CÁLCULOS, FUNÇÕES, NOMES, DATAS E HORAS

EXCEL 2010 CÁLCULOS, FUNÇÕES, NOMES, DATAS E HORAS Fernando Andrade www.pessoasetecnologia.com.br fernando@pessoasetecnologia.com.br

Índice Conceitos importantes... 4 Faixa de opções... 4 Guias adicionais... 5 Iniciadores de caixas de diálogos nos grupos... 6 Adicione ou retire comandos de sua barra de ferramentas... 6 Trabalhando com planilhas... 7 AutoPreenchimento... 7 Duplicando planilhas... 8 Diferenças entre número e texto... 8 Seleção de células... 9 Edição... 10 Ortografia e dicionários... 10 Ferramentas úteis... 11 Congelamento de linhas/colunas... 11 Trabalhando com várias janelas... 12 Dividindo a janela... 12 Facilidades do botão direito do mouse... 13 Cor da guia... 13 Cálculos... 14 Trabalhando com fórmulas... 14 AutoSoma... 14 Multiplicação... 15 Cálculos com parênteses... 15 Copiando fórmulas... 15 Cálculos com porcentagens... 16 Referência relativa e absoluta ($ fixando/travando células)... 17 Trabalhando com funções... 18 Função Média... 18 Outras funções estatísticas... 19 Trabalhando com datas... 19 Explicando os cálculos na planilha as caixas de texto... 21 Inserção/Edição de dados... 22 Colar especial... 22 Colar Especial Adição... 22 Funções mais usadas... 23 Função SE... 23 Função PROCV... 24 Função SomaSE... 26 Função Arred... 27 Funções Cont.Num e Cont.Valores... 28 O trabalho com nomes... 29

Nomeando intervalos... 29 Corrigindo nomes... 30 Aplicando nomes a fórmulas existentes... 31 O trabalho com planilhas... 32 Movendo e copiando planilhas... 32 Impressão em grupo... 33 Relacionando planilhas... 33 Funções de pesquisa... 34 PROCH e CORRESP... 34 ÍNDICE e CORRESP... 36 PROC... 38 SE, E e OU... 39 Funções aninhadas em validação de dados... 42 Funções financeiras... 43 Função TAXA... 43 Função VF - Valor futuro... 45 Função NPER - Meses... 47 Auditoria... 49 Dependentes... 50 Erros... 50

Conceitos importantes Faixa de opções Guias Comandos Grupos A. Guias Existem oito guias na parte superior: Arquivo, Página Inicial, Inserir, Layout da Página, Fórmulas, Dados, Revisão, Exibição. Cada uma representa tarefas principais executadas no Excel. B. Grupos Cada guia tem grupos que mostram itens relacionados reunidos. Na guia Página Inicial, por exemplo, vemos os grupos Área de Trabalho, Fonte, Alinhamento etc. C. Comandos Um comando é um botão, uma caixa para inserir informações ou um menu. A guia Página inicial mostra os comandos mais usados nas tarefas básicas com planilhas. Por exemplo, os comandos Colar, Recortar e Copiar são organizados primeiramente na guia Página Inicial, grupo Área de Transferência. Os comandos de formatação de fonte estão próximos, no grupo Fonte. Comandos para centralizar o texto ou alinhar texto à esquerda ou à direita estão no grupo Alinhamento e comandos para inserir e excluir células, linhas, colunas e planilhas estão no grupo Células. Os grupos reúnem todos os comandos necessários para um tipo específico de tarefa. Eles permanecem visíveis durante toda a tarefa, e não mais escondidos em menus. IMPORTANTE Para mudar de linha dentro de uma célula, clique no botão Quebrar texto automaticamente no grupo Alinhamento na guia Início. PESSOAS E TECNOLOGIA 4

Guias adicionais Crie um gráfico clicando em um botão na guia Inserir no grupo Gráficos. Em seguida, as guias Ferramentas de Gráfico ficam disponíveis: Design, Layout e Formato. Por exemplo, se você não tem um gráfico em sua planilha, os comandos para trabalhar com gráficos não são necessários. Mas depois de criado um gráfico, as Ferramentas de Gráfico aparecem com três guias: Design, Layout e Formato. Nessas guias, você encontrará os comandos necessários para trabalhar com o gráfico. A Faixa de Opções responde à sua ação. Use a guia Design para alterar o tipo de gráfico ou para mover o local do gráfico; a guia Layout para alterar títulos de gráficos ou outros elementos gráficos; e a guia Formato para adicionar cores de preenchimento ou para alterar estilos de linha. Quando concluir o gráfico, clique fora da área do gráfico. As Ferramentas de Gráfico desaparecem. Para reexibí-las, clique dentro do gráfico. As guias reaparecem. PESSOAS E TECNOLOGIA 5

Iniciadores de caixas de diálogos nos grupos Clique na seta no grupo Fonte para obter mais opções. A caixa de diálogo Formatar Células aparecerá. A seta Iniciador de Caixa de Diálogo no canto inferior direito de um grupo exibe mais opções para este grupo. Clique na seta e você verá uma caixa de diálogo ou um painel de tarefas. Por exemplo, na guia Início, no grupo Fonte, você tem todos os comandos usados com mais frequência para fazer alterações de fonte: comandos para alterar a fonte, alterar o tamanho da fonte e aplicar negrito, itálico ou sublinhado. Se desejar mais opções, como sobrescrito, clique na seta à direita de Fonte e você verá a caixa de diálogo Formatar Células, que tem sobrescrito e outras opções relacionadas a fontes. Adicione ou retire comandos de sua barra de ferramentas Se você usa com frequência comandos que não estão disponíveis como gostaria, é possível adicioná-los facilmente à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, que está acima da Faixa de Opções, quando você inicia o Excel 2007 pela primeira vez. Nessa barra de ferramentas, os comandos estão sempre visíveis e ao alcance da mão. Por exemplo, se você usa o AutoFiltro todos os dias e não deseja clicar na guia Dados para acessar o comando Filtrar todas as vezes, é possível adicionar Filtrar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para isso, clique com o botão direito do mouse em Filtrar na guia Dados e, em seguida, clique em Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para remover um botão dessa barra de ferramentas, clique com o botão direito do mouse na barra de ferramentas e clique em Remover da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. PESSOAS E TECNOLOGIA 6

Trabalhando com planilhas AutoPreenchimento 1. Digite a data inicial. 2. Arraste a alça de preenchimento até a célula preenchimento desejada. As células são preenchidas automaticamente. 2 Alça de Observe que o Excel mostra também um símbolo de opções de preenchimento, para que você possa preencher as células com outros tipos de sequências. 3. Clique na seta para baixo ao lado do símbolo Opções de preenchimento e escolha a opção desejada. Opções de preenchimento 3 A opção Preencher Série é usada automaticamente pelo Excel. No caso de células com datas, Preencher Série preenche as células na sequência crescente. No caso de datas, Preencher Série oferece o mesmo resultado que Preencher dias. Você pode escolher outras opções: 17/10/2009 é sábado, 18/10/2009 é domingo, e por isso não aparecem aqui Preencher dias Copiar células Preencher dias da semana* Preencher meses Preencher anos PESSOAS E TECNOLOGIA 7

O preenchimento automático também: Funciona para dias da semana, palavras e palavra+número. Pode ser feito da direita para esquerda, da esquerda para direita, para cima ou para baixo. Duplicando planilhas 1. Pressione a tecla Ctrl. 2. Clique e arraste o mouse até levar a duplicata ao local desejado. + 2 3. Solte Ctrl. Diferenças entre número e texto Texto qualquer combinação que contenha letras. Número conjunto de números. Fórmulas operação ou função realizada com células; uma fórmula SEMPRE começa com = IMPORTANTE Textos são alinhados AUTOMATICAMENTE à esquerda da célula, números e fórmulas à direita. PESSOAS E TECNOLOGIA 8

Seleção de células 1. Para selecionar um conjunto de células, posicione o cursor na primeira célula. 2. Pressione o botão do mouse e arraste-o até onde desejar. 3. Para selecionar um conjunto intercalado de células, selecione o primeiro intervalo. 2 4. Pressione a tecla Ctrl e selecione os outros intervalos necessários. 3 5. Solte primeiro o mouse e depois o Ctrl. PESSOAS E TECNOLOGIA 9

Edição Ortografia e dicionários O Excel - assim como o Word - possui um corretor ortográfico. 1. Com uma planilha na tela, vá para a guia Revisão. 1 2. Nesta guia, clique no botão Verificar Ortografia. 2 3 O Excel percorre célula por célula até encontrar uma palavra desconhecida que não existe em seu dicionário e sugere alterações. 9 5 7 4 6 8 3. Clique em Ignorar uma vez para ignorar apenas a palavra da célula ativa e deixá-la como está. 4. Clique em Ignorar tudo para ignorar esta mesma palavra em toda a planilha. 5. Você também pode indicar que a palavra é correta, clicando em Adicionar ao dicionário. 6. Clique em Alterar para mudar apenas a palavra da célula ativa. 7. Clique em Alterar todas para mudar esta palavras em todas as células em que ela aparecer. 8. Clique em AutoCorreção para que o Excel corrija automaticamente esta palavra sempre que ela for digitada da forma incorreta. 9. O Excel pode trabalhar com vários idiomas, como por exemplo o português e o inglês. Clique em Idioma do dicionário para definir o idioma desejado. PESSOAS E TECNOLOGIA 10

Ferramentas úteis Congelamento de linhas/colunas Quando você tem uma planilha muito grande, pode ser conveniente deixar as primeiras linhas ou colunas da esquerda sempre aparecendo tal como você fez na página anterior desta apostila, só que lá a repetição era no papel. Agora é na tela. O Excel sempre congela o que está ANTES do cursor. Assim, se você quiser: Congelar a primeira linha, deixe o cursor na célula A2. Tudo o que estiver ANTES do cursor ou seja, a primeira linha, sempre aparecerá na tela quando você rolar PARA BAIXO na planilha. Congelar a primeira coluna, deixe o cursor na célula B1. Tudo o que estiver ANTES do cursor ou seja, a primeira coluna, sempre aparecerá na tela quando você rolar PARA A DIREITA na planilha. Congelar a primeira linha e a primeira coluna ao mesmo tempo, deixe o cursor na célula B2. Tudo o que estiver ANTES do cursor ou seja, a primeira linha e a primeira coluna, sempre aparecerão na tela quando você rolar PARA BAIXO ou PARA A DIREITA na planilha. Após colocar o cursor na célula adequada, é só escolher o comando certo: 1 1. Selecione a guia Exibição e clique no botão Congelar Painéis. DICA Se não quiser se preocupar com a posição do cursor, escolha Congelar Linha Superior ou Congelar Primeira Coluna para fazer os congelamentos necessários. 2. Para descongelar, é só clicar novamente no botão Congelar Painéis o comando que antes era Congelar Painéis agora mudou para Descongelar Painéis. 2 PESSOAS E TECNOLOGIA 11

Trabalhando com várias janelas No Excel, você pode trabalhar com vários arquivos em várias janelas. 1. Abra duas planilhas do Excel. 2. Na guia Exibição, clique no botão Organizar Tudo. 2 3. Há várias formas de organização. Escolha, por exemplo, Na vertical no quadro Organizar janelas que aparece. Com as janelas assim organizadas, você pode comparar um arquivo com outro e até ARRASTAR dados de um para o outro. Experimente! 3 Dividindo a janela 2 1. Clique em algum ponto da sua planilha. 2. Na guia Exibição, clique no botão Dividir. Linhas divisórias aparecem. Agora você pode ver trechos separados de sua planilha. 3. Para alterar o tamanho de cada trecho visualizado, arraste a divisória desejada para uma nova posição. 4. Para remover alguma divisória individualmente, arraste-a para a lateral esquerda (no caso da linha vertical) ou parte superior da planilha (no caso da linha horizontal). 5. Para retirar todas as divisórias, clique novamente no botão Dividir. PESSOAS E TECNOLOGIA 12

Facilidades do botão direito do mouse Você já tentou clicar com o botão DIREITO dentro de uma planilha? Não? Então, veja quantas facilidades: a. Uma das opções que mais poderá ser utilizada é sem dúvida Formatar célula, que oferece as mesmas facilidades que encontramos na guia Início, grupos Fonte, Alinhamento e Número. b b. Podemos também Inserir ou Excluir células. a DICA A lista ao lado aparece quando clicamos com o botão DIREITO do mouse sobre uma CÉLULA. Se clicarmos sobre uma COLUNA ou LINHA, os comandos mudam um pouco: Inserir ou Excluir não inserem ou excluem células, mas sim COLUNAS ou LINHAS. c. Copiar, Colar e Colar Especial estão presentes neste menu. Cor da guia 1. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre a guia cuja cor será alterada Plan 3 na figura ao lado. 2. Na lista de comandos que aparece, escolha Cor da Guia. 1 3. Defina a cor desejada. Comentário Cores demais atrapalham! Use algumas poucas cores, e APENAS para as planilhas mais significativas. Por exemplo, você pode escolher cores conforme o conteúdo das planilhas. PESSOAS E TECNOLOGIA 13

Cálculos Trabalhando com fórmulas Criar uma fórmula no Excel é um processo bastante simples e até mesmo intuitivo! Na planilha ao lado, vamos somar os valores de Salário e Comissão. 1. Clique na célula B4. 2. Digite o sinal de igual (=). 3. Clique na célula B2. 4. Digite o sinal de mais (+) 5. Clique na célula B3. 6. Pressione Enter. Pronto! A fórmula usada foi: =B2+B3. 7. Calcule as despesas, =B5+B6+B7. 8. O Saldo será Receita-Despesas? Digite =B4-B8. AutoSoma 1. Outra maneira de se realizar uma soma é através do botão AutoSoma. Digite os valores 100, 200, 300, 250 e 400 tal como mostra a figura abaixo. Se fizermos a soma como aprendemos acima, teremos que digitar célula por célula. Há uma alternativa melhor, a AutoSoma que facilita o processo. 3 1 2 2. Leve o cursor para a célula que conterá a soma (célula A6 na figura ao lado). 3. Na guia Início, clique no botão AutoSoma. 4. O AutoSoma já escreve a fórmula, basta agora pressionar Enter. PESSOAS E TECNOLOGIA 14

Multiplicação A coluna Total na planilha ao lado deve conter a multiplicação entre Quantidade e Preço Unitário. 1. Vamos começar o cálculo: digite = na célula D2. 2. Clique na célula B2. O Excel insere esta célula na fórmula. 3. Para indicar a multiplicação, digite *. 4. Clique na célula C2. 5. Pressione Enter para encerrar a fórmula. Cálculos com parênteses Há uma tendência ERRADA dos usuários Excel em usar parênteses onde eles não são necessários. As células D5 e D6 abaixo mostram o mesmo resultado. Os parênteses usados no cálculo em D6 são totalmente DESNECESSÁRIOS, já que o Excel segue a regra matemática: Primeiro, multiplicação e divisão; Depois, soma e subtração. Copiando fórmulas Depois de definir uma fórmula para uma célula, a melhor alternativa é copiá-la para as demais que precisam desta mesma fórmula. O Excel faz os reajustes necessários. 1. Posicione o mouse sobre o canto inferior direito da célula a ser copiada, ele assume o formato de uma cruz fina. 2. Pressione o mouse e arraste-o para baixo até a última célula. O Excel copia a fórmula, fazendo respectivas alterações nas células - linha a linha. PESSOAS E TECNOLOGIA 15

Cálculos com porcentagens A planilha ao lado contém a coluna Total Reajustado, que nada mais é do que o valor na coluna Total reajustado em 4%. Vamos completar a coluna Total Reajustado. 1. Na célula E6, crie a fórmula =(D6*B3)+D6. Atenção A figura ao lado mostra parênteses na multiplicação entre D6 e B3. Fizemos esta figura desta forma para mostrar o que normalmente é feito DESNECESSARIAMENTE nas planilhas. NÃO HÁ NECESSIDADE destes parênteses na fórmula, o Excel segue a regra matemática, a multiplicação de D6 por B3 é feita primeiro MESMO SEM OS PARÊNTESES. Experimente e você chegará a esta conclusão! 2. Pronto, agora é só arrastar a fórmula para as células abaixo. Atenção Antes de arrastar a fórmula, é necessário TRAVAR a célula B3. Travar células é um conceito muito importante no Excel, a explicação completa sobre o assunto está nas próximas páginas.. PESSOAS E TECNOLOGIA 16

Referência relativa e absoluta ($ fixando/travando células) Veja a figura ao lado, as fórmulas de valor unitário (US$) deveriam apontar todas para G2, a célula com a cotação do dólar. Isso não acontece porque ao criar em D2 a fórmula =C2/G2 e arrastá-la para baixo, o Excel transforma G2 em G3, G4 e assim por diante. Em vez de G2 apenas, aparecem também G3 e G4 Para evitar este tipo de erro, é preciso FIXAR/TRAVAR células, colocando um $ ANTES do que será travado: Fórmula arrastada para a COLUNA à direita: TRAVE a COLUNA -$G2 Fórmula arrastada para a LINHA inferior: TRAVE a LINHA G$2 Fórmula arrastada para a COLUNA à direita E LINHA inferior: TRAVE a COLUNA e a linha $G$2 Com o travamento no lugar certo (G$2 na figura ao lado), os cálculos ficam corretos. Sempre G$2 DICA Em vez de digitar $, você também pode pressionar a tecla F4. Digite F4 algumas vezes até que o $ apareça no lugar desejado. A planilha ao lado mostra um crescimento de 1% ao mês. O cifrão agora fica antes da célula B, já que a fórmula está sendo arrastada para a COLUNA ao lado. PESSOAS E TECNOLOGIA 17

Trabalhando com funções Função Média Uma função pode ser entendida como uma fórmula pronta. Nesta apostila já vimos a função AutoSoma. Há várias outras. Na figura ao lado, por exemplo, poderíamos precisar do valor médio da coluna E, Valor Total Corrigido. Vamos trabalhar então com a função Média do Excel. 1. Coloque o cursor na célula onde aparecerá a média (final da coluna E na figura acima) e clique no botão Colar função (fx). 1 No quadro Colar função que aparece, vemos as funções organizadas em categorias. 2. Clique na categoria Estatística. 2 3. Escolha em Nome da função a função Média e clique em OK. 3 4. Em Núm1 selecione as células cuja média queremos calcula (E6:E13). 5. Feito isso clique no OK. A média foi calculada com êxito. Para calcular a média dos números em várias colunas, basta colocar cada uma em um campo Núm. 4 DICA Depois de inserir uma função, verifique a barra de fórmulas e veja como o Excel a inseriu em outras palavras, veja a sintaxe desta função. Assim você entenderá melhor ainda seu funcionamento. PESSOAS E TECNOLOGIA 18

Outras funções estatísticas A figura ao lado contém células com a média da cesta, produto mais caro, produto mais barato e total da cesta. Todas estas células podem ser preenchidas com as funções do Excel: Média(), Máximo(), Mínimo() e Soma (). 1. Exiba o quadro para inserção de funções... e pratique, escolhendo as funções adequadas. Trabalhando com datas Na figura ao lado, precisamos calcular o tempo transcorrido em anos a partir da data de admissão do funcionário. Um ótimo exemplo de uso para as funções da categoria Data. 1. Clique na célula C2. 2. Clique no botão Inserir função (aquele na barra de fórmulas). 3. Escolha a categoria Data e hora e depois a função Hoje. 4. Clique em OK e OK novamente para fechar os quadros de diálogos. Veja a barra de fórmulas no alto da planilha, aparece a fórmula =HOJE() na célula C2. Tempo = Hoje B2, certo? 5. Digite B2 na barra de fórmulas. 6. Pressione Enter. 7. Com o cursor na célula C2, clique no botão Separador de milhares. 8. Melhorou, mas ainda não é isso que queremos. Diminua as casas decimais. PESSOAS E TECNOLOGIA 19

Sabemos quantos dias Márcia trabalhou, mas quantos anos ela trabalhou? 9. Divida o resultado por 360 (ou 365, dependendo se você quer trabalhar com o ano corrido ou ano comercial). ATENÇÃO Não basta digitar /360 no final da fórmula. Assim o Excel dividiria apenas B2 por 360. Queremos dividir por 360 toda a subtração. Coloque a subtração entre parênteses: =(HOJE()-B2)/360. 10. Arraste a fórmula para as células inferiores. 11. Se necessário diminua as casas decimais utilizando o botão Diminuir casas decimais. 12. Se estiver com problemas de formatação nas células, coloque o formato dos números para geral. Lembra-se como? Guia Início, grupo Números. PESSOAS E TECNOLOGIA 20

Explicando os cálculos na planilha as caixas de texto Normalmente não é recomendável digitar textos corridos no Excel. Para isso quase sempre é melhor usar uma caixa de texto. Veja os exemplos na figura abaixo: 1. Para desenhar uma caixa de texto, vá para a guia Inserir e clique no botão Caixa de texto. 1 DICA Uma caixa de texto típica tem um formato muito simples. Considere usar outras formais mais interessantes clicando no botão Formas. 2. Clique no local aonde será inserido o texto. 3. Pronto! Agora é escrever como se você estivesse no Word. Por exemplo, quando quiser mudar de linha, basta pressionar o Enter. Você poderá mudar as cores, tamanho e todo o tipo de formatação necessária. 4. Caso queira mudar a caixa de local, clique em sua borda e arraste-a para o local desejado. PESSOAS E TECNOLOGIA 21

Inserção/Edição de dados Colar especial 1 A célula B9 ao lado contém a fórmula =SOMA(B2:B8). Se levarmos este resultado TAMBÉM para a célula C9, não poderemos usar o método Copiar/Colar, já que na coluna C o Excel mudará esta fórmula para =SOMA(C2:C8). O resultado será 0, não há valores digitados nestas células. Não queremos a fórmula de soma em C9, só o resultado da soma. Solução? Colar especial. 1. Faça a soma normalmente em B9. 2. Selecione o resultado obtido e clique no botão Copiar (Ctrl-C). 3. Clique na célula C9. 4 4. Agora vem a MELHOR PARTE! Clique na seta para baixo do botão Colar e selecione Colar Valores. Como queríamos, o Excel copia apenas o resultado da fórmula! Colar Especial Adição Uma situação muito comum acontece quando precisamos adicionar (subtrair, multiplicar ou dividir) um mesmo número a várias células. Por exemplo, na figura ao lado queremos somar 20 a todas as mesadas. 1. Copie o número 1 que será somado (célula B10 na figura ao lado). 3 2. Selecione as células onde este número será somado (B2:B8). 3. Clique na seta para baixo do botão Colar e escolha Colar Especial. 4 4. No quadro Colar especial que aparece, assinale a operação Adição e depois clique em OK. PESSOAS E TECNOLOGIA 22

Funções mais usadas Função SE Na planilha ao lado, você pode digitar Reprovado ou Aprovado célula a célula, ou deixar o Excel tomar esta decisão. Para isso usamos a função SE. 1. Digite uma planilha como esta ao lado, SEM PREENCHER a coluna C. 2. Clique na célula C2. O Excel auxilia na construção passo a passo de uma função, basta escolher o recurso Inserir função. 3. Clique no ícone fx Inserir função. Aparece o quadro Inserir função, listando as funções da categoria Mais recentemente usada. Às vezes a função desejada aparece nesta categoria, se você a tiver usado recentemente. Na figura ao lado não vemos a função SE, vamos buscá-la na categoria onde ela normalmente fica a categoria Lógica. 2 3 4. Clique na seta para baixo da caixa de categorias e escolha a categoria Lógica. 5. Selecione a função SE e clique em OK. 5 4 PESSOAS E TECNOLOGIA 23

6. Preencha o quadro Argumentos da função 6 conforme a figura ao lado, determinando ao Excel o que considerar para tomar uma decisão (mostrar Aprovado ou Reprovado neste exemplo). 7 DICA Não digite o endereço de uma célula (como B2 na figura acima, é mais fácil CLICAR na célula B2 o Excel insere este endereço por você). 7. Clique em OK quando terminar. 8. Arraste a fórmula para baixo para preencher as demais células. 8 Função PROCV A figura ao lado mostra uma Folha de pagamentos e uma tabela de Cargos e salários. As células da coluna Salário devem ser preenchidas conforme as informações da tabela Cargos e salários. 1 Em vez de você PROCURAR os salários, deixe o Excel fazer isso usando a função PROCV, que PROCura na Vertical os valores adequados. 1. Coloque o cursor na célula C3 (o primeiro salário que vamos preencher) e clique no botão fx Inserir função. PESSOAS E TECNOLOGIA 24

2. Selecione a função PROCV (na categoria Mais recentemente usada ou na categoria Procura e referência) e clique em OK. Aparece o quadro Argumentos da função. Para preenchê-lo, imagine respostas para possíveis perguntas feitas pelo Excel: 2 Pergunta: Qual a função do colaborador que você quer saber o salário? 3. Resposta: Clique em B3 para indicar o Valor_ procurado, Gerente neste caso. Pergunta: Onde estão listadas as funções e os salários? 3 5 4 6 4. Resposta: Selecione o intervalo A14:B17 para indicar onde está a Matriz_tabela. Pergunta: Em qual coluna desta tabela (1, 2...) está a informação que você procura? 5. Resposta: Digite 2 em Núm_índice_coluna indicando a segunda coluna da tabela. Pergunta: A primeira coluna da tabela de pesquisa está em ordem crescente? 6. Resposta: Digite VERDADEIRO em Procurar_intervalo para indicar ordem crescente. Você também pode deixar a caixa vazia, que também indica ordem crescente. Digite FALSO para o caso da primeira coluna estar em desordem. 7. Clique em OK para finalizar e arraste a função para as células das linhas abaixo. ATENÇÃO Você deve travar as células de Matriz_tabela (A$14:B$17) para arrastar a função para as linhas abaixo. Ou, em vez de travar, você pode NOMEAR as células (veja a seção sobre trabalho com células nomeadas nesta apostila). PESSOAS E TECNOLOGIA 25

Função SomaSE SomaSE soma os valores de células SE elas satisfizerem uma condição. Na célula G5 no exemplo ao lado, queremos inicialmente somar as quantidades SE a venda tiver sido feita na região Norte. 3 2 1. Digite a planilha e formate-a como necessário. 2. Clique na célula G5 onde teremos a soma das vendas da região Norte. 3. Clique no botão Inserir Função (fx). 4. Escolha a Categoria: Matemática e trigonométrica e selecione a função SOMASE. 4 5. No campo Intervalo, selecione as células onde estão as REGIÕES que serão levadas em conta, B5:B13. COMENTÁRIO Travamos as linhas 5 em B$5 e 13 em B$13 porque a função SOMASE será arrastada para baixo, onde estão as regiões Nordeste e Sudeste. 7 5 6 6. No campo Critérios, clique na célula F5, onde está digitada a região Norte. PESSOAS E TECNOLOGIA 26

7. No campo Intervalo_soma, selecione as células onde estão as quantidades vendidas, D4:D13. 8. Pronto! Clique em OK. Agora é só arrastar SOMASE para as demais regiões (Nordeste e Sudeste nas células G6 e G7) e completar sua planilha. Função Arred A função Arred arredonda as casas decimais de um número em outra célula. Diferentemente dos botões de arredondamento do grupo Número, que mudam apenas a exibição do número, a função Arred TRANSFORMA o número (4,5678 quando arredondado para 2 casas decimais vira 4,57 definitivamente). Vamos arredondar os números da planilha ao lado? 1. Selecione a célula C2 e clique no botão Inserir Função (fx). 2. Escolha a Categoria: Matemática e trigonometria e o Nome da função: ARRED. 2 2 3. No campo Núm informe a célula que estamos arredondando (B2). 4. No campo Núm_digitos informe a quantidade de casas decimais para arredondamento (2). 3 4 DICA Para transformar um número quebrado em número inteiro, defina Núm_digitos igual a 0. 5. Clique em OK. Faça os demais cálculos. PESSOAS E TECNOLOGIA 27

Funções Cont.Num e Cont.Valores Muitas vezes é preciso saber quantos números aparecem em uma região de células. Ou quantas palavras aparecem em uma região. As funções Cont.Num e Cont.Valores resolvem o problema. 1. Na planilha ao lado (que você já digitou algumas páginas atrás), selecione a célula B11. 2. Clique no botão Inserir Função (fx). 3. Em Categoria, escolha Estatística; em Nome da Função, escolha Cont.núm. 4. No campo Valor1, selecione o intervalo B2:B8. 1 5. Clique em OK. 4 Aí está: Cont.Num conta quantos números existem naquela seleção. Vamos ver agora como usar a função Cont.Valores - o processo é muito semelhante. 6. Selecione a célula A11 da planilha acima. 7. Clique no botão Inserir Função (fx). 8. Em Categoria, escolha Estatística; em Nome da Função, escolha Cont.valores. 9. No campo Valor1, selecione o intervalo A2:A8. O Excel informa o número de palavras existentes neste intervalo. COMENTÁRIO Qual a diferença entre as duas funções? Cont.Num vale só para números. Cont.Valores vale para números e palavras. Se você tiver uma região com números e palavras e quiser contar só os números, Cont.Num conta só os números, mesmo que as palavras estejam selecionadas. PESSOAS E TECNOLOGIA 28

O trabalho com nomes Nomeando intervalos Os nomes facilitam a interpretação das fórmulas. A fórmula Receita-Despesas na figura ao lado é muito mais intuitiva do que A3-B3. Para entender melhor como usar nomes em células, digite a planilha ao lado. Quando chegar o momento de calcular o lucro, usaremos a fórmula Entrada-Despesas. 3 O primeiro passo é nomear as células. 1. Selecione o intervalo B3:B9. 1 2. Clique no canto esquerdo da barra de fórmula - é lá que está a Caixa de nome. 3. Digite a palavra Entrada. 4. Pressione Enter para guardar o nome. ATENÇÃO A maior parte das pessoas não se lembra de apertar a tecla Enter. Apertar esta tecla é que de fato ATRIBUI o nome à célula. 5. Repita o processo para nomear as células C3:C9 de Despesas e D3:D9 de Lucro. 6. Agora vamos fazer os cálculos. Clique na célula D3. 7. Digite =Entrada-Despesas. 8. Agora é só arrastar a fórmula para as células abaixo. COMENTÁRIO Mesmo que aparentemente todas as fórmulas sejam iguais (Entrada- Despesas), o Excel sabe reconhecer a linha onde está o cursor e usar a entrada e a despesa da linha adequada. PESSOAS E TECNOLOGIA 29

Corrigindo nomes Atribuir nomes às células é muito simples, mas corrigir ou até mesmo eliminar estes nomes é um pouco mais trabalhoso. É para isso que o Excel apresenta o GERENCIADOR DE NOMES. 1 Na figura acima, queremos mudar o que está digitado nas células L4 e M4, de Receita e Despesa para Entrada e Saída. O mais lógico então é também mudar o NOME destas células, que por enquanto são chamadas de Receita e Despesa. 1. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique no botão Gerenciador de Nomes. 2. No quadro Gerenciador de Nomes que aparece, selecione o nome desejado e clique no botão Editar. 2 3 3. O Excel mostra agora o quadro Editar Nome, onde você pode digitar um novo nome na caixa Nome. 4 Dica 4. Clique em OK para finalizar a edição deste nome. 5 5. Se quiser, edite outros nomes ou clique em Fechar para encerrar o gerenciamento de nomes. DICA Além de mudar nomes, você pode aproveitar o quadro Editar Nome e indicar uma nova faixa de células na caixa Refere-se a:, caso acrescente novas células a uma faixa já nomeada. PESSOAS E TECNOLOGIA 30

Aplicando nomes a fórmulas existentes Você já tem fórmulas prontas e só depois resolveu nomear células. Como usar estes nomes nestas fórmulas prontas? A planilha ao lado mostra os valores de uma coluna de receitas, com a soma deles no final. A fórmula de soma já está pronta: SOMA(F9:F15). No entanto, ela seria muito mais clara se estivesse escrita como SOMA(Receita). Felizmente não é necessário refazê-la, veja. 1 1. Selecione a faixa com todas as receitas (F9 a F15 nesta figura) e atribua o nome Receitas usando a Caixa de Nomes no canto superior esquerdo da planilha. 2. Selecione a célula onde esta a fórmula onde você quer usar um nome existente (F16 na figura ao lado) 3. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique na seta para baixo à direita do botão Definir Nome. 2 4. Você vê duas opções vinculadas a este botão, escolha Aplicar Nomes. 3 Aparece o quadro Aplicar Nomes com todos os nomes que você já atribuiu no arquivo Excel. 4 5. Escolha o nome desejado e clique em OK. 5 Pronto, veja sua fórmula o nome está lá! PESSOAS E TECNOLOGIA 31

Movendo e copiando planilhas O trabalho com planilhas Você tem uma planilha e precisa de outra bem parecida, apenas os dados são diferentes? Veja como duplicá-la facilmente. 1. Pressione a tecla Ctrl e não solte mais. 2. Leve o mouse até a aba onde está escrito o nome da planilha a duplicar, João na figura ao lado, clique e não solte. 2 Aparece uma seta preta e uma pequena folha com um sinal de +, bem ao lado de João. 3. Sem soltar o mouse (nem o Ctrl), arraste-o até que a seta preta fique depois de João. 3 4. Solte o mouse e SÓ DEPOIS (atenção!) solte o Ctrl. Pronto, você vê a planilha João (2)! Agora é só renomeá-la. 4 Grupo de planilhas Você precisa criar várias planilhas semelhantes, apenas os dados são diferentes? O segredo é trabalhar com um grupo de planilhas. Assim, o que você faz em uma vale para todas as outras. Para trabalhar em grupo, é só selecionar as planilhas desejadas. 1. Clique em Plan1 (a primeira da sequência), pressione Shift e clique em Plan3 (a última da sequência). Pronto, tudo o que você fizer em uma planilha, valerá para as outras. O Excel até mostra a expressão [Grupo] no alto da tela, indicando o modo de trabalho em grupo. 2. Para desagrupá-las, basta clicar em qualquer aba de planilha. PESSOAS E TECNOLOGIA 32

Impressão em grupo Se você tem um grupo de planilhas, é possível imprimi-las todas de uma só vez, basta selecioná-las antes de clicar no comando de impressão. O Excel por definição sempre imprime TODAS as planilhas selecionadas. Relacionando planilhas Um dos melhores recursos do Excel é o relacionamento de planilhas. Se você já tem um número digitado ou o resultado de um cálculo em uma planilha, não precisa digitá-lo em outra. É só fazer um relacionamento! Na figura ao lado, a planilha à esquerda, Valores, mostra os valores unitários de alguns produtos. Na planilha da direita, Jan, precisamos mostrar o valor total das compras feitas em janeiro usando aqueles valores unitários. 1. Coloque o cursor na célula C2 da planilha Jan, digite =, clique em B2 e digite *. 1 Precisamos colocar agora na fórmula o valor unitário do produto Caderno. 2. Vá para a planilha Jan e clique na célula B2, onde está o valor do Caderno. 3. Pressione Enter para encerrar a fórmula. 2 Veja a fórmula final, ela não indica o valor 2,90, o preço do caderno, mas sim a célula B2 da planilha Valores, onde está este valor. Assim, se alterarmos o valor do Caderno em Valores, automaticamente a planilha Jan mostrará os cálculos atualizados. A planilha Jan está VINCULADA à planilha Valores. 4 4. Para facilitar ainda mais, você pode obter os outros resultados apenas arrastando para baixo a fórmula criada em C2. PESSOAS E TECNOLOGIA 33

Funções de pesquisa PROCH e CORRESP As funções de pesquisa facilitam a procura e referência de células em uma planilha. Uma das mais conhecidas é a PROCV. Existem várias outras funções igualmente úteis. Como exemplo, vamos na tabela ao lado criar uma fórmula que mostre a quantidade de inscritos conforme o mês e o curso selecionado, indicados nas células A10 e B10, respectivamente. Utilizaremos duas funções de procura, a PROCH e a CORRESP. A PROCH procura valores na primeira linha de uma área selecionada e retorna o conteúdo de acordo com a linha fornecida. No exemplo, a função procura Excel na primeira linha e retorna o número de inscritos na linha indicada (1, 2...). Se digitarmos a linha 2, a função retornará 30 a quantidade de alunos exibidas na linha 2 para o curso Excel. Em uma situação real, não queremos digitar 2. Queremos sim que o Excel descubra que Janeiro está na linha 2. A Função CORRESP é a solução, ela retorna a posição relativa a um item em uma determinada área. Se utilizarmos a função CORRESP para descobrir a posição relativa de Janeiro na área A1:A7, o valor retornado será 2. O segredo então para descobrirmos quantos alunos estão inscritos em um determinado CURSO em um determinado MÊS é usar uma combinação das funções PROCH e CORRESP. Observe que estas funções apontarão a célula A10 onde está escrito Janeiro e a célula B10 onde está escrito Excel. 1. Digite a planilha do exemplo. 2. Deixe o cursor na célula C10 onde queremos que apareça a quantidade de alunos inscritos e clique no botão Inserir Função (fx). 3 3. No quadro Inserir função, categoria Pesquisa e Referência, localize a função PROCH e clique em OK. PESSOAS E TECNOLOGIA 34

4. Em Valor_ procurado, digite B10. Nossa função vai procurar o curso indicado em B10: Excel. 4 7 5 6 5. Em Matriz_tabela indique as células da tabela de cursos: $A$1:$D$7. 6. Núm_índice_lin indica o número da linha (1, 2...) onde está o mês desejado. Queremos informações de inscritos em Excel no mês de Janeiro, a linha número 2. Nós sabemos que é a linha 2, mas o Excel não. É por isso que pedimos ajuda da função CORRESP nesta caixa. Pedimos para ela indicar o número da linha onde está escrito Janeiro: CORRESP(A10;$A$1:$A$7). Veja na figura acima que esta CORRESP retorna o número 2. 7. Em procurar intervalo, digite FALSO, pois nossa lista não está classificada em ordem de cursos. 8. Clique em OK para terminar. Pronto, o resultado é 30. São 30 alunos inscritos em Excel no mês de Janeiro. PESSOAS E TECNOLOGIA 35

ÍNDICE e CORRESP Agora temos um problema um pouco mais complicado: precisamos saber qual mês tem a maior quantidade de matrículas para cada curso. Para isso utilizaremos uma combinação das funções ÍNDICE e CORRESP. 1. Digite as novas linhas, 12 a 15, conforme mostra a figura ao lado. 2. Selecione a célula B13 3. Clique no botão Inserir Função (fx) e localize a função ÍNDICE. 4. Na caixa Matriz do quadro que aparece, selecione A1:A7. 1 5. Em Num_Linha, digite CORRESP(MÁXIMO(B1:B7);B1:B7;FALSO) 6. Clique em OK. 7. Você criou esta função para o Curso Windows, coluna B. Repita estes passos para os demais cursos: Word na coluna C e Excel na coluna D. 4 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 36

Uma função em outra é chamada função aninhada. Várias funções aninhadas podem criar uma certa confusão, mas o segredo é entendê-las separadamente: 1º: Função MÁXIMO 2º: Função CORRESP 3º: Função ÍNDICE A função MÁXIMO apenas aponta o valor máximo na faixa B1:B7. A função CORRESP procura o valor 90 (calculado pela função MÁXIMO) na matriz B1:B7 e indica que este valor está na linha número 7. Por fim a função ÍNDICE procura na matriz A1:A7 o mês na posição 7 (posição esta calculada pela função CORRESP). PESSOAS E TECNOLOGIA 37

PROC Em muitas planilhas precisamos fazer pesquisas da direita para esquerda, o que já impede de imediato o uso de PROCV, que procura dados na primeira coluna de cima para baixo, ou PROCH, que faz a pesquisa da esquerda para a direita. O Excel apresenta uma função mais flexível para pesquisa de dados, é a PROC. Aproveitando ainda nossa planilha de exemplo mostrada nas páginas anteriores, vamos agora a uma nova pergunta: em qual mês o curso Excel teve 60 inscrições? 1. Atualiza a planilha como na figura ao lado, com as duas novas linhas, 17 e 18. 2. Selecione a célula C18. 3. Clique no botão Inserir, Função e escolha a função PROC. 4. Em Valor_procurado, aponte B18. 5. Em Vetor_proc, insira D1:D7. 6. Em Vetor_result, insira A1:A7. Pronto, a função PROC descobriu que o curso Excel teve 60 inscritos no mês de abril. 1 4 5 6 PESSOAS E TECNOLOGIA 38

SE, E e OU Sabemos que o Excel é uma poderosa ferramenta de cálculo, principalmente quando ANINHAMOS funções em uma célula. Você já viu algumas funções aninhadas nas páginas anteriores, vamos agora aninhar as funções SE, E e OU. Na escola representada na figura ao lado, esta é a política de aprovação de alunos: 1 Aprovado: Média >=7 E Qtde faltas < 10 Reprovado: Média <=5 OU Qtde faltas >=10 Exame: Qualquer condição diferente das anteriores. Não há uma função única do Excel que resolva este problema. Mas se combinarmos três funções, o problema será resolvido. 1. Selecione a célula H4. 2. Clique no botão Inserir, Função. 3. Selecione a categoria Lógica, Função SE() Como o aluno só é aprovado se DUAS condições forem atendidas, vamos usar a função E para combinar duas funções. 4. Clique na caixa Teste_lógico da função SE. 5. Para inserir nesta caixa outra função, vá para a caixa de nomes e selecione a função E(). 5 4 PESSOAS E TECNOLOGIA 39

6. No primeiro argumento, insira a primeira condição F4>=7. 7. No segundo argumento, insira a segunda condição G4<10. 8 VEJA VEJA Conforme preenchemos o quadro de argumentos da função, o assistente de função do Excel vai atualizando a barra de fórmulas. Esta função E está dentro da função SE, que ainda precisa ser completada. 8. Clique sobre a função SE na barra de fórmulas para exibir novamente o quadro de diálogos da função SE e determinar as demais condições. 10 9 9. Na caixa Valor_se_verdadeiro, escreva Aprovado. Precisamos agora definir o conteúdo da caixa Valor_se_falso, que pode ser Reprovado ou Exame. Segundo as regras da escola um aluno estará reprovado SE acontecerem uma de duas condições: OU Média <=5 OU Qtde faltas >=10. Em outras palavras, precisamos de uma nova função SE. 10. Clique na caixa Valor_se_falso e selecione a função SE(). PESSOAS E TECNOLOGIA 40

Em Teste_lógico deste novo quadro que aparece, precisamos testar uma de duas condições. Solução: função OU(). 11 DICA DICA Se a função desejada não aparecer na lista, clique em Mais funções... para ver outras funções do Excel. 11. Clique na caixa de funções e selecione a função OU(). 12. No primeiro argumento da função OU, insira a primeira condição F4<5. 13. No segundo argumento, digite G4>=10. 12 13 14. Volte ao quadro da função SE e no Valor_se_verdadei ro, digite Reprovado. 15. No Valor_se_falso, digite Exame. 15 14 Aninhar várias funções no Excel pode ser um processo trabalhoso, mas os resultados são sempre muito bons. PESSOAS E TECNOLOGIA 41

Funções aninhadas em validação de dados Atribuir nomes para uma faixa de células é fácil, é só selecionar as células desejadas, digitar o nome correspondente na Caixa de nome (Áreas na figura ao lado) e pressionar Enter. Criar uma lista de validação a partir desta faixa nomeada também é fácil, basta selecionar as células que apontarão esta lista, clicar na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados clicar no botão Validação de Dados e indicar a faixa (Áreas na figura ao lado) na caixa Fonte. O problema é quando precisamos acrescentar mais células à faixa nomeada, o Excel não as associará ao nome já definido. Felizmente, há uma solução, é só ANINHAR as funções DESLOC e CONT.VALORES na caixa de referência do nome a ser criado (guia Fórmulas, botão Definir Nome no grupo Nomes Definidos). Veja a caixa Refere-se a: na figura ao lado, a área a ser nomeada começa em A1 e termina na última célula preenchida da coluna A. A função CONT.VALORES conta quantas células preenchidas existem na coluna A. Experimente, depois de definir o nome Áreas desta forma, digite uma nova área na célula A4 ela aparecerá automaticamente quando você clicar nas setas das células na coluna E. PESSOAS E TECNOLOGIA 42

Funções financeiras TV 20 com controle remoto Apenas 6 parcelas iguais de R$ 90,00 (sem entrada) ou R$ 399,00 à vista Veja o anúncio ao lado. É melhor pagar à vista ou a prazo? O Excel é excelente para resolver este problema. Função TAXA 1. Abra o Excel e digite uma planilha como esta ao lado. CUIDADO Não digite R$ nas células B1 e B2, digite apenas os números. Se digitar letras junto com números, o Excel encara tudo como letras e não faz cálculos com estas células. Para que o R$ aparecesse nestas células clicamos no botão Estilo de moeda (na guia Página Inicial, grupo Número). Quando uma grande loja faz uma promoção como esta, ela embute uma taxa de juros em seus cálculos. O valor realmente desembolsado por você acaba sendo muito maior em comparação ao valor à vista. Vamos calcular qual a TAXA de juros usada pela loja. 2. Leve o cursor para a célula B7 e clique no botão Inserir função (fx). 3. Na categoria Financeira, selecione a função TAXA e clique em OK. O Excel exibe o quadro de diálogos Taxa, com alguns campos para você preencher. 3 Neste momento o cursor está piscando na caixa Nper. Veja na parte inferior do quadro uma orientação sobre a informação que deve ser colocada nesta caixa. Por esta descrição você descobre que Nper é o número de períodos de PESSOAS E TECNOLOGIA 43

pagamento. Em nosso exemplo estamos pagando 8 parcelas, e esta informação está registrada na célula B3. 5. Clique na célula B3. A caixa Nper exibe a célula B3, e à direita você vê o próprio valor armazenado em B3. Falta agora preencher as outras caixas, como na figura ao lado. 5 6 6. Clique em cada uma das outras duas caixas (Pgto e Vp) e aponte as células correspondentes, seguindo o modelo acima. Pgto é o valor de cada pagamento a ser feito, e Vp é o valor presente da TV. Valor presente é o valor correspondente ao pagamento à vista (R$ 399,00 neste exemplo). No exemplo que estamos analisando, as caixas Vf e Tipo não serão preenchidas. Não há necessidade. Estas caixas são usadas para cálculos mais complexos. ATENÇÃO Antes de prosseguirmos, precisamos fazer uma consideração muito importante. As funções financeiras do Excel utilizam o conceito de fluxo de caixa. Em outras palavras, qualquer valor que sai de seu bolso deve ser indicado com o sinal negativo (-). Neste nosso exemplo, o único valor que sai do bolso é aquele correspondente a cada prestação (indicado na célula B2). Precisamos mudar o sinal deste número, senão o cálculo não será feito. 7. Digite um sinal - antes de B2, como na figura ao lado e pressione OK para efetuar o cálculo. 7 Pronto, o Excel calculou a taxa de juros praticada pela loja, 9,40%. Veja que para facilitar até digitamos Taxa na célula A7. Agora, convenhamos, esta taxa de juros é um absurdo. Se você considerar o rendimento médio de uma poupança, esta taxa é um juro estratosférico. Um verdadeiro roubo! PESSOAS E TECNOLOGIA 44

Função VF - Valor futuro Vamos aproveitar e ver como funciona outra função do Excel, Vf ou Valor futuro. Neste nosso exemplo imagine que você não compra a TV mas guarda em uma poupança os R$ 90,00 correspondentes ao pagamento de cada parcela. Vamos ver quanto você terá poupado ao final da oitava prestação. Este é o Valor futuro. 1. Ainda em nossa planilha de exemplo, digite na célula B4 um valor estimado para o rendimento da poupança. Usaremos o valor de 0,50%. 1 2. Coloque o cursor na célula B8, célula onde calcularemos o Valor futuro, e clique mais uma vez no botão Inserir função (fx). O Excel exibe novamente o quadro de diálogos com suas várias funções. Veja que agora a categoria Financeira já está selecionada. O Excel lembra que esta foi a última categoria utilizada. 3. Selecione a função VF nesta categoria. Como você já sabe, a descrição desta função aparece na parte inferior deste quadro de diálogos. Às vezes esta descrição é um pouco técnica demais, e por isso mesmo um tanto difícil de entender. Mas se você já tiver uma noção sobre a utilização da função, a descrição até que ajuda. 3 PESSOAS E TECNOLOGIA 45

4. Clique em OK para escolher a função. Aparece o quadro de diálogos VF com algumas caixas para você preencher. 5. Preencha as caixas conforme a figura ao lado. Nper é o número de pagamentos (6, o valor digitado na célula B3) e Pgto é o valor de cada depósito (90,00, o valor digitado na célula B2). Uma informação nova aqui é a caixa Taxa, que representa os juros que você ganha na poupança. Neste exemplo o valor é de 0,5%, digitado na célula B4. E tal como no exemplo anterior, aqui também você deixa duas caixas em branco, Vp e Tipo. ATENÇÃO Nunca é demais lembrar, no conceito de fluxo de caixa, é preciso diferenciar dinheiro que entra do dinheiro que sai. Como o valor depositado na poupança sai de seu bolso, ele aparece com um sinal de -. Observe a caixa Pgto na figura acima. 6. Após preencher todas as caixas, clique em OK. O Excel exibe o valor R$ 546,80 na célula B8. Isto significa que se você não comprar a TV agora e depositar o dinheiro na poupança, seu capital acumulado será de R$ 546,80 após os tais 6 meses em que você estaria pagando as prestações. Como a TV custa apenas R$ 399,00, você ainda terá uma sobra de R$ 147,80. É ou não um bom negócio esperar para comprar a TV? PESSOAS E TECNOLOGIA 46

Função NPER - Meses Para encerrar este assunto, ainda existe outro tipo de cálculo que pode ser bem interessante neste exemplo de compra de uma TV. Vamos analisar a situação por um novo ângulo, agora você depositará R$ 90,00 todos os meses na poupança com o objetivo de juntar dinheiro para comprar a tal TV. Quanto tempo será necessário até que você tenha o dinheiro suficiente? 1. Deixe o cursor na célula B9 (e aí que teremos nossa resposta) e clique mais uma vez no botão Inserir função (fx). A função financeira que utilizaremos agora chama-se Nper. Ela calcula o tempo necessário para que um valor (0 em nosso caso) se transforme em outro (R$ 399,00 em nosso exemplo), com depósitos iguais e constantes. 2. No quadro de diálogos Colar função escolha a função Nper (categoria Financeira). Aparece o quadro NPER com as caixas onde você deve digitar as informações adequadas. 3. Preencha este quadro conforme a figura ao lado. Você já sabe o que significa cada um dos valores desta figura. A Taxa é o valor dos juros proporcionados pela poupança (0,5% digitado na célula B4), Pgto é o depósito mensal que você faz na poupança (90,00 informado na célula B2), Vp é o capital que você já possui (nesse caso 0) e por fim Vf é o valor que você quer retirar da poupança no final do período (399,00 digitado na célula B1 é o valor da TV para pagamento à vista). Sempre é bom lembrar mais uma vez que o valor do pagamento entra com sinal negativo neste quadro de diálogos. PESSOAS E TECNOLOGIA 47

4. Quando terminar de preencher o quadro, clique em OK. O Excel apresenta o resultado 4,3958646. Se quiser, você pode reduzir o número de casas decimais. Se retirar todas as casas, o Excel exibirá o valor 4. Isto significa que em 4 meses você já terá o dinheiro suficiente para comprar sua TV. Você então economizou o equivalente a dois meses de pagamento extras (lembre-se, a proposta inicial da loja era 6 meses). Isto significa uma economia de R$ 180,00. Foi ou não foi interessante recorrer às funções financeiras do Excel? PESSOAS E TECNOLOGIA 48

Auditoria O recurso Auditoria indica as células referenciadas em uma fórmula. Em uma reunião, por exemplo, exibir tais setas em telão facilita o entendimento dos cálculos. 1. Abra uma planilha e clique sobre uma fórmula qualquer. 2. Na guia Fórmulas, grupo Auditoria de Fórmulas, clique no botão Rastrear Precedentes. 2 No caso da planilha ao lado, o valor que precede esta fórmula é a porcentagem e o preço da cesta básica. Em outras palavras, a fórmula em Valor Total Corrigido usa valores digitados em Preço Unitário e Reajuste Mensal. VEJA VEJA Duas setas azuis foram adicionadas a sua planilha. 3. Faça isso com todas as fórmulas - várias setas azuis aparecerão em sua planilha. Observe que o grupo Auditoria de Fórmulas mostra várias opções de auditoria, descritas mais detalhadamente nas próximas páginas. PESSOAS E TECNOLOGIA 49

Dependentes Assim como os precedentes, existem fórmulas que são dependentes, ou seja, que geram outros valores. 1. Selecione uma fórmula e clique no botão Rastrear dependentes. Aparecem setas indicando que células dependem da fórmula selecionada. 2. Se quiser removê-las, utilize o botão Remover setas. DICA Se preferir, você pode remover todas as setas (dependentes e precedentes) de uma só vez. Clique no botão Remover todas as setas na barra de auditoria. 2 Erros Muitas vezes aparecem alguns erros em sua planilha. O Excel até os indica com uma expressão que começa com um #. Com o recurso de auditoria, o Excel também pode rastrear as possíveis células que contribuem para tais erros. 1. Para isso, selecione a fórmula com erro e clique no botão Verificação de Erros. Agora que você já sabe onde estão as possíveis células que permitem a correção do erro, é só corrigir. Claro, depois você certamente irá querer remover estas setas. 2 1 2. Para removê-las, você já sabe, basta clicar no botão Remover Setas. PESSOAS E TECNOLOGIA 50