REGULAMENTO 5S COLETIVO (ADMINISTRATIVO)

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1 REGULAMENTO S COLETIVO (ADMINISTRATIVO) 1 REGRAS GERAIS PARA AUDITORIAS: 1.1 SENSO DE UTILIZAÇÃO E DESCARTE (SEIRI): Selecionar materiais, documentos, peças e equipamentos de acordo com a frequência de utilização. Separar tudo aquilo que realmente é útil e descartar o que não é mais necessário. Deixar próximo o que se utiliza com mais frequência e mais distante aquilo que se usa com menos frequência. A área está livre de cópias desnecessárias de materiais de consulta? A área está livre de objetos desnecessários nos armários, gavetas e bancadas? Os rascunhos estão armazenados um um único local para o departamento? A área está livre de materiais de escritório repetidos armazenados? O mobiliário, equipamentos e materiais aparentam estar em boas condições de uso, sem necessidade de descarte? Existe área para segregação de itens não utilizados? (Seirilândia) Todos os equipamentos dependentes de baterias ou pilhas estão devidamente carregados e em bom estado de 7 Os documentos, formulários e demais arquivos que são de distribuição do Departamento da Qualidade devem estar sua última versão atualizada e divulgada. Procedimentos e Instruções de trabalho só poderão ser consultados eletronicamente ou através de postos de consultas cadastrados. Quaisquer tipos de objetos que não fazem parte da rotina de trabalho e são usados raramente devem ser retirados e informados ao Departamento de Controle Patrimonial ou almoxarifado para sanar as dúvidas sobre o apropriado destino. Os rascunhos deverão estar armazenados em um único local definido pelo departamento e o mesmo deve estar identificado. Verificar se no departamento há matérias que são utilizados esporadicamente ou raramente que são repetidos dentro do departamento fazendo com que outro departamento que esteja precisando fique sem utilizar. Ex.: Máquina de Xerox, câmera fotográfica, guilhotina, etc. O mobiliário, equipamentos e materiais quando em uso coletivo, devem estar em bom estado físico ou se for detectado qualquer necessidade de manutenção já ter aberto um chamado para reparo junto com o Departamento de Controle Patrimonial. Não detectado a abertura deste chamado, o requisito é pontuado. Os materiais e equipamentos que não estão sendo mais utilizados e possam ser disponibilizado para outros colaboradores ou departamentos utilizar, devem estar em um local definido pelo departamento e o mesmo deve estar identificado. O material deve permanecer no local e detectando que não há mais utilidade de uso para nenhum outro departamento, este deve ser entregue ao Departamento de Controle Patrimonial. Todos os equipamentos devem estar propriamente carregados ou munidos de pilha. Ex.: Relógios de parede, controle remoto de televisão, controle remoto de ar condicionado, câmeras fotográficas, etc. A-POQUA REV00 Cópia Controlada Página: 1

2 funcionamento, sem necessidade de descarte? A área está livre de acúmulo de materiais sob ou atrás de armários ou arquivos, que podem ser descartado? O status de utilização de ambientes está sendo utilizados corretamente? 1 Materiais entulhados aguardando retirada devem ser descartados ou verificar a possibilidade de reciclagem por outro departamento. Ex.: Banners, materiais de eventos, materiais de brindes, etc. Verificar se os locais que possuem status de utilização Ocupado/Livre estão sendo utilizados corretamente. Verificar todos os locais que possuem tais placas: banheiros, salas de reunião, salas de treinamento, etc. 1. SENSO DE ARRUMAÇÃO E ORDENAÇÃO (SEITON): Organizar documentos, equipamentos e materiais de maneira prática, possibilitando acesso rápido e fácil a eles. Identificar gavetas, armários, estantes e pastas a fim de facilitar a procura por objetos e documentos. Armários, arquivos, ferramentas, portas, equipamentos, quando de uso coletivo, estão identificados e propriamente armazenados? As etiquetas estão em bom estado de conservação? As etiquetas e avisos diversos utilizados são os mesmos padronizados pelo Departamento da Qualidade? Os mobiliários de uso comum (Mesas, bancadas, baias e salas da área) estão organizados, sem acumulo de objetos (Enfeites, pastas, papéis, caixas, etc.)? Os corredores e passagens da área estão livres de caixas, pastas, cestos ou qualquer outro objeto espalhado? Deve haver etiquetas em locais estratégicos para definir a posição de tais objetos, documentos e equipamentos. Os locais fixos não devem ter etiquetas, uma vez que não serão retirados do seu local (Ex.: Impressoras, Quadros, porta papel, porta sabonete, etc.). As etiquetas devem estar em um bom estado de conservação, livre de rasgos e desgastes. As etiquetas devem ser padronizadas e distribuídas diretamente pelo Departamento da Qualidade, não sendo aceitas outros modelos genéricos. Observar se os avisos pregados em paredes e murais estão aprovados pelo departamento da qualidade e dentro do padrão estipulado. Garantir que todos os objetos estejam armazenados e organizados, evitando a poluição visual dos ambientes. Cada mesa, bancada, baia ou sala da área quanto ao uso coletivo deverá haver apenas 1 objeto decorativo e livre de pastas, caixas e papeis espalhados. Garantir que a área esteja livre de qualquer objeto, caixas ou outros que estejam obstruindo as passagens e corredores da área. A-POQUA REV00 Cópia Controlada Página:

3 Os quadros de energia estão devidamente identificados, de acordo com o modelo fornecido pelo Departamento da Qualidade, com as chaves que correspondem às lâmpadas e redes elétricas? Há ordenação dos documentos sob a mesa, arquivos e gavetas? Todos os colaboradores estão atualizados na lista telefônica? As saídas de emergência e equipamentos de segurança estão identificados, desobstruídos e em bom estado de conservação e prontos para serem utilizados? Os quadros de energia devem ser claramente identificados segundo o formulário padrão (F- POQUA000-4) desenvolvido pelo Departamento da Qualidade com os locais correspondentes as lâmpadas e redes elétricas. Deverá ser claro e objetivo. Observar se existe uma ordenação dos documentos que facilite sua localização rápida. As pastas suspensas (inclusive seu conteúdo) e arquivos deverão estar em ordem alfabética ou numérica dentro dos armários. Verificado se todos os dados de endereço eletrônico ou telefones dos colaboradores estão atualizados na lista telefônica. Verificar se todas as alterações de quadro de colaboradores (Demissões, contratações, substituições, troca de ramal dentro do próprio departamento, etc) estão sendo atualizadas e solicitada ao TI para efetuar a alteração antes da auditoria. Caso o gestor do departamento apresentar o SAU indicando o pedido de alteração na lista, desconsiderar demérito. Caso contrário gera apontamento de não conformidade. Verificar se as saídas de emergência, extintores de incêndio, hidrantes estão identificados, desobstruídos e em bom estado e prontos para uso. 1. SENSO DE LIMPEZA: Este senso vai além do ato de limpar. Devemos nos policiar e procurar colocar em prática o hábito de não sujar, inspecionando e descobrindo as fontes das sujeiras a fim de ataca-las. A Matriz de Responsabilidade está atualizada e em pleno cumprimento na área? A área está livre de alimentos ou restos de alimentos? 4 A Matriz de Responsabilidades (F-POQUA000-1) do departamento deve estar pronto, bem identificado e localizado no quadro de Gestão a Vista do departamento. Ter a evidência do seu cumprimento de acordo com o período e atividades distribuídas. Manter limpa de alimentos e restos de alimentos as áreas de café ou mesas. Manter o mais limpo possível evitando que o local seja vulnerável a pragas (Formigas, baratas, etc.). A-POQUA REV00 Cópia Controlada Página:

4 Os equipamentos eletrônicos de uso comum estão devidamente higienizados (Inclusive no espaço em que se encontram) evitando a danificação por poeira ou outros fatores? Os mobiliários de uso comum (Mesas, bancadas, baias e salas da área) estão limpos? As áreas que possuem plantas ou objetos de decoração estão em ordem? As plantas estão podadas e os objetos de decoração limpos? Todo material estranho ao espaço de trabalho de uso comum (sucata ou entulho) é descartado constantemente? Os filtros (Ventilação e ar condicionado) estão sendo limpos adequadamente? 1 Os equipamentos eletrônicos de uso comum devem ser higienizados conforme cronograma de limpeza, evitando assim o dano por poeira, água ou outros fatores. Os mobiliários de uso comum (Mesas, bancadas, baias e salas da área) devem estar propriamente limpos e disponível para qualquer outra atividade. Manter sempre higienizados conforme Matriz de Responsabilidades (F-POQUA000-1) as áreas que possuírem local de decoração ou plantas. Qualquer objeto que deve ser descartado não pode estar sendo amontoados para o destino final. Deve evitar a armazenagem de sucata, entulho e/ou objetos que não possuem mais aproveitamento (Danificados). Manter sempre higienizados conforme Matriz de Responsabilidade (F-POQUA000-1), ventiladores (manter as pás e grades limpas) e ar condicionado (Manter os filtros do ar condicionado limpos corretamente) SENSO DE SAÚDE e HIGIENE: Praticar atividades físicas, ter uma alimentação adequada e realizar tarefas das quais gostamos, melhora o nosso humor, nossa auto estima e, consequentemente, nos sentimos mais motivados e mais produtivos. Neste senso, podemos destacar também a Política de Álcool e Drogas mantida pelo. O ambiente está livre de riscos que podem causar acidente? Verificar se o ambiente no geral não apresenta riscos de acidente (Estrutural e/ou Material): Objetos ou equipamentos com defeito ou com pedaços cortantes, pregos e/ou farpas de madeira desprendendo de mesas, armários, cadeiras, buracos no chão que podem ocasionar quedas, vazamentos, tábuas ou pisos soltos, etc. Caso constatado deve-se acionar o Departamento de Controle Patrimonial para efetuar o concerto. Visto que não houve solicitação de reparo, o item será pontuado. A-POQUA REV00 Cópia Controlada Página: 4

5 O ambiente está livre de mofo ou lodo? 0 Os fios de eletricidade, telefônicos, caixas de força, tomadas, cabines ou chaves de luz dentre outros estão limpos e bem conservados, não possuindo fios expostos, pendurados ou soltos? Orientar o auditado a observar se o ambiente estar com excesso de lodo ou mofo e quando perceber que há necessidade de reparo, acionar o departamento de Controle Patrimonial. Deve-se manter toda a fiação do espaço de trabalho da área devidamente agrupados, armazenados corretamente, livre de água e/ou poeira. Os fios devem todos estar em bom estado de conservação (não estando desencapados, velhos ou mal conectados). Caso o gestor do departamento apresentar o SAU indicando o pedido de manutenção dos fios, desconsiderar demérito. Caso contrário leva não conformidade. 1. SENSO DE AUTO-DISCIPLINA: Há uso consciente dos recursos elétricos ou hídricos disponibilizado pela empresa no departamento? As não conformidades levantadas na auditoria passada foram tratadas? Apontar deméritos por reincidência. Os Quadros de Gestão à Vista ou Avisos estão atualizados? Há respeito pelo auditor de S? (TOTAL DA AUDITORIA) Deve-se verificar se está ocorrendo o uso consciente de recursos elétricos e hídricos disponibilizados dentro do departamento. Deve-se observar sempre se há lâmpadas acessas sem necessidades (Luzes do banheiro, cozinha, copa, salas de reunião e treinamento, acessa sem utilização), aparelhagem ligada após o horário de expediente e/ou sem utilização (Projetores, computadores, notebooks, scanner, impressoras, etc.), ar condicionado ligado excessivamente ou com a janela aberta (aumenta o consumo de energia e seu desempenho), torneiras ou encanamentos ligados sem necessidade ou pingando aumentando o desperdício, etc. Ao final de cada auditoria, deve-se passar o resumo de não conformidades encontradas, e no início da próxima são observadas as pendências e visto se todas foram sanadas ou cumpridas. Caso não seja identificada a efetividade das mudanças, haverá o apontamento por reincidência. Os Quadros de Gestão à Vista ou Avisos devem estar todos atualizados, com uma boa disposição dos indicadores em ordem alfabética e evitando a poluição visual. Não deverá ocorrer desrespeito ao auditor durante a auditoria com ofensas ou qualquer forma de agressão verbal ou moral. Quando observado que o ambiente não está adequado para efetuar a auditoria com diversas não conformidades em mais de um senso no mesmo local ou impossibilidade de auditar (Armários, portas e gavetas fechados ou desorganização) deve-se encerrar com o auditado. O COLAPSO significa que o departamento nesta auditoria de itens comuns irá levar pontuação ZERO em todo o check-list. A-POQUA REV00 Cópia Controlada Página: