Manual do Expositor IES

Transcrição

1 Manual do Expositor IES CMUC 2013

2 Prezado Expositor, A Organização do CMUC 2013 Congresso Mundial de Universidades Católicas elaborou este manual da Feira das Universidades, para orientá-lo quanto à sua participação e para tirar dúvidas sobre os procedimentos operacionais, administrativos e técnicos do evento. Este manual deve ser lido em sua totalidade, pela equipe da instituição expositora, para que estejam cientes de todos os procedimentos necessários para a realização do evento, assim como prazos de envio dos formulários e dos projetos. Solicitamos e recomendamos que todas as normas que regem o evento sejam repassadas a todos os seus funcionários, fornecedores e demais contratados, a fim de evitarmos transtornos. Estaremos durante todo o evento à disposição para atendê-lo e efetivamente trabalhar com você para que todos juntos alcancemos nossos objetivos. Caso, após leitura detalhada desse manual, permaneça alguma dúvida, não hesite em nos contatar. Atenciosamente, Assessoria de Relações Públicas Secretaria de Comunicação PUC Minas [email protected] Telefone:

3 1. DADOS GERAIS DO EVENTO A FEIRA DAS UNIVERSIDADES será realizada durante o CMUC 2013, nos dias 18, 19, 20 e 21 de julho de Essa será uma oportunidade de conhecer diversas Instituições de Ensino Superior Católicas do mundo e participar das várias atividades disponíveis. REALIZAÇÃO Arquidiocese de Belo Horizonte PUC Minas Conferência Nacional dos Bispos do Brasil (CNBB) Federação Internacional de Universidades Católicas (Fiuc) Organização de Universidades Católicas da América Latina e Caribe (Oducal) Associação Nacional de Educação Católica (Anec). ORGANIZAÇÃO PUC Minas APOIO Congregação para a Educação Católica e Pontifício Conselho para os Leigos Local: Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais Complexo Esportivo Av. Dom José Gaspar, 500 CEP Belo Horizonte - MG MONTADORA OFICIAL Vista Eventos e Montagens Promocionais CNPJ: / Inscrição Estadual: Telefone:

4 2. CRONOGRAMA 2.1. Montagem As atividades de montagem dos estandes seguirá o seguinte cronograma: ESTANDES IES 16 de Julho 08h às 18h Montagem 17 de Julho 08h às 18h Montagem 18 de Julho 08h às 15h Montagem ESTANDES PARCEIROS 16 de Julho 08h às 18h Montagem 17 de Julho 08h às 18h Montagem 18 de Julho 08h às 15h Montagem ESTANDES PATROCINADORES 10 a 17 de Julho 08h às 18h Montagem 17 de Julho* 08h às 18h Montagem *Entrega para os expositores fazerem a montagem interna dos estandes. Até às 19h do dia 17 de julho as ruas deverão estar totalmente liberadas para instalação da passadeira de carpete Realização A realização da feira será nos seguintes dias e horários: Realização 19 de Julho Sexta-feira 8h às 20h Realização 20 de Julho Sábado 8h às 20h Realização 21 de Julho Domingo 8h às 15h Realização Manutenção / Suprimentos Manhã 07h às 08h Noite 20h às 20h30 Esta manutenção será autorizada mediante análise da Organização. Durante a realização do evento o acesso do expositor será permitido a partir das 7h. 4

5 2.3. Desmontagem As atividades de desmontagem dos estandes seguirá o seguinte cronograma: ESTANDES IES 21 de Julho Após o término do evento Desmontagem ESTANDES PARCEIROS 21 de Julho Após o término do evento Desmontagem 22 de Julho 08h às 18h Desmontagem ESTANDES PATROCINADORES 22 de Julho 08h às 18h Desmontagem 23 de Julho 08h às 18h Desmontagem 24 de Julho 08h às 18h Desmontagem Não permitiremos o acesso de menores de 16 anos, mesmo acompanhados dos responsáveis, durante os períodos de montagem e desmontagem. 5

6 3. AO EXPOSITOR 3.1. Normas Gerais da Feira de Universidades Na Feira das Universidades, a Organização do CMUC irá disponibilizar para cada expositor: Área de 4m² (2m x 2m), com carpete diretamente no piso da tenda; Divisórias estruturadas revestidas com lona branca; 02 banquetas altas; ESTANDES IES 01 balcão com chave, medindo 1m x 0,5m x 1m; Espaço para banner (máximo de 2 banners por estande, medindo 0,8m x 1,5m); 01 ponto de energia (110 volts); Acesso à internet via Wi-fi. Áreas de acordo com a planta, com carpete diretamente no piso da tenda; Divisórias em estrutura de metalon revestida com lona branca, com altura de 2,5m; ESTANDES PARCEIROS 01 mesa redonda; 04 cadeiras; 01 balcão com chave, medindo 1m x 0,5m x 1m; 01 ponto de energia (110 volts); Acesso à internet via Wi-fi. Será disponibilizado para os patrocinadores uma área de acordo com a quota adquirida: - Área Ouro - 25m²; ESTANDES - Área Platina - 100m²; PATROCINADORES - Área Diamante - 200m². Será disponibilizado um ponto de energia de 05 (cinco) KVA por estandes de Patrocinador. 6

7 Cada Instituição/IES ficará responsável por designar uma pessoa, devidamente credenciada, para responder pelo espaço e receber os congressistas do CMUC durante as visitas ao estande. Esse responsável deverá estar disponível para atendimento no estande nos seguintes horários: ESTANDES IES 12h às 14; 16h; 18h. ESTANDES PARCEIROS 12h às 14; 16h; 18h. ESTANDES Durante toda a programação do Congresso. PATROCINADORES A organização da Feira disponibilizará monitores voluntários para auxiliar em períodos regulares durante os dias de realização, com a intenção de liberar os congressistas para participar das principais conferências e momentos importantes do CMUC. São funções do monitor: Prestar atendimento no estande da empresa aos visitantes da Feira; Zelar pelo espaço do estande; Intermediar a comunicação entre os expositores e a equipe da Organização. Todos os expositores terão suas equipes devidamente identificadas. Os responsáveis pelo estande devem dar o devido treinamento às pessoas que realizarão o atendimento aos visitantes. Será montado um espaço de convivência, com mesas, cadeiras e sofás, visando a articulação de reuniões, encontros e intercâmbio entre as Instituições/IES. Solicitamos que não seja utilizada pelo estande qualquer aparelhagem de amplificação de som para não atrapalhar os trabalhos dos demais expositores. Quaisquer tipos de degustação, distribuição de brindes, amostras e folhetos devem limitar-se ao interior do estande. A coordenação da Feira poderá interrompê-las sempre que ocasionarem aglomerações que venham a prejudicar o fluxo normal dos visitantes do evento. Fica vedado qualquer tipo de panfletagem durante o evento dentro das dependências do evento, salvo as ações autorizadas pelos realizadores. Os formulários são extremamente importantes para a organização do evento, e devem ser enviados nas datas especificadas. Estas datas devem ser impreterivelmente respeitadas a fim de evitar transtornos, atrasos e/ou problemas durante o evento. 7

8 SÃO VEDADOS, EM QUALQUER CIRCUNSTÂNCIA, A ENTRADA, A COMERCIALIZAÇÃO E O CONSUMO DE BEBIDAS ALCOÓLICAS NAS DEPENDÊNCIAS DA FEIRA. Por ser um evento realizado em uma instituição de ensino, não é permitido o consumo de bebidas alcoólicas, conforme previsto na Portaria 038, do ano 2.000, da PUC Minas Deveres do Expositor Respeitar os prazos de preenchimento e envio dos formulários solicitados pela Organização. Todo e qualquer elemento decorativo, construtivo, produto ou equipamento deverá estar rigorosamente localizado dentro dos limites da área disponibilizada. Realizar a montagem e a desmontagem do seu estande dentro do prazo determinado pela Organização. Realizar programação prévia para a colocação de maquinário ou veículos a fim de não atrapalhar a montagem do próprio estande, do estande vizinho e da própria Feira. É de responsabilidade do expositor examinar o local destinado à sua empresa, de modo a evitar ajustes dispendiosos em estruturas do estande, assim como outras dificuldades, pelas quais não poderemos assumir responsabilidades não previstas nos planos do evento. Não é permitido o funcionamento de motores de combustão interna ou outros equipamentos que venham a exalar qualquer tipo de gases, fumaça ou gordura, dentro do pavilhão, sem prévia aprovação da Organização. Todo expositor que ocupe área igual ou superior a 25m² será obrigado a manter em seu estande, desde o início da montagem até o final da desmontagem, pelo menos um extintor de gás carbônico de 6kg. Além da montadora oficial, todos os expositores deverão observar as normas e regulamentos estabelecidos neste manual Secretaria da Feira de Universidades Assim que sua participação for efetivada através da organização do CMUC, nossa equipe estará à sua inteira disposição para orientar e esclarecer todas as dúvidas relativas à sua participação na FEIRA DE UNIVERSIDADES CMUC

9 Antes do evento Comissão Organizadora do CMUC Telefone: Durante a Montagem, Realização e Desmontagem A Secretaria da Feira de Universidades estará localizada no interior da tenda e prestará todo o apoio aos expositores durante os períodos de montagem, realização e desmontagem do evento. Horário de funcionamento da Secretaria - Montagem: das 8h às 19h; - Realização: das 8h às 22h. O acesso ao evento será permitido somente após o credenciamento e retirada dos crachás. Esta orientação é valida para EXPOSITORES, MONTADORES E PRESTADORES DE SERVIÇOS. O acesso dos VISITANTES ao evento será permitido somente após o credenciamento realizado no dia 18 de julho, a partir das 08h Transporte de materiais/produtos Para o transporte de materiais/produtos, os EXPOSITORES deverão utilizar o acesso 2 - portão do Complexo Esportivo, na Av. Dom José Gaspar, Coração Eucarístico. Não será permitido o estacionamento de caminhões nas áreas adjacentes às entradas principais. Depois de descarregar no local indicado, todos os caminhões devem deixar imediatamente a área. Os expositores são totalmente responsáveis pela entrada e retirada de materiais e equipamentos dos seus estandes. A Organização não dispõe de carrinhos para transporte de carga e não se responsabiliza pela guarda ou quaisquer danos, perdas ou extravios de mercadorias, tanto nas áreas internas quanto externas da Feira. Qualquer meio de transporte de carga leve, para circular no interior da Feira, deverá estar limpo e equipado com rodas de borracha ou equivalente. 9

10 O expositor deverá mandar seus produtos / equipamentos / catálogos / brindes somente quanto houver um responsável em seu estande para o devido recebimento. Toda mercadoria destinada à exposição deverá ter em sua embalagem claramente identificados o nome do expositor e o número de seu estande. As mercadorias não poderão ser colocadas nos estandes durante os horários de funcionamento do evento. A partir de 18 de julho de 2013 materiais e equipamentos só poderão ser transportados para o interior da Feira de Universidades até 1 (uma) hora antes da abertura do evento aos visitantes. O expositor deverá encaminhar à Montadora Oficial uma declaração por escrito do peso da carga e dos meios de transporte que utilizará. Esta declaração será avaliada pela Montadora Oficial e, caso necessário, deverá ser adequada para as condições do local. 3.5 Formulários Abaixo estão listados os formulários a serem preenchidos com suas respectivas datas limite de entrega. Formulário FORMULÁRIO 1* DADOS CADASTRAIS E CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO FORMULÁRIO 2 CADASTRO E SOLICITAÇÃO DE CREDENCIAIS - MONTADORAS FORMULÁRIO 3 SOLICITAÇÃO DE CREDENCIAIS - EXPOSITORES E APOIO FORMULÁRIO 4* REGISTRO DE ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAIS FORMULÁRIO 5 SOLICITAÇÕES ADICIONAIS *Os formulários 1 e 4 são de preenchimento obrigatório pelos expositores das IES. Data Limite de Entrega 05/07 05/07 05/07 05/07 05/07 Os formulários estão disponíveis para download no site do CMUC e devem ser enviados até a data limite para o [email protected]. Mais informações no Manual do Expositor - Geral, também disponível no site do evento. 10