Processo/Programa 8 S. Prof. M.Sc. Aécio Flávio de Paula Filho

Transcrição

1 Processo/Programa 8 S Prof. M.Sc. Aécio Flávio de Paula Filho

2 O programa 5s ou processo 8`s Começaremos falando sobre os 5S, é uma prática desenvolvida no Japão, pelo engenheiro químico KAORU ISHIKAWA onde os pais ensinam a seus filhos princípios educacionais que os acompanham até a fase adulta. Depois de ocidentalizada ficou conhecida como Housekeeping. Assim, as organizações com o objetivo da busca de melhoria da qualidade de vida no trabalho, cria no programa 5S uma base para o desenvolvimento dessa qualidade. Não só os aspectos de qualidade e produtividade devem ser delegados aos funcionários, o mesmo deve ocorrer com relação a organização da área de trabalho, gerando descarte dos itens sem utilidade, liberação de espaço, padrões de arrumação, facilitando ao próprio funcionário saber o que está certo e o que está errado, manutenção da arrumação, limpeza, áreas isentas de pó, condições padronizadas que clareiam a mente do funcionário e a disciplina necessária para realizar um bom trabalho, em equipe, e dia após dia. O caminho prático é a implantação dos 5Ss, cinco passos integrados, que buscam fortalecer 5 Sensos, formando um todo único e simples que nos ajudam a encarar o ambiente de trabalho de uma maneira totalmente nova.

3 O programa 5 S ou processo 8 S Uma dessas melhorias foi a mudança de programa para processo. É importante estar diferenciando processo de programa par o poder se definir a abrangência da ferramenta. Programa tem início, meio e fim, portanto, tem vida útil limitada, os programas vêm e vão, é transitório, sendo importante para necessidades imediatas e urgentes.

4 O programa 5s ou processo 8`s Nesse intercâmbio internacional e ferramenta passou a sofrer melhorias, ou seja a evoluir. Uma dessas melhorias foi a mudança de programa para processo. PORQUE PROCESSO? É importante estar diferenciando processo de programa par o poder se definir a abrangência da ferramenta. Programa tem início, meio e fim, portanto, tem vida útil limitada, os programas vêm e vão, é transitório, sendo importante para necessidades imediatas e urgentes. Mas se é necessária uma mudança de cultura na empresa, então é necessária a implantação de um processo, não tem fim apenas início. O processo traz envolvimento da organização como um todo, agindo na cultura e passando, com o tempo, a se manter automaticamente. Um processo pode ser melhorado, tendo a tendência de contínuo aperfeiçoamento. 5S ou 8 S, outra melhoria significativa foi inclusão de três "S.

5 O QUE É O PROCESSO 8 S? É um Programa de melhoria comportamental nas organizações, cuja principal característica é a simplicidade. Seus conceitos são bastante profundos e podem ser aplicados tanto na vida profissional como na vida pessoal. Pessoas que praticam este conceito tornam-se gerentes de si mesmas proporcionando uma melhora para a organização e para o mercado de trabalho.

6 PROCESSO 8 S dimensões SOCIAL Aspectos comportamentais, padrões éticos e morais INTELECTUAL Processos, normas regras e/ou procedimentos FÍSICA Recursos materiais

7 A ESSÊNCIA E OS OBJETIVOS DO 8 S "Somente quando os empregados se sentirem orgulhosos por terem construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhora-lo continuamente, ter-se-á compreendido a verdadeira essência do 8 S. A essência do 8 S é a autodisciplina, a iniciativa, a busca do conhecimento de si mesmo e do outro, o espírito de equipe, o autodidatismo e a melhoria contínua em nível pessoal e organizacional. O 8 S deve ser implementado com o objetivo específico de melhorar as condições de trabalho e criar o "ambiente da qualidade", ou seja, iniciar uma mudança de cultura na Empresa, que favoreça a implantação da Gestão pela Qualidade Total em todos os ambientes da mesma.

8 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Promover de um ambiente de trabalho que favoreça a Qualidade e a Produtividade das ações desenvolvidas pelos colaboradores da Empresa, trazendo benefícios tanto para eles como para seus Clientes. Implantar uma ferramenta que possibilite envolver e comprometer os colaboradores da Empresa com a Gestão pela Qualidade Total. Estimular a prática do trabalho em equipe. Evidenciar a participação do colaborador nas atividades desenvolvidas em seu dia-a-dia de trabalho, valorizando-o como profissional e ser humano.

9 PROCESSO 8 S objetivos Bem-estar do homem Melhoria da qualidade de bens e serviços Aprimoramento do ambiente de trabalho Melhoria da imagem da organização Prevenção de acidentes e de quebras Redução de custos Eliminação do retrabalho Aumento da produtividade Incentivo à criatividade Base para o desenvolvimento da GQT Mudança comportamental Combate ao desperdício

10 O programa 5 S ou processo 8 S Mas se é necessária uma mudança de cultura na empresa, então é necessária a implantação de um processo, não tem fim apenas início. O processo traz envolvimento da organização como um todo, agindo na cultura e passando, com o tempo, a se manter automaticamente. Um processo pode ser melhorado, tendo a tendência de contínuo aperfeiçoamento. 5 S ou 8 S, outra melhoria significativa foi inclusão de três "S",

11 PROCESSO 8S 8S é o nome de um método, ou antes, uma filosofia, de administração japonesa. O 5S é o bom-senso que pode ser ensinado, aperfeiçoado, praticado para o crescimento humano e profissional. Convém se tornar hábito, costume, cultura. Os propósitos da metodologia 5S são de melhorar a eficiência através da destinação adequada de materiais (separar o que é necessário do desnecessário), organização, limpeza e identificação de materiais e espaços e a manutenção e melhoria do próprio 5S.

12 5 S Etapa inicial e base para implantação da qualidade total, o Programa 5S é assim chamado devido a primeira letra de 5 palavras japonesas: Seiri (utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Seiketsu (normalizar) e Shitsuke (disciplina). O programa tem como objetivo mobilizar, motivar e conscientizar toda a empresa para a Qualidade Total, através da organização e da disciplina no local de trabalho.

13 5 S SEIRI...SENSO DE UTILIZAÇÃO SEITON...SENSO DE ORDENAÇÃO SEISO...SENSO DE LIMPEZA SEIKETSU...SENSO DE SAÚDE SHITSUKE...SENSO DE AUTODISCIPLINA

14 SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO Seiri - significa separar o necessário do desnecessário. Manter no local de trabalho apenas o que você realmente precisa e usa, na quantidade certa. Refere-se a identificação, classificação e remanejamento dos recursos que são úteis ao fim desejado. Refere-se a eliminar tarefas desnecessárias e desperdícios de recursos, inclui uma utilização correta dos equipamentos para um aumento do tempo de vida destes. Não deve haver excessos de materiais, equipamentos ou ferramentas no local de trabalho. Devemos lembrar de manter somente o necessário ocupando espaço. Isso se aplica a todos os aspectos do ambiente do trabalho: mesas, gavetas, armários, etc.

15 SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO Procedimentos: 1 - Analisar tudo o que está no local de trabalho. 2 - Separar o necessário do que é desnecessário. 3 - Verificar utilidade de cada item perguntando agrega valor? 4 - Manter estritamente o necessário. Resultado: Sem bagunça, melhora a produção.

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17 SEITON - SENSO DE ORDENAÇÃO Seiton - significa a arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso. Refere-se a disposição dos objetivos, comunicação visual e facilitação do fluxo de pessoas, com isto há diminuição do cansaço físico, economia de tempo e facilita a tomada de medidas emergenciais. O primeiro passo é definir um lugar para as coisas. O segundo passo é como guardar as coisas. O terceiro passo é obedecer as regras. Cada coisa tem que ter nome. Devemos usar muito as etiquetas em tudo que há no local de trabalho: nas pastas, nos armários, nas ferramentas e materiais que utilizamos no dia a dia.

18 SEITON - SENSO DE ORDENAÇÃO Procedimentos: 1- Definir arranjo físico da área de trabalho. 2- Padronizar nomes. 3- Guardar objetos semelhantes no mesmo lugar. 4- Usar rótulos e cores vivas para identificação. 5- Buscar comprometimento de todos na manutenção da ordem. Resultado: Em um ambiente organizado vive-se e trabalha-se melhor. Não perde-se tempo e evitam-se erros.

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20 SEISO - SENSO DE LIMPEZA Seiso - significa inspeção, zelo, a arte de tirar o pó. Cada pessoa deve limpar a sua própria área de trabalho e conscientizar o grupo para não sujar. Tem por objetivo manter o ambiente físico agradável. Mantenha tudo sempre limpo. Limpeza é forma de inspeção. Ela possibilita a identificação de defeitos, peças quebradas, vazamentos, etc. Mas o mais importante mesmo é não sujar. Evitar a sujeira desnecessária. Ambiente limpo não é o que mais se limpa, é o que menos se suja!

21 SEISO - SENSO DE LIMPEZA Procedimentos: 1- Educar para não sujar 2- Limpar instrumentos de trabalho após uso. 3- Conservar limpas mesas, gavetas, armários, equipamentos e móveis em geral. 4- Inspecionar enquanto executar a limpeza. 5- Descobrir e eliminar as fontes de sujeira. Resultado: Ambiente de trabalho saudável e agradável.

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23 SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE Seiketsu - significa padrões, ambientação, higiene, conservação, asseio. É a arte de manter em estado de limpeza. Manter condições favoráveis de saúde, no trabalho, em casa e pessoalmente. Refere-se a preocupação com a própria saúde a nível físico, mental e emocional. A aplicação dos 3 S acima citados já faz com que o senso de saúde não seja abalado por outros aspectos que poderiam afetar a saúde.

24 Padronização Padronização significa manter em estado de limpeza que, no contexto dos 5S, inclui outras considerações, tais como: cores, formas, iluminação, ventilação, calor, vestuário, higiene pessoal, e tudo o que causar uma impressão de limpeza. A padronização busca então manter os três primeiros S (organização, arrumação e limpeza) de forma contínua. A padronização, ou seja, a definição de métodos standard de trabalho é fundamental, por exemplo: Pintura das paredes, devem ser usados padrões de cores para cada setor, a sinalização também é bastante importante, letras claras e grandes, pisos, de tubulações, de alerta (tigrado), marcas no piso de onde deve ficar a lixeira, voltagem de cada tomada, indicadores de extintores de incêndio, itens móveis, tamanho das setas que estão sendo utilizadas, tipos de etiquetas, cores padrões de máquinas. A partir do estabelecimento do que é certo, fica fácil para o funcionário saber o que está errado.

25 SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE Procedimentos: 1- Pensar e agir positivamente. 2- Manter bons hábitos e higiene pessoal. 3- Manter limpos e higienizados ambientes de uso comum. 4- Conservar ambiente de trabalho com aspecto agradável. 5- Evitar qualquer tipo de poluição. 6- Melhorar as condições de trabalho. Resultado: Cuidar da saúde tanto em casa como no trabalho.

26 SENSO DE SAÚDE - Ergonomia

27 SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA Shitsuke - Significa autodisciplina, educação, harmonia. A arte de fazer as coisas certas, naturalmente. Comprometimento com normas e padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria contínua ao nível pessoal e organizacional. Refere-se a padrões éticos e morais. Uma pessoa autodisciplinada discute até o último momento mas, assim que a decisão for tomada, ela executa o combinado.

28 SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA Procedimentos: 1- Compartilhar visão e valores. 2- Educar para a criatividade. 3- Ter padrões simples. 4- Melhorar comunicação em geral. 5- Treinar com paciência e persistência. Resultado: Interesse pelo melhoramento contínuo.

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31 PROGRAMA 5S RESUMO UTILIZAÇÃO 5S PRODUÇÃO ADMINISTRAÇÃO Seleção de equipamentos e ferramentas necessários e desnecessários. Seleção de dados e informações necessários e desnecessários. ORDENAÇÃO LIMPEZA SAÚDE AUTODISCIPLINA Local específico ou layout para guarda e utilização de materiais. Estabelecer 1 min. como tempo máximo para localização. Eliminação de pó, sujeira e objetos desnecessários nos postos de trabalho Ações consistentes e repetitivas visando a manutenção dos sensos anteriores Hábito no cumprimento de regras e procedimentos estipulados pelas equipes. Constante aperfeiçoamento. Local de arquivo para pesquisa e utilização de dados, num tempo máximo de 1 minuto. Permanente atualização e renovação de dados e informações. Ações consistentes e repetitivas visando a manutenção dos sensos anteriores Hábito no cumprimento de regras e procedimentos estipulados pelas equipes. Constante aperfeiçoamento

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33 PROGRAMA 5S AUDITORIA Identificar oportunidades de melhorias Colaborar com a evolução do processo FISCALIZAR CULPADOS ERROS Todos devem participar da concepção dos critérios de avaliação

34 PROGRAMA 5S FICHA DE AUDITORIA DE MANUTENÇÃO AUDITORIA Setor Avaliado: Avaliadores: Responsável: Data: / / N.º SENSO DE UTILIZAÇÃO OBSERVAÇÕES 01 Objetos/Produtos/Informações - desnecessários são descartados periodicamente 02 Materiais/Móveis/Equipamentos - são utilizados corretamente 03 Materiais/Equipamentos/Insumos - estão na quantidade certa, evitando-se estoques desnecessários 04 Materiais/Utensílios/Informações - estão dispostos de acordo com a frequência de uso 05 Materiais/Insumos/Energia Elétrica - são feitos controles do desperdício do dia-a-dia TOTAL N.º SENSO DE ORDENAÇÃO OBSERVAÇÕES 01 Materiais/Equipamentos/Insumos - existe um local determinado para cada objeto 02 Documentos/Informações - são arquivados de acordo com um padrão definido 03 Ambiente de Trabalho - existe um gerenciamento visual, mantendo-se organizado durante o expediente 04 Objetos - usados durante o trabalho são guardados em seus devidos lugares ao final do expediente 05 Materiais/Equipamentos/Insumos-estão identificados de acordo com padrões estabelecidos previamente TOTAL

35 PROGRAMA 5S AUDITORIA FICHA DE AUDITORIA DE MANUTENÇÃO DO PROGRAMA 5S Setor Avaliado: Avaliadores: Responsável: Data: / / N.º SENSO DE LIMPEZA OBSERVAÇÕES 01 Pisos/Paredes/Tetos/Portas/Janelas - estão limpos e bem conservados 02 Materiais/Móveis/Equipamentos - estão limpos e bem conservados 03 Lixo - existem Coleta Seletiva e Lixeiras em quantidades suficientes 04 Banheiros/Cozinhas/Refeitórios/Áreas de Lazer - são limpos e de aspecto agradável 05 Padrão de Limpeza - existe plano de manutenção sendo seguido TOTAL N.º SENSO DE SAÚDE OBSERVAÇÕES 01 Apresentação Pessoal - é observada (uniforme/crachá/unha/cabelo/barba) 02 Relacionamento Interpessoal - é harmonioso e o moral do grupo elevado 03 Preocupação com a Saúde Física e Mental -são realizados exames periódicos, campanhas, reuniões 04 Ambiente de Trabalho Agradável - com locais ventilados, iluminados e sem poluição 05 Ambiente de Trabalho - o acesso é rápido e sem desgaste a informações e materiais TOTAL

36 PROGRAMA 5S AUDITORIA FICHA DE AUDITORIA DE MANUTENÇÃO DO PROGRAMA 5S Setor Avaliado: Avaliadores: Responsável: Data: / / N.º SENSO DE AUTODISCIPLINA OBSERVAÇÕES 01 Funções e Responsabilidades - o conhecimento e o cumprimento do Programa 5S é rotina de todos 02 Pontualidade - o cumprimento de prazos e horários é hábito de todos na equipe/setor 03 Comunicação - os procedimentos operacionais são claros e objetivos, utilizando-se linguagem simples 04 Participação - há programa de sugestões onde todos se sentem seguros para dar opiniões e discutir erros 05 Educação e Treinamento - é proporcionado e estimulado o autodesenvolvimento dos colaboradores TOTAL PONTUAÇÃO TOTAL

37 PROGRAMA 5S CRITÉRIOS DE PONTUAÇÃO AUDITORIA DESCRIÇÃO DO ITEM N O T A S SENSO DE UTILIZAÇÃO Descarte de Objetos/Produtos/Informações Mais de 3 itens sem providência de descarte Até 3 itens sem providência de descarte Nenhum item sem providência de descarte 02 Estoque de Materiais/Equipamentos/Insumos Mais de 3 itens em estoque desnecessário no setor Até 3 itens em estoque desnecessário no setor Nenhum item em estoque desnecessário no setor 03 Desperdício de Materiais/Insumos/Energia Não há controle algum Alguns itens são controlados Todos os itens são controlados SENSO DE ORDENAÇÃO 01 Identificação de Materiais/ Equipamentos/ Insumos A grande maioria dos materiais não está identificada Alguns materiais estão identificados, mas não existe uma padronização Todos os materiais estão identificados, obedecendo a um padrão estabelecido 02 Tempo gasto para localização de Documentos/ Informações Em média, gasta-se mais de 3 minutos na localização de arquivos Encontrados mais de 3 itens fora do lugar 03 Existência de objetos fora de seus devidos lugares, especialmente ao término do expediente SENSO DE LIMPEZA 01 Limpeza de Pisos/Paredes/Tetos/Portas/Janelas O ambiente encontra-se bastante sujo e desgastado 02 Uso adequado de Materiais/Móveis/ Equipamentos 03 Aspecto geral de Banheiros/Refeitórios/ Áreas de Lazer Não há plano de manutenção preventiva sendo seguido Sujo, sem condições adequadas de uso, com umidade e excesso de lixo nas lixeiras Em média, gasta-se até 3 minutos na localização de arquivos Encontrados até 3 itens fora do lugar Há pouca sujeira e desgaste no ambiente Há plano de manutenção preventiva para alguns equipamentos/materiais Limpo, mas sem toalha, papel higiênico, sabonete ou lixeira Em média, todos os documentos são localizados em 1 minuto Item algum foi encontrado fora do lugar O ambiente encontra-se totalmente limpo Há plano de manutenção preventiva para todos os equipamentos/materiais Limpo, asseado, de aspecto agradável, podendo ser usado por qualquer pessoa

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41 PROGRAMA 5S PLANO DE AÇÃO O QUE ONDE COMO QUANDO PORQUE QUANTO CUSTA QUEM

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43 Os outros 3 S SHIDO - SENSO DE CAPACITAÇÃO Aperfeiçoamento da formação profissional pela capacitação, educação e treinamento, visando qualificar o profissional e sua evolução como ser humano. SETSUYAKU - SENSO DE ECONOMIA É o combate aos desperdícios administrando da melhor forma os recurso de quando os demais " S" estiverem de mudanças e melhorias. SHIKARI YARO - SENSO DE DETERMINAÇÃO E UNIÃO. Prega a participação determinada da alta administração em parceria com a união de todos os funcionários. O exemplo vem de cima. Motivação. Liderança e comunicação são as chaves deste Senso.

44 Metodologia de Implantação do Processo 8 S

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47 CONCLUSÃO Pode-se perceber que o programa 8 S dá ganhos a todos nós, pois significa estímulo para as pessoas realizarem o seu trabalho corretamente, com alegria e para assumirem a responsabilidade pelos resultados. É a busca da melhoria contínua na vida de cada um de nós. E praticar e desejar o bem a todos. Somente quando os empregados se sentirem orgulhosos por terem construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá-lo continuamente, estará realmente compreendida a verdadeira essência do 8 S. O programa 8 S será realmente eficaz se for assumido por toda organização.

48 VÍDEO DE GESTÃO DA QUALIDADE TOTAL: CASO PRÁTICO EMBALAGENS METÁLICAS