consciência de todos em criar novas alternativas de redução de perdas de materiais e serviços, dando-lhes noções da realização de seu trabalho com qualidade, contribuindo com a prática da reciclagem e de preservação ambiental. Redução do impacto ambiental, diminuindo a quantidade de detritos e do uso de recursos não renováveis. Economia de materiais. REFLEXÃO! 1. Estamos economizando a devida quantidade de recurso estabelecida em nossa meta? 2. Os outros colaboradores estão realizando a manutenção deste S? 3. Estou fazendo algo para alertá-los?

10 1.1.9 SHISEI RINRI - Senso de Princípios Morais e Éticos Agir de forma ética é ser capaz de direcionar esforços para os nobres princípios da função. Sabemos o que é certo e errado a esta altura de nossas vidas, contudo vale o questionamento: Estamos tendo uma postura pró-ativa, não restrita só às nossas tarefas? Colaboradores e clientes mais comprometidos com os resultados da escola, procurando atender a integralidade da instituição. REFLEXÃO 1. Estamos tendo uma atitude proativa, junto a outras divisões? 2. Estamos cientes das metas e do plano de governo da administração municipal?

11 SEKININ SHAKAI - Senso de Responsabilidade Social Este senso, por mais nebuloso que pareça, pode ser quantificado através do envolvimento dos colaboradores e dos clientes com a realização de atividades sociais, sejam elas de conscientização ou de apoio voluntário, por meio da instituição de ensino. Participação no crescimento sócio-econômico da população; Melhoria da imagem institucional da escola; Maior produtividade dos colaboradores. REFLEXÃO 1. Estou engajado em algum serviço voluntário em Votuporanga? 2. O que eu poderia fazer para melhorar a situação do meu bairro?

12 PRINCÍPIOS DOS 10 S 1. Buscar manter apenas o necessário; 2. Estabelecer um local para cada objeto; 3. Manter a organização; 4. Manter a limpeza em condições de uso; 5. Combater as causas de sujeiras e de não-conformidades; 6. Identificar situações de risco; 7. Trabalhar com segurança; 8. Buscar compreender todos os S s ; 9. Procurar formas de melhorar o trabalho; 10. Cumprir todos os compromissos firmados.