1. INFORMAÇÕES GERAIS

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2 ÍNDICE 1. INFORMAÇÕES GERAIS ENDEREÇOS E TELEFONES RELATIVOS AO EVENTO O EVENTO REALIZAÇÃO E PROMOÇÃO LOCAL PERÍODOS E HORÁRIOS DE FUNCIONAMENTO OCUPAÇÃO DOS ESTANDES SEGURO INFORMAÇÕES TÉCNICAS DESCRIÇÃO DA MONTAGEM BÁSICA ENERGIA ELÉTRICA ELEMENTOS COMPLEMENTARES (ACESSÓRIOS/MOBILIÁRIOS) NORMAS TÉCNICAS DE MONTAGEM E DECORAÇÃO DOS ESTANDES DESMONTAGEM FUNCIONAMENTO SECRETARIA PARA EXPOSITORES CREDENCIAIS USO DE SOM TRABALHO DE MENORES TÉCNICAS DE DEMONSTRAÇÃO MOVIMENTAÇÃO DE CARGAS MANUTENÇÃO DOS CORREDORES INFRA-ESTRUTURA E SERVIÇOS DE APOIO SEGURANÇA LIMPEZA OBRIGAÇÕES LEGAIS FUNCIONAMENTO PROVISÓRIO/REMESSA DE MERCADORIAS DISPOSIÇÕES FINAIS RESUMO DOS FORMULÁRIOS PRAZOS E RESPONSÁVEIS Pág. 2 de 11

3 1. INFORMAÇÕES GERAIS ENDEREÇOS E TELEFONES RELATIVOS AO EVENTO: Promotora ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE ODONTOLOGIA SEÇÃO RIO DE JANEIRO (ABO-RJ) Rua Barão de Sertório, 75 - CEP: Rio Comprido RJ Tel.: (21) Ramal: 212 Tel/fax: (21) Site: [email protected] Montadora Oficial REPOSSI [email protected] Tel.: (21) / (21) O EVENTO 13º ODONTORIO, neste Manual denominado EVENTO. REALIZAÇÃO E PROMOÇÃO ABO-RJ Associação Brasileira de Odontologia - Seção Rio de Janeiro, neste manual denominada PROMOTORA. A supervisão geral do EVENTO é atribuição da PROMOTORA. LOCAL ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE ODONTOLOGIA SEÇÃO RIO DE JANEIRO (ABO-RJ) Rua Barão de Sertório, 75 - Rio Comprido RJ PERÍODOS E HORÁRIOS DE FUNCIONAMENTO Evento 21 a 23/07/2016 Montagem/ Decoração Abertura da Exposição Exposição Comercial Atividades Científicas Reposição de Produtos Remoção de Produtos Desmontagem 20/07/2016 das 10h00 às 22h00 21/07/2016 às 9h00 21 a 23/07/2016 das 9h00 às 19h00 21 a 23/07/2016 das 9h00 às 18h00 21 a 23/07/2016 das 8h00 às 9h00 23/07/2016 das 19h00 às 22h00 24/07/2016 das 08h00 às 12h00 24/07/2016 das 08h00 às 18h00 Pág. 3 de 11

4 Obs.1: Será permitida a entrada dos expositores a partir das 10h00 do dia 20/07/2016. Obs.2: Os corredores da exposição deverão estar totalmente desimpedidos e os trabalhos de decoração externa do estande deverão estar encerrados até às 18h00 do dia 20/07/2016. Após esse horário, somente serão permitidos trabalhos de decoração interna, desde que nenhum material ou entulho seja colocado nos corredores do evento. OCUPAÇÃO DOS ESTANDES O Expositor obriga-se a ocupar e utilizar, com seus produtos e/ou serviços, durante todo o período do evento, o estande locado, devendo ainda obedecer aos seguintes critérios:. O Expositor é totalmente responsável pela ação de seu pessoal funcional, fixo ou temporário.. O Expositor não poderá transferir, total ou parcialmente, qualquer direito ou responsabilidade assumida em relação ao evento, sem a prévia autorização da ABO-RJ.. O Estande que não for ocupado até 24 horas antes da inauguração do evento será considerado abandonado, podendo a organização utilizá-lo da melhor forma que lhe convier, perdendo o expositor qualquer direito a reembolso de pagamento já realizado ou indenização de qualquer natureza. SEGURO A ABO-RJ não será responsável por danos ou prejuízos causados a empresa expositora, pessoas e/ou produtos durante o Evento, incluindo-se furto, sabotagem, convulsão civil, deficiência ou interrupções de energia elétrica, incêndio, raios, explosão, penetração de água e sinistros de quaisquer espécies. Contudo, cumprindo dispositivos legais, a ABO-RJ contratará, junto a uma companhia nacional de seguros, uma apólice de cobertura não só da Exposição como do público. Fica entendido que serão de responsabilidade do Expositor ou seus prepostos quaisquer acidentes que sejam causados a partir de sua presença, de seus funcionários ou de qualquer outra pessoa a quem ele tenha facilitado ou permitido o ingresso ao Evento, inclusive nos períodos de montagem e desmontagem. Fica formalmente recomendado a cada Expositor, segundo seu próprio julgamento, que o mesmo contrate um seguro para cobertura do seu estande, produtos, bens e pessoal em serviço, bem como contra acidentes de qualquer natureza, inclusive de casos fortuitos ou acontecimentos inesperados que prejudiquem a atuação da empresa durante o Evento. Pág. 4 de 11

5 2. INFORMAÇÕES TÉCNICAS DESCRIÇÃO DA MONTAGEM BÁSICA Os expositores receberão os estandes montados, a partir das 10h00 do dia 20 de julho de 2016, para início do trabalho de decoração. Pág. 5 de 11

6 ENERGIA ELÉTRICA A quantidade mínima de energia 0,08 kva s por m² será fornecida pela Promotora sem custos para o expositor. Não sendo suficiente a energia elétrica básica para o funcionamento dos equipamentos elétricos de seu estande, o expositor deverá solicitar energia elétrica adicional através do Formulário 4. O expositor deverá determinar quantidade e local para a instalação do ponto de energia, preenchendo o Formulário 5 no site. Os formulários deverão ser preenchidos no site até o dia 20/06/2016. Obs1.: A energia elétrica será fornecida em 110 volts. Obs2.: O não preenchimento dos Formulários 4 e 5 com informações corretas, ou a comprovação da utilização de carga elétrica acima do solicitado, gerará a prática ostensiva de fiscalização. Tabela de consumo de energia elétrica APARELHOS/EQUIPAMENTOS CONSUMO Cafeteira Geladeira Pequena Geladeira Média Lâmpada de 60W refletora Lâmpada de 100W refletora Lâmpada Fluorescente 20W Lâmpada Fluorescente 40W Aparelho de TV Videocassete Ventilador Microcomputador linha PC Monitor Impressora linha PC Forno de Microondas Forno Elétrico 1000 W Forno Elétrico 2000W Forno Elétrico 3000W Forno Elétrico 4000W 0,50 KVA 0,80 KVA 1,20 KVA 0,06 KVA 0,10 KVA 0,024 KVA 0,048 KVA 0,35 KVA 0,30 KVA 0,15 KVA 0,25 KVA 0,25 KVA 0,20 KVA 1,50 KVA 1,00 KVA 2,00 KVA 3,00 KVA 4,00 KVA Pág. 6 de 11

7 ELEMENTOS COMPLEMENTARES (ACESSÓRIOS MOBILIÁRIOS) A montadora oficial dispõe de elementos complementares à montagem básica (acessórios de apresentação e mobiliários), que poderão ser locados aos expositores. A solicitação e pagamento destes elementos devem ser feitos diretamente com a montadora oficial. NORMAS TÉCNICAS DE MONTAGEM E DECORAÇÃO DOS ESTANDES Limites de Altura e Projeção Horizontal A altura máxima permitida a partir do piso é de 2,40m. A projeção horizontal de qualquer elemento da montagem ou de produtos expostos deverá, obrigatoriamente, estar contida nos limites da área do estande. Não serão permitidas quaisquer projeções sobre as vias de circulação. Vias de Circulação As vias de circulação não poderão servir como depósito de materiais ou produtos e equipamentos a serem utilizados nos estandes. Toda a operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do estande, tanto na montagem como durante o evento, para não prejudicar a circulação de materiais e visitantes. Jardins e Plantas Jardins, flores e plantas ornamentais serão permitidos quando contidos em recipientes que, ao serem aguados, não causem qualquer vazamento. Manuseio do Material A retirada ou colocação de painéis ou qualquer outro elemento da montagem básica somente poderá ser feita por pessoal especializado do montador oficial. A ABO-RJ se reserva o direito de transferir ao Expositor o custo por danos observados em componentes do material da montagem padronizada. Fixação de Materiais Não será permitida a realização de furos, pintura e utilização de cola sobre os painéis, vidros, ferragens ou acessórios da montagem básica bem como danos às paredes, piso, jardins e estrutura do espaço onde se realiza o Evento. Sugerimos, para fixação de material promocional, quadros ou objetos de decoração, o uso de fios de nylon e anzóis de pesca. Danos causados, mesmo que acidentalmente, serão cobrados do Expositor, que se obriga a saldá-los no ato da apresentação da conta. DESMONTAGEM A retirada do material exposto, bem como móveis e utensílios utilizados em cada estande, somente será permitida no horário previsto para este fim. Durante o desmonte, principalmente, o Expositor deverá exercer a necessária fiscalização sobre seus pertences, em apoio à segurança do Evento, visando preservar a integridade de sua propriedade. Após o término do período de desmontagem, os produtos eventualmente remanescentes serão retirados do recinto pelo montador oficial, que cobrará do Expositor os custos operacionais deste procedimento, não se responsabilizando por danos, furtos ou extravios. Pág. 7 de 11

8 3. FUNCIONAMENTO SECRETARIA PARA EXPOSITORES A ABO-RJ manterá no local do Evento uma Secretaria exclusivamente para atendimento aos Expositores, onde será procedido a entrega de credenciais e outros materiais dos Expositores. CREDENCIAIS A empresa deverá fazer a solicitação das credenciais para Expositor no site: As credenciais deverão ser ostentadas pelos titulares, enquanto estes permanecerem no recinto da Exposição. A organização do evento se reserva o direito de exigir identificação dos portadores de credenciais e apreender as que estiverem sendo utilizadas indevidamente. A partir das 10h00 do dia 20/07/2016 será realizada a entrega de todas as credenciais solicitadas pelo Expositor na Secretaria de Expositores, instalada na ABO-RJ. Somente entrarão no evento, pessoas devidamente credenciadas. USO DE SOM Está terminantemente proibida qualquer utilização de som amplificado no estande ou através de equipamentos móveis circulando pelo recinto da exposição que, ultrapassem o limite da voz humana. TRABALHO DE MENORES O trabalho de menores é regulamentado. Caso o Expositor tenha contratado menores para trabalhar em seu estande deverá obter autorização especial da Divisão de Fiscalização do Juizado de Menores do Estado do Rio de Janeiro Praça 11 de Junho, 403 2º andar CEP: Tel.: (21) Fax: (21) Obs.: Conserve uma cópia da autorização no estande, para apresentar à fiscalização do Juizado de Menores. TÉCNICAS DE DEMONSTRAÇÃO Serão permitidas todas as técnicas de demonstração válidas, desde que desenvolvidas estritamente na área locada, observadas as seguintes limitações: Qualquer tipo de degustação e distribuição de brindes, amostras e folhetos limitar-se-á ao interior de cada estande, cabendo a ABO-RJ interrompê-la toda vez que ocasionar aglomerações tais que venham prejudicar o fluxo normal dos visitantes do Evento. Fora dos limites da área locada do Expositor não serão permitidos quaisquer tipos de promoções e/ou atividades, tais como:. Distribuição de brindes ou peças promocionais;. Colocação de letreiros, cartazes, etc., sem autorização da ABO-RJ;. Bonecos, Robôs, Artistas de performance (sombras, bonecos vivos) e afins;. Desfiles, degustação de produtos e outros. Pág. 8 de 11

9 MOVIMENTAÇÃO DE CARGAS O transporte e a movimentação de cargas e equipamentos nos estandes são responsabilidades do Expositor e somente poderão ser realizados pelo pessoal devidamente identificado e nos períodos de montagem e horários de reposição. MANUTENÇÃO DOS CORREDORES O Expositor deve zelar pela limpeza e conservação de todas as vias de circulação, tomando alguns cuidados como:. Quando da limpeza de manutenção do estande, não permitir que a sujeira seja depositada na rua, e sim recolhida em sacos plásticos, ou colocada nas lixeiras existentes;. Quando da reposição de produtos líquidos (água, gelo, bebidas em geral), cuidarem para mantê-los em recipientes fechados ou embalagens apropriadas, a fim de não molharem os carpetes;. Não permitir que se joguem pontas de cigarros, embalagens, produtos ou restos nas ruas, usandose sempre as lixeiras ou cinzeiros existentes. 4. INFRA-ESTRUTURA E SERVIÇOS DE APOIO SEGURANÇA A ABO-RJ manterá durante o evento um serviço de segurança geral. Este serviço tem como objetivo manter a ordem no recinto do Evento. Contudo, não é responsabilidade da segurança geral zelar pelos produtos expostos em cada estande. O expositor, ao considerar valores dos produtos e equipamentos expostos em seu estande, poderá julgar necessário, ou não, um reforço da segurança. Caso o expositor opte pela utilização de funcionários da própria empresa ou de empresa especializada, que não a fornecida pela segurança oficial do evento, deverá informar a PROMOTORA DO EVENTO. LIMPEZA Os Expositores deverão cuidar da limpeza de seus estandes. Somente serão permitidos o acesso e permanência do pessoal de limpeza nos seguintes horários: De 21 a 23/07/2016: das 8h00 às 9h00 Pág. 9 de 11

10 5. OBRIGAÇÕES LEGAIS Serão de inteira responsabilidade do Expositor as obrigações tributárias, trabalhistas, previdenciárias e securitárias decorrentes das atividades do seu estande. FUNCIONAMENTO PROVISÓRIO/ REMESSA DE MERCADORIAS Os Expositores deverão formalizar requerimento de Autorização de Funcionamento Provisório em 2 (duas) vias, conforme o modelo disponível na área de DOWNLOAD, à Secretaria de Estado de Fazenda do Rio de Janeiro, entregando pessoalmente, até 03 (três) dias úteis antes do início do evento. As mercadorias enviadas ao evento deverão estar acompanhadas das respectivas Notas Fiscais. Endereçamento das Notas Fiscais de Remessa: Nome do destinatário: Nome da empresa expositora. Endereço: Rua Barão de Sertório, 75 - CEP: Rio Comprido RJ Qualquer dúvida sobre as informações prestadas poderá ser esclarecida no Órgão de Inspetoria de Fiscalização Dirigida IFE Setor de Eventos, localizado à Rua Visconde do Rio Branco, 55 10º andar Rio de Janeiro Tel.: (21) DISPOSIÇÕES FINAIS Todos os Expositores do 13º ODONTORIO declaram estar cientes das condições deste Manual e se comprometem a segui-lo integralmente, não só durante a realização do Evento, como em qualquer tempo ou situação que possa resultar desta participação. O não cumprimento, pelo Expositor, das datas limites ou de outras instruções aqui constantes, isentará automaticamente a Promotora de qualquer responsabilidade por prejuízos que possam advir para o Expositor, tanto na montagem do seu estande, quanto durante o período de realização do Evento. Os Expositores que estiverem com seus pagamentos em atraso serão obrigados a saldar de imediato seus compromissos para com a Promotora a fim de obterem a liberação das credenciais ou da área do estande para decoração e colocação de produtos, sejam esses compromissos referentes a parcelas contratuais. Para saldar a dívida no momento da instalação, só poderá ser através de cheque administrativo ou em espécie. Informações complementares serão comunicadas aos expositores através de circulares. As dúvidas porventura resultantes deste Manual serão dirimidas pela ABO-RJ, elegendo-se desde já o Foro da Comarca da Capital do Rio de Janeiro, com renúncia de qualquer outro, para decisões em que não haja concordância entre as partes. Todas e quaisquer reclamações e/ou solicitações só serão aceitas se feitas, por escrito, em papel timbrado da firma em questão. À Promotora reserva-se o direito de arbitrar sobre casos omissos neste Manual, bem como estabelecer novas normas que se façam necessárias ao bom funcionamento do Evento ou a facilitar a harmonia entre os Expositores. Pág. 10 de 11

11 7. RESUMO DOS FORMULÁRIOS PRAZOS E RESPONSÁVEIS DESCRIÇÃO Credenciais Expositor Instalação Elétrica Localização do ponto de energia PRAZO LIMITE RETORNAR PARA 20/06/2016 ABO-RJ As datas limites para preenchimento dos formulários referem-se ao prazo máximo. Os formulários só serão válidos se forem enviados com seus respectivos anexos, em caso de existência. Os pagamentos deverão ser efetuados conforme indicação de cada formulário. Com o intuito de salvaguardar a qualidade dos serviços prestados, solicitamos rigoroso cumprimento dos prazos. Formulários enviados após a data limite terão até 20% de acréscimo nos serviços solicitados e estarão sujeitos à disponibilidade. Pág. 11 de 11